Как оформить табель в 1с

Обновлено: 19.05.2024

Для контроля за сотрудниками зафиксированного за ними графика выхода на работу, для учета фактически отработанного времени для расчета заработной платы, и для составления стат. отчетности сотрудники кадровых служб ведут табеля учета рабочего времени. Для учета используется две формы Т-12 и Т-13. Первая предназначена исключительно для ручного заполнения, а форма Т-13 для автоматического. В этом обзоре я расскажу про методику ведения табеля учета рабочего времени, а также дам краткую инструкцию по заполнению табеля в программе 1С:Зарплата и управление персоналом, редакции 3.0.

Методика ведения табеля

Учет ведется по наемным сотрудникам, у которых результат расчета заработной платы зависит от фактической выработки времени. В классической схеме это выглядит так:

Специалист, которому поручен учет отработанного времени заполняет табель и передает его в бухгалтерию;
В бухгалтерии, специалист по расчету заработной платы на основании полученных данных начисляет заработную плату.

С помощью средств автоматизации этим процессом может заниматься и один сотрудник (например, расчетчик ЗП).

Бывают ситуации когда вести учет отработанного времени не обязательно, например если все сотрудники работают по стандартному графику работы (40 часовая рабочая неделя).

Есть два способа контроля отработанного времени:

Первый способ — это учет отклонений от зафиксированного за сотрудником графика. Т.е. фиксируются только те дни (или часы), когда сотрудник не работал, например отпуск, больничный, отгул и т.п. Отклонения могут быть также в большую сторону, например работа в незапланированное по графику время, например сверхурочные;
Второй способ — это сплошная регистрация отработанного времени. Этот способ применяется когда нужно тотально контролировать отработанное сотрудником время.

Важно понимать, что второй способ более трудоемкий, потому что, как и в первом нужно вести учет документов отклонений и дополнительно регистрировать все явки сотрудников.

Как вести табель в 1С:Бухгалтерии

Хотя в этой статье далее я буду рассказывать про ведение табеля в программе 1С:ЗУП, очень часто у пользователей возникает вопрос: как вести учет рабочего времени в 1С:Бухгалтерии.

Так вот сразу оговорюсь, что в 1С:БП нет стандартного функционала для автоматизации этой задачи. Но в каталоге разработок есть решения для этого вопроса:

Фиксируем план рабочего времени

Переходим к описанию действий в программе 1С:Зарплата и управление персоналом. Чтобы закрепить за сотрудником плановое время работы, нужно присвоить ему график работы или на определенный период закрепить за работником индивидуальный график. Итак, по шагам…

Первое, что необходимо сделать, это заполнить производственный календарь на текущий календарный год. Для этого нужно перейти в раздел Настройка — Производственные календари.

Далее нужно заполнить по умолчанию, проверить правильность и при необходимости перенести рабочие или выходные дни.

После того, как производственный календарь заполнен, нужно подготовить графики работы, по которым на вашем предприятии работают сотрудники.

Обратите внимание, в ЗУП 3.0 есть возможность изменить график работы сразу по списку сотрудников. Если изменения носят массовый характер, этот инструмент может сэкономить время.

Как уже упоминалось ранее, в случае если в течении какого либо времени у сотрудника меняется условия выхода на работу, нужно зарегистрировать индивидуальный график работы.

Важно понимать, что индивидуальный график работы на время действия (указанный календарный месяц) вытесняет тот график работы сотрудника, который у него назначен по умолчанию (при приеме на работу или при кадровом переводе).

Регистрируем факт отработанного времени

На первом шаге для учета фактически отработанного времени нужно зарегистрировать отклонения от запланированного графика. Это можно сделать через документы :

У табеля высший приоритет! Например, если в табеле зафиксировано время нахождения сотрудника на больничном и после этого документ регистрации больничного изменился, нужно обязательно внести соответствующие в табель, иначе расчет зарплаты может быть выполнен некорректно.

В табеле можно в ручном режиме в любой ячейке таблице ввести нужно обозначение (см. таблицу используемых условных обозначений).

Печатная форма Т-13

Печатную форму можно сформировать из документа.

Если на предприятии документ Табель не вводится, тогда унифицированную форму Т-13 можно вывести через отчет. Перейдите по меню Зарплата — Отчеты по зарплате

В этом видео ролике продемонстрирован пример заполнения табеля в ЗУП 3.0

Более детально с вопросом ведения табеля можно ознакомиться в статьях из информационной системы ИТС:

Для понимания того, каким образом ведется учет рабочего времени в программе ЗУП, необходимо знать, что в программе есть как отчет Табель, так и документ Табель.

Задача первого – лишь выводить информацию о рабочем времени, уже скорректированном на основании внесенных в программу документов отклонений

Задача второго – формировать эту информацию самостоятельно в случае ведения учета методом сплошной регистрации рабочего времени

Отчет позволяет получить данные об использовании рабочего времени из следующих объектов программы (в порядке приоритета):

график работы сотрудника

индивидуальный график на определенный месяц

документы, регистрирующие отсутствия, например - Отпуск, Отпуск без сохранения оплаты, Больничный лист, Отсутствие (болезнь, прогул, неявка), Командировка и др. А также работу в праздники, выходные, сверхурочно - Работа в выходные и праздники, Работа сверхурочно

документ Табель.

Табель в отчете можно формировать для каждого подразделения организации как отдельный документ (доступно в настройках отчета).

Документ Табель имеет приоритет перед другими документами учета фактически отработанного времени (Отпуск, Больничный лист и др.): если введен документ Табель, а после этого вносятся изменения в данные для расчета заработной платы, следует отражать эти изменения в табеле, иначе заработная плата может быть начислена по неверным данным.

Общая схема учета рабочего времени в программе выглядит следующим образом:

1. Вводится информация о плановом объеме рабочего времени сотрудника (норме времени и расписании работы сотрудника):

описывается график работы сотрудника

при необходимости вводится индивидуальный график на месяц.

2. Вводится информация о фактическом объеме рабочего времени сотрудника:

все отсутствия сотрудника в течение месяца регистрируются соответствующими документами-отклонениями (Отпуск, Командировка, Больничный лист, Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) и др.)

работа в выходные, праздники, а также работа сверхурочно регистрируется документами (Работа в выходные и праздники, Работа сверхурочно)

регистрация специальных случаев (корректировка отработанных часов при почасовой оплате, при работе сотрудника по нескольким видам основного времени и т.п.) производится документами Данные для расчета зарплаты

при необходимости вводится документ Табель.

3. Формируется печатная форма табеля № Т-13, отражающая всю введенную информацию, для проверки, утверждения, печати и т.д.

4. По введенным данным начисляется заработная плата.

Подробнее об организации учета рабочего времени в программе смотрите в одноименной статье.

Существуют два метода оформления табеля учета рабочего времени:

1. Оформление табеля, в котором при учете рабочего времени используется метод отклонений.

2. Оформление табеля, в котором при учете рабочего времени используется метод сплошной регистрации.

При учете рабочего времени используется метод отклонений

Для формирования табеля по унифицированной форме № Т-13 в программе используется отчет Табель учета рабочего времени (Т-13) (Зарплата – Отчеты по зарплате – Табель учета рабочего времени (Т-13).

Для начисления зарплаты сотрудникам такой организации нет необходимости предварительно оформлять табель учета рабочего времени. Отчет Табель в организации принято формировать после начисления зарплаты за месяц.

Для начисления оплаты по окладу пропорционально отработанным часам в программе может быть использован предопределенный вид начисления Оплата по окладу (по часам) (Настройка – Начисления). Для вида начисления Оплата по окладу (по часам) на закладке Учет времени установлен вид времени Рабочее время. При этом учитываются все виды рабочего времени, не только Явка.

Табель использования рабочего времени по форме № Т-13 формируется автоматически с помощью отчета Табель учета рабочего времени (Т-13) на основании данных, имеющихся в информационной базе, в которой отражены все отклонения и произведены все начисления за текущий месяц.

1. Зарплата – Отчеты по зарплате – Табель учета рабочего времени (Т-13).

2. В поле Период укажите период, за который необходимо сформировать табель.

3. В поле Организация укажите организацию, по которой необходимо сформировать табель.

4. В поле Сотрудники выберите сотрудника (сотрудников), по которому необходимо сформировать табель.

5. Для редактирования полного перечня текущих настроек отчета нажмите на кнопку Настройки. В открывшейся форме выполняются настройки для построения отчета.

6. Сформировать.

Для учета использования рабочего времени каждому сотруднику ставится в соответствие его график работы. В дни, проработанные по графику, в табеле проставляется код Я, и продолжительность работы в часах. Выходные и праздничные дни по графику работы сотрудника отмечаются кодом В. Когда сотрудник отработал не полностью учетный период (месяц) по установленному графику (находился в отпуске, в командировке, болел и т.д.), в табеле учета рабочего времени указывается код причины отклонения и продолжительность отклонения. Если в течение месяца у сотрудника были внутрисменные отсутствия, то в табеле в одной ячейке могут быть указаны несколько кодов учета времени через дробь и продолжительность работы в часах по каждому виду времени тоже указываются через дробь.

При учете рабочего времени используется метод сплошной регистрации

Документ Табель предназначен для ввода фактически отработанного времени сотрудников при необходимости. Табель вводить необязательно. Заполнение документа отличается в зависимости от того, используется ли обособленные территории и/или условия труда или не используются.

Поскольку графики работы в подразделении могут не соблюдаться по причине, например, взаимной подмены сотрудников на разных территориях, учет рабочего времени ведется методом сплошной регистрации. В течение месяца табель заполняется вручную ответственным лицом. В начале следующего месяца заполненный табель передается в бухгалтерию для начисления зарплаты.

1. Зарплата – Табели.

3. В поле Месяц выберите месяц, за который необходимо сформировать табель (по умолчанию текущий месяц).

4. В поле Организация укажите организацию, по которой необходимо сформировать табель.

5. В поле Дата укажите дату регистрации документа в информационной базе.

6. Поле Номер не является активным для пользователя. Программа автоматически присвоит номер документу после его записи. Дата и номер документа отразятся в печатной форме № Т-13.

7. В поле Данные за укажите, за какой период необходимо сформировать табель (по умолчанию текущий месяц). В полях С. По. автоматически отражается период начала и окончания формирования табеля. Если в поле Данные за укажите Произвольный период, тогда поля С. По. заполните вручную.

8. Поле Подразделение появляется в документе, если в настройках расчета зарплаты (Настройка – Расчет зарплаты) не установлен флаг Расчет и выплата зарплаты выполняется по организации в целом. Если в поле Подразделение будет указано какое-либо конкретное подразделение, то при заполнении табличной части документа по кнопке Подбор будут доступны для выбора сотрудники этого подразделения согласно кадровым данным на дату документа. При использовании кнопки Заполнить табличная часть заполнится списком сотрудников выбранного подразделения.

9. Табличная часть документа заполняется автоматически буквенными обозначениями из справочника Виды использования рабочего времени (Настройка – Виды рабочего времени) и количеством часов, соответствующих графику работы и документов отклонений.

10. Изменение вида времени и количества часов в табеле произведите вручную в специальной форме Редактирование данных учета времени за день, которая открывается при нажатии на ссылку в ячейке редактируемого дня. При установке флага В течение дня работа выполнялась на разных территориях в данной форме можно отразить в течение одного рабочего дня различные территории и количество часов, отработанных на указанных территориях.

11. По ссылке Подписи поля Руководитель, Руководитель кадровой службы, Ответственное лицо и ссылки с их должностями заполняются фамилией, именем, отчеством, должностью руководителя организации, руководителем кадровой службы и ответственного лица вручную и используются для расшифровки подписи в печатной формы табеля № Т-13.

12. Провести.

13. По кнопке Т-13 можно сформировать и вывести на печать Табель учета рабочего времени (унифицированную форму № Т-13).

Информация об использовании сотрудниками рабочего времени ведется в специальном документе — Табеле учета рабочего времени . В него заносится отработанное и неотработанное время. Существуют две формы табеля:

Т-12 — для ручного заполнения;
Т-13 — для автоматизированного заполнения.

В программе 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 используется табель Т-13. Рассмотрим, как он формируется.

Табель в 1C 8.3 Бухгалтерия — где найти?

Табель в 1C 8.3 Бухгалтерия реализован в виде отчета Табель учета рабочего времени (Т-13) . Для его открытия пройдите в меню Зарплата и кадры – Отчеты по кадрам .

Нажмите на одноименную ссылку.

Откроется форма отчета:

1С табель учета рабочего времени — настройки

Перед формированием табеля укажите настройки:

Период — период формирования отчета;
Организация — выберите ту, по которой требуется сформировать табель (если в базе ведется несколько организаций);
Подразделение — если требуется вывести табель по отдельному подразделению, укажите его в этом поле.

укажите ответственного, руководителя, кадровика и их должности в соответствующих полях — эти сведения отобразятся в отчете;
если хотите формировать табель не по всем сотрудникам, а только по некоторым, выберите их по ссылке Подбор .

Кнопка Закрыть закроет форму настроек. Кнопка Закрыть и сформировать сразу сформирует отчет.

Указанные настройки сохраняются при последующем открытии табеля.

Формирование табеля

Для заполнения отчета нажмите кнопку Сформировать .

Отобразится информация по рабочему времени сотрудников.

Разберем, какая информация и на основании чего выводится в отчете.

По сотрудникам, определенным в настройках, выводятся отметки о явках и неявках на работу за указанный период.

Рабочие дни и выходные заполняются по данным производственного календаря 40-часовая 5-дневная рабочая неделя , который по умолчанию есть в программе. Он находится в разделе Справочники – Производственные календари . Не забудьте его заполнить в начале каждого года.

В табеле буквами обозначаются:

Я — отработанные сотрудником дни, в строчке ниже выводится количество часов.
В — выходные и праздничные дни.
Б — дни болезни работника. Определяются на основании документа Больничный лист при указании в поле Причина любого значения, кроме варианта (05) Отпуск по беременности и родам.
Р — дни отпуска по беременности и родам. Определяются на основании документа Больничный лист при указании в поле Причина варианта (05) Отпуск по беременности и родам.
ОТ — дни ежегодного отпуска. Определяются на основании документа Отпуск.
ОЗ — дни отпуска без сохранения заработной платы согласно законодательству РФ. Определяются на основании документа Отпуск без сохранения оплаты .

В разделе Неявки по причинам отображается общее количество дней или часов в разрезе кодов времени.

Ручное изменение табеля

В табеле не все коды времени отражаются автоматически. Например, не отражаются прогулы, дополнительные отпуска, командировки и т. д. В таких случаях следует отредактировать табель вручную.

По умолчанию табель недоступен для изменения. Для редактирования нажмите справа в табеле на три точки, выберите пункт меню Таблица – Вид .

Затем включите изменение по кнопке Редактирование .

После этого в табеле ячейки станут доступны для изменения — внесите необходимые корректировки.

Сохранение и печать табеля

Для печати табеля нажмите на соответствующую кнопку в верхней панели отчета (значок принтера). На этой же панели есть кнопка для сохранения отчета в файл (значок дискеты) и кнопка для отправки отчета по электронной почте (значок конверта).

В настоящей статье изучим вопрос формирования табеля учета рабочего времени. К рабочему времени, согласно 91 статье трудового кодекса, следует относить то время, в которое работник организации выполняет свои должностные обязанности. Кроме этого, согласно этой же статье, работодатель обязан учитывать отработанное фактическое время при помощи “Табеля учета рабочего времени”. Данный документ имеет утвержденные, унифицированные формы № Т-12 и Т-13. Документ заполняется ежемесячно и на его основании готовых сведений бухгалтер производит начисление зарплаты и отпускных. По сути, табель представляет собой таблицу, в которой содержаться все явки и неявки сотрудника за месяц, отработанные часы за день и отсутствия. Как правило, за заполнение табеля отвечает уполномоченный сотрудник – табельщик, либо руководитель подразделения.

Предлагаем Вам ознакомиться с видео-версией данной статьи!

Хотя и бухгалтерия имеет упрощенные возможности в рамках кадрового учета и зарплаты, все же табель по форме Т-13 присутствует. Он заполняется по данным производственного календаря. Также важным моментом является то, что табель формируется и ведется по графику 5-ти дневной 40-часовой рабочей неделе. Программа не предназначена для сменного, вахтового, неполного и других графиков.

В программе открываем раздел “Зарплата и кадры” и выберем пункт “Настройка зарплаты”. Чтобы табель формировался с учетом больничных и отпусков, должна быть установлена соответствующая опция. Но есть ограничение – численность работников не должна превышать 60 человек.

Вернемся в раздел “Зарплата и кадры” и нас будут интересовать отчеты из этого раздела “Отчеты по кадрам”. В списке отчетов нажимаем на ссылку “Табель учета рабочего времени (Т-13)”.

Откроется форма табеля. В шапке устанавливаем период и если хотим сформировать отчет по конкретному подразделению и организации, то следует установить отборы в соответствующих полях. После чего нажимаем на кнопку “Сформировать”.

В сформированном отчете будет информация о должности и ФИО работников, их таб. номера, количество дней и часов за выбранный период. В ячейках отчета используются следующие обозначения: Я – явка, В – выходные, ОТ – отпуск, Б – больничные.

Также есть возможность установить дополнительные настройки. Для этого нажимаем на кнопку “Настройки…” в шапке отчет, после чего появится следующее окно

Здесь есть возможность внести должность и ФИО ответственного лица, руководителя и кадровика. Здесь же будут и отборы из шапки отчеты. Также в правой части можно установить отбор по интересующим нас сотрудникам. После чего нажимаем “Закрыть и сформировать”.

Если сформированный табель не соответствует событиям, которые происходили по факту, то данные в нем можно откорректировать вручную, предварительно выделив соответствующие ячейки. Для этого необходимо выбрать пункт программы “Главное меню”, далее “Таблица”, пункт “Вид” и выбираем действие “Редактирование”.

Если у Вас остались вопросы по работе с табелем учета рабочего времени в 1С 8.3 Бухгалтерия, мы с радостью ответим на них в рамках бесплатной консультации.

Читайте также: