Как красиво написать приказ

Обновлено: 12.05.2024

В прошлом номере журнала мы опубликовали материал о видах приказов и сроках их хранения . В этой статье мы расскажем о составе и основных правилах оформления реквизитов приказов по основной деятельности и по личному составу, а также поговорим о необходимости согласования проектов приказов и способах оформления этой процедуры.

Правила оформления реквизитов приказов

Рассмотрим состав и основные правила оформления реквизитов приказа, основанные на требованиях ГОСТ Р 6.30-2003, Методических рекомендаций и многолетней делопроизводственной практике.

Наименование организации – автора документа. Согласно рис. Б.5 приложения Б к ГОСТ Р 6.30-2003 и Приложению № 15 к п. 3.3.5.2 Методических рекомендаций на бланках приказов указывается полное и сокращенное наименование организации – автора документа. Полагаем, что в организациях, не относящихся к органам исполнительной власти, с учетом того, что приказ является внутренним документом, может быть указано полное или, при наличии, сокращенное наименование организации – автора документа. Если организация считает нужным, на бланках приказов могут быть указаны оба варианта. Сокращенное наименование организации указывается в круглых скобках ниже полного наименования.

Наименование организации – автора документа может быть оформлено полужирным шрифтом.

Примечание. На общем бланке организации, а также на бланке письма указывается и полное, и сокращенное наименование организации.

Наименование вида документа оформляется, как правило, прописными буквами: ПРИКАЗ или РАСПОРЯЖЕНИЕ.

Наименование вида документа может быть выделено полужирным шрифтом.

Согласно п. 3.12 ГОСТ Р 6.30-2003 регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера по журналу регистрации и может быть дополнен по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Иных требований к формированию регистрационных номеров документов действующее законодательство не содержит.

В организациях с большим объемом документооборота могут применяться буквенные индексы, указывающие на содержание приказа и облегчающие идентификацию документов.

Несмотря на то что на бланках приказов справочные данные об организации не указываются, а из наименования организации далеко не всегда возможно определить ее местонахождение, полагаем, что во внутренних документах организации этот реквизит можно не указывать. Однако при наличии обособленных структурных подразделений, расположенных в других населенных пунктах, реквизит следует оформить.

о назначении ответственного за организацию обработки персональных данных (в приказе по основной деятельности);

о закреплении автотранспортных средств за структурными подразделениями организации (в приказе по административно-хозяйственным вопросам);

об аннулировании трудового договора (в приказе по личному составу).

На угловых бланках приказов с флаговым расположением реквизитов заголовок к тексту печатается непосредственно от левого поля документа в границах зоны, отведенной для реквизитов заголовочной части документа, при центрированном расположении реквизитов – по центру этой зоны; если приказы оформляются на продольных бланках с центрированным расположением реквизитов, заголовок к тексту печатается по центру рабочей строки.

Если в приказах по основной деятельности констатирующая часть встречается достаточно часто, то в приказах по личному составу она, как правило, отсутствует. Однако в некоторых приказах по личному составу ее рекомендуется оформить: например, в констатирующей части приказа о применении дисциплинарного взыскания привести дату и подробное описание дисциплинарного проступка или допущенного работником нарушения должностных (профессиональных) обязанностей, а также детально изложить результаты расследования по данному факту.

как продолжение последнего абзаца констатирующей части или на отдельной строке;

если на отдельной строке, то непосредственно от левого поля или с красной строки;

прописными буквами или строчными буквами в разрядку.

В распорядительной части приказа перечисляются поручения (задания) с указанием исполнителей и сроков исполнения.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные работники организации.

Обратите внимание! Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.

Если тот или иной пункт приказа адресован руководителям всех структурных подразделений организации, можно использовать обобщенную формулировку без указания конкретных должностей и фамилий, например:

2. Руководителям структурных подразделений Общества представить в отдел кадров до 10 декабря 2012 г. заполненные листы опроса работников о времени предоставления отпуска в 2013 году согласно приложению.

В последнем пункте распорядительной части могут быть указаны должность, фамилия и инициалы работника, на которого возлагается контроль за исполнением приказа. Если руководитель организации оставляет контроль за исполнением приказа за собой, указывать это в приказе не следует. Не следует включать в приказ и пункт о необходимости доведения приказа до сведения определенных работников, для этого оформляются визы ознакомления – на лицевой или, при недостатке места, на оборотной стороне последнего листа приказа либо на отдельном листе ознакомления. Виза ознакомления одного работника может быть оформлена по образцу:

В унифицированных формах приказов по личному составу, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, виза ознакомления имеет аналогичную структуру:

Если с приказом нужно ознакомить несколько человек, для оформления ознакомительных виз можно использовать универсальную форму, позволяющую сократить или увеличить количество строк:

С приказом ознакомлены:

к приказу Росархива

от 05.06.2003 № 319

В Методических рекомендациях также ничего не сказано об оформлении в приказах и распоряжениях отметки о наличии приложения. В Приложении № 11 к п. 3.3.2 Методических рекомендаций предусмотрено использование отметки о приложении при оформлении приложений к приказам и распоряжениям, но под отметкой о приложении имеется в виду отметка, которая проставляется в правом верхнем углу на самом приложении к распорядительному документу (см. выше).

В данном Приложении также приводятся разъяснения, дополняющие и уточняющие правила оформления приложений к приказам, приведенные в ГОСТ Р 6.30-2003. Так, например, уточняется, что отметка о приложении проставляется на первом листе приложения справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам. Если же приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, а ниже – гриф утверждения документа, например:

от 12.11.2009 № 125

Отсутствие в ГОСТ Р 6.30-2003 и Методических рекомендациях упоминания об отметке о наличии приложения в распорядительных документах позволяет сделать следующий вывод: в распорядительных документах этот реквизит не оформляется, а ссылки на приложения даются непосредственно в тех пунктах приказа, к которым эти приложения относятся. Например:

1. Отделу материально-технического обеспечения до 01.01.2013 закупить офисную мебель для канцелярии согласно перечню, приведенному в приложении № 1 к приказу.

Ответственный – заведующий отделом материально-технического обеспечения Шаров Н.С.

Подпись состоит из трех элементов: наименования должности, личной подписи и ее расшифровки. Расшифровка подписи состоит из инициалов и отделенной от них одним пробелом фамилии, например: Н.Г. Федоров.

На бланках приказов можно заранее предусмотреть форму для этого реквизита, например:

____________________________ ____________________ ___________________________

наименование должности подпись расшифровка подписи

На унифицированных формах приказов по личному составу отметка об исполнителе Госкомстатом России не предусмотрена, но его можно добавить, конечно, если организация считает это нужным. Согласно Порядку применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденному постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20 (далее – Порядок применения унифицированных форм), вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Параметры шрифтов и абзацев, используемые при оформлении приказов. Организация самостоятельно определяет:

тип шрифта, используемый при оформлении приказов;

размер шрифта для отдельных реквизитов приказа;

возможность использования полужирного начертания для выделения отдельных реквизитов;

размер междустрочных интервалов;

способ выравнивания абзацев (по ширине или по левому краю);

необходимость и размер дополнительных интервалов между абзацами.

При оформлении организационно-распорядительных документов обычно используют шрифт Times New Roman, Arial либо другой по выбору организации.

Наименование организации – автора документа, наименование вида документа можно выделить шрифтом на 2–3 пт больше, чем шрифт текста документа.

Размер междустрочного интервала устанавливают в интервале от одинарного до двойного. Через одинарный интервал обычно оформляют заголовок к тексту и отметку об исполнителе. Текст приказа, как правило, печатают через полуторный интервал. Может быть установлен одинаковый междустрочный интервал для оформления всех реквизитов приказа. При необходимости можно использовать промежуточные (дробные) значения междустрочного интервала, например установить его равным 1,25.

Организация вправе установить свои правила набора текста и других реквизитов приказов и закрепить их в инструкции по делопроизводству или другом локальном нормативном акте.

Согласование проектов приказов

Внутреннее согласование проекта документа, т.е. согласование его с должностными лицами и специалистами организации – автора документа, оформляется визой согласования.

Правила оформления реквизита приведены в п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003, а также в Методических рекомендациях, в которых с учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003 и особенностей оформления документов в федеральных органах исполнительной власти не только приведены правила оформления визы согласования, но и достаточно подробно описана процедура согласования. Однако нормативных документов, обязывающих проводить согласование проектов документов и регламентирующих эту процедуру, не существует. В связи с этим необходимость и порядок согласования проектов документов устанавливаются организацией – автором этих документов. Организация самостоятельно определяет:

виды документов, которые нуждаются в согласовании;

должностных лиц и специалистов организации, с которыми должны быть согласованы те или иные документы;

сроки согласования;

очередность получения виз согласования.

Ответственность за согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами организации возлагается на конкретного работника, которому поручена подготовка проекта документа, или руководителя структурного подразделения – исполнителя документа.

Порядок согласования рекомендуется закрепить в локальном нормативном акте (инструкции по делопроизводству) или распорядительном документе организации, с которым должны быть ознакомлены под роспись все работники организации, чья работа может быть связана с подготовкой проектов документов.

Если организация считает необходимым проводить согласование проектов приказов по основной деятельности, для оформления визы согласования можно использовать форму, в которой имеются все элементы, предусмотренные п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003, например:

__________________________________________
наименование должности
______________ _________________________
подпись расшифровка подписи
______________
дата

Такая же форма может быть предусмотрена и на бланках приказов по личному составу, которые нуждаются в согласовании по мнению руководства организации. Реквизит может быть предусмотрен как в случае оформления приказов на бланках, спроектированных в организации, так и при использовании унифицированных форм, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. В последнем случае, согласно Порядку применения унифицированных форм, вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Согласно п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003 для документа, подлинник которого остается в организации (например, приказа), визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Полагаем, что при наличии свободного места визы согласования могут быть оформлены и на лицевой стороне последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации (например, исходящее письмо), визы проставляют в нижней части лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа, т.е. визируется копия документа. При недостатке места на лицевой стороне виза проставляется на обороте последнего листа копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования, который может быть оформлен следующим образом:

Должность, фамилия, инициалы	Замечания	Подпись и дата согласования
1	2	3
…	…	…
Главный бухгалтер	Нет замечаний	Гусева
Гусева И.П.	24.12.2012
…	…	…

Лист согласования проекта приказа после его подписания и регистрации подшивается в дело вместе с подлинником приказа.

Допускается по усмотрению организации полистное визирование документа и его приложения.

* Журавлева М.В. О видах приказов и сроках их хранения // Секретарь-референт. 2012. № 11. С. 35–40.

Приказ – это правовой акт, который создается единолично руководителем организации (лицом, исполняющим его обязанности), в целях разрешения вопросов основной деятельности или по личному составу.

Все 34
Отпуск 6
Командировка 2
Приём на работу 4
Испытательный срок 2
Увольнение 4
Перевод 4
Здоровье 4
Возмещение вреда 4
Контракт 2
Простой 2

Приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам

Приказ о направлении в командировку

Приказ о назначении на должность

Приказ о приёме на работу с испытательным сроком

Приказ об отмене приказа об объявлении выговора за опоздание на работу

Приказ о привлечении работника к материальной ответственности

Приказ о привлечении к совмещении профессий (должности)

Приказ о предоставлении очередного отпуска

Приказ о предоставлении дополнительного отпуска

Приказ о переносе отпуска

Приказ об оплате бракованной продукции

Приказ о поощрении

Приказ об увольнении в связи с истечением срока контракта

Приказ о временном переводе в случае производственной необходимости

Приказ об индексации сумм возмещения вреда

Приказ руководителя организации о приёме на работу по контракту главного бухгалтера

Приказ об увольнении в связи с тем, что не выдержан срок испытания

Приказ о приёме на работу на условиях контракта

Приказ об отстранении работника от работы по требованию следственных органов

Приказ об увольнении в связи с призывом в вооружённые силы РФ

Приказ о возмещении вреда в связи с увечьем, профессиональным заболеванием либо иным повреждением здоровья, связанным с исполнением трудовых обязанностей

Образец приказа о возмещении вреда в связи с увечьем, профессиональным заболеванием либо иным повреждением здоровья, связанным с исполнением трудовых обязанностей (на основании Правил, утвержденных постановлением Верховного Совета РФ от 24 декабря 1992 г.)

Приказ о привлечении к работе в выходной день с согласия профсоюзного органа

Приказ в целях подведения результатов испытания деловых качеств бухгалтера расчетной части

Приказ о переводе на другую должность в целях замещения находящегося в командировке работника

Образец приказа о переводе на другую должность в целях замещения находящегося в командировке работника

Приказ о возмещении вреда в связи с увечьем или иным повреждением здоровья, связанным с исполнением трудовых обязанностей

Образец приказа о возмещении вреда в связи с увечьем или иным повреждением здоровья, связанным с исполнением трудовых обязанностей (на основании Правил, утвержденных постановлением Верховного Совета РФ от 24 декабря 1992 г.)

Приказ о переводе в случае простоя

Приказ о предоставлении отпуска без сохранения зарплаты для сдачи вступительных экзаменов в вуз

Образец приказа о предоставлении отпуска без сохранения зарплаты для сдачи вступительных экзаменов в вуз

Приказ о предоставлении одного свободного дня в неделю для подготовке к написанию дипломной работы

Образец приказа о предоставлении одного свободного дня в неделю для подготовке к написанию дипломной работы

Приказ о предоставлении отпуска для участия в лабораторно-экзаменационной сессии в вузе

Приказ об увольнении по требованию городского совета профессиональных союзов за грубое нарушение законодательства о труде

Образец приказа об увольнении по требованию городского совета профессиональных союзов за грубое нарушение законодательства о труде

Приказ о предоставлении ежегодного отпуска с учётом расписания выпускных экзаменов в школе

Приказ о возмещении вреда в связи со смертью кормильца в результате увечья или иного повреждения здоровья, связанного с исполнением трудовых обязанностей

Образец приказа о возмещении вреда в связи со смертью кормильца в результате увечья или иного повреждения здоровья, связанного с исполнением трудовых обязанностей (на основании Правил, утвержденных постановлением Верховного Совета РФ от 24 декабря 1992 г.)

Автор подробно рассказывает, как грамотно составлять инструкции, приказы и контролировать их исполнение.

Специалисты по управлению считают, что эффективность работы предприятия на 75% зависит от формализованного администрирования, т. е. от умения грамотно составлять инструкции, приказы и контролировать их исполнение.

Для того чтобы приказ был действенным, он должен содержать как минимум три основных элемента по каждому пункту приказа, а именно: что надо сделать, за какое время и кто из сотрудников за это отвечает.

Большинство руководителей не придерживаются данных прописных истин, поэтому часто в приказах отсутствует то срок исполнения, то исполнитель. В одной туристической фирме на обозрение сотрудников и клиентов был выставлен приказ: "Для улучшения обслуживания клиентов приказываем выполнять все этапы качественно". Руководитель другой фирмы, побывав за границей, решил ввести правила одежды на работе в соответствии с западными стандартами. Приказ за его подписью звучал так: "Для повышения культуры труда обязываю всех сотрудников придерживаться корпоративного стиля одежды". Но это требование руководителя осталось без ответа. Во-первых, сотрудникам никто не объяснил, что считает руководитель "корпоративным стилем одежды". Во-вторых, в приказе не оговариваются сроки перехода на данный стиль и ответственное лицо, следящее за исполнением.

Различают три вида приказа:

приказ по административно-хозяйственным вопросам;
приказ по основной деятельности;
приказ по личному составу.

Приказ по основной деятельности

Рассмотрим методику составления приказа по основной деятельности.

Приказы по основной деятельности являются правовыми нормативными актами, реализующими управляемость объектов сверху вниз, т. е. от управляющего органа к управляемому.

Подготовка приказа включает в себя несколько этапов:

инициирование издания приказа;
сбор необходимой информации;
подготовка проекта документа;
согласование;
проверка правильности оформления;
подписание;
доведение приказа до исполнителей.

Обработка распорядительных документов может регламентироваться положением о порядке подготовки и вступления в силу распорядительных документов организации или введением соответствующего раздела в инструкцию по делопроизводству организации.

Текст приказа состоит из двух взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части указываются причины, послужившие основанием для издания приказа. Обычно данная часть начинается со следующих устойчивых словосочетаний: "В целях. ", "На основании. ", "В связи с. ".

Если основанием для издания приказа является какой-либо нормативный акт вышестоящего органа, то в констатирующей части следует указать вид акта, его автора, полное название (заголовок), номер и дату, т. е. приводятся все поисковые данные. Если нет необходимости давать разъяснения, то констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительная часть отделяется от констатирующей глаголом "Приказываю", который пишется прописными буквами с новой строки, без абзаца и кавычек, в конце глагола ставится двоеточие. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте распорядительной части указываются исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения. В качестве исполнителей могут выступать как отдельные должностные лица, так и организации. Количество исполнителей по каждому пункту не ограничено. Исполнитель указывается в дательном падеже. Например: "Директорам заводов. ", "Начальнику отдела кадров Иванову В. П. " и т. п. Предписываемое действие выражается глаголами в неопределенной форме "подготовить", "зачислить", "обеспечить", "утвердить". Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предлагаемых работ. Обычно устанавливается отдельный срок исполнения для каждого задания. Последним пунктом в приказах указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа (должность и Ф. И.О.). Распорядительные документы могут иметь приложения, на которые даются ссылки в соответствующих пунктах распорядительной части. Однако реквизит "приложение" в данном случае не оформляется, ссылки на приложения даются в скобках в соответствующих пунктах. Например: "Утвердить инструкцию по делопроизводству" (приложение 1).

На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово "Приложение" (если приложений несколько, они нумеруются) и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение, например:

Словарь кадрового делопроизводства. Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующего на основе единоначалия для обеспечения основной и оперативной деятельности.

Приложение к приказу - дополнительные к основному тексту приказа материалы справочного, документационного или иного характера.

Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т. п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: "(прилагается)", а на приложении в верхнем правом углу размещается гриф утверждения документа.

В проектах приказов, имеющих одно или несколько приложений, должна быть единая нумерация страниц с охватом основного текста и всех приложений.

Приложения к проектам приказов должны визироваться исполнителем, подготовившим их, руководителями структурных подразделений. К проекту приказа прилагается список на рассылку.

Приказ оформляется на общем бланке формата А4. Далее в ходе работы над проектом приказа следуют этапы согласования и подписания. Проекты приказов, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа - "Проект".

Проект до подписания подлежит согласованию со всеми заинтересованными лицами, а также со структурными подразделениями и должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования. Визы или гриф согласования, как правило, проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишут мотивированное заключение. Перед подписанием проект тщательно выверяется на наличие орфографических или стилистических ошибок. Приказ подписывается руководителем или заместителем руководителя предприятия.

Для ознакомления с приказом могут быть подготовлены выписки из приказа по каждому пункту.

Приказ по административно-хозяйственной деятельности оформляется так же, как и приказ по основной деятельности.

Работодатель должен организовать правильное и своевременное ведение трудовых книжек, а ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжке несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Издание такого приказа по основной деятельности обязательно, несмотря на то что обязанности по работе с трудовыми книжками всегда включаются в должностные инструкции и в трудовые договоры работников, ответственных за работу с трудовыми книжками. В связи с периодической сменой работников кадровой службы, а также их возможным временным отсутствием представляется нежелательным указывать в тексте приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками фамилию работающего в настоящий момент сотрудника и можно ограничиться названием должности (если за ней закреплена одна штатная единица).

Приказ по личному составу

Приказы по личному составу составляют отдельную группу кадровой документации и требуют определенных правил составления, отличных от приказов по основной деятельности. Они фиксируют прием на работу. перемещение по работе, увольнение с работы, установление должностных окладов, отпуска, командировки, изменение фамилии, поощрения, взыскания и т. д.

В настоящее время действуют унифицированные формы большинства приказов по личному составу (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Они имеют особенности составления и оформления: эти приказы оформляются не на несколько действий, а на одно, т. е. самостоятельно издается приказ о приеме на работу, самостоятельно о переводе, увольнении, командировании. Каждый приказ можно оформлять не на отдельного сотрудника, а сразу на несколько, что при большом количестве работающих очень удобно.

Введение унифицированных форм вызвало самые различные мнения: одни считают, что такие формы удобны и необходимы кадровой службе, другие полагают, что новые формы повышают трудоемкость работы по ведению кадровой документации.

Однако следует учитывать, что современной документации по кадрам присущи такие недостатки, как: неприспособленность некоторых документов к обработке средствами электронно-вычислительной техники, неоправданное разнообразие форм, оформляющих аналогичные задачи по организации управления кадрами, отсутствие единого нормативного документа по оформлению кадровой документации.

Разработчики унифицированных форм кадровой документации преследовали две цели: упорядочить и унифицировать традиционный комплекс документов, оформляющих ряд задач по организации управления кадрами и приспособить эти документы к компьютерной обработке.

Введение унифицированных форм приказов по личному составу позволило внести единообразие в структуру текста документа и избавило сотрудников кадровой службы от сомнений в выборе того или иного варианта написания распорядительной части.

В связи с тем что унифицированные формы разработаны не на все приказы по личному составу, рассмотрим общие особенности оформления приказов по личному составу, не вошедших в перечень унифицированных форм.

Оформление приказов по личному составу не имеет четких указаний ГОСТа на оформление распорядительной документации (ГОСТ Р 6.30-2003 "УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов"), однако в целях внесения единообразия при составлении данного вида документа необходимо придерживаться ряда правил, которые оговариваются в инструкциях по организации работы с документами в конкретной организации.

Приказы по личному составу оформляются на бланках формата А4 и имеют следующий состав реквизитов:

наименование организации - автора документа;
наименование вида документа - "Приказ";
дата, номер;
место издания, заголовок к тексту;
текст;
подпись;
визы согласования;
отметка об ознакомлении с приказом работника;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Нумеруются приказы в течение календарного года. Номер (индекс) пишут с буквой "к", что значит приказ по кадрам, или л/с (приказ по личному составу), возможны и другие буквенные обозначения. Главное, помнить - приказы с разными сроками хранения не могут формироваться в одно дело. Приказы визируют обычно заместитель директора по кадрам, сотрудник отдела кадров, начальник отдела, в который направляется работник, а приказы, имеющие пункт о материальной ответственности, обязательно визирует бухгалтер. Работник, ведущий кадровую документацию, должен ознакомить каждого сотрудника с приказом, после чего сотрудник проставляет свою визу, состоящую из следующих элементов: "С приказом ознакомлен", подпись, расшифровка подписи и дата ознакомления.

Приказы вступают в силу с момента их подписания, но иногда в тексте приказа может быть указана другая дата вступления его в юридическую силу. Например, приказ подписан 22 апреля, а назначение работника на должность произведено 27 апреля.

К текстам приказа по личному составу предъявляются особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работника. Приказ по личному составу в отличие от приказа по основной деятельности может не содержать констатирующую часть и распорядительное слово "Приказываю" (оно не содержится в приказах по личному составу в отличие от приказа по основной деятельности). Распорядительным словом в приказах по личному составу являются слова: "Принять", "Уволить", "Назначить", "Изменить", "Присвоить" и т. д.

Текст приказа, в связи со сложившейся практикой, может быть оформлен двумя способами.

Первый вариант, когда распорядительная часть обычно начинается с глагола: "Изменить", "Присвоить", "Объявить" и т. д., напечатанного прописными буквами без абзаца с новой строки после заголовка к тексту. Заголовок к тексту приказов отвечает на вопрос "о чем?": о приеме, об увольнении, об изменении фамилии, об объявлении выговора, о переводе на другую работу и т. п. Далее, с новой строки, с абзаца пишутся полностью фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого издается приказ и распространяется действие приказа.

Объявить:

Ивановой Ирине Сергеевне, старшему эксперту отдела продаж, выговор за

халатное отношение к служебным обязанностям, повлекшее порчу

технического оборудования.

Во втором варианте распорядительное слово пишут в одной строке с действием. Рассмотрим составление приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника, в связи с вступлением сотрудника в брак. Данный приказ не имеет унифицированной формы и оформляется по правилам оформления распорядительных документов. В тексте такого приказа обязательно должны содержаться сведения как о старых, так и о новых данных работника, реквизиты документов, на основании которых вносятся новые сведения о нем. Рекомендуемое название такого приказа - "Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника".

Не рекомендуется использовать распространенную формулировку вроде "С такого-то числа считать Иванову Лебедевой в связи с регистрацией брака. ", т. к. это неграмотно. Можно подумать, что без приказа работодателя Иванова не будет считаться Лебедевой? Лебедевой она считается на основании свидетельства о регистрации брака, а не на основании приказа своего работодателя.

Неправильной является и другая распространенная формулировка - "Внести изменения в персональные данные работника". Изменять персональные данные работника - это полномочие специальных государственных органов, а не кадровой службы работодателя. Кадровая служба лишь вносит изменения в документы, содержащие персональные данные, на основании документов об изменении персональных данных работников, выданных специальными государственными органами.

Дата составления приказа - поступление копии паспорта в кадровую службу.

Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, регистрируется в соответствующем журнале регистрации приказов.

С приказом о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, знакомят под роспись всех заинтересованных лиц: самого работника, соответствующих работников кадровой службы и бухгалтерии.

На основании такого приказа будут вноситься изменения в трудовую книжку работника, личную карточку работника, лицевой счет работника и иные документы отдела кадров, бухгалтерии, службы безопасности и иных структурных подразделений.

Приказы по основной деятельности имеют срок хранения "постоянно". Приказы по административно-хозяйственным вопросам - срок хранения 5 лет.

Приказы по личному составу о приеме, увольнении, перемещении сотрудников хранятся 75 лет. Однако приказы о предоставлении учебных отпусков, дежурств, взысканиях, краткосрочных внутри России командировках имеют срок хранения 5 лет в соответствии со ст. 6 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. Располагаются приказы в деле по порядковым номерам приказов.

1. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Главархив. 1991.

3. Доронина Л. А. Организация документооборота: Учебно-методическое пособие. М.: ГУУ, 2005.

4. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. М.: Росархив; ВНИИДАД, 2002.

Л. Доронина К. э. н., Доцент, Заместитель директора Института информационных Систем управления ГУУ

Подписано в печать 20.06.2010 "Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2010, N 7

При принятии каких-либо решений внутри организации руководство должно издавать приказы, чтобы это имело официальный характер, и все сотрудники ознакомились с нововведениями.

Есть несколько видов приказов, но суть у них одна — внедрить определенные решения в деятельность фирмы, и при этом проинформировать персонал о них в доступной форме.

Данные документы понадобятся и при проверке, поскольку все документы контролируются в первую очередь, и правильно составленный архив позволит сделать вывод о деятельности компании.

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Правила создания бланка

Прежде чем готовить приказ о сокращении штата или другом вопросе, следует разобраться, что он собой представляет, и какие процессы регулирует.

Его первоочередное назначение — это организация трудовой деятельности, осуществляемая непосредственно руководителем, хотя зачастую данная функция возлагается на его представителя, которым является секретарь или заместитель.

Ответственное лицо должно разбираться в том, по какой структуре необходимо составлять данные документы, какие особенности есть у разных бумаг, и на протяжении какого срока нужно будет хранить готовые бланки.

Есть три вида внутренних приказов, которые могут издаваться:

По основной деятельности	—
По личному составу	Сюда относят прием людей на работу, их увольнение, направление на аттестацию или повышение квалификации, решения о поощрениях, присвоение званий, переход на совмещение должностей и т.д.
Для решения административно-хозяйственных вопросов	Обеспечение коммунальными благами, налаживание связи или закупка необходимых расходных материалов

Отдельно стоит упомянуть приказы по личному составу, главная задача которых — отражение решений руководства, которые касаются кадровой политики компании.

Таким образом, приказы, касающиеся трудовых отношений, относятся к этой группе, поскольку отражают все моменты приема на работу, увольнения, перемещения на другие должности, выписывание поощрений и санкций .

До 2013 года бланки приказов были утверждены Госкомстатом, и были унифицированы, но если ГОСТ не использовался, то его можно было сформировать в свободном виде.

С этого периода формы унифицированного характера больше не действуют, и на них распространяется общий порядок.

Организации могут утвердить любой удобный тип документа, который станет официальным, и обычно это происходит с бумагами, ранее бывшими официальными на уровне государства.

А вот организационно-распорядительные документы, то есть распоряжения по хозяйственной части и основной ветке деятельности, всегда составлялись в свободной форме, и на данный момент это не изменилось.

В Инструкции по делопроизводству организации говорится о том, как должны подготавливаться приказы, и там сказано, что все решения касательно внутренней работы следует оформлять именно в этом формате.

Проекты подготавливаются структурными подразделениями, но подписываются либо гендиректором, либо заместителем.

Если подразделение проявило инициативу, разработав текст, то в бумаге обязательно должна быть суть предложения, обоснование необходимости, а также основания для внедрения.

Пример заполнения документа

Общие требования, прописанные в вышеуказанной инструкции, оговаривают, что в нем должны быть определенные реквизиты:

Название компании	В рамках которой подготавливается документ
Тип бланка	В данном случае это приказ
Дата и регистрационный номер	Который фигурирует во внутренней базе
Место	Где был составлен документ
Текст	Который разделяется на смысловые части
Подпись руководителя и визирование	—
Отметка лица	Которое было назначено исполнителем указанных действий

Заголовок обязательно емко передает общий смысл текста, причем лаконично, точку ставить не нужно.

Основной текст отделяется от заглавия межстрочными интервалами, а также проходит выравнивание по границам слева и справа.

Содержание предусматривает две части — преамбулу, в которой описываются предпосылки к конкретному решению, а также описание ситуации и распорядительную, где оглашается сделанное решение и назначаются ответственные .

Эти две части разделяются словом “приказываю”, далее ставится двоеточие, а распоряжение вписывается четко и с указанием ответственных лиц.

Обязательно необходимо прописать сроки исполнения, а после подготовки бумага утверждается начальством, при помощи визирования. Для последнего нужно указать должность лица, его ФИО и подпись.

Ответственность за то, чтобы приказы были правильно подготовлены, а также были оценены юридическим отделом, возлагается на руководителей подразделений, а канцелярия оценивает техническую часть.

На одном экземпляре ставится подпись об ознакомлении, а второй отдается исполнителю, сделать это нужно максимально быстро после регистрации бумаги.

О возложении обязанностей

Приказ о том, что на конкретное лицо возлагаются некоторые обязанности, должен быть составлен в официальном порядке и отражать, какие именно процедуры должны быть выполнены человеком, что для этого предоставляется и на каких условиях назначается ответственный.

Примером может быть бумага о том, что некоторое лицо получает обязанность вести учет и оформление трудовых книжек.

Обычно это задача кадровых специалистов, которые работают на предприятии, и следует составлять документ по определенному образцу.

Вверху ставится название компании, а чуть ниже — данные ОГРН и ИНН предприятия, далее после наименования документа, излагается его суть.

Идентификатором документов будет номер и дата составления, по которым его потом можно будет найти.

Касательно трудовых книжек действуют требования, поэтому основанием для издания такого решения будет их соблюдение.

В части решения указывается, кто именно получает такую обязанность, и должность, занимаемая этим человеком.

Дабы обеспечить продуктивное исполнение, необходимо также обозначить запасного исполнителя, который будет замещать основного на время болезни последнего, или же его отсутствия на рабочем месте по иным причинам.

Директор должен прописать и то, кому передается право контроля исполнения, это могут быть руководители исполнителей, либо же сам руководитель.

Заканчивается бумага подписью гендиректора, а также ознакомленных с ней людей, которых она касается.

О дисциплинарном взыскании

Этот документ разрабатывается в том случае, когда сотрудник совершил нарушение внутреннего распорядка, которое привело либо к нарушению условий трудового договора, либо вообще принесло убытки для предприятия.

Начало будет абсолютно одинаковым с предыдущим образцом, но в первой части текста следует указать нормы ТК РФ, на которые ссылается руководитель, а также основание для вынесения наказания.

Далее в распорядительной части оговаривается, какое взыскание будет применяться к работнику, причем наказываемый конкретизируется в плане ФИО и табельного номера, чтобы идентифицировать нарушителя можно было без проблем.

Но кроме этого, нужно также указать следующие данные:

структурное подразделение компании, которое является местом труда;
должность и класс квалификации;
ссылка на пункт Правил внутреннего трудового распорядка, которая подтверждает факт проступка;
основание, то есть доказательство совершенного.

Подтверждает данный приказ руководитель, для которого указываются должность, личная подпись, а также фамилия с инициалами.

Кроме того, работник должен подписать его, что подтвердит его ознакомление с ним, и финальной будет дата заполнения.

Видео: по данной теме

О приеме на работу

В таком варианте есть отличия от вышеописанных примеров, и заключаются они в том, что обязательно следует указывать:

дату, с которой человек зачисляется в штат;
ФИО нового сотрудника;
подразделение, где он будет работать;
должность, специальность, а также разряд или квалификация;
характер работы, он может быть постоянным, а также вполне может присутствовать испытательный срок;
уровень заработной платы, где прописывается основной тариф и надбавка;
длительность испытательного срока.

На отпуск

Приказ об отпуске имеет совсем немного различий от ранее указанного документа, и в нем оговаривается сотрудник, которому дается отдых, его место работы и должность, его можно скачать здесь.

Также прописываются даты начала и конца отпуска, а в зависимости от типа отдыха и количества дней следует заполнять разные графы.

В итоге вписываются конкретная длительность предоставляемой передышки и целый период, а подписывается бумага гендиректором и самим работником.

При изменении планов, следует издать отдельную бумагу об отмене ранее сделанного распоряжения.

О повышении заработной платы

В таком приказе об изменении оклада или тарифной ставки обязательно говорится об основаниях данного шага, его можно скачать здесь.

К примеру, если зарплата вырастает по причине увеличения МРОТ, то следует оговорить, до какого уровня это произошло, а в блоке приказаний вписывается, кому именно — всем сотрудникам или отдельным лицам, необходимо увеличить довольствие и до какого уровня.

Ответственным за проведение повышения и выплату назначается главный бухгалтер, а кадровики должны ознакомить штат с данной бумагой.

Чтобы обозначить конкретную дату начала работы новых условий, следует указать ее с той формулировкой, что именно тогда вводится в действие этот приказ, а кроме того, назначается контролирующее лицо.

После этого ставится роспись и реквизиты директора, а также подписи в главе согласований, где должны расписаться все, кого касается документ.

На предприятиях часто выпускаются внутренние распоряжения, которые позволяют упорядочить рабочую деятельность, в них оговариваются решения руководства, касающиеся деятельности компаний.

Они должны быть составлены с соблюдением законодательства, а также предоставлены для ознакомления всем лицам, которых касается решение, если этого не сделать, то бумагу признают недействительной.

В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
Позвоните на горячую линию:
- 8 (800) 700 95 53

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Приказы издаются во всех организациях. Как правило, это небольшие по объему документы. Однако правил делопроизводства, которым должен соответствовать каждый реквизит приказа, достаточно много. Давайте разберемся во всех нюансах делопроизводства, которые нужно учесть при оформлении приказа.

Единые правила для всех реквизитов приказа

При оформлении приказов необходимо следовать установленным правилам делопроизводства. Одни из них едины для всего текста приказа, другие уникальны для того или иного реквизита. В этом разделе рассмотрим несколько важных правил, которые являются общими. Они обязательны для всего текста приказа, то есть для всех его реквизитов.

Правило 1. Соблюдаем поля.

В программе для набора текста следует установить следующие значения для полей :

— правое — не менее 8 мм;

— верхнее и нижнее — не менее 20 мм.

Правило 2. Используем правильный шрифт.

Допустимо использовать только шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr) размером не менее 13 пт .

Правило 3. Соблюдаем интервал между реквизитами.

Все реквизиты приказа следует отделять друг от друга пробельной строкой, равной размеру шрифта . На компьютере это производится нажатием клавиши Enter.

Правило 4. Не делаем то, что прямо запрещено.

Итак, в приказе нельзя :

— выделять текст подчеркиванием, полужирным шрифтом или курсивом. Использовать полужирный шрифт или курсив допустимо только в справочно-информационных документах (актах, справках, сводках и пр.);

Внимание!
Если приказ содержит таблицу, то при необходимости в ней можно :
— переносить слова;
— уменьшать левое поле до 20 мм;
— уменьшать размер шрифта и межстрочный интервал до 11 пт.

Далее условно разобьем приказ на 3 части и подробно рассмотрим правила оформления реквизитов, которые они содержат.

Шапка приказа

Каждый приказ без исключения должен содержать реквизиты, составляющие так называемую шапку приказа (рисунок 1).

Все реквизиты шапки приказа печатаются :

— без абзацного отступа (т.е. от нулевого положения);

— без точки в конце;

— с максимальной длиной строки — 73 мм.

Напомним, что все приказы исходя из их содержания делятся на 3 вида: по основной деятельности; по личному составу; по административно-хозяйственным вопросам. Каждый вид приказа регистрируется отдельно. Более того, отдельно регистрируются приказы по личному составу в зависимости от срока их хранения (3 года или 75 лет) .

К порядковому номеру приказа по личному составу добавляется литера :

Также отдельно можно регистрировать приказы при их значительном объеме (например, приказы о внесении изменений в штатное расписание, приказы о командировании и др.). В данном случае порядковый номер дополняется идентифицирующим разновидность приказа буквенным или иным условным обозначением .

— должен четко передавать смысл текста, быть кратким и емким;

— нельзя заключать в кавычки и подчеркивать;

— нужно грамматически согласовать с названием документа. Например, приказ (о чем?) о приеме на работу;

Максимальная длина строки заголовка — не более 73 мм. Если заголовок необходимо напечатать в несколько строк, то интервал между ними устанавливается точно 14 пт. Если заголовок превысит 5 строк, то длину его строк можно увеличить до 120 мм .

Основная часть приказа

— распорядительной (рисунок 2).

Констатирующая часть. Может отсутствовать, если приказ не нуждается в обосновании. Здесь излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания приказа. Если приказ издается на основании (во исполнение) НПА, то в констатирующей части должна быть ссылка на него с указанием наименования, даты, регистрационного индекса и заголовка .

Начало абзаца печатается с отступом 12,5 мм от границы левого поля, текст выравнивается по ширине листа. В конце констатирующей части точка не ставится .

После распорядительного слова излагается суть самого распоряжения. Если распоряжений несколько, текст приказа делится на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа. В конце каждого пункта ставится точка. Текст распорядительной части выравнивается по ширине листа .

Если в приказе используется перечисление, выделенное абзацами, то перед ними дефис или иной знак не ставится. После каждого перечисления ставится точка с запятой, а после последнего из них — точка .

Все пункты и абзацы распорядительной части печатаются с абзацным отступом — 12,5 мм от границы левого поля .

В конце распорядительной части ставится точка .

Распорядительная часть приказа по личному составу имеет свои дополнительные правила оформления :

— фамилии работников указываются прописными буквами (например, ИВАНОВА);

— если приказ состоит из нескольких пунктов, то они располагаются в логической последовательности: прием на работу, перевод (перемещение), увольнение и т.д.;

Основание:	1.	Заявление от 07.05.2020.
2.	Дополнительное соглашение от 07.05.2020 N 2 к трудовому договору от 14.11.2019.

Основание: докладная записка начальника службы доставки от 08.05.2020 N 3.

Заключительная часть приказа

Теперь рассмотрим правила оформления реквизитов, располагаемых в конце, после основного текста приказа (рисунок 3).

Некоторые из представленных выше реквизитов оформляются в обязательном порядке, а некоторые — при необходимости. Все они печатаются :

— без абзацного отступа (т.е. от нулевого положения);

— без точки в конце.

— расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.

Итак, при единоличном согласовании в рассматриваемом реквизите указывается наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), собственноручная подпись, ее расшифровка и дата.

Если согласование документа производится коллегиально, то гриф согласования включает в себя название вида документа в именительном падеже, видовое или полное наименование организации (органа), дату документа и его регистрационный индекс .

Пример
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
профсоюзного комитета
ДД.ММ.ГГГГ N 20

— наименование должности лица, визирующего проект приказа;

— его собственноручную подпись;

Пример
Начальник юридического отдела
Подпись Л.Л.Лосев
ДД.ММ.ГГГГ
С проектом не согласен.
Замечания прилагаются

— на лицевой стороне последнего листа приказа либо

— на оборотной стороне приказа.

Также ознакомление может оформляться на отдельном листе ознакомления, прилагаемом к приказу. Как правило, такой способ применяется при большом количестве человек, которых следует ознакомить с приказом.

Читайте этот материал в ilex >>
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex

Читайте также: