Автоматизированная система визирования и учета договоров

Обновлено: 02.07.2024

В работе любой компании используются различные виды договоров. Плохая организация работы с договорами повышает финансовые и репутационные риски компании. Если работа с договорами ведется на бумаге или даже в электронном виде, но без Системы электронного документооборота (СЭД), то возникают типичные проблемы:

Затягиваются сроки согласования
Большой объем бумаг
Большие затраты на бумагу и расходники к оргтехнике
Внесение правок в документы создает проблемы
Сложно отслеживать, у какого сотрудника находится договор
Документы часто теряются или согласовываются устаревшие версии
Из-за этого возникают конфликты в коллективе
Из-за срыва сроков компания несет убытки финансовые, страдает репутация
Сотрудники тратят огромное количество времени на перемещение бумажных документов, их поиск, устранение проблем

Возможно, что Вам знакомая такая ситуация?

Как помочь своей компании?

подготовка проекта договора;
согласование проекта договора, как внешнее, так и внутреннее;
учет всех связанных с договором документов, например, акты, дополнительные соглашения;
учет и контроль сроков действия договоров;
автоматическое продление сроков действия по правилам, указанным в договоре;
многовалютный учет сумм договоров;
учет и контроль исполнения финансовых обязательств по договору;
контроль наличия сопроводительных документов по договору, например, счет-фактура;
контроль возврата переданных экземпляров документов по договору;
расторжение договора.

Упростить создание договора, сопроводительного документа или полного комплекта сопутствующих документов по договору, используя шаблоны и связи документов.
Отслеживать процессы согласования, подписания, исполнения договора.
Контролировать исполнение обязательств или наличие сопроводительных документов, получать напоминания о необходимости возврата экземпляра договора контрагенту, или получении экземпляра от контрагента.

Процесс автоматизации сам по себе упорядочивает работу в компании. Дополнительные преимущества автоматизации:

· четкое разделение обязанностей, прав и ответственности по всему процессу управления документами;

· определятся сроки выполнения каждого действия так, чтобы система могла сигнализировать о просрочке;

· приведение в порядок библиотеки шаблонов документов;

· сегментировать клиентов и сделки так, чтобы определить разные сценарии работы с ними.

Создание договора

Есть карточка договора, в которой обязательные поля для заполнения невозможно пропустить. Но, самое главное, у вас будет библиотека шаблонов договоров, благодаря которой создание договоров для типовых сделок и контрагентов занимает гораздо меньше времени.

Во-вторых, к карточке договора прикрепляются любые сопутствующие документы:

черновики,
коммерческие предложения,
файлы расчетов,

и, что лучше всего — тут же в форме форума можно провести обсуждение спорных моментов договора, если таковые возникли.

Согласование договора

Согласование — не только договора, а чего угодно — самый тяжелый процесс в любой компании: он тормозит работу, съедает кучу времени, рождает кучу конфликтов.

Очень часто в компании царит путаница:

кто,
в какой очередности,
какие документы, должен и может согласовывать.

по объему контракта,
по типу контрагента,
по условиям сделки (например, кредит выше, чем определенная сумма), и по любым другим критериям, которые вам важны.

Для каждой группы вы можете определить свой маршрут согласования:

список лиц,
их приоритет,
очередность.

Согласование может быть очередным, параллельным или смешанным. Например, сначала параллельно ставят визу генеральный и главный бухгалтер, потом в любом порядке — юрист и руководитель отдела продаж.

Контроль наличия договоров и сопроводительных документов

Бумажный договор отправился на подпись к контрагенту и пропал там. Работы по договору уже в разгаре, но идут они, если подойти к вопросу строго.

Никого этот факт особо не тревожит, пока не случается конфликт.

Наладить контроль возврата подписанных договоров без специальных инструментов практически невозможно — много раз доказано на практике.

В системе ставится отметка о передаче и возврате договора. Так что в любой момент вы можете построить список договоров, по которым отсутствует подписанный контрагентом экземпляр.

Можно настроить планируемую дату возврата или установить типовой срок возврата договоров, тогда система будет сигнализировать о просрочке возврата.

Так же, система учитывает наличие необходимых сопроводительных документов: актов, накладных и прочих.

Сроки и этапы договоров

Для таких договоров настраивается автоматическое продление.

Однако возможен и другой вариант, когда система подает сигнал о завершении срока действия договора и пользователю нужно принять самостоятельное решение о дальнейшем продлении.

Иногда — это в большей степени касается проектных договоров — важно отслеживать плановое окончание этапов выполнения договора. В этом случае возникает необходимость в оформлении дополнительных документов — счетов, актов, накладных.

В некоторых обстоятельствах может идти речь о корректирующих действиях. Предположим, работы не закончены в срок, необходимо заключить дополнительное соглашение или запустить процесс взыскания пени и так далее.

Заключение

Автоматизации процесса создания и согласования договоров
Сокращения временных затрат на согласование
Обеспечения надлежащей процедуры утверждения
Повышения эффективности контрольной деятельности
Повышения уровня безопасности хранения договорных документов

МЫ рады, если эта информация была для вас полезной. Появились вопросы или возникли сложности с настройкой продуктов 1С? Обращайтесь! Наши специалисты готовы проконсультировать!

Команда "1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ" поможет в решении любых бизнес-вопросов!

Для начала автоматизации договорной деятельности необходимо определить основные требования к договорным документам, и классифицировать их по видам.

реквизитами;
нумерацией;
четко определенными параметрами настройки.

В соответствии с выбранными параметрами следует сформировать и дерево папок для хранения договоров. Оно должно:

во-первых, полностью соответствовать вашим представлениям об организации массива данных документов (чтобы вам было максимально удобно в них ориентироваться и не тратить время на поиск нужного файла);
во-вторых, в данном дереве папок должны храниться абсолютно все хозяйственные договоры организации (ни один документ не должен содержаться отдельно, потому что он не удовлетворяет структуре. Это означает, что такую структуру нужно либо пересмотреть, либо дополнить новой папкой).

На этапе формирования такого дерева папок необходимо задать права доступа к каждой папке для сотрудников вашего предприятия.

При этом в автоматическом режиме к документу будут применены настройки, которые дадут следующие возможности:

Также нужно определиться, имеет ли смысл делать разграничение прав на уровне всех документов, сопровождающих процесс договорной работы. Таких бумаг, как правило, намного больше, поэтому в случае, если будет принято положительное решение, то сервер 1С будет сильно загружен, что замедлит работу. Но если разграничивать права доступа все-таки необходимо, то следует проставить флажки:

Присвоение номера

С помощью специализированного конструктора нумерации есть возможность задействовать в номере документа множество определяющих его суть динамических элементов (символов). В результате повысится эффективность работы с документами, ускорится поиск нужной бумаги.

Каждый нумератор может использоваться для своей разновидности документов. Причем формироваться эта группа документов может по самым разным аналитическим параметрам.

Для каждого нумератора должна быть определена периодичность и соответствующая ему аналитика.

Далее следует по каждому из видов документов настроить шаблоны запрашиваемых параметров.

Каждой разновидности документов можно присвоить сразу несколько шаблонов, содержащих запрос реквизитов и файлов.

Сам по себе шаблон подразумевает, что для каждого документа будет присутствовать набор ограничений, в соответствии с которыми будет осуществляться его поиск. Кроме того, шаблон определяет и права доступа к документу.

Далее настраиваем реквизиты для данного шаблона:

Формировать названия документов также можно с помощью конструктора (для стандартизации номенклатуры).

минимизируется риск совершения ошибок;
сокращаются сроки подготовки документов;
практически полностью исключаются ошибки при согласовании как самих договоров, так и приложений к ним;
если указать в шаблоне список лиц, согласующих данный документ, а также перечень лиц, входящих в рабочую группу по данному договору, то это исключит ошибки компетенции (когда договор попадает на подписание непрофильному ответственному специалисту).

В общем, усиливается эффективность и безопасность всей процедуры контрактации в целом.

Здесь можно установить доступность каждого поля для любого пользователя в зависимости от статуса документа.

Устанавливаем перечень лиц, для которых действительны данные ограничения.

Также следует установить перечень видов документом, на которые распространяются ограничения доступа.

После проведения всех указанных настроек вы получаете сформированный шаблон договора.

Как только вы укажете в шаблоне контрагента, наименование договора будет сформировано полностью. Сохраним его.

Итак, что же мы имеем при генерировании нового договора при заполненном шаблоне:

автоматически заполнились все реквизиты документа;
заполнены все данные о рабочей группе по договору, а также автоматически сформирован перечень лиц, согласующих данный документ.

файлы вложений со всеми дополнительными статусами;
присутствуют или же нет какие-либо активные согласовательные процессы;
доступ к обсуждению на внутреннем форуме;
состояние контроля договора.

Предусмотрено 2 способа обработки документов:

Бизнес-процесс в данном случае состоит из следующих этапов:

Указание событий, которые являются точками начала и окончания процесса.
Составление блок-схемы бизнес-процесса.
Добавление в схему бизнес-процесса промежуточных второстепенных действий и событий.
Определение исполнителей каждой из задач.
Мероприятия по формированию и учету промежуточных документов.
Определение перечня применяемых программ (баз данных).
Размещение инструментов и исходных материалов, задействуемых в бизнес-процессах предприятия.
Показатели эффективности (их определение и обоснование).
Установление взаимосвязей данного бизнес-процесса с другими процессами на предприятии.
Выверение структуры модели и ее корректировка.

Обработка договора: бизнес-процесс и подготовка шаблона

Процесс обработки договора начинается с согласования контрагента. Этот этап может быть, как частью комплексного процесса, так и вынесен на предварительную стадию. Участниками-исполнителями (а также согласовывающими органами) здесь являются:

специалисты из отдела безопасности компании;
юристы предприятия;
специалисты из финансово-экономических служб.

Заключение

Работа с договорами и сопутствующими документами отражает саму суть деятельности любой компании. Тут не о чем спорить. Мы находим клиентов, поставщиков и прочих партнеров, устанавливаем с ними отношения таким образом, чтобы получать взаимную выгоду. Именно эти действия и отражаются в многочисленных манипуляциях с договорами, соглашениями, счетами и актами.

Однако нет компании, в которой эта работа пользовалась бы любовью.

Более того, нет компании, в недрах которой не хранились бы страшные тайны (о них новичкам рассказывают шепотом) о потерянных договорах, трагических ошибках в документах, которые привели компанию в суд, а потом и к колоссальным убыткам и уволенным сотрудникам.

Ошибки, пропущенные сроки исполнения, недополученные деньги, невыносимо длинные сроки согласования и потерявшие терпение контрагенты — это знакомо каждой компании.

Решить проблемы грозными приказами, штрафами, дополнительным персоналом или отдельными усовершенствованиями — невозможно: слишком много участников, слишком много деталей и процедур, которые должны быть согласованы друг с другом. Если не подойти к процессу целостно и системно, он будет тормозить, сбоить и тянуть компанию на дно.

Сократится срок создания договоров.
Сократится время согласования документов.
Перестанут быть проблемой невозвращенные от контрагентов договоры.
Продление договоров перейдет под автоматическое управление.
При необходимости настраивается контроль прохождения этапов договоров.
Сможете контролировать наличие и статус не только договоров, но и других сопроводительных документов: актов, накладных, счетов и т. д.

Перед тем, как углубиться в подробности, хочется заметить, что процесс автоматизации сам по себе упорядочивает работу в компании. Хотите вы или нет, но придется:

четко разделить обязанности, права и ответственность по всему процессу управления документами;
определить сроки выполнения каждого действия так, чтобы система могла сигнализировать о просрочке;
привести в порядок библиотеку шаблонов документов;
сегментировать клиентов и сделки так, чтобы определить разные сценарии работы с ними.

Вы непременно это услышите.

Но беспорядок и запутанность процессов, к которым привыкли ветераны и даже сами их создали, мешают компании развиваться: принимать новых людей, создавать новые подразделения и открывать новые направления деятельности. Потому что новички бегут из компании, не в силах разобраться с рабочими процессами, а все силы сотрудников уходят на преодоление привычного и ежедневного беспорядка, который кажется нормой.

Но это вовсе не так!

Создание договора

Что же, на этой стадии особых чудес не ждите. Хотя для кого как!

Есть карточка договора, в которой обязательные поля для заполнения невозможно пропустить. Но, самое главное, у вас есть библиотека шаблонов рамочных договоров (да, ее надо создать самим), благодаря которой создание договоров для типовых сделок и контрагентов занимает гораздо меньше времени.

Во-вторых, к карточке договора прикрепляются любые сопутствующие документы:

черновики,
коммерческие предложения,
файлы расчетов,

и, что мне нравится больше всего — тут же в форме форума можно провести обсуждение спорных моментов договора, если таковые возникли.

Согласование договора

Вот здесь есть, чем вас удивить! Согласование — не только договора, а чего угодно — самый тяжелый процесс в любой компании: он тормозит работу, съедает кучу времени, рождает кучу конфликтов.

Очень часто в компании царит путаница:

кто,
в какой очередности,
какие документы,

должен и может согласовывать.

Поэтому компанию бросает из крайности в крайность: от согласования у первых лиц самой ничтожной бумажки на покупку скрепок до заключения миллионных контрактов с визой отставной козы барабанщика.

по объему контракта,
по типу контрагента,
по условиям сделки (например, кредит выше, чем определенная сумма),

и по любым другим критериям, которые вам важны.

Для каждой группы вы можете определить свой маршрут согласования:

список лиц,
их приоритет,
и очередность.

Если кто-то из цепочки высказал замечания, то после их учета, процесс согласования повторяется, но только для тех, кто не согласовал договор на первом круге. Хотя вы можете повторить согласование и в полном составе.

Контроль наличия договоров и сопроводительных документов

Еще один бич всех без исключения компаний. Бумажный договор отправился на подпись к контрагенту и пропал там. Работы по договору уже в разгаре, но идут они, если подойти к вопросу строго, без всяких на то оснований. Иногда еще и в кредит.

Никого этот факт особо не тревожит, пока не случается конфликт. И тут обе стороны хотят соблюдения всех формальностей, а не тут-то было…

Ну, и, конечно, система учитывает наличие необходимых сопроводительных документов: актов, накладных и прочих.

Сроки и этапы договоров

Для таких договоров настраивается автоматическое продление.

Так система страхует вас от ошибок исполнителей, от загнивания проблем до наступления непоправимых последствий, которые наступают редко, но оставляют после себя воспоминания, а иногда и убытки, которые трудно забыть и компенсировать.

Расторжение договоров

Жизнь непредсказуема и неисчерпаема в своих неприятных сюрпризах. Иногда договоры расторгаются. Компании важно вести статистику причин расторжения. Для этого предусмотрены поля, в которых вы можете отметить причину расторжения, и отчет для анализа.

Аналитика может вестись по всем аспектам договорной работы, которые мы обсудили.

Можем построить отчеты:

по динамике заключения договоров, включая сезонный эффект;
по договорам без бумажных копий документов;
по договорам с истекающим сроком действия.

Вишенка на торте ABBYY Comparator

ABBYY Comparator — это сервис (вы платите абонентскую плату за использование) для сравнения разных версий документов.

Представьте, нет, лучше вспомните последний случай, когда партнер прислал исправленную версию вашего же договора.

Может быть, он великодушен и даже выделил свои исправления (хотя так бывает далеко не всегда), но если вы — бывалый боец, то не будете полагаться на чужую доброту и сличите тексты полностью.

Как? Ну, как, положите рядом два текста и прочешете их параллельно, проклиная все на свете.

Все, хватит, теперь не надо. Загружаете документ в ABBYY Comparator, и через пару минуту все расхождения перед вами. Похоже на волшебство, хотя и совсем простой фокус.

Устали создавать и вести учет договоров в программах типа Word? С этим сталкивается около 70% компаний на Российском рынке. Поэтому нашей командой была разработана функция для удобного управления договорами, которая подстроится под все нюансы Вашей компании.

Благодаря продуманному интерфейсу и опциям программы, Вы сможете экономить до 40 минут на каждый документ.

Программа учета договоров

Практически все организации не зависимо от формы собственности нуждаются в оптимизации документооборота. Это позволяет в значительной степени сэкономить время на составление различных документов. Уменьшение производственных затрат в организации, предотвращение возможных просрочек по составленным договорам в значительной степени увеличивают финансовые показатели. Программа для договоров Офисофф специально создана для того, чтобы полностью автоматизировать процессы работы с разнообразными документами.

Комплексная программа имеет большое число разнообразных функций и относительно проста в использовании, что позволяет в значительной степени сократить время при работе с различными документами и договорами. Программа Офисофф является уникальной разработкой специалистов, которые учли большое число разнообразных нюансов связанных с ведением документооборота. Большое число дополнительных функций и новых возможностей позволяет эффективно использовать программу для любой компании.

Скриншот из программы Офисофф. Программа для договоров

Что вы получите от нашей программы для договоров?

Не бойтесь завязнуть с внедрением - настройка системы займет не больше 30 минут. А служба поддержки бесплатно проконсультирует и донастроит систему.

CRM исключает битву между сотрудниками из-за одного и того же клиента, таким образом создавая спокойную рабочую атмосферу, в которой приятно работать всему коллективу. Результат- рост КПД до 40%.

Программа позволяет очень гибко определить права каждого сотрудника - ограничить видимость данных, запретить доступ в разделы.

Все важные данные надежно зашифрованы, резервируются несколько раз в день и сохраняются на дополнительном сервере.

Отзывы наших клиентов

Офисофф - очень гибкая программа учета договоров. Быстрый поиск по клиентской базе. Можно сделать любой нужный документ с помощью обалденного шаблонизатора (я такого еще не встречал нигде). Очень рад, что являюсь пользователем Офисофф уже три года!

В программе договоров Офисофф супер гибкий шаблонизатор. Поначалу я в нем сам не разобрался, но мне предложили все объяснить бесплатно по скайпу. Оказалось, что у программы куча интересных функций. сейчас пользуюсь сервисом с огромным удовольствием и рекомендую всем!

Я оказываю рекламные услуги, договор и доп. соглашение довольно простые, но настраивать программу самостоятельно не было ни желания, ни времени. Поэтому написал ребятам на почту, в течение дня мне все подготовили и теперь для создания и хранения договоров использую Офисофф. В общем, не сомневайтесь, программа правда очень удобная!

Я долгое время искала максимально простую программу для договоров, чтобы она облегчила формирование документов. Нам нужно оформлять около 10 договоров в день, делать это через word слишком запарно и по факту вылезает очень много ошибок. Как ни пробовали автоматизировать этот процесс, все равно получается ерунда. Когда попробовали Офисофф, посмотрели видео о настройке, то за один вечер сделали все как нужно и теперь наслаждаемся процессом ))

Читайте также: