Где взять договор с оператором сотовой связи

Обновлено: 25.06.2024

Компенсация расходов на мобильную связь сотруднику — это выплата, возмещающая затраты работника на служебные переговоры с использованием услуг сотовых операторов. Чтобы избежать претензий контролирующих органов, соберите полный пакет документов, подтверждающий производственный характер переговоров.

На каком основании выплачивают компенсацию

Общение с контрагентами посредством мобильной связи — важная часть работы работников многих организаций, ведущих различную деятельность. Как оформить компенсацию за мобильную связь сотруднику, зависит от того, кто заключил договор с мобильным оператором: сама организация или непосредственно работник.

В любом случае затраты должны быть экономически обоснованны. Порядок осуществления расходов на мобильные переговоры компания разрабатывает самостоятельно и утверждает в локальном нормативном акте.

Организация сама оплачивает сотовую связь

Организация вправе сама заключить договор корпоративной сотовой связи с оператором. В этом случае телефонный номер закрепляется за организацией и она сама оплачивает услуги оператора. Для контроля каждому сотруднику устанавливается лимит расходов. Вот как оформить компенсацию расходов на сотовую связь в данном случае:

Решение о подключении корпоративного тарифа руководитель компании закрепляет приказом. В нем указывается перечень должностей, которые вправе пользоваться корпоративной связью и лимиты услуг.
Организация заключает договор на корпоративный тариф с оператором.
С сотрудником заключается соглашение о предоставлении телефона и/или sim-карты с установленным лимитом.
Ежемесячно мобильный оператор предоставляет документы, подтверждающие расходы: акты, счета-фактуры, детализацию звонков (иных услуг) по каждому номеру, закрепленному за организацией.

Выплачиваем компенсацию сотруднику

При заключении работником лично договора с сотовым оператором и выплате компенсации работодателем необходимо:

Подготовить и издать приказ о компенсации мобильной связи сотрудникам, в котором прописывается перечень должностей работников, которым необходимо использование сотовой связи, объем компенсируемых расходов.
Прописать в трудовом договоре или соглашении с каждым сотрудником условия и размер возмещения затрат на телефонные переговоры.
Получить от каждого сотрудника копию договора с мобильным оператором.
Обязать каждого работника предоставлять детализацию звонков, произведенных в интересах организации.

В чьей собственности телефон (корпоративный/личный)

При ведении телефонных переговоров работник вправе использовать личный телефон или же телефон, предоставленный работодателем.

В первом случае стороны вправе установить компенсацию сотруднику за использование личного имущества.

Во втором затраты на приобретение корпоративных телефонных аппаратов организации вправе учесть в управленческих (коммерческих) расходах.

Облагается ли компенсация НДФЛ и взносами

Независимо от того, сама компания оплачивает расходы на связь или компенсирует их работнику, не облагайте их:

налогом на доходы физических лиц (п. 1 ст. 217 НК РФ);
страховыми взносами (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Возмещение затрат на услуги мобильных операторов, согласованные сторонами трудовых отношений, признаются компенсационными и освобождаются от обложения (письма Минфина РФ от 30.12.2019 №03-04-05/103335, от 24.11.2017 №03-04-05/78097).

Чтобы избежать претензий контролирующих органов и доначислений НДФЛ и страховых взносов, соберите полный пакет документов для подтверждения обоснованности затрат на услуги сотовых операторов.

Бухгалтерский учет

Затраты на мобильные переговоры сотрудников отражайте в расходах по обычным видам деятельности

Операция	Дебет	Кредит
Заключен договор с поставщиком услуг
Получен акт об оказании услуг сотовым оператором	26, 44	60, 76
Оплачены услуги поставщику	60, 76	51
Выплачивается возмещение работнику использования связи в служебных целях
Начислена компенсационная выплата работнику за служебные телефонные переговоры	26, 44	73
Выплачена компенсация расходов на сотовую связь работнику	73	50, 51

При расчете налога на прибыль документально подтвержденные затраты на услуги мобильных операторов включаются в прочие расходы, связанные с производством и реализацией (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). При отсутствии подтверждения оплаты телефонных переговоров в служебных целях учесть затраты на сотовую связь нельзя.

Как организациям приобретать сим-карты с 1 июня 2021 года

С 1 июня 2021 года вступили в силу новые правила предоставления организациям и ИП услуг корпоративной мобильной связи (Федеральный закон от 30.12.2020 № 533-ФЗ).

В числе прочих изменений – новый порядок приобретения бизнесом через интернет корпоративных сим-карт, которые предполагается использовать в разного рода оборудовании (например, в онлайн-кассах) или в мобильных устройствах сотрудников компаний.

с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи;
с использованием усиленной неквалифицированной электронной подписи, сертификат ключа проверки которой создан и используется для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме;
с использованием простой электронной подписи, ключ которой получен при личной явке при обращении за получением государственных и муниципальных услуг в электронной форме.

Раскрытие информации о корпоративных сим-картах с 1 июня 2021 года

С 1 июня 2021 года обязательным условием предоставления и получения услуг корпоративной мобильной связи является раскрытие компаниями информации о себе и своих сотрудниках, которые пользуются такой связью.

Данная информация подлежит раскрытию в единой системе идентификации и аутентификации абонентов (ЕСИА), через которую будут контролировать и мониторить все организации и ИП, заключившие договоры с операторами мобильной связи и интернета.

данные о конкретном пользователе услугами связи – физическом лице, которому предоставлена корпоративная сим-карта;
сведения об используемом физлицом абонентском номере, выделенном оператором подвижной радиотелефонной связи;
сведения о наименовании самого абонента – организации либо ИП.

Сведения подаются по каждому оператору связи, с которым заключен договор. Все эти сведения абоненты вносят в ЕСИА сразу же после заключения договора с оператором связи, но до начала получения соответствующих услуг. В свою очередь оператор связи обязан проверять наличие таких сведений в системе мониторинга посредством направления запроса в ЕСИА до начала оказания услуг связи.

Если при проверке оператор связи обнаружит, что вышеуказанные сведения в ЕСИА отсутствуют или являются недостоверными, оператор обязан уведомить об этом абонента, предоставив ему срок для внесения/исправления в ЕСИА соответствующих сведений.

Если абонент в оговоренный с оператором срок не раскроет достоверную информацию о пользователях корпоративных сим-карт, оператор должен будет расторгнуть договор с абонентом и перестать обслуживать ранее выделенный компании абонентский номер (ст. 1 Федерального закона от 30.12.2020 № 533-ФЗ).

Раскрытие сведений о корпоративных сим-картах, используемых в оборудовании

Если корпоративная сим-карта используется организацией/ИП в применяемом оборудовании (онлайн-кассах, модемах, платежных терминалах и т.д.), то в единую систему идентификации и аутентификации должны вноситься следующие сведения (п. 2 постановления Правительства РФ от 31.05.2021 № 844):

об абонентском номере, используемом при функционировании пользовательского оборудования (оконечного оборудования);
вид и наименование пользовательского оборудования абонента, в котором используется сим-карта;
идентификатор пользовательского оборудования;
идентификационный номер налогоплательщика-абонента;
наименование организации или ФИО предпринимателя – владельца пользовательского оборудования;
наименование и основной государственный регистрационный номер (ОГРН) оператора связи, оказывающего абоненту услуги связи;
адрес абонента (в случае нестационарного размещения оборудования) или фактический адрес установки этого оборудования.

Порядок раскрытия сведений о корпоративных сим-картах

сведения об одном или нескольких абонентских номерах/их конкретных владельцах, выделенных оператором связи;
сведения о корпоративных сим-картах, используемых в оборудовании.

Раскрыть данные о корпоративной сим-карте необходимо еще до момента ее использования в целях получения услуг связи. А именно – не позднее 3 рабочих дней до планируемой даты начала оказания услуг связи, если иной срок не определен договором с оператором мобильной связи/интернета (п. 3 постановления Правительства РФ от 31.05.2021 № 844).

Если раскрытые сведения претерпели какие-либо изменения (например, сменился адрес использования онлайн-кассы или поменялось Ф.И.О. предпринимателя), такие изменения компания должна отразить в единой системе идентификации в течение 3 рабочих дней со дня изменения сведений.

Если корпоративные сим-карты приобретались до 1 июня 2021 года и к указанному моменту уже использовались, то раскрыть информацию о таких сим-картах компании должны не позднее 30 ноября текущего года.

В противном случае операторы связи должны будут уже 1 декабря 2021 года заблокировать корпоративные сим-карты, по которым не была раскрыта информация в ЕСИА (ст. 2 Федерального закона от 30.12.2020 № 533-ФЗ).

и оказания услуг телефонной связи (далее - лицензия);

в) перечень услуг телефонной связи, условия и порядок их оказания;

г) наименование и реквизиты нормативных документов, определяющих требования к качеству оказываемых услуг телефонной связи;

д) тарифы на услуги телефонной связи;

е) порядок, формы и системы оплаты услуг телефонной связи;

ж) порядок рассмотрения претензий абонента и (или) пользователя;

з) номера телефонов информационно-справочных служб;

и) указание мест, где абонент и (или) пользователь может в полном объеме ознакомиться с настоящими Правилами.

18. Физическое лицо при заключении договора предъявляет документ, удостоверяющий его личность, оператору связи или уполномоченному оператором связи третьему лицу, за исключением случаев заключения договора, предусматривающего оказание услуг телефонной связи с использованием средств коллективного доступа, или заключения договора с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет". (В редакции Постановления Правительства Российской Федерации от 03.11.2018 № 1310)

19. Лицо, уполномоченное на заключение договора в интересах юридического лица, предъявляет оператору связи или уполномоченному оператором связи третьему лицу документ, подтверждающий его полномочия на представление интересов юридического лица при заключении договора, и документ, подтверждающий государственную регистрацию юридического лица, или его копию, за исключением случаев заключения договора, предусматривающего оказание услуг телефонной связи с использованием средств коллективного доступа, или заключения договора с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет". (В редакции Постановления Правительства Российской Федерации от 03.11.2018 № 1310)

20. Индивидуальный предприниматель при заключении договора предъявляет оператору связи или уполномоченному оператором связи третьему лицу документ, удостоверяющий его личность, и документ, подтверждающий государственную регистрацию физического лица в качестве индивидуального предпринимателя, или его копию, за исключением случаев заключения договора, предусматривающего оказание услуг телефонной связи с использованием средств коллективного доступа, или заключения договора с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет". (В редакции Постановления Правительства Российской Федерации от 03.11.2018 № 1310)

21. Договор заключается в письменной форме или путем совершения конклюдентных действий, позволяющих достоверно установить волеизъявление абонента в отношении заключения договора. (В редакции Постановления Правительства Российской Федерации от 03.11.2018 № 1310)

Договор об оказании услуг местной, внутризоновой, междугородной и международной телефонной связи с использованием средств коллективного доступа, заключаемый путем осуществления конклюдентных действий, считается заключенным с момента осуществления абонентом и (или) пользователем вызова, а в случае, если действия пользователя, направленные на заключение договора об оказании услуг местной, внутризоновой, междугородной и международной телефонной связи с использованием средств коллективного доступа, представляют собой внесение аванса, такой договор считается заключенным с момента внесения этого аванса.

22. В договоре, заключаемом в письменной форме, должны быть указаны следующие сведения и условия:

а) дата и место заключения договора;

б) наименование (фирменное наименование) оператора связи;

в) реквизиты расчетного счета оператора связи;

г) достоверные сведения об абоненте:

фамилия, имя, отчество (при наличии), место жительства, дата рождения, реквизиты документа, удостоверяющего личность, - для физического лица;

наименование (фирменное наименование) организации, место нахождения, основной государственный регистрационный номер, индивидуальный номер налогоплательщика - для юридического лица;

фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения, реквизиты документа, удостоверяющего личность, основной государственный регистрационный номер - для индивидуального предпринимателя;

(Подпункт в редакции Постановления Правительства Российской Федерации от 03.11.2018 № 1310)

д) адрес, порядок и способ предоставления счета за оказанные услуги телефонной связи;

е) срок обеспечения доступа к сети местной или подвижной связи.

23. В договоре должны быть указаны следующие существенные условия:

а) абонентский номер (абонентские номера) или уникальный код идентификации (уникальные коды идентификации);

б) оказываемые услуги телефонной связи;

в) система оплаты услуг телефонной связи;

г) порядок, сроки и форма расчетов.

III. Порядок и условия исполнения договора

Права и обязанности сторон при исполнении договора

24. Оператор связи обязан:

а) оказывать абоненту и (или) пользователю услуги телефонной связи в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, настоящими Правилами, лицензией и договором;

б) устранять в сроки, установленные оператором связи, неисправности, препятствующие пользованию услугами телефонной связи. Информация о сроках устранения неисправностей, препятствующих пользованию услугами связи, размещается на сайте оператора связи в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет"; (В редакции Постановления Правительства Российской Федерации от 03.02.2016 № 57)

в) возобновлять оказание услуг телефонной связи абоненту в течение 3 дней со дня получения оплаты от абонента или предоставления абонентом документов, подтверждающих ликвидацию задолженности по оплате услуг телефонной связи (в случае приостановления оказания услуг телефонной связи за нарушение сроков оплаты оказанных ему услуг телефонной связи);

г) по требованию абонента или пользователя предоставлять дополнительную информацию, связанную с оказанием услуг телефонной связи;

д) вернуть абоненту неиспользованный остаток денежных средств, внесенных в качестве аванса, не позднее 30 дней со дня расторжения договора;

(Подпункт дополнен - Постановление Правительства Российской Федерации от 25.10.2017 № 1295)

з) повторно информировать абонента в порядке, предусмотренном подпунктом "ж" настоящего пункта, о сроках прекращения оказания услуг связи в случае неподтверждения соответствия персональных данных фактического пользователя сведениям, заявленным в договоре, не позднее чем за 3 суток до прекращения оказания услуг связи; (Дополнен - Постановление Правительства Российской Федерации от 25.10.2017 № 1295)

и) обеспечить для абонента возможность подтверждения соответствия персональных данных фактического пользователя сведениям, заявленным в договоре, путем представления оператору связи документа, удостоверяющего личность, а также использования одного из предоставляемых оператором связи способов (при их наличии), указанных в подпункте "е" пункта 25 настоящих Правил, проинформировав абонента о таких способах при направлении ему запроса в соответствии с подпунктом "ж" настоящего пункта либо указав в запросе электронный адрес страницы сайта оператора связи в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", на которой размещена информация о таких способах. (Дополнен - Постановление Правительства Российской Федерации от 25.10.2017 № 1295)

25. Абонент обязан:

а) вносить плату за оказанные услуги телефонной связи в полном объеме и сроки, которые определены договором;

б) использовать для подключения к сети связи оборудование, соответствующее установленным требованиям;

в) предоставлять оператору связи достоверные сведения об изменениях фамилии (имени, отчества) и места жительства для абонентов - физических лиц, наименования (фирменного наименования) и места нахождения для абонентов - юридических лиц в срок, не превышающий 60 дней со дня изменения указанных сведений; (В редакции Постановления Правительства Российской Федерации от 03.11.2018 № 1310)

г) (Утратил силу - Постановление Правительства Российской Федерации от 03.11.2018 № 1310)

д) сообщать оператору связи об утрате идентификационного модуля;

е) при поступлении запроса от оператора связи с требованием подтвердить соответствие персональных данных фактического пользователя сведениям, заявленным в договоре, осуществить подтверждение персональных данных путем представления оператору связи документа, удостоверяющего личность, или одним из следующих предоставляемых оператором связи способов:

путем направления оператору связи электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, либо при осуществлении доступа к системе самообслуживания оператора связи, через которую абонентом осуществляется доступ к сведениям об оказываемых ему услугах телефонной связи и о расчетах с оператором связи, а также к иной информации (личный кабинет), с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи;

с использованием федеральной государственной информационной системы "Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме" при наличии подтвержденной учетной записи в системе.

(Подпункт дополнен - Постановление Правительства Российской Федерации от 25.10.2017 № 1295)

26. Абонент вправе:

а) получать необходимую и достоверную информацию об операторе связи, режиме его работы, оказываемых услугах телефонной связи;

б) отказаться от оплаты услуг телефонной связи, предоставленных ему без его согласия;

в) требовать перерасчет денежных средств вплоть до полного возврата сумм, уплаченных за услуги телефонной связи, вследствие непредставления услуг телефонной связи не по вине абонента или предоставления их ненадлежащего качества;

г) получать дополнительную информацию об оказанных услугах телефонной связи (детализацию счета), в том числе с указанием даты и времени установления соединений, их продолжительности и абонентских номеров;

д) обратиться к оператору связи за возвратом денежных средств, внесенных в качестве аванса.

27. Оператор связи вправе предоставить абоненту, прошедшему идентификацию в порядке, определенном оператором связи, с использованием сетей электросвязи, в том числе информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", или иными способами дистанционного взаимодействия абонента с оператором связи, возможность:

а) получать информацию об услугах телефонной связи, оказываемых оператором связи, и состоянии расчетов за них, а также иную информацию, связанную с оказанием услуг телефонной связи в соответствии с договором;

б) заказывать детализацию счета;

в) изменять состав оказываемых услуг телефонной связи, тарифных планов, иных условий договора;

г) совершать иные действия, связанные с оказанием услуг телефонной связи.

28. Все действия, совершенные после идентификации, считаются совершенными абонентом. Оператор связи обязан фиксировать (в электронном виде) и хранить информацию о действиях абонентов, указанных в пункте 27 настоящих Правил. Срок хранения указанной информации оператором связи составляет:

а) не менее 3 лет со дня расторжения договора - в отношении действий абонентов, направленных на изменение условий договора;

б) не менее 3 лет со дня совершения действия - для остальных действий абонентов.

Форма и порядок расчетов за оказанные услуги телефонной связи

29. Оплата услуг телефонной связи осуществляется в форме наличных и безналичных расчетов.

Оплата услуг телефонной связи может производиться посредством авансового платежа, отложенного платежа на срок расчетного периода либо сочетанием указанных видов платежей.

При оплате услуг телефонной связи посредством авансового платежа услуги оказываются в объеме внесенных абонентом денежных средств. В случае исчерпания аванса оказание услуг телефонной связи приостанавливается без предварительного уведомления абонента, если договором не предусмотрено применение перехода с авансового платежа на отложенный платеж.

При оплате услуг телефонной связи посредством отложенного платежа оказанные услуги телефонной связи оплачиваются по окончании расчетного периода.

Вид платежей за услуги телефонной связи и порядок их осуществления определяются договором, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

Тарифы на услуги телефонной связи, в том числе тариф, используемый для оплаты неполной единицы тарификации, устанавливаются, в том числе изменяются, оператором связи самостоятельно, если иной порядок не установлен законодательством Российской Федерации.

30. Тарифные планы на услуги телефонной связи могут быть установлены отдельно для юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и граждан, использующих услуги телефонной связи для личных, семейных и домашних нужд, а также граждан, использующих услуги телефонной связи для иных нужд. Тарифным планом могут устанавливаться дифференцированные тарифы по времени суток, дням недели, выходным и нерабочим праздничным дням, а также по набору и объему оказываемых услуг телефонной связи. Тарифные планы и тарифы на услуги телефонной связи могут дифференцироваться по иным основаниям, устанавливаемым оператором связи. (В редакции Постановления Правительства Российской Федерации от 03.02.2016 № 57)

31. При формировании тарифных планов могут применяться следующие виды тарификации:

а) абонентская система оплаты, при которой размер платежа абонента за определенный (расчетный) период является величиной постоянной, не зависящей от объема фактически полученных услуг телефонной связи;

б) повременная система оплаты, не предусматривающая постоянную сумму оплаты и зависящая от количества оказанных услуг телефонной связи в единицах, определенных оператором связи;

в) комбинированная система оплаты, при которой услуги телефонной связи, не превышающие определенного объема за определенный (расчетный) период, оказываются за постоянную сумму оплаты, и отдельно оплачиваются услуги телефонной связи, превышающие указанный объем.

32. При формировании тарифных планов допускается сочетание нескольких видов тарификации, указанных в пункте 31 настоящих Правил.

Абонент при перенесении абонентского номера уплачивает операторам подвижной связи только платежи, предусмотренные настоящими Правилами.

33. Плата за изменение тарифного плана с абонента не взимается в случае, если с момента предыдущего изменения тарифного плана прошло более одного месяца.

34. Для расчета за услуги телефонной связи используется тот тариф, который действовал на момент установления соответствующего соединения.

35. Учет продолжительности телефонного соединения ведется в соответствии с принятой оператором связи единицей тарификации, которая не может быть более 1 минуты.

Плата за телефонное соединение определяется исходя из его продолжительности, выраженной в количестве единиц тарификации соединения по сети связи.

Оператор связи при наличии технической возможности обязан установить не менее одного тарифного плана с единицей тарификации телефонных соединений не более 1 секунды.

36. Продолжительность телефонного соединения, используемая для определения размера платы за соединение, отсчитывается с 1-й секунды после ответа вызываемого оборудования до момента отбоя вызывающего или вызываемого оборудования или оборудования, заменяющего пользователя в его отсутствие. Телефонное соединение продолжительностью менее 3 секунд не учитывается в объеме оказанных услуг телефонной связи.

37. К оборудованию, сигнал ответа которого приравнивается к ответу вызываемого лица и служит началом отсчета продолжительности соединения при автоматической телефонной связи, относится:

б) факсимильный аппарат;

в) оборудование с функцией автоответчика;

г) телефонный аппарат с функцией автоматического определителя номера;

д) учрежденческая телефонная станция;

е) иное оборудование, заменяющее пользователя в его отсутствие и обеспечивающее и (или) имитирующее обмен информацией.

38. Основанием для выставления счета абоненту и (или) пользователю за предоставленные телефонные соединения являются данные, полученные с помощью оборудования оператора связи, используемого для учета объема оказанных услуг телефонной связи.

39. Расчетный период оказания услуг телефонной связи устанавливается оператором связи.

40. Срок оплаты услуг телефонной связи при отложенном платеже оператор связи устанавливает самостоятельно, но этот срок не должен быть менее 20 дней, следующих за днем окончания расчетного периода, если иное не установлено настоящими Правилами. Более длительный срок оплаты услуг телефонной связи может быть предусмотрен договором.

41. Счет, выставляемый абоненту за услуги телефонной связи, является документом, отражающим сведения о денежных обязательствах абонента, и должен содержать следующие сведения:

а) реквизиты оператора связи;

б) реквизиты абонента;

в) расчетный период, за который выставляется счет;

г) номер лицевого счета абонента;

д) данные о суммарной продолжительности соединений за расчетный период (при повременном учете);

е) сумма, предъявляемая к оплате по каждому виду услуг телефонной связи и каждому абонентскому номеру;

ж) виды оказанных услуг телефонной связи;

з) сумма остатка на лицевом счете (при авансовом платеже);

и) дата выставления счета;

к) срок оплаты счета (при отложенном платеже).

411. В договоре с абонентом - юридическим лицом стороны вправе самостоятельно определить требования к сведениям, которые должны быть отражены в счете. (Дополнен - Постановление Правительства Российской Федерации от 03.02.2016 № 57)

42. Оператор связи обязан обеспечить предоставление абоненту счета на оплату услуг телефонной связи в течение 10 дней со дня выставления этого сче

Как вступление в силу Федерального закона № 533‑ФЗ повлияет на взаимоотношения компаний и операторов связи? Как в бухгалтерском и налоговом учете признаются расходы на покупку мобильных телефонов и SIM-карт? Каков порядок учета расходов на связь?

Локальные нормативные акты, регулирующие применение корпоративной мобильной связи.

На практике необходимость оплаты мобильных расходов сотрудников обусловлена выполнением ими должностных обязанностей (работа с клиентами и поставщиками, разъездная работа и др.).

Работодателю нужно установить порядок пользования корпоративной мобильной связью, который закрепляется в правилах внутреннего трудового распорядка или в отдельном документе (положении о служебной мобильной связи, правилах пользования корпоративной связью и т. п.). Такой документ составляется в произвольной форме, при этом в нем необходимо отразить:

– перечень должностей работников, которым предоставляется мобильная связь;

– лимиты расходов на связь (при выборе тарифа с поминутной (посекундной) тарификацией);

– действия в случае превышения сотрудником установленных лимитов;

– права и обязанности работников в связи с предоставлением корпоративной связи. В частности, следует уточнить, могут ли сотрудники пользоваться корпоративной связью в нерабочее время и по выходным. Также нужно четко определить возможность и порядок использования корпоративной связи в личных целях;

– порядок выдачи и сдачи телефонов и SIM-карт (кто и в каком порядке выдает работникам телефоны и SIM-карты, какие документы (служебная записка, приказ, распоряжение) являются основанием для их выдачи). Отдельно следует предусмотреть ситуацию, когда мобильные телефоны и SIM-карты периодически передаются разным работникам (журнала выдачи сотрудникам телефонов и SIM-карт). Также необходимо четко определить, при каких обстоятельствах сотрудник должен сдать SIM-карту (увольнение, переход в другое подразделение, нарушение сотрудником правил использования служебной связи и др.);

– порядок учета расходов на корпоративную связь (кто и в каком порядке ведет учет расходов, контролирует превышение лимита или использование SIM-карты в личных целях и др.).

Документ, в котором установлен порядок использования корпоративной связи, утверждают соответствующим приказом, затем с ним необходимо ознакомить под подпись работников, имеющих право на пользование мобильной связью.

К сведению:

Стоимость разговоров, которые сотрудник вел в служебных целях, не облагается ни НДФЛ, ни страховыми взносами (п. 1 ст. 217, пп. 2 п. 1, п. 2 ст. 422 НК РФ). Освобождение распространяется и на служебные разговоры сверх лимита, одобренные работодателем (Письмо Минфина РФ от 13.10.2010 № 03‑03‑06/2/178). Если разговоры с использованием служебной SIM-карты осуществлялись в личных интересах сотрудника, то они являются его доходом в натуральной форме, их стоимость облагается НДФЛ и взносами (п. 2 ст. 211, п. 1 ст. 420, п. 7 ст. 421 НК РФ). В случае, когда сотрудник компенсирует работодателю стоимость личных звонков, дохода у него не будет, следовательно, не нужно удерживать НДФЛ и начислять взносы.

Оформление документов с оператором связи.

– реквизиты оператора связи;

– расчетный период, за который выставляется счет;

– номер лицевого счета абонента;

– данные о суммарной продолжительности соединений за расчетный период (при повременном учете);

– сумму, предъявляемую к уплате по каждому виду услуг телефонной связи и каждому абонентскому номеру;

– виды оказанных услуг телефонной связи;

– сумму остатка на лицевом счете (при авансовом платеже);

– дату выставления счета;

– срок оплаты счета (при отложенном платеже).

Оператор связи и абонент – юридическое лицо вправе самостоятельно определить в договоре требования к сведениям, которые должны быть отражены в счете. За отражение дополнительной информации в документе за услуги связи, например в детализированном счете, оператор связи может устанавливать дополнительную плату.

Вместе с этим гражданским законодательством не установлен обязательный порядок выставления счета оператором связи при абонентской системе оплаты услуг. При отсутствии счетов организация, например, может признавать вносимую абонентскую плату в конце каждого месяца на основании договора с оператором связи и собственной бухгалтерской справки. Подобный первичный документ предусмотрен в качестве оправдательного для целей налогового учета (п. 1 ст. 313 НК РФ) при условии, что он имеет обязательные реквизиты для первичных документов, о которых сказано выше.

К сведению:

Федеральным законом № 533‑ФЗ предусмотрен запрет для компаний и ИП для предоставления своим работникам и другим физлицам корпоративной мобильной связи без фиксации сведений о них в единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА). В ней нужно будет отражать и другую информацию.

Следить за фиксацией будут операторы связи. Если они обнаружат, что сведений по конкретному номеру нет или они недостоверны, к сети его не подключат. Об этом оператор связи уведомит своего корпоративного абонента. Если он не отреагирует, оператор исключит такой номер из договора.

Мониторинг соблюдения операторами связи новых обязанностей осуществляется Роскомнадзором. Для этого ведомство создаст информационную систему, которая будет взаимодействовать, в частности, с ЕСИА.

В отношении договоров, заключенных до июня, установлены переходные положения:

– организациям и ИП нужно внести в ЕСИА сведения о физлицах до 30.11.2021;

– операторы связи начнут исполнять новые обязанности с декабря 2021 года.

До вступления в силу поправок Федерального закона № 533‑ФЗ абоненты направляют операторам сведения о пользователях корпоративной мобильной связи в соответствии со ст. 44 Федерального закона № 126‑ФЗ. При этом фиксировать информацию в ЕСИА не обязательно.

Учитываем затраты на покупку мобильных телефонов и SIM-карт.

Приобретенные для сотрудников мобильные телефоны учитываются в зависимости от их стоимости:

– либо как основные средства;

Мобильные телефоны и SIM-карты, являющиеся собственностью работодателя, передаются сотрудникам во временное пользование, следовательно, есть основания вести их забалансовый учет в разрезе телефонных номеров и сотрудников.

Так как в большинстве случаев стоимость приобретения не превышает 100 000 руб., списать затраты можно единовременно в составе материальных расходов в полном объеме на дату ввода телефона в эксплуатацию (пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Учет расходов на покупку SIM-карт зависит от применяемой системы налогообложения и условий приобретения:

Особенности учета расходов

Расходы на приобретение SIM-карт принимают в том отчетном периоде, в котором они фактически оплачены оператору связи (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). При этом входной НДС со стоимости SIM-карт при исчислении налогооблагаемой базы учитывается в расходах отдельно от затрат на их приобретение (пп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ)

Если стоимость SIM-карты полностью или частично зачисляется на лицевой счет абонента и в дальнейшем расходуется на оплату услуг связи (при этом стоимость услуги по подключению равна нулю), то в момент покупки стоимость SIM-карты в расходы не включается, а признать в целях исчисления налога на прибыль уплаченные суммы (без НДС) можно по мере использования услуг связи (пп. 3 п. 7 ст. 272, пп. 1, 2 ст. 318 НК РФ).

Учитываем расходы на мобильную связь.

Затраты на услуги связи можно учесть при исчислении налога на прибыль и при исчислении налога, уплачиваемого при УСНО (пп. 25 п. 1 ст. 264, пп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

К сведению:

Критерием экономической обоснованности затрат на приобретение услуг сотовой связи для целей налогообложения будет являться необходимость работника в соответствии с установленными в должностной инструкции обязанностями использовать сотовый телефон в служебных целях.

Дата осуществления расходов на услуги сотовой связи зависит от принятой учетной политики для целей налогообложения и условий договора на оказание услуг связи. Это может быть одна из следующих дат:

– дата осуществления расчетов по условиям договора;

– дата выставления счета;

– последний день отчетного периода (месяца).

Особенности учета зависят от выбранного тарифного плана.

Особенности признания расходов

Тариф с поминутной (посекундной) тарификацией

При выборе такого тарифа работодателю необходимо установить лимиты расходов на мобильную связь для сотрудников. Для разных категорий сотрудников могут быть установлены разные лимиты.

Сверхлимитные разговоры не могут быть признаны экономически обоснованными, и без дополнительного согласования с руководством их нельзя учесть в налоговых расходах (пп. 25 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 13.10.2010 № 03‑03‑06/2/178).

Стоимость личных звонков сотрудников в расходы при исчислении налога на прибыль не включается, даже если условие об их оплате предусмотрено локальными документами организации. Если же сотрудники компенсируют работодателю затраты на личные звонки, то их стоимость отражается и в составе расходов, и в составе доходов (Письмо Минфина РФ от 19.01.2009 № 03‑03‑07/2).

Для контроля за использованием корпоративной мобильной связи работодателю необходимо идентифицировать личные и служебные звонки. В этих целях или просматривают расшифровки счетов (что является трудоемким), или применяют специальные программы, которые на основании полученной от оператора связи выписки автоматически сортируют звонки на основе данных корпоративного и личного телефонных справочников.

Работодателю не нужно контролировать сумму расходов на телефонные разговоры, поскольку плата в соответствие с таким тарифом является фиксированной и не зависит от количества и продолжительности разговоров. Минфин подтверждает правомерность учета расходов на связь по безлимитным тарифам для целей налогообложения прибыли (Письмо от 23.06.2011 № 03‑03‑06/1/378). Учесть расходы можно без выделения части, приходящейся на личные звонки, так как они никак не влияют на сумму расходов по тарифу (Письмо Минфина РФ от 13.10.2006 № 03‑03‑04/2/217). При этом Минфин настаивает: расходы на оплату услуг связи, если у работника безлимитный тариф, учитываются при налогообложении прибыли, в пределах лимита, установленного внутренним локальным актом. Лимит устанавливается исходя из целей разговоров и в соответствии с занимаемой должностью.

К сведению: в Постановлении от 27.10.2009 по делу № А32-246/2008‑12/27 ФАС СКО признал обоснованными затраты общества на предоставление своему работнику безлимитной сотовой связи, так как она ему необходима для выполнения служебных обязанностей

Тарифы, которые включают большое фиксированное количество звонков

Признание расходов осуществляется так же, как и при безлимитном тарифе

Следует отметить, что использование сотовой связи вне рабочего времени не всегда свидетельствует об отсутствии производственной направленности названных расходов. Так, ФАС МО в Постановлении от 19.01.2009 № КА-А40/12732‑08 по делу № А40-21839/08‑117‑76 поддержал организацию, которая признала в составе налоговых расходов плату за телефонные разговоры, проведенные за пределами рабочего дня. Арбитры учли следующие доводы организации:

– наличие должностных инструкций и приказов об использовании мобильной связи отдельными должностными лицами во внерабочее время;

– условия тарифных планов, не позволяющие выделить звонки, сделанные в рабочее и нерабочее время.

К сведению:

Расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, то есть в том периоде, когда услуги были оплачены. При этом составляются бухгалтерские проводки:

Дебет 26 (44) Кредит 60 (76) – услуги сотовой связи включены в расход;

Дебет 60 (76) Кредит 51 – оплачены услуги сотовой связи;

Дебет 73 Кредит 60 (76) – отражена задолженность сотрудника за личные переговоры;

Дебет 70 Кредит 73 – удержана стоимость услуг сотовой связи из заработной платы сотрудника;

Дебет 50 (51) Кредит 73 – поступила в кассу (на расчетный счет) организации от работников плата за услуги сотовой связи, полученные через корпоративное подключение.

Документальное оформление.

Налоговое законодательство РФ не содержит специального перечня документов, подтверждающих производственный характер расходов налогоплательщика на оплату услуг сотовой связи (Постановление ФАС МО от 06.08.2009 № КА-А40/7416-09).

С учетом разъяснений контролеров для подтверждения расходов на мобильную связь потребуются следующие документы (Письмо Минфина РФ от 23.06.2011 № 03‑03‑06/1/378):

– утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым необходима мобильная связь;

– договор с оператором связи;

– счет за оказанные услуги;

– документ, подтверждающий оплату услуг оператора связи (для организаций, применяющих УСНО (п. 2 ст. 346.17 НК РФ)).

Кроме того, для документального подтверждения произведенных расходов по оплате услуг сотовой связи организации необходимо иметь детализированные счета оператора связи (Письмо УФНС по г. Москве от 05.10.2010 № 16‑15/104055@). В отдельных случаях могут понадобиться отчеты сотрудников о расходах, указанных в детализированном счете, приходящихся на личные переговоры.

К сведению:

Детализированный счет должен давать возможность идентифицировать расходы по сотрудникам (номерам телефонов). Он должен содержать номер телефона, дату и время переговоров, тарифы. Для подтверждения производственного характера телефонных переговоров и исключения из расходов затрат на использование сотовой связи в личных целях в дополнение к детализированным счетам могут быть приложены отчеты сотрудников о расходах, приходящихся на личные переговоры. Косвенным подтверждением обоснованности расходов могут быть приказы, служебные записки и прочие внутренние документы. Подтверждением междугородних (международных) переговоров могут выступать приказ о командировке, служебное задание и т. п.

При этом сложилась неоднозначная судебная практика относительно того, нужна или нет детализация счетов:

– подтвердить экономическую обоснованность расходов на сотовую связь можно лишь при наличии детализированного счета оператора. Это позволит выявить случаи использования работниками сотовой связи не в производственных, а в личных целях (постановления ФАС ВВО от 10.06.2008 № А29-2210/2007, Седьмого арбитражного апелляционного суда от 24.05.2011 № 07АП-3261/11, ФАС ДВО от 18.04.2007 № Ф03‑А59/07‑2/380, ФАС УО от 26.12.2005 № Ф09-2102/05‑С2);

– наличие детализированных счетов необязательно, налоговое законодательство не содержит требований об обязательной расшифровке переговоров для подтверждения расходов на сотовую связь и требования налоговых инспекций о предоставлении детализированных счетов оператора связи необоснованны (постановления ФАС МО от 29.01.2010 № КА-А40/14759‑09‑2 по делу № А40-571/09‑76‑3, от 24.12.2009 № КА-А40/12845‑09‑П, Девятого арбитражного апелляционного суда от 01.09.2010 № 09АП-19146/2010, ФАС ЦО от 06.03.2009 № А35-4080/07‑С8, ФАС СКО от 31.08.2011 по делу № А32-884/2010 и др.).

Читайте также: