Будь первым исполнителем своих приказов кто сказал

Обновлено: 02.05.2024

того, кто подготовил его проект,
и того, кто будет выполнять данные в нем поручения.

Обычно это разные люди / отделы. В этом случае можно говорить об ущербности терминологии, когда одним словом обозначаются разные роли.

Но обратите внимание: результатом выполнения поручения по одному документу (например, резолюции на входящем письме о подготовке письменного ответа) может быть разработка проекта другого документа, и тогда одно и то же лицо является исполнителем в обоих этих документах, правда:

по первому документу оно выполняет поручение,
а по второму готовит проект.

После такого концептуального объяснения давайте рассмотрим конкретные примеры – какие ситуации могут быть и как они документируются.

Передача документов временному управляющему при процедуре наблюдения в рамках банкротства организаци.

Путаница с исполнителями

Если рассмотреть жизненный цикл документа, то можно увидеть, что на разных его этапах исполнителем могут быть самые разные работники: от руководителя организации до специалиста структурного подразделения. Это могут быть даже подразделения и организации, в т.ч. органы власти.

10.2. Департаменту здравоохранения города Москвы обеспечить возможность оформления листков нетрудоспособности без посещения медицинских организаций для граждан, обязанных соблюдать режим самоизоляции в соответствии с пунктом 10.1 настоящего указа.

10.3. Департаменту транспорта и развития дорожно-транспортной инфраструктуры города Москвы совместно с Департаментом информационных технологий города Москвы, Департаментом труда и социальной защиты населения города Москвы и Департаментом образования и науки города Москвы обеспечить приостановление (с последующей записью билетов в размере не менее оплаченных периодов) в указанный период возможности использования…

10.6. Департаменту образования и науки города Москвы обеспечить выдачу продуктовых наборов обучающимся, имеющим право на обеспечение бесплатным питанием…

Тот же тип отношений мы видим и в крупных компаниях, как государственных, так и негосударственных, когда поручение дается органом управления, а исполнителями выступают подведомственные организации или территориально обособленные структурные подразделения, в т.ч. филиалы. Именно они являются исполнителями с точки зрения органа управления.

Исполнитель входящего документа

Представим жизненный цикл документа графическим образом:

Схема 1. Жизненный цикл входящего документа

В Схеме 1 два блока (этапа) имеют отношение к исполнителю документа – 4-й и 5-й.

руководителю организации (документы, поступающие из органов государственной власти, органов местного самоуправления, документы по наиболее важным и принципиальным вопросам деятельности организации);
заместителям руководителя (документы по направлениям деятельности, курируемым ими);
иным руководителям, главным и ведущим специалистам.

Документы могут направляться и сразу на исполнение в структурные подразделения по направлениям их деятельности.

Схема 2. Длинный путь входящего документа к цели внутри организации-адресата

Из Схемы 2 следует, что по отношению к руководителю, вынесшему резолюцию 1, заместитель руководителя (вынесший резолюцию 2) выступает в качестве исполнителя, а по отношению к нему исполнителем является руководитель департамента. Для руководителя департамента исполнителем по документу выступает руководитель отдела, а для него исполнителем является специалист отдела, который и должен подготовить документ (в данном случае это ответ на поступившее письмо). На таком примере.

Рядовые исполнители приказов нацистских вождей – кто они? Как получилось, что в развитом европейском государстве нашлось такое количество людей, способных на зверства и запредельную жестокость? На этот вопрос, мучивший человечество после Второй мировой, удалось получить ответ в результате серии психологических экспериментов Стенли Милгрэма. Результат потряс и самого исследователя, и весь мир.

Соцсети и теория шести рукопожатий

С появлением Интернета эксперимент был повторен - теперь рассылались электронные письма; результат оказался похожим на выводы Милгрэма

Но самым громким, самым поразительным стал другой эксперимент Стенли Милгрэма, тот, что был посвящен исследованию способности человека противостоять начальнику, если тот отдает распоряжения причинить боль другим людям и вообще совершить нечто выходящее за рамки допустимого.

Кто стал орудием идеологии нацистов и почему: эксперименты Милгрэма

Стэнли Милгрэм родился в 1933 году, в семье евреев - эмигрантов из Восточной Европы. С окончанием войны его родители приняли у себя родственников, переживших заключение в концлагерь, и тема Холокоста навсегда стала для Милгрэма главной, определяющей, в том числе и в работе. Он получил образование в области социальной психологии, стал доктором философии. В своих исследованиях ученый пытался ответить на вопрос, как далеко может зайти человек в стремлении выполнить распоряжение начальства или любого авторитетного лица.

Объявление об участии в эксперименте. Вознаграждение составляло четыре доллара, которые выплачивались вне зависимости от результатов испытания

Публикация результатов эксперимента Милгрэма произвела сенсацию и в мире науки, и в обществе. Поднялась волна критики – ученого обвиняли в том, что он не учел влияние сторонних факторов, как, например, репутация Йельского университета, под вывеской которого проводился эксперимент, гендер испытуемых, их склонность к такого рода исследованиям как форме садизма. Впоследствии эксперимент был повторен многократно, в разных странах, с разными вариациями, причем потенциальное воздействие какого-либо из упомянутых факторов на итоговые результаты было исключено. Испытуемые-женщины демонстрировали те же цифры, и такие же результаты принесли исследования, проводимые от имени некой малоизвестной лаборатории.

Аналогичный эксперимент был проведен в начале этого века, существенных расхождений с результатами Милгрэма зафиксировано не было

Стенли Милгрэм опубликовал статью, а затем и книгу о подчинении власти, получил, после некоторых дискуссий в связи со спорной этичностью его экспериментов, членство в Американской психологической ассоциации. Он преподавал в ведущих американских вузах и вошел в число самых влиятельных социальных психологов, но умер в возрасте всего 51 года от сердечного приступа.

В рабочей среде постоянно разделяют обязанности и ответственность. Требования к работе секретарей в целом сформированы давно, но они имеют свои особенности, которые связаны с тесным взаимодействием с подразделениями. Исполнители пишут письма, выполняют поручения и обеспечивают текущее хранение документов. А кто виноват, если письмо написано плохо, поручение просрочено, а оригинал документа утерян? Расскажем, на какие из этих вопросов есть ответы в действующих нормативных и методических документах по делопроизводству, а о каких аспектах придется подумать самостоятельно.

Почему важно распределить ответственность?

Часто сотрудники подразделений пытаются оправдать собственные недоработки и переложить ответственность за те или иные нарушения на плечи секретаря (Схема 1).

не знает, как должен быть организован тот или иной процесс и за что он должен отвечать;
выполняет слишком много обязанностей, чтобы повысить свою ценность.

Стандарты для управления документами

Вопросу управления документами посвящены следующие стандарты:

В ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 распределению ответственности между работниками уделено особое внимание. Так, установлено, что ответственность должна быть определена для:

всех участников процесса создания документов;
лиц, участвующих в управлении документами;
всех пользователей документных систем.

Согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 ответственность распространяется на всех сотрудников, которые создают и используют документы, и должна быть определена, установлена и доведена до их сведения (Таблица 1).

В соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 в организации необходимо закрепить ответственность в ряде документов (Схема 2).

Для эффективного управления документами следует распределить ответственность между работниками. ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 регламентирует реализацию системы управления документами (далее – СУД), которая связывает управление документами с успешной деятельностью организации и подотчетностью путем создания структуры, включающей политику, цели и руководства для документов. Положения этого стандарта используют те организации, которые приняли решение о разработке и внедрении СУД.

Нормативные и методические документы по делопроизводству об ответственности

Основным нормативным актом организации, регламентирующим вопросы работы с документами, является инструкция по делопроизводству. При ее составлении мы традиционно рекомендуем организациям всех форм собственности ориентироваться на положения трех документов:

1. Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления[1] (далее – Правила делопроизводства).

2. Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления[2] (далее – МР по разработке ИД).

3. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях[3] (далее – Примерная инструкция по делопроизводству).

Чтобы задача по обеспечению согласованности положений организационных и нормативных документов была успешно реализована, целесообразно разработать и закрепить единые формулировки для их включения в проекты должностных инструкций. Сделать это можно в нормативном документе, устанавливающем требования к структуре и тексту должностных инструкций в организации (если он есть), или же разместить информацию в общем доступе на корпоративном портале. Контроль за включением тех или иных обязательных положений в должностную инструкцию осуществляется в ходе согласования ее проекта. Делать это может как специалист по управлению документацией (начальник службы делопроизводства), так и работник, координирующий деятельность по разработке должностных инструкций в организации (например, начальник отдела кадров).

Ответственных за делопроизводство в подразделениях, как правило, назначают персонально (пофамильно) приказом руководителя, при этом их должностные инструкции (с соблюдением норм трудового права) включают обязанность по ведению делопроизводства в структурных подразделениях. Обычно детализация этой задачи в должностной инструкции не предусматривается. Перечень операций, вменяемых ответственному за делопроизводство в подразделении, удобно оформить отдельным пунктом приказа.

Распределение ответственности за работу на разных этапах жизненного цикла документа

В организации, которая провела глобальное распределение ответственности, служба делопроизводства (или секретарь) обеспечивает методическое руководство и контроль соблюдения порядка работы с документами. А пишут письма и выполняют поручения исполнители – сотрудники структурных подразделений. И кто же виноват, если документ содержит ошибки, а поручение не исполнено вовремя?

На практике вопрос разграничения обязанностей и ответственности приобретает особую остроту именно тогда, когда речь заходит о конкретных действиях тех или иных сотрудников на разных этапах работы с документами. Разберем два направления работы, по которым чаще всего возникают споры между секретарем и исполнителями: создание документов (документирование) и исполнение документов (поручений).

Создание документов (документирование)

Критериями для оценки эффективности процесса работы над проектом документа (документирования) можно считать:

качество документа – документ прошел оценку (согласование) всеми заинтересованными сторонами; текст и композиция соответствуют нормам официально-делового стиля и требованиям к конкретному виду документа;
своевременность выполнения операций – соблюдены сроки, установленные для каждого этапа работы: создания, согласования, подписания, регистрации, рассылки документа.

Различные упущения в ходе работы над проектом документа могут повлечь за собой неприятности. Например:

документ оформлен с нарушениями и не принят к регистрации организацией-адресатом, в результате чего руководителю придется подписать его повторно;
в документе обнаружены ошибки (от грамматических до фактических), что нанесло ущерб репутации компании и ее первого лица;
между подписанием документа и его регистрацией или отправкой прошло длительное время (руководитель думал, что письмо отправлено, но выяснилось, что нет, и началось внутреннее разбирательство) и т.д.

Действующие нормативные акты по делопроизводству возлагают максимальную ответственность за качество документа на исполнителя (Таблица 3).

В зависимости от специфики организации, особенностей и формы организации делопроизводства в локальной инструкции по делопроизводству предусматривают дополнительные положения по разграничению обязанностей и ответственности. Так, документ может содержать требования, связанные с особенностями взаимодействия между секретарем и исполнителями на этапах регистрации документа и подготовки к отправке (например, требование заполнять поля регистрационной карточки документа в системе электронного документооборота на разных этапах работы). Учтите следующие советы:

1. В п. 4.4 Примерной инструкции по делопроизводству определен перечень подразделений и лиц, с которыми необходимо согласовывать проекты документов. В их числе – служба делопроизводства. И если, например, для юридической службы очерчен круг рассматриваемых документов (проекты ЛНА, проекты приказов), то согласно этому нормативному документу служба делопроизводства должна согласовывать все документы организации. По крайней мере те, требования к которым регламентированы в третьем разделе Примерной инструкции по делопроизводству. Одновременно с этим лишь для одной группы документов (а именно для распорядительных документов) оговорен обязательный контроль за правильностью оформления со стороны службы делопроизводства (см. п. 3.17 Примерной инструкции по делопроизводству). Рекомендуем в локальной инструкции по делопроизводству однозначно определить, какие виды документов согласовывает служба делопроизводства (секретарь) и что является предметом согласования.

2. Действующие нормативные акты по делопроизводству содержат требования к срокам выполнения тех или иных процедур. Так, например, согласно п. 5.36 Примерной инструкции по делопроизводству регистрация исходящих документов осуществляется в день их подписания или, в некоторых случаях, на следующий рабочий день. За регистрацию документов, как известно, отвечает служба делопроизводства или секретарь. Одновременно с этим в п. 7.11 Примерной инструкции по делопроизводству указано, что после подписания документа исполнитель передает его на регистрацию в порядке, установленном в локальной инструкции по делопроизводству. Кто будет виноват в срыве сроков и как обосновать это, если исполнитель забудет о подписанном документе на несколько дней? Рекомендуем обращать особое внимание на нюансы при разработке локальной инструкции по делопроизводству, продумать и описать единый порядок работы на тех этапах, которые в Примерной инструкции по делопроизводству не освящены и зависят от специфики организации. Как организован процесс передачи документов на подпись руководителю? Что происходит с документами после подписания? Как организовано взаимодействие исполнителя и службы делопроизводства (секретаря) на этом этапе? Ответы на эти вопросы желательно закрепить документально.

3. В соответствии со своими трудовыми обязанностями секретарь руководителя обеспечивает организацию работы с документами в приемной руководителя. Это, как правило, установлено в его должностной инструкции. А вот в действующих нормативных актах, устанавливающих требования к инструкциям по делопроизводству, о работе приемной как таковой не сказано. Рекомендуем подумать о регламентации работы приемной при регламентации делопроизводства вашей организации.

Исполнение документов (поручений)

Рекомендуем в локальной инструкции по делопроизводству в разделе, посвященном организации контроля исполнения, предусмотреть следующие нюансы:

1. В соответствии с п. 6.8 Примерной инструкции по делопроизводству служба делопроизводства осуществляет проверку своевременности доведения документов, подлежащих исполнению, до работников. Однако практика показывает, что неправильно концентрировать всю ответственность в одном месте. В ЛНА целесообразно установить обязанность работников по регулярной проверке новых задач в СЭД, электронной почты, забору документов на бумажном носителе из ячеек структурных подразделений.

2. С учетом специфики компании и ее документооборота (традиционный или электронный) следует тщательно описать работу службы делопроизводства (или секретаря) по предварительной проверке и регулированию хода исполнения документов (поручений), чтобы все действующие лица понимали допустимую степень вмешательства контролера, а ответственность за неисполнение не перекладывалась на его плечи из-за отсутствия конкретики во внутренних нормативных актах. Это касается и взаимодействия службы делопроизводства (или секретаря) с руководителем: подумайте о том, какая информация и в какие сроки необходима руководителю для осуществления контроля по существу рассматриваемых вопросов и своевременного вмешательства.

Резюме

3. Процессы работы с документами следует тщательно проработать и описать в инструкции по делопроизводству, определив для каждой операции ответственных лиц и сроки выполнения поручений. При этом рекомендуем ориентироваться на действующие в Российской Федерации нормативные и методические документы по делопроизводству – в них содержатся ответы на многие вопросы и на них удобно ссылаться. Однако помните, что некоторые этапы работы в них не детализированы: определите и опишите их с учетом специфики вашей организации.

Читайте также: