Как определить договор входящий или исходящий

Обновлено: 28.04.2024

3.5.1. Исходящие письма готовятся в виде инициативных, ответных и сопроводительных писем (приложения 23 - 25 к Инструкции).

В исходящих письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим предоставить", "направляем в Ваш адрес");

- от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым");

- от третьего лица единственного числа ("Агентство сообщает").

Если основанием составления документа является другой документ, то в тексте на него делается ссылка с указанием вида документа, его даты и номера. На исходящих (ответных) письмах, оформленных на бланках, ссылка проставляется в отведенном на бланке месте "на N __________ от ________"). Датой исходящего письма является дата его регистрации.

Структура исходящего письма состоит из следующих элементов:

1) адресата (в качестве адресата могут быть указаны организации, их структурные подразделения, должностные лица или граждане. При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже);

2) заголовка к тексту (отвечает на вопрос "о чем?");

3) обращения к адресату (словосочетание, выражающее уважение к адресату, в конце которого ставится восклицательный знак, отделяется от текста одним полуторным межстрочным интервалом). Обращения должны соответствовать нормам официального этикета.

В переписке наиболее часто употребляется сложное обращение к адресату, состоящее из имени собственного (имени и отчества) и прилагательного, наиболее соответствующего случаю обращения.

Уважаемый Матвей Сергеевич!

При обращении к нескольким адресатам или коллективу допустимо следующее обращение.

При отсутствии сведений об имени и отчестве адресата или по другим причинам можно воспользоваться следующей формулировкой обращения:

Уважаемый гражданин Хохлов!

При обращении к должностным лицам возможно обращение с указанием только должности или профессии. В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы.

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Директор!

4) текста документа, который может состоять из следующих элементов:

- вводной части (словесные конструкции, состоящие из одного или нескольких предложений, которые включают благодарность адресату, поясняют мотивы и цель послания, осуществляют смысловую и стилистическую подводку к существу исходящего письма). Во вводной части также используются формулы подтверждения, обоснования действия, предложения и другие.

Подтверждаем получение проекта федерального закона.

В соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации.

В связи с переносом сроков исполнения.

На основании подписанного договора.

Высылаем инструкцию (документацию, проект указания и др.).

Напоминаем, что в соответствии с предварительной договоренностью Вам необходимо представить следующие сведения.

Сообщаем, что Ваше обращение рассмотрено.

Просим принять участие в заседании.

Приглашаем Вас принять участие в конференции, которая состоится 22 декабря 2018 г. в..;

- основной части (несколько логически и стилистически увязанных абзацев (предложений), в которой формулируется суть излагаемого вопроса, информация о проделанной работе и т.п. Текст исходящего письма, как правило, должен касаться одного или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата);

- заключительной части (выводы, предложения, просьбы). В конце письма автор высказывает просьбу, пожелание, благодарность, сформулированные следующим образом.

Предлагаем провести экспертизу (дать заключение, дать согласие и др.).

Прошу оформить (организовать исполнение, сообщить сведения и др.).

Заранее благодарим за возможную помощь.

Заключительная часть также может содержать этикетную фразу (устойчивое словосочетание, подчеркивающее особо уважительное отношение к адресату, предшествует подписи, располагается на один полуторный межстрочный интервал ниже текста письма, используется по усмотрению работника, подписывающего исходящее письмо, и может оформляться им собственноручно);

5) отметки о наличии приложения;

7) отметки об исполнителе.

К особенностям официальной переписки относится также использование местоимения "Вы" с заглавной буквы (во всех падежах) в качестве вежливого обращения к индивидуальному адресату.

3.5.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются автором резолюции, в том числе на основании требований законодательства, внутренних регулятивных документов Агентства, уже имеющихся сроков исполнения документов или по решению автора резолюции, либо на основании типовых сроков, указанных в пункте 5.9 Инструкции. При отсутствии резолюции сроки подготовки ответных писем устанавливаются на основании типовых сроков, указанных в пункте 5.9 Инструкции.

Ответные письма должны точно соответствовать указаниям, зафиксированным в резолюции ее автором.

3.5.3. Адресование документа осуществляется посредством указания адресата и при необходимости его почтового адреса. Для отправки документов, не имеющих адресной части, составляется сопроводительное письмо. Выравнивание текста адресата производится по левой границе текстового поля данного реквизита. Первая строка наименования адресата должна иметь отступ в 1 полуторный межстрочный интервал от верхней границы текстового поля. Максимальная длина строки не должна превышать 7,5 см и ограничивается правой границей текстового поля. Допускается центрировать каждую строку реквизита "адресат" по отношению к самой длинной строке. Составные части данного реквизита печатаются одинарным межстрочным интервалом. Адрес отделяется от адресата одинарным межстрочным интервалом.

Краснопресненская наб., д. 14, стр. 1,

При адресовании письма руководителю организации или его заместителю наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

Должность и фамилия лица, которому адресован документ, указываются в дательном падеже. Фамилия и инициалы отделяются от наименования должности одним одинарным межстрочным интервалом. При адресовании инициалы должностного лица указывают после фамилии.

Федеральной налоговой службы

по Курчатовскому району

ул. Чичерина, д. 13,

г. Челябинск, 454100

При адресовании писем в структурные подразделения организаций используются полные наименования как самой организации, так и ее структурных подразделений в именительном падеже. Наименование структурного подразделения отделяется от наименования организации.

Департамент банковского надзора

При адресовании письма должностному лицу структурного подразделения наименование организации указывается в именительном падеже, а должность (сюда входит и наименование структурного подразделения организации) и фамилия лица - в дательном. Наименование должности отделяется от наименования организации, от фамилии и инициалов одним одинарным интервалом.

Директору Департамента допуска

и прекращения деятельности

При адресовании документа физическому лицу фамилия и инициалы отделяются от почтового адреса одним одинарным межстрочным интервалом.

ул. Мигаловская, д. 30, кв. 671,

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение "г-ну" (господину), если адресат мужчина, или "г-же" (госпоже), если адресат женщина.

Директору ООО "Паритет"

Если документ направляется в несколько (не более 4) однородных организаций или структурных подразделений организаций, то их следует указывать обобщенно.

обществ АО "Профиль"

При рассылке документа руководителям организаций или структурных подразделений организаций под реквизитом "адресат" в скобках указывается: "(по списку)".

обществ АО "Профиль"

При отправке письма в форме электронного документа по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки на материальном носителе) почтовый адрес не указывается. В случае отправки письма по электронной почте указывается адрес электронной почты, по которому направляется письмо.

документоведения и архивного дела

При направлении письма нескольким получателям адресование оформляется следующим образом:

административного округа г. Москвы

ул. Куусинена, д. 21,

Прокурору города Москвы

пл. Крестьянская Застава, д. 1,

ГСУ ГУ МВД России по г. Москве -

ул. Новослободская, д. 45,

В этом случае в тексте письма обращаются к первому адресату ("Уважаемая Вера Владимировна!").

Документ не должен содержать более 4 адресатов. При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список рассылки и на каждом экземпляре документа указывается только один адресат. Все экземпляры такого документа должны быть подписаны. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывается.

При направлении документа одного содержания в адрес Президента Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, органов государственной власти все его экземпляры оформляются как первые.

В необходимых случаях в тексте документа указывается, кому направлен данный документ или его копия.

В адресате документа, а также на конверте указывается почтовый адрес. Составные части почтового адреса располагаются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234. Адрес пишется разборчиво и без исправлений, в нем не должно быть знаков, не относящихся к адресу, и сокращенных названий, кроме установленных сокращений.

В соответствии с указанными Правилами оказания услуг почтовой связи устанавливается следующий порядок написания почтового адреса:

- наименование адресата (для физических лиц - фамилия, имя, инициалы);

- название улицы, номер дома, номер строения или корпуса, номер квартиры;

- название населенного пункта (города, поселка и т.п.), района;

- название республики, края, области, автономного округа;

- название страны (для международных отправлений);

документоведения и архивного дела

ул. Профсоюзная, д. 82,

Почтовый адрес не может не указываться на документах, направляемых в органы государственной власти, а также постоянным корреспондентам.

3.5.4. Исходящие письма подписываются Генеральным директором Агентства, заместителями Генерального директора Агентства и Финансовым директором - Главным бухгалтером Агентства, руководителями дирекций, а также руководителями структурных подразделений Агентства (лицами, их замещающими), иными работниками Агентства в пределах их компетенции, а также иными лицами в соответствии с полномочиями, предоставленными в установленном порядке. Ответы на обращения, поступающие в Агентство в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", подписываются только работниками Агентства.

Правила определения работников Агентства и иных лиц, подписывающих исходящие письма, устанавливаются Генеральным директором Агентства и Инструкцией.

3.5.5. Исходящие письма зарубежным адресатам оформляются на бланках с соблюдением требований, изложенных в разделе II Инструкции.

Текст исходящего письма начинается, как правило, с обращения.

Уважаемый господин Блэк! (к мужчине)

Уважаемая госпожа Смит! (к женщине)

Уважаемый господин Председатель!

(к должностному лицу, фамилия которого неизвестна)

В персональных обращениях имя (инициал имени) адресата опускается, указывается только фамилия.

Смысловые части текста документа разделяются абзацами.

В соответствии с международными стандартами составные части реквизита "адресат" выравниваются по левой границе текстового поля реквизита. Количество строк адресата должно быть не более 6, а количество знаков в строке - 30. Если адресат занимает более 6 строк, а в строке более 30 знаков, то данный реквизит можно оформить шрифтом меньшего размера. Адресат должен быть написан компактно, без разрядки и подчеркиваний.

Рекомендуется писать прописными буквами на английском языке или национальном языке адресата название местности (город, регион, провинция, штат, графство, кантон и т.д.), учреждения, осуществляющего доставку (как правило, в виде почтового кода), и страны назначения.

Если исходящее письмо адресуется организации, то сначала указывается ее название, затем почтовый адрес.

American National Social Institute

28 North 37nth Street

NEW YORK, NY. 12148

Если исходящее письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, должность, название организации, затем почтовый адрес.

Mr. A. Widmar, Chairman,

D. Coke and Son Ltd

Если исходящее письмо адресуется частному лицу, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес.

Mr. Luis Serrano Correcher

34 Calle Alcala 6a pl.

(servicio de prenca)

Если исходящее письмо зарубежному адресату составлено на русском языке, то к нему, как правило, прилагается перевод.

При подготовке любого соглашения важно наличие типового варианта, от которого могут “оттолкнуться” стороны соглашения при составлении собственного договора. Иными словами, наличие типового договора. Такой образец позволит заключить собственное соглашение в соответствии с законодательными нормами.

Соглашения бывают:

устные, письменные;
простые, нотариальные;
подлежащие обязательной госрегистрации.

Для большинства не требуется нотариального заверения, кроме договоров залога, ренты, брачных, соглашений об уплате алиментов, завещаний, доверенностей на совершение сделок и некоторых других. Также основной массе заключаемых соглашений не требуется и госрегистрация. Обязательной госрегистрации подлежат сделки об отчуждении (переход права на недвижимость).

Важно! Устные договоренности допускаются только в случаях, если сумма сделки менее 10.000 рублей.

Типовой договор, как правило, состоит из двух частей – вводной и части с указанием условий. Последние разделяются на существенные, обычные и прочие. Такая структура позволяет применять его в различных сферах жизнедеятельности, где требуется юридически грамотное оформление отношений.

Примерный вид типового договора:

его название, дата заключения;
ФИО подписантов или название заключающих сделку организаций;
указание сути соглашения – оказываемые услуги, трудовые взаимоотношения, купля-продажа;
обязанности, права подписантов;
гарантии;
форс-мажорные обст-ва;
ответ-сть подписантов;
их реквизиты.

Типовой документ востребован при заключении сделок по аренде, купле-продаже, оказании услуг. В каждом конкретном случае определяется, что будет являться важной частью сделки (существенными условиями). Только после того, как именно эти условия выполнены участниками, договор вступает в действие. Причем каждый из участников получает свой экземпляр договора.

ЭТАПЫ ЗАКЛЮЧЕНИЯ СДЕЛКИ

Заключение соглашения обычно состоит из следующих стандартных шагов:

предварительные переговоры;
запрос документов и проверка другого участника (в частности на платежеспособность);
непосредственное подготовка соглашения;
визирование и обмен экземп-ми.

ОСНОВНЫЕ ОШИБКИ ПРИ ПОДГОТОВКЕ ДОГОВОРА

Если договор составляется неспециалистом, то возможны следующие ошибки:

отсутствуют существ-е условия (в этом случае сделка является незаключенной);
несоблюдение письменной формы соглашения или отсутствие госрегистрации (если требуется по закону);
условия сделки противоречат действующему законодательству;
не учтены налоговые последствия;
не проверяется контрагент;
двусмысленность формулировок.

КАК ПРАВИЛЬНО ВИЗИРОВАТЬ ДОГОВОР

При проведении сделки не бывает мелочей. Поэтому важно и то, как подписывается договор. А именно:

должен подписываться в присутствии всех участников;
не допускается роспись одних лиц за других;
подписываются все страницы, кроме пустых (или на которых подписи оформлены отдельной страницей);
печать не ставится на подпись, чтобы, в случае необходимости, не усложнять экспертизу последней;
также рекомендуется визировать документ длинной подписью, в целях облегчения ее экспертизы.

Это лишь некоторые моменты, на которые следует обратить внимание при подписании сделки. Специалист при подготовке соглашения поможет учесть большинство (если не все) таких важных нюансов.

ГДЕ НАЙТИ ШАБЛОН ДОГОВОРА?

Сегодня существует обширная база шаблонов, для каждой возможной категории. Необходимо лишь выбрать необходимую. На нашем сайте также можно ознакомиться с данными шаблонами или образцами.

Однако выбрать правильный шаблон - это еще полдела. Образец необходимо подготовить под определенный случай, учитывая множество особенностей конкретной сделки. Цель такой доработки - избежать возможных рисков, убытков, недополученной прибыли и реального ущерба. Все это, к сожалению, вероятно при невнимательном составлении подобного договора.

ДОСТОИНСТВА И НЕДОСТАТКИ ТИПОВЫХ ОБРАЗЦОВ СОГЛАШЕНИЙ

К положительным моментам таких шаблонов относят следующее:

высокое качество составления и проработки, учитывание возможных ситуаций;
максимальная защита интересов подписантов;
уменьшение сроков согласования между контрагентами.

К отрицательным моментам шаблонов относят следующее:

разработаны под строго определенные договоры, как следствие, отсутствие гибкости при использовании их участниками сделки;
опасность устаревания ввиду изменений законодательства;
возможность изменения при недобросовестном отношении ответственного исполнителя.

ОБРАЩАЙТЕСЬ К СПЕЦИАЛИСТАМ

Чтобы весь процесс подготовки и составления договора с самого начала не доставил Вам хлопот, мы рекомендуем обращать пристальное внимание на все его этапы. Идеальный вариант - помощь квалифицированного специалиста.

Так, обратившись в компанию “РосКо”, которая предоставляет широкий спектр услуг, а именно: юридические, аудиторские, аккредитационные, бухгалтерские, регистрационные, кадровые, Вы можете быть уверены, что составленные при нашем профессиональном участии документы будут соответствовать всем необходимым требованиям и гарантированно уберегут Вас от любых неожиданностей.

подготовка договора;
согласование договора;
контроль возврата переданных экземпляров;
учет сопроводительных документов;
учет срока действия;
исполнение обязательств;
расторжение.

продлевает договоры при необходимости;
отслеживает передачу документа контрагенту на подпись;
контролирует сроки договоров и этапов.

Планирование и исполнение проектных задач

План проекта. Состоит из списка проектных задач, объединенных в иерархическую структуру, с указанием плановых сроков выполнения. Календарный план проекта рассчитывается автоматически на основе связей проектных задач, рабочего календаря, ограничений и настроек. План проекта можно загрузить из MS Project. Просматривать план проекта и отслеживать состояние проектных задач на всех этапах выполнения можно в следующих режимах:

планирование — для составления плана проекта;
отправка на выполнение — для своевременной отправки проектных задач на выполнение;
контроль выполнения — для контроля выполнения проектных задач;
анализ трудозатрат — для анализа плановых и фактических трудозатрат;
полный — режим выводит полный набор колонок в списке;
диаграмма Ганта — графическое представление плана проекта.

Подготовка по шаблону

Договор — это особенный вид внутреннего документа. Карточка договора содержит все сведения о нем (всего 75 реквизитов). Можно настраивать состав стандартных реквизитов и добавлять новые. Из карточки доступен переход ко всему, что связано с договором (переписка, процессы, сопроводительные документы, история сроков действия и прочее).

черновики;
согласованные материалы;
скан-копии подписанных оригиналов;
вспомогательные файлы.

Автозаполнение реквизитами

Программа поддерживает автоматическое заполнение файлов договоров. Текст договора заполняется автоматически из реквизитов карточки, например, Номер, Дата, Заголовок, Сумма, Срок действия и другие.

подготовить шаблоны файлов для всех видов договоров, которые используются на предприятии;
настроить правила автозаполнения для всех созданных шаблонов файлов;
подготовить шаблоны внутренних документов, приложив к ним созданные шаблоны файлов.

Доступно заполнение полей файлов MS Word и Open Office. Правила заполнения полей задаются в виде конструктора или выражением на встроенном языке.

Согласование договора

Согласование договора выполняется при помощи процесса Согласование. Может использоваться параллельное, последовательное или смешанное согласование, а также согласование по условию.

Например, смешанное согласование позволяет реализовать регламент обработки договора, по которому договор могут параллельно согласовывать главный бухгалтер и юрист, после них — заместитель генерального директора и, если замечаний нет, генеральный директор. По результатам согласования можно распечатать Лист согласования.

Многосторонние договоры

В программе можно учитывать договоры, заключенные более чем с двумя сторонами (многосторонние). Для этого достаточно ввести список корреспондентов, с которыми оформлен договор. Если договоры с несколькими корреспондентами заключаются регулярно — укажите их в шаблоне. В таком случае, они будут помещены в документ сразу при его создании по шаблону. При поиске договоров по корреспонденту в список найденных документов попадут и многосторонние договоры, содержащие указанного корреспондента.

Контроль возврата и передачи

В программе отражается передача договора контрагенту на подпись. При этом указывается ожидаемый срок возврата. Программа автоматически отслеживает этот срок и уведомляет ответственного, если документ не возвращен контрагентом вовремя. Программа помогает контролировать наличие скан-копий оригиналов документов и напоминает сотрудникам об этом.

Автоматическое продление

при заключении дополнительного соглашения с новым сроком действия;
при досрочном расторжении договора;
при автоматическом продлении договора.

Срок можно изменить и вручную. Вся история изменения сроков действия договора сохраняется.

Анализ договорной работы

список всех договоров за период для анализа и повышения эффективности работы сотрудников;
список истекающих в ближайшее время договоров и контакты всех контрагентов для обсуждения с ними продления договоров;
отчет о сезонности и других особенностях заключаемых договоров.

Специализированные подсистемы. Просто картинка с подписью. Пусть будет тут. А подпись пусть будет на 2 строки, длинная подпись нам потребуется в модальном окне. Все любят модальные окна, это стильно и современно!

Планирование и исполнение проектных задач Подготовка по шаблону Автозаполнение реквизитами Согласование договора Многосторонние договоры Контроль возврата и передачи Автоматическое продление Анализ договорной работы

Одной из функциональных задач секретаря руководителя является регистрация и контроль входящей корреспонденции и исходящей. Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте. У секретарей, особенно без опыта работы, часто возникают вопросы о необходимости ведения учета входящей и исходящей корреспонденции. Во избежание конфликтных ситуаций, а тем более решения спорных вопросов в суде, руководителям, любых форм собственности, рекомендуется организовать четкую систему документооборота.

Предлагаемое решение позволяет облегчить регистрацию корреспонденции, хранение и дальнейший ее поиск. Также сэкономит ручной труд секретаря и всех отправителей.

Описание решения

Техническое решение основано на базовых возможностях системы DIRECTUM, реализованных в модулях "Управление электронными документами" и "Управление деловыми процессами".

Описание работы с решением

Перед началом работы.

Для работы с корреспонденцией в первую очередь пользователю необходимо задать пароль.

Этот пароль будет закреплён за пользователем для идентификации при получении, отправке и возврате корреспонденции, но при необходимости он сможет его сменить, снова запустив сценарий со своего компьютера.

Работа с входящей корреспонденцией.

Если в течение 5-ти дней (для срочных – 2 дня) входящий документ не будет извлечен, то уведомление о необходимости получить почту придет адресату (если адресат – работник), ассистенту отдела (если адресат – подразделение), всем ассистентам отдела (если адресат бизнес-юнит или неизвестен).

При получении входящей корреспонденции работник приходит к ответственному за регистрацию лицу. Для регистрации факта получения письма необходимо на ноутбуке, который расположен на месте регистрации/ресепшене, зайти по ярлыку, расположенному на рабочем столе.

Ярлык на рабочем столе

Карточка "Работа с корреспонденцией"

Работа с исходящей корреспонденцией.

Параметры маршрута "Согласование исходящей корреспонденции"

Работа с корреспонденцией

Права на работу с корреспонденцией.

При этом, если установлен признак конфиденциальности письма, то опись и документы смогут увидеть только Адресат (и его замещающий) и все сотрудники его подразделения (для вх. корреспонденции), Отправитель (и его замещающий) и все сотрудники его подразделения (для исх. корреспонденции).

Заключение

Внедрение технического решения позволяет автоматизировать процессы регистрации входящей и исходящей корреспонденции на предприятии. Как следствие происходит:

Переход организации на электронный документооборот позволяет оптимизировать работу, в том числе согласование документов. Все статусы подписания будут зафиксированы онлайн в автоматизированной информационной системе. Это делает процесс согласования прозрачным и понятным.

Обычно в компаниях перед подписанием договора или другого документа его согласуют внутри одного или нескольких отделов. Документ перемещается на визирование ответственному сотруднику или подразделению. Если документооборот происходит на бумаге, то приходится долго ждать получения подписей и постоянно отслеживать движение документов. Если документы в электронном виде, сложные цепочки согласований можно автоматизировать.

Согласование документов в электронном виде происходит в системе для электронного документооборота внутри организации (СЭД) или в сервисе для электронного документооборота (ЭДО) с контрагентами. Использование программ для согласования документов позволяет ускорить процессы. При этом хронология изменений будет сохранена — так участники смогут отследить внесенные изменения и актуальные статусы документа в реальном времени.

Как согласовать?

Рассмотрим, как происходит электронное согласование проекта договора и других документов в СЭД.

Система согласования документов предоставляет доступ к нужным файлам, правкам и комментариям сотрудникам компании. Доступы можно настроить на подразделение, отдельных коллег, а также разграничить права: администратор, редактор, читатель.

После того как вовлеченные сотрудники выдадут решение по документу, статус последнего изменится, и система отправит ответственному уведомление.

Когда процесс завершен, необходимо подписать документ. Это автоматически сделает система согласования. Либо сотруднику понадобится проверить цепочку и поставить подпись самостоятельно. Если документ подписан, внести в него правки невозможно.

Таким образом, согласование документов в электронном виде состоит из этапов:

Также СЭД позволяет настроить автоматизированные маршруты, когда документ движется по цепочке, а участники получают напоминания.

Настройте систему согласования документов под ваши процессы в Диадоке

Согласование документов в системе ЭДО Диадок

Разберем, как происходит согласование документов в сервисе для электронного документооборота с контрагентами Контур.Диадок.

Рассмотрим сценарии согласования и подписания входящих документов от контрагентов с участием в процессе двух сотрудников.

В первом случае у оператора есть право подписи и передачи на согласование или подпись, у бухгалтера — право согласования:

Оператор получает документ.
Передает документ на согласование бухгалтеру.
Бухгалтер получает документ и согласовывает.
Оператор подписывает документ или передает на подпись другому специалисту.

Теперь опишем сценарий подписания, где участвуют оператор, который может передавать документы на согласование или подпись, и директор с правом подписи:

Оператор получает документ.
Передает документ на подпись директору.
Директор получает документ и подписывает его.
Оператор видит, что документ подписан.

Все статусы документов наглядно отображены в системе, поэтому сотрудники могут легко ориентироваться в статусах.

Маршруты согласования в системе ЭДО Диадок

В Диадоке можно использовать автоматизированные маршруты согласования документов. Они нужны в следующих случаях:

Документы в компании согласовывают дольше трех дней.
Директор подписывает документы массово после согласования ответственными сотрудниками.
В согласовании участвуют несколько человек.
Сотрудники находятся в разных офисах.
Перед подписанием и отправкой документ нужно дополнительно согласовать с помощью КЭП.

Маршруты настраиваются индивидуально в каждой организации. Это ускоряет процесс согласования и позволяет:

Запускать по цепочке входящие и исходящие документы.
Настраивать и менять шаги маршрута.
На каждом шаге задать время, за которое нужно обработать документ.
Настроить напоминания для исполнителя.
Подключить уведомления руководителю для случаев, когда исполнитель пропустил срок согласования.
Перемещать обработанные документы в специально созданные подразделения в ящике Диадока.

Диадок позволяет настраивать автоматический режим, когда система сама запустит документ по маршруту.

Составляйте маршруты согласования, подключайте уведомления для всех участников процесса, чтобы ускорить обработку документов в системе ЭДО Контур.Диадок

Плюсы согласования

Согласование договоров в электронном виде и других документов экономит время и упрощает работу. Еще преимущества:

Над документом работают несколько сотрудников онлайн, без физического перемещения бумажных носителей.
Настраиваются уровни доступа для категорий пользователей.
История работы над документом фиксируется — процесс прозрачен.
Участники согласования получают уведомления об изменениях.
Маршрут движения настраивается по желанию клиентов, в соответствии с внутренними процессами в организации.
Использование маршрутов увеличивает скорость согласования в СЭД и в системе ЭДО, что делает быстрее обмен документами с контрагентами, а значит, и получение оплаты от клиентов.
Сервис ЭДО позволяет согласовывать документы с телефона (через веб-интерфейс или приложение).

Вопрос-ответ

В каких случаях лучше автоматизировать маршруты согласования?

Автоматизация пригодится, если согласование занимает несколько дней, в нем участвуют больше трех сотрудников из разных филиалов, работать приходится с большим объемом документов.

Сколько участников можно добавить в цепочку согласования?

В Диадоке нет ограничений по количеству пользователей в маршруте. Для автоматизации в цепочку добавляют всех участников процесса.

Читайте также: