К какой группе документов относится регламент

Обновлено: 11.05.2024

Большое значение в деятельности любой организации, независимо от её организационно-правовой формы, полномочий, структуры и численности, имеют распорядительные документы.

Одним из основных видов распорядительного документа в управлении документационного обеспечения организации является приказ (распоряжение).

Памятка по систематизации приказов (распоряжений) в делопроизводстве организации (далее – Памятка) разработана в целях упорядочения вопросов систематизации приказов (распоряжений) в делопроизводстве организации по срокам их хранения. С учетом того, что приказ (распоряжение) – это индивидуальный правовой акт организации, выполняющей специализированные функции управления, в Памятке рассматриваются основные принципы и критерии систематизации приказов (распоряжений), но не рассматриваются все вопросы, которые могут быть предметом регулирования посредством приказов (распоряжений).

Памятка подготовлена для оказания помощи работникам кадровой службы, службы документационного обеспечения управления организации, а также может быть использована сотрудниками государственных и муниципальных архивов в работе с организациями – источниками комплектования.

1. Основные положения

1.1. Основным назначением приказа (распоряжения) является решение основных и оперативных задач, стоящих перед данной организацией.

1.2. Приказ – это правовой акт, принимаемый единолично руководителем организации для решения кадровых, организационных, хозяйственных и иных вопросов.

1.3. Распоряжение – это правовой акт, принимаемый единолично руководителем организации в целях разрешения оперативных вопросов, имеющий ограниченный срок действия и касающийся узкого круга должностных лиц.

1.5. В соответствии со статьёй 19 Перечня определено 3 вида приказов (распоряжений): приказы (распоряжения) по основной деятельности, приказы (распоряжения) по личному составу и приказы (распоряжения) по административно-хозяйственным вопросам.

1.6. Для каждого вида приказов (распоряжений) установлены разные сроки хранения:

1.7. Приказы (распоряжения) издаются на бланке документа установленной формы с определенным набором реквизитов.

1.8. Приказы (распоряжения) в обязательном порядке проходят процедуру регистрации в пределах календарного года. Группы приказов (распоряжений) в зависимости от назначения и сроков хранения регистрируются раздельно друг от друга. Порядковые регистрационные номера присваиваются приказам (распоряжениям) отдельно в пределах каждой группы.

1.9. Как правило, к порядковому номеру приказа (распоряжения) по основной (профильной) деятельности дополнительные буквенные индексы не добавляются.

1.10. В делопроизводстве организаций имеется практика присвоения буквенных индексов к приказам (распоряжениям) по личному составу:

1.11. Вопросы о введении при регистрации приказов (распоряжений) буквенных индексов должны быть урегулированы в инструкции по делопроизводству организации.

1.12. Карточки (базы данных), реестры, книги, журналы регистрации тех или иных приказов (распоряжений) имеют аналогичный регистрируемым приказам (распоряжениям) срок хранения.

1.13. Возможно более дробное разделение регистрации групп кадровых приказов (распоряжений). В этом случае выделяются самостоятельные группы и ведутся отдельные регистрационные массивы (разные журналы).

1.14. Приказы (распоряжения) группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:

1.14.1. приказы (распоряжения) по основной деятельности группируются отдельно от приказов (распоряжений) по личному составу;

1.14.2. приказы (распоряжения) по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения.

1.15. Целесообразно при больших объемах документов приказы (распоряжения) по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение и т.д.), группировать в отдельные дела.

1.16. В случае нарушения принципа систематизации приказов (распоряжений) ( например, если приказы (распоряжения) по личному составу , а также временного (до 10 лет) хранения отнесены к приказам (распоряжениям) по основной деятельности и наоборот), необходимо данные приказы (распоряжения) переформировать в соответствующие дела в порядке возрастания дат в пределах календарного года.

2.1. Приказ (распоряжение) по основной (профильной) деятельности – это правовой акт, издаваемый руководителем организации для обеспечения основной (профильной) деятельности организации.

2.2. Приказы (распоряжения) по основной (профильной) деятельности издаются в целях:

2.2.1. исполнения законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов управления;

2.2.2. осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, связанной с выполнением функций и задач организации.

2.3. Приказами (распоряжениями) по основной (профильной) деятельности оформляются властные полномочия организации по отношению к подведомственной сети организаций.

2.4. Перечень вопросов по основной (профильной) деятельности организации, которые могут быть предметом регулирования посредством издания приказов (распоряжений), определяется уставом (положением) организации. Соответственно, при подготовке приказа (распоряжения) по основной (профильной) деятельности необходимо обращать особое внимание на полномочия организации, указанные в уставе (положении).

2.5. Приказами (распоряжениями) по основной (профильной) деятельности организации:

2.5.1. утверждаются штатные расписания, положения структурных подразделений, должностные инструкции (должностные регламенты) работников, планы работы, отчеты о деятельности организации;

2.5.2. утверждаются локальные правовые акты (инструкции, правила, порядки, положения, перечни и другие);

2.5.3. регулируются вопросы финансирования деятельности организации, реализации государственных и ведомственных программ, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения;

2.5.4. оформляются порядок (режим) работы, осуществления контроля, решения и поручения по организации работы, организационные мероприятия (проведение тематических курсов, курсов повышения квалификации, семинаров, круглых столов), итоги работы, реализация специальных программ, результаты ревизий, инвентаризации имущества (основных средств) и другие;

2.5.5. создаются коллегиальные и совещательные органы, контрольные (ревизионные) органы, научные, экспертные, методические, консультативные органы (комитеты, комиссии, советы);

2.5.6. определяются порядок проведения конкурсов на замещение вакантных должностей, организации воинского учета, бронирования работников, комплекс мероприятий по гражданской обороне, охране труда и т. п.;

2.5.7. регулируются вопросы делегирования полномочий, распределения зон ответственности, наделения правом ( например, электронной подписи ), координации определенных видов деятельности;

2.5.8. оформляются назначения на должности руководителей подведомственных организаций;

2.5.9. оформляются создание, переименование, реорганизация, ликвидация, смена ведомственной подчиненности учреждения, образование филиалов;

2.5.10. регулируются другие вопросы при наличии полномочий.

2.6. Подразделять приказы (распоряжения) по основной (профильной) деятельности на группы и формировать несколько дел по различной тематике не рекомендуется. В организациях, имеющих большой объем приказов (распоряжений) по основной деятельности, для осуществления оперативного поиска допускается выделение приказов (распоряжений) по основной деятельности в отдельные группы ( например, приказы (распоряжения) о проведении служебных проверок, контрольных мероприятий, государственных (муниципальных) закупок , экологической экспертизы и другие).

2.7. В организациях, не являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, срок хранения приказов (распоряжений) постоянного хранения не может быть менее 10 лет. В соответствии с действующим законодательством в сфере архивного дела до проведения в установленном порядке организацией экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается.

3.1. Приказы (распоряжения) по административно-хозяйственным вопросам – распорядительные документы, направленные на решение административно-хозяйственных задач, стоящих перед организацией.

3.2.1. о соблюдении правил внутреннего распорядка деятельности (например, приказ (распоряжение) об установлении пропускного режима в организации; о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни; о нарушении правил внутреннего трудового распорядка);

3.2.2. об эксплуатации зданий, помещений (например, приказ (распоряжение) по вопросам пользования и распоряжения имуществом; о сдаче помещений в аренду; о страховании имущества; о санитарно-гигиенической обработке помещений) ;

3.2.3. о транспортном обслуживании и внутренней связи (например, приказ (распоряжение) о выделении автотранспорта; о расходе горюче-смазочных материалов; об обеспечении средствами связи конференций, совещаний; об эксплуатации средств связи; об организации защиты сетей связи);

3.2.4. об обеспечении безопасности организации (например, приказ (распоряжение) об организации противопожарной охраны организации; об улучшении технической и антитеррористической укреплённости организации; об охранной деятельности; об устройстве и эксплуатации технических средств) .

3.3. Организации, в которых перечисленные выше функции являются основной (профильной) деятельностью, приказы (распоряжения) по данным вопросам откладываются на постоянное хранение.

3.4. Приказ (распоряжение), содержащий вопросы основной деятельности и поручения административно-хозяйственного характера, относится к основной деятельности и хранится постоянно (например, в приказе (распоряжении) о подготовке и проведении конференции может содержаться поручение руководителю соответствующего подразделения об организации транспортного обслуживания участников мероприятия ).

4.1. Приказами (распоряжениями) по личному составу оформляются трудовые отношения работодателя и работника, которые регламентированы Трудовым кодексом Российской Федерации и другими нормативными правовыми актами. В этих приказах (распоряжениях) оформляется порядок организации работодателем и факты реализации работником трудовых функций, касающихся условий трудового договора.

Данные приказы (распоряжения) в дальнейшем послужат правовой основой для удовлетворения социально-правовых запросов граждан о трудовом стаже, заработной плате, наградах.

4.2. Приказами (распоряжениями) по личному составу оформляются:

4.2.1. прием на работу (перевод, перемещение, совмещение, замещение вакантной должности);

4.2.2. увольнение (прекращение действия трудового договора);

4.2.3. аттестация, повышение классности (разряда), присвоение звания (чина);

4.2.4. изменение фамилии (имени, отчества) в учетных документах;

4.2.5. поощрение (объявление благодарности, награждение грамотой и другие) ( необходимо отметить, что приказы (распоряжения) о награждении сторонних организаций и их работников за значительный вклад в решение задач, стоящих перед награждающей организацией, следует отнести к приказам (распоряжениям) по основной деятельности);

4.2.6. оплата труда, установление надбавки к должностному окладу (за совмещение, особый характер труда, стаж работы и т.д.), премирование работников ( в то же время приказы (распоряжения) о премировании за изобретения и рационализаторские предложения являются документами постоянного хранения) ;

4.2.7. предоставление отпусков работникам:

4.2.7.1. с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;

4.2.7.2. по уходу за ребенком;

4.2.7.3. без сохранения содержания (заработной платы) ( например, по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам; работающим пенсионерам по старости; работающим инвалидам; в случаях регистрации брака; для подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов и другим основаниям, предусмотренным трудовым законодательством) ;

4.2.8. направление работников в длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;

4.2.9. расследования профессиональных отравлений, заболеваний, несчастных случаев;

4.2.10. прохождение практики студентов, если в этот период студентам выплачивалась заработная плата и ими уплачивались страховые взносы в Пенсионный Фонд Российской Федерации ( в случае, если заработная плата не выплачивалась, то данные приказы являются документами постоянного хранения).

5.1. Приказами (распоряжениями) по личному составу (срок

5.3. о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска (об отзыве из отпуска) и отпуска в связи с обучением;

5.4. об оказании материальной помощи;

5.5. о дежурствах в выходные и праздничные дни;

5.6. о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках;

5.7. о дисциплинарных взысканиях;

5.8. об объявлении конкурса на включение в кадровый резерв, о включении в кадровый резерв, об исключении из кадрового резерва.

В большинстве организаций систематизация приказов (распоряжений) производится с нарушением ее принципов: например, часто приказы (распоряжения) по личному составу, а также временного (до 10 лет) хранения относят к основной деятельности. Знание вопросов систематизации приказов (распоряжений) в текущем делопроизводстве организации позволит избежать ошибок при их формировании в дела, подготовке к архивному хранению, а также не допустить поступления документов, не имеющих исторической ценности, на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы.

Полный комплекс приказов (распоряжений) по основной (профильной) деятельности, переданный на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы, позволит получить максимум сведений о роли и значимости организации в системе государственного управления или конкретной отрасли.

Список использованных источников

2. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти / Росархив, ВНИИДАД. - М., 2010.

3. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения / Росархив, ВНИИДАД. - М., 2011.

4. Перечень документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР, органов, учреждений, организаций и предприятий системы просвещения / Министерства просвещения СССР. – М., 1981.

5. Быкова Т.А. Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: учебник / Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В.; под общей редакцией проф. Кузнецовой Т.В., 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006.

6. Куняев Н.Н. Документоведение: учебник / Куняев Н.Н., Уралов Д.Н., Фабричнов А.Г.; под редакцией проф. Куняева Н.Н., 2-е изд, стер. – М.: Логос, 2011.

8. Янковая В.Ф. Систематизации приказов в делопроизводстве организации / Янковая В.Ф. // Секретарь-референт. № 7 2007 / Делопроизводство.

Бывает непонятно, какой распорядительный документ использовать, чтобы поставить задачи внутри компании: приказ или распоряжение. Разбираем на примерах, в чем разница и какой документ лучше подойдет в разных ситуациях

Сергей Скрябин

Эксперт по праву

Чтобы ставить и решать задачи внутри компании, бизнес использует приказы и распоряжения. Не всегда понятно, когда какой документ нужно издать. Разбираемся, в чем отличия приказа от распоряжения, какой документ нужно издавать в разных ситуациях и кто имеет право это делать.

Сходства и различия приказа и распоряжения

В законодательстве нет общих правил, которые регулируют, когда издавать приказ, а когда — распоряжение. Например, в трудовом кодексе эти документы часто уравнивают в правах.

Так, чтобы принять сотрудника на работу или уволить его, подойдут оба документа.

Чтобы понять, чем отличается приказ от распоряжения, возьмем за основу определения из Единой государственной системы делопроизводства — ЕГСД.

Приказ — правовой акт, который издает руководитель органа государственного управления или его структурного подразделения, чтобы решить основные и оперативные задачи.

Распоряжение — правовой акт, который издает руководитель коллегиального органа государственного управления, чтобы решить оперативные вопросы. У распоряжения обычно ограниченный срок действия, и оно касается узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.

Главное отличие этих документов в том, что приказ всегда издает руководитель компании или его заместитель, а распоряжение — руководитель компании, заместитель и другие уполномоченные лица, например начальники отделов.

Есть также условные отличия приказа от распоряжения. Мы собрали их в таблице.

Виды приказов и распоряжений

В делопроизводстве есть три вида приказов и распоряжений.

По основной деятельности. Цель — решить основные задачи, которые стоят перед компанией. Например, ввести штатное расписание или создать новое подразделение.

По административно-хозяйственным вопросам. Относятся к деятельности, которая связана с транспортным обслуживанием, эксплуатацией и оснащением зданий. Например, приказ или распоряжение о покупке оборудования.

По личному составу. Касаются вопросов взаимодействия сотрудников с компанией. Например, чтобы принять на работу или уволить сотрудника, нужно издать соответствующий приказ или распоряжение.

Порядок издания приказа и распоряжения

Правила не регламентированы законом, но их прописывают в инструкции по делопроизводству. Обычно порядок издания приказов и распоряжений выглядит так:

Иногда порядок может быть сложнее: ответственный сотрудник сначала готовит проект, согласует его с юристами и руководителем и только потом отдает на подпись.

Например, если руководитель издает приказ о введении системы сохранения коммерческой тайны, лучше сначала подготовить проект и согласовать его с юристом, чтобы документ не противоречил законам.

А вот при издании приказа о приеме на работу можно воспользоваться шаблоном — готовить проект и согласовывать с юристом не обязательно.

Требования к оформлению приказов и распоряжений

В законе нет требований к оформлению приказов и распоряжений, но в государственном стандарте есть рекомендации, примеры и шаблоны распорядительных документов.

Компаниям и ИП не обязательно оформлять документы строго по ГОСТу, но чтобы они имели юридическую силу, нужно указать следующие реквизиты:

Реквизит	Требование к реквизиту
Название компании	Должно соответствовать названию, которое прописано в уставе.

Кроме реквизитов, есть и другие рекомендации по оформлению распорядительных документов.

Ввести штатное расписание — это основная задача компании

Провести анализ рекламной кампании — это текущая задача

Коротко

Приказ издает только руководитель или его заместитель для решения основных задач компании и кадровых вопросов.
Распоряжение издает руководитель, его заместитель и начальники отделов для решения текущих задач компании.
Компании и ИП могут использовать только один из этих документов — разница между приказом и распоряжением условна.
Если хотите использовать оба документа, пропишите в инструкции по делопроизводству, кто имеет право издавать распорядительные документы и какие вопросы решает каждый из них.

Сейчас читают

Оферта: что это и зачем она нужна

Одному бизнесу оферта поможет ускорить заключение договоров с клиентами, а другому — будет нужна по закону. Что включить в оферту и как избежать типовых ошибок — в статье

Как ИП оформить банкротство

Пошаговый план действий для ИП при оформлении банкротства и другие способы погасить долги

Что такое выездная налоговая проверка и как бизнесу к ней подготовиться

С экспертом по налоговым проверкам разобрались, как бизнесу вести себя при выездной проверке, какие права и ограничения есть у сотрудников налоговой и как оспорить результаты, если вы с ними не согласны

Будьте в курсе событий бизнеса

Получайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей, которые помогут сделать бизнес сильнее

Мы продолжаем публикацию материалов, входящих в Кодекс профессионального члена совета директоров (ПЧСД). В данной статье описывается система внутренних документов, на которую должен ориентироваться ПЧСД и стремиться к ее внедрению в обществе.

В предыдущих материалах были освещены наиболее принципиальные моменты, которыми должен руководствоваться ПЧСД при голосовании по вопросам повестки дня совета директоров. Однако положения данного Кодекса сами по себе носят рекомендательный характер и формально не обязательны к исполнению. Их обязательный статус достигается с помощью грамотно выстроенной системы внутренних документов общества и тесной взаимосвязи с уставом. Это обстоятельство делает систему внутренних документов важнейшим элементом работы акционерного общества. От того, каким образом закреплены права и обязанности всех участников деятельности акционерного общества (акционеров, совета директоров, исполнительных органов), зависит успех и долгосрочность функционирования бизнеса.

устав;
положение о ревизионной комиссии (ревизоре) общества;
положение о коллегиальном исполнительном органе общества (в случае наличия коллегиального исполнительного органа);
положение о филиалах и представительствах (в случае их наличия).

Стоит отметить, что положение о совете директоров, положение о единоличном исполнительном органе, а также иные документы акционерного общества (положение о дивидендной политике или информационной политике) не являются обязательными в силу требований законодательства. Общество по своему усмотрению решает, принимать эти документы или не принимать. В любом случае их содержание не должно противоречить положениям устава акционерного общества и требованиям законодательства.

В данном материале мы опишем систему внутренних документов, на которую должен ориентироваться ПЧСД и стремиться к ее внедрению в обществе. В общем виде она может быть выражена следующей схемой:

Общая схема внутренних документов акционерного общества

Необходимо отметить, что указанные положения должны быть упомянуты в уставе общества и по смыслу являться его неотъемлемой частью, то есть права и обязанности, вытекающие из данных документов общества, обязательны к исполнению соответствующими органами акционерного общества. Нарушение их исполнения фактически является нарушением устава общества, а убытки из-за таких действий могут быть возмещены акционерами через суд. Также нарушения или некорректное исполнение своих обязанностей является информацией акционерам для целей реализации своих прав при последующих выборах (перевыборах) органов управления обществом.

ПЧСД должен внимательно ознакомиться с уставом общества и провести проверку его положений на соответствие требованиям действующего законодательства. Главный же вывод, который необходимо сделать, – насколько текущая конструкция устава общества является оптимальной с точки зрения выполнения высоких стандартов корпоративного управления и создания акционерной стоимости, при этом в учет принимаются характер и сфера деятельности общества.

Такие важные документы как кодекс корпоративного поведения, положение о модели управления акционерным капиталом (включая положение о дивидендной политике и положение об условиях проведения дополнительных выпусков и обратного выкупа акций), положение об информационной политике могут существовать в отдельном виде (как собранный воедино документ) - для целей информирования инвестиционного сообщества. В обязательном порядке они должны быть закреплены (утверждены общим собранием акционеров) в основных пяти документах, приведенных выше, и стать обязательными к исполнению соответствующими органами акционерного общества. Иначе говоря, каждое требование, положение или пункт из этих документов должны найти отражение в пяти основных документах акционерного общества и стать не декларацией, а нормой для исполнения соответствующим органом управления обществом. При этом необходимо еще раз отметить, что невыполнение указанных обязанностей будет являться нарушением соответствующего утвержденного обществом документа, и, как следствие, устава общества.

При этом инициаторами изменений внутренних документов общества могут быть как текущий совет директоров акционерного общества, так и акционеры - владельцы двух и более процентов голосующих акций по собственной инициативе или по чьему-либо совету. Здесь следует отметить, что такая возможность у акционеров - владельцев двух и более процентов голосующих акций общества есть только в случае, если это предусмотрено уставом общества. Законодательство по умолчанию относит вынесение на собрание акционеров изменений во внутренние документы общества к компетенции совета директоров, поэтому ПЧСД должен приложить усилия для появления в уставе соответствующей нормы.

В этой связи одним из самых важных действий ПЧСД является разработка и вынесение на утверждение органов управления общества соответствующих документов, а при необходимости – изменений и дополнений к ним. В приведенной ниже таблице собраны принципиальные моменты, требующие своего отражения в системе внутренних документов общества.

Ключевые положения, требующие отражения в системе внутренних документов общества

Документ

Ключевые особенности (дополнительно к основному функционалу)

Утверждение и изменение

Должно быть предусмотрено наличие положения о совете директоров и положения о коллегиальном исполнительном (и/или единоличном) органе.

В устав могут быть вынесены определенные положения и правила, которые требуют более высокого кворума. В противном случае они должны быть описаны в нижестоящих документах.

Общее собрание акционеров, 75% от кворума +1 акция

Положение о совете директоров

Четко прописанная система формирования исполнительных органов (выдвижение, сроки, выборы, состав и пр.).

Обязательное условие: наличие и способ принятия бизнес-плана работы общества (рекомендуется на три года с детализацией на ближайший год). Бизнес-план разрабатывается исполнительным органом, а совет директоров утверждает или отправляет на доработку, реализуя, таким образом, общую стратегию развития общества. Независимо от горизонта планирования бизнес-план представляется на рассмотрение и утверждение совету директоров ежегодно. Таким образом, обеспечивается актуальность бизнес-плана.

Должна быть прописана система контроля за деятельностью исполнительного органа на основании отчетности, предоставляемой как менеджментом, так и независимыми контролирующими органами (аудитор, ревизор). В правах совета директоров должны быть прописаны сроки и состав получаемой отчетности.

Должны быть описаны права и обязанности совета директоров, связанные со специфическими особенностями того или иного бизнеса. В качестве примера можно привести утверждение и запуск новых продуктов или уровень долговой нагрузки общества.

Должны быть описаны порядок работы и способы принятия решений советом директоров.

Должна быть описана система вознаграждения совета директоров.

Так как реализация МУАК является прерогативой совета директоров, то основные его положения и порядок действий по ее реализации должны быть описаны в положении о совете директоров. Сама же МУАК может существовать как отдельный информационный документ, так и в качестве приложения к данному положению.

Должна быть описана система раскрытия информации (обоснование решений) перед акционерами (например, обоснование цены и объема обратного выкупа акций или размер рекомендуемых к выплате дивидендов). Таким образом, часть (относящаяся к обязанностям совета директоров) такого документа, как информационная политика, должна быть закреплена именно в положении о совете директоров. Сам же документ об информационной политике может существовать как в виде отдельного документа, так и в качестве приложения к данному положению.

Общее собрание акционеров, 50% от кворума +1 акция

Положение о коллегиальном исполнительном (и/или единоличном) органе

Должен быть определен состав и регламент принятия решений исполнительным органом (круг рассматриваемых вопросов, порядок рассмотрения и пр.).

Должны быть определены сроки подготовки и представления совету директоров бизнес-плана развития общества, а также его структура и состав. Информация в бизнес-плане должна давать полное представление о планах развития общества, затратах и возможных эффектах. Например, обязательными пунктами бизнес-плана должны быть: описание рынка, на котором работает эмитент, продуктовая линейка, бюджет (составляющей этого раздела может быть положение об оплате труда), прогноз финансовых показателей, риски.

Крайне четко должна быть прописана система отчетности исполнительного органа перед советом директоров – сроки, состав, обязательные пункты. В рамках информационной политики часть этой отчетности должна раскрываться максимально публично. Таким образом, часть (относящаяся к обязанностям исполнительного органа) такого документа, как информационная политика, должна быть закреплена именно в этом положении. Сам же документ об информационной политике может существовать как в виде отдельного документа, так и в качестве приложения к данному положению.

Должна быть описана система вознаграждения исполнительного органа.

Учитывая, что исполнительный орган общества принимает участие в реализации МУАК, то относящиеся к нему положения и порядок действий по их реализации должны быть описаны в положении об исполнительном органе. Сама же МУАК может существовать как в виде отдельного информационного документа, так и в качестве приложения к данному положению.

Общее собрание акционеров, 50% от кворума +1 акция

Положение о ревизоре (ревизионной комиссии)

Должны быть описаны права и обязанности ревизора, а также порядок его работы. Ключевым фактором работы ревизора является проверка корректности и полноты представляемой отчетности исполнительным органом.

Общее собрание акционеров, 50% от кворума +1 акция

Положение о филиалах и представительствах

Должны быть регламентированы порядок работы, принципы функционирования, наличие и состав обязательной отчетности и другие особенности деятельности данных подразделений.

Общее собрание акционеров, 50% от кворума +1 акция

Дополнительные информационные документы

Кодекс корпоративного управления

Комплексный документ, характеризующий уровень корпоративного управления в акционерном обществе. Содержит свод правил и принципов, которым общество обязуется следовать в своей деятельности.

Собирается воедино и утверждается советом директоров

Положение об инсайдерской информации

Основное содержание регулируется требованиями действующего законодательства. Документ может содержать дополнительные требования к инсайдерам с целью исключения преимуществ какой-либо группы лиц перед рядовым инвестором.

Собирается воедино и утверждается советом директоров

Положение об информационной политике

Должны быть подробно описаны основные принципы раскрытия информации о деятельности общества.

Собирается воедино и утверждается советом директоров

Положение о модели управления акционерным капиталом и дивидендной политике

Изложенная понятным языком информация о принятой в обществе МУАК, принципах и причинах определенных корпоративных действий (выплата/невыплата дивидендов, обратный выкуп/размещение акций), утверждаемых общим собранием акционеров или осуществляемых советом директоров. Предоставление информационных документов, содержащих обоснование и расчеты, которые должны предоставляться акционерам. Отчетность по результатам проведенных действий. Мониторинг соответствия рыночной стоимости и фундаментальной стоимости акций общества.

Собирается воедино и утверждается советом директоров

Отметим еще раз главную особенность любого информационного документа: обязательность исполнения каждой статьи такого документа обеспечивается за счет ее фиксации в основных (утвержденных общим собранием акционеров) документах общества. Таким образом, информационный документ должен содержать ссылки на соответствующие пункты основных документов (где предусматривается ответственность за его исполнение). В противном случае принципы, изложенные в информационных документах, становятся декларативными (а порой и декоративными) и могут не выполняться или реализовываться частично.

Общие требования к системе внутренних документов общества могут быть сформулированы следующим образом:

Отсутствие чисто формального подхода. Форма документов не должна превалировать над их содержанием. Именно благодаря условиям, закрепленным в этих документах, должно работать и развиваться акционерное общество. Таким образом, документы общества – это одновременно и инструкция, и правила, и идеология. Изменение этих документов должно происходить с целью улучшения условий работы на благо всех акционеров. Такие изменения находятся только во власти собственников (принимаются общим собранием акционеров) и означают изменение условий фактически публичного договора, на основании которого работает каждый орган акционерного общества. Четко определенная ответственность органов управления значительно затрудняет возможность нарушения прав акционеров в обществе и является хорошей защитой от недружественных намерений третьих лиц.

Полномочия различных органов управления обществом не могут пересекаться. Необходимо четко и определенно прописать права и обязанности (сферу ответственности) каждого органа акционерного общества. В системе документов не должно быть противоречий, например, один и тот же вопрос не может решаться разными органами общества одновременно. Документы должны быть ориентированы на достижение конкретных результатов для акционеров (четкая определенность целей и задач для каждого органа).

Следствием вышесказанного должно стать отсутствие вопросов, решение которых не закреплялось бы за определенным органом управления обществом в строго установленные сроки.

Права и обязанности органов управления обществом должны находиться в тесной взаимосвязи. В документах должна быть четко описана система принятия решений и полностью исключены тупиковые ситуации при управлении обществом. Система внутренних документов означает их взаимодополняемость (например, права одних органов управления обществом коррелируют с обязанностями других).

Документы общества должны содержать описание необходимых отчетных форм с четко определенным минимумом конкретной информации.

ПЧСД должен стремиться к принятию системы документов в обществе, полностью соответствующей описанным выше принципам. Объяснение смысла и необходимости данных документов (или изменений в них) также является обязательной деятельностью ПЧСД. Он может разработать положения и устав (либо изменения и дополнения к ним) как лично, так и с участием остальных членов совета директоров.

Следует помнить, что акционерное общество – это сложный и живой организм, требующий постоянного развития. Именно система грамотных внутренних документов призвана создать условия для долгосрочного процветания акционерного общества.

Читайте также: