Документы находятся на оформлении

Обновлено: 02.07.2024

В современной бухгалтерской жизни копии документов требуются буквально на каждом шагу. Благодаря повсеместному распространению сканеров, копиров и принтеров, изготовление копий перестало быть проблемой. Однако зачастую нужна не простая, а заверенная копия документа. В настоящей статье мы расскажем, что понимается под этим термином, как правильно следует заверять копии, и приведем образцы правильного заверения.

Зачем нужно заверять копии

Как видим, заверение копии необходимо, чтобы придать ей юридическую значимость. Другими словами, только такие копии используются в официальном документообороте, в том числе, для представления в государственные и муниципальные органы или для передачи другим организациям, ИП и физлицам.

В частности, именно заверенными копиями документов можно подтверждать расходы для целей налогообложения (письмо Минфина от 25.10.19 № 03-03-06/1/82236). Также придется заверить копии бумажных документов, представляемые в налоговую инспекцию в ответ на соответствующее требование (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Внимание

Чем руководствоваться при заверении

Также рекомендации по оформлению копий документов приведены в приложении № 18 к приказу ФНС от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@ , в письмах Минфина от 07.08.14 № 03-02-РЗ/39142 и от 29.10.15 № 03-02-РЗ/62336 .

Совет

Перед заверением документа не лишним будет ознакомиться с Методическими рекомендациями по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них (утв. решением правления ФНП от 25.04.16, протокол № 04/16). Хотя этот документ разработан для нотариусов, в нем содержится много полезной информации, которая пригодится при самостоятельном заверении копий.

Кто вправе заверять документы

Удостоверить верность копии от имени организации или ИП вправе любое уполномоченное лицо.

Такое полномочие может вытекать из уставных документов (в частности, правом заверять копии обладает руководитель организации, председатель или секретарь общего собрания, руководитель ревизионной комиссии и т.п.). А может основываться на иных документах — доверенности, приказе по организации, должностной инструкции и т.п.

Предприниматель вправе самостоятельно заверить копию документа или доверить это другому лицу (п. 5 Требований, приведенных в приложении № 18 к приказу ФНС от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@; далее — Требования). Заметим, что таким лицом может быть только работник ИП. Должность этого работника следует указать на заверительной отметке, проставленной на копии.

Образец правильного заверения копии документов

Внимание

Аналогичные правила применяются при удостоверении копий многостраничных документов (заверительная отметка размещается на каждой странице) и их сшивок. В последнем случае нужно сшить копии всех листов в один документ и заверить его в целом. Делается это путем проставления заверительной отметки на бумажной наклейке, которая размещается на оборотной стороне последнего листа в месте скрепления листов ниткой или лентой.

При этом необходимо учесть две особенности, установленные в пункте 5 Требований. Первая — нужно дополнительно указать количество листов в сшивке. Это делается дважды: арабскими цифрами и прописью. И вторая — подпись и печать следует проставить так, чтобы часть их приходилась на бумажную наклейку, а часть — непосредственно на последний лист. Это нужно для того, чтобы затруднить замену листов в сшивке документов.

Приведем примеры правильного заверения копий.

Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая

Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью 6 (шесть) листов.

Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая

Как заверить копии уставных документов

Каких-либо особенностей в части заверения копий уставных документов законодательство не содержит. Поэтому следует применять рассмотренные выше правила. Поскольку речь идет о многостраничных документах (уставе, учредительном договоре), нужно учитывать также порядок прошивки таких бумаг для цели их заверения.

Прошивку нужно сделать прочной нитью или лентой, вывести ее концы на оборотную сторону последнего листа и связать. После этого концы нити (ленты) заклеиваются бумажной наклейкой, на которой и проставляется заверительная надпись указанным выше способом — то есть часть ее приходится на наклейку, а часть — на сам лист.

Совет

В заключение отметим, что заверение копии документа — несложная процедура, выполнить которую может любой налогоплательщик самостоятельно. Но при этом нужно придерживаться правил, нарушение которых может привести к тому, что копия не будет считать заверенной. Это, в свою очередь, повлечет дополнительные затраты времен и денег. А в некоторых случаях может привести к штрафу за нарушение сроков сдачи документов в ИФНС.

Циан.Журнал составил чек-лист для документов, связанных с приобретением недвижимости: где их искать и что в них особенно тщательно проверять?

В первую очередь

Обычно оригиналы документов появляются на арене только при внесении аванса. Но поинтересоваться их наличием и содержанием можно и нужно гораздо раньше — даже на этапе первого звонка по объявлению. Итак, самые важные документы по жилой недвижимости таковы.

Это выписка из ЕГРН или свидетельство о регистрации права, которое выдавалось до июля 2016 года. Они подтверждают право собственности, доказывая, что именно этот человек владеет именно этой недвижимостью. Сейчас основным документом является свежая выписка из ЕГРН.

Покупателю имеет смысл заказать ее в МФЦ самостоятельно — для этого достаточно знать лишь адрес квартиры. В выписке содержатся основные сведения по квартире, начиная с ее кадастрового номера, адреса и параметров и заканчивая кадастровой стоимостью и данными о действующем собственнике.

Документы-основания (правоустанавливающие документы)

Документы-основания объясняют, каким образом недвижимость оказалась у нынешнего владельца (читай: продавца) — это могут быть приватизация, наследство, покупка, дарение и ряд других вариантов. Соответственно, документами-основаниями станут договор передачи, свидетельство о праве на наследство, договор купли-продажи или дарственная (от предыдущего собственника — нынешнему). В случае с новостройкой — ДДУ и акт приемки, если дом сдан.

Спрашивать об основании перехода права надо еще до выезда на просмотр. В ряде случаев это убережет покупателя от пустой траты времени на подозрительный объект. Стоит насторожиться, если на том конце провода не нашлись, что ответить, или заявили, например, что документы пока не готовы — оформляются.

Циан.Журнал неоднократно писал об этом: если свежеприобретенная квартира продается спустя всего несколько месяцев (а то и раньше) — это дополнительные риски: впоследствии рискуют обнаружиться неучтенные дети, обиженные наследники, бабушки с деменцией и прочие претенденты на теперь уже вашу жилплощадь.

Условно безопасным считается срок владения недвижимостью от трех лет, потому что именно столько составляет срок исковой давности. Если кто-то из предыдущих владельцев квартиры хочет оспорить сделку, то он должен уложиться именно в эти три года, иначе придется объяснять и доказывать, где он все это время пропадал, раз не заявил свои претензии раньше.

Внесение аванса

Внесение аванса — второй этап сделки. В ходе встречи должны быть предъявлены оригиналы правоустанавливающих документов (чаще всего на показы никто не возит ни оригиналы, ни копии документов, поэтому их удастся увидеть на авансе или если агент рассылает всем копии документов своего клиента через мессенджеры или электронную почту, заранее). Также необходимо проверить оригиналы паспортов собственников (если собственники — несовершеннолетние, то проверьте их свидетельства о рождении и паспорта, если есть).

Проверка квартиры

2. Получаем справки об отсутствии задолженности за ЖКУ (включая взносы на капремонт). Как уже отмечалось, данные об этом есть в ЕЖД.

Все эти справки бесплатны, но имеют сроки действия: ЕЖД — два месяца, выписка из домовой книги — один месяц, а справка об отсутствии задолженности просто сообщает, что на определенную дату задолженности нет.

Если долги за ЖКУ остаются за собственником, то долги по капремонту числятся по квартире (если они есть, то уже новому собственнику придется их гасить).

3. Документы из БТИ (поэтажный план и экспликация) являются опциональными и чаще требуются при оформлении ипотечного кредита. Непосредственно для регистрации сделки ни поэтажный план, ни экспликация не нужны. Эти документы дают понять, не проведена ли в квартире перепланировка (если да, надо удостовериться, что она узаконена, иначе возникает риск не получить кредит сейчас или не продать квартиру в последующем). Получение этих документов обойдется собственнику примерно в 1,5 тыс. рублей.

Техпаспорт даст понять, не была ли проведена в квартире неузаконенная перепланировка (если в документе на плане есть красные линии, значит, перепланировка не узаконена).

4. Справка о погашении ипотеки понадобится, если квартира, которую вы приобретаете, была куплена предыдущим собственником в ипотеку. Выглядит эта справка как уведомление, из которого следует, что обязательства по кредитному договору выполнены в полном объеме — номер договора и дата прилагаются, и по состоянию на текущую дату остаток долга составляет ноль рублей, ноль копеек. Также в уведомлении должна быть фраза об отсутствии просроченных долгов как по самому кредиту, так и по выплате процентов по нему. Если же кредит до конца не выплачен и предполагается, что он ляжет на плечи покупателя, продавцу следует еще до подачи объявления выяснить у банка, согласится ли тот на такой вариант — если нет, сделку придется отложить или продумать другие варианты.

Проверка собственников

Продавца тоже можно проверить — историю как его личную, так и кредитную. Такая проверка если и не гарантирует стопроцентной безопасности, то значительно снижает риски встречи с мошенником. На что следует обратить внимание:

1. Справки из психоневрологического и наркологического диспансеров. Эти справки берет собственник по месту жительства (важный момент, так как позволяет избежать получения фальшивых справок). В справках должно быть указано, что продавец не состоит на учете. При этом продавец может впоследствии оказаться недееспособным и попытаться оспорить сделку, но если у покупателя сохранятся справки, удастся доказать суду, что на момент сделки сведений об этом в официальных органах не было.

2. Кредитная история продавца.

Продавец оформляет такую выписку практически в любом банке (в том числе онлайн), а стоит она примерно 200–400 рублей. Это не обязательный документ, но, если продавцу скрывать нечего, проблем с получением такой справки возникнуть не должно.
Частично проверить информацию о долгах продавца у покупателя получится и самостоятельно — по бесплатным открытым базам. Допустим, на сайте службы судебных приставов (понадобится ФИО и дата рождения продавца). Если долги значительные, это повод задуматься, стоит ли иметь дело с таким человеком.
Кроме того, продавца надо поискать в Едином федеральном реестре сведений о банкротстве . Для проверки понадобятся ФИО, место регистрации и желательно СНИЛС, ОГРНИП или ИНН (но база ищет и без них).

3. Еще один путь — проверить продавца и на историю его взаимодействия с судами. В этом посодействует г осударственная система правосудия : зная ФИО человека, вы выясните, есть ли в судебном производстве какие-то связанные с ним дела.

4. Проверка паспорта продавца — довольно деликатный момент, многие стесняются внимательно его изучить (зря: мошенники иногда действуют по поддельным документам, так что лучше быть настороже). Большинство адекватных продавцов не станут возражать против такой проверки, так что не стесняйтесь попросить переписать данные или сфотографировать главную страницу. Проверить паспорт на подлинность (действительность) поможет база МВД . Здесь следует искать, не просрочен и не утерян ли предъявленный вам документ. Если продавец менял фамилию, потребуйте соответствующее свидетельство из загса. Также обратите внимание на наличие помарок, неполадок с водяными знаками и несоответствие серии с паспорта с регионом, ОВД которого этот паспорт выдало (серия — московская, а паспорт выдан в Калининграде), — проверить номера можно здесь.

5. Если квартира приобреталась и продается в браке, то нужно получить согласие супруга или супруги собственника на сделку.

6. Доверенность, заверенная у нотариуса, нужна в тех случаях, если в роли продавца выступает представитель собственника (а тот, например, находится в отъезде). Мы не устаем повторять, что сделки по доверенности придают сделке массу рисков, но если вы решились, не забудьте перепроверить все указанные данные (сверьте с паспортными), а саму доверенность — в реестре доверенностей. Отметим, что доверенности различаются: генеральная позволяет проводить любые действия, специальная — определенные (например, ее дают риелторам для оформления документов), а разовая — соответственно, на разовые мероприятия (например, для получения справки в МФЦ).

Список документов

По квартире:

свежая выписка из ЕГРН;
документы-основания;
выписка из домовой книги;
справка об отсутствии задолженности (в том числе по ЖКУ и капремонту);
ЕЖД (опционально, так как заменяет и справку об отсутствии долгов, и выписку из домовой книги);
документы БТИ (поэтажный план и экспликация) для проверки проведения перепланировки.

По собственнику:

паспорт (надо просмотреть все страницы на предмет каких-то отметок; заодно обратите внимание на семейное положение и наличие несовершеннолетних детей: если они есть, поинтересуйтесь, где они прописаны и не был ли использован при покупке квартиры, которая сейчас продается, маткапитал: если да, детям должна быть выделена доля);
справки из психоневрологического и наркологического диспансеров;
проверка по базам: действительность паспорта, реестр банкротов, база судебных приставов и судебных разбирательств;
нотариально заверенное согласие супруга или супруги на сделку (если собственник состоит в браке).

Понравилась статья?

Спасибо. Ценная информация

Очень хорошая идея - посмотреть платёжки ЕПД и за электричество. Так можно заранее увидеть и попросить отключить ненужную радиоточку, антенну, и, главное, привести в порядок все счётчики.

Да, хорошая статья. Спасибо.

Блин, ну вот зачем писать о том, чего совсем не знаете?? Человек может состоять на учете в ПНД /годами/ по совершенно разным причинам, НО. Если человек просто обратился к участковому врачу по поводу депрессии - сюрприз - он уже "состоит на учете". Если у человека не тяжелое заболевание, требующее регулярный контакт с участковым врачом, то человек просто не появляется в ПНД, и никто ему ничего не скажет, а через полгода его медицинскую карту сдадут в архив, и - сюрприз - человек уже "не состоит на учете". В наше время еще возможно найти какие-то следы, учитывая электронный документооборот, но если продавец - человек в возрасте, кто будет искать архивные документы?
Далее. Дееспособность ограничивается исключительно в судебном порядке. Человек может быть запойным алкоголиком, больным с прогрессирующей деменцией или острым психозом - НО если нет судебного решения о лишении или ограничении дееспособности, формально такой человек имеет право распоряжаться своим имуществом как сам того захочет. Другое дело, в случае покупки квартиры у такого продавца покупатель должен обезопасить себя на случай возможных последствий. Во-первых, показать себя добросовестным покупателем, во-вторых, провести медицинскую экспертизу продавца на ПРАВОспособность.
Наконец, экспертиза на ПРАВОспособность, особенно, если у нас сомнительный продавец, проводится в день подписания ДКП, желательно в кабинете нотариуса под видеозапись, чтобы в случае споров не было варианта "продавец успешно прошел экспертизу, но за час, прошедший до подписания ДКП напился до беспамятства/понял, что жизнь - тлен, на тот свет квартиру не заберешь, и почему бы не подарить ее кому нужнее/понял, что покупатель просто хороший человек, и решил снизить стоимость квартиры в сорок раз".
При подписании ДКП нужна экспертиза в идеале на дееспособность, но, если есть сомнения, что человек ее пройдет - на правоспособность. Это очень простая процедура, которая проводится врачами-психиатрами с квалификацией судебного медицинского эксперта. Задаются простые вопросы, позволяющие определить, понимает ли продавец суть и последствия сделки, ориентируется ли продавец, какая сейчас дата и время, что может рассказать о себе /чем любит заниматься, где работает, а какие предметы нравились в школе/, а где он будет жить после продажи квартиры, а что сделает с полученными деньгами, ну и потом пара тестов (все это можно спокойно найти в открытом доступе, и никто не будет специально задавать "сложные" вопросы). Цель всего этого мероприятия - определить, что именно в данный конкретный момент продавец осознает суть и последствия сделки, не находится под влиянием родственников/покупателя/кого-то еще, кто вынуждает его совершить сделку, не находится под влиянием психоактивных веществ, способных повлиять на принятие решения, не находится в подавленном состоянии из-за смерти любимой собачки, не слишком увлечен мыслями о грядущем апокалипсисе или очередной дозе. Именно сейчас, в данный конкретный день и час продавец (который, возможно, имеет психическое заболевание) имеет ясный ум, его заболевание не в острой фазе, и он способен адекватно оценивать свои действия и их последствия.
Еще раз. Суд-мед экспертиза на ПРАВОспособность с выездом специалистов на место. В день сделки, в идеале - за час до нее в присутствии нотариуса и с экспертами не из частной клиники, а из обычного ПНД. Конечно, если продавец вызывает вопросы при первой встрече (или продает квартиру по доверенности и не готов выйти с вами на связь лично), лучше с этим не связываться. Но если ситуация патовая, и вам нужно, например, как-то расстаться с сособственником общего имущества, стоит использовать эту опцию, чтобы себя обезопасить.

Все статьи Выездная диагностика Выбор автомобиля Как избежать обмана Поиск вариантов Покупка б/у авто: Оформление сделки Общение с продавцом Что делать после покупки Как оценить авто Покупка б/у авто в салоне Техническая проверка Покупка б/у авто: с чего начать Советы по покупке

Что нужно сделать перед тем, как записаться в ГИБДД через госуслуги

Перед тем, как записаться в ГИБДД, узнайте, нет ли на автомобиле регистрационных ограничений или лизинга. Если они есть, инспектора откажут в постановке авто на учет, а вы потеряете время и нервы. Наличие лизинга и ограничений показывают специальные сервисы по проверке автоистории.

Если проверка покажет, что машина числится в лизинге или имеет ограничения ГИБДД, обратитесь к бывшему владельцу и попросите устранить проблемы. Если владелец пойдет навстречу, вам повезет, если нет, придется отстаивать свои права через суд. Поэтому проверять автомобиль нужно еще до покупки.

До заключения ДКП также стоит проверять хозяина авто. Есть специальный сервис, который показывает действительность паспорта, наличие проблем с законом, долги и исполнительные производства. Если проверка покажет, что собственник, например, числится в розыске, от сделки лучше отказаться. Посмотреть пример отчета

350 рублей (вместо 500 рублей) — за выдачу СТС;
245 рублей (вместо 350 рублей) — за внесение записи в ПТС;
560 рублей (вместо 800 рублей) — за выдачу нового ПТС;
1 400 рублей (вместо 2 000 рублей) — за выдачу номеров.

Шаг 1: готовим документы

Для постановки автомобиля на учет понадобятся следующие документы:

паспорт;
ПТС;
СТС;
документ, подтверждающий право собственности на автомобиль (договор купли-продажи).
страховой полис ОСАГО.

Если регистрировать автомобиль будет ваше доверенное лицо, дополнительно нужно подготовить нотариально заверенную доверенность. Подробнее, читайте в статье о сборе документов, необходимых для регистрации авто.

Внесите имя и фамилию, номер мобильного телефона и адрес электронной почты. На указанный номер телефона придет SMS с подтверждающим кодом. Теперь придумайте пароль и для подтверждения введите его повторно.

Вам нужно будет ввести следующие персональные данные:

ФИО;
пол;
дату рождения;
место рождения;
гражданство;
серию, номер, место и дату выдачи паспорта;
код подразделения выдачи паспорта;
СНИЛС.

Данные паспорта и СНИЛС проверяются в автоматическом порядке.

онлайн через интернет-банки Сбербанк Онлайн, Банк ВТБ, Тинькофф и Почта Банк Онлайн;
почтой, заказав из профиля код подтверждения личности по Почте России;
электронной подписью, можно использовать квалифицированную электронную подпись (КЭП).

Выбрать можно один из четырех способов.

Шаг 3: выбираем услугу и заполняем электронное заявление

Перейдя по ней, вы заполните заявление на постановку автомобиля на учет.

После того, как вы выберете этот пункт меню, попадете на страничку с рекомендациями по покупке подержанного авто.

Здесь же будет кнопочка для заполнения электронного заявления на регистрацию автомобиля в ГИБДД.

Шаг 4: заполняем онлайн-заявление

Здесь нужно выбрать вид авто, которое будете регистрировать. Затем указать форму собственности: кем вы являетесь — собственником или представителем по доверенности.

Далее необходимо заполнить раздел персональных данных:

ФИО автовладельца;
дата рождения;
e-mail;
контактный номер телефона;
серия и номер паспорта;
адрес фактического проживания (даже если он не совпадает с адресом постоянной регистрации).

Далее внесите данные об автомобиле.

Выберите, требуется ли получение нового госномера или нет. Если вам нужен новый номерной знак, введите данные старого номера. Также вы можете внести изменения в актуальный ПТС, выбрав соответствующий пункт. Тогда размер пошлины составит 350 рублей.

Если же вы хотите получить новый паспорт для автомобиля, вам придется оплатить пошлину размером 800 рублей.

Далее укажите категорию машины (легковая, грузовая и т. д.). Теперь вводим следующие данные об автомобиле:

год выпуска;
ВИН-номер;
марка;
модель;
цвет;
вид двигателя.

Год выпуска, марка и модель — это информация, обязательная к заполнению. Остальные поля можно не вписывать.

По желанию указываете данные полиса и регистрационного документа.

Шаг 5: выбираем отделение Госавтоинспекции и дату посещения

На каком этапе рассмотрения находится заявление, можно отслеживать в личном кабинете.

Шаг 7: ждем ответ из ГИБДД

Через некоторое время на ваш электронный адрес придет письмо с приглашением в ГИБДД. Уведомление также отразится в личном кабинете на портале. В нем будет указано место и время явки.

Если время окажется неудобным, можно написать ответное письмо с просьбой изменить дату или часы явки. Вам придет новое приглашение в отделение ГИБДД.

Шаг 8: оплачиваем госпошлину

Через некоторое время после приглашения явиться в ГИБДД на ваш электронный адрес будет отправлено письмо со ссылкой на оплату госпошлины. Нужно перейти по ссылке и удобным способом оплатить услугу в режиме онлайн. Оплатить можно с помощью банковской карты, электронного кошелька или мобильного телефона.

Подробнее о госпошлине читайте в отдельном материале.

После оплаты госпошлины со скидкой на почту придет электронная квитанция. Ее нужно распечатать и вместе с другими документами принести в ГИБДД в назначенную дату и время.

Зачем нужно заверять копии

Внимание

Чем руководствоваться при заверении

Совет

Кто вправе заверять документы

Удостоверить верность копии от имени организации или ИП вправе любое уполномоченное лицо.

Образец правильного заверения копии документов

Внимание

Приведем примеры правильного заверения копий.

Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая

Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью 6 (шесть) листов.

Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая

Как заверить копии уставных документов

Совет

Читайте также: