Имеет ли право заверять документы начальник штаба

Обновлено: 04.07.2024

Господа доброе утро!вопрос:является ли обращение командира к администрации города в интересах офицера лигитимным(обратился с рапортом к комру в 2004г по зем.уч.для ижс согласно ст 18 УВС,он написал письмо в админ.,те ответ что после утверждения генплана будет решаться вопрос о выделении мне зучастка)В суде врубают заднюю говорят что должен был лично обращаться,а не через командира

Здравия всем борцам за свои права!
У меня вопрос к уважаемым юристам форума:
В соответствии с новым законодательством, оставлено ли право за командирами в/ч заключать договора найма жилых помещений, находящихся в гос собственности? Какие у них есть основания производить жилищные отношения с категорией граждан, уволенных с военной службы и имеющих право на постоянное жилье?
Заранее благодарен!

В соответствии с новым законодательством, оставлено ли право за командирами в/ч заключать договора найма жилых помещений, находящихся в гос собственности? Какие у них есть основания производить жилищные отношения с категорией граждан, уволенных с военной службы и имеющих право на постоянное жилье?

По теме ветки выкладываю свой иск, поданный в Новороссийский гарнизонный военный суд
г.Севастополь с целью признания незаконным отказ комадира в/ч . в совершении нотариальных действий.
Предыстория: командир части отказал просьбе в/с удостоверить подпись в/с по причине, что командир части не является юридическим лицом и не может принять 200 руб. в качестве уплаты за совершение нотариальных действий!
Новороссийский гарнизонный военный суд
г.Севастополь
истец:
адрес: Украина г.Феодосия
ответчик: командир в/ч
адрес: 98100, г.Феодосия
цена иска не определена
ИСКОВОЕ ЗАЯВЛЕНИЕ
на отказ совершения нотариальных действий ((в порядке гл.37 ГПК РФ)
Предметом настоящего обращения является необоснованное требование командира в/ч 09882 по оплате госпошлины и отказ совершения нотариальных действий.
1) Изложение фактов: Я, гражданин РФ, (далее истец) проходящий военную службу за пределами России, в войсковой части .
Решением командира в/ч . исх. от 2012 г. № отказано просьбе истца удостоверить роспись истца на доверенности, необходимой истцу для ведения дел в суде и иных органах власти через представителя.
2) Позиция истца: Действующее законодательство России, а именно, Временная инструкция по делопроизводству в Вооруженных Силах РФ, введенная приказом МО РФ от 9 августа 2009 г. № 205/2/588, пунктом №245 обязывает командира воинской части (начальника) совершать нотариальные действия по должности и удостоверять роспись военнослужащих на доверенности, определяет порядок регистрации и учет оформленных доверенностей, не содержит каких-либо требований для оплаты госпошлины за совершение такого рода нотариальных действий.
С учетом изложенного, на основании ст.310 – 312 ГПК РФ,
ПРОШУ СУД:
1. Признать незаконным Решение командира в/ч . исх. от 2012 г. № ……об отказе просьбе истца удостоверить роспись истца на доверенности, необходимой для ведения дел в суде и иных органах власти через представителя.
Приложение: 1.Копия искового заявления – 1 экз. – 1 л.
2.Копия ответа командира в/ч . исх. от 2012 г. №– 2 экз. – 2 л.
3.Квитанция об уплате госпошлины
2012 г. истец
Продолжение: НГВС в лице судьи Королева оставил данный иск без движения и установил иск заявлением об оспаривании действий должностного лица, в порядке гл.25 ГПК РФ, указал недостатки и обязал представить квитанию уплаты госпошлины.
Квитанцию направил, просил признать устраненными недостатки - интересно чем это шоу закончится.
НГВС в г.Севастополе - это клондайк или Поле чудес для тех, кто любит цирк и фокусы, Смотреть на эти манипуляции ручки и бумаги одно удовольствие, а читать одно наслаждение, что стоит всего 200 российских рублей за входной билет.
Мне от такого решения - проще! Пусть суд исследует дело в полном объеме и пишет что хочет. Легче будет обжаловать!
Отдельно интересно будет исследовать полномочия представителя воинской части, что отражены в доверенности, оформленной тем же командиром части.
Продолжение следует!

Решением судьи НГВС В.Кравченко от 08.08.2012 г. требования этого иска удовлетворены.
Так что командир части обязан заверять подпись военнослужащего на доверенности.
Текст решения после получения выложу в коллекции суд. решений.
Удачи всем

Выкладываю решение
копия
Решение
Именем Российской Федерации
8 августа 2012 года г. Севастополь
Новороссийский гарнизонный военный суд в составе:
председательствующего - судьи Кравченко В.В., при секретаре
с участием заявителя ……. его представителя ……
рассмотрев гражданское дело по заявлению военнослужащего войсковой части 09882 капитана 3 ранга ……… об оспаривании действий командира войсковой части 09882, связанных с отказом удостоверить роспись на доверенности,
установил:
Заявитель. обратился в суд с заявлением, в котором просит:
- признать незаконным решение командира войсковой части 09882 от 5 июля
2012 года № 1154 об отказе в просьбе удостоверить роспись на доверенности,
необходимой для ведения дел в суде и иных органах власти через
представителя;
- обязать командира войсковой части 09882 возместить судебные расходы,
связанные с оплатой государственной пошлины в сумме 200 рублей и
связанные в проездом в суд в сумме 1 024 гривны 96 копеек Украины.
- обязать командира войсковой части 09882 возместить 264 гривен Украины и
1016 рублей 50 копеек проезд к месту оплаты государственной пошлины.
Заявитель и его представитель в судебном заседании требования
заявления поддержали, и просили их удовлетворить в полном объеме.
Командир войсковой части 09882 надлежаще уведомленный о времени и
месте судебного разбирательства, в суд не прибыл, в своих возражениях
просил рассмотреть данное дело без его участия.
В судебном заседании установлено, командир войсковой части 09882
отказал заявителю в его просьбе удостоверить доверенность для представления гр. …………. его интересов в органах государственной, исполнительной и судебной власти.
Вышеизложенные обстоятельства подтверждаются ответом за подписью
командира войсковой части 09882 от 5 июля 2012 года № 1154 на обращение
заявителя.

Выслушав лиц, участвующих в деле, исследовав материалы дела, суд полагает необходимым заявление удовлетворить частично по нижеследующим основаниям.
Согласно ст. 245 временной инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах РФ, при совершении нотариальных действий -удостоверении завещаний и доверенностей командирам (начальникам) воинских частей следует руководствоваться приложениями № 32 и 33 к настоящей Временной инструкции, имея ввиду, что порядок удостоверения завещаний и доверенностей командирами (начальниками) воинских частей, соединений, организаций Вооруженных Сил и военных образовательных учреждений профессионального образования, начальниками, их заместителями по медицинской части, старшими и дежурными врачами госпиталей, санаториев и других военно-лечебных учреждений применяется в соответствии с Конституцией РФ, Гражданским кодексом РФ, Инструкцией о порядке совершения нотариальных действий главами местных администраций поселений и специально уполномоченными лицами Министерства юстиции РФ от 27 декабря 2007 года № 256.
Оценивая вышеизложенное, суд приходит к выводу, что поскольку обязанность по совершению нотариальных действий возложена на орган исполнительной власти, в котором военнослужащие проходят военную службу, то командир войсковой части 09882 должен удостоверить роспись на доверенности без оплаты государственной пошлины.
Поэтому суд считает необходимым признать незаконным решение командира войсковой части 09882 от 5 июля 2012 года № 1154 об отказе в просьбе заявителя. удостоверить роспись на доверенности, необходимой для ведения дел в суде и иных органах власти через представителя.
Решая вопрос о судебных расходах, понесенных заявителем в связи с рассмотрением настоящего дела, суд считает необходимым, в соответствии со ст.ст. 88, 98 ГПК РФ, требование о возмещении судебных расходов, связанных с уплатой госпошлины и проездом в судебное заседание, удовлетворить.
Что касается требования заявителя обязать командира войсковой части 09882 возместить проезд к месту оплаты государственной пошлины, то суд находит данное требование необоснованным, так как действующим законодательством не предусмотрено возмещение денежных средств, связанных с проездом к месту оплаты государственной пошлины.
Руководствуясь ст. ст. 194 -199, 258 ГПК РФ, суд,
решил:
Заявления военнослужащего войсковой части 09882 …….. об оспаривании действий командира
3
войсковой части 09882, связанных с отказом удостоверить роспись на доверенности - удовлетворить частично.
Признать незаконным решение командира войсковой части 09882 от 5 июля 2012 года № 1154 об отказе в просьбе заявителя. удостоверить роспись на доверенности, необходимой для ведения дел в суде и иных органах власти через представителя.
Обязать командира войсковой части 09882 возместить судебные расходы, связанные с оплатой государственной пошлины в сумме 200 (двести) рублей и связанные в проездом в суд в сумме 1 024 (одна тысяча двадцать четыре) гривны 96 копеек Украины.
В удовлетворении требования обязать командира войсковой части 09882 возместить 264 гривен Украины и 1 016 рублей 50 копеек проезд к месту оплаты государственной пошлины - отказать.
Решение может быть обжаловано в апелляционном порядке в судебную коллегию по гражданским делам Северо-Кавказского окружного военного суда, через Новороссийский гарнизонный военный суд, в течение месяца со дня принятия судом решения в окончательной форме.
Копия верна: Председательствующий по делу
Отказом суда возместить расходы на уплаты госпошлины (проезд на территорию РФ) не удовлетворен - подал апелляционную жалобу.

Здравствуйте! Прочитал ветку и не увидел ответ на интересующий меня вопрос. Для постановки в очередь на получения жилья при увольнении необходимы заверенные копии всех страниц паспорта всех членов семьи и еще ряд заверенных документов. Раньше КЧ или НШ без проблем заверяли документы, но пришел новый каманч и отказывается это делать. Прикрывается инструкцией(какой не помню). Я её сам читал, но копии снимать и т.д. не дают, в инете я её тоже не нашел. Подскажите правомерны ли действия КЧ, а если нет, то как его заставить заверить доки? Уж очень не хочется тратить деньги на натариуса

Узнайте как работаем и отдыхаем из нашего производственного календаря на 2022 год .

Право первой подписи – это право подписывать документы от имени организации. Оно принадлежит руководителю, но может делегироваться иным лицам. Право второй подписи – это право главного бухгалтера подписывать финансовые, бухгалтерские, расчетные документы. Такими полномочиями его наделяет лицо, у которого есть право первой подписи.

Право руководителя

Общеизвестный факт: право руководителя организации подписывать документы является абсолютным. Для подтверждения его никаких дополнительных доверенностей, приказов не нужно. Оно закреплено в ряде федеральных законов и нормативных актов. Приведем некоторые из них:

Однако зачастую руководители делегируют свое право подписи другим работникам, или третьим лицам. В компании, согласно ст. 65.3 п. 3 ГК РФ, могут быть несколько руководителей. В подобных случаях право первой подписи и разделение полномочий прописывается в Уставе.

Права работников организации и третьих лиц

ВАЖНО! Бланк приказа о наделении правом подписи от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Причины делегирования подписи исходят из практики делопроизводства. Руководитель компании, имеющий по умолчанию право подписи, может отсутствовать на рабочем месте в тот момент, когда эта подпись понадобится.

Причины могут быть различными:

болезнь, отпуск, командировка руководителя;
круглосуточный рабочий режим либо работа фирмы без выходных;
значительные объемы документооборота.

Возможны несколько вариантов разрешения ситуации:

За руководителя расписывается другой руководитель, такая возможность заранее прописана в уставных документах.
Вместо подписи ставится факсимиле, если такой вариант не идет вразрез с законодательством.
Уполномоченному подписывать документы выдается доверенность, подтверждающая это право.
Издается приказ (распоряжение), где указано лицо (лица), уполномоченные расписываться за других лиц.

Сразу скажем, что право подписи за руководителя в Уставе прописывается достаточно редко, только в случае если второе ответственное лицо гарантированно не уйдет со своего поста в короткий срок. Иначе последует необходимость вносить изменения в Устав.

Рассмотрим случаи оформления права подписи доверенностью и приказом. Доверенность на право подписывать документы может выдаваться не только работнику организации, но и лицу, не имеющему с ней трудовых, гражданско-правовых отношений. Общие правила выдачи доверенностей на право подписи описывает ГК РФ в ст. 185, 185.1. Таким способом доверить право подписи можно, например, уполномоченному частному лицу, другой фирме (в лице ее руководителя), для заключения договора; главному бухгалтеру для обмена документами с ИФНС. Срок доверенности может быть любым. Он отсчитывается от даты выдачи.

Приказ о передаче полномочий используется, если нужно наделить ими сотрудников фирмы. На необходимости определить круг лиц, наделенных правом подписи, в частности, настаивает Минфин (док-т №ПЗ-10/2012 от 04/12/12 г.).

Приказом можно предоставить право подписи как одному лицу, так и группе лиц; дать его тем сотрудникам, которые раньше такого права не имели, и продлить уже существующие полномочия на новый срок. Приказ чаще всего оформляется сроком на год.

Какая бы форма документа ни применялась, нужно четко указать:

персональные данные замещающего лица;
перечень документов и ситуаций, при которых данное лицо может подписывать документы.

Образец подписи сотрудника (сотрудников) руководителю необходимо лично заверить. Это делается либо в самом документе, либо в приложении к приказу, если список обширный.

Главный бухгалтер и право второй подписи

Право второй подписи представителя бухгалтерской службы – вопрос неоднозначный, в котором стоит разобраться более подробно.

В упомянутом Положении №34н утверждается, что без подписи главного бухгалтера недействительны и не могут исполняться документы (ст. 14 Положения):

денежные;
расчетные;
касающиеся финансовых обязательств и кредитов.

В то же время директор может бухгалтерский учет вести лично и лично отвечает за состояние учета в организации. Как уже отмечалось, при возникновении споров с главным бухгалтером руководитель несет всю полноту ответственности.

Действующий ФЗ-402 и инструкция №153-И от 30/05/14 г. ЦБ не содержат прямых указаний на необходимость второй подписи главного бухгалтера.

Если бухгалтер наделен правом подписи на документах, целесообразно приказом делегировать его полномочия еще одному сотруднику. В ином случае, при отсутствии должностного лица на рабочем месте могут возникнуть сложности в оформлении документов. Может быть задействован заместитель главного бухгалтера, старший бухгалтер, руководитель финансовой службы и пр.

Зачастую в адвокатской практике возникает необходимость получения копий документов из материалов уголовного дела, находящегося в производстве суда общей юрисдикции, для их представления в арбитражный суд. Например, адвокат является защитником лица, обвиняемого в совершении преступления, и одновременно представляет его интересы в арбитражном процессе. При этом сведения, содержащиеся в материалах уголовного дела, крайне важны для подтверждения аргументов в арбитражном суде.

Если, рассмотрев ходатайство о выдаче копий документов из материалов уголовного дела, судья заверит запрашиваемые копии, все отлично. Но что делать, если нет?

Попытаюсь ответить на этот вопрос и предложить алгоритм действий в таком случае.

Рассмотрим порядок получения копий документов из материалов дел, находящихся в производстве суда общей юрисдикции либо уже рассмотренных этим судом и находящихся в архиве.

Делопроизводство и документооборот в судах общей юрисдикции осуществляются в соответствии с Инструкцией по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов, утвержденной Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 15 декабря 2004 г. № 161 (ред. от 28 октября 2019 г.).

Все перечисленные лица снимают копии по письменному заявлению в порядке, установленном председателем суда или судьей, председательствующим по делу. Заявление с разрешающей резолюцией подшивается в судебное дело. Важно отметить, что скопированные указанными лицами, в том числе с помощью технических средств, за собственный счет материалы судом не заверяются.

В то же время, как указано в ч. 8 ст. 75 АПК, письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии 1 . Если к рассматриваемому делу имеет отношение только часть документа, представляется заверенная выписка из него.

В соответствии с ч. 6 ст. 71 АПК арбитражный суд не может считать доказанным факт, подтверждаемый только копией документа или иного письменного доказательства, если утрачен или не передан в суд оригинал документа, а копии этого документа, представленные лицами, участвующими в деле, не тождественны друг другу и установить подлинное содержание первоисточника с помощью иных доказательств невозможно.

О надлежащем заверении разъяснено также в ст. 77 Основ законодательства РФ о нотариате (утверждены ВС 11 февраля 1993 г. № 4462-1 в ред. от 30 декабря 2020 г.), в соответствии с которой нотариус свидетельствует верность копий документов и выписок из документов, выданных органами государственной власти, органами местного самоуправления, юридическими лицами, гражданами (ч. 1 в ред. Федерального закона от 21 декабря 2013 г. № 379-ФЗ).

Итак, участвуя в арбитражном процессе в качестве представителя стороны, адвокат может столкнуться с необходимостью представить суду для подтверждения его доводов копию протокола допроса лица, допрошенного в рамках предварительного следствия, либо иной процессуальный документ, находящийся в материалах уголовного дела. При этом по изложенным причинам снять копию с необходимых документов, содержащихся в деле, можно, но заверять ее суд не обязан (п. 12.20 Инструкции).

Нарушается ли в таком случае право гражданина на представление доказательств, содержащихся в материалах уголовного дела, в арбитражный суд? Думаю, нет.

Сторона арбитражного спора в данном случае предоставляет в арбитражный суд копию поданного в суд общей юрисдикции заявления (с отметкой (штемпелем) суда о его принятии) о выдаче из материалов уголовного дела копий документов и сами копии.

Таким образом, указанное лицо (его представитель) предъявляет в арбитражный суд доказательства обращения в суд общей юрисдикции за соответствующими сведениями или копиями материалов уголовного дела, а также того, что содержащаяся в указанных документах информация относима к данному спору, а оригиналы документов находятся в материалах уголовного дела и согласно п. 12.20 Инструкции не могут быть заверены судом.

Если у арбитражного суда возникнут вопросы относительно достоверности или полноты представленной копии, он вправе истребовать – в том числе по собственной инициативе – материалы уголовного дела, содержащие соответствующий документ.

Так, в соответствии с ч. 4 ст. 66 АПК лицо, участвующее в деле и не имеющее возможности самостоятельно получить необходимое доказательство от лица, у которого оно находится, вправе обратиться в арбитражный суд с ходатайством об истребовании данного доказательства. В ходатайстве должно быть обозначено нужное доказательство, указано, какие обстоятельства, имеющие значение для дела, могут быть этим доказательством установлены, а также причины, препятствующие получению доказательства, и место его нахождения. Важно учитывать, что материалы из уголовного дела (а именно – отдельные протоколы следственных и процессуальных действий), по общему правилу, подлежат проверке и оценке в их совокупности судом, рассматривающим уголовное дело по существу, и лишь при вынесении итогового решения.

В связи с этим, на мой взгляд, более правильно ссылаться на материалы уголовных дел только при наличии вступившего в законную силу приговора.

ЗА БУКВОЙ ЗАКОНА

Тимошкина Ю. В.,
главный государственный инспектор ИФНС РФ № 5 по г. Москве, советник государственной гражданской службы РФ 3-го класса

Любая организация сталкивается с необходимостью представить копию какого-либо документа. Причем чаще всего требуется не просто копия, а заверенная надлежащим образом.

В отличие от оригинала документа, копия не имеет юридической силы: не может являться доказательством в суде, подтверждать право на льготы и т. д. Для придания простой копии документа таких свойств необходимо ее надлежащее заверение, которое производится путем проставления на ней в установленном порядке необходимых реквизитов.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Существует два способа заверения копий документов: нотариальное и самостоятельное заверение организацией.

Заверение копии документа нотариусом является нотариальным действием, порядок совершения которого четко регламентирован Основами законодательства РФ о нотариате. За совершение указанного действия взыскивается государственная пошлина, что требует как временных, так и материальных затрат со стороны организации. Впрочем, представление нотариально заверенных копий документов требуется не всегда, а только в случае, если это прямо установлено (например, требованиями закона).

В остальных случаях копия документа может быть заверена организацией самостоятельно.

В настоящее время действуют следующие документы, регламентирующие порядок заверения организацией копий документов:

Является ли незаверенная копия паспорта документом, удостоверяющим личность?

Действующее законодательство не предусматривает возможность установления личности граждан на основании предъявленных ими нотариально заверенных копий документов, удостоверяющих личность. Нотариально заверенная копия паспорта не признана судебной практикой документом, заменяющим паспорт (определение Московского городского суда от 22.04.2011 № 33-8846).

Таким образом, удостоверение нотариусом копии паспорта гражданина РФ может свидетельствовать только о том, что данная копия тождественна по содержанию тексту в подлинном документе, предъявленном для ксерокопирования, но заменить оригинал документа такой копией нельзя.

Копии документов, связанных с работой

Статьей 62 ТК РФ установлена обязанность компании не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего письменного заявления выдать сотруднику копии документов, связанных с выполняемой им работой (копии приказа о приеме, переводах и увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы в данной компании и другое).

ПЕРВОИСТОЧНИК

Персональные данные работника – это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

Статья 85 ТК РФ

Выдаваемые копии документов должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться безвозмездно. При этом, в соответствии с требованиями Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-Х, копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций. Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится на данном предприятии, в учреждении, организации. Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

Обычно копии документов, связанных с работой, заверяются руководителем, кадровыми работниками или сотрудниками бухгалтерии. В отличие от оригинала документа, на котором в установленных случаях проставляется оттиск печати организации, копию документа допускается заверять печатью, определяемой по усмотрению организации (например, печатью отдела кадров организации).

Статьей 88 ТК РФ установлен запрет для компании на передачу персональных данных сотрудника третьей стороне без письменного согласия (за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами).

Соответственно, если документ, который просит выдать ему сотрудник, содержит персональные данные других работников, то ему предоставляется выписка из такого документа вместо копии. Так, например, если в заявлении работник просит предоставить ему копию штатного расписания, то компания предоставляет ему выписку из указанного документа, содержащую информацию лишь о его должности и выплатах.

ПОЗИЦИЯ ВАС

При представлении лицами, участвующими в деле, копий документов суд проверяет, заверены ли они надлежащим образом в соответствии с требованиями ч. 8 ст. 75 АПК РФ.

Копии документов как доказательства в суде

Согласно положениям ст. 65 АПК РФ каждое лицо, участвующее в судебном деле, должно доказать обстоятельства, на которые оно ссылается на основании своих требований и возражений. В качестве доказательств допускаются письменные и вещественные факты, объяснения лиц, участвующих в деле, заключения экспертов, консультации специалистов, показания свидетелей, аудио- и видеозаписи, иные документы и материалы.

Письменными доказательствами являются содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для дела, договоры, акты, справки, деловая корреспонденция, иные документы, выполненные в форме цифровой, графической записи или иным способом, позволяющим установить достоверность документа.

ПОЗИЦИЯ ФАС

Если копии документов не заверены надлежащим образом, то они не могут рассматриваться арбитражным судом в качестве надлежащих доказательств.

Частью 8 ст. 75 АПК РФ установлено, что письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенных копий. Если к рассматриваемому делу имеет отношение только часть документа, представляется заверенная выписка из него.

В качестве документов, регламентирующих надлежащий порядок заверения копий, арбитражные суды рассматривают вышеупомянутые документы (Указ Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-Х и ГОСТ Р 6.30-2003). При этом стоит напомнить, что требования первого документа носят обязательный характер. В определении от 20.12.2010 № ВАС-14501/10 ВАС РФ отметил, что к надлежащим образом заверенным копиям относятся только те, идентичность которых удостоверена нотариально либо заверена подписью компетентного должностного лица, от которого исходит соответствующий документ.

Следует также указать, что, в соответствии с ч. 6 ст. 71 АПК РФ, арбитражный суд не может считать доказанным факт, подтвержденный только копией документа или иного письменного доказательства, если утрачен или не передан в суд оригинал документа, а копии, представленные лицами, участвующими в деле, не тождественны между собой или невозможно установить подлинное содержание первоисточника с помощью других доказательств (определение ВАС РФ от 26.12.2012 № ВАС-17927/12).

ПОЗИЦИЯ ФНС

Представление копий истребуемых документов, не заверенных надлежащим образом, инспекторы должны расценивать как непредставление документов в установленные сроки, что, в свою очередь, признается налоговым правонарушением и влечет ответственность, предусмотренную ст.ст. 126 или 129.1 НК РФ.

Иные копии документов

Заверять копии документов организации может потребоваться не только для своих работников или суда, но и в иных случаях. Например, они понадобятся для представления в налоговый орган (в ходе проведения проверки или для подтверждения льготы), для участия в конкурсе на заключение контракта и т. д.

Существуют и некоторые особенности заверения копий документов для налогового органа. В соответствии с п. 2 ст. 93 НК РФ представление документов по требованию налогового органа на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий. Не допускается требование нотариального удостоверения копий документов, представляемых в налоговый орган (должностному лицу), если иное не предусмотрено законодательством РФ.

В письме от 13.09.2012 № АС-4-2/15309 ФНС РФ отмечает, что НК РФ не предусмотрен порядок представления в налоговые органы копий документов. Вместе с тем необходимо учитывать цели представления в налоговые органы копий документов компании, а именно их дальнейшее использование в контрольной работе, в том числе в качестве доказательственной базы.

ВАЖНО В РАБОТЕ

Заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка этих документов.

Таким образом, могут быть поддержаны существующие в деловой практике способы заверения многостраничных документов: как заверение каждого отдельного листа копии документа, так и прошитие многостраничного документа и заверение его в целом. При этом в случае заверения копии документа в целом необходимо учитывать толщину пачки и материал прошития ее (шпагат, бечевка и т. д.).

Кроме того, при прошивке многостраничного документа необходимо:

обеспечить возможность свободного чтения текста документа, всех дат, виз, резолюций и т. д. и т. п.;
исключить возможность механического разрушения (расшития) пачки при изучении копии документа;
обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа в пачке современной копировальной техникой (в случае необходимости представления копии документа в суд);
осуществить последовательную нумерацию всех листов в пачке и при заверении указать общее количество листов в пачке.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Обычно копии документов, связанных с работой, заверяются кадровыми работниками, работниками бухгалтерии или руководителем организации-работодателя. В локальном нормативном акте, например в положении об отделе кадров или инструкции по делопроизводству, лучше всего зафиксировать, кто, какие документы и какой печатью может заверять. Работодатель – индивидуальный предприниматель заверяет копии документов своей подписью и печатью (при ее наличии).

В то же время Минфин РФ в письме от 11.05.2012 № 03-02-07/1-122 высказал противоположную точку зрения, согласно которой, исходя из положений ст. 93 НК РФ, заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка. Указанная позиция нашла свое отражение и в постановлении ФАС Московского округа от 05.11.2009 № КА-А41/11390-09 (определением ВАС РФ от 17.02.2010 № ВАС-946/10 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ).

Также нежелательно представлять копии истребуемых налоговым органом документов на черновиках. В письме от 01.02.2010 № 03-02-07/1-35 Минфин РФ указал, что, согласно ст. 31 НК РФ, ФНС вправе требовать от налогоплательщика, плательщика сбора или налогового агента документы по формам, установленным государственными органами и органами местного самоуправления, служащие основанием для исчисления и уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов, а также документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов. Данными формами документов предусматривается отражение в них только той информации, которая необходима для целей налогового контроля. Пунктом 3.27 ГОСТ Р 6.30-2003 установлено, что на оборотной стороне последнего листа документа предусмотрено расположение отметки об исполнителе этого документа (инициалы и фамилия исполнителя и номер его телефона).

Читайте также: