Как проверить архивную справку на подлинность

Обновлено: 19.05.2024

Бывают ситуации, когда человеку требуется документ, о существовании которого он мог даже не подозревать, но который понадобился ему сейчас. Например — подтвердить свое право на владение имуществом и, соответственно, на сделку с этим имуществом. Документ мог быть создан десятилетия назад и утерян владельцем по разным причинам. А значит, необходимо найти второй экземпляр и получить его или его копию. Если человек удостоверяет сделку у нотариуса, либо удостоверяет у него брачный договор или получает свидетельство о праве на наследство, он может быть уверен, что в любой момент сможет получить копию документа, сколько бы лет не прошло с момента обращения в нотариальную контору. Востребованность документов из нотариальных архивов традиционно велика. Так, в 2019 году дубликаты архивных документов граждане и юридические лица запросили 65 385 раз, а за восемь месяцев 2020 года их было выдано 34 323. Иногда возможность обратиться к нотариусу за архивным документом буквально спасает сделку, которая была под угрозой срыва.

Порой в государственных реестрах документы отсутствуют, либо быстро архивируются. Найти нужный документ в государственных архивах не всегда легко — потребуется сделать не один запрос, иногда — прождать довольно значительный срок. Получить же документ из нотариального архива не составит труда. Так, обращение к архиву нотариуса, который работал в 50-е годы прошлого века, помогло семье Н. подтвердить свои права на дом и землю. Семья владела домом с 1955 года, но в 90-е годы бумаги были утеряны. Никто об этом не беспокоился, пока в 2020 году дом не было решено продать. Оказалось, что для заключения сделки купли-продажи исходных документов и не хватает. Обратились в Росреестр, но там помочь не смогли и отправили в городской архив, но в какой именно, уточнить не смогли. Писать запросы во все возможные архивы у Н. просто не было времени. Сделка оказалась под угрозой.

К счастью, бабушка Н. вспомнила фамилию нотариуса, у которого в 1955 году были удостоверены документы. Н. обратились в нотариальную палату, где им подсказали, у какого именно нотариуса сейчас хранится архив той самой нотариальной конторы, где когда-то оформлялись документы на дом и землю. Н. обратились к нотариусу и получили копию архивного документа. Ведь все бумаги по сделкам с недвижимостью и ряду других сделок, так же, как и, например, брачные договоры и наследственные дела, не имеют срока давности хранения — они должны оставаться в нотариальных архивах бессрочно.

Для поиска документа достаточно знать фамилию нотариуса, у которого удостоверялась сделка. В случае с документами по наследственному делу, розыск можно также вести по фамилии наследодателя и адресу его регистрации на момент смерти.

Нотариальные архивные документы не потеряются даже в том случае, если нотариус, хранящий архив, сложил свои полномочия. Его архив, так же, как и архивы бывших нотариальных госконтор, передаются территориальными органами Минюста России по согласованию с нотариальной палатой на ответственное хранение нотариусам, которые могут обеспечить возможности содержания архива, соответствующие нормативным требованиям. Приказы Минюста находятся в общем доступе, то есть всегда можно увидеть, у кого хранится архив того или иного нотариуса.

Также очень важно отметить, что хранение архивов обеспечивается нотариусами за собственный счет. Получение копий документов или архивных справок из нотариального архива — отдельное нотариальное действие. Следует учитывать, что если архив одного нотариуса находится на ответственном хранении у другого, тот нотариус, который выдает документ из архива, не несет ответственности за его содержание, так как не он его удостоверял.

С началом работы созданной Федеральной нотариальной палатой Единой информационной системы (ЕИС) нотариата в 2014 году началось формирование общего цифрового архива нотариальных документов — все нотариальные действия вносятся в Единую информационную систему. Таким образом, даже если бумажная версия документа будет подделана мошенниками, благодаря ЕИС нотариата это будет выявлено. Одного запроса от государственного органа или регистратора будет достаточно, чтобы быстро установить факт подделки. Такая оперативность стала возможна благодаря тому, что ЕИС нотариата подключена к Системе межведомственного электронного взаимодействия. Если фальшивка попадает к нотариусу, она также сразу выявляется. Каждый нотариус имеет возможность проверить предоставленный ему нотариально удостоверенный документ с помощью Единой информационной системы нотариата и установить его подлинность.

Чаще всего граждане обращаются к архивным нотариальным документам, если речь идет о сделках с недвижимостью, либо о наследственных делах для того, чтобы подтвердить свои права на владение тем или иным имуществом (дом, земля, в частных случаях — предметы искусства или фамильные ювелирные украшения). Если же сделка заключалась без нотариуса или имело место фактическое вступление в наследство (без открытия наследственного дела в нотариальной конторе), то с поиском документов в других архивах могут возникнуть сложности.

Ирина О. фактически приняла наследство после смерти бабушки в 1988 году. Она была прописана в ее квартире, других наследников не было, поэтому девушка к нотариусу не обращалась. Вступила в кооператив, в котором состояла до этого ее бабушка, и начала владеть недвижимостью. Позже, уже после замужества, она продала квартиру, и они с мужем купили другую — побольше.

Сейчас у Ирины идет суд по разделу имущества супругов. Ее попросили предоставить документы о том, что она владела недвижимостью до замужества, то есть новая квартира была куплена на средства от продажи недвижимости, полученной до брака. Но оказалось, что найти такие документы очень непросто. В БТИ хранится архив только с 1994 года. Ирину отправили в городской архив. Но в какой именно — подсказать не смогли, потому что не владеют такой информацией. Ирина вынуждена рассылать запросы по всем известным архивам, чтобы доказать, что бабушкина квартира в конце восьмидесятых перешла к ней. Ирина очень жалеет, что в свое время не открыла наследственное дело и не получила свидетельство о наследстве. Ведь в нотариальном архиве найти эти документы не составило бы труда.

Скоро получение архивных нотариальных документов может стать для граждан еще проще и удобнее. Правительством Российской Федерации в Государственную Думу внесен законопроект о формировании архивов нотариальных документов. Положениями законопроекта предполагается, что нотариальные палаты каждого субъекта РФ создадут централизованные архивы, куда по истечении установленных сроков хранения будут поступать документы от всех нотариусов данного региона. Если законопроект будет одобрен, формирование и содержание нотариальных архивов также будет финансироваться за счет самого нотариата, только уже нотариальными палатами вместо отдельных нотариусов. На данный момент нотариусам приходится затрачивать значительные средства на содержание архивов. Также законопроектом регламентирован порядок выдачи копий нотариальных документов из нотариального архива и архивных справок. Чтобы получить какой-либо документ или архивную справку, граждане и юридические лица должны будут обратиться в нотариальную палату региона, а не к отдельному нотариусу.

К собственности Санкт‑Петербурга относятся архивные документы:

хранящиеся в государственных архивах Санкт‑Петербурга, музеях и библиотеках Санкт‑Петербурга (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи и библиотеки на основании договора хранения без передачи их в собственность);
государственных органов Санкт‑Петербурга, органов государственной власти Санкт‑Петербурга и государственных организаций Санкт‑Петербурга.

Архивная справка — документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена.

Запросы, поступающие в архивы, подразделяются на:

запросы о подтверждении имущественных прав;
биографические запросы — запросы, по которым устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни и деятельности конкретных лиц. К числу биографических запросов относятся запросы о подтверждении факта принятия в гражданство, выхода из гражданства;
запросы по истории учреждений, предприятий, населенных пунктов.

Генеалогические запросы — запросы о предоставлении информации, необходимой для установления родства, родственных связей двух или более лиц, истории семьи, рода.

Социально‑правовые запросы — запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации.

Данная услуга предполагает получение информации, содержащейся в Архивном фонде Санкт‑Петербурга. В случае необходимости получения выписок (справок) об актах гражданского состояния, перейдите по ссылке.

Полное наименование:

Предоставление сведений, содержащихся в информационных ресурсах администраций районов Санкт-Петербурга (выдача архивных справок, выписок, копий документов, отнесенных к составу Архивного фонда Санкт-Петербурга и иных архивных документов)

Особенности предоставления в электронном виде

I. Авторизация на Портале

Чтобы подать электронное заявление, вы должны иметь подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) (подробнее см. здесь, а также Руководство пользователя ЕСИА, разработанное Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации).

После прохождения процедуры регистрации в ЕСИА (физического лица):

После авторизации личные данные, сохраненные в вашей учетной записи (ФИО, дата рождения, данные документа, удостоверяющего личность, контактные данные), автоматически подставляются на электронную форму заявления (ввод вручную не требуется).

II. Подготовка к заполнению электронного заявления

Перед заполнением электронного заявления необходимо:

III. Особенности заполнения электронных форм заявления

IV. Создание черновика

Срок хранения черновика — три месяца со дня его последнего изменения.

V. Получение информации о ходе и результате предоставления услуги

После подачи электронного заявления через Портал вам будут направляться электронные уведомления о статусе рассмотрения заявления или документы и комментарии от Администрации.

Информирование происходит следующими способами:

Результат предоставления

Выдача результата предоставления государственной услуги в электронном виде не предусмотрена.

Запрос уточняющих сведений (при необходимости).
Письмо с отказом в исполнении заявления с объяснением его причин.
Архивная справка.
Архивная выписка.
Архивная копия.

Срок предоставления

Стоимость

Заявители

Государственная услуга в электронной форме предоставляется только авторизованным пользователям Портала.

Порядок действий

Порядок действий заявителя

Основания для отказа в предоставлении государственной услуги:

не подлежат рассмотрению заявления в случае отсутствия фамилии, имени, отчества, почтового адреса заявителя;
в случае отсутствия у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, составляющих государственную тайну, или конфиденциальную информацию, заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

Порядок действий уполномоченной организации

Электронное заявление с прикрепленными скан‑образами документов (документами в электронном виде) сохраняется в МАИС ЭГУ, где ему присваивается идентификационный номер и статус, после чего электронное заявление модифицируется в электронное дело.

Электронное дело, сохраненное в МАИС ЭГУ, становится доступным для уполномоченного лица Комитета в ЭКДЛ.

I. Прием и регистрация заявления

Уполномоченное лицо Администрации, ответственное за прием заявлений:

* Информирование заявителя производится посредством установки статусов электронного дела, формирования комментариев (при необходимости), приложения электронных документов, например,

о необходимости явки заявителя в Администрацию (в случае необходимости);
о ходе предоставления государственной услуги с указанием дальнейших действий заявителя (при необходимости);
о направлении межведомственных запросов;
о принятом решении (предоставлении или отказе в предоставлении государственной услуги).

Уведомление о принятом решении должно содержать приложения в виде скан‑образа документов о принятом решении, об иных действиях, предусмотренных административным регламентом предоставления услуги.

Доступ заявителя к информации о ходе и результате предоставления услуги также обеспечен:

II. Поиск в архиве необходимых сведений и подготовка ответа

Уполномоченное лицо Администрации, ответственный за обеспечение сохранности и использование документов Администрации:

Анализирует суть запроса.
В случае если заявления не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 7 дней со дня их регистрации сообщает заявителю о необходимости уточнений и дополнений заявления необходимыми для исполнения сведениями (способом, указанным в примечании к п.I).
В случае если в заявлении истребуются документы, не относящиеся к составу хранящихся в фонде Администрации документов, направляет такие заявления в течение 7 дней со дня их регистрации по принадлежности в соответствующую организацию, где могут храниться необходимые документы, уведомляет об этом заявителя (способом, указанным в примечании к п.1).
В остальных случаях:
- производит поиск в архиве Администрации необходимых сведений;
- при положительном результате — производит оформление архивных справок, выписок, копий*.
При отрицательном результате поиска подготавливает письмо с отказом в исполнении заявления с объяснением его причин.

Руководитель Администрации (уполномоченное должностное лицо Администрации):

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена справка.

В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления справки.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью.

Архивная справка подписывается ответственным лицом в соответствии с распределением обязанностей между главой Администрации и его заместителями и заверяется печатью. Ниже указывается фамилия исполнителя и его телефон.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по заявлению. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единиц хранения. Аутентичность архивных выписок удостоверяется подписью руководителя (уполномоченного должностного лица) и печатью. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью и подписью руководителя или уполномоченного должностного лица.

III. Выдача ответа заявителю

Уполномоченное лицо администрации:

Ответ может быть выдан заявителю на руки по его запросу.

Заявитель получает сведения о ходе предоставления государственной услуги и готовности результата предоставления государственной услуги в электронной форме:

Документы

Документы, представляемые заявителем

I. Обязательные к представлению документы:

Паспорт или иные документы, удостоверяющие личность.

II. Дополнительные документы (в случае необходимости явки представителя заявителя непосредственно в Администрацию или подразделение МФЦ):

Документ, удостоверяющий личность представителя.
Документы, подтверждающие право представлять интересы заявителя в целях получения им государственной услуги:
- доверенность, оформленная в соответствии с действующим законодательством, подтверждающая наличие у представителя прав действовать от лица заявителя и определяющая условия и границы реализации права на получение государственной услуги;
- документ, подтверждающий право законного представителя выступать от имени заявителя.

Оснований для отказа в приеме документов не предусмотрено.

Документы, выдаваемые заявителю

Запрос уточняющих сведений (при необходимости).
Письмо с отказом в исполнении заявления с объяснением его причин.
Архивные справки по форме.*
Архивные выписки.**
Архивные копии.***

Архивная справка подписывается ответственным лицом в соответствии с распределением обязанностей между главой администрации района и его заместителями и заверяется печатью. Ниже указывается фамилия исполнителя и его телефон.

** В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по заявлению. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

*** На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью и подписью руководителя или уполномоченного должностного лица.

Организации, участвующие в предоставлении

Организации, принимающие решение по предоставлению

Порядок обжалования

Заявители имеют право на досудебное (внесудебное) обжалование решений и действий (бездействия), принятых (осуществляемых) исполнительным органом государственной власти (ОИГВ), должностными лицами, государственными гражданскими служащими ИОГВ, в ходе предоставления государственной услуги. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования не исключает возможность обжалования решений и действий (бездействия), принятых (осуществляемых) в ходе предоставления государственной услуги, в судебном порядке. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования не является для заявителя обязательным.

Заявитель может обратиться с жалобой в том числе в следующих случаях:

нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги;
нарушение срока предоставления государственной услуги;
требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Санкт‑Петербурга, для предоставления государственной услуги;
отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Санкт‑Петербурга, для предоставления государственной услуги, у заявителя;
отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации;
затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации;
отказ ИОГВ, должностного лица ИОГВ, предоставляющего государственную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в ИОГВ. Жалобы на решения, принятые руководителем ИОГВ, подаются в Правительство Санкт‑Петербурга.

Жалоба должна содержать:

наименование ИОГВ, должностного лица ИОГВ либо государственного гражданского служащего ИОГВ, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
фамилию, имя, отчество (последнее — при наличии), сведения о месте жительства заявителя — физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя — юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) ИОГВ, должностного лица ИОГВ либо государственного гражданского служащего;
доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) ИОГВ, должностного лица ИОГВ, либо государственного гражданского служащего ИОГВ. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

Жалоба, поступившая в ИОГВ, подлежит рассмотрению руководителем, заместителем руководителя, осуществляющим контроль и координацию деятельности соответствующего структурного подразделения ИОГВ, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб в следующие сроки:

в течение пятнадцати рабочих дней со дня регистрации жалобы;
в течение пяти рабочих дней со дня регистрации жалобы в случае обжалования отказа ИОГВ, должностного лица ИОГВ в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений;
в иные сроки в случаях, установленных Правительством Российской Федерации.

По результатам рассмотрения жалобы ИОГВ принимает одно из следующих решений:

удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных ИОГВ опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, а также в иных формах;
отказывает в удовлетворении жалобы.

Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления, должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения обращения (жалобы). ИОГВ, его должностные лица, государственные гражданские служащие ИОГВ обязаны предоставить заявителю возможность ознакомления с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения (жалобы), если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, номера телефонов, по которым можно сообщить о нарушении должностным лицом положений, информацию о записи на личный прием и информационно‑консультационную помощь можно получить по телефонам.

Исполнительные органы государственной власти Санкт‑Петербурга и должностные лица, которым может быть адресована жалоба заявителя в досудебном (внесудебном) порядке:

Для получения информации о должностных лицах исполнительных органов государственной власти Санкт‑Петербурга, ответственных за регистрацию и рассмотрение жалоб на нарушение порядка предоставления государственной услуги, перейдите по ссылке.

Единовременные проверки наличия и состояния дел проводятся в архиве:

-после перемещения дел в другое помещение;

-после чрезвычайных происшествий;

-при смене лица, ответственного за архив;

-при реорганизации и ликвидации предприятия;

Проверка проводится специальной комиссией, назначаемой руководителем организации распорядительным документом. В состав комиссии должны войти ответственные за делопроизводство, ведение архива.

Основные цели проведения проверки наличия и состояния дел:

-установление фактического наличия дел, числящихся по описям;

-выявление и устранение недостатков в учете документов;

-выявление дел, не внесенных в опись;

-выявление несоответствия порядка расположения дел;

-выявление отсутствующих документов и организация их розыска;

-выявление дел, требующих профилактической обработки и реставрации;

Основные этапы проведения проверки наличия и состояния дел:

Перед проведением проверки наличия проверяются формы учетных документов, которые имеются в архиве организации.

До проведения проверки наличия необходимо проверить правильность составления описей дел, в частности:

-литерные номера, указанные в описи и их перечисление в итоговой записи;

-обозначенные пропущенные номера в описи;

-наличие итоговой записи.

По завершению работы с описями всего фонда проверяется соответствие количества дел в описях и в листе фонда. Также изучаются акты предыдущих сверок.

О выявленных недостатках сотрудник, ответственный за архив, ставит в известность исполнителей при выдаче экземпляра описи для проведения проверки наличия.

2. Сверка наличия дел с описью и проверка их физического состояния.

При непосредственном проведении самой сверки наличия проверяются:

-название организации и структурного подразделения на обложке дела;

-порядковый № дела в описи и шифр на деле;

-делопроизводственный индекс по номенклатуре дел в описи и на деле;

-заголовок дела в описи и на деле;

-крайние даты в описи и на деле;

-количество листов в описи и на деле;

-физическое состояние дела.

Если на обложке дела нет каких-либо необходимых данных, то в ходе проверки эти данные выносятся на обложку дела.

При выявлении в фонде не включенных в описи дел они изымаются и помещаются в конец учтенных дел.

Категорически запрещается во время проведения проверки делать какие-либо пометки или записи в описях (в том числе вписывать обнаруженные неописанные дела, исправлять или делать новые итоговые записи).

При проведении проверки заполняется лист проверки наличия и состояния дел в фонде (приложение 1). В графах 1-11 листа проверки указываются сведения о наличии, в графах 12-17 – о состоянии дел. По завершению сверки по графам 3-8 подсчитывается итог. Итог подводится по графам в каждой описи отдельно, а в конце по всему фонду. Листы проверки подписываются исполнителями.

Обработка не внесенных в описи дел в ходе проверки наличия не допускается. Она может проводиться только после завершения розыска необнаруженных дел.

В ходе проверки необходимо:

-сохранять порядок расположения дел на стеллажах;

-подкладывать на соответствующие места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела;

-изымать не внесенные в опись дела фонда. Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается;

-составлять карточку учета необнаруженных дел (приложение 2) на каждое необнаруженное дело;

-изымать и изолировать поврежденные биологическими вредителями дела и немедленно докладывать об этом руководителю организации.

3. Оформление результатов проверки наличия и состояния дел:

На основании итоговых записей в листах проверки составляется акт проверки наличия и состояния дел (приложение 3).

Пункты 1-6 заполняются на основании листа проверки наличия и в них указываются:

пункт 1 – количество дел, которые внесены в описи (сумма итоговых записей в описях);

пункт 2 – количество необнаруженных дел, включенных в описи, на которые будут составлены карточки учета необнаруженных дел;

пункты 3 и 4 – сведения заносятся на основании граф 4-7 листа проверки, т.е. о наличии литерных и пропущенных номеров;

пункт 5 – сведения на основании графы 11 листа проверки, т.е. количество неправильно подложенных дел в данный фонд;

пункт 6 – сведения на основании графы 9 листа проверки, т.е. сколько дел оказалось в наличии, включенных в описи;

пункт 7 – количество дел, выявленных не включенных в описи;

пункт 8 – общее количество дел по пунктам 6 и 7:

подпункт 8.1 – 8.6 – сведения на основании данных граф 12-17 листа проверки;

подпункт 8.7. – сведения на основании данных графы 10;

подпункт 8.8. – сведения на основании графы 8 листа проверки, т.е. количество дел, выданных во временное пользование;

пункт 9 – особенности условий хранения документов, характеристика помещения ведомственного архива.

Акт подписывается исполнителями, проводившими проверку, согласовывается с экспертной комиссией и передается на утверждение руководителю организации.

При отсутствии ряда дел или наличии дел, требующих улучшения их физического состояния, руководитель организации на акте может наложить резолюцию с указанием мер, которые необходимо предпринять для устранения выявленных недостатков.

После окончания проверки фонда листы проверки включаются в дело фонда.

4. Организация розыска дел.

Если проверкой обнаружена недостача дел, то на основании указания руководителя

проводится розыск необнаруженных дел.

1). Розыск дел в организации необходимо проводить по следующим направлениям:

-изучить учетные документы;

-проверить еще раз правильность итоговых записей в описях, по которым числятся необнаруженные дела;

-просмотреть акты о выделении дел к уничтожению, чтобы установить, не включены ли в них разыскиваемые дела;

-проверить, не вписаны ли в опись недостающие дела под другими номерами;

-проверить акты выдачи дел во временное пользование другим организациям;

-изучить неучтенные, необработанные дела, имеющиеся в структурных подразделениях в шкафах рабочих комнат, на столах у специалистов;

-проверить все дела временного срока хранения;

2). Организовать розыск дел в других организациях:

-изучить журналы выдачи и возврата дел сотрудниками организации, если есть отметка о возврате отсутствующего дела в архив определенной датой, то необходимо проверить, какие дела еще возвращались в тот день, посмотреть их рядом с целью выявления ошибки при подкладке дела;

-организовать поиск дел в организациях, которым выдавались дела во временное пользование;

Розыск дел проводится в течение года после завершения проверки наличия дел, но при малом количестве необнаруженных дел этот период может быть сокращен.

5. Оформление итогов розыска дел.

В результате розыска дел, не обнаруженных при проверке наличия:

-дела могут быть найдены;

-отсутствие дел может быть подтверждено документально;

-дела могут быть не найдены.

Дела, по которым документально подтверждены причины их отсутствия, исключаются из описи и других учетных документов в соответствующем порядке. В карточке указываются даты и номера документов, которыми подтверждается отсутствие дел.

Результаты розыска необнаруженных дел рассматриваются на экспертной комиссии и представляются на согласование с ЭПМК комитета по делам архивов Пермской области.

После того, как проведен розыск дел, дела найдены или сняты с учета, ответственный за архив вносит изменения во все экземпляры описи, в паспорт архива, лист фонда. Проверка наличия и состояния дел и документов считается законченной.

Я работал в организации города Москвы. Как получить архивные справки о трудовом стаже и заработной плате?

Хранение документов по личному составу ликвидированных организаций города Москвы, а также коммерческих организаций, находившихся в городе Москве (ООО, ЗАО, ТОО и пр.), организует Главное архивное управление города Москвы.

Я работал в организации, которая находилась в Московской области. Как получить архивные справки о трудовом стаже и заработной плате?

Хранение документов по личному составу ликвидированных организаций Московской области, а также коммерческих организаций, находившихся в Московской области (ООО, ЗАО, ТОО и пр.), организует Главное архивное управление Московской области.

Где мне найти сведения о моём деде, который ушёл на войну в 1941 году и погиб? Где он воевал? Были ли у него награды? Кто были его родители?

Основной массив архивных документов о военной службе с 1941 года находится на хранении в Центральном архиве Министерства обороны Российской Федерации (ЦА МО РФ) по адресу: ул. Кирова, д. 74, г. Подольск, Московская обл., 142100, тел.: (496) 769-90-05 и его филиалах. Информация ЦА МО РФ о порядке исполнения запросов.

Хранение документов по личному составу ликвидированных организаций Ленинграда и Санкт-Петербурга, а также коммерческих организаций, находившихся в Санкт-Петербурге (ООО, ЗАО, ТОО и пр.), организует Архивный комитет Санкт-Петербурга.

Документы действующей организации хранятся в ее архиве (или структурном подразделении, выполняющем его функции), в случае реорганизации передается правопреемнику.

Если организация ликвидирована, то рекомендуем обращаться в архивное учреждение по месту прежнего нахождения организации.

Как получить апостиль на архивных справках для их вывоза за границу? Кто его ставит?

В запросе на получение архивных справок следует сразу же указать, что необходим апостиль. Архивное учреждение направит составленные архивные справки по принадлежности.

Я работал в банке. Сейчас он ликвидирован. Как найти архив?

Сведения о местонахождении архивов ликвидированных кредитных организаций размещены на сайте Банка России.

Возможно ли сейчас узнать, как воевал мой родственник во время Великой Отечественной войны? Были ли у него ранения?

Для поиска сведений о ранении и нахождении в госпитале можно обратиться в Филиал ЦА МО РФ (военно-медицинских документов) по адресу: Лазаретный пер., д. 2, Санкт-Петербург, 191180, тел.: (812) 315-73-28.