Для чего составляется опись особо ценных дел документов номерник

Обновлено: 02.07.2024

Особо ценным является документ Архивного фонда РФ, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства в целом.

Уникальный документ – особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимым при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности.

Не все ценные с научно-исторический и общекультурной точки зрения документы сохраняют свое постоянное непреходящее значение для общества и государства; не для всех ценных документов их автографическая и правовая невосполнимость является обязательной. Так, например, сохранившаяся копия, не имея необходимой юридической силы в качестве правового документа, вполне может сохранять свою ценность в качестве исторического источника, культурного достояния и т.д., но не быть особо ценным документом. Поэтому на адекватное, полное отражение исторического процесса может претендовать лишь максимально полно сохранившийся комплекс всех ценных документов Архивного фонда страны. Это важно подчеркнуть, поскольку выявление особо ценных документов и создание на них страхового фонда и фонда пользования способствуют обеспечению лучшей сохранности наиболее ценных подлинников из хранимых ценных документов.

Целью данной работы является изучение вопроса сохранности и учета уникальных и особо ценных документов, т.к. они имеют культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства в целом.

КРИТЕРИИ ОПРЕДЕЛЕНИЯ ОСОБОЦЕННЫХ (УНИКАЛЬНЫХ) ДОКУМЕНТОВ

При выявлении особо ценных документов используются следующие обязательные критерии:

- ценность содержащейся в документах информации – наиболее важный, основной критерий для выявления особо ценных документов. Он основан на объективной, с позиций исторического подхода, оценке документов, которые содержат в себе значимую, неповторимую, новую по сравнению с другими документами фонда информацию и наиболее полные и всесторонние сведения о данном событии, факте, явлении;

- юридическая сила, подлинность документов – два критерия, тесно связанные между собой, поэтому по отношению к выявлению особо ценных документов их целесообразно рассматривать вместе.

Прежде всего, выявляются подлинники, и лишь в случаях заведомого отсутствия подлинников, существенных утрат документов архивного фонда, единственности сохранившейся в копии информации или особого значения именно самой донной копии (отпуска) допускается возможность отнесения к ОЦД (особо ценным документам) копий. В этом смысле подлинность документа – это не только критерий выявления и отбора, но категорический императив, обязательное условие такого явления.

Следует различать понятия документа, обладающего юридической силой, и документа, имеющего юридическое значение. Юридическую силу имеют прежде всего документы, созданные и оформленные в установленном законом порядке государственными органами, должностными лицами, общественными организациями в пределах своей компетенции и порождающие определенные правовые последствия. К таким документам относятся законодательные, дипломатические, нормативные, административные акты, а также другие документы правового характера. Все эти документы имеют юридическую силу, если являются подлинниками или соответствующим образом оформленными копиями (дубликатами).

Подлинность документа особенно важна при ликвидации так называемой межархивной дублетности. Не следует относить к особо ценным в нескольких архивах региона документы однородного характера и содержания, относящихся к одному важному событию или факту, но необходимо выбрать один подлинник наиболее высокого статуса и автографичности в фонде того фондообразователя, деятельность которого играла наиболее существенную роль в данном событии.

Поэтому для особо ценного документа, невосполнимого при утрате его юридического значения, подчеркивается важность наличия его подлинности и юридической силы, в отличие от просто ценного документа, который юридической силой может и не обладать, но оставаться историческим источником;

- значение фондообразователя – критерий, считавшийся ранее главным для выявления особо ценных документов, в настоящее время сохраняется как основной ориентир при определении того, в каких фондах наличие особо ценных документов наиболее значительно, при этом решающим должно быть значение содержания информации документа в рамках межфондовых документных связей.;

- авторство (и адресат) документа – критерий, широко применяемый по отношению к документам личного происхождения, но применимый также к официальным документам. Он направлен на отнесение к особо ценным таких документов, которые связаны с именами лиц, исходя из их роли в политической, общественной, культурной, научной жизни страны. Критерий включает в себя и понятие автографичности, к особо ценным документам следует относить именно автографы, подписанные автором подлинники, а не копии;

- наличие палеографических, художественных и других особенностей документа – также являются критерием, который может применяться прежде всего к документам ранних периодов истории или документам личного происхождения.

В качестве вспомогательного критерия может выступать величина страховой оценки документа (его денежная страховая стоимость).

Также используют дополнительный проверочный критерий – материальная ценность документа , который выражается в страховой оценке документа, которая не должна быть ниже верхней границы его возможной аукционной цены. Степень интенсивности использования документов не является критерием определения особо ценных документов. Физическое состояние документа также не является критерием определения особо ценных документов, так как ценность, в том числе особо ценного документа, определяется значением его содержания.

УЧЕТ И ОПИСАНИЕ ОСОБО ЦЕННЫХ И УНИКАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Уникальные документы подлежат специальному государственному учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда РФ, порядок ведения которого определяется специально уполномоченным федеральным органом в сфере архивного дела, в государственных реестрах уникальных документов архивных фондов субъектов РФ.

На уникальные документы составляются листы учета и описания уникальных документов.

Листы учета и описания уникальных документов, включенных в Государственный реестр, хранятся в архиве единым комплексом в порядке номеров фондов и описей в папке с клапанами. На них составляется внутренняя опись. Единицы хранения с уникальными документами обязательно проверяют полистно.

Проверка наличия и состояния уникальных документов проводится каждый год.

Учет особо ценных документов ведется по:

- списку фондов, содержащих особо ценные документы;

- описям особо ценных дел, документов или перечням номеров особо ценных дел (номерниками).

В описях особо ценных дел. Документов за ними сохраняются их прежние учетные номера.

Опись особо ценных дел, документов составляется на особо ценные документы одной или нескольких описей дел, документов архивного фонда в зависимости от количества особо ценных единиц хранения / единиц учета в данной описи в небольшом количестве экземпляров.

Если большинство архивных документов по описи дел, документов являются особо ценными, отдельная опись особо ценных дел, документов не составляется, а копируется имеющаяся опись. В таком случае, к ней составляется номерник.

Сведения о копировании особо ценных дел, документов в целях создания страхового фонда, вносятся в соответствующие описи особо ценных дел, документов или номерники по мере проведения их страхового копирования.

Описи особо ценных дел, документов и номерники учитываются в реестре описей особо ценных дел, документов.

ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ОСОБО ЦЕННЫХ И УНИКАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Вопрос об изолированном или совместном с остальными документами фонда хранении особо ценных и уникальных документов решается самостоятельно руководством архива с обязательным учетом климатических особенностей различных помещений здания. Если архив обладает несколькими хранилищами с разными условиями хранения, особо ценные и уникальные документы должны быть сконцентрированы в лучших из них. Рекомендуется также учитывать возможность их быстрой эвакуации в случае чрезвычайных обстоятельств.

В отношении требований к архивохранилищам, режимам хранения, контролю технического и физико-химического состояния особо ценных и уникальных документов, следует руководствоваться существующими нормативными документами.

С особо ценными документами в первоочередном порядке должны проводиться работы по реставрации и переплету с учетом их физического состояния и интенсивности использования.

Проверка наличия и состояния особо ценных документов на бумажной основе проводится один раз в 10 лет, особо ценные аудиовизуальных и электронных (машиночитаемых) документов – один раз в 5 лет, особо ценных кинодокументов на нитрооснове – один раз в 2 года.

На особо ценные документы создается страховой фонд и фонд пользования в установленном порядке.

Фонд пользования создается, как правило, одновременно с созданием страхового фонда, а также целевым порядком на наиболее используемые архивные документы в процессе проведения других работ – рассекречивание документов, организация их использования.

В фонд пользования включаются копии полностью скопированных архивных документов, созданных в процессе многолетней научно-информационной и иной деятельности архива, а также копии отдельных документов в составе тематических подборок. Рекомендуется также создание электронных копий особо ценных документов путем их сканирования. Такие копии ОДЦ на электронных носителях могут использоваться как фонд пользования в читальных залах, так и для изготовления копий по заявке пользователей.

Наличие фонда пользования (в виде микро-, ксеро-, электронных и других копий) позволит проведение их многократного копирования и исключение оригиналов особо ценных и уникальных документов из повседневного пользования.

Оригиналы особо ценных документов, при наличии фонда пользования, как правило, не выдаются для использования. Особо ценные и уникальные документы, не имеющие фонда пользования, выдаются в читальный зал архива на срок не более двух недель с обязательной полистной проверкой при выдаче дел из архивохранилища и при их возврате.

Выдача особо ценных документов из хранилища в читальный зал и для других работ осуществляется в исключительных случаях на основании письменного разрешения директора или его заместителя.

Ограничивается доступ к подлинникам особо ценных и уникальных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии.

Решение о признании особо ценных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, принимает руководитель архива на основании письменного экспертного заключения реставраторов и руководителя подразделения, осуществляющего хранение документов архива.

В данной работе были рассмотрены и изучены вопросы сохранности и учета особо ценных документов, т.к. они имеют культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства в целом.

В настоящее время перед государственными архивами стоит актуальный вопрос совершенствования работы по отбору, учету и сохранности особо ценных документов и как их части – уникальных документов.

Сохранность уникальных документов - одна из важнейших на сегодня задач архивов, так как особо ценные документы – это историческое, культурное, научное наследие нашей страны.

На основании новых методических подходов к проведению этой работы, в соответствии с предлагаемыми критериями определения особо ценных документов, учитывающими новое видение исторического развития России. Государственным архивам предстоит проведение объективной, глубокой, и всесторонней оценки документов по их содержанию и культурно-историческому значению.

Создание фонда пользования архива – это одна из возможностей сохранить уникальные документы.

Наличие фонда пользования (в виде микро-, ксеро-, электронных и других копий) позволяет проведение их многократного копирования и исключение оригиналов особо ценных и уникальных документов из повседневного пользования, что дает возможность сохранять особо ценные документы в хорошем физическом состоянии долгое время.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1. Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года № 125 ФЗ (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 4 декабря 2006 года № 202-ФЗ).

2. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002)

3. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук /М-во культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Федер. арх. Агентство, ВНИИДАД. – М., 2007. – 187.

4. Методические рекомендации по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации /Росархив, ВНИИДАД; сост.: Н. И. Химина, А. В. Евпатьевский. – М., 2007, 48с.

1.1. При формировании дел осуществляется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

Порядок формирования и оформления номенклатурных дел, подлежащих постоянному, временному (свыше 10 лет) хранению, и по личному составу регламентируется разделом 4 "Подготовка и передача дел в ведомственный архив" Основных правил работы ведомственных архивов .

Введены в действие приказом Главархива СССР от 05.09.1985 N 263.

1.2. Дела формируются аппаратами управления территориальных органов ФССП России и их подразделениями в соответствии с установленным номенклатурой дел закреплением за ними соответствующих дел для ведения.

Формирование дел осуществляется под непосредственным методическим руководством работников, ответственных за ведение архивов территориальных органов Федеральной службы судебных приставов, а при необходимости - соответствующего архива субъекта Российской Федерации.

1.3. При формировании дел соблюдаются следующие основные требования:

1.3.1. Документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела.

1.3.2. В дело включается по одному экземпляру каждого документа.

1.3.3. В дело группируются документы одного календарного года.

Исключение составляют: переходящие дела; дела с материалами дознания; личные дела работников, формируемые в течение всего периода их работы в организации и др.

1.3.4. В дело помещаются исполненные документы суммарным объемом не более 250 листов общая толщина листов документов, помещенных в дело не должна превышать 4 см.

1.3.5. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления).

1.3.6. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Приложения объемом свыше 250 листов помещают в отдельный том, о чем в документе делается отметка.

1.3.7. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:

уставы, приложения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;

приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения по разделам личного дела.

1.3.8. Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организаций.

1.3.9. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.

1.3.10. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

1.3.11. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные тома и располагаются в них по алфавиту фамилий.

1.3.12. Предложения, заявления и жалобы представителей организаций и документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от обращений граждан.

1.3.13. Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

2. Содержание работы по оформлению дел, принимаемых в архив

2.1. Оформление дел, принимаемых в архив, проводится работниками аппаратов управления и структурных подразделений территориальных органов Федеральной службы судебных приставов, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем работников архива территориальных органов ФССП России.

2.2. Перед сдачей в архив территориального органа номенклатурные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, оформляются полностью.

2.3. При полном оформлении дел предусматривается:

подшивка или переплет дела;

нумерация листов дела;

составление внутренней описи документов;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

3. Подшивка (переплет) дела

3.1. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола (приложение N 1) в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

Сложенный лист (формата А2, А3) разворачивается и прошивается за левый край. При этом верхний край такого листа выравнивается по верхним краям листов дела формата А4, нумеруется в правой части верхнего поля листа.

Сложенный лист (формата А2, А3), подшитый за середину, подлежит перешивке.

При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

3.2. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробах.

3.3. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело, при наличии большого количества таких документов, последние изымаются из дела и на них составляется отдельная опись.

В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела - бланк внутренней описи документов дела.

4. Нумерация листов дела

4.1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором.

4.2. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

4.3. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

4.4. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.

4.5. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа.

4.6. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист.

Если к документу (листу документа) другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.) подклеены одним краем, то каждый документ нумеруется отдельно.

4.7. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

4.8. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.

4.9. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа.

В этом случае составляется новый лист-заверитель, который помещается в конце дела. При этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

4.10. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивами территориальных органов и структурных подразделений Федеральной службы судебных приставов к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров (Например: 4а, 4б, 4в и т.п.).

5. Составление заверительной надписи дела

5.1. Лист-заверитель дела составляется в деле на отдельном листе, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.

5.2. Лист-заверитель дела составляется по форме (приложение N 2), установленной Инструкцией по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов, утвержденной 25 июня 2008 г. N 126, в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, через знак "+", далее количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации дела (наличие литерных номеров листов дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, количество конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов, а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле).

5.3. Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

5.4. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне тыльной обложки дела.

6. Составление внутренней описи документов дела

6.1. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидности документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

6.2. Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе (листах) по форме, установленной Инструкцией (приложение N 3) в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела.

К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

6.3. Внутренняя опись документов дела подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов,

7.4. Заголовок дела на лицевую обложку дела переносится из номенклатуры дел территориального органа Федеральной службы судебных приставов, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.). В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на лицевую обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

7.5.1. На лицевой обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела, год (годы) заведения и окончания дела.

Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строки делается об этом запись: "в деле имеются документы за ___ год (годы)".

Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

7.5.2. Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

7.5.3. Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.

7.5.4. Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, совещаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.

7.5.5. Крайними делами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

7.6. Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

За какие годы пора передавать документы из подразделений в архив организации? Какие группы бумажных и электронных документов в какие описи дел подразделений для этого включаются? Что не попадает в эти описи? Как сведения из описей подразделений аккумулируются в годовых разделах сводных описей дел по организации? Какую логику нумерации использовать для разных видов описей и записей внутри них? Какие утвержденные формы нужно применять?

Планирование и нормативное регулирование

В первом квартале календарного года ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, служба делопроизводства и архив организации в тесном взаимодействии проводят плановую работу по подготовке исполненных и законченных в делопроизводстве документов к передаче в архив организации 1 . Передача в архив должна проводиться не ранее, чем через 1 год и не позднее, чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве 2 . По одной описи могут передаваться дела за несколько лет (см. Пример 10).

В график передачи дел в архив на 2017 год, который составляет архив и утверждает первый руководитель организации, могут быть включены дела за период 2013–2015 гг. Дела, сформированные в 2016 году, остаются на текущем хранении в зоне ответственности структурных подразделений.

Подразделения планируют соответствующие виды работ, поскольку подготовка дел к передаче в архив предусматривает и достаточно трудоемкую их архивно-техническую обработку. Иногда организации пользуются услугами компаний-аутсорсеров и для архивно-технической обработки документов, и для составления необходимых описей и актов.

описи документов и дел своего подразделения (по годовым разделам) и
акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

В соответствии с той систематизацией и сроками хранения, которые закреплены номенклатурой дел, дела структурного подразделения должны быть распределены на следующие группы:

Таблица 1. Группы дел

В соответствии с делением на данные группы производится архивно-техническая обработка дел ( полная или частичная 3 ) и формируются соответствующие описи дел (см. Пример 9). Подлежащие уничтожению дела включаются в акт. Но поскольку дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) не подлежат передаче в архив, для их учета опись может не составляться, в этом случае номенклатура дел подразделения используется как учетный документ.

В связи с требованиями обеспечить защиту персональных данных простыми организационными методами в современных кадровых службах появилась практика составления описей личных дел (также по годовым разделам) отдельно от описей дел по личному составу.

На основании описей и актов, подготовленных структурными подразделениями, служба делопроизводства составляет:

годовые разделы соответствующих сводных описей (Пример 12) и
сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (также по годовым разделам).

Для удобства и быстроты составления сводных описей и актов в организации можно установить, что структурные подразделения представляют:

не только их подписанные экземпляры в бумажной форме как оригиналы,
но и соответствующие электронные копии (файлы в необходимом формате).

В соответствии с требованиями Правил структурные подразделения могут готовить для передачи в архив по описям электронные документы, созданные в процессе деятельности в статусе электронных оригиналов, и электронные копии документов, на основании которых в архиве постепенно будет формироваться фонд пользования (состоит из электронных копий бумажных и электронных документов). Правилами установлены формы описей:

электронных дел, документов постоянного хранения (Приложение № 17) и
электронных дел, документов временных (свыше 10 лет ) сроков хранения (Приложение №18).

Если в организации внедрена полнофункциональная система электронного документооборота (СЭД), то оформление описей дел как отчетов, формируемых из системы, необходимо настроить автоматически. Следует также учесть, что ИТ-подразделение в процессе поддержки СЭД может в плановом порядке осуществлять централизованное формирование сводных описей электронных дел из СЭД и одновременное формирование соответствующих баз данных, представлений или контейнеров / массивов архивных электронных документов, их резервирование / копирование для перевода в статус архивного хранения.

Методические рекомендации по применению Правил, разработанные ВНИИДАД в 2016 году, пока не утверждены, поэтому рекомендуем организациям самостоятельно разрабатывать регламенты работы с электронными документами, включая их текущее оперативное и архивное хранение. А если ваша организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то советуем обращаться за методическими рекомендациями туда, т.к. архивные учреждения уже накопили достаточный опыт приема электронных документов от своих источников комплектования, формирования фондов пользования и составления учетного и научно-справочного аппарата к ним.

Служба делопроизводства и архив (ответственный за архивное хранение) организуют рассмотрение и согласование сводных описей и акта на заседании экспертной комиссии (ЭК) организации. Оно должно проводиться в соответствии с планом ее работы и обязательно протоколироваться. Дата и номер протокола ЭК оформляются в грифе согласования каждой сводной описи и акта (см. отметку с цифрой 2 в Примере 12).

Таков общий алгоритм плановой работы по составлению описей дел в организации.

4 .1.7. Составление и ведение описей

Опись дел, документов - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета 1 . Опись дел, документов состоит из :

- описательных статей дел (единиц хранения/единиц учета),

- листа-заверителя и справочного аппарата к описи.

Описи составляются, как правило, в делопроизводстве учреждений и в архивах организаций в четырех экземплярах, три из которых передаются в государственный или муниципальный архив. В государственных и муниципальных архивах описи составляются на неописанные документы и в процессе переработки некачественных описей в трех экземплярах.

Первые экземпляры описей размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника, ответственного за учет документов архива, с обязательным соблюдением режимов хранения, установленных для подлинных архивных документов на бумажной основе.

Вторые экземпляры описей дел, документов размещаются в изолированной зоне архивохранилища на стеллаже или в шкафу.

Третьи экземпляры описей дел, документов размещаются в читальном зале.

Описи хранятся по порядку номеров фондов, в пределах фонда – по номерам описей.

На дела одного фонда могут быть составлены одна или несколько описей. Их количество зависит от схемы систематизации фонда, объема и завершенности комплектования фонда.

Отдельная опись может быть составлена:

- на все дела фонда, если учреждение прекратило свое существование;

- на дела всех лет одной структурной части;

- на дела за один год или несколько лет деятельности учреждения;

- на дела одной или нескольких предметно-тематических частей фонда;

- на дела одной или нескольких функциональных частей фонда;

- на дела, содержащие документы одной разновидности;

- на дела, характерные только для данного вида учреждений (судебные дела, следственные дела, научные отчеты).

Процесс ведения описей состоит из описания документов ( см. п. 4.1. ) и оформления описи.

В опись могут быть включены дела за определенный период времени существования фондообразователя , одного или нескольких, схожих по функциям деятельности, подразделений фондообразователя и т.д.

Основой описи является описательная статья – совокупность сведений о деле. Она включает:

- примечания ( сведения , как правило, о перемещении/выбытии, наличии в деле копий, микрофильмировании, оцифровании , наличии особо ценных документов).

Опись структурируется в соответствие со схемой классификации (систематизации) дел фонда . На ее основе фиксируется место каждого дела в описи.

Каждому делу присваивается номер, который является учетным ( см. п. 4.1.5) . Не допускается присвоение делам одинаковых учетных номеров.

Если дела содержат документы за несколько лет, в конце каждого следующего года в описи , за который имеются документы в данном деле, делаются ссылки на номера дел, содержащих документы за данный год. Если таковых дел в фонде много, то данную особенность следует оговорить в предисловии к описи.

Заголовки дел вносятся в опись в соответствии со схемой систематизации, каждый заголовок включается полностью, без сокращений и изменений. Если дело состоит из нескольких томов, номер тома проставляется с новой строки, в этой же графе описи сразу за заголовком.

При наличии аннотации , она размещается после заголовка в этой же графе.

Вне зависимости от схожести содержания на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью.

При ведении описи в электронном виде каждый заголовок воспроизводится полностью в соответствии с интерфейсом системы электронного архива.

После каждого поступления или выбытия дел составляется новая итоговая запись к описи дел, документов, которая подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.

Каждая опись дел, документов, том описи дел, документов должны иметь лист-заверитель .

В случае проведения проверки наличия и состояния архивных документов, по ее окончании в конце описи дел, документов проставляется штамп "проверено", дата, должность и подпись лица, производившего проверку.

В случае обнаружения в итоговой записи описи дел, документов неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, выбывших в соответствии с установленным порядком дел , итоговая запись пересоставляется.

Законченная опись дел, документов должна включать, как правило, не более 9999 дел.

Архивные документы снимаются с учета в результате проведения отдельных видов архивных работ:

- выверки учетных документов, по итогам которой выявлены ошибки, допущенные при подсчете количества хранящихся архивных документов ( п. 1.2.1. );

- проверки наличия и состояния архивных документов, в ходе которой обнаружены неучтенные, за литерными или пропущенными номерами дел ( п. 1.2.2. );

- реставрации архивных документов, после которой одно дело разделено на несколько дел ( п. 1.2.4. );

- описания архивных документов, переработки описей дел, документов, в процессе которых возможно разделение или объединение дел ( п. 4.1. ).

Основанием для внесения изменений в учетные документы и учетные БД по результатам указанных работ являются:

При этом в случае выбытия всех архивных документов описи дел, документов номер этой описи другим описям дел, документов не присваивается и остается свободным; в реестре описей делается соответствующая отметка;

При передаче архивного фонда из одного архива в другой передаются 3 экземпляра описи дел, документов и дело фонда. Копия описи дел, документов остается в архиве-сдатчике и в качестве приложения к акту приема-передачи документов на хранение включается в архивный фонд архива-сдатчика.

При выделении к уничтожению всех архивных документов архивного фонда один экземпляр его описей дел, документов и лист фонда помещаются в дело фонда, которое включается в архивный фонд архива . Дело фонда включается в архивный фонд архива.

Усовершенствование и переработка описей дел, документов

Архив в необходимых случаях организует усовершенствование и переработку описей дел, документов.

Усовершенствование описи дел, документов - комплекс работ по повышению информативности описи: уточнению заголовков дел (без изменения их систематизации), составлению необходимого справочного аппарата к описи.

Переработка описи дел, документов - составление новой описи взамен старой, не отвечающей требованиям поиска и учета архивных документов. Переработка описи включает:

- изучение дел с проведением экспертизы их ценности;

- уточнение их фондовой принадлежности;

- уточнение или составление дел ;

- определение или уточнение их крайних дат;

- пересистематизацию дел по новой схеме систематизации и составление необходимого справочного аппарата к описи.

При переработке описи составляется переводная таблица старых и новых архивных шифров дел ( п. 4.1.8.5 ).

Уничтожение описей дел, документов

Уничтожение первых экземпляров старых описей дел, документов после их переработки запрещается.

Первый экземпляр переработанной описи учитывается по новой описи на правах отдельной единицы хранения и помещается в конце новой описи за последним номером дела под своим заголовком и с отметкой "Опись пересоставлена. См. оп . № …". На титульном листе старой описи делается та же отметка.

Читайте также: