Как вести реестр договоров

Обновлено: 19.05.2024

Реестр договоров используется участниками договорного процесса для учета заключенных сделок и является инструментом внутреннего делопроизводства. Любая сделка после подписания регистрируется ответственными лицами. После того как договор поступил на регистрацию, ему присваивается уникальный номер, по которому он числится в организации.

Стандартной формы реестра договоров нет, поэтому каждая организация составляет его самостоятельно, исходя из своих потребностей и специфики деятельности. В реестр контрактов заключенных заказчиками, включается такая информация:

наименование заказчика и поставщика;
цена контракта;
источник финансирования;
идентификационный код закупки ;
способ определения поставщика;
дата подведения результатов закупочной процедуры;
объект закупки;
реквизиты документа, подтверждающего основание заключения контракта.

Это указано в ч. 2, 3 ст. 103 44-ФЗ.

Ведение реестра документов

Далее мы рассмотрим реестр с данными сотрудников, который может использоваться для хранения этих данных и распечатки различных документов. На практике это был реестр Трудовых договоров, из которого распечатывались: Трудовой договор, Приложение к трудовому договору, Договор о материальной ответственности, Приказ о приеме на работу, Изменения к трудовому договору, Соглашение о расторжении трудового договора.

В примере реестр значительно уменьшен, из печатных форм оставлен только Договор о материальной ответственности, чтобы показать сам принцип ведения реестра и заполнения данными печатной формы.

Журнал регистрации договоров как стадия договорной работы

Для осуществления этой функции обычно выделяется отдельный сотрудник в секретариате, юридическом отделе или бухгалтерии, либо эта работа поручается ему время от времени (ответственный сотрудник). Этот сотрудник ведет журнал учета договоров, в котором учитывает базу заключенных и согласованных документов. Следует различать роли ответственного за регистрацию и за согласование документа. Ответственный за согласование обходит с листом согласования , приложенного к проекту, согласующих лиц, при этом документ еще не утвержден и не подписан. В то же время ответственный за регистрацию сотрудник учитывает, как правило, уже подписанные и отраженные в учетной системе (в большинстве своем, 1С), экономически работающие договоры.

Реестр договоров зачастую ведется в Excel, бланк этого реестра, как правило, не утерждается, а представляет собой произвольную сводную таблицу, которая обычно содержит следующие колонки:

порядковый номер и номер записи регистрации
вид договора
сумма (цена) договора
стороны договора (наша организация и контрагент)
дата заключения (подписания)
срок действия (при наличии)
наличие изменений, доп. соглашений, ссылки на скан документа в сети
статус договора (на согласовании, подписан, расторгнут итд)
ответственный сотрудник
любые иные сведения (например, существенные условия)

Для чего нужен журнал, его значение

Все что касается заключаемых работниками компании договоров подлежит обязательной регистрации и учету. Наиболее распространенный и простой путь реализации этих задач – создание специального журнала. Роль его довольно проста: с его помощью сотрудники предприятия фиксируют наиболее важную, первичную информацию обо всех проводимых сделках. Таким образом, он позволяет вести учет, систематизировать документооборот, а также дает полную информацию о работнике, который несет ответственность за исполнение того или иного соглашения.

Минимальные сведения, которые требуется внести в журнал регистрации договоров: это номер и дату формирования каждого документа, но в зависимости от потребностей организации этот список может быть существенно расширен. Кроме того, в журнал можно включать информацию не только о собственно договорах, но и обо всех приложениях к ним, в том числе дополнительных соглашениях, технических заданиях, актах выполненных работ и т.п.

Следует отметить, что журнал никоим образом не свидетельствует о том, что условия каждого внесенного в него договора, были выполнены в полном объеме.

Какие договоры фиксируются в журнале

В журнал могут вноситься все договоры, заключаемые работниками организации. Однако если предприятие достаточно крупное, то в каждом его структурном подразделении может быть свой собственный бланк журнала, также журналы могут разделяться по типу договоров (например, отдельные — по договорам поставки, договорам рекламы, юридическим договорам и т.п.). Такой подход позволяет грамотно систематизировать учет и избежать путаницы.

Журнал может вестись в течение какого-то определенного временного отрезка (месяц, квартал, полугодие, год), или же в течение неопределенного срока – все зависит от того, какое правило в отношении этого параметра закреплено в учетной политике фирмы.

Где хранить журнал

Журнал должен находиться под присмотром ответственного работника, который не только занимается его ведением (т.е. вносит в него данные обо всех заключаемых договорах), но и осуществляет надзор за его хранением. Это может быть секретарь организации, делопроизводитель, юрист или любой другой сотрудник, наделенный соответствующими полномочиями, которые обозначены в его должностной инструкции или же назначенный на это отдельным приказом директора предприятия.

Можно ли обойтись без этого документа

Наличие журнала в компании не является строго обязательным, поскольку в законодательстве не указана необходимость его применения.

Однако, при помощи него можно зафиксировать не только сам факт создания какого-либо договора, но и в случае надобности срочно его отыскать – а это достаточно веские основания для того, чтобы завести такой учетный документ.

Программа для учета договоров

Хотели бы Вы Воспользоваться Акцией Декабря?

1. Cкидку 10% на приобретение полной версии программы, которая будет закреплена за Вами;
2. Возможность оперативного получения информации о выходе обновлений и сезонных акциях.

Для этого просто оставьте свои контактные данные

*Будьте внимательны при заполнении Ваших контактных данных, особенно при указании Вашего e-mail, так как на него мы отправляем подтверждающее письмо об участии в акции. Также наш менеджер может связаться с Вами для уточнения информации.

Программа "Договор Партнер"

Ведение реестра договоров в удивительно простом интерфейсе.

Удобное решение для работы с договорами, которое поможет вести контроль договоров и учет сопутствующих документов.
Программа предназначена руководителям, бухгалтерам, юристам, специалистам договорных отделов. Всем, чья работа связана с договорами и кто желает упростить учет и контроль договоров..

Есть множество программ, заявленных помочь работе с договорами. Некоторые из них вышли из бухгалтерских систем, другие являются частью сложных решений.
Но только "Договор Партнер" единственная программа, которая изначально создавалась для руководителей, специалистов по договорам, юристов и воплотила в себе их пожелания.

Получите полезный программный продукт для Вашей работы без условий об оплате тех. поддержки и обновлений.
Вы будете приятно удивлены насколько доступна программа "Договор Партнер".

Мобильное устройство, будь то смартфон или планшет, всегда под рукой почти у каждого. Воспользуйтесь этим, и создайте брендированное приложение, которое даст вам инструмент для повышения лояльности клиентов, новый канал продаж и способ заявить о своей компании современной и платежеспособной категории потребителей.
Подробнее

Собственный веб-сайт – жизненно необходимый инструмент продвижения компании в интернете. Воспользуйтесь услугами веб-студии РОСТ-ПРО и создайте удобный и технологичный сайт, ориентированный на решение конкретных задач.
Подробнее

Системы интерактивной навигации применяют, когда обычных вывесок и указателей оказывается недостаточно. Сделайте ориентирование в сложном архитектурном пространстве легким и приятным для посетителей, увеличьте капитализацию недвижимости и по максимуму используйте новую рекламную площадку.
Подробнее

ПОРЯДОК И БЕЗОПАСНОСТЬ В ХРАНЕНИИ ДОГОВОРОВ.

В каком виде Вы храните договоры, и кто за ними следит? Если Вы до сих пор ведёте бумажные архивы договоров или храните документы в файлах (сканы, Excel, Word) в папках на компьютерах, то негативные стороны такого подхода: отсутствие конфиденциальности и организованности в хранении договоров (включая документов по ним).

Единственным способом, который отвечает современным критериям по безопасному хранению договоров, является использование специальной прикладной программы* по учёту договоров. Именно отдельная программа позволяет наиболее полно охватить весь спектр параметров, условий и данных, используемых в договорной деятельности. Более того применение отдельной программы для договоров позволяет организовать многопользовательский (сетевой) режим с разделением прав доступа.

В работе специалиста по ведению договоров зачастую возникает ситуация, необходимо предоставить информацию по договору, либо найти и распечатать утерянный договор. Причём, как правило, сделать это необходимо срочно.

Без использования специальной программы для учёта договоров, для поиска нужной информации требуется перебирать различные файлы и папки на рабочем компьютере либо приходится искать информацию в бумажных архивах. Очевидно, данный способ не является самым быстрым и надёжным.

В специальных программах для учёта договоров Вы можете вести гибкий поиск, позволяющий быстро найти необходимый договор или информацию в справочниках по любым параметрам за определённый период времени.

УВЕДОМЛЕНИЯ И НАПОМИНАНИЯ

Зачастую в работе любой организации контролировать сроки довольно сложно. Множество договоров требует исполнения различных задач по ним, которые нужно исполнять в срок. Например, платежи, которые необходимо вовремя провести.

Без использования специальной программы для учёта договоров сложно зафиксировать различные задачи и оперативно довести до исполнителей.

Какие же возможности контроля сроков предлагают специальная прикладная программа для учёта договоров?

Во-первых, напоминание в самой программе. За определенный момент времени, который вы можете настроить сами, программа оповестит о необходимости оплаты/завершения договора. Также можно будет проследить этапы согласования документов и оповестить об окончании процесса.

В некоторых организациях учёт договоров ведёт несколько сотрудников одновременно. Если коллеги ведут разные бумажные архивы договоров или хранят документы в файлах (сканы, Excel, Word) в папках на разных компьютерах, то не обеспечивается оперативная координация и согласованность между сотрудниками.

Когда в организации в работе нескольких сотрудников применяется отдельная программа по учёту договоров, то это позволяет избежать следующих проблем:

Задумывались ли Вы, сколько времени требуется для создания отчёта по договорам? Формирование отчетов – одна из важных задач в договорной деятельности. И лучше всего, если необходимый отчёт любой сложности можно сформировать в максимально короткие сроки. Что если необходимая информация о договорах разбросана по разным файлам, а вам надо ее собрать и объединить, отсортировав по какому-то признаку, например, по контрагенту. Если делать все это вручную, на такую работу может уйти полдня.

ВЕДЕНИЕ БЕЗОПАСНОГО АРХИВА ДОГОВОРОВ.

- ссылку на скачивание дистрибутива полной версии программы. Вы можете скачать и установить полную версию программы до оплаты

и начинать работать с рабочей версией программы, единственное ограничение в данном случае: Вы можете запускать программу не более

30 раз, потом будет требоваться обязательный ключ(комбинация символов) к программе, которуый мы предоставим после оплаты. Ваши

- также на указанный Вами почтовый адрес высылаются оригиналы документов, подписанные с нашей стороны

В связи с вступлением в силу ФЗ № 44-ФЗ государственным и муниципальным заказчикам на заключение прямых договоров предоставляется 5% от общего бюджета организации (плана графика закупок).

Исключение составляют: учреждения культуры, образовательные учреждения и муниципальные образований. Для данных организаций прямые договора составляют 50% от бюджета организации.

1.Предоставления оферт на заключение договоров в портале Поставщиков (г. Москва и Московская область);

4. Гибкой ценовой политики для государственных и муниципальных учреждений.

тел (383) 349-93-22

разработчик "РП-интеграция"

инстаграм @rp-integra

Документы КС (учет и формирование шаблонов)

Акт о приемке выполненных работ (форма N КС-2)
Справка о стоимости выполненных работ и затрат (форма N КС-3)
Общий журнал работ (форма N КС-6)
Журнал учета выполненных работ (форма N КС-6а)
Акт о сдаче в эксплуатацию временного (нетитульного) сооружения (форма N КС-8)
Акт о разборке временных (нетитульных) сооружений (форма N КС-9)
Акт об оценке подлежащих сносу (переносу) зданий, строений, сооружений и насаждений (форма N КС-10)
Акт о приостановлении строительства (форма N КС-17)
Акт о приостановлении проектно-изыскательских работ по неосуществленному строительству (форма N КС-18)

19 статистических отчетов по договорам и контрагентам

Модуль автоматический рассылки уведомлений по задачам (напоминаниям) по электронной почте

Модуль отправки уведомлений по электронной почте позволяет настроить автоматическую рассылку уведомлений ответственным сотрудникам по различным задачам (напоминаниям) , которые можно контролировать:

по договорам;
по согласованиям;
по платежам;
по заявкам;
по документам;
по письмам;
по контрагентам;
по судебным делам;
по претензиям;
по лицензиям;
по доп.соглашениям;
по календарным планам.

Распечатать

Введите ваш e-mail:

Как мы обеспечиваем наши преимущества, которые не могут предоставить другие разработчики программ?

Наша компания работает по собственной уникальной модели, в основе которой мы заложили базовые принципы:

1. Мы разработчики собственной программы, которая изначально создавалась для специалистов по договорной деятельности и воплотила в себе их пожелания, в отличие от других программ, которые происходят из бухгалтерских или правовых систем.

3. Мы работаем напрямую с пользователями без посредников. Это позволяет сделать программу доступной для любой организации, а также оперативно и компетентно поддерживать всех наших пользователей напрямую.

И самое главное: проработав на рынке разработки программного обеспечения без малого 10 лет, мы выработали особенный подход к клиенту, который можно описать тремя существительными: внимание, уважение, пунктуальность.

С 1 января 2015 года на субъектов 223-ФЗ распространяется обязанность отражать сведения о договорах, заключаемых по результатам закупок, в специальном реестре.

Статья 4.1. Закона № 223-ФЗ предусматривает публикацию в реестре договоров информации о самих договорах, заключаемых по результатам закупки, а также об их изменении, исполнении и расторжении. Вместе с тем принятое в соответствии с этой статьей Постановление Правительства РФ от 31.10.2014 № 1132 предусматривает постепенное вступление этой новеллы в силу. По сути для заказчика эта обязанность становится дополнительным требованием в ряду аналогичных требований об информационном обеспечении закупки с тем лишь существенным условием, что выполняет он его не самостоятельно, а с помощью Федерального казначейства. И без того немалый объём работы по информационному обеспечению закупки с введением этой обязанности лишь увеличивается.

Реестр договоров, заключаемых по результатам закупок субъектами Закона № 223-ФЗ, организован на принципах, близким к принципам реестра договоров, заключаемого государственными и муниципальными заказчиками. Так, заказчики не размещают в реестре информацию самостоятельно, а отсылают её в уполномоченный орган для проверки и последующего размещения. Именно уполномоченный орган — Федеральное казначейство — формирует эту базу данных, предназначенную для контроля за хозяйственной деятельностью регулируемых заказчиков.

Для заказчика же направление сведений в реестр становится ещё одним видом отчётности о проведённых закупках. Не направлять в Федеральное казначейство заказчик может лишь договоры, заключённые по результатам закупок, прямо перечисленных в ч. 15 ст. 4 Закона № 223-ФЗ. Не только конкурентные закупки, но и прямые закупки (закупки у единственного поставщика), не попадающие прямо под исключения указанной выше части, подразумевают публикацию договоров.

Статья 4.1 Закона № 223-ФЗ и правила ведения реестра, утверждённые Постановлением Правительства РФ от 31.10.2014 № 1132, предусматривает следующие сроки направления в Федеральное казначейство сведений о договорах:

в течение 3 рабочих дней после заключения договора с подрядчиком или с субподрядчиком;
в течение 10 рабочих дней после изменения, исполнения или расторжения договора.

Для каждого из перечисленных выше оснований предусмотрен свой комплект информации. Так, при заключении договора заказчик направляет в Федеральное казначейство следующие сведения:

наименование заказчика;
сведения о способе закупки;
сведения о форме закупки;
сведения о том, относится ли данная закупка к категории закупок, участниками которых могут быть только субъекты малого и среднего предпринимательства;
дата заключения договора;
предмет договора;
цена договора;
срок исполнения договора;
сведения о поставщике (ФИО или фирменное наименование, а также ИНН). При наличии нижеследующих сведений, они также направляются в Федеральное казначейство в отношении каждого договора:
номер извещения о закупке;
дата подведения итогов закупки;
реквизиты документа, подтверждающего основание заключения договора (при наличии);
номер договора;
информация об установлении в договоре требования о привлечении к его исполнению субподрядчиков (соисполнителей) из числа субъектов малого и среднего предпринимательства, в том числе об общей стоимости заключаемых поставщиком (подрядчиком, исполнителем) с указанными субъектами договоров.

С 1 января 2016 года перечень обязательных сведений о заключённом договоре, которые заказчик обязан предоставить для включения в реестр, дополнился ещё одним пунктом — заказчик обязан предоставить собственно копию заключённого договора, подписанную с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи лица, имеющего право действовать от имени заказчика.

При изменении, исполнении и расторжении договора для включения в реестр договоров необходимо будет направлять:

при изменении договора — сведения об условиях, которые были изменены, а также документы, подтверждающие такие изменения;
при исполнении договора — информацию и документы, касающиеся результатов исполнения договора, в том числе оплаты договора;
при расторжении договора — информацию о расторжении договора с указанием оснований его расторжения, а также документы, подтверждающие такое расторжение. В случае привлечения в качестве субподрядчика субъекта малого или среднего предпринимательства заказчик уже с 1 января 2015 года направляет в реестр договоров:

информацию об установлении в договоре требования о привлечении к его исполнению субподрядчиков (соисполнителей) из числа субъектов малого и среднего предпринимательства, в том числе об общей стоимости договоров, заключаемых поставщиком с этими субъектами;
информацию о самих договорах с субподрядчиками, в том числе наименование, фирменное наименование (при наличии), место нахождения субподрядчика, его идентификационный номер налогоплательщика, а также предмет и цену договора с субподрядчиками;

После получения указанных выше сведений о заказчике — независимо от того, идёт речь о заключении договора, его исполнении, изменении или расторжении — Федеральное казначейство в течение 3 рабочих дней проводит проверку, по итогам которой и включает полученные сведения в реестр договоров. Если по результатам проверки выявлены какие-либо несоответствия или недостаток сведений, то казначейство составляет протокол с указанием недочётов и направляет его заказчику для исполнения.

После вынесения положительного решения Федеральное казначейство формирует из присланных заказчиком сведений реестровую запись. Реестровой записи присваивается уникальный номер, который содержит в том числе:

год формирования реестровой записи;
идентификационный код заказчика;
порядковый номер реестровой записи, присваиваемый последовательно в соответствии со сквозной нумерацией в пределах календарного года в отношении каждого заказчика;
порядковый номер, присваиваемый каждой информации и документу в реестровой записи последовательно в соответствии со сквозной нумерацией в пределах реестровой записи.

Предполагается, что такой идентификатор облегчит поиск сведений о конкретном договоре конкретного заказчика на официальном сайте.

Для начала автоматизации договорной деятельности необходимо определить основные требования к договорным документам, и классифицировать их по видам.

реквизитами;
нумерацией;
четко определенными параметрами настройки.

В соответствии с выбранными параметрами следует сформировать и дерево папок для хранения договоров. Оно должно:

во-первых, полностью соответствовать вашим представлениям об организации массива данных документов (чтобы вам было максимально удобно в них ориентироваться и не тратить время на поиск нужного файла);
во-вторых, в данном дереве папок должны храниться абсолютно все хозяйственные договоры организации (ни один документ не должен содержаться отдельно, потому что он не удовлетворяет структуре. Это означает, что такую структуру нужно либо пересмотреть, либо дополнить новой папкой).

На этапе формирования такого дерева папок необходимо задать права доступа к каждой папке для сотрудников вашего предприятия.

При этом в автоматическом режиме к документу будут применены настройки, которые дадут следующие возможности:

Также нужно определиться, имеет ли смысл делать разграничение прав на уровне всех документов, сопровождающих процесс договорной работы. Таких бумаг, как правило, намного больше, поэтому в случае, если будет принято положительное решение, то сервер 1С будет сильно загружен, что замедлит работу. Но если разграничивать права доступа все-таки необходимо, то следует проставить флажки:

Присвоение номера

С помощью специализированного конструктора нумерации есть возможность задействовать в номере документа множество определяющих его суть динамических элементов (символов). В результате повысится эффективность работы с документами, ускорится поиск нужной бумаги.

Каждый нумератор может использоваться для своей разновидности документов. Причем формироваться эта группа документов может по самым разным аналитическим параметрам.

Для каждого нумератора должна быть определена периодичность и соответствующая ему аналитика.

Далее следует по каждому из видов документов настроить шаблоны запрашиваемых параметров.

Каждой разновидности документов можно присвоить сразу несколько шаблонов, содержащих запрос реквизитов и файлов.

Сам по себе шаблон подразумевает, что для каждого документа будет присутствовать набор ограничений, в соответствии с которыми будет осуществляться его поиск. Кроме того, шаблон определяет и права доступа к документу.

Далее настраиваем реквизиты для данного шаблона:

Формировать названия документов также можно с помощью конструктора (для стандартизации номенклатуры).

минимизируется риск совершения ошибок;
сокращаются сроки подготовки документов;
практически полностью исключаются ошибки при согласовании как самих договоров, так и приложений к ним;
если указать в шаблоне список лиц, согласующих данный документ, а также перечень лиц, входящих в рабочую группу по данному договору, то это исключит ошибки компетенции (когда договор попадает на подписание непрофильному ответственному специалисту).

В общем, усиливается эффективность и безопасность всей процедуры контрактации в целом.

Здесь можно установить доступность каждого поля для любого пользователя в зависимости от статуса документа.

Устанавливаем перечень лиц, для которых действительны данные ограничения.

Также следует установить перечень видов документом, на которые распространяются ограничения доступа.

После проведения всех указанных настроек вы получаете сформированный шаблон договора.

Как только вы укажете в шаблоне контрагента, наименование договора будет сформировано полностью. Сохраним его.

Итак, что же мы имеем при генерировании нового договора при заполненном шаблоне:

автоматически заполнились все реквизиты документа;
заполнены все данные о рабочей группе по договору, а также автоматически сформирован перечень лиц, согласующих данный документ.

файлы вложений со всеми дополнительными статусами;
присутствуют или же нет какие-либо активные согласовательные процессы;
доступ к обсуждению на внутреннем форуме;
состояние контроля договора.

Предусмотрено 2 способа обработки документов:

Бизнес-процесс в данном случае состоит из следующих этапов:

Указание событий, которые являются точками начала и окончания процесса.
Составление блок-схемы бизнес-процесса.
Добавление в схему бизнес-процесса промежуточных второстепенных действий и событий.
Определение исполнителей каждой из задач.
Мероприятия по формированию и учету промежуточных документов.
Определение перечня применяемых программ (баз данных).
Размещение инструментов и исходных материалов, задействуемых в бизнес-процессах предприятия.
Показатели эффективности (их определение и обоснование).
Установление взаимосвязей данного бизнес-процесса с другими процессами на предприятии.
Выверение структуры модели и ее корректировка.

Обработка договора: бизнес-процесс и подготовка шаблона

Процесс обработки договора начинается с согласования контрагента. Этот этап может быть, как частью комплексного процесса, так и вынесен на предварительную стадию. Участниками-исполнителями (а также согласовывающими органами) здесь являются:

специалисты из отдела безопасности компании;
юристы предприятия;
специалисты из финансово-экономических служб.

Заключение

Читайте также: