Как реагировать на приказы

Обновлено: 16.05.2024

Бывает непонятно, какой распорядительный документ использовать, чтобы поставить задачи внутри компании: приказ или распоряжение. Разбираем на примерах, в чем разница и какой документ лучше подойдет в разных ситуациях

Сергей Скрябин

Эксперт по праву

Чтобы ставить и решать задачи внутри компании, бизнес использует приказы и распоряжения. Не всегда понятно, когда какой документ нужно издать. Разбираемся, в чем отличия приказа от распоряжения, какой документ нужно издавать в разных ситуациях и кто имеет право это делать.

Сходства и различия приказа и распоряжения

В законодательстве нет общих правил, которые регулируют, когда издавать приказ, а когда — распоряжение. Например, в трудовом кодексе эти документы часто уравнивают в правах.

Так, чтобы принять сотрудника на работу или уволить его, подойдут оба документа.

Чтобы понять, чем отличается приказ от распоряжения, возьмем за основу определения из Единой государственной системы делопроизводства — ЕГСД.

Приказ — правовой акт, который издает руководитель органа государственного управления или его структурного подразделения, чтобы решить основные и оперативные задачи.

Распоряжение — правовой акт, который издает руководитель коллегиального органа государственного управления, чтобы решить оперативные вопросы. У распоряжения обычно ограниченный срок действия, и оно касается узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.

Главное отличие этих документов в том, что приказ всегда издает руководитель компании или его заместитель, а распоряжение — руководитель компании, заместитель и другие уполномоченные лица, например начальники отделов.

Есть также условные отличия приказа от распоряжения. Мы собрали их в таблице.

Виды приказов и распоряжений

В делопроизводстве есть три вида приказов и распоряжений.

По основной деятельности. Цель — решить основные задачи, которые стоят перед компанией. Например, ввести штатное расписание или создать новое подразделение.

По административно-хозяйственным вопросам. Относятся к деятельности, которая связана с транспортным обслуживанием, эксплуатацией и оснащением зданий. Например, приказ или распоряжение о покупке оборудования.

По личному составу. Касаются вопросов взаимодействия сотрудников с компанией. Например, чтобы принять на работу или уволить сотрудника, нужно издать соответствующий приказ или распоряжение.

Порядок издания приказа и распоряжения

Правила не регламентированы законом, но их прописывают в инструкции по делопроизводству. Обычно порядок издания приказов и распоряжений выглядит так:

Иногда порядок может быть сложнее: ответственный сотрудник сначала готовит проект, согласует его с юристами и руководителем и только потом отдает на подпись.

Например, если руководитель издает приказ о введении системы сохранения коммерческой тайны, лучше сначала подготовить проект и согласовать его с юристом, чтобы документ не противоречил законам.

А вот при издании приказа о приеме на работу можно воспользоваться шаблоном — готовить проект и согласовывать с юристом не обязательно.

Требования к оформлению приказов и распоряжений

В законе нет требований к оформлению приказов и распоряжений, но в государственном стандарте есть рекомендации, примеры и шаблоны распорядительных документов.

Компаниям и ИП не обязательно оформлять документы строго по ГОСТу, но чтобы они имели юридическую силу, нужно указать следующие реквизиты:

Реквизит	Требование к реквизиту
Название компании	Должно соответствовать названию, которое прописано в уставе.

Кроме реквизитов, есть и другие рекомендации по оформлению распорядительных документов.

Ввести штатное расписание — это основная задача компании

Провести анализ рекламной кампании — это текущая задача

Коротко

Приказ издает только руководитель или его заместитель для решения основных задач компании и кадровых вопросов.
Распоряжение издает руководитель, его заместитель и начальники отделов для решения текущих задач компании.
Компании и ИП могут использовать только один из этих документов — разница между приказом и распоряжением условна.
Если хотите использовать оба документа, пропишите в инструкции по делопроизводству, кто имеет право издавать распорядительные документы и какие вопросы решает каждый из них.

Сейчас читают

Оферта: что это и зачем она нужна

Одному бизнесу оферта поможет ускорить заключение договоров с клиентами, а другому — будет нужна по закону. Что включить в оферту и как избежать типовых ошибок — в статье

Как ИП оформить банкротство

Пошаговый план действий для ИП при оформлении банкротства и другие способы погасить долги

Что такое выездная налоговая проверка и как бизнесу к ней подготовиться

С экспертом по налоговым проверкам разобрались, как бизнесу вести себя при выездной проверке, какие права и ограничения есть у сотрудников налоговой и как оспорить результаты, если вы с ними не согласны

Будьте в курсе событий бизнеса

Получайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей, которые помогут сделать бизнес сильнее

Зачастую организация терпит убытки и неприятности из-за ошибок или невнимательности работников. Если работники не несут материальную ответственность, за совершенный проступок к ним обычно применяют только дисциплинарное взыскание, которое, как правило, не имеет должного воздействия.

Как максимально дисциплинировать провинившихся работников? Можно наказать их руководителя! Руководитель отдела воспринимает выговор несколько иначе, чем рядовой работник-исполнитель. Повторное получение выговора на ответственной должности может стоить работы. Во избежание наказания за чужие ошибки руководитель подразделения будет намного жестче и точнее контролировать деятельность своих подчиненных и строже с них спрашивать — что, в сущности, является его прямыми обязанностями.

ЗА ЧТО НАКАЗЫВАТЬ МОЖНО, А ЗА ЧТО НЕЛЬЗЯ?

Безусловно, наказывать руководителя подразделения можно только за неисполнение или ненадлежащее исполнение им как работником возложенных на него трудовых обязанностей (ч. 1 ст. 192 ТК РФ), то есть за:

недолжный (ненадлежащий) контроль за подчиненными;

неправильную организацию работы отдела (формирует как отдельный состав правонарушения только руководителя, так и применяется к ситуациям выявленных нарушений со стороны его подчиненных);

неправильное распределение обязанностей, планов и задач между работниками отдела, приведшее к нарушениям и ошибкам отдела;

непроведение инструктажа подчиненных, ознакомления с локальными актами, инструкциями, касающимися деятельности отдела;

другие действия, взаимосвязанные с выявленным нарушением дисциплины работников вверенного отдела.

Порой довольно сложно уловить грань между правомерным и неправомерным наказанием руководителя подразделения. В некоторых случаях кажется, что руководитель ни в чем не виноват и при всей аккуратности и осмотрительности он никак не мог предотвратить проступок своих подчиненных. На деле оказывается, что руководитель за ненадлежащий контроль за подчиненными наказан правомерно (пример 1).

Исходя из приведенного выше перечня ситуаций, неправильным будет наказание руководителя отдела, например, за:

разовое опоздание, допущенное работником его отдела, ознакомленного при приеме на работу с Правилами внутреннего трудового распорядка (далее — ПВТР), графиком работы и условиями его трудового договора;

невыполнение конкретным работником служебного задания в установленный срок при надлежащем контроле со стороны руководителя;

неосуществление контроля в тот временной период, когда на него как на руководителя еще не была возложена обязанность по контролю за работой подчиненных работников (пример 2).

Наказание руководителя отдела может быть спорным в тех случаях, когда он письменно информировал руководство организации о нарушениях в своем отделе, но высшее руководство (директор предприятия) не отреагировало на эту информацию. В таком случае вызывает споры то, что руководитель отдела обладает ограниченными полномочиями: контролировать, давать указания подчиненным, однако применять наказание он к ним не может. Поэтому при выявлении нарушений он имеет право только проинформировать о них высшее руководство.

Н. В. Пластинина, юрист

Многие считают, что эффективные менеджеры только и делают, что отдают распоряжения своим подчиненным. Однако не это показатель эффективности. Приказы — метод управления для чрезвычайных ситуаций, а настоящие менеджеры не приказывают, а направляют и мотивируют сотрудников, помогая им определить лучший путь решения задач. В этом им помогают открытые вопросы.

Вместо того, чтобы давать распоряжения, эффективные менеджеры указывают направление и делятся инструкциями. Они говорят сотрудникам, какой результат хотят видеть, и дают им возможность проявить себя.

Лучше обсуждать проблему, а не приказывать

Когда вы рассказываете сотруднику о том, что вы ожидаете от него получить, вы предоставляете ему свободу действий — он волен сам решать, как лучше выполнить задачу. И хотя его идеи не всегда могут соответствовать вашему представлению о лучшем методе решения задачи, важно признавать тот факт, что это нормально. Любая работа может иметь несколько эффективных методов реализации. Возможно, именно ваш сотрудник предложит лучший метод.

Дополнительно не лишним будет задать следующие открытые вопросы:

Какие подходы можно, на ваш взгляд, применить для выполнения этой задачи?
Какой из подходов вам ближе?
Каковы преимущества этого подхода?
Какие потенциальные риски могут возникнуть?
Какая помощь вам понадобится от меня или других коллег?

Подобные вопросы расширяют возможности сотрудников. Вместо того, чтобы требовать от них соответствия вашим представлениям, вы подталкиваете их шире мыслить, анализировать задачу и оценивать риски. Кроме того, ваша готовность позволить им выбрать один подход из предложенных показывает, что вы доверяете им в принятии решений.

Важно фиксировать конкретные результаты

Все приказы, как правило, становятся понятны при описании задачи, а вот желаемые результаты, если они не проговариваются, создают почву для различных интерпретаций. Поэтому, когда вы ставите задачи, вам нужно четко определять результаты, которые вы ожидаете увидеть.

Определяя задачу, всегда делайте акцент на следующих деталях:

Что вы просите.
Контекст задачи.
Предполагаемые результаты.
Сроки или при необходимости конкретная дата выполнения.
Ваша оценка усилий человека.

7 коммуникационных правил при постановке задач

Не забывайте о контексте, когда ставите задачу. Люди делают все возможное, когда понимают важность задачи в контексте бизнес-цели.
Будьте конкретными.Обозначьте, в какой момент задача может считаться выполненной, используйте любые стандарты качества.
Обращайтесь к сотруднику уважительно.Важен и тон, и слова, которые вы скажете — они должны восприниматься позитивно. От этого будет зависеть отношение сотрудника к делу.
Дайте сотруднику возможность задавать вопросы. Этот подход способствует укреплению связи между сотрудником и руководителем и повышает вероятность успешного результата.
Доверяйте своему сотруднику.Боритесь с микроменеджментом и постоянным стремлением контролировать все процессы. Тот, кто правильно ставит задачи, доверяет людям.
Укрепляйте доверие. Благодарите или давайте позитивную обратную связь, когда работа выполняется должным образом.
Давайте конструктивную обратную связь.Если задача выполняется ненадлежащим образом, то критиковать работу сотрудника нужно по делу, четко и обоснованно.

Какие ошибки совершают руководители при поставке задач

На самом деле таких ошибок не так много, как может показаться. Всего достаточно выделить пять важных деталей, на которые не обращают должного внимания руководители.

1. Вы думаете, что подчиненные должны догадаться о том, что вы имеете в виду

Одна из ключевых ошибок руководителей — они уверены в том, что подчиненные догадываются о деталях задач, которые они перед ними ставят. В то время как обязательное условие для правильного выполнения задания — это четкая инструкция по любым вопросам. Вам потребуется всего несколько секунд, чтобы объяснить детали, зато это предотвратит ошибки и конфликты.

3. Вы не считаете нужным приводить примеры.

Примеры особенно полезны в том случае, если сотрудник ранее не выполнял подобные задачи. Они хорошо дополнят инструкцию, которую вы даете, внесут ясность и помогут сформировать более четкое представление о том, чего вы хотите получить на выходе.

4. Вы не предлагаете альтернативные варианты.

При постановке задачи стоит предусмотреть несколько альтернативных вариантов на случай, если предпочтительный для вас вариант нельзя реализовать по объективным причинам.

Предоставляя альтернативы, вы даете возможность сотрудникам выполнять работу спокойно, но с возможностью постоянной перепроверки. Это сэкономит вам время, потому что сотрудникам не нужно будет постоянно вас дергать с вопросами и уточнениями.

5. Вы не проверяете, понял ли сотрудник задачу.

Дополнительные открытые вопросы, которые проверяют правильное понимание задачи:

Где вы будете доставать информацию для выполнения задачи?
Какой метод будете использовать?
Нужна ли помощь для завершения проекта?

Нельзя

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

В обычный рабочий день сотрудник не вышел на смену. Или ушёл обедать и не вернулся. Работодатель подозревает наглый прогул, руки чешутся уволить по статье. Но работодатель слышал, что для увольнения прогульщика надо правильно составить бумаги. Иначе суд вернет работника и накажет рублем. Рассказываем, как действовать по закону, чтобы не получилось именно так.

Первым делом надо разобраться в причине невыхода

Если работник не был на работе дольше четырёх часов или всю смену без уважительной причины — это прогул. За прогул в Трудовом кодексе есть статья для увольнения. Но соль в том, что нигде не написано, какие причины считаются уважительными, а какие — нет.

Если работник решит, что его уволили несправедливо, он пойдёт в суд. Судьи ещё раз оценят причину невыхода. Если посчитают причину уважительной, увольнение отменят. Работодателя заставят заплатить зарплату за все месяцы после увольнения и до конца судебного разбирательства. Это позиция Конституционного Суда из Определения № 381-О.

Доказывать в суде, что работник прогулял, а не болел или застрял в дороге тоже придётся работодателю — п. 38 Постановления Пленума № 2.

Получается, что работодатель всегда рискует, увольняя работника за прогул 😡

Чтобы снизить риски отмены увольнения, советуем действовать так:

Выяснить причину невыхода. Если сомневаетесь, что причина прогула веская, лучше сделать выговор. Он уйдёт в копилку дисциплинарных нарушений работника. Когда выговоров накопится больше двух, можно уволить за неоднократное нарушение дисциплины. Главное, оформить выговор по процедуре из закона — об этом будет в последнем разделе.

Исключить причины законного отсутствия на работе — их список в следующем разделе.

Оформить дисциплинарное взыскание в виде увольнения за прогул по процедуре из закона — инструкция в последнем разделе.

Когда работник может законно не выйти на работу

В Трудовом кодексе прописаны ситуации, когда работника нет на месте, но это не прогул. Вот они.

Болезнь

В идеальном мире заболевший работник вызывает врача и получает листок нетрудоспособности — бумажный или электронный. Работодателя ставит в известность, мол, я на больничном, не приду. Вместо зарплаты ему начисляют пособие. Потом работник закрывает листок и в день выхода на работу сдаёт его в бухгалтерию или называет номер.

Но бывает, что работник не может позвонить и предупредить. Например, из-за высокой температуры. Если работник сообщил о больничном позже или принёс его не в первый день после болезни — это не повод увольнять за прогул — Определении ВС № 69-КГ13-4.

Другая история — когда работник говорит, что болел, выйти не мог, врача не вызывал, а сегодня стало лучше. Суды оценивают болезнь без больничного примерно так.

А вот один-два дня до открытия больничного суды обычно не признают прогулом. Работнику верят, что ему было плохо, просто он не добрался до врача. На эти дни составляют акт отсутствия на работе, чтобы не начислять зарплату.

Подлинность бумажного листа нетрудоспособности можно проверить на сайте Фонда социального страхования. Подозреваете больничный из фотошопа — посмотрите признаки фальшивого больничного. А украденные бланки есть в списке недействительных листков нетрудоспособности. Поддельные бумажные больничные, конечно, не оплачивают и не принимают в подтверждение болезни.

Специальный отпуск

В обычный ежегодный отпуск работники ходят по графику, уйти отдыхать самовольно нельзя. Но в Трудовом кодексе есть отпуска, время которых не зависит от работодателя. Например, чтобы сдать сессию или встретить жену из роддома.

Если работник написал заявление на специальный отпуск, а работодатель не пустил, это не прогул — п. 39 Постановление Пленума № 2.

Отказ выйти из отпуска досрочно

Вызвать работника из ежегодного отпуска можно только с его согласия. Работник не хочет выходить — это не прогул. Причину объяснять он не должен — п. 37 Постановление Пленума № 2.

Отказ работать в выходной

Сделать работнику выходной или праздник рабочим можно только с его письменного согласия. Исключение — когда нужно устранить аварию, тут согласия не нужно — ст. 113 ТК РФ.

Долг по зарплате

У работника есть право остановить работу, если зарплату задерживают дольше 15 дней. С него — письменное предупреждение работодателя. А с работодателя — средний заработок за все нерабочие дни.

Смена графика

Новый график сменности объявляют за месяц — ст. 103 ТК РФ.

На устные просьбы выйти не в свою смену работник может не реагировать. А прогулять не свою смену вообще нельзя, пример — дело № 33-9958/2016.

Перевод без согласия

Понизить работника в должности или перевести на другую точку, если она меняет место работы, можно только с его согласия — ст. 72, 72.1 ТК РФ.

Если работнику сказали с понедельника выйти на точку в другом конце города, а он не вышел, это не прогул — п. 40 Постановления Пленума № 2.

Опасная работа

Работник не обязан рисковать жизнью и здоровьем, если работодатель нарушает охрану труда. Уволить за отказ работать зимой в офисе без отопления или дышать гарью нельзя — ст. 219, 220 ТК РФ.

Как уволить за прогул

Если не верите оправданиям работника, можно уволить за прогул — по пп. а) п. 6 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса.

Прогул — это не только, когда работник проспал и опоздал на четыре часа или не вышел вовсе. Верховный Суд также относит к прогулу ситуации:

— Работник написал заявление по собственному, но не отработал две недели, а по временному договору или на испытательном сроке — три дня. Кроме случаев, когда работодатель отпустил без отработки.

— Работник ушёл в отпуск не по графику или взял отгул без заявления — п. 39 Постановление Пленума № 2.

Для удалёнщиков прогулом также считается невыход на связь дольше двух дней. Но надо смотреть, как по трудовому договору договорились созваниваться и списываться. Если связь через зум, а работник два дня офлайн, это прогул — ст. 312.3, 312.8 ТК РФ.

За увольнение беременной на владельцев бизнеса даже могут завести уголовное дело по ст. 145 УК РФ.

Уволить за прогул работника до 18 лет можно только с согласия комиссии по делам несовершеннолетних — ст. 269 ТК РФ.

Чтобы уволить за прогул, надо оформить бумаги и следовать процедуре из ст. 193 ТК РФ:

1. В день прогула составляют акт об отсутствии на работе или пишут служебную записку. Если работник не выходит несколько дней, акт или записку составляют на каждый день.

2. У работника просят письменную объяснительную.

Запрос вручают под подпись или отправляют на домашний адрес. Объяснительную ждут два рабочих дня, потом делают акт об отказе.

❗ Объяснительную нельзя спрашивать пока работник на больничном, надо дождаться закрытия листка. Иначе суд отменит увольнение — Определение ВС № 69-КГ20-3.

3. Дальше выносят приказ о наложении дисциплинарного взыскания в виде увольнения.

Приказ оформляют не позднее месяца со дня обнаружения прогула и шести месяцев со дня самого прогула. День обнаружения — когда о прогуле узнал непосредственный начальник работника, и это необязательно владелец бизнеса — п. 34 Постановления Пленума № 2.

❗ В месячный срок не засчитывают дни больничного и отпуска. Поэтому на деле может выйти, что срок увольнения за прогул сильно сдвинется.

4. Работника знакомят с приказом об увольнении — под подпись. На это есть три дня. Если работник не хочет подписывать приказ, зовут свидетелей и пишут акт об отказе.

День приказа — это последний рабочий день уволенного. В этот день ему выдают трудовую книжку, остатки зарплаты и компенсацию за неиспользованный отпуск.

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Сроки увольнения за прогул принципиальны. Боитесь ошибиться с датами — позовите на помощь опытного юриста или кадровика. Их гонорар будет точно ниже, чем выплаты работнику, которого вернёт суд.

Выговор оформляют по той же схеме, что и прогул. Только вместо приказа об увольнении выносят приказ о применении дисциплинарного взыскания в виде выговора. Если в течение года работник ещё раз прогуляет, можно уволить уже смелее.

Статья актуальна на 15.12.2021

Читайте также: