Как закрыть договор в сэд

Обновлено: 28.06.2024

Оценив преимущества документов в электронном виде (ДЭВ) по сравнению с бумажными, организации все чаще принимают решение отказаться от привычного бумажного и перейти полностью или частично на электронный документооборот (ЭДО). Рассмотрим, с чего следует начать этот процесс, на что обратить внимание для правильной организации ЭДО, а также другие вопросы.

1. Что понимается под ЭДО организации

Примечание
ЭД — один из видов ДЭВ. Основная его особенность и отличие от остальных ДЭВ — наличие действительной сертифицированной ЭЦП (абз. 7, 12, 15, 16 ст. 1 Закона N 113-З, п. 8 и 9 Инструкции N 19).

2. Посредством чего осуществляется ЭДО

АС ДОУ обеспечивает создание, движение и оперативное хранение ДЭВ, позволяет формировать их в электронные дела, передавать эти дела на хранение в информационные системы архива организации и др. (п. 14 Инструкции N 19).

Зачастую на практике АС ДОУ называют системой электронного документооборота (СЭД). Это связано с тем, что АС ДОУ создается на базе СЭД. Вместе с тем ее функционал шире, чем функционал СЭД, хотя в современных СЭД реализованы некоторые функции АС ДОУ. Например, оперативное хранение ДЭВ.

3. С чего следует начинать процесс перехода на ЭДО

Первым шагом организации, принявшей решение о переходе на ЭДО, должен быть выбор СЭД, в которой будет осуществляться ЭДО внутри организации.

Чтобы выбрать СЭД, необходимо провести анализ документооборота организации:

— какие документы создаются;

— в каком количестве;

— маршруты их движения и т.д.

На основании этого анализа следует сформулировать требования к СЭД.

Обратите внимание!
Целесообразно выбирать СЭД, которую можно подключить к СМДО (указать в требованиях, что СЭД должна иметь интеграцию с СМДО). Тогда у организации будет возможность обмениваться ЭД с другими организациями и госорганами.
При получении и отправке ЭД СМДО автоматически проверяет ЭЦП (подп. 3.1.1 п. 3.1 Регламента функционирования СМДО).

Справочно
Список СЭД, интегрированных с СМДО, размещен на сайте НЦЭУ. Там же можно ознакомиться с порядком оказания электронных услуг СМДО.

На практике проведение анализа и выработку требований к СЭД поручают рабочей группе, создаваемой в организации. Ее состав определяет наниматель. На наш взгляд, в рабочую группу следует включать:

— работников, непосредственно работающих с документами (секретаря, юрисконсульта, инспектора по кадрам, главбуха и т.д.);

— специалиста, ответственного за информационные технологии (если он есть в организации).

Состав рабочей группы и порученное ей задание отражают в соответствующем приказе.

После выбора СЭД ее нужно приобрести и внедрить. Для внедрения СЭД необходимо:

— создать рабочую группу по разработке плана внедрения СЭД.

— разработать план внедрения СЭД (заключение договора, установка и настройка СЭД, интеграция с СМДО, ввод СЭД в эксплуатацию и т.д.);

— издать приказ о внедрении СЭД.

Затем следует организовать работу с использованием СЭД: ознакомить работников о порядке работы в ней, утвердить необходимую документацию, назначить ответственных лиц и т.д.

Примечание
Программное обеспечение СЭД может работать с документами, хранящимися:
— на сервере (так называемый локальный вариант хранения);
— в облачном хранилище.
Каждый из этих вариантов имеет свои достоинства и недостатки. Например, в числе недостатков облачных хранилищ называют необходимость постоянного стабильного интернет-соединения, ежемесячные платежи за предоставление свободного места в облаке.

4. Что нужно сделать для подключения к СМДО

В первую очередь необходимо подать заявку в НЦЭУ для организации канала связи (VPN-канала), который обеспечивает защищенную связь и гарантирует, что будет получен именно тот документ, который был отправлен.

Обратите внимание!
Обращаться с заявкой на создание VPN-канала целесообразно параллельно с началом внедрения СЭД.

НЦЭУ обрабатывает заявку и перенаправляет ее предприятию связи, которое создаст и будет обслуживать VPN-канал. Предприятие связи оказывает эти услуги на возмездной основе по отдельному договору. После подписания договора о предоставлении канала связи все вопросы по его обслуживанию решаются непосредственно с провайдером связи.

Примечание
Заявку можно оформить прямо на сайте НЦЭУ по адресу.

Затем следует обратиться за приобретением личных ключей ЭЦП в РУЦ ГосСУОК. Они понадобятся работникам для обмена документами в СМДО. Ключи ЭЦП целесообразно получить всем работникам, которые уполномочены подписывать документы от имени организации (руководителю, его замам, главбуху и т.д.) (п. 4.2 Порядка оказания электронных услуг СМДО). Отметим, что в каждой организации перечень будет свой, поскольку включение в него тех или иных работников зависит от их должностных обязанностей.

После подключения VPN-канала и приобретения средств ЭЦП организация может подать заявку на подключение к СМДО.

Примечание
Заявку в электронном виде можно подать на сайте НЦЭУ по адресу.

5. В каком документе отразить вопросы работы с ДЭВ (ЭД) в организации

Порядок работы с ДЭВ (ЭД) в организации следует определить в соответствующем ЛПА. Требования, касающиеся работы с ДЭВ (ЭД), могут содержаться:

— в одном из разделов инструкции по делопроизводству организации;

— отдельном документе: положении о порядке работы с ДЭВ, инструкции о порядке работы с ЭД, регламенте ЭДО и т.д.

Обратите внимание!
До утверждения ЛПА, в котором будет прописан порядок работы с ЭД, организации, являющиеся источниками комплектования госархивов, должны согласовать его с соответствующим архивом или структурным подразделением по архивам и делопроизводству облисполкома. Тот, в свою очередь, обеспечит согласование данного ЛПА с БелНИЦЭД (ч. 1 п. 4 Инструкции N 19, абз. 11 ст. 2, ч. 4 ст. 9 Закона об архивном деле).

В ЛПА обязательно следует прописать положения по тем вопросам, которые законодатель оставил на усмотрение организации, в том числе:

1) порядок применения личного ключа ЭЦП, владельцем которого является организация: в качестве аналога оттиска печати организации или вместе с ЭЦП, владельцем личного ключа которой является физическое лицо, для подтверждения полномочий этого лица (т.е. вместо атрибутного сертификата) (ч. 7 ст. 22, абз. 2 и 3 ч. 6 ст. 23, ст. 26-1 Закона N 113-З). Для носителя личного ключа ЭЦП в ЛПА целесообразно определить:

— место хранения. Напомним, владелец должен хранить личный ключ ЭЦП в тайне и месте, защищающем от случайного уничтожения, повреждения, изменения (абз. 2 и 3 ч. 3 ст. 25 Закона N 113-З);

— порядок применения и использования (в том числе указать, какие документы могут быть подписаны с использованием ЭЦП организации);

— работника, ответственного за его применение, а также работника, который вправе применять личный ключ ЭЦП организации в случае отсутствия основного ответственного лица. Кроме того, в ЛПА рекомендуется предусмотреть положение о смене личного ключа при смене (увольнении) ответственного работника;

2) порядок управления (получение и отзыв) атрибутными сертификатами, если они применяются в организации, а также круг ответственных за это должностных лиц.

Примечание
Лицом, ответственным за применение личного ключа ЭЦП организации, может быть назначен, к примеру, главбух. Управление атрибутными сертификатами может входить в обязанности секретаря или помощника руководителя организации. Для этого издается приказ о назначении лица, ответственного за применение личного ключа ЭЦП, принадлежащего организации (за управление атрибутными сертификатами), а соответствующие обязанности и ответственность включаются в должностную инструкцию этого работника.

Кроме того, в этом ЛПА следует предусмотреть все способы передачи ДЭВ (ЭД), а также целесообразно установить порядок использования электронной почты.

Также в организации должны быть разработаны ЛПА, регламентирующие в том числе:

— вопросы защиты информации (гл. 4 Инструкции N 19). В этом ЛПА следует определить лицо, которое обеспечивает меры по защите информации и несет за них ответственность. Им может быть, к примеру, администратор системный;

— порядок изготовления, удостоверения и использования электронных копий документов на бумажном носителе (ЭК) (п. 54 Инструкции N 19);

— организацию хранения ДЭВ (ЭД). Такой ЛПА должен быть разработан в соответствии с Правилами N 20.

Примечание
При разработке ЛПА также следует учитывать требования к составу и содержанию ЛПА, установленные в Инструкции по делопроизводству, Правилах N 143, иных актах законодательства.

6. С каких документов стоит начать перевод документооборота в электронный

Обратите внимание!
Организация вправе разработать свой (аналогичный) перечень ДЭВ и дополнить его другими видами документов со сроком хранения до 10 лет без дополнительных условий выделения к уничтожению, а также теми, которых нет в перечне N 140.

Обусловлено это тем, что такие документы не нужно сдавать в архив организации (ч. 1 п. 204, п. 213 Инструкции по делопроизводству, перечень N 140). ДЭВ (ЭД) со сроком хранения до 10 лет хранят в СЭД, посредством которой они созданы или получены. Но при условии, что она обеспечивает их целостность в течение установленных сроков хранения (ч. 3 п. 236 Инструкции по делопроизводству).

Таким образом, использовав такой подход, организация будет иметь время для создания и организации работы архива с ДЭВ (ЭД).

Примечание
Для хранения ДЭВ в архиве организации должен быть создан ряд условий для обеспечения их сохранности и целостности (гл. 6 Правил N 20).

Кроме того, переход на ЭДО целесообразно проводить постепенно: начать с документов с небольшими сроками хранения, организовать работу с ними, а затем уже переходить к документам с более длительными сроками хранения.

7. Что собой представляет смешанный документооборот

Обратите внимание!
Юридически значимыми являются только оригиналы документов. При СДО это подписанные бумажные документы и ЭД (т.к. они приравниваются к документам на бумажном носителе, подписанным собственноручно, и имеют одинаковую с ними юридическую силу) (ч. 1 ст. 22 Закона N 113-З). Если одновременно создается один и тот же документ на бумажном носителе (с оформлением и подписанием его согласно законодательству) и в электронном виде, то ни один из них не является копией другого. Оба являются оригиналами.

На практике СДО, как правило, применяется в следующем формате:

— документы, которые подлежат передаче в архив (постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу) создаются в бумажном виде;

— документы, которые не передаются в архив, создаются в виде ЭД.

Примечание
Основная причина такого подхода состоит в том, что хранить ЭД постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу можно только в случае, если в организации создан отвечающий ряду условий архив для их хранения (гл. 6 Правил N 20).

Сведения о том, что в организации ведется СДО, необходимо отразить в соответствующем ЛПА, к примеру, в инструкции по делопроизводству. Помимо этого, в нем следует закрепить в том числе:

— особенности создания, регистрации и т.д. ДЭВ (ЭД) и бумажных документов;

— особенности формирования бумажных, электронных и гибридных дел;

— наименование функционирующей в организации СЭД.

8. Какие дела являются гибридными

— ДЭВ (ЭД), поступившие в организацию по каналам электросвязи (СМДО, электронная почта) или созданные в ней в СЭД;

— документы на бумажном носителе, поступившие в организацию или созданные в ней.

Гибридные дела можно формировать документами (ч. 3 и 5 п. 237 Инструкции по делопроизводству, ч. 1 п. 73 Инструкции N 19, гл. 6 Правил N 20):

— с временным сроком хранения (до 10 лет);

— постоянным и временным (свыше 10 лет) сроком хранения при условии, что в архиве организации созданы условия для хранения ДЭВ (ЭД) с сохранением их целостности.

Обратите внимание!
ДЭВ после их подписания подлежат хранению в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажном носителе (ч. 1 п. 236 Инструкции по делопроизводству, п. 11 Инструкции N 19).

Гибридные дела существуют только на стадии оперативного хранения. После окончания делопроизводственного года гибридные дела (ч. 1, 3 — 5 п. 237 Инструкции по делопроизводству, ч. 2 и 3 п. 73 Инструкции N 19):

1) временного (до 10 лет) хранения не подлежат полному оформлению и хранятся в течение установленных сроков;

2) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения при подготовке к передаче в архив организации, в котором созданы условия для хранения ДЭВ с сохранением их целостности, оформляются в два самостоятельных дела:

— документы на бумажном носителе формируются в дело с документами на бумажном носителе;

— ДЭВ — в электронное дело. Формирование и оформление электронных дел осуществляется с учетом общих требований формирования и оформления дел с документами на бумажных носителях.

Двум этим делам присваивается один индекс и заголовок по номенклатуре дел. В свою очередь, в рамках АС ДОУ необходимо обеспечить связь между указанными делами.

Обратите внимание!
Особенности формирования и оформления электронных и гибридных дел следует отразить в ЛПА организации, например, инструкции по делопроизводству (ч. 6 п. 237 Инструкции по делопроизводству).

9.Что понимается под копией ЭД

Копия ЭД представляет собой форму внешнего представления ЭД на бумажном носителе, удостоверенную в установленном порядке, и содержащую указание на то, что она является копией соответствующего ЭД (абз. 3 ст. 1, ч. 1 и 2 ст. 20 Закона N 113-З). Иными словами, копия ЭД — распечатанный на бумаге ЭД, содержащий удостоверительную надпись.

Примечание
Порядок удостоверения формы внешнего представления ЭД на бумажном носителе содержится в Положении N 1086.

Удостоверительная надпись придает копии ЭД юридическую силу. Поэтому копия ЭД, соответствующая установленным требованиям, имеет одинаковую юридическую силу с оригиналом ЭД (ч. 4 ст. 22 Закона N 113-З, п. 8 Положения N 1086).

Пример

Организация получила посредством СМДО акт выполненных работ в виде ЭД. Впоследствии этот акт был распечатан на бумаге и удостоверен в установленном порядке. Иными словами, была создана копия ЭД (на бумажном носителе), т.е. акта выполненных работ, обличенного в ЭД. Такая копия имеет такую же юридическую силу, что и оригинал ЭД, содержащий акт выполненных работ.

Обратите внимание!
Если в соответствии с законодательством требуется, чтобы документ был оформлен в письменной форме, то и сам ЭД, и его копия считаются соответствующими этому требованию (ч. 5 ст. 22 Закона N 113-З). Иными словами, в такой ситуации создавать копию ЭД при наличии самого ЭД нет необходимости.

10. Как отличить ЭК от ЭД

ЭК представляет собой электронное отображение (скан) созданного на бумаге документа. Оно должно соответствовать оригиналу и быть подписано ЭЦП лица, которое это электронное отображение изготовило (абз. 14 ст. 1 Закона N 113-З).

Примечание
Общие требования к процессу создания ЭК и их учету закреплены в п. 55 — 64 Инструкции N 19.

ЭК может применяться взамен оригинала документа на бумажном носителе, т.к. после подписания ЭЦП приобретает юридическую силу и приравнивается к ЭД (ч. 4 ст. 23 Закона N 113-З, ч. 1 п. 54 Инструкции N 19).

Отличительной особенностью ЭК от ЭД является следующее:

— ЭД имеет ЭЦП поставившего ее лица;

— ЭК содержит электронное отображение бумажного документа (в том числе собственноручную подпись лица, подписавшего бумажный документ) и ЭЦП лица, сделавшего копию (т.е. отсканировавшего бумажный документ).

Обратите внимание!
После создания ЭК (скана с ЭЦП) бумажный документ временного (до 10 лет) срока хранения, не подлежащий передаче в архив, можно уничтожить. Но только если в организации созданы все условия для надежного хранения ЭК (п. 67 Инструкции N 19). Однако если скан, хоть и сохранен, но не подписан ЭЦП, уничтожить документ на бумажном носителе нельзя.
Если документ подлежит передаче в архив, то даже при наличии ЭК в архив передается именно бумажный оригинал. Судьбу же имеющейся ЭК определяет организация. Она вправе ее уничтожить или также передать в архив, если в нем созданы необходимые условия для хранения (п. 65 Инструкции N 19).

Электронный документооборот в организации позволяет оптимизировать процесс работы с документами на всех стадиях: от составления проекта до утверждения и отправки готового экземпляра. Как внедрить систему электронного документооборота в организации и какова специфика его применения в различных подразделениях компании, расскажем в нашем материале.

Внедрение системы электронного документооборота на предприятии

Внедрение электронного документооборота в организации происходит в несколько этапов:

Этап 1. Анализ существующей системы работы с документами

Документы могут создаваться в компании или поступать в нее как в бумажном, так и в электронном виде. Анализ может выявить такие недостатки действующего в компании документооборота, как:

утеря документов;
их излишнее дублирование;
длительное время согласования;
затраты на распечатку или получение скан-образа бумажного документа и т. д.

Действующая в компании система может уже не отвечать современным требованиям к работе с документами, таким как:

удобный механизм поиска;
оперативный контроль на всех этапах работы с документом;
возможность санкционированного редактирования и согласования.

А также иным предъявляемым к системе требованиям, связанным со спецификой документооборота в компании.

Этап 2. Формулирование требований к системе электронного документооборота и разработка плана ее внедрения

На этом этапе объединяются усилия руководства компании и ИТ-специалистов для грамотной постановки целей и задач, решаемых посредством системы электронного документооборота. Система как минимум должна обеспечивать:

входной и выходной регистрационный контроль документов;
перевод бумажных документов в электронный вид (их сканирование и распознавание);
обмен документами между структурными единицами компании;
классификацию документов по группам;
оперативный поиск документа по ключевым параметрам и тексту;
создание резервных и архивных копий;
возможность управления правами доступа;
решение иных задач.

Отдельно формулируются задачи для работы с документами, рождающимися непосредственно в самой компании. Система должна позволять:

создавать, корректировать, согласовывать проекты документов;
контролировать исполнителей по срокам;
протоколировать все действия с документом и т. д.

С учетом поставленных задач составляется план внедрения системы электронного документооборота в компании.

Этап 3. Разработка регламента работы системы

закрепляются основные правила работы системы;
определяется список документов, участвующих в электронном документообороте;
утверждаются их шаблоны и форматы;
описывается технология перевода бумажных документов в электронные;
детализируются правила доступа к документам;
расшифровываются другие нюансы работы системы.

Этап 4. Подготовка к запуску системы и обучение пользователей

На этапе внедрения тестируется система электронного документооборота, производятся необходимые настройки оборудования и программного обеспечения. Производится установка паролей, персоналу разъясняются особенности доступа к системе.

Кроме того, персонал проходит обучение и проверку знаний инструкций по работе в системе электронного документооборота.

Этап 5. Оформление официального запуска системы в эксплуатацию

Для запуска системы электронного документооборота на предприятии необходимо издать приказ или распоряжение. Что в нем указать, расскажем в следующем разделе.

Приказ о переходе на электронный документооборот

Чтобы система электронного документооборота на законных основаниях начала функционировать, издается приказ, в котором:

указывается дата начала работы системы;
закрепляется вступление в силу сопутствующей организационной документации (регламентов, инструкций, правил);
утверждается список лиц, которым предоставляется доступ к системе;
детализируются сроки проведения инструктажей и обучения сотрудников;
расшифровываются иные нюансы, связанные с внедрением системы электронного документооборота.

Образец приказа о переходе на электронный документооборот (выдержка):

C приказом нужно ознакомить всех причастных сотрудников.

Положение об электронном документообороте

Что включить в это положение и насколько детализировать отдельные вопросы по работе с системой, решает сама компания. Ориентировочный набор разделов представлен на рисунке:

Образец Положения об электронном документообороте в организации (выдержка):

Система электронного документооборота: программы для автоматизации, степень охвата, отраслевая специфика

Организация электронного документооборота на предприятии — процесс затратный и трудоемкий. Не всем под силу автоматизировать одновременно все рабочие места и объединить все цепочки работы с документами в единую систему.

На помощь приходят специализированные программы, позволяющие автоматизировать хотя бы отдельные участки деятельности предприятия и организовать минимально возможный электронный документооборот. Такие программы для электронного документооборота в организации доступны даже самым мелким хозяйствующим субъектам. Обычно они приобретаются для учетных нужд (бухгалтерского и налогового учета) с элементами кадрового документооборота.

Это не самый лучший способ внедрения на предприятии электронного документооборота. Но при отсутствии необходимых ресурсов автоматизация отдельных участков и служб предприятия помогает отчасти облегчить работу с документами.

Специалисты в области электронного документооборота рекомендуют иной подход. Если для внедрения полноценной эффективной системы работы с документами у предприятия недостаточно ресурсов, следует решать вопрос не локально. Электронный документооборот нужно внедрить не по избранным участкам, а в качестве общей системы, объединяющей все подразделения. При этом изначально можно заложить минимальный набор функций, а постепенно наращивать функционал, надстраивая систему под нужды и масштаб компании.

В последнее время происходит разделение разработчиков программ электронного документооборота по отраслевой специфике (программы отдельно для госсектора, телекоммуникаций и т. д.).

Далее остановимся подробнее на кадровом и юридическом электронном документообороте (на что обратить внимание при их создании в ситуации, когда компания не в силах организовать единую систему документооборота).

Когда нужен кадровый электронный документооборот и можно ли без него обойтись?

Электронный кадровый документооборот — один из элементов системы электронного документооборота в организации.

Кадровые документы по своему многообразию не уступают бухгалтерской службе — лидеру по объему создаваемых и получаемых первичных документов. Многое зависит от таких нюансов, как:

масштаб и структура организации;
специфика ее деятельности;
географическая разрозненность структурных подразделений;
текучка кадров;
иные особенности (наличие дистанционных сотрудников, вредных и опасных условий труда и т. д.).

Все эти нюансы учитываются при решении вопроса о том, нужен ли в организации электронный кадровый документооборот.

Если компания состоит из директора, главбуха и 5–7 сотрудников, электронный документооборот может стать весьма затратным и нецелесообразным мероприятием. Если же компания крупная с разветвленной филиальной сетью и специфическими условиями труда, без автоматизации документальных процедур не обойтись.

О специфике организации кадрового электронного документообмена расскажем далее.

Как организовать электронный документооборот в кадровой службе?

Для налаживания полноценного кадрового электронного документооборота в организации необходимо:

1. Обеспечить защиту персональных данных

В этом вопросе следует исходить из требований:

Для этого нужно обеспечить (п. 15 Требований):

безопасность помещений, в которых размещена информационная система, от несанкционированного доступа посторонних лиц;
сохранность носителей персональных данных;
доступ к кадровым документам ограниченного круга лиц, выполняющих свои служебные обязанности;
использование средств защиты информации;
выполнение иных обязательных мероприятий.

2. Регламентировать порядок получения и использования электронной подписи

3. Разграничить кадровые документы

Кадровые документы делят на две группы:

Формируемые в электронном виде.
Создаваемые исключительно на бумаге.

В этом как раз и заключаются существенные затруднения в создании кадрового электронного документооборота в организации. Значительная часть кадровых документов должна оформляться только в бумажном виде и заверяться личной подписью сторон трудовых отношений (работника и (или) работодателя).

С отдельными документами и кадровой информацией работника необходимо знакомить под расписку (например, с приказом о наложении дисциплинарного взыскания), а специалист кадровой службы при исправлении данных в личных карточках сотрудников обязан заверять все исправления личной подписью.

4. Организовать резервное копирование и хранение электронных документов

Это поможет избежать негативных последствий форс-мажорных обстоятельств, в результате которых может быть утрачен кадровый документ.

5. Закрепить в локальном акте формы электронных кадровых документов

Формы кадровых документов, оформляемых в электронном виде, нужно закрепить в специальном регламенте. Там же следует прописать все нюансы работы с такими документами: порядок внесения в них корректировок, сроки и способы хранения, виды электронной подписи для документов отдельной юридической значимости и т. д.

Кадровый электронный документооборот: что планируют законодатели?

Прогресс не стоит на месте. Постепенно на электронный формат переводятся и те кадровые документы, которые всегда существовали только в бумажной форме.

Минфин планирует провести эксперимент с электронными кадровыми документами. Как участвовать в эксперименте и какие преимущества он дает, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Узнайте все подробности данной процедуры, получив пробный демо-доступ к системе К+.

На сегодняшний день электронный трудовой договор законодательно разрешено заключать с дистанционным работником при наличии у него электронной подписи (ст. 312.3 ТК РФ).

Подробности узнайте в этом материале.

Хотя для повсеместного внедрения электронных договоров нужны еще отдельные законодательные проработки.

Про электронные трудовые книжки разговоры на законодательном уровне ведутся не первый год.

Подробнее об этом см. по ссылке.

В целом позиция властей ясна: электронный документооборот в кадровой сфере будет введен в ближайшее время. Минтруд уже запустил эксперимент по его внедрению (приказ от 26.03.2018 № 194), согласно которому в электронной форме в ряде компаний:

учитывается рабочее время;
работников знакомят с локальными актами, составными частями зарплаты, должностными инструкциями;
информируют о начале отпуска;
оформляют командировки.

Внедрение электронного кадрового документооборота позволит работодателям проходить трудовые проверки через интернет (дистанционно).

Юридический электронный документооборот в компании

Вопросы юридического характера в хозяйственной деятельности возникают регулярно.

Если в компании есть юрист или юридическая служба, рационально организовать электронный документооборот юридической документации с последующей интеграцией его в общий электронный документооборот компании. Такая система позволяет:

1. Координировать процесс согласования договоров

Система юридического электронного документооборота должна позволять:

формировать список лиц для согласования;
контролировать сроки рассмотрения и внесения корректировок;
решать иные вопросы (по отправке договора на доработку, передаче его на подписание и т. д.).

2. Эффективно работать с претензиями и исками

Для ведения исковой и претензионной работы специалист юридической службы должен обладать полным пакетом исходных документов. Эти документы могут рождаться как внутри самой компании, так и поступать извне (от контрагентов). Чтобы собрать всю эту разрозненную информацию, необходимо оперативное взаимодействие с различными службами (бухгалтерией, отделом продаж и другими подразделениями).

В регламенте важно детализировать вопросы, связанные с порядком сбора всей необходимой юристам информации в электронном виде.

Систему необходимо настроить таким образом, чтобы:

все исходные документы своевременно попадали исполнителю;
шаблоны готовых документов от юристов автоматически отправлялись руководству на согласование;
была реализована возможность внесения корректировок;
все этапы работы с документом можно было проследить;
отслеживались сроки подготовки претензий и исков.

3. Оперативно обрабатывать запросы

Юристам приходится готовить письма контрагентам, копии различных документов, ответы по запросам контролирующих и правоохранительных органов и др. Внедрение электронного документооборота позволит отслеживать:

когда запрос получен исполнителем;
сколько есть времени на его исполнение;
дату отправки готового ответа.

Подобного рода контроль позволяет дисциплинировать не только юриста (исполнителя), но и инициаторов запроса, что способствует своевременной передаче запроса и его исполнению.

Всю процедуру работы с электронными запросами нужно описать в регламенте: сроки формирования запроса, требования к полноте исходных данных, время на исполнение запроса.

Итоги

Для разработки системы электронного документооборота необходимо провести анализ действующего документооборота в компании, определить основные задачи, оформить проект. Затем внедрить систему в эксплуатацию, обучить персонал и закрепить порядок работы с электронным документооборотом во внутреннем локальном акте (положении, инструкции).

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Соглашение об электронном документообороте между юридическими лицами — это документ, который устанавливает порядок работы по ЭДО организации-инициатора и ее контрагента.

Когда и зачем требуется

Электронный документооборот, или ЭДО, — это документальное взаимодействие с контрагентами в онлайн-формате. Документацию передают, получают и обрабатывают в электронном, а не бумажном виде.

Для начала взаимной онлайн-работы компании заключают специальное соглашение и указывают такое условие в договоре об электронном документообороте — учреждения соглашаются получать электронные бумаги в установленном порядке. Но прежде чем приступить к обмену по ТКС, обе компании подключаются к системе ЭДО, заключают контракт с одной из лицензированных компаний-операторов и получают ЭЦП (63-ФЗ от 06.04.2011).

Если обе организации подписывают бумаги усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью (УКЭП), соглашение об обмене заключать необязательно. Подписание договора в этом случае — исключительно желание сторон.

Если контрагент не согласен с ЭДО, компании обмениваются документацией в бумажном виде. Если оба учреждения присоединяются к обороту, они формируют оригиналы в системе (приказ Минфина №174н от 10.11.2015). При необходимости бумаги распечатывают и представляют по требованию ведомств.

Риски обмена скан-образами

Закон не запрещает обмениваться скан-копиями документации по электронной почте, но такой обмен не гарантирует безопасность передаваемой информации. Кроме этого, у отправителя нет возможности отследить факт и точную дату получения. В некоторых случаях контрагенты забывают, теряют или не находят нужную бумагу в потоке почты.

Если возникнет необходимость судебного разбирательства, доказать факт получения и ознакомления с письмом практически невозможно. Организации доступны только сведения об отправке. Если оправляете важный документ по электронной почте для ускорения взаимодействия, продублируйте отправку пакета курьерской службой или почтовым отправлением — письмом с описью вложений и уведомлением о доставке.

Как перейти на ЭДО с контрагентами

Пошаговая инструкция, как организовать ЭДО.

Шаг 1. Выбрать оператора из списка компаний, аккредитованных ФНС России. Заключить с ним контракт.

Шаг 2. Договориться с контрагентом. Отправьте официальное уведомление о начале работы в новом формате. В письме обозначьте возможность подключиться к ЭДО или оставить действующий порядок. Если контрагент согласен, он самостоятельно выбирает оператора.

Шаг 3. Подписать с партнером соглашение об организации электронного документооборота, но это необязательно, если у обеих компаний действует УКЭП.

Шаг 4. Установить необходимое программное обеспечение. Дополнительно перед стартом проведите разъяснительную работу с сотрудниками, вовлеченными в ЭДО.

Шаг 5. Назначить ответственных лиц за ведение онлайн-обмена. Выпустить УКЭП для тех сотрудников, которым она необходима для подписания бумаг по должностным обязанностям.

Как заключить договор о переходе на ЭДО

Унифицированной формы не предусмотрено. Стороны вправе заключить дополнительное соглашение к основному контракту или оформить отдельную письменную договоренность.

Опишите в договоре основные правила и новый порядок обмена бумагами. Включите в соглашение такие пункты:

Дату и место заключения.
Преамбулу: наименование организаций, Ф. И. О. представителей и правоустанавливающие документы.
Терминологию, которую используют компании.
Предмет: основной пункт в договоре о документообороте, в котором описывают новый порядок взаимной работы.
Условия действительности и юридической значимости КЭП.
Правила взаимодействия с оператором.
Другие важные условия, согласованные компаниями.
Срок действия договоренности.
Разрешение спорных вопросов.
Реквизиты организаций и подписи уполномоченных представителей.
Приложения: перечень документации, которую отправляют в электронном виде, и ее эквиваленты в бумажном виде.

Образец

Вот для примера образец, как прописать в договоре электронный документооборот (шаблон):

ОБ ОБМЕНЕ ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

______________________________ , в лице ___________ _____________ ___, действующего на основании __________, именуемый в дальнейшем Сторона-1, и ______________________________ , в лице ___________ _____________ ___, действующего на основании __________, именуемый в дальнейшем Сторона-2,

вместе именуемые Стороны, заключили настоящее соглашение о нижеследующем:

1. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

1.2. Электронная подпись (ЭП) — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

1.2.1. Квалифицированная ЭП (КЭП) — вид усиленной электронной подписи, ключ проверки которой указан в квалифицированном сертификате, выданном аккредитованным удостоверяющим центром.

1.2.2. Неквалифицированная ЭП (НЭП) — вид усиленной электронной подписи, которая получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи.

1.3. Электронный документооборот (ЭДО) — процесс обмена электронными документами, подписанными ЭП, между Сторонами.

1.4. Оператор — организация, обеспечивающая обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота между Сторонами.

1.5. Направляющая Сторона — Сторона-1 или Сторона-2, направляющая документ в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи другой Стороне.

1.6. Получающая Сторона — Сторона-1 или Сторона-2, получающая от Направляющей Стороны документ в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

1.7. Документ — общее название документов, которыми обмениваются Стороны настоящего Соглашения.

1.8. Прямой обмен — обмен электронными документами между хозяйствующими субъектами без участия Оператора.

2. ПРЕДМЕТ СОГЛАШЕНИЯ

2.1. Настоящим Соглашением Стороны устанавливают порядок ЭДО во исполнение своих обязательств:

[по Договору № ___от ______];

[по всем заключенным между Сторонами договорам];

[по всем договорам, которые будут заключены в будущем].

2.2. Электронные документы, которыми обмениваются Стороны настоящего Соглашения, могут быть подписаны Квалифицированной ЭП.

2.3. Стороны соглашаются получать электронные документы, перечень и форматы которых приведены в Приложении 1 к настоящему Соглашению (далее — Сфера действия).

2.5. Стороны для организации ЭДО используют квалифицированную электронную подпись, что предполагает получение Стороной-1 и Стороной-2 сертификатов ключа проверки электронной подписи в аккредитованном удостоверяющем центре в соответствии с нормами Закона №63-ФЗ (далее — УЦ).

2.6. Стороны обязаны информировать друг друга о невозможности обмена документами в электронном виде, подписанными квалифицированной ЭП, в случае технического сбоя внутренних систем Стороны. В этом случае в период действия такого сбоя Стороны производят обмен документами на бумажном носителе с подписанием собственноручной подписью, при этом такая форма оригинала документа должна быть зафиксирована приказом руководителя Направляющей Стороны.

2.7. При осуществлении обмена электронными документами Стороны используют форматы документов, которые утверждены приказами ФНС России. Если форматы документов не утверждены, то Стороны используют согласованные между собой форматы.

3. ПРИЗНАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ РАВНОЗНАЧНЫМИ ДОКУМЕНТАМ НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ

3.1. Электронный документ, подписанный КЭП, содержание которого соответствует требованиям нормативных правовых актов, должен приниматься Сторонами к учету в качестве первичного учетного документа, использоваться в качестве доказательства в судебных разбирательствах, предоставляться в государственные органы по запросам последних.

3.2. Подписание электронного документа, бумажный аналог которого должен содержать подписи и (или) печати обеих сторон, осуществляется путем последовательного подписания данного электронного документа каждой из Сторон. Доказательством подписания электронного документа Стороной-2 может являться в том числе ее ЭП с идентификатором подписанного документа, т. е. без повторного приложения самого документа, подписанного Стороной-1.

3.3. Каждая из Сторон несет ответственность за обеспечение конфиденциальности ключей КЭП, недопущение использования принадлежащих ей ключей без ее согласия. Если в сертификате КЭП не указан орган или физическое лицо, действующее от имени организации при подписании электронного документа, то в каждом случае получения подписанного электронного документа Получающая Сторона добросовестно исходит из того, что документ подписан от имени Направляющей Стороны надлежащим лицом, действующим в пределах имеющихся у него полномочий.

3.4. Организация ЭДО между Сторонами не отменяет использование иных способов изготовления и обмена документами между Сторонами в рамках обязательств, не регулируемых данным Соглашением.

4. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С УДОСТОВЕРЯЮЩИМ ЦЕНТРОМ И ОПЕРАТОРОМ

4.1. Стороны не позднее 15 дней после подписания настоящего Соглашения обязуются за свой счет получить сертификаты ЭП, которые можно будет использовать в течение всего срока действия данного Соглашения.

4.2. Условия использования средств ЭП, порядок проверки ЭП, правила обращения с ключами и сертификатами квалифицированной ЭП устанавливаются нормативными документами (регламентами) УЦ; по данным вопросам Стороны руководствуются нормативными документами УЦ.

4.3. До начала осуществления обмена электронными документами Стороны должны оформить и представить Оператору заявление об участии в ОЭД, а также получить у Оператора идентификатор участника обмена, реквизиты доступа и другие необходимые данные.

4.4. В случае изменения учетных данных, содержащихся в заявлении об участии в ОЭД в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, Сторона не позднее трех рабочих дней со дня соответствующего изменения представляет Оператору заявление о внесении изменений в ранее сообщенные данные.

5. ПОРЯДОК ВЫСТАВЛЕНИЯ И ПОЛУЧЕНИЯ СЧЕТОВ-ФАКТУР В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ ПО ТЕЛЕКОММУНИКАЦИОННЫМ КАНАЛАМ СВЯЗИ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ КВАЛИФИЦИРОВАННОЙ ЭП (ЭЦП)

5.1. При выставлении и получении счетов-фактур Стороны руководствуются порядком, закрепленным в приказе Минфина России №174н от 10.11.2015.

6. ПОРЯДОК ВЫСТАВЛЕНИЯ, НАПРАВЛЕНИЯ И ОБМЕНА НАКЛАДНЫМИ И АКТАМИ ЧЕРЕЗ ОПЕРАТОРА

6.1. Направляющая Сторона формирует необходимый Документ в электронном виде в системе ПО, подписывает его КЭП, упаковывает в транспортный контейнер и отправляет через Оператора Получающей Стороне.

6.2. Оператор проверяет адрес и структуру транспортного контейнера и при отсутствии недостатков осуществляет его доставку Получающей Стороне. При этом Оператор фиксирует дату и время получения Документа, формирует Подтверждение даты получения (ПДП) и отправляет его Направляющей Стороне.

6.3. Направляющая Сторона при получении ПДП проверяет действительность сертификата КЭП и сохраняет его в системе ПО.

6.5. Получающая Сторона при получении Документа от Оператора проверяет действительность сертификата КЭП и сохраняет Документ в системе ПО.

6.6. Одновременно Получающая Сторона не позднее _____________ рабочих дней формирует Извещение о получении (ИОП), в котором фиксирует факт доставки Документа, пописывает ее КЭП и отправляет Направляющей стороне через Оператора.

6.7. Направляющая сторона, получив ИОП, проверяет действительность сертификата КЭП и сохраняет его в системе ПО.

6.8. Получающая Сторона, ознакомившись с Документом, может не позднее одного рабочего дня совершить одно из следующих действий:

6.9. Направляющая Сторона, получившая ответный Документ либо УОУ, проверяет действительность сертификата КЭП и сохраняет их в системе ПО.

6.10. При необходимости Направляющая сторона не позднее ________ рабочих дней вносит исправления в данные и повторяет действия, установленные п. 6.1. настоящего Соглашения.

7. ПОРЯДОК ПРЯМОГО ОБМЕНА НЕФОРМАЛИЗОВАННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

7.1. Направляющая Сторона формирует необходимый Документ в электронном виде в системе ПО, подписывает его КЭП, направляет файл с документом в электронном виде в адрес Получающей Стороны.

7.2. Получающая Сторона при получении Документа проверяет действительность сертификата КЭП и сохраняет Документ в системе ПО.

7.3. Получающая Сторона, ознакомившись с документом, может совершить одно из следующих действий:

7.4. Направляющая Сторона, получившая ответный Документ либо УОУ, проверяет действительность сертификата КЭП и сохраняет их в системе ПО.

7.5. При необходимости Направляющая сторона не позднее ________ рабочих дней вносит исправления в данные и повторяет действия, установленные п. 7.1. настоящего Соглашения.

8. ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ

8.2. В случае если Направляющая сторона не получила от Получающей стороны и/или Оператора Получающей стороны, а равно если Оператор Получающей стороны не получил от Получающей стороны извещение о получении Документа (счета-фактуры) от Направляющей стороны и/или Оператора Направляющей стороны и при условии отсутствия от Получающей Стороны уведомления согласно п. 2.7. Соглашения и невозможности для Направляющей Стороны получить от Получающей Стороны информацию о причинах отсутствия извещения, Направляющая Сторона оформляет соответствующий документ на бумажном носителе с подписанием собственноручной подписью, Стороны считают его оригиналом, при этом такая форма оригинала документа должна быть зафиксирована приказом руководителя Направляющей Стороны.

8.3. В случае невозможности и далее производить обмен документами в электронном виде (неполучение извещений о получении электронного документа, отсутствие любого вида связи с Получающей Стороной и пр.) Направляющая Сторона оформляет документы на бумажных носителях в письменном виде и Стороны считают их оригиналами, при этом настоящее Соглашение считается расторгнутым без оформления каких-либо Дополнительных соглашений.

9. РАЗРЕШЕНИЕ СПОРОВ

9.1. Квалифицированная ЭП, которой подписан документ, признается действительной до тех пор, пока решением суда не установлено иное.

9.2. При возникновении разногласий относительно подписания с помощью КЭП определенных электронных документов Стороны соглашаются предоставить комиссии, созданной в соответствии с регламентом УЦ, возможность ознакомления с условиями и порядком работы своих программных и технических средств, используемых для обмена электронными документами.

9.3. Все споры, возникающие в связи с исполнением настоящего Соглашения, рассматриваются тем же судом, которому подсудны споры, вытекающие из обязательств Сторон, определенных в п. 2.1. настоящего Соглашения.

10. ДЕЙСТВИЕ СОГЛАШЕНИЯ И ПОРЯДОК ЕГО ИЗМЕНЕНИЯ

10.1. Настоящее Соглашение заключено сроком на _____ месяцев. Соглашение автоматически прекращает свое действие досрочно в случае, если хотя бы одна из Сторон на протяжении одного месяца не будет иметь действительного сертификата КЭП, выданного УЦ.

10.2. Сторона имеет право в одностороннем внесудебном порядке отказаться от исполнения настоящего Соглашения, письменно уведомив об этом другую Сторону не менее чем за 30 дней до расторжения Соглашения.

10.3. Соглашения об изменении, продлении срока действия или досрочном прекращении настоящего Соглашения и приложений к нему заключаются в том же порядке, что и настоящее Соглашение.

11. ПОДПИСИ И РЕКВИЗИТЫ СТОРОН

К Соглашению от ___________

ПЕРЕЧЕНЬ И ФОРМАТ ДОКУМЕНТОВ

Сферу действия Соглашения об организации электронного взаимодействия составляет набор описанных ниже документов, которыми Стороны обмениваются в рамках обязательств, возникших

Соглашение об обмене электронными документами может не предполагать подключения оператора ЭДО и допускать использование неквалифицированных сертификатов при подписании, что будет накладывать определенные ограничения. Основным ограничением является обмен теми ЭД (электронными документами), в отношении которых установлены требования передачи только через операторов. Примером таких документов являются электронные счета-фактуры.

Рис. 1 Обмен через оператора

Второй путь представляет собой заключение соглашения с регистрацией ЭД у оператора. Подписав его, организация принимает установленные законодательством правила обмена и признает юридическую значимость ЭД подписанных в системе. При этом компания должна зафиксировать и отразить в учетной политике нормы и способы ведения учета ЭД:

формы ЭД;
порядок хранения отчетности в цифровом виде;
объемы ЭДО;
ситуации, когда невозможно выполнить обмен в цифровой форме и необходимо оформить документы на бумаге.

Данное действие регламентируется Федеральным законом от 06.12.11 № 402-ФЗ (о бухгалтерском учете). То есть, чтобы использовать обмен ЭД, включая первичку, следует зарегистрироваться у оператора, внести правки в учетную политику и заключить соглашение об обмене с контрагентом, который должен выполнить те же самые действия.

Почему важно составлять соглашение об электронном документообороте?

Рассматриваемый документ регламентирует аспекты обмена и подписания ЭД. При этом в нем могут быть прописаны особенности ведение этого обмена, например, выбор вида ЭЦП*.

Также в соглашении могут быть прописаны:

форматы документации;
сроки хранения;
сроки уничтожения.

Все эти условия вместе и представляют собой соглашение, которое фактически является документом-регулятором обмена в цифровом виде.

Какую информацию должно содержать соглашение об ЭДО?

Рассмотрим поподробнее, что может содержать соглашение на ЭДО.

Формат документов

Начиная с 01.01.2013, организации имеют право разработать форму документов, оформленных на бумаге, о чем говорит п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Но если организация задумывается о переходе на цифровой обмен, ей необходимо придерживаться приказа ФНС от 21.03.12 № ММВ-7-6/172@, в котором утвержден формат ЭД:

Акт приемки-сдачи работ/услуг;
Накладная по форме № ТОРГ-12.

Обращаем внимание на то, что организации при желании могут обмениваться счетами-фактурами в электронном виде, но для этого обязательно должен быть заключен соответствующий договор с оператором ЭДО

Вид электронной подписи

Порядок хранения электронных документов

Порядок хранения в соглашении определяется, в том числе, и для понимания процесса внесения изменений в документы. Он, в свою очередь, должен проходить только с письменного согласования тех лиц, которые являлись подписантами документа. При этом обязательно должна быть внесена дата изменений.

Соглашение об ЭДО между контрагентами – образец

Юридически значимый обмен, то есть подразумевающий использование третьего вида подписи, позволяет сторонам не заключать соглашение, поскольку регулируется на законодательном уровне. Контрагенты в частном порядке договариваются о его составлении в виде доп.соглашения к договору или отдельным документом. Именно поэтому оно не имеет, например, утвержденного бланка или четких правил заполнения.

работать с большинством операторов ЭДО в едином интерфейсе;
настраивать автоматический роуминг с операторами 1С:ЭДО и Контур.Диадок, то есть фактически забыть о том, что такое настройка роуминга;
организовать автоподпись определенных документов без вашего участия;

подписывать документы в Личном кабинете, в 1С или по электронной почте;
настраивать различные маршруты согласования и др.

Технология доступна в качестве в качестве корпоративного внедрения на базе WA:ЭДО КОРП.

Читайте также: