Что такое сводная справка

Обновлено: 26.04.2024

КАКИЕ ВИДЫ СПРАВОК МОЖЕТ ТРЕБОВАТЬ РАБОТНИК?

Работникам могут понадобиться разные справки. Разные в зависимости от цели, содержания и места предоставления. В этой статье мы рассмотрим примеры наиболее востребованных справок.

Обязанность выдавать работникам справки установлена Трудовым кодексом РФ.

Извлечение из Трудового кодекса РФ

Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

К этому списку стоит добавить справку о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ[1]. Эту справку чаще всего оформляют при увольнении работника, она нужна бухгалтерии для определения сумм налоговых вычетов. Кроме того, ее может запросить банк при получении работником кредита или займа.

Извлечение из Налогового кодекса РФ

Глава 23. Налог на доходы физических лиц

Статья 230. Обеспечение соблюдения положений настоящей главы

3. Налоговые агенты выдают физическим лицам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов.

Выдается справка на основании заявления. Она подписывается руководителем и бухгалтером и заверяется печатью.

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ РЕКВИЗИТЫ СПРАВКИ

Справки, как правило, оформляются на общем бланке или на специально разработанном бланке для справок. В любом случае справка должна содержать следующие реквизиты:

• наименование организации — автора документа;

• регистрационный номер документа;

• место составления документа;

• заголовок к тексту (при оформлении на бланке формата А4);

• отметка о наличии приложения (если оно имеется);

• подпись руководителя организации или его заместителя;

• оттиск печати (при наличии у организации или индивидуального предпринимателя).

ФОРМЫ СПРАВОК, ВЫДАВАЕМЫХ РАБОТНИКУ

Справка с места работы

Такие справки занимают особое место среди документов по личному составу. Их основная цель — подтвердить определенные факты, а именно:

• должность или профессию (пример 1);

• размер заработной платы и т. д.

Справка с места работы подписывается руководителем организации либо кадровым работником, если такая обязанность входит в его компетенцию на основании приказа о распределении обязанностей.

Справка о заработной плате тоже имеет несколько разновидностей. Например, справка о заработной плате за последние три месяца работы (пример 2) может представляться в органы соцзащиты для признания семьи малообеспеченной.

Еще одна распространенная справка — о сумме заработной платы за два календарных года, предшествующих увольнению работника, — выдается по письменному заявлению застрахованного лица (его законного представителя либо доверенного лица) не позднее трех рабочих дней со дня получения (регистрации) страхователем заявления.

Эта справка нужна уволенному работнику для оформления пособий (по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком).

Заполняется она либо от руки черными или синими чернилами (шариковой ручкой), либо с использованием технических средств (компьютера или пишущей машинки). Подчистки и исправления не допускаются. Сведения, содержащиеся в справке, заполняются на основании данных бухгалтерского учета и отчетности страхователя. Заполненная справка удостоверяется печатью организации (круглой), которая проставляется в специально отведенном месте и не должна закрывать подпись.

Справка для представления по месту требования

В зависимости от места требования содержание справки может разниться. Исполнитель обязательно должен уточнить у работника, в какую организацию он будет ее представлять.

Справка для представления по указанному работником месту требования оформляется и регистрируется в том же порядке, что и справки с места работы, — на фирменном бланке организации (пример 3).

КАК УЧИТЫВАЮТСЯ СПРАВКИ?

Учет справок, выдаваемых с места работы, ведется инспектором по кадрам или другим работником отдела кадров в специальном журнале (книге) учета либо в его электронном аналоге (пример 4).

Выводы:

1. Справки работнику выдаются по его заявлению. В заявлении нужно указать, какие именно сведения должны содержаться в справке.

2. Выдаваемые справки подписываются руководителем организации или уполномоченным лицом и заверяются печатью организации (при ее наличии).

3. Выдаваемые справки учитываются в специальном журнале и выдаются работнику под роспись.

Первое, что необходимо сделать, это установить патч EF_60000765 в программе ЗУП 3.1, который позволит ввести вычет по НДФЛ с кодом 620 к доходам с кодом 2000. В этой инструкции подробно описано, как установить патч. Или обратитесь к специалистам.

Рассмотрим пример: сотруднику начислена заработная плата за Ноябрь 2021 года, исчислен НДФЛ и страховые взносы с применением пониженного тарифа для субъектов малого и среднего предпринимательства:

Далее необходимо убедиться в том, что все налогоплательщики, облагаемую базу по НДФЛ для которых предполагается уменьшить, имеют достаточную для этого сумму доходов, чтобы облагаемая база не оказалась отрицательной. То же касается и страховых взносов.

Для этого следует сформировать отчет "Сводная справка 2-НДФЛ", сформированный с такими настройками:

Также формируем отчет "Проверка расчета взносов" с такими настройками:

Для уменьшения облагаемой базы по НДФЛ вводится документ "Операция учета НДФЛ":

После проведения этого документа при формировании отчета "Сводная справка 2-НДФЛ" мы увидим уже уменьшенную на размер МРОТ налоговую базу:

Для уменьшения облагаемой базы по страховым взносам вводится документ "Операция учета взносов":

После этого необходимо пересчитать рассчитанные ранее суммы НДФЛ и страховых взносов:

После выполнения синхронизации с программой бухгалтерского учета будут сформированы такие проводки (счет учета затрат может отличаться исходя из особенностей деятельности конкретной организации):

Если видится необходимым отразить получение субсидии с применением счета 86, могут быть введены такие документы:

Если требуется отразить корректировку расходов на оплату труда, в т.ч. и облагаемой базы по налогу на прибыль, на сумму субсидии могут быть введены такие бухгалтерские проводки (счет учета затрат может отличаться исходя из особенностей деятельности конкретной организации):

Предлагаемый вариант отражения этой ситуации не является единственным из возможных.

Тем не менее, не следует пытаться отразить ее в программе расчета заработной платы вводом начислений с отрицательными суммами! В этом случае станет проблематичным, а в ряде случаев и невозможным, корректный перерасчет начислений в случае возникновения такой необходимости, а также отражение такого перерасчета в учете НДФЛ и страховых взносов, составление корректирующей отчетности.

Статью подготовила Федорова Мария, специалист линии консультации франчайзинговой сети "ИнфоСофт".

На работодателя возложена обязанность выдавать работникам по их заявлению документы, связанные с работой, в частности всевозможные справки. О том, по какой форме должны быть составлены справки, какая информация должна содержаться в них, и о сроках выдачи справок вы узнаете из этого материала.

В соответствии со ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению сотрудника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать сотруднику копии документов, связанных с работой, в том числе справки:

о заработной плате;

о начисленных и фактически уплаченных взносах на обязательное пенсионное страхование;

о периоде работы у данного работодателя.

Названные документы должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. Ситуаций, при которых работнику может понадобиться справка, множество, соответственно форма и содержание справки зависят от того, в какой орган работник впоследствии будет ее представлять. Самый распространенный вид справок – о заработной плате. С них и начнем.

Справки о заработной плате

Во-первых, такая справка может понадобиться работнику для предъявления в банк (в частности, для получения кредита). Как правило, банки с охотой принимают справки, составленные по форме 2-НДФЛ, либо предлагают заполнить справку по форме банка.

Для справки: чиновники в Письме Минфина РФ от 21.06.2016 № 03-04-05/36096 указали, что справка о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме 2-НДФЛ может быть отнесена к указанным в ст. 62 ТК РФ документам, соответственно должна быть выдана в течение трех дней после обращения работника с заявлением.

о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности), и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы;

о количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, освобождения от работы с полным или частичным сохранением зарплаты, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в ФСС не начислялись.

Форма названной справки и порядок ее выдачи утверждены Приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 № 182н.

Заявление

Прошу выдать справку о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, на которую были начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством за 2016, 2017 и 2018 календарные годы, а также о количестве календарных дней, приходящихся на периоды временной нетрудоспособности (при необходимости – отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком), освобождения от работы с полным или частичным сохранением заработной платы, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в ФСС не начислялись.

Совет практиков: чтобы помочь столкнувшимся с трудностями при написании заявления, кадровой службе (бухгалтерии) пригодится подборка образцов заявлений, с которыми часто обращаются работники.

В-третьих, в силу п. 3 ст. 230 НК РФ работодатель на основании заявления работника должен выдать справку о полученных этим физическим лицом доходах и удержанных суммах налога по форме 2-НДФЛ. В настоящее время сложилась практика, что названная справка при увольнении выдается каждому работнику без написания им заявления.

В-пятых, справка о заработной плате может потребоваться работнику для предъявления в иные организации и учреждения, например в управление социальной защиты населения для назначения пособий или субсидий, в детские образовательные учреждения для получения льгот и т. п. Формы этих справок также не утверждены. Они могут иметь произвольный вид либо заполняться по форме 2-НДФЛ.

Справки о стаже и персонифицированном учете

Такие справки нужны работникам прежде всего для получения права на пенсию.

справку по форме СЗВ-стаж (утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 11.01.2017 № 3п);

справку по форме СЗВ-М (утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 № 83п);

За сведениями о стаже работы может обратиться и бывший работник. Срок выдачи такой справки – три рабочих дня с даты обращения.

Иные справки

Могут понадобиться и иные справки. Например, согласно ст. 283 ТК РФ при приеме к другому работодателю на работу по совместительству с вредными и (или) опасными условиями труда работник обязан представить справку о характере и условиях труда по основному месту работы (напомним, что работа по совместительству запрещена в случае, если основная работа работника связана с вредными или опасными условиями). А значит, основной работодатель по заявлению работника в трехдневный срок обязан эту справку выдать. Ее форма не утверждена, справка составляется в свободной форме. Пример приведем ниже.

– с 05.02.2018 по 18.02.2018;

Справка может понадобиться супругам, у которых на иждивении находится ребенок-инвалид. Напомним, что согласно ст. 62 ТК РФ одному из родителей (опекуну, попечителю) для ухода за детьми-инвалидами по его письменному заявлению предоставляются четыре дополнительных оплачиваемых выходных дня в месяц, которые могут быть использованы одним из указанных лиц либо разделены ими между собой по их усмотрению. То есть работодатели, предоставляющие (и оплачивающие) такие дни работникам, должны удостовериться, что последние имеют на них право (что этим правом не воспользовался второй родитель).

Фиксируем факт выдачи справки

Все случаи выдачи справок должны фиксироваться в журнале регистрации справок, выданных работникам. Его форма на законодательном уровне не утверждена, поэтому должна быть разработана и утверждена непосредственно в учреждении. Набор реквизитов в ней отражается примерно следующий:

дата выдачи справки;

описание сведений, указанных в справке (справка о заработной плате, справка о стаже работы и т. п.);

наименование органа, в который будет представлена справка;

Ф. И. О. и подпись работника, получившего справку.

Стоит отметить, что за справками могут обращаться как сотрудники, работающие в учреждении в данный момент, так и бывшие сотрудники. Правила и сроки предоставления справок для тех и других одинаковы.

Одной из обязанностей работников кадровой службы является выдача сотрудникам по их заявлениям всевозможных справок. Поскольку причины, побудившие сотрудника обратиться к работодателю с данным требованием, бывают самыми разными, целесообразно рекомендовать сотрудникам указывать в заявлении с просьбой о выдаче справки, какие именно сведения им нужны (для упрощения работы и предупреждения возникновения вопросов целесообразно подготовить образцы типовых заявлений на выдачу справок).

Отметим, что с выдачей справок затягивать не стоит. Трудовым законодательством предусмотрено два срока предоставления справок:

в день увольнения;

либо не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления работником.

Все предоставленные справки должны фиксироваться в журнале регистрации справок, выданных работникам.

Согласно толкованию в русском словаре, термин "справка" значится как ответ на запрос или сведение, которое получено о ком-либо, о чем-либо. Также есть другое толкование - как документа, содержащего подтверждение, описание событий, фактов. К оформлению справок прибегают организации и учреждения в различных сферах деятельности. Более того, сами граждане могут стать инициаторами их изготовления.

Стандарты оформления

Существуют определенные требования к оформлению справки, в частности, документ должен содержать следующие данные:

Внешние и внутренние

В зависимости от того, в чей адрес необходимо оформление справки, она может носить информационный, отчетный или аналитический характер. Такой документ может быть предназначен для внутреннего пользования или внешнего. Что касается первого, то здесь содержание справки будет иметь информационный характер. Во втором случае требуется определенная подготовка к составлению документа. Как правило, ее печатают на фирменном бланке организации или по установленному образцу, оформленному государственными органам (ГОСТ Р 6.30-2003).

Составить справку по унифицированной форме не сложно, так как в справочниках и других подобных документах для ее заполнения имеются все необходимые указания. Гораздо сложнее дело обстоит с произвольной формой ее написания. Это связано с риском упущения из виду важных деталей и реквизитов.

Одна из самых популярных форм внешних справок - 086у. На основании данного документа работодатель определяет профессиональную пригодность работника. Получить ее можно в медицинском учреждении, которое имеет соответствующее разрешение и лицензии. Для этого необходимо обратиться к терапевту, который дает направление к узким специалистам (ЛОРу, хирургу, офтальмологу, неврологу), а в конце делает заключение. Утверждает данную форму Министерство здравоохранения РФ, на сегодняшний день действует приказ от 15.12.2014 №834н. Заполняются обе стороны медицинской справки с обязательным указанием:

Даты, номера документа, сведений о медицинском учреждении.
Фамилии, имени и отчества обследуемого, даты рождения, места учебы/работы, куда оформляется документ.
Данные о перенесенных ранее заболеваниях и наличии хронических, также сведения о прививках и проведенных вакцинациях.

Сведения, полученные от врачей в ходе обследования, вносятся на основании данных анализов, флюорографии. Допускается заполнение черной или синей шариковой ручкой. Справка обязательно должна быть заверена главным врачом того медицинского учреждения, которое выдает данный документ, срок ее действия - шесть месяцев со дня выдачи.

Справки о доходах: 2-НДФЛ

Что касается оформления справок о доходах, то тут принято различать несколько видов:

Для физических лиц по форме 2-НДФЛ.
По форме банка для получения кредита или займа.
С целью получения визы.
Для государственных служащих.

Самый распространенный вид справки - справка 2-НДФЛ. Оформлением данного документа занимается бухгалтерия организации, где работает сотрудник. Для предприятия, которое является налоговым агентом - это типовая форма предоставления отчетности в налоговую инспекцию. В ней содержатся сведения относительно полученного дохода за конкретный период, чаще всего полгода-год, и сумма удержанных в пользу государства налоговых сборов и вычетов. Сотруднику такая справка может понадобиться, например, для предоставления в банк при подаче заявки на кредит с целью подтвердить свою платежеспособность. Трудовым кодексом определен срок ее изготовления - три рабочих дня с момента подачи заявления. Действительна она один месяц со дня выдачи.

В правилах оформления справок 2-НДФЛ отражены пункты о необходимости указания следующих пунктов и реквизитов:

Данные о работодателе (полное наименование организации, юридический адрес, телефон).
Информация о сотруднике, на чье имя она оформлена.
Размер налоговой базы (13%).
Налоговые вычеты с указанием кодов (сюда входят инвестиционные, социальные, имущественные, стандартные).
Общий размер полученного за указанный период дохода и произведенных удержаний.

По форме банка

С тех пор как кредит перестал быть сложным в плане сбора пакета документов, условий и прочего, оформление справок для банка - ни для кого не редкость. Это альтернатива справке по форме 2-НДФЛ. С помощью нее возможно указать сведения о доходе, которые работодатель не может отразить в стандартном документе. Если данный документ необходимо представить в банк, то последний, как правило, предоставляет либо образец, либо готовый бланк для заполнения работодателем. Есть еще один вариант, когда организация, в которой работает сотрудник, оформляет справку на фирменном бланке с отражением следующих реквизитов:

Должность работника, его фамилия, имя, отчество.
Дата принятия на работу или сведения о стаже. Если заключен срочный трудовой договор, то указывается дата его окончания.
Размер заработной платы за последние шесть месяцев (может быть указан иной период в зависимости от требований получателя справки). В ряде случаев может быть указана величина произведенных налоговых удержаний, однако это не является обязательным.
Данные о работодателе, его полный юридический и фактический адрес, наименование, контактные телефоны.
Подпись руководителя, главного бухгалтера (если он в штате отсутствует, в справке должно быть на то указание), печать организации.

Справка с работы для получения визы

Что касается оформления справки с места работы, то принято различать два типа:

Производственные, на основании поручения руководства. Как правило, печатаются на фирменных или специальных бланках.
По запросам частных лиц, работников (например, о размере заработной платы, о подтверждении факта работы в данной должности или конкретно в организации, стаже).

Если говорить о классификации документов в организации, то в справке отражаются сведения о личном составе работников предприятия. Подписывается он работником кадровой службы или непосредственно руководителем. Если предоставление справки необходимо для оформления визы в посольстве или консульстве, то необходимо отметить в тексте наименование организации-получателя. Также важный пункт - указание сведений, что занимаемая должность остается за работником на все время поездки.

Справка для отчетности госслужащих

Стандартный документ, оформляемый на специальном бланке, который утвержден Президентом РФ. Работник, находящийся на государственной гражданской службе, обязан ежегодно отчитываться обо всех расходах и доходах, в том числе и его членов семьи, имеющихся кредитах, счетах в банках любого характера. Порядок заполнения формы государственного образца довольно понятный для самостоятельного заполнения. В крайнем случае в налоговом органе имеется форма оформления справки в виде образца. Допускается электронное заполнение документа, который после распечатывания подписывается на каждой странице.

Сам документ состоит из нескольких разделов обязательных для заполнения:

Данные о полученных доходах (подразумеваются как имущественные, так и денежные средства), о наличии акций и ценных бумаг.
Сведения о расходах, здесь отражаются все крупные покупки, сумма которых больше доходов всех работающих членов семьи за последние три года. Это может быть приобретение недвижимости, автотранспорта, гаража.
Данные относительно имеющегося в собственности имущества.
Перечень счетов, открытых в кредитных организациях и банках (депозитные, карточные, текущие).
Сведения о владении имуществом или временном пользовании.

Медицинские справки для детей

Требования к оформлению медицинских справок незначительно, но все же отличаются от остальных. Содержание данного документа должно включать в себя информацию о том, что пациент не имеет противопоказаний для физических нагрузок по состоянию здоровья. На основании приказа Минздрава РФ №834н от 15 декабря 2014 года она должна быть заверена тремя печатями:

В случае когда документы для оформления справки собираются родителем для ученика, который не посещал школу по причине заболевания, в тексте должен быть проставлен период пребывания на больничном. Также важна ссылка на то, что ребенок может снова приступить к обучению с такого-то числа. Для школьников, которые собираются ехать в лагерь, предусмотрена отдельная форма справки 079/у. В ней обязательно должны быть указаны:

Фамилия, имя и отчество ребенка, число, месяц и год рождения.
Номер школы и класса, поликлиники.
Сведения о перенесенных инфекционных заболеваниях, сделанных прививках и вакцинациях.
Уровень физического развития, физкультурная группа и рекомендуемый режим. В некоторых случаях может потребоваться указание на отсутствие чесотки и педикулеза.

Для получения водительского удостоверения

Взрослое поколение в последнее время все чаще интересует вопрос, как оформить справку для получения водительского удостоверения. Согласно последним изменениям в приказе Минздрава от 26.03.2016 года, подобный документ предоставляют при:

Поступлении на работу на должность водителя.
Получении новой категории права управления транспортным средством.
Желании оформить водительское удостоверение повторно после того, как водитель был лишен прав решением суда.

Большое количество автомобилистов как поступающих на обучение, так и проходящих повторное медицинское освидетельствование должны предоставить данный документ до момента получения самого удостоверения. Порядок оформления справки такого типа регламентирован приказом Минздрава РФ №344н от 15 июня 2015 года. Получить ее можно в государственной или частной клинике, имеющей соответствующую лицензию. Медицинское заключение оформляется на бланке формы 003-Ву. Помимо личных данных водителя в тексте справки указывается категория автотранспортного средства, которым он будет в дальнейшем управлять. Срок ее действия определяется приказом и составляет двенадцать месяцев со дня ее выдачи.

Счет-справка

Специфика этого документа заключается в том, что выдается она покупателю автотранспортного средства и подтверждает, что он имеет право оформить машину в собственность. Сам бланк относится к документам строгой отчетности. Оформление счет-справки заменяет необходимость подписания договора купли-продажи и часто этим пользуются недобросовестные продавцы. Чтобы не попасть впросак, важно знать нюансы ее заполнения. Продать таким образом автомобиль может как юридическое лицо, так и индивидуальный предприниматель. Например, очень часто в последнее время счет-справку стали оформлять в автосалонах, реализующих авто с пробегом. В этом и кроется первый нюанс, что физическое лицо не может его подписывать и заменить им привычный договор купли-продажи.

Нельзя поручить составление счет-справки отдельной коммерческой организации, это должен быть автосалон, который непосредственно реализует автомобиль. Только оформление данного документа не является гарантией перехода права собственности, важно также поставить машину на учет в ГАИ.

Чтобы получить такую счет-справку, автовладельцу необходимо представить следующие документы:

Доверенность, выданная нотариусом, которая позволяет продавцу реализовывать автомобиль. Если же это индивидуальный предприниматель, то ее заменить может паспорт.
Технический паспорт на приобретаемое транспортное средство. Обязательно наличие отметки о снятии с учета в ГАИ.

Со стороны покупателя перечень документов аналогичный, только если речь идет о доверенности, то в ней должно быть прописано право приобретения автомобиля. Аннулировать, получить копию или восстановить утраченную счет-справку можно только там, где ее выдавали.

Для Пенсионного фонда

Примерно за год до наступления пенсионного возраста работодатель начинает подготовку документов для передачи их в Пенсионный фонд. В связи с чем возникает масса вопросов, например, какие справки для оформления пенсии нужно собрать? Основной документ, от которого зависит размер выплат, - сведения о доходах. Необходимо предоставить справку о доходах за 60 месяцев до января 2002 года, так как после этой даты все сведения о стаже начали поступать сразу в Пенсионный фонд.

В случае когда в трудовой книжке имеются ошибки заполнения, неточности, отсутствие печатей, может потребоваться справка с места работы. Она готовится по заявлению бывшего работника в течении 3-х рабочих дней, форма составления - произвольная. Если во время оформления справок для пенсионного фонда выясняется, что у будущего пенсионера были случаи регистрации в центре занятости населения по случаю безработицы, то необходимо запросить у них справку об этом.

Для тех граждан, которые относятся к категории льготных и раньше остальных выходят на пенсию, должны предоставить соответствующее подтверждение. Если данным преимуществом гражданин решил воспользоваться по случаю особых условий труда, то с места работы он должен принести справку о льготе. Выдается она в течение трех рабочих дней по заявлению работника. В содержании справки должны быть отражены следующие пункты:

Данные об организации-работодателе.
Должность, фамилия, имя и отчество работника, который имеет право на льготу.
Период времени, когда сотрудник проходил курсы по повышению квалификации, ученические отпуска, предоставление отпуска без сохранения заработной платы, случаи простоя.
Время нахождения в отпуске по уходу за ребенком, дополнительные выходные дни для осуществления ухода за ребенком-инвалидом или инвалидом с детства.

Подписывает такую справку руководитель, главный бухгалтер и начальник отдела кадров. Заверяется документ угловым штампом с обязательным проставлением даты и регистрационного номера. Не допускается наличие ошибок и исправлений в справке. Документ выдается на основании одного из представленных документов: штатного расписания, приказа, лицевого счета по заработной плате, карточки по форме Т-2 и иных.

Справка – это документ, который отражает в себе описание и подтверждение каких-либо фактов и событий. Существует множество видов такого документа, и каждый из них содержит в себе важную информацию. Такая бумага выдается заинтересованному лицу только после официального запроса. Форма справок всегда зависит от назначения, обстоятельств и содержания.

Деятельность организаций

Справка может понадобиться для разных ситуаций, если это касается конкретной организации или предприятия, такой документ разделяется на два типа: внутренний и внешний.

Как правило, внешний формат документа отправляется в другие предприятия или вышестоящую организацию. Заполнение документа производится на обычном бланке и подписывается руководителем фирмы.

Что касается внутреннего вида справок, то они выдаются для передачи ее руководству той или иной фирмы для рассмотрения. Она пишется на обычном листе бумаги и должна иметь подпись самого составителя.

Также стоит помнить, что любой документ должен быть правильно составлен. В тексте справки должна присутствовать следующая информация:

Название предприятия, которое предоставляет данную бумагу.
Номер и число выдачи.
Наименование документа.
Содержание.
Подписи.

В заголовке справки должна быть отражена тема и причина составления.

Кроме этого, необходимо знать, что структура документа делиться на две части. В первой части указываются основные факты ее составления, а во второй – конкретные сведения.

В том случае, когда в справке указывается только однородная информация, ее лучше оформить в виде таблицы или разделить на пункты.

Виды справок

Справка – это документ, который имеет свои виды и особенности. Как правило, различается три основных типа справки. Среди них:

Справка личного характера.
Справка служебного характера.
Архивная справка.

Первый вид документа выдается на руки работникам фирмы или другой организации с целью подтверждения заработной платы, трудового стажа или же для доказательства самого факта их работы. В правильно составленном документе должны быть отражены следующие данные: название предприятия, вид документа, регистрационный номер, дата составления, основной текст, подпись и печать.

В любой организации, как правило, существуют специально распечатанные бланки, которое необходимо лишь заполнить личными данными и поставить подпись.

Служебная справка

Служебный документ всегда запрашивается высшими инстанциями, например, судом, органами следствия или прокуратуры. Ее могут потребовать сторонние организации для подтверждения каких-либо фактов. Такая справка имеет официальный статус и заполняется на бланке. Она состоит из: наименования организации, названия документа, даты и места выписки справки, адресата, основного заголовка, содержания, подписи и печати организации.

Такой вид документа не заполняется от руки, а создается в печатном виде. Сам текст и содержание могут разделяться на пункты, а также должна присутствовать ссылка на документы, которые являются основанием для ее составления.

У многих возникает вопрос: справка - это документ или нет? Чтобы дать полный ответ на такой вопрос, нужно знать, что, в отличие от докладных, в ней содержатся только конкретные факты, которые являются основными доказательствами информации.

Хронологический документ

Архивная справка – это документ, имеющий юридическую значимость, содержащий в себе подтверждение имеющихся архивных сведений. Она помогает воссоздать события прошлых лет. Когда справка составляется на нескольких листах, должен быть заверен каждый из них.

Такой вид справки выдается только ответственным или доверенным лицом и заверяется печатью предприятия. Документ состоит из:

Наименования.
Даты.
Регистрационного индекса.
Хронологических сведений.
Подписи руководителя.

Когда получатель не может явиться лично за документом, разрешается отправление архивных справок заказным письмом по почте.

Читайте также: