Как написать письмо о предоставлении документов через эдо

Обновлено: 17.05.2024

Дата публикации 17.08.2020

Использован релиз 3.0.81

Для выставления произвольного электронного документа отправитель должен выполнить следующие действия:

Формирование, подписание и отправка произвольного ЭД

Программа позволяет обмениваться произвольными электронными документами – аналогами электронных писем.

Произвольный электронный документ – это любой файл, хранящийся на компьютере. Поэтому документ можно использовать для обмена неформализованными документами (например, договорами, актами сверки взаиморасчетов и пр.).

Выбрать применяемый порядок обмена произвольными электронными документами можно из формы "Настройки ЭДО" (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами - Настройки ЭДО).

Находясь на закладке "Настройки отправки", дважды кликнув по строке, отражающей ЭДО с конкретным контрагентом, необходимо перейти в форму "Настройки отправки документов" и установить в графе "Регламент ЭДО" формы "Настройки отправки документов" применяемый порядок обмена электронным произвольным документом (рис. 1):

флажок "Ожидать ответную подпись" устанавливается в том случае, если в соответствии с гражданским законодательством РФ или договоренностью сторон требуется составление двустороннего документа;
флажок "Ожидать извещение о получении" устанавливается в том случае, если по взаимному согласию сторон обмена получатель формирует извещение о получении электронного документа.

В настройке параметров обмена электронными документами (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами) можно установить режим отправки и получения электронных документов (рис. 2).

Если такой флажок присутствует, то фактическая отправка электронных документов после их подписания будет производиться при выполнении специальной команды:

При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание автоматической отправки электронных документов, проставив флажок для значения "Отправлять электронные документы автоматически" и выполнив соответствующую настройку расписания.

В новом исходящем произвольном документе необходимо указать (рис. 4):

в поле "Организация" - отправителя документа;
в поле "Контрагент" - получателя документа, с которым в программе существует действующее соглашение об обмене ЭД;
в поле "Тип документа" - вид документа, что позволит наиболее точно идентифицировать документ в списке.

Текущее состояние обмена исходящим электронным документом отражается в строке "Состояние".

На закладке "Содержимое" следует с помощью кнопки Добавить файл (рис. 4) добавить вложение - файл любого типа (рис. 5).

После записи документа (кнопка Записать и закрыть) можно просмотреть содержимое вложения, пройдя по гиперссылке.

Пройдя по гиперссылке Настройка отправки, можно уточнить порядок обмена данным электронным документам, установленный в настройках (рис. 1).

После отправки электронного произвольного документа отправитель должен получить от оператора ЭДО подтверждение с указанием даты и времени поступления ему файла электронного документа.

Получение подтверждения, как и всех электронных документов, происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО при выполнении команд:

При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами) (рис. 2).

Полученный служебный электронный документ (подтверждение даты получения) отображается в форме просмотра отправленного произвольного документа (рис. 8).

Получение от контрагента подтверждения ответной ЭП (если предусмотрено)

Отправленный произвольный документ, обмен которым предусматривает получение от контрагента извещения о получении, а также подписание контрагентом, помещается в папку документов "На контроле" формы списка документов "Текущие дела ЭДО" (раздел Администрирование - подраздел Электронные документы) (рис. 9).

После получения от контрагента извещения о получении произвольного документа, а также ответной электронной подписи произвольный электронный документ удаляется из папки документов "На контроле" формы списка "Текущие дела ЭДО".

В форме просмотре отправленного произвольного документа можно просмотреть поступившее извещение о получении (рис. 10)

В форме просмотра на закладке "Подписи" будет содержаться информации о подписании документа обеими сторонами, а также о том, что обмен электронным произвольным документом завершен (рис. 11).

Пройдя по гиперссылке Карточка документа, можно просмотреть карточку произвольного документа (рис. 12).

Получение уведомления об уточнении ЭД или формирование предложение об аннулировании ЭД (при необходимости)

Если получатель отказался по тем или иным причинам подписывать документ, то отправитель вместо электронной подписи получит Уведомление об уточнении (рис. 13).

При получении Уведомления об уточнении в отклоненный произвольный документ переносится причина отклонения данного документа получателем, и устанавливается состояния электронного обмена "Требуется уточнение" (рис. 13).

Если после завершения обмена произвольным ЭД возникает необходимость лишения такого документа юридической силы, то отправителю следует выполнить команду Аннулировать ЭД из списка команд, открываемого по кнопке Другие действия (рис. 14).

При выполнении команды программа запрашивает подтверждение аннулирования и просит указать причину аннулирования подписанного сторонами электронного произвольного документа (рис. 15).

После подтверждения аннулирования автоматически формируется Предложение об аннулировании, которое подписывается и отправляется контрагенту в общеустановленном порядке (рис. 16).

После этого в строке состояния электронного обмена указывается информация: "Ожидается аннулирование".

После получения согласия на аннулировании от контрагента электронный произвольный документ будет аннулирован.

Электронный документооборот между организациями - как это работает? Какими документами можно обмениваться электронно, как составить соглашение с контрагентом для налаживания электронного взаимодействия и что прописать в регламенте? Об этом речь пойдет в нашем материале.

Электронный документооборот: от дискеты до цивилизованного взаимодействия

Обмен электронными документами между организациями — это один из современных способов взаимодействия контрагентов, бизнес-партнеров и иных заинтересованных лиц. Времена бумажных технологий постепенно уходят. На смену им уже пришли новые, законодательно закрепленные и технически подкрепленные технологии.

Первыми на электронный документооборот перешли не отдельные компании или ИП. Система электронного документооборота в ее современном виде затронула большинство бизнесменов десяток лет назад, когда налоговые органы и внебюджетные фонды стали вдруг требовать от налогоплательщиков и страхователей представлять не бумажную отчетность, а ее электронные образы.

С тех пор мы стали постигать все премудрости работы с электронными документами. Постепенно знакомились со спецпрограммами, позволявшими формировать электронные отчеты. Многократно посещали инспекции с одним электронным отчетом из-за невозможности самостоятельно выявить ошибки на стадии его подготовки (контроль происходил только непосредственно в программе контролирующего органа).

Но этот процесс еще нельзя было назвать полноценным документооборотом. Мы только готовили отчеты в электронном виде и на дискетах приносили контролерам. Происходило одностороннее взаимодействие. Сейчас этот процесс значительно прогрессировал и система документооборота заработала практически в полную силу.

Преимуществами электронного документооборота компании стали пользоваться не только при взаимодействии с контролирующими органами, но и внутри бизнес-сообщества между собой.

Далее подробнее поговорим о технологии обмена документами в электронном виде между организациями.

Что такое электронный обмен документами между предприятиями

Что такое электронный документооборот между предприятиями на современном этапе?

Это система работы с документами, когда их оригиналы формируются сразу в электронном виде в режиме безбумажной технологии. И обмен документами происходит тоже электронно.

Такая система эффективна и жизнеспособна только в том случае, если обе стороны электронного документооборота согласовали свои действия и технически готовы обмениваться электронными документами.

Станут ли трудовые книжки электронными, узнайте из этой публикации .

Важный элемент любого электронного документооборота — электронный документ. Чтобы придать созданному в электронной форме документу юридически значимую силу обеим сторонам электронного документооборота необходимо обеспечить ему 3 важных свойства. Электронный документ должен:

Обладать обязательными реквизитами.
Соответствовать утвержденному формату.
Удостоверяться подписью ответственного лица.

Если вы и ваш контрагент организовали на своих предприятиях формирование электронных документов по установленным форматам, необходимо технически обеспечить ваше с ним электронное взаимодействие. Как это сделать?

Как перейти на электронный документооборот с контрагентами

Чтобы 2 отдельно взятые системы взаимно и эффективно обменивались документами, нужно прописать все нюансы документооборота в специальном регламенте.

В первую очередь необходимо разобраться, какие электронные документы должны быть подписаны простой электронной подписью, а какие — усиленной. Законодательно допускаемые виды электронных подписей указаны на рисунке.

В электронном документообороте с контрагентами могут участвовать документы разной степени значимости и конфиденциальности. Например, наиболее жесткие требования предъявляются к электронным счетам-фактурам: их нужно подписывать исключительно УКЭП и отправлять через оператора ЭДО (приказ Минфина России от 10.11.2015 № 174н). А для внутренних документов компании применение УКЭП не является обязательным. Поэтому компания сама решает, какой подписью будет подписан тот или иной внутренний документ.

В регламенте об электронном документообороте необходимо закрепить порядок подписания электронных документов и очертить круг ответственных лиц, которые вправе их подписывать.

После решения всех регламентных вопросов с контрагентами необходимо выбрать оператора ЭДО, через которого вы будете обмениваться электронными документами, и заключить с ним договор. Кроме того, потребуется решить и иные задачи:

Организовать электронный архив полученных и отправленных электронных документов.
Внести дополнения в учетную политику в части перехода на электронный документооборот.
Обеспечить ответственных лиц электронными подписями.
Решить иные организационные и технические вопросы, необходимые для эффективной работы системы.

Обмен документами в виде скан-образов: как и когда это возможно

Электронный обмен между контрагентами документами в виде их скан-образов практикуется в компаниях давно — со времен появления разнообразных почтовых интернет-сервисов. Для этого не нужно каких-то специальных программ или подключения к операторам ЭДО. Однако простота использования такого способа обмена документами имеет ряд существенных недостатков:

Невозможность обеспечения гарантированной безопасности информации.
Значительные затраты времени и трудовых ресурсов на перевод бумажного документа в электронный скан-образ.
Необходимость в последующей распечатке документа.
Невозможность быстрого обмена согласованными документами.
Иные недостатки (отсутствие возможности отследить документ, задержки согласования по иерархии в компании и т. д.).

Это приводит к сужению сферы применения подобного способа обмена документами в электронном виде между организациями. Обмен скан-образами используется в основном для тех видов документов, которые не являются для компании юридически значимыми. И высылаются они электронно контрагенту только для ускорения взаимодействия (исполнения условий договоров или решения текущих хозяйственных задач). При этом параллельно бумажный оригинал отправляется по почте или курьерской службой.

Когда нужно заявление о подключении к электронному документообороту

Иногда в целях внешнего взаимодействия с заинтересованными лицами компании требуется оформить по специальной форме заявление о подключении к электронному документообороту и ряд других документов. Большинство компаний сталкиваются с необходимостью оформления такого заявления при сдаче электронной отчетности в ПФР.

В этом случае участниками электронного документооборота будут не партнеры по бизнесу, а компания и внебюджетный фонд. Заявление нельзя написать в произвольной форме — его готовый шаблон можно найти на сайте ПФР. Оно должно содержать следующие данные:

Соглашение об обмене электронными документами может не предполагать подключения оператора ЭДО и допускать использование неквалифицированных сертификатов при подписании, что будет накладывать определенные ограничения. Основным ограничением является обмен теми ЭД (электронными документами), в отношении которых установлены требования передачи только через операторов. Примером таких документов являются электронные счета-фактуры.

Рис. 1 Обмен через оператора

Второй путь представляет собой заключение соглашения с регистрацией ЭД у оператора. Подписав его, организация принимает установленные законодательством правила обмена и признает юридическую значимость ЭД подписанных в системе. При этом компания должна зафиксировать и отразить в учетной политике нормы и способы ведения учета ЭД:

формы ЭД;
порядок хранения отчетности в цифровом виде;
объемы ЭДО;
ситуации, когда невозможно выполнить обмен в цифровой форме и необходимо оформить документы на бумаге.

Данное действие регламентируется Федеральным законом от 06.12.11 № 402-ФЗ (о бухгалтерском учете). То есть, чтобы использовать обмен ЭД, включая первичку, следует зарегистрироваться у оператора, внести правки в учетную политику и заключить соглашение об обмене с контрагентом, который должен выполнить те же самые действия.

Почему важно составлять соглашение об электронном документообороте?

Рассматриваемый документ регламентирует аспекты обмена и подписания ЭД. При этом в нем могут быть прописаны особенности ведение этого обмена, например, выбор вида ЭЦП*.

Также в соглашении могут быть прописаны:

форматы документации;
сроки хранения;
сроки уничтожения.

Все эти условия вместе и представляют собой соглашение, которое фактически является документом-регулятором обмена в цифровом виде.

Какую информацию должно содержать соглашение об ЭДО?

Рассмотрим поподробнее, что может содержать соглашение на ЭДО.

Формат документов

Начиная с 01.01.2013, организации имеют право разработать форму документов, оформленных на бумаге, о чем говорит п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Но если организация задумывается о переходе на цифровой обмен, ей необходимо придерживаться приказа ФНС от 21.03.12 № ММВ-7-6/172@, в котором утвержден формат ЭД:

Акт приемки-сдачи работ/услуг;
Накладная по форме № ТОРГ-12.

Обращаем внимание на то, что организации при желании могут обмениваться счетами-фактурами в электронном виде, но для этого обязательно должен быть заключен соответствующий договор с оператором ЭДО

Вид электронной подписи

Порядок хранения электронных документов

Порядок хранения в соглашении определяется, в том числе, и для понимания процесса внесения изменений в документы. Он, в свою очередь, должен проходить только с письменного согласования тех лиц, которые являлись подписантами документа. При этом обязательно должна быть внесена дата изменений.

Соглашение об ЭДО между контрагентами – образец

Юридически значимый обмен, то есть подразумевающий использование третьего вида подписи, позволяет сторонам не заключать соглашение, поскольку регулируется на законодательном уровне. Контрагенты в частном порядке договариваются о его составлении в виде доп.соглашения к договору или отдельным документом. Именно поэтому оно не имеет, например, утвержденного бланка или четких правил заполнения.

работать с большинством операторов ЭДО в едином интерфейсе;
настраивать автоматический роуминг с операторами 1С:ЭДО и Контур.Диадок, то есть фактически забыть о том, что такое настройка роуминга;
организовать автоподпись определенных документов без вашего участия;

подписывать документы в Личном кабинете, в 1С или по электронной почте;
настраивать различные маршруты согласования и др.

Технология доступна в качестве в качестве корпоративного внедрения на базе WA:ЭДО КОРП.

Читайте также: