Как прописать в учетной политике электронный документооборот образец

Обновлено: 02.05.2024

Электронный документооборот — это автоматизированный обмен документами, которые имеют полноценную юридическую значимость. ЭДО применяют как внутри организации, так и при взаимодействии между контрагентами и ведомствами.

Зачем внедрять ЭДО внутри организации

Для многих предприятий переход на электронный документооборот — это оптимизация трудовых, материальных ресурсов и существенная экономия расходов. Органы государственной власти, контролирующие органы и ведомства активно переходят на ЭДО (ПП РФ № 890 от 06.09.2012).

Документальное взаимодействие онлайн и системы электронного документооборота (СЭД) регулируется различными нормативами. Порядок внедрения системы электронного документооборота в организации определен в ПП РФ № 1494 от 25.12.2014. А типовые требования к СЭД приведены в Приказе Росархива № 69 от 15.06.2020. Отношения, возникающие между сторонами при информационном взаимодействии в целом, регламентирует 149-ФЗ от 27.07.2006.

Кроме того, собственные правила перехода на ЭДО разработал и Минтруд: Приказом № 240н от 14.05.2020 утверждено положение о порядке проведения эксперимента по использованию ЭД, связанных с работой.

Автоматизация документооборота необходима:

для сокращения времени на формирование, прием и обработку регистров;
ускорения передачи информации;
уменьшения количества используемых материалов (бумаги, картриджей);
оптимизации хранения документации;
снижения вероятности потери бумажных экземпляров.

Электронная документация фактически обладает той же юридической значимостью, что и бумажная. В ЭД включают те же реквизиты, присваивают им регистрационные номера, подписывают ЭЦП. Для юридической значимости используют УКЭП — усиленную квалифицированную подпись. (ч. 3 ст. 6 63-ФЗ от 06.04.2011).

Онлайн-документацию формируют в системах ЭД. Порядок обмена регулируется законодательными нормативами, локальными актами и инструкциями по делопроизводству компании. По сути, электронный документооборот на предприятии заключается:

в создании онлайн-версий и шаблонов различных регистров и передаче их по назначению;
формировании маршрутов движения документации;
ускоренной регистрации документов;
хранении файлов в различных форматах;
пополнении и систематизации единой документальной базы.

Виды онлайн-документооборота зависят от организационной структуры и отраслевой специфики компании. Выделяют производственный, управленческий, технологический, кадровый, бухгалтерский ЭДО. Допускается формирование отдельного ЭДО под каждый вид деятельности предприятия.

Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы перейти на электронный документооборот.

Что сделать, чтобы перейти на обмен е-документами

Перед запуском системы ЭД необходимо продумать и утвердить внутренний регламент. Его формируют в виде инструкции или положения. В локальной инструкции детально прописывают, что такое электронный документооборот и как он должен быть организован в определенном отделе и на конкретном этапе. В инструкции или положении описывают делопроизводственные процессы и приводят конкретные требования к бумажным и е-документам.

Следующий шаг — определиться с СЭД. Систему ЭД устанавливают как отдельное приложение на ПК. Пользователь создает, отправляет, принимает, обрабатывает и корректирует все регистры в СЭД. Специализированную конфигурацию системы приобретают напрямую у производителя или разрабатывают под потребности конкретного заказчика. По запросу, в СЭД включают различные функции:

систему хранения (электронный архив);
маршрутизацию;
поддержку управления организацией;
накопление знаний;
совместную работу сотрудников и другие сервисы.

ЭДО начинает функционировать только после разработки регламента, установки СЭД и издания приказа по организации. Приказ определяет, как работает электронный документооборот внутри организации и кто несет ответственность за всю систему ЭД и за ее отдельные участки. В распоряжении обязательно фиксируют дату перехода и список сотрудников с доступом к системе.

Как перейти на ЭДО

Приобрести и установить СЭД для работы с е-документами недостаточно. Внедрение и организация электронного документооборота — сложный и многоэтапный процесс. Необходимо разработать локальные нормативы, издать распоряжение, ознакомить с новым форматом работы сотрудников.

Пошаговая инструкция перехода на ЭДО такова:

Шаг 1. Проанализировать действующую систему движения документов. Это позволит определить слабые стороны и неэффективные действия со стороны сотрудников. К примеру, анализ поможет определить, на каком этапе тратится больше времени и ресурсов, как долго проходит согласование регистров и проч. А по результатам анализа определяются потребности компании — в усовершенствовании, модернизации системы, внедрении ЭДО, дополнительном контроле со стороны ответственных лиц.

Шаг 2. Установить основные требования к внутреннему документообороту организации — бумажному или электронному, значения не имеет. Руководство ставит цели и задачи, а ответственные специалисты определяют пути их решения. ИТ-сотрудники формируют базовые и расширенные требования к СЭД. Как пример — внутренний и сторонний документообмен, классификация регистров, оперативный поиск, формирование резервных копий, ведение архива и проч.

Шаг 3. Разработать регламент. В положении или инструкции по ЭДО необходимо указать, что оформление электронного документа должно быть по общим правилам делопроизводства, но с учетом отраслевых и структурных особенностей конкретной организации. Кроме того, в регламентах приводят перечень документов, которые переводят в е-формат, описывают порядок перехода, устанавливают права доступа.

Шаг 4. Издать приказ. В распоряжении определить сроки и порядок перехода, утвердить регламент и назначить ответственных лиц и их функции.

Шаг 5. Установить и запустить систему. Ознакомить и провести инструктаж всех сотрудников, которых подключат к СЭД.

Внедрить в компании эффективно работающую систему электронного документооборота (ЭДО) ‒ задача очень непростая и многоходовая. В 2021 году на помощь пришла ФНС России как передовой госорган в этом плане: она разработала 2 сценария перехода на электронный документооборот с этапами его внедрения в организации. В данной статье приводим пошагово оба сценария.

Зачем внедрять ЭДО нужно по сценарию

Типовые сценарии введения электронного документооборота позволяют понимать основные этапы внедрения ЭДО в организации и соблюдать их последовательность. Они помогают компании комфортно перейти на электронный документооборот с учетом особенностей своих внутренних бизнес-процессов.

В 2021 году ФНС России предложила 2 сценария внедрения электронного документооборота:

С чего начать

Первые действия должны быть такими:

ознакомиться с типовыми сценариями проектов внедрения электронного документооборота в компании;
проанализировать основные этапы внедрения проекта;
определить их последовательность в рамках конкретного проекта в компании.

Он позволяет компании быстро перейти на электронный документооборот независимо от отрасли ее деятельности.

Срок перехода ‒ не более 4-х недель.

Этот сценарий предназначен в основном для компаний малого и среднего бизнеса (МСП) с объемом менее 10 000 документов в год. Также его можно рассматривать в качестве первого шага при внедрении ЭДО для крупного бизнеса.

В рамках этого сценария предполагается внедрение типового решения оператора электронного документооборота без доработок.

ШАГ 0. ПРЕДВАРИТЕЛЬНАЯ ПОДГОТОВКА И АНАЛИЗ

Сформировать перечень документов для перевода на обмен в электронной форме.
Определить круг лиц, уполномоченных подписывать документы.
Проанализировать подключенных к электронному документообороту контрагентов компании (статус их перехода на ЭДО).
Предварительно определить тип подходящего ИТ-решения.

Этот документ содержит перечень факторов, по которым компания может предварительно определить подходящий тип IT-решения при внедрении электронного документооборота. Это может быть внедрение:

типового коробочного решения;
комплексного решения, включающего интеграцию решения оператора ЭДО с учетными системами компании.

Типовое решение по электронному документообороту — это типовое (коробочное) решение по ЭДО от оператора либо модуль к учетной системе компании, предусматривающий обмен электронными документами с контрагентами.

Комплексное решение предполагает комплексную цифровизацию бизнес-процессов при переходе на ЭДО и расширенную интеграцию системы оператора электронного документооборота с текущей ИТ-архитектурой компании.

ШАГ 1. ПОДКЛЮЧЕНИЕ К ОПЕРАТОРУ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Выбрать оператора электронного документооборота.
Выбрать подходящий тариф по обмену документами.
Оформить заявку на подключение к оператору.
Заключить лицензионное соглашение с оператором электронного документооборота.

Приведённый документ содержит основные критерии выбора оператора электронного документооборота ‒ требования к базовой функциональности решения, безопасности, а также вопросы технической поддержки решения.

Этот инструмент позволит оценить предлагаемые решения операторов ЭДО по перечню критериев, сгруппированных по следующим направлениям оценки:

функциональность решения и технологии;
техническая поддержка;
безопасность использования решения;
регламентация деятельности оператора электронного документооборота.

Информация может быть получена из открытых источников, а также в результате запроса коммерческого предложения у операторов электронного документооборота.

ШАГ 2. ТЕХНИЧЕСКАЯ ПОДГОТОВКА И ВНЕДРЕНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Получить электронную подпись в аккредитованном удостоверяющем центре и приобрести средство криптографической защиты информации.
Настроить доступ пользователей в систему оператора ЭДО (авторизацию и аутентификацию).
Настроить процессы обмена документами в системе ЭДО ‒ их типы, маршруты согласования и подписания.

ШАГ 3. ТЕСТИРОВАНИЕ И ОБУЧЕНИЕ

Включает проведение тестового обмена документами с контрагентами и обучение сотрудников.

ШАГ 4. СТАРТ ОБМЕНА ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ С КОНТРАГЕНТАМИ

1. Известить контрагентов о переходе на электронный документооборот.

Этот документ нужен для извещения контрагентов о переходе компании на электронный документооборот и уточнения их готовности взаимодействовать в рамках ЭДО.

Письмо оформляют на официальном бланке компании и направляют в адрес контрагентов в индивидуальном порядке либо посредством массовой рассылки.

2. Заключить с контрагентами Соглашение об использовании электронного документооборота.

Соглашение заключают с контрагентами, с которыми предполагается осуществление электронного документооборота.

Соглашение может быть заключено как в виде отдельного документа, так и в виде дополнительного соглашения к действующему договору или раздела основного договора, содержащего соответствующие положения.

Документ может быть составлен как на бумаге, так и в электронной форме.

Соглашение об обмене электронными документами может предусматривать:

перечень форматов электронных документов, подлежащих обмену;
способ направления и получения электронных документов;
виды электронных подписей, используемых при создании электронных документов;
порядок проверки электронных подписей, используемых при создании электронных документов;
порядок уведомления о результатах проведенных проверок электронной подписи и электронного документа;
перечень лиц, ответственных за организацию направления и получения электронных документов;
способ подтверждения отправления и получения электронного документа;
требования к обеспечению конфиденциальности передаваемых электронных документов;
факт доставки электронных документов.

4. Оформить заявку на настройку роуминга для поддержания документооборота с контрагентами, взаимодействующими с другими операторами ЭДО.

5. Внести изменения в учетную политику в части положений по переходу на электронный документооборот.

Носит опциональный характер. В учетной политике могут быть указаны следующие положения:

каким образом составляют первичные учетные документы (например, как на бумажном носителе, так и в электронном виде с подписанием электронной подписью);
указание типов и видов документов, которые могут быть выставлены в электронном виде, перечень бизнес-процессов, покрываемых электронным документооборотом;
перечень форматов электронных документов, подлежащих электронному обмену;
положения о типе используемой электронной подписи при обмене электронными документами;
условия о начале обмена электронными документами (например, наличие соглашения и др.)

При внесении изменений в учетную политику могут быть также добавлены положения, основанные на сложившейся практике по первичным документам/документообороту в целом.

6. Начать обмен документами с контрагентами.

Комплексный подход по развитию и внедрению электронного документооборота предназначен для компаний среднего и крупного бизнеса, у которых:

большой объем документов для перевода на электронный документооборот (в основном более 10 000 документов год);
есть определенный процесс согласования и подписания документов (утвержденные маршруты согласования);
много ответственных исполнителей;
есть необходимость интегрировать систему оператора ЭДО с учетными системами компании;
есть необходимость перевода внутренних документов организации на электронный документооборот.

ФАЗА 1. АНАЛИЗ ТЕКУЩЕЙ СИТУАЦИИ

Предполагает диагностику текущего состояния документооборота в компании, ее бизнес-процессов и IT-ландшафта, а также определение периметра проекта и направления электронного документооборота.

Для диагностики текущего состояния и определения периметра проекта нужно:

сформировать проектную команду (определить роли ее членов и их зоны ответственности);
собрать информацию по текущим бизнес-процессам и ИТ-ландшафту компании;
определить организационный и процессный периметр проекта;
оценить текущий уровень автоматизации бизнес-процессов;
разработать ключевые направления по оптимизации процессов документооборота;
провести верхнеуровневую оценку бюджета проекта.

Далее для разработки концепции нужно:

определить перечень форм документов для перевода в электронный вид;
выбрать IT-решения по электронному документообороту;

выбор оператора электронного документооборота (см. выше шаг 1 сценария № 1);
выбор подходящего тарифа по обмену электронными документами;
оформление заявки на подключение к оператору;
заключение лицензионного соглашения с оператором.

сделать технико-экономическое обоснование проекта (бизнес-кейс), вкл. оценку эффектов и необходимых инвестиций (в этом поможет Калькулятор расчета эффективности внедрения ЭДО в компании на сайте ФНС);
разработать верхнеуровневую целевую ИТ-архитектуру;
проанализировать налогово-юридические барьеры и риски перехода на электронный документооборот;
согласовать целевую модель электронного документооборота;
принять решение о дизайне и внедрении целевого решения.

ФАЗА 2. ДИЗАЙН И ВНЕДРЕНИЕ ДОЛГОСРОЧНЫХ РЕШЕНИЙ

Она предполагает реализацию комплексных решений по цифровизации бизнес-процессов и полную интеграцию системы электронного документооборота с текущим ИТ-ландшафтом компании.

В рамках проекта возможна разработка нового ИТ-продукта (например, при переводе на электронный документооборот внутренних документов компании, т. к. нужна разработка нового программного обеспечения либо существенная доработка существующих ИТ-систем).

У представителей организаций, которые пока не перешли на электронный документооборот, могут возникать вопросы, как максимально быстро перевести компанию на ЭДО, регламентировать этот процесс и какими правовыми актами обеспечить.

Переход на ЭДО проходит в несколько этапов.

Оценка текущей ситуации. Сначала понадобится определить, что изменить в привычном процессе работы с документами, чтобы перейти на ЭДО.
Подготовка к переходу на ЭДО. В компании создают план по внедрению, расписывают ожидания и требования к системе.
Создание регламента работы с ЭДО. Здесь понадобится оформить внутренние документы для перехода: приказ о внедрении электронного документооборота и соответствующее положение.
Инструктаж. Персонал компании необходимо подготовить к новому формату обмена документами. Можно разработать инструкции и сценарии работы, а также провести обучение сотрудников, вовлеченных в документооборот.
Внедрение ЭДО. После того как документы оформлены, процессы настроены и сотрудники обучены, можно приступать к переходу на цифровой формат работы.

Разберем подробнее, какие внутренние документы следует подготовить:

приказ о внедрении системы электронного документооборота;
положение о переходе на электронный документооборот;
базу знаний с инструкциями и сценариями работы для обучения.

Все перечисленное нужно, чтобы система ЭДО начала функционировать в организации на законных основаниях.

Начните работать с электронными документами в Контур.Диадоке

Приказ о переходе на электронный документооборот

Чтобы организация начала использовать ЭДО официально, понадобится выпустить приказ о переходе на электронный документооборот. Его оформляют от непосредственного руководителя и доводят до сведения всех подчиненных.

Четкого образца приказа о переходе на электронный документооборот нет, документ составляют произвольно, но он должен содержать следующую информацию:

дата перехода компании на ЭДО;
нормативные документы, помогающие сотрудникам ориентироваться в новых процессах: регламенты работы, инструкции и т. д.;
список людей, которые будут использовать систему электронного документооборота и отвечать за нее;
способ и длительность обучения представителей организации.

Пример приказа о внедрении ЭДО можно найти в интернете и адаптировать его под свою компанию.

Положение о переходе на электронный документооборот

Положение о переходе на ЭДО потребуется, чтобы собрать вместе акты, регламентирующие переход организации на новый формат работы.

Документ создается на непосредственного руководителя организации. В него должна входить следующая информация:

дата начала действия положения;
информация об операторе и функциональных возможностях системы ЭДО, на которую переходит организация;
регламент ввода документов, правила работы, ответственные лица, конфиденциальность;
ссылки на нормативные акты: № 63-ФЗ, № 149-ФЗ, № 402-ФЗ и т. д.

Устоявшейся формы документа нет, образцы и примеры можно найти в интернете.

Работа с первичными документами

Отдельно регламентируются первичные учетные документы. Для перевода их в электронный вид понадобится вписать это в учетную политику организации:

указать возможность работы с электронными документами;
зафиксировать правила работы с системой ЭДО, в том числе способы хранения и обмена;
установить перечень электронных документов;
указать ответственных за подписание документов коллег.

Переходите на ЭДО, настраивайте ваши бизнес-процессы в Контур.Диадоке

Вопрос-ответ

Нужно ли выпускать отдельный приказ для кадрового электронного документооборота

После перехода на кадровый ЭДО работа с документами ускоряется: сотрудники получают их в электронном виде и подписывают своей электронной подписью в системе ЭДО. Не придется приходить в отдел кадров или отправлять туда распечатанные документы.

Внедрение кадрового ЭДО также регламентируется рядом документов: приказ и положение об электронном документообороте, регламент использования электронной подписи, изменения в локальные нормативные акты, соглашение с сотрудниками. Оформить данные документы можно по аналогии с приказом и положением, выпущенным при переходе на ЭДО с контрагентами.

Что еще нужно оформить для обмена документами по ЭДО между организациями

Чтобы обмениваться документами с контрагентами, организации подписывают соглашение об обмене электронными документами между юрлицами. Там указывают все особенности взаимодействия.

Установленного образца документа нет. Обычно указывают реквизиты, предмет соглашения, условия взаимодействия, формат документов, порядок работы с файлами, обязательства сторон.

Цифровизация набирает обороты. Документы всё чаще оформляются только в электронном формате, поэтому документооборот происходит тоже в электронном виде. В связи с этим многие организации выбирают переход на ЭДО.

Обязательно ли переходить на ЭДО? Закон не обязывает всех переходить на электронный документооборот, но к этому подталкивает время, партнеры и современные технологии. Несмотря на то, что переход на электронный документооборот не обязателен, многие компании уже сделали это.

Разбираемся, в чём преимущества перехода на ЭДО и как организовать электронный документооборот.

Сравнение документооборотов в бумажном и электронном виде

Затраты на бумагу

Электронный документооборот исключает затраты на приобретение бумаги и предметов канцелярии. Стоимость отправки электронных документов составит от 5 до 9 рублей за документ в зависимости от оператора, за входящие платить не придётся. Географическая удалённость роли не играет.

Условия хранения документов в электронном формате зависят от оператора ЭДО. При бумажном документообороте на распечатывание документов, их подписание и проставление печатей может уйти целый день. А в случае отсутствия лица, уполномоченного подписывать документы — до нескольких дней.

Срок получения отправленных документов может занимать от нескольких дней до двух недель, если документы были переданы по почте, либо от одних до четырёх суток, если для передачи использовалась курьерская служба.

Как только получатель подписывает документ электронной подписью, оба участника электронного взаимодействия получают доступ к подписанному оригиналу документа.

Способы реализации ЭДО

Если вы решили организовать обмен документами в электронном виде, необходимо определиться, каким образом он будет реализован. Возможны два варианта.

Обмен электронными документами напрямую можно начать на основании соглашения с контрагентом, которое будет регламентировать порядок и условия документооборота. Такое соглашение необходимо, если участники взаимодействия используют неквалифицированную электронную подпись. Применение квалифицированной электронной подписи в документообороте заключения специального соглашения не требует. При таком способе реализации ЭДО документы можно отправлять по электронной почте.

Плюс такого способа

Для передачи документов не нужно подключаться к системе оператора ЭДО и платить ему за услуги. Однако минусов больше: не все документы можно передавать контрагенту напрямую, нет автоматизации обработки документов, и в связи с этим — возможности организовать документооборот в больших объёмах.

Это обмен документами через оператора электронного документооборота. Пользователь подключается к системе ЭДО оператора, присоединяется к регламенту обмена и работает в специальном сервисе. У операторов ЭДО есть все необходимые возможности (технологические, правовые, кадровые) для обеспечения правомерного обмена электронными документами любого типа.

Как перейти на электронный документооборот

Начните переход на ЭДО поэтапно. Для перехода необходимо:

Внести изменения в учётную политику

В учётной политике потребуется прописать возможность составления и использования документов в электронном формате, которые должны подписываться электронной подписью.

Разработать схему документооборота

Необходимо решить, кто из сотрудников, задействованных в работе с документацией, сможет редактировать документы, подписывать их, согласовывать без права подписи и тому подобное.

Выбрать оператора ЭДО

При выборе оператора убедитесь, что есть поддержка роуминга. Кроме того, следует отталкиваться от количества ваших контрагентов, работающих с этим оператором. Обращайте внимание на отзывы. Если оператором предусмотрен пробный период, протестируйте СЭД сами.

Юридической силой обладают только те электронные документы, которые подписаны с помощью КЭП. Кроме того, для работы с электронной подписью потребуется средство криптографической защиты информации (СКЗИ) – программное обеспечение, предназначенное для шифрования и расшифровки.Такая программа нужна, чтобы подписывать электронные документы и проверять подпись. Для платной СКЗИ необходима лицензия .

Определить способ работы с ЭДО

Подключение контрагентов

Возможность организовывать обмен документами со своими контрагентами возникает лишь в том случае, если все участники подключены к СЭД. Необязательно, чтобы это была одна система — контрагенты могут быть подключены к разным операторам. Крупные операторы поддерживают и развивают технологию роуминга. Сама технология находится на раннем этапе развития, поэтому можно воспользоваться альтернативными вариантами организации обмена документами с партнёрами через операторов электронного документооборота.

Одним из вариантов является работа с несколькими операторами. Поскольку участники обмена никак не ограничены в выборе оператора, они могут быть подключены к нескольким системам одновременно. Подключиться к общей системе можете либо вы, либо ваш контрагент.

Читайте также: