Имеет ли право фсс запрашивать копии документов

Обновлено: 18.05.2024

В организации будет проводиться проверка правильности начисления пособий по временной нетрудоспособности. ФСС представила требования о необходимых документах. В данный перечень включена трудовая книжка. Часть сотрудников уволена, в связи с чем работодатель не может предоставить копии трудовых книжек на таких сотрудников. Правомерны ли будут действия сотрудников ФСС в отказе возмещения расходов по пособию по временной нетрудоспособности по уволенным сотрудникам?

При проведении проверки ФСС вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы. Перечень документов, необходимых для проверки расходов по пособию по временной нетрудоспособности, является закрытым и не содержит такого документа, как трудовая книжка работника.

Кроме этого, нормами законодательства о труде и об обязательном страховании не установлена обязанность работодателя изготавливать и сохранять копии трудовых книжек уволенных работников. Следовательно, работодатель имеет право не предоставлять копию трудовой книжки по уволенному сотруднику и в этом случае ФСС не может отказать в возмещении расходов.

Проверяющий должен проверить правильность определения заработка, из которого исчисляются пособия. В связи с этим необходимо установить:
− виды выплат, предусмотренные системой оплаты труда, действующей в организации;
− правильность определения расчетного периода, за который исчисляется средний заработок;
− правильность определения среднего дневного заработка;
− правильность определения размера дневного пособия;
− правильность исчисления страхового стажа.

Должностное лицо органа контроля за уплатой страховых взносов, проводящее проверку, вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы. Требование о представлении документов может быть передано руководителю (уполномоченному представителю) организации или физическому лицу (законному или уполномоченному представителю) лично под расписку, направлено по почте заказным письмом или передано в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. В случае направления указанного требования по почте заказным письмом оно считается полученным по истечении шести дней с даты отправления заказного письма.

Истребуемые документы могут быть представлены в орган контроля за уплатой страховых взносов лично или через представителя, направлены по почте заказным письмом или переданы по телекоммуникационным каналам связи в форме электронных документов, подписанных уполномоченными на подписание таких документов лицами усиленной квалифицированной электронной подписью. Идентификация и аутентификация указанных лиц осуществляются с использованием единой системы идентификации и аутентификации (ст. 37 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

К документам, необходимым для возмещения расходов по пособию по временной нетрудоспособности, относятся:
1. письменное заявление страхователя;
2. расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также по расходам на выплату страхового обеспечения по форме, утверждаемой федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере социального страхования, за соответствующий период, подтверждающий начисление расходов на выплату страхового обеспечения;
3. копии подтверждающих обоснованность и правильность расходов по обязательному социальному страхованию документов (для пособий по временной нетрудоспособности − листок нетрудоспособности, заполненный в установленном порядке, с произведенным расчетом пособия).

Данный перечень является закрытым и не содержит такого документа, как трудовая книжка работника. Данный факт подтверждается судебной практикой. При этом учитывается тот факт, что работодатель не должен изготавливать и сохранять копии трудовых книжек уволенных работников.

Так, в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 15.11.2011 по делу № А05-2144/2011 указано, что согласно ч. 1 и 3 ст. 66, ст. 309 Трудового кодекса Российской Федерации трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Согласно ч. 2 этой статьи форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

В соответствии с п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, работодатель с целью учета трудовых книжек обязан вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, в которой регистрируются все трудовые книжки работников.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приведенными нормами законодательства о труде и об обязательном страховании не установлена обязанность работодателя изготавливать и сохранять копии трудовых книжек уволенных работников. Фонд не привел ссылки на какие-либо иные нормативные акты, устанавливающие для работодателя (страхователя) такую обязанность. В связи с этим довод Фонда, приводимый в обоснование позиции по делу о необходимости страхователя представить копии трудовых книжек уволенных работников, подлежит отклонению как не основанный на положениях действующего законодательства. Суды сделали правильный вывод о том, что Фонд, при отсутствии иных причин, не вправе отказать страхователю в возмещении расходов по этому основанию.

Кроме этого трудовая книжка является документом, который не относится к предмету проверки и не является документом, подтверждающим расходы страхователя в отношении указанных работников.

Аналогичный вывод сделан судами в Постановлении Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 28.12.2015 по делу № А66-3360/2015, Постановлении Пятого арбитражного апелляционного суда от 10.04.2013 № 05АП-2778/2013, 05АП-3021/2013 по делу № А51-30546/2012).

Таким образом, из вышеуказанного можно сделать однозначный вывод о том, что при проведении проверки ФСС вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы. Перечень документов, необходимых для проверки расходов по пособию по временной нетрудоспособности, является закрытым и не содержит такого документа, как трудовая книжка работника.

Кроме этого нормами законодательства о труде и об обязательном страховании не установлена обязанность работодателя изготавливать и сохранять копии трудовых книжек уволенных работников. Следовательно, работодатель имеет право не предоставлять копию трудовой книжки по уволенному сотруднику, и в этом случае ФСС не может отказать в возмещении расходов.

П равомерно ли это с учетом закона о защите персональных данных? Рассмотрим, как нужно поступать с документами и личной информацией сотрудников, чтобы не получить штраф от Роскомнадзора.

О ведении личных дел

Работодатель обязан вести личные дела сотрудников, если это прямо предписано нормативными актами. Например, такое требование установлено для органов исполнительной власти. У тех компаний, кто не попадает под действие таких актов, обязанности вести личные дела сотрудников нет. Однако иногда работодатели начинают их формировать по своей инициативе. В таком случае они сами составляют перечень документов, которые нужно включить в личное дело. Но при этом важно соблюдать закон о конфиденциальности персональных данных.

Итак, по той или иной причине в компании решено формировать личные дела работников. Прежде всего нужно составить локальный нормативный акт, который определит важные моменты и правила. Это может быть стандарт или положение. В нем целесообразно отразить все нормы оформления личных дели и состав документов.

Главное правило: не стоит собирать лишнюю информацию о сотруднике про запас — только то, что действительно важно. Иначе будут нарушены принципы работы с персональными данными.

Защита личных сведений

О работнике можно собирать только ту информацию, которая отвечает определенным целям обработки персональных данных. Иначе организация может быть оштрафована по статье 13.11 КоАП на сумму от 30 до 50 тыс. рублей. Должностное лицо получить штраф в размере 5-10 тыс. рублей, а гражданин — в сумме 1-3 тыс. рублей.

Как же правильно поступать с документами сотрудника? Обратимся к статье 65 Трудового кодекса. В ней сказано, что документы предъявляются физическим лицом при приеме на работу. Иначе говоря, документы должны быть предъявлены работодателю, после чего они возвращаются сотруднику. При этом в ТК РФ не говорится о том, что специалист работодателя вправе снимать с них копии.

Итак, без согласия работника кадровый специалист может сделать лишь следующее: взять документы сотрудника и внести информацию из них в его личную карточку Т-2.

На практике работодатели часто любят собирать разную информацию о своих сотрудниках и хранить копии их дипломов, СНИЛС, паспортов. Однако все это все эти документы содержат персональные данные работников, которые защищаются законом. Собирать личную информацию, которая соответствует законной цели. Причем цель должна быть вполне конкретной. Например, нельзя хранить персональные данные сотрудника на тот случай, если вдруг их запросит прокуратура или Служба судебных приставов. Пока такого запроса нет, эта информация работодателю не нужна. Соответственно, если он заранее ее собрал и хранит, тем самым он нарушает закон о защите персональных данных.

Важно! Обработка персональных данных гражданина допустима, если это необходимо, чтобы исполнить договор, стороной которого он является. Это сказано в части 1 статьи 6 закона о персональных данных от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ.

Казалось бы, проблема решается просто — можно взять с работника документ о том, что он разрешает обработку своей информации. Но на самом деле этого недостаточно. Даже если сотрудник согласился, это не значит, что появилась законная конкретная цель для обработки данных.

Важно! Работодателям нужно запомнить простое правило: если нет цели, то нет и права хранить копии личных документов сотрудника.

В упомянутом законе определены принципы защиты персональных данных. Суть в следующем:

Должны стоять конкретные, заранее определенные цели, в соответствии с которыми собираются личные данные человека. Как только эти цели достигнуты, обработка его персональных данных должна прекращаться.
Нельзя собирать информацию, которая не соответствует упомянутым выше целям.
Обработке подлежат только те сведения, которые соответствуют указанным целям.
Содержание и объем обрабатываемых данных должен соответствовать цели обработки.

О согласии на обработку персональных данных сказано в статье 9 закона. Оно должно содержать опять же цель обработки, а также перечень действий, которые с этими данными могут быть совершены.

Вывод: хранить копии документов сотрудников в кадровом делопроизводстве можно только в том случае, если это нужно для конкретных целей.

О копии паспорта

В копии паспорта есть не только имя, дата рождения и прочая информация — она может являться источником биометрических персональных данных. В частности, на фото можно заметить особенности внешности человека. Такая информация охраняется законом. Соответственно, хранить копии паспортов работников нужно, во-первых, при наличии адекватных целей а, во-вторых, взяв с них согласие на это.

Подведем итоги

Итак, если работодатель планирует вести личные дела своих сотрудников, то просто приложить к ним копии документов неправомерно. Для этого необходимо, чтобы:

было законное основание (правовой акт или внутренний документ);
была определенная, законная и адекватная цель обработки информации;
было письменное согласие работника на обработку его персональных данных;
в согласии была указана цель обработки.

Эти выводы подтверждаются судебной практикой. В частности, постановлениями Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № 15АП-22502/2013 по делу № А53-12557/2013 и ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013.

Как вернуть средства из ФСС

Ключевые шаги, которые необходимо предпринять работодателю для компенсации средств, израсходованных на обязательные выплаты:

Подача пакета документов в отделение ФСС по месту регистрации предприятия:
- Заявление с указанием суммы на возврат средств за 2018 год. Важно! Заблаговременная подача заявления увеличивает шансы на возврат средств.
- Копия расчетов по форме 4 ФСС РФ.
- Копии документов, обосновывающих и подтверждающих правильность выплат.

Ожидание одобрения Фонда Социального Страхования.
Получение средств из ФСС.
Отражение полученной суммы в отчетности.

Очень важным аспектом возмещения средств является срок подачи документов. Документы на возмещение средств ф ФСС подаются до 31 июля текущего года, далее прием документов заканчивается.

Очень важно начать готовить пакет документов заблаговременно (даже если Ваши мероприятия назначены на конец года – проведение медицинского осмотра или специальной оценки условий труда) и подать его как можно раньше – например мае-июне. Данное действие обусловлено возможностью сбора дополнительных документов для ФСС и в этом случае у Вас будет время для их предоставления.

Большинство работодателей предполагает, что начислять пособия они должны, только после поступления средств от соцстраха. Ошибочно их мнение или нет?

Сроки выплат

Периоды выплат сотрудникам различных видов пособий на основании подтверждающих документов регламентируются федеральным законодательством и производятся:

С первого дня выдачи зарплаты при наличии больничного листа.
В десятидневный период с момента подачи заявления на выплату пособия при наличии документов, свидетельствующих о постановке на учет на ранних сроках беременности, рождении ребенка и нетрудоспособности по беременности и родам.
Каждый месяц в день выдачи зарплаты при наличии заявления по уходу за ребенком.
В день обращения на основании заявления на погребение.

Это обязательные выплаты, которые производятся работодателем независимо от перечислений в ФСС. Отсутствие или несвоевременная выплата данных пособий влечет за собой начисление процентов в размере 1/300 ставки рефинансирования центрального банка РФ от общей суммы пособия за ежедневную просрочку, которые не возмещаются Фондом.

Более того, в соответствии с ч.1 ст.5.27 КоАП РФ такая халатность может обернуться для работодателя штрафными санкциями и проверками инспекционных органов.

Согласно приказу Минтруда России от 10.12.2012 №580Н, работодатель имеет право вернуть до 20% от оставшейся в фонде суммы.

Документальные подробности

Что представляют собой основные документы, подающиеся работодателем для возврата денег из ФСС:

Дополнительная документация

Помимо основных документов соцстрах может затребовать дополнительные сведения:

реестр расходов с подробностями начисления пособий;
копии платежек, свидетельствующих об уплате взносов в ФСС, за период возврата денежных средств.

Формы заявлений для зачета и компенсации денежных средств

Приказом ФСС № 49 от 17.02.2015 утверждено семь форм заявлений по зачету и возмещению денежных средств (от 21-ФСС по 27-ФСС), каждая из которых заполняется на конкретный вид начислений, включая:

акт совместной сверки расчетов по взносам, штрафам и пеням в ФСС;
зачет денежных средств, избыточно уплаченных в Фонд;
возврат суммы, избыточно внесенных взносов в соцстрах;
возмещение избыточно взысканных взносов, штрафов или пеней;
акт о зачете избыточно оплаченных сумм взносов, штрафов или пеней;
решение о возмещении избыточно выплаченных сумм, пеней или штрафов;
акт о зачете избыточно взысканных сумм взносов.

Нововведение в 2017 – справка-расчет

На основании приказа Минтруда РФ работодатели, претендующие на возврат денежных средств из ФСС, с 1 января 2017 года будут обязаны, наряду со стандартным пакетом документов предоставлять справку-расчет. Нововведение связано с передачей налоговым органам контроля над страховыми выплатами.

В справку вносятся следующие сведения:

общая сумма задолженности по платежам на начало и конец требуемого периода
сумма к оплате
дополнительные начисления
расходы непринятые к зачету
сумма, возмещенная соцстрахом
зачтенные платежи
сумма, израсходованная на выплату по обязательному страхованию
выплаченные взносы
сумма списанной задолженности.

Особенности возврата

Если сумма взносов, начисленная в определенном месяце, не превышает суммы начисленных сотрудникам пособий, возврат денег из ФСС может быть осуществлен несколькими способами:

Сокращение суммы взносов в последующие месяцы на сумму переплаты по пособиям до окончательного устранения разницы. Актуально для предприятий на ОСНО, которые произвели обязательные выплаты из собственных средств.
Возврат расходов. Наиболее приемлемый вариант, когда по первым подсчетам общая сумма уплаченных пособий не сможет быть погашена за счет выплаты взносов, а также для предприятий, применяющих спец.режим.

В 10-дневный срок с момента образования долга за ФСС обратиться в филиал Фонда по месту регистрации предприятия.
Подать заявление, написанное в произвольной форме или по образцу, применяемому в данном отделении соцстраха.
Представить полный комплект требуемых документов, включая расчет по форме 4 ФСС.

Соцстрах обязан либо в 10-дневный срок перечислить предприятию сумму, обозначенную в заявлении, либо в 3-дневный срок дать отказ, за которым последует проверка по уточнению предоставленных сведений.

Учет компенсированных средств

Согласно ст.41 НК РФ и Письму Минфина от 1.06.05 № 03-03-02-02/80, деньги возмещенные Фондом работодателю, не учитываются при начислении налога на прибыль и при упрощенном налогообложении.

Средства, компенсированные Фондом, отражаются только в форме 4 ФСС в период их зачисления на счет предприятия. Например, во втором квартале в апреле. Значит, в таблице 1 сумма вносится в ячейку первого месяца, а прочерки ставятся в окошках май и июнь.

ФСС предлагает не накапливать суммы возврата, чтобы минимизировать нагрузку и освободить работодателя от обязательных выплат из собственных средств.

Стоимость нашей работы составляет всего от 10% до 30% в зависимости от возвращаемой суммы и сложности работы. С каждым клиентом мы обсуждаем стоимость индивидуально.

Существует две основные формы проверки — камеральная и выездная.

Камеральные проверки осуществляются по итогам сдачи отчетности. Это стандартная процедура, в ходе которой контролеры проверяют правильность составления отчетности и уплату страховых взносов. Личного присутствия плательщика и тонн документов, как правило, не требуется. Наибольший интерес для предпринимателей представляют выездные проверки, потому что в этом случае с представителями Фондов придется общаться лично, проверять будут больше и готовиться нужно основательнее.

Право проводить выездные проверки контролеры получили только в 2011 году. В 2010 были только камеральные, т.к. согласно ч. 9 ст. 35 Закона N 212-ФЗ проверка может охватывать только последние 3 года, и проверять, можно сказать, было нечего. Выездные проверки бывают плановые и внеплановые.

Внеплановую проверку могут провести, если:

в Фонды поступают жалобы от сотрудников;
организация ликвидируется или реорганизуется;
организация обращается в ФСС с просьбой выделить средства на выплату пособий сотрудникам.

Плановые выездные проверки осуществляются по составленному плану-графику, он утверждается на год и составляется до 25 декабря текущего года на следующий год. План в открытый доступ не попадает, поэтому о предстоящей проверке организация может узнать только накануне, когда получит решение о проверке.

Плановые проверки сотрудники фондов обязаны проводить только совместно. Обратите внимание: даже если проверка совместная, решения должно быть два — от ПФР и ФСС соответственно. Внеплановые проверки могут проводиться независимо друг от друга (Письмо ПФР от 04.03.2011 N ТМ-30-25/2106).

В письме ПФР и ФСС есть критерии отбора, по которым проходила выборка для проведения проверки в 2011 году. На эти критерии контролирующие органы и ориентируются:

несоответствия расчетов по формам РСВ-1 в ПФР и 4-ФСС в ФСС;

у фирмы есть расходы, финансируемые за счет средств ФСС РФ (например, пособия по временной нетрудоспособности за счет ФСС);

отчетность не предоставлялась в срок;

организация произвела работнику выплату, которая не облагается страховыми взносами, например, материальную помощь в значительном размере;

применение льгот на уплату страховых взносов;

задолженность по взносам больше двух отчетных периодов подряд;

суммы начисленных страховых взносов уменьшились по сравнению с предыдущим отчетным периодом, а численность сотрудников осталась прежней;

неоднократное предоставление корректировок;

налоговая может донести в ПФР об участии в схемах минимизации сумм страховых взносов, если заподозрит подобное.

Что готовить и чего ожидать?

Обычно выездная проверка проходит на территории предприятия. Если нет возможности предоставить помещение — тогда по месту нахождения контролирующих органов.Проводить проверку могут только те инспекторы, которые указаны в решении, поэтому, прежде чем предоставить доступ сотрудникам фондов, сверьте реквизиты в решении с реквизитами удостоверений инспекторов.

Решений должно быть два:

Будьте внимательны к документам проверяющих! Проверьте удостоверения инспекторов, сверьте их с реквизитами решений. Право проводить проверку имеют только те инспекторы, которые указаны в решениях.

Не пустить их на территорию предприятия, если все документы в порядке, вы не имеете права. Если не обеспечить доступ, контролеры составят акт воспрепятствования доступу должностных лиц органа контроля за уплатой страховых взносов. И тогда по 212-ФЗ, инспекторы имеют право начислять штрафные санкции по аналогии.

Продолжительность выездной проверки не может быть больше двух месяцев (считается с даты решения до составления справки о проведенной проверке). Сотрудники фондов могут приостановить проверку для получения дополнительной информации; в общем случае срок приостановки не превышает шести месяцев.

ПФР и ФСС не могут проверять страхователя чаще, чем один раз в три года. Проверка в связи с реорганизацией или ликвидацией организации может проводиться в любое время, независимо от того, когда была предыдущая.

Документы

Будьте готовы по Требованию предоставить проверяющим документы, которые связаны с исчислением и уплатой страховых взносов. Есть 10 дней со дня получения Требования на то, чтобы подготовить необходимые документы и предоставить их. Если компания не сможет предоставить документы в срок, необходимо письменно (в произвольной форме) сообщить об этом проверяющим, указав причину и новые сроки предоставления.

За отказ в предоставлении документов или нарушение срока инспекторы могут выставить штраф 200 рублей за каждый документ; также предусмотрено административное наказание для должностных лиц от 300 до 500 рублей.

Сотрудники ПФР и ФСС имеют право потребовать все документы, связанные с оплатой труда сотрудников, с расчетом страховых взносов, учредительные документы. Ожидаемый список документов:

устав, учредительный договор, лицензии;
банковские и кассовые документы;
трудовые и договоры ГПХ с физическими лицами;
первичные документы бухучета, учетную политику;
кадровую документацию (приказы о приеме на работу, личные карточки сотрудников, штатное расписание, приказы о предоставлении отпусков, приказы о премировании, табели учета рабочего времени, расчетные ведомости и т п.);
документы, связанные со страховым обеспечением (больничные листы, заявления сотрудников, приказы, подтверждающие документы).

Инспекторы не имеют права забирать с собой оригиналы документов, они могут работать с ними только на территории фирмы. Если необходимо забрать документы, то предоставить можно копии оригиналов, заверенные печатью организации и подписью директора.

Проверяющие будут искать несоответствие данных в документах с данными в отчетах, нарушения законодательства, правильность отражения в документах данных, влияющих на расчет страховых взносов.

Результаты проверки

В последний день проверки оформляется справка о проведенной выездной проверке в двух экземплярах.

Затем, в течение двух месяцев составляется Акт выездной проверки, этот документ является результатом проверки и может служить основанием для привлечения к ответственности. Если предприятие с решением акта не согласно, в течение 15 рабочих дней может предоставить письменные возражения руководителю контролирующего органа и приложить оправдательные документы.

Материалы о результатах проверки направляются руководителям фондов, они выносят решения о привлечении к ответственности, либо об отказе в привлечении к ответственности.

Совет

Перед проверкой приведите в порядок все документы (примерный перечень известен), проверьте, что документы соответствуют друг другу. Если чувствуете, что какие-либо документы могут вызвать сомнение у инспекторов, подготовьте себе в защиту базу нормативно-правовых документов. Если имеется недоимка по страховым взносам — погасите её, рассчитайте и заплатите пени — это поможет избежать штрафов.

Статья актуальна на 08.03.2016

Читайте также: