Как оформить путевой лист если в командировку едут два водителя

Обновлено: 16.05.2024

Ответ: В случае если срок командировки водителя составляет более месяца, будет правильным оформить несколько путевых листов, не превышающих период один месяц.

Предрейсовый медицинский осмотр водителя в такой ситуации производится перед направлением его в служебную командировку.

Обоснование: Служебной командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 Трудового кодекса РФ).

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, содержащим обязательные реквизиты, составляемым при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ)).

Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). В качестве первичных учетных документов могут применяться унифицированные первичные документы по учету основных средств, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7, или документы по самостоятельно разработанным формам, содержащим обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Кроме того, при разработке путевых листов, чтобы избежать проблем с контролирующими органами, следует учитывать Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, утвержденные Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (Определение Верховного Суда РФ от 01.09.2014 N 302-КГ14-529 по делу N А33-12312/2013).

Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на день, - даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован (п. 4 Обязательных реквизитов и порядка).

Путевой лист оформляется на один день или на срок, не превышающий одного месяца, при этом не уточняется, при каких обстоятельствах путевой лист может быть оформлен на период, превышающий день (п. 10 Обязательных реквизитов и порядка).

К примеру, в Указаниях по применению и заполнению форм, утвержденных Постановлением Госкомстата России N 78, обозначено, что по общему правилу путевой лист легкового автомобиля (форма N 3) действителен на один день или смену. Исключение распространяется только на ситуацию отправления водителя в командировку, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены). Тогда путевой лист выдается на более длительный срок.

Таким образом, считаем, что организация вправе предусмотреть в порядке оформления путевых листов любой срок, в течение которого будет действовать путевой лист, выписанный на конкретное транспортное средство и на конкретного водителя, но не более месяца.

Поскольку действующий порядок оформления путевых листов не предусматривает возможности оформить только один путевой лист на весь срок командировки, длящейся более месяца, в такой ситуации будет правильным оформить несколько путевых листов, не превышающих период один месяц.

Юридические лица и индивидуальные предприниматели, осуществляющие на территории Российской Федерации деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, обязаны организовывать и проводить обязательные медицинские осмотры водителей (п. 1 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ "О безопасности дорожного движения" (далее - Закон N 196-ФЗ)).

При этом под водителем понимается лицо, управляющее каким-либо транспортным средством (п. 1.2 Правил дорожного движения Российской Федерации, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 23.10.1993 N 1090).

Видами медицинских осмотров в числе прочих являются: предсменные, предрейсовые медицинские осмотры, проводимые перед началом рабочего дня (смены, рейса) в целях выявления признаков воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов, состояний и заболеваний, препятствующих выполнению трудовых обязанностей, в том числе алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения и остаточных явлений такого опьянения, и послесменные, послерейсовые медицинские осмотры, проводимые по окончании рабочего дня (смены, рейса) в целях выявления признаков воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов рабочей среды и трудового процесса на состояние здоровья работников, острого профессионального заболевания или отравления, признаков алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения (п. п. 4 и 5 ч. 2 ст. 46 Федерального закона от 21.11.2011 N 323-ФЗ "Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации", п. 1 ст. 23 Закона N 196-ФЗ).

В путевом листе обязательно указание даты, времени проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, с заверением его штампом и подписью с указанием фамилии, имени, отчества (п. п. 7, 16 Обязательных реквизитов и порядка).

Понятие "рейс" не установлено даже на уровне отраслевого законодательства в сфере транспорта. Это позволяет водителям правомерно совершать длительные служебные поездки, подтверждаемые путевыми листами с отметкой о прохождении медосмотра только на момент получения путевого листа (начала пути) (см., например, Определение ВАС РФ от 30.06.2009 N ВАС-7619/09, Постановления Верховного Суда РФ от 05.10.2012 N 46-АД12-18, Самарского областного суда от 29.04.2013 N 4а-231/2013).

Следовательно, если водитель в период длительной командировки совершает один рейс, оформление которого невозможно одним путевым листом на весь срок командировки, достаточно отметки о прохождении медосмотра только на момент получения первого путевого листа (начала пути).

Для снижения вероятности предъявления претензий к работнику, направленному в командировку на срок более месяца на служебном транспорте, целесообразно проводить предрейсовые осмотры как в пункте отбытия в командировку, так и в пункте прибытия (если работник совершает поездку в регион, где организация имеет действующие договоры об оказании услуг по проведению медицинского осмотра) и ставить необходимые штампы о прохождении такого осмотра в путевом листе, составленном на следующий месяц.

Конечно, вы без всякой регистрации можете покупать билеты, узнавать расписания, бронировать отели и т.п.

Но после регистрации все это станет удобнее и быстрее.

В любой момент вы сможете

распечатать бланк заказа или маршрутной квитанции,
заказать звонок оператора и т.п.,
посмотреть историю заказов.

Личный кабинет мы сделали совсем недавно. Уже скоро его возможности ощутимо расширятся.

Командировка — это поездка по делам компании, в ходе которой работник должен выполнить служебное поручение. Командировка проходит вдалеке от обычного места работы, а её срок оговаривается работодателем. Не считается командировкой работа проводника поезда или курьера.

Согласно ст. 167 ТК РФ, на время командировки за работником сохраняется место (его нельзя уволить) и средний заработок. Ст. 168 Кодекса обязывает работодателя компенсировать траты сотрудника на жильё, проезд, а также оплатить другие расходы, связанные со служебной поездкой.

Этапы оформления командировки

В каждой компании в дополнение к трудовому законодательству может быть составлен локальный акт, регулирующий процесс командирования сотрудников. В нём указывают:

что может быть целью рабочей поездки;
кого могут отправлять в командировку;
каков размер суточных для командировочных по России и за границей;
какие виды расходов покрывает фирма, в том числе дополнительные (например, расходы на деловые ужины, трансфер, такси).

Перед рабочей поездкой важно ознакомиться с положением о командировках в компании, чтобы точно знать, какие расходы возместят, а какие нет.

Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеет свои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерны для большинства организаций.

1. Выбор сотрудника

Согласно российскому законодательству, не все работники обязаны ездить по делам компании. Нельзя направлять в служебные поездки беременных, даже если они не против (статья 259 ТК РФ). Командировать сотрудника с ограниченными физическими возможностями допускается, если обеспечиваются соответствующие его потребностям условия труда: например, колясочнику необходимы пандусы.

Категория сотрудников

Ссылка на законодательство

Можно, если речь идёт о спортсменах и творческих работниках

Сотрудники, работающие по ученическому договору

Можно, только если командировка связана с ученичеством

Сотрудники с ограниченными физическими возможностями

Можно, если командировка не противоречит индивидуальной программе реабилитации

Также есть ограничения при направлении в командировку следующих категорий сотрудников:

женщины, имеющие детей до 3 лет;
отцы и матери или опекуны, единолично воспитывающие детей до 14 лет;
родители детей с ограниченными физическими возможностями;
родитель ребёнка до 14 лет, если второй родитель работает вахтовым методом;
многодетные родители (трое и более детей до 18 лет), пока младшему не исполнится 14 лет;
сотрудники на больничном по уходу за членами семьи.

Кроме того, сотрудника не могут послать в командировку, пока он находится в отпуске или на больничном. Чтобы вызвать работника с отдыха, понадобится заручиться его согласием в письменной форме.

В остальных случаях работник, отказавшийся от командировки, рискует получить дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения.

2. Согласование командировки

В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездку и сопутствующие траты, принято составлять служебную записку начальству — обычно это делает руководитель командированного. В документе прописывают сроки и цель поездки, ФИО и должность командированного.

Однако оформлять служебную записку по закону необязательно. Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощён и автоматизирован — сотрудник создает заявку в корпоративной системе, после чего задача на оформление документов переходит на ответственных сотрудников: в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.

3. Составление заявления на выплату аванса

Следующим шагом сотрудник должен написать заявление на перечисление авансовых средств, чтобы он мог купить билеты и забронировать гостиницу. Сумма рассчитывается исходя из примерной стоимости аренды жилья и транспортных расходов. Кроме того, в авансовый платеж включаются суточные. Не забудьте свериться с положением о командировках — не стоит бронировать люкс в пятизвездочном отеле, если лимит на гостиницу составляет 2000 рублей в сутки.

4. Выпуск приказа о командировке

После согласования поездки готовится приказ, который сотрудник должен подписать. Документ составляется в свободной форме, принятой в компании, или по унифицированной официальной форме Т-9 или Т-9а (для нескольких командированных). Раньше требовалось оформлять служебное задание и командировочное удостоверение, но Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 сделало применение этих документов необязательным. Хотя некоторые компании используют их и по сей день, это не запрещено.

В приказе пишут:

кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность, подразделение);
куда;
в какие даты и на сколько календарных дней;
зачем (цель поездки).
кто финансирует поездку (работодатель).

Также в документе могут быть строки для комментария. Например, если работодатель захочет прописать размер суточных.

5. Бронирование жилья и билетов

В различных организациях это происходит по разным схемам. Где-то билеты и гостиницу бронируют сами командированные из перечисленного аванса, а где-то — уполномоченные сотрудники компании, например, сотрудники отдела кадров.

Многим организациям удобнее заключить договор с определённым сервисом и покупать билеты с корпоративного счёта. На Туту.ру можно оплатить билет личной банковской картой, а можно завести корпоративный аккаунт и оформлять билеты всем сотрудникам с корпоративного баланса. Подробнее о сервисе Туту Командировки

Некоторые компании разрешают ехать не общественным транспортом, а на собственном или служебном автомобиле. В этом случае вместо билетов сотруднику оформляют путевой лист. Каждая компания разрабатывает форму путевого листа самостоятельно.

6. Выплата суточных

Суточные перечисляют заранее, за несколько дней до командировки. Эти деньги предназначены для оплаты дополнительных расходов, связанных с командировкой, например питания. Отчитываться за то, на что ушли суточные, закон не требует.

Размер суточных организация определяет самостоятельно. Его указывают в положении о командировках или коллективном договоре. Сумма выплаты в командировках по России и за границей различается. Согласно ст. 217 Налогового кодекса РФ, НДФЛ и страховые взносы удерживаются с суточных в том случае, если их размер составляет 700 рублей в день при командировках по России и 2500 рублей — в поездках за рубежом. Большинство работодателей используют эти суммы как максимальный размер суточных. Но есть и те, кто выплачивает больше денег, всё зависит от политики компании.

Если командировка проходит недалеко от места жительства работника и он каждый день возвращается домой, то суточные не выплачиваются.

7. Командировка

После того как приказ о командировке подписан, билеты куплены, жильё забронировано, суточные перечислены, можно отправляться в командировку. Служебная поездка, как правило, начинается с дороги в день командировки, но в каждой компании этот вопрос решают на своё усмотрение. В некоторых организациях в день командировки на работе можно не появляться, хоть и самолёт в 9 вечера. В иных прийти в офис необходимо, пусть даже на пару часов.

Главная задача командированного — сохранять все посадочные талоны, чеки и документы, подтверждающие расходы во время командировки: на жильё, транспорт и другие служебные цели.

8. Отчёт о командировочных расходах

После поездки командированного остаётся только отчитаться о потраченных средствах. Для этого нужно:

собрать все отчётные документы (договоры, чеки, посадочные талоны); ;
если сотрудник потерял какой-либо чек или посадочный талон на самолет, то ему нужно составить служебную записку на возмещение потраченных средств.

В отчёте нужно указать, сколько денег получено на командировку, сколько израсходовано, есть ли остаток или перерасход. Когда бухгалтеры получат все документы и сверят траты с выданным авансом, будет произведён перерасчёт. Если командированный получил больше, чем потратил, придётся вернуть лишние средства. Если наоборот, трат было больше, чем выдано денег (и это не противоречит положению о командировках), оставшиеся средства перечислят на счёт командированного.

Авансовый отчёт вместе с чеками надо принести в бухгалтерию в течение 3 дней после возвращения.

Отчётные документы

На жильё

В качестве подтверждения проживания в гостинице нужно предоставить распечатку брони гостиницы или ваучера, а также чек об оплате или счёт-фактуру.

Если сотрудник арендует частную квартиру, нужно приложить к отчету договор о найме жилого помещения. Лучше заранее уточнить у хозяина, сможет ли он оформить договор. И не помешает узнать, примут ли в бухгалтерии такой отчётный документ.

На транспорт

Если вы покупаете билет на самолет, поезд или автобус онлайн, обязательно сохраните электронные чеки. При покупке билета на Туту.ру на электронную почту придут два чека — на билет и на сервисный сбор. К отчёту надо приложить оба распечатанных чека, а также распечатанный электронный билет.

Тем, кто летит самолетом, надо иметь распечатанную маршрутную квитанцию и посадочный талон со штампом о досмотре. Это документы строгой отчётности.

Также нужно сохранить билеты на общественный транспорт, чек на трансфер или такси, если положение о командировках предусматривает компенсацию этих расходов.

На другие расходы

Остальные расходы определяются положением о командировках в компании. Например, некоторые организации могут компенсировать стоимость деловых ужинов. В этом случае нужно сохранить чек из ресторана.

Еще можно почитать

Часто ездите в рабочие поездки или оформляете командировки другим? Зарегистрируйте на Туту.ру корпоративный аккаунт и оплачивайте билеты с баланса компании. Подробнее

Дано:
АМТС Форд Транзит Микроб 8 мест, путевка тип 3 (Да, тип ТС прочие легковые)
На Юрике ООО
Как ПРАВИЛЬНО выписать путевку и какие еще доки нужны для :
1. Поездка на дачу на выходные. Сейчас тупо рисуются путевки на каждый день, что не есть правильно.
2. Поездка по России. Я так понимаю что в путевке нужно указывать регионы передвижения. Нужно ли выписывать командировочное удостоверение водителю?
Водитель в штате, с трудовой, и т.д.
И как быть со штампом медицины - Я же не могу увезти с собой мед кабинет?

Ответы > 1. Поездка на дачу на выходные. Сейчас тупо рисуются путевки на каждый день, что не есть правильно.
+++ Доверенность от организации за подписью гендира и печатью. Никаких путевых листов.
> 2. Поездка по России. Я так понимаю что в путевке нужно указывать регионы передвижения. Нужно ли выписывать командировочное удостоверение водителю?
+++ Цель поездки? Просто покататься по стране или кого-то везем за деньги из пункта А в пункт Б? В первом случае таже доверенность, во втором путевой лист на весь маршрут.
> Водитель в штате, с трудовой, и т.д.
+++ Без разницы.
> И как быть со штампом медицины - Я же не могу увезти с собой мед кабинет?
+++ Никак. Ну т.к штамп при выезде и все.

У меня ЗАО, водители ездят и по путевому листу и по доверенностям. За последние три года прошел кучу проверок назначенные прокуратурой.
1. В общем, если ездишь по путевке по Москве и М.О то ни чего страшного…штампуй каждый день ( один рабочий день – один путевой лист) и ни кого не слушай. Если нет своей утвержденной формы приказом ген.директорм на неделю или месяц. ( мед.осмотр каждый день новая печать) Так как ты пользуешься формой № 3 утверждённой Госкомстатом, будь любезен заполнять ее в соответствии с формой.
2. Если едешь по России по путевке обязательно, обязательно должно быть командировочное удостоверение( должно быть основание, что ты тут в 700км от Москвы делаешь). В задании водителю предлог может быть любой, замена( доставка) отчетной документации, забрать сотрудника…главное, что б оно с печатью твоей организации. Обязательно( ну и если не далеко, нафиг не нужна) копия трудовой книжки ( что б не было головной боли. частенько спрашивают)
3. На легковых машинах у меня ездят менеджеры, ездят по доверенности( до 50 км, если больше то командировочное удостоверение). Доверенность от ген. директора на право управления автомобилем .Проблем ни когда не было .Сколько не спрашивал у ребят…. трудовую тоже не просили, но она есть, при проверке сразу доверенность с копией давали)
4. Мед.осмотр, можно сделать печать ( как я, и ставить сколько угодно) или на пустых путевках штампов наставить и заполнять по мере необходимости.

Много текста, и нет никаких ссылок на правовую базу. ИМХО пользы никакой в Вашем ответе, без ссылок на законодательство! Ваш ответ очень похож на Ералаш в котором у парнишки было два билета за проезд в автобусе и еще проездной.

P.S. Кстати, а санитарную книжку Вы своим водителям случайно не даёте, а то у меня были случаи когда ГИБДД её у водителя просили. И санпаспорт ещё на машину сделайте, а то его тоже могут спросить и т.д.

Объясните мне, как может оказаться командировочное удостоверение у водителя, постоянная работа которого осуществляется в пути и не считается служебной командировкой?

Я ниже уже отписал по этому поводу, гоподину Адмиралу Д!!

Ну вот смотрите, едите Вы на автомобиле по путевому листу утвержденной формы. Останавливают вас на посту ДПС в 500 - 1000км от места регистрации. Вас спрашивают а, что Вы тут делаете? Что Вы ответите, везу на дачу хлам? Вот тут вурдалаки местные и начнут Вам пить кровь!! 1. Путевой лист выдается только на один рабочий день или смену. Набольше только при НАПРАВЛЕНИИ В КОМАНДИРОВКУ. Следовательно, у Вас должно быть КАМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ. 2. Его нет, значит автоматом ( Гаер предвкушает шелест купюр) идет сомнение в подлинности путевого листа. Начнете умничать, отвезут Вас в территориальное ОВД и передаст следаку для выяснения всех обстоятельств! Сами не сами Вы уехали.

Ну это мое мнение))))

На тебе многодневную путевку

Ну Вы то куда. Не парни, ну честное слово…без обид…мне наша дискуссия напоминает ссору с женой ( вспоминает мне все, что только можно вспомнить… и пытается меня убедить ,что я олень!!)) при этом забывая о чем идет речь)))…начали за здравие, закончили за упокой)))) Мы говорим про обычной, ОБЫЧНЫЙ путевой лист ФОРМЫ № 3. Как написал автор. Это первое. Второе, КРАСНАЯ ПОЛОСА. Вам, что-то говорит. Междугородняя перевозка. А это автоматом наличие ТН, ТТН ( ну еще Счет-фактура) с указанием всех реквизитов. грузопулучателя, отправителя и т.д.
Простите за орфографию…я уже немного под шофе

Мне говорит > Ну Вы то куда. Не парни, ну честное слово…без обид…мне наша дискуссия напоминает ссору с женой ( вспоминает мне все, что только можно вспомнить… и пытается меня убедить ,что я олень!!)) при этом забывая о чем идет речь)))…начали за здравие, закончили за упокой)))) Мы говорим про обычной, ОБЫЧНЫЙ путевой лист ФОРМЫ № 3.
++ А это, что какой-то эксклюзивый?
Как написал автор. Это первое. Второе, КРАСНАЯ ПОЛОСА. Вам, что-то говорит. Междугородняя перевозка. А это автоматом наличие ТН, ТТН ( ну еще Счет-фактура) с указанием всех реквизитов. грузопулучателя, отправителя и т.д.
++ Прикинь а если машина пустая?
> Простите за орфографию…я уже немного под шофе

Довайте потрещим))) я как раз на пол пути к комфортному состоянию души))))) ТТн выписывается в трех экземплярах. первый грузоотправителю 2. грузополучателю 3. прикрепляется к путевому листу!! !у водителя он при себе.

Ну мне почему- то Вы кажетесь. таким взрослым, проженным мужиком. какие-то авториттными флюидами попахивает.

А я и не понял, что это Вы мне > Я ниже уже отписал по этому поводу, гоподину Адмиралу Д!!
>
> Ну вот смотрите, едите Вы на автомобиле по путевому листу утвержденной формы. Останавливают вас на посту ДПС в 500 - 1000км от места регистрации. Вас спрашивают а, что Вы тут делаете? Что Вы ответите, везу на дачу хлам? Вот тут вурдалаки местные и начнут Вам пить кровь!! 1. Путевой лист выдается только на один рабочий день или смену. Набольше только при НАПРАВЛЕНИИ В КОМАНДИРОВКУ. Следовательно, у Вас должно быть КАМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ. 2. Его нет, значит автоматом ( Гаер предвкушает шелест купюр) идет сомнение в подлинности путевого листа. Начнете умничать, отвезут Вас в территориальное ОВД и передаст следаку для выяснения всех обстоятельств! Сами не сами Вы уехали.
>
> Ну это мое мнение))))
++ Все полное ерунда. Во-первых из-за того, что путевой лист выдается не на один день, все Ваши последующие предположения не канают.

Да что ж Вы . Форма №3 это легковой автомобиль. Утверждённый Госкомстатом в 97 году. По нему ездить автор. А раз он утвержден, значит, его надо заполнять в соответствие с утвержденной формой. А форма заполнения расписана уже дальше не куда, и выписывается только на один рабочий день или смену.

Выдержка из Приказа Минтранса

В настоящее время действуют унифицированные формы путевых листов на каждый вид транспортного средства, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78. Эти путевые листы должны применяться юридическими лицами всех форм собственности, ведущими деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являющимися отправителями и получателями грузов, которые перевозятся автомобильным транспортом.

Остальные организации, а также индивидуальные предприниматели могут использовать путевые листы, разработанные самостоятельно. В соответствии с Обязательными реквизитами и порядком заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152, одним из основных реквизитов путевого листа являются сведения о сроке действия путевого листа - если путевой лист выписывается на один день, сведения о сроке включают в себя день, месяц и год, в течение которого путевой лист может быть использован, а при выписке путевого листа на период - дату начала и окончания срока его использования. Максимальный срок, на который может быть выписан путевой лист, составляет один календарный месяц.

Необходимость ежедневно выписывать путевой лист связана с обязанностью организации или предпринимателя каждый день заполнять и другие, не менее обязательные реквизиты:

- показания одометра при выезде из гаража и возвращении в него;

- дату и время выезда с постоянной стоянки и возвращения на нее;

- дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя.

Таким образом, заполнение путевого листа на несколько дней правомерно, только если транспортное средство не возвращается ежедневно на место постоянной стоянки или в гараж, а смена водителя продолжается несколько дней. Такая ситуация возможна при направлении водителя в командировку, работе на объекте у заказчика и т.п.

Паша Форс, мне кажется Вы совсем не ориентируетесь в вопросе эксплуатации ком.транспорта. Вы вообще понимаете, для чего нужна путевка? Когда её нужно обязательно выписывать и почему? Как мне кажется Вы не знаете самого главного документа, регулирующего сферу ком. перевозок. Без изучения Вами этого документа, продолжать дискуссию не вижу смысла.

Вы меня с каждым своим ответом удивляете. Ну, показали Вы мне устав, ну и что? Прочитал, освежил память, спасибо! Я Вам в 10 раз говорю, нельзя просто так писать путевку от балды на месяц. Должно быть основание.
А почему можно только на месяц, а не два или три, пол года. Потому, что отчет идет за календарный месяц ( учет отработанного времени, отчет за истраченный ГСМ и т.д.)
У нас законы пишутся обобщенно! Даже если Вы на пишите путевку, к примеру, на 10 дней там все равно должно быть 10 отметок механика и 10 печатей медика! Более того там в обязательном порядке должно быть 10 строк во сколько начал и с каким пробегом ( моточами) и во сколько закончил. В законе пишут не только для грузовиков или легковых автомобилей есть еще трактора, краны и т.д. К примеру, приперли бульдозер на объект, что его будет каждый день трал таскать туда-суда с базы на базу. Нет, не будут! Вот для таких случаев и пишут на месяц! они тоже по путевкам работают только форма другая!

> А почему можно только на месяц, а не два или три, пол года. Потому, что отчет идет за календарный месяц ( учет отработанного времени, отчет за истраченный ГСМ и т.д.)
++++++Интересно, как Вы умудряетесь вести учет всего вышеизложенного, если менеджеры у Вас ездят по доверенностям(без путёвок)? ИМХО ездить по доверенности на машине фирмы можно например на дачу(когда не нужно вести учёт рабочего времени и ГСМ), но как можно ездить по доверенности по служебным делам фирмы?

+++++Это чисто Ваш домысел, который Вы почему-то не хотите подтвердить ссылками на законы(указы, приказы и т.д.).

Нет, не мой домысел ! Если вы прекратите дергать статьи фрагметально, а к этим статьям прибавите трудовой кодекс, режим труда и отдыха водителя у Вас сразу отпадут вопросы по нашей дискуссии. Более того у меня ежемесячно трется куратор из местного Гаи, в военкомате моя организация образцово показательная. Я даже каждый месяц езжу отмечать журнал учета ДТП. На днях закончилась Выездная проверка налоговой 09-10-11год проверяли….требовали все путевые листы….претензий не было.

Интересно, как Вы умудряетесь вести учет всего вышеизложенного, если менеджеры у Вас ездят по доверенностям(без путёвок)?

а в раменском тоже был цирк этой весной по окончанию временного учета после лизинга, заставляли ставить машину на организацию с одновременным снятием и еще и полис осаго делать.

Организации, которые предоставляют водителям рабочие автомобили, обязаны заполнять путевые листы. Они необходимы, чтобы верно начислять зарплату водителю, осуществлять контроль за использованием транспорта, вести учет затраченных бюджетных средств.

Также путевой лист — это один из основных документов, подтверждающих затраты организации на топливо. Если в путевом листе нет сведений о маршруте, то у налоговой может возникнуть вопрос об обоснованности затрат на ГСМ.

Кто занимается путевыми листами на предприятии

Так как путевые листы являются важным документом для учета средств в транспортном отделе, доступ к путевым листам есть у кадровика, бухгалтера, начальника транспортного отдела, оператора-таксировщика и других ответственных лиц, которые так или иначе взаимодействуют с транспортным отделом.

Кто заполняет путевой лист в организации

Заполнением путевых листов на предприятии могут заниматься разные люди. В транспортных организациях этим занимаются диспетчеры. В других фирмах данную обязанность возлагают на бухгалтера или менеджера, или оператора-таксировщика. Вообще, заполнять путевые листы может любой сотрудник в фирме, если это прописано в рабочей инструкции.

Для того чтобы назначить сотрудника ответственным за путевые листы, необходимо выпустить приказ. В документе должны содержаться следующие сведения:

Название организации;
Сведения о работнике и основная информация о его должности;
Дата выхода на работу;
Отсылка к нормативным актам, которыми руководствуется специалист — расписание, должностная инструкция, положение о работе подразделения.

Кто выдает путевые листы водителям в организациях

После того, как диспетчер или другое ответственное лицо вносит данные о водителе, автомобиле, организации и др., путевой лист распечатывают и выдают водителю. В некоторых организациях путевой лист заполняет специальный терминал. Задача водителя ― подойти к терминалу и вписать свой идентификационный номер.

Такие терминалы обычно стоят при входе на работу

Кто может подписывать путевые листы в организации

Всего на путевом листе должно стоять три подписи. В первую очередь, расписывается работник, который его заполняет. Как уже было сказано выше, это может быть любой сотрудник, в чьей должностной инструкции есть такая обязанность.

Второй обязательной подписью на листе является подпись механика. Перед тем, как водитель выходит на линию, он должен обязательно пройти техническую проверку автомобиля. Если транспорт исправен, механик подтверждает готовность к эксплуатации своей подписью в путевом листе.

Третья подпись — подпись медика. Компания может принять на работу штатного врача или заключить договор с медицинским учреждением с лицензией на проведение медицинского осмотра.

Подпись водителя, который пользовался автомобилем, не обязательна

Кто проверяет путевые листы у организации

Проверку путевых листов могут осуществлять многие государственные организации. Работники ФНС с помощью них выявляют ошибки при учете ГСМ и уменьшении налога на прибыль. Трудовая инспекция проверяет соблюдение прав работника предприятия, например, на отдых. Путевые листы также помогают сотрудникам ГИБДД понять, насколько правомерно управление водителя автомобилем. Возможность просматривать путевые листы есть и у налоговых инспекторов при проведении выездных или камеральных проверок.

Если представители других служб запрашивают путевые листы, то организация вправе отказать

Электронный учет путевых листов на предприятии

Организации обязаны не только создавать путевые листы на каждую поездку сотрудника, но и хранить их на протяжении нескольких лет. Также необходимо вести учет всех выданных бланков. Для этого используют специальный журнал формы №8.

Давайте посмотрим, как работают с путевыми листами организации без специальных программ. Водитель приходит на работу и идет к диспетчеру, тот вручную вносит данные в путевой лист, параллельно заполняя журнал учета. Дальше водитель идет к механику и медику, оба ставят свои подписи. Только после этого можно начинать смену. В течение дня водитель вносит данные о поездках в путевой лист, а в конце смены записывает показания с одометра. Дальше путевой лист снова попадает к диспетчеру. Он сверяет показатели, вносит данные о поездках и передает путевой лист бухгалтеру, который переносит сведения в программу бухгалтерского учета.

Цепочка довольно длинная и неудобная. В итоге диспетчерам приходится работать сразу с несколькими программами, водители долго не могут приступить к работе, а организации страдают из-за низкой эффективности рабочих процессов.

Программа для путевых листов: что умеет и как работает

Чтобы упростить процесс работы с путевыми листами, организации закупают специальные программы. И хотя это экономит время, многие процессы остаются не автоматизированными. Например, диспетчер обрабатывает информацию по маршруту, а механик составляет график водителей. Если водитель поменяется, механик переделывает график в программе и заново отправляет диспетчеру. Путевой лист тем временем заполняется в другой программе. В спешке вводятся данные другого водителя и автомобиля, обновляется и печатается новый путевой лист. Диспетчер проверяет информацию, и, если находит ошибку, механик повторяет все заново.

Готовый распечатанный бланк

Чтобы получить готовый лист, водитель:

Проходит медкомиссию с отметкой: печатью или электронной цифровой подписью.
Называет механику ФИО или предъявляет допуск с печатью о медосмотре в бумажной форме.
Ждет несколько секунд, пока механик отправит путевой лист в печать нажатием одной клавиши. Документ автоматически формируется программой.
Получает путевой лист и приступает к выполнению заявки.
Система одна для всех сотрудников. Поэтому диспетчер сразу видит график работ, который сформировал механик.

Вся информация, которая возникает в процессе работы автопарка, записывается в базу данных. Можно также восстановить:

маршрут по карте: плановый и по факту;
начало и конец маршрута;
количество заказов;
запланированное и фактическое время работы;
переписку с диспетчером;
какие кнопки нажимал водитель, а какие — диспетчер;
телефонные разговоры;
пробег автомобиля.

Можно настроить интеграцию с программами:

ГЛОНАСС или GPS — взаимодействие со спутниковыми системами дает возможность видеть отклонения от маршрута и оперативно реагировать на них.

Журнал учета путевых листов в электронном виде

Чтобы отслеживать движение путевых листов, существует журнал учета. Раньше его можно было заполнять только по форме №8, но с января 2013 года правила стали мягче. Теперь компании вправе разработать собственную форму журнала учета, при условии, что в ней будут отражены следующие данные: номер путевого листа, дата выдачи, ФИО водителя, табельный номер, гаражный номер автомобиля, подпись диспетчера, бухгалтера. Также не запрещается вести журнал в электронном виде, но только если его можно будет в любой момент распечатать.

Регламент оформления путевых листов на предприятии

Хотя форма заполнения путевого листа стала более вольной, в ней есть обязательные сведения, без которых путевой лист будет считаться недействительным.

Данные, которые необходимы в путевом листе в 2021 году

Порядок выдачи путевого листа в организации

В каждой фирме определен свой порядок выдачи путевого листа, в зависимости от внутренних норм работы. В основном, все начинается с заполнения документа диспетчером, после проставляются отметки медика и механика, дальше водитель выходит на смену, а в конце дня снимает показатели с одометра, ДУТа, вносит в путевой лист и ставит свою подпись. Вновь ставятся подписи механика и медика, затем путевой лист сдается диспетчеру.

Нужна ли печать (штамп) организации на путевом листе в 2021

Печать или штамп организации не является обязательным элементом в путевом листе. Достаточно основных реквизитов организации. Также нет никаких распоряжений, которые бы обязывали медика или механика ставить свою печать на путевом листе.

Срок хранения путевых листов в организации

Минимальный срок хранения путевых листов установлен приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 и составляет 5 лет. Срок может быть увеличен, если в течение этого времени не происходила проверка ГИТ. Обратите внимание, что документы на хранение в архиве уходят только со следующего календарного года. Представьте, что вы создали два путевых листа: один 1 января 2020 года, второй — 31 декабря 2020 года, оба документа уйдут на хранение 1 января 2021.

Если в организации путевой лист ― это единственный документ, который подтверждает опасные условия труда, то срок хранения возрастает от 50 до 75 лет.

Сколько хранятся путевые листы в организации и как происходит процедура их уничтожения

Как уже было сказано, путевые листы должны хранится не меньше пяти лет, но только если состоялась проверка ГИТ или ревизия. Так как законы довольно неоднозначны, мы советуем хранить документы не менее 7 лет, и только после этого назначать процедуру уничтожения документов. Чтобы уничтожить старые путевые листы, необходимо собрать комиссию и оформить акт. Уничтожить путевые листы можно двумя способами: сжигать или разрезать шредером на мелкие кусочки.

Штраф без путевого листа на организацию

Изменения в путевых листах с 2021 году

С 1 января 2021 года в силу вступил приказ Минтранса № 368, в результате чего добавилось несколько обязательных для заполнения пунктов:

Сведения о перевозке ― необходимо указать, что перевозится: груз, пассажиры и багаж, дети.
Сведения о транспортном средстве ― теперь необходимо указывать марку автомобиля.
Порядок проставления отметки о медосмотре и техконтроле.
Возможность вести журнал в электронном виде.

Электронный путевой лист — проект Минтранса

Электронные путевые листы: как это работает

Сейчас участники пилотного проекта заполняют путевые листы в печатном и электронном виде, если к 2024 году проект покажет высокие результаты, начнется переход на электронные путевые листы в других регионах.

Рассказываем, как правильно оформить командировку на личном транспорте и возместить сотруднику расходы.

Документы до отъезда

Если сотрудник едет в командировку на своей машине, это нужно отметить в приказе о командировке ( абз. 2 п. 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 ). К унифицированной форме Т-9 стоит добавить поле “Проезд к месту командировки”.

Кроме того, при использовании личного автомобиля нужно заключить с сотрудником дополнительное соглашение и прописать в нем размер компенсации за использование личного транспорта в интересах компании ( ст. 188 ТК РФ ).

Соглашение можно составить в свободной форме и уточнить, что оно, допустим, дополнит раздел “Особые условия” действующего трудового договора.

В соглашении пропишите:

название, дату, номер
название компании и ФИО сотрудника
номер паспорта транспортного средства, которое сотрудник будет использовать для выполнения должностных обязанностей. Также возьмите у сотрудника заверенную копию ПТС, свидетельства о регистрации авто, чтобы при необходимости подтвердить, что он — собственник авто
характеристики транспортного средства: модель, год выпуска, цвет, объем двигателя, государственный регистрационный знак, идентификационный номер (VIN)
порядок возмещения расходов (покупка ГСМ, текущий ремонт в период эксплуатации авто в служебных целях: по норме или по факту — подтвержденные расходы )
сроки выплаты компенсации и возмещения расходов
дату вступления соглашения в силу
название, реквизиты, подписи работодателя (гендиректора), данные и подпись сотрудника

Расчет затрат на проезд

Перед командировкой нужно выдать сотруднику аванс: суточные, расходы на проезд и проживание (п. 10 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Подробно о том, как рассчитать суточные, читайте в статье.

Для расчета приблизительных затрат на проезд, в нашем случае — на бензин: примерный расход топлива можно посмотреть в руководстве по эксплуатации автомобиля.

Другой вариант: взять за основу нормы расхода топлива от Минтранса (Распоряжение от 14.03.2008 № АМ-23-р). Ведомство приняло нормы для авто отечественного и зарубежного производства. Этими нормами пользуются автотранспортные предприятия и перевозчики.

Данные об авто смотрите в ПТС, свидетельстве о регистрации транспортного средства.

Для расчета командировочных смотрим последний столбик — базовый расход ГСМ.

Модель автомобиля	Число и расположение цилиндров	Мощность двигателя, л.с.	Рабочий объем, л	КПП	Базовая норма расхода топлива, л/100 км
LADA KALINA (ВАЗ 11186)	4L	87	1,596	5М	8,6

Если цифры из двух источников разнятся, удобнее брать рекомендации Минтранса. Здесь можно дополнительно рассчитать надбавки за сезонность, поездки в больших городах (где возможны пробки, длинные остановки на светофорах).

Закрывающие документы

Для компенсации расходов после командировки на личном автомобиле сотрудник приносит в бухгалтерию:

путевой лист (заполняет командированный сотрудник)

Этот пакет документов подтверждает срок командировки, использование личного авто в интересах компании и расходы в пути.

Форму путевого листа смотрите в Постановлении Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Форма предусмотрена для юрлиц-перевозчиков, но ее можно адаптировать. Также можно подготовить свою форму (и написать об этом в локальном акте — положении о командировках, например). В последнем случае обязательны реквизиты, утвержденные Минтрансом (Приказ Минтранса России от 11.09.2020 N 368):

название и номер,
срок действия путевого листа = даты поездки (число, месяц, год). Не больше месяца. Период командировки должен совпадать с тем, что написано в служебной записке, иначе у налоговиков возникнут вопросы к учету расходов.
собственник (владелец) транспортного средства (в нашем случае — ФИО сотрудника, адрес, телефон),
сведения о транспортном средстве (тип, марка, номер, реквизиты ПТС, дата прохождения ТО перед поездкой, показания одометра при отъезде и приезде — пробег в км.),
данные о водителе (ФИО, номер водительского удостоверения).

В путевой лист нужно включить подробный маршрут и данные о движении ГСМ: остаток топлива на начало и конец поездки, заправка в течение поездки. Важно, чтобы чеки (с АЗС, например) были из пунктов следования по маршруту командировки — совпадать с маршрутом путевого листа. Иначе это вызовет вопросы налоговой.

Резюмируем

Чтобы сотрудник получил компенсацию расходов за использование личного транспорта в командировке, нужно:

Читайте также: