Как в 1с сформировать список договоров
Обновлено: 07.07.2024
В программе 1С:Бухгалтерия предприятия взаиморасчеты с контрагентами ведутся в разрезе договоров. Договоры указываются в различных документах. Рассмотрим, как создавать договоры в программе.
Как включить учет по договорам
Отметим, что учет по договорам может и не вестись. Это, конечно, редкость, но разберем, где включить и отключить договоры.
Если в программе уже заведены договоры, то отключить функционал уже не получится.
Как создать новый договор
Создать новый договор можно несколькими способами.
Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:
И третий способ — создавать договор непосредственно в документах, после выбора контрагента.
Заполнение договора
Рассмотрим подробнее, как заполнить новый договор.
Для каждого договора указываются организация и контрагент.
Затем нужно указать вид договора: с покупателем, с поставщиком, с комитентом и так далее.
Некоторые поля доступны для заполнения всегда.
Доступность остальных полей зависит от выбранного вида договора.
Разберем еще одну важную настройку — срок оплаты.
Дополнительные реквизиты договора
Отличие их в том, что реквизиты сразу видны в договоре, а сведения открываются по отдельной кнопке.
Заполняем наименование, тип реквизита и другие поля при необходимости.
После сохранения в договоре появится новое поле.
Таким образом можно создать любое количество полей.
Настройка счетов расчетов с контрагентами в разрезе договоров
Счета расчетов с контрагентами используются для автоматической подстановки счетов учета в документы.
Счета могут задаваться в целом по организации, по группе контрагентов, по контрагентам, а также по договорам. То есть для одного контрагента для одного договора задаются свои шаблоны счетов, а для второго договора другие счета.
Добавим новую запись.
Заполняем счета для договора.
Для другого договора создаем новую запись и также указываем нужные счета. Или, если отдельную запись не создавать, будут использоваться счета, заданные для контрагента или организации.
Печать договора
Выберем вариант для печати.
Откроется текст договора.
Шаблоны договоров
Здесь можем создать новый шаблон или изменить существующий.
Например, откроем для редактирования договор поставки.
Менять можно не только фиксированный текст, но и параметры, которые будут подставляться автоматически.
Таким образом можно самостоятельно без привлечения программистов изменить договор.
Лицензия на сервер + 100 рабочих мест. Электронная поставка.
Оперативные консультации по 1С:Документооборот без предоплаты. Первая консультация бесплатно.
Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.
Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С
Идеально подходит для средних, крупных компаний и холдингов со сложной организационной структурой и сложным документооборотом.
Одна из самых важных задач для компании любого масштаба – правильная организация договорной работы. Этот процесс включает в себя согласование и подписание договоров, внесение в них изменений, контроль соблюдения сроков и нормативов, хранение сопровождающих договорных документов, а также реализация быстрого поиска и просмотра истории работы. Сделать это быстро, правильно и удобно можно в системе электронного документооборота 1С:Документооборот.
Для начала автоматизации договорной деятельности необходимо определить основные требования к договорным документам, и классифицировать их по видам.
Рис.1 Виды документов
Не стоит делать очень детальную классификацию, поскольку в большом числе видов документов легко запутаться. Для повседневной работы обычно бывает достаточно выделить не более 10 видов договорных документов. Виды документов должны отличаться друг от друга настройками, составом реквизитов, а возможно и нумераторами, иначе выделять отдельный вид документа не следует.
Также необходимо разработать и настроить структуру папок хранение внутренних документов.
Рис.2 Структура папок хранения документов
При настройке папок сразу же нужно разработать и настроить матрицу разграничения доступа по папкам.
Рис.3 Права доступа к папкам
Рис.4 Установка признака документа
Рис.5 Установка флагов для разграничения прав
Рис.6 Настройка нумераторов
Рис.7 Присвоение номера документа
Рис.8 Вкладка Нумераторы
Настройка нумератора для документов производится с помощью удобного конструктора номеров с возможностью использования множества динамических предопределенных элементов.
Рис.9 Настройка нумератора
Для каждого нумератора можно указать виды документов, для которых он будет использоваться, причем и в разрезе множества аналитик.
Рис.10 Указание вида документа
Для нумератора необходимо установить его периодичность, а также определить, по каким аналитикам вести независимую нумерацию.
Рис.11 Периодичность нумератора
Настроив автоматическую нумерацию договорных документов, можно значительно повысить эффективность работы с документами, четко систематизировать их для контроля и быстрого поиска.
Следующим необходимым шагом в подготовке работы с договорными документами является настройка шаблонов по каждому виду документа.
Рис.12 Настройка шаблона нумератора
Для каждого вида документа можно определить несколько шаблонов с различными настройками реквизитов и шаблонами файлов.
Рис.13 Назначение шаблонов для документов
Настройки шаблона документа включают в себя определение ограничений для документов, подготовленных по этому шаблону, а также доступность шаблона для пользователей системы.
Рис.14 Определение ограничений для документов
На следующей вкладке настраиваются предопределенные для данного шаблона реквизиты документа.
Рис.15 Настройка реквизитов документов
Название документов можно формировать из конструктора предопределенных реквизитов документа, что также вносит весомый вклад в систематизацию и упорядочение договорной деятельности компании.
Рис.16 Название документа
Рис.17 Формирование наименования документа
Теперь можно не сомневаться, что все доходные договоры будут называться строго по определенным правилам.
Рис.18 Добавление шаблонов документа
Также в шаблоне документа можно предопределить список согласующих и обязательный состав рабочей группы документа для строгого разграничения прав доступа к документу.
Рис.19 Список согласующих
Рис.20 Рабочая группа документа
Рис.21 Настройка доступности по состоянию
Рис.22 Настройка доступности по состоянию
Рис.23 Редактирование настройки доступности по состоянию
В этой настройке устанавливается доступность полей в зависимости от состояния документа.
Рис.24 Установка доступности полей
Далее – для кого установлены данные настройки…
Рис.25 Выбор пользователей для настройки доступности
…и на какие виды документов они распространяются.
Рис.26 Определение видов документов для доступа
В результате установки всех необходимых настроек у нас получился готовый к работе шаблон договорного документа.
Рис.27 Готовый шаблон договорного документа
Рис.28 Реквизиты договора
Рис.29 Добавление контрагента
Рис.30 Вкладка договора с реквизитами
Все предустановленные нами в шаблоне договора реквизиты автоматически заполнились в новом договоре, соответственно, время на их заполнение тратить больше не нужно. Также из шаблона создан файл договора, заполнились обязательные данные о согласовании договора и рабочей группе.
Рис.31 Общая сводка по документу
Для начала автоматизации договорной деятельности необходимо определить основные требования к договорным документам, и классифицировать их по видам.
- реквизитами;
- нумерацией;
- четко определенными параметрами настройки.
В соответствии с выбранными параметрами следует сформировать и дерево папок для хранения договоров. Оно должно:
- во-первых, полностью соответствовать вашим представлениям об организации массива данных документов (чтобы вам было максимально удобно в них ориентироваться и не тратить время на поиск нужного файла);
- во-вторых, в данном дереве папок должны храниться абсолютно все хозяйственные договоры организации (ни один документ не должен содержаться отдельно, потому что он не удовлетворяет структуре. Это означает, что такую структуру нужно либо пересмотреть, либо дополнить новой папкой).
На этапе формирования такого дерева папок необходимо задать права доступа к каждой папке для сотрудников вашего предприятия.
При этом в автоматическом режиме к документу будут применены настройки, которые дадут следующие возможности:
Также нужно определиться, имеет ли смысл делать разграничение прав на уровне всех документов, сопровождающих процесс договорной работы. Таких бумаг, как правило, намного больше, поэтому в случае, если будет принято положительное решение, то сервер 1С будет сильно загружен, что замедлит работу. Но если разграничивать права доступа все-таки необходимо, то следует проставить флажки:
Присвоение номера
С помощью специализированного конструктора нумерации есть возможность задействовать в номере документа множество определяющих его суть динамических элементов (символов). В результате повысится эффективность работы с документами, ускорится поиск нужной бумаги.
Каждый нумератор может использоваться для своей разновидности документов. Причем формироваться эта группа документов может по самым разным аналитическим параметрам.
Для каждого нумератора должна быть определена периодичность и соответствующая ему аналитика.
Далее следует по каждому из видов документов настроить шаблоны запрашиваемых параметров.
Каждой разновидности документов можно присвоить сразу несколько шаблонов, содержащих запрос реквизитов и файлов.
Сам по себе шаблон подразумевает, что для каждого документа будет присутствовать набор ограничений, в соответствии с которыми будет осуществляться его поиск. Кроме того, шаблон определяет и права доступа к документу.
Далее настраиваем реквизиты для данного шаблона:
Формировать названия документов также можно с помощью конструктора (для стандартизации номенклатуры).
- минимизируется риск совершения ошибок;
- сокращаются сроки подготовки документов;
- практически полностью исключаются ошибки при согласовании как самих договоров, так и приложений к ним;
- если указать в шаблоне список лиц, согласующих данный документ, а также перечень лиц, входящих в рабочую группу по данному договору, то это исключит ошибки компетенции (когда договор попадает на подписание непрофильному ответственному специалисту).
В общем, усиливается эффективность и безопасность всей процедуры контрактации в целом.
Здесь можно установить доступность каждого поля для любого пользователя в зависимости от статуса документа.
Устанавливаем перечень лиц, для которых действительны данные ограничения.
Также следует установить перечень видов документом, на которые распространяются ограничения доступа.
После проведения всех указанных настроек вы получаете сформированный шаблон договора.
Как только вы укажете в шаблоне контрагента, наименование договора будет сформировано полностью. Сохраним его.
Итак, что же мы имеем при генерировании нового договора при заполненном шаблоне:
- автоматически заполнились все реквизиты документа;
- заполнены все данные о рабочей группе по договору, а также автоматически сформирован перечень лиц, согласующих данный документ.
- файлы вложений со всеми дополнительными статусами;
- присутствуют или же нет какие-либо активные согласовательные процессы;
- доступ к обсуждению на внутреннем форуме;
- состояние контроля договора.
Предусмотрено 2 способа обработки документов:
Бизнес-процесс в данном случае состоит из следующих этапов:
- Указание событий, которые являются точками начала и окончания процесса.
- Составление блок-схемы бизнес-процесса.
- Добавление в схему бизнес-процесса промежуточных второстепенных действий и событий.
- Определение исполнителей каждой из задач.
- Мероприятия по формированию и учету промежуточных документов.
- Определение перечня применяемых программ (баз данных).
- Размещение инструментов и исходных материалов, задействуемых в бизнес-процессах предприятия.
- Показатели эффективности (их определение и обоснование).
- Установление взаимосвязей данного бизнес-процесса с другими процессами на предприятии.
- Выверение структуры модели и ее корректировка.
Обработка договора: бизнес-процесс и подготовка шаблона
Процесс обработки договора начинается с согласования контрагента. Этот этап может быть, как частью комплексного процесса, так и вынесен на предварительную стадию. Участниками-исполнителями (а также согласовывающими органами) здесь являются:
- специалисты из отдела безопасности компании;
- юристы предприятия;
- специалисты из финансово-экономических служб.
Заключение
В 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0) появилась совершенно замечательная возможность создания шаблонов договоров с контрагентами.
Что такое шаблон договора? Это когда вы один раз оформляете договор с контрагентом (в текстовом виде) расставляя в каких местах должны быть его реквизиты, в каких местах должны быть наши реквизиты, где нужно указать номер и дату договора и тому подобное. А затем 1С каждый раз сама формирует печатную форму договора с любым контрагентом в соответствии с этим шаблоном.
Вы думаете это сложно? А вот и нет - это проще чем вы думаете и прямо сейчас мы вместе с вами создадим простейший шаблон такого договора.
Для этого зайдём в раздел "Справочники" и откроем пункт "Шаблоны договоров" ( у вас другое меню? ):
Откроется стандартный список шаблонов договоров на оказание услуг, подряда и поставки. Наша задача создать свой шаблон.
Поэтому нажмём кнопку "Создать" на панели инструментов и из выпавшего списка выберем вариант "Новый шаблон":
Откроется окно редактирования шаблона. Сразу введём его наименование и напишем, например, такой текст в самом договоре:
Я не стал использовать никакого оформления для упрощения задачи, но вы можете оформить его как вам потребуется (аналогично документам word). Тут есть возможность даже вставить картинку. Но наша задача сейчас не в этом.
Ткнём мышкой внутри скобок, чтобы перевести туда курсор:
А затем нажмём на панели инструментов кнопку "Вставить в текст" и выберем вариант "Наши реквизиты"->"Полное наименование":
Далее ткнём мышкой в самый конец предложения перед точкой:
И снова на панели инструментов нажмём кнопку "Вставить в текст", но на этот раз укажем вариант "Реквизиты контрагента"->"Полное наименование":
Окончательный вариант нашего шаблона будет выглядеть вот так:
Нажмём кнопку "Записать и закрыть" и убедимся, что наш шаблон добавился в список:
Где и как мы теперь можем использовать наш шаблон?
К примеру, зайдём в любой договор любого контрагента и нажмём кнопку "Договор":
Откроется список шаблонов, выберем наш шаблон и нажмём кнопку "Выбрать":
А вот и окончательная печатная форма договора - 1С сама заполнила реквизиты в указанные нами места в шаблоне:
Чтобы сформировать печатную форму необязательно заходить в сам договор. Если к примеру мы составляем счёт на оплату покупателю, то есть возможность нажать кнопку "Печать" и выбрать вариант "Договор":
Кроме того, при составлении шаблона, есть возможность вставить в договор сумму из счёта на оплату:
Мы молодцы, на этом всё
Кстати, подписывайтесь на новые уроки.
С уважением, Владимир Милькин (преподаватель школы 1С программистов и разработчик обновлятора).
Как помочь сайту: расскажите (кнопки поделиться ниже) о нём своим друзьям и коллегам. Сделайте это один раз и вы внесете существенный вклад в развитие сайта. На сайте нет рекламы, но чем больше людей им пользуются, тем больше сил у меня для его поддержки.
Контрагенты в 1С 8.3 — один из самых важных справочников практически во всех типовых конфигурациях. В этом справочнике хранится информация о покупателях, поставщиках и прочих юридических и физических лицах, с которыми взаимодействует компания. Рассмотрим, как завести нового поставщика или покупателя, произвести проверку контрагента по ИНН.
Создание нового контрагента в 1С
Работа с сервисом 1С Контрагент
В настоящее время в системе 1С: Бухгалтерия появилась возможность получения данных контрагента и проверке по его ИНН или наименованию. Досье на контрагентов берутся из государственных реестров ЕГРЮЛ/ЕГРИП.
Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:
Теперь можно вернуться к вводу контрагента.
Если требуется завести иностранного контрагента в 1С, необходимо установить страну его регистрации. После этого станут доступны поля для заполнения иностранного поставщика или покупателя. При этом скроются поля ИНН и КПП.
Ввод договора или банковского счета контрагента
В 1С: Бухгалтерии 8.3 практически любой документ требует указания договора контрагента, поэтому следует сразу завести как минимум один договор. Каждый контрагент для нашей организации может являться покупателем, поставщиком, комитентом и т.д. Поэтому договора делятся на виды. Предусмотрены следующие виды договоров:
- С поставщиком.
- С покупателем.
- С комитентом.
- С комиссионером.
- Прочее.
Контрагент готов к работе.
Проверка ИНН контрагента
Поле ИНН не является обязательным для заполнения, но если оно заполнено, то система в первую очередь проверит правильность введенного значения. ИНН должен соответствовать формату, введенному ФНС РФ. Особенно актуальной проверка контрагентов по ИНН и КПП стала после недавних нововведений в декларации по НДС.
Кроме того, при вводе ИНН происходит проверка на уникальность значения в справочнике. Если в справочнике уже существует контрагент с таким ИНН, будет выдано предупреждение. Это необходимо для избежания дублей элементов.
Данные проверки не требуют постоянного подключения к сети Интернет.
Если доступ успешно пройден, программа сообщит нам об этом.
- если ИНН не найден в базе, он будет выделен красным цветом;
- если предприятие прекратило свою деятельность (ликвидировано или банкрот) – ИНН выделен серым цветом;
- если с ИНН все нормально – черным.
Массовая загрузка контрагентов
Если Вы переходите с одной платформы 1С на другую, например, с версии 7.7 на версию 8.3, в программе существуют инструменты для массового переноса данных. Таким образом, Вам не придется вбивать заново всех контрагентов.
Читайте также: