1 кто осуществляет отправку документов в организациях

Обновлено: 30.06.2024

Регистрационный номер документа – реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения – порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. По конечным порядковым номерам в конце года можно проследить рост объема документопотоков, проходящих через организацию, а значит, через секретаря, что свидетельствует о росте персональной нагрузки и может стать основанием для законных требований о повышении заработной платы или увеличения штата секретариата.

Так, нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа. Во избежание путаницы с определением распорядительного документа кадровые приказы нумеруют с присвоением индекса К (кадровый) или ЛС (по личному составу), номер распоряжения принято дополнять литерой Р.

При поступлении запроса на поиск документа секретарь по номеру, точнее – по дополнительно присвоенному индексу, легко может сориентироваться, в каком деле (папке) его искать, например:

№ 26-р – в распоряжениях;

№ 26-лс – в приказах по личному составу;

№ 26-опер – среди протоколов оперативных совещаний.

Дополнив порядковый номер поступившего документа литерой Ф (факс) или Э (электронная почта) можно решить проблему учета способа доставки письма в вашу организацию без увеличения регистрационных форм (журналов).

Однократность регистрации. Документ в стенах одного учреждения регистрируется единожды (при создании или получении). Путешествие из подразделения в подразделение документ совершает под своим уникальным номером, т.е. внутренние подразделения, получив документ, учитывают его под первоначально присвоенным индексом, а не присваивают новый. Это правило распространяется как на распорядительную документацию, так и на служебную переписку.

Своевременность регистрации. Согласно п. 16 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (в ред. от 07.09.2011), регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых – в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день. Подобные требования обоснованы тем, что задержка документа на этапе регистрации снижает время на фактическое исполнение к указанному сроку. Такое промедление может обернуться для сотрудников или даже всего учреждения, вне зависимости от формы собственности, негативными последствиями. Порядок и сроки прохождения регистрации следует отразить в инструкции по делопроизводству конкретной компании.

Разделение регистрационных учетов. Для каждого вида документов ведется своя отдельная регистрация. Так, в отдельных регистрационных формах учитывают:

Полнота отражения информации о документе при регистрации. При внесении регистрационных данных в журнал (базу) данных указывается вся информация, имеющаяся на документе: индекс, дата, ссылка на номер и дату запроса, наименование адресата/корреспондента, а также максимально подробно излагается его содержание. Помимо традиционно учитываемых сведений, учетные формы следует дополнить графами, в которых бы отражалась дополнительная информация, наиболее часто запрашиваемая сотрудниками или клиентами (например, способ отправки). Перечень учитываемых признаков следует прописать в инструкции по делопроизводству.

Единообразие регистрационного учета вне зависимости от его формы или формы поступления (создания) документа. Учет документов в организации строится по одним и тем же правилам, вне зависимости от принятой формы регистрации: от руки в журнале, в Excel или при помощи специализированной программы электронного документооборота.

Рассмотрим несколько конкретных примеров, связанных с регистрацией документов.

Должны ли прошиваться журналы регистрации входящей и исходящей почты?

Прошивка документов – один из атрибутов оформления документов строгой отчетности и/или документов постоянного срока хранения. Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции не относятся к категории строгой отчетности, а срок их хранения составляет 5 лет. Более того, журнал регистрации допускается вести в электронном виде. Таким образом, прошивать данный вид журналов не требуется.

1. Допустимо ли регистрировать приказы после уже произошедшего события, например, приказ о назначении ответственного лица с 01.06.2012 зарегистрировать 10.06.2012?

2. В учреждении приказы и распоряжения регистрируют прошедшей датой и номером через дробь (например, 15/1, 15/2). Как объяснить, что так делать недопустимо?

В ст. 4 Гражданского кодекса Российской Федерации четко прописано, что акты гражданского законодательства не имеют обратной силы, любые распорядительные акты применяются к отношениям, возникшим после введения их в действие.

Согласно п. 3.11 Р ГОСТ 6.30-2003, датой документа является дата его подписания. Раньше этой даты документ вступить в законную силу не может. Представьте, что спустя время станет известен какой-либо негативный факт за период с 1 по 10 июня, влекущий соответствующие последствия (наказание) для того лица, кто был назначен ответственным. Каким образом сотрудник сможет доказать свою невиновность? Более того, как он мог предотвратить наступление данного факта или вовремя исполнить поручение, которого на тот момент ему никто не давал?

Возлагать на сотрудника какую-либо ответственность или поручать исполнение задания задним числом ни в коем случае нельзя.

Какими нормативными документами регламентируется регистрация внутренних приказов по организации? Может ли номер приказа ставиться по дате, например № 30/08?

Сегодня строгих правил присвоения регистрационных номеров внутренним документам законодателем не установлено. Каждая компания вправе принимать любые формы регистрации, закрепив их в собственной инструкции по делопроизводству.

Наряду с этим, ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует для регистрации документов использовать порядковые номера, которые можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Следует отметить, что правила в области делопроизводства возникли не вдруг: каждое из них оттачивалось годами методом проб и ошибок. Сегодня соблюдение простых правил, одинаково подходящих и для маленьких компаний, и для больших холдингов, позволяет секретарю переходить из организации в организацию без потери профессионализма, а также самому предприятию развиваться без дополнительных затрат на кардинальное форматирование стандартных документационных процессов.

У предложенного варианта нумерации приказов (по дате) есть существенный недостаток – он не подходит для компании, где в день может издаваться более одного приказа. Где гарантия, что небольшое опытное предприятие завтра не вырастет в крупный производственный холдинг?

В нашей организации все письма регистрируются исполнителями в журнале самостоятельно, т.е. любой исполнитель, который готовит письма, может в отсутствие секретаря самостоятельно зарегистрировать исходящий документ. Возможна ли регистрация без ведома секретаря и имеют ли работники предприятия право свободного доступа к журналам регистрации? Можно ли перевести журнал регистрации в электронную форму (например, в формате Excel), а традиционный бумажный журнал не использовать вообще?

Форму регистрационного учета (в тетради, Excel или СЭД) и порядок внесения записей организация определяет самостоятельно. При этом отсутствие на рабочем месте секретаря не должно останавливать или тормозить бизнес-процессы. Сегодня все большую популярность приобретает децентрализованное ведение единой учетной базы в электронном виде. Для этого используют общую компьютерную сеть, выкладывая в общий доступ журнал учета. Во избежание преднамеренного или случайного искажения уже внесенной информации следует предусмотреть защиту данных, а также дифференцированно подойти к предоставлению прав доступа к базе персоналу: работникам, ответственным за делопроизводство структурного подразделения предоставляется право вносить новые записи, в то время как остальной персонал может использовать информацию только для просмотра (поиска).

Переход к электронным формам учета документов раскрывает новые возможности в области делопроизводства, облегчая процесс регистрации, а также значительно снижая временные затраты секретаря на поиск информации о поступившем (отправленном) документе по запросу коллег и клиентов.

Можно ли вести единые журналы регистрации входящей, исходящей и внутренней документации организации (сразу по всем структурным подразделениям) или в каждом подразделении должны быть свои журналы?

В целях обеспечения эффективной поисковой системы организации целесообразно иметь единые журналы учета для поступающей извне корреспонденции, для отправляемых документов, а также для внутренних распорядительных документов. В этих журналах фиксируется факт получения, отправки, издания организацией документов. А вот организовать регистрацию служебных и докладных записок следует, учитывая структуру компании: в крупных организациях структурные подразделения могут самостоятельно вести журнал этих документов, в небольших фирмах данную обязанность можно возложить на секретаря.

Но наряду с регистрацией организация должна наладить учет прохождения всех этих документов между внутренними структурными подразделениями. Данный учет достигается разными способами:

передача документов из подразделения в подразделение может осуществляться через службу документационного обеспечения, которая фиксирует следующий этап жизни документа;

Следует отличать учет документа от его регистрации. Так, поступивший от сторонней организации документ регистрируется с присвоением входящего номера секретарем (уполномоченным сотрудником). Получив такой документ, сотрудник, ответственный за делопроизводство структурного подразделения организации, вносит сведения о нем в свой журнал учета под тем номером, под которым документ вошел в организацию.

1. Наш отдел фиксирует прохождение каждого документа, попадающего в отдел, в т.ч. внутренних – служебных, докладных записок. Начальник отдела кадров считает, что так мы увеличиваем документооборот, поскольку внутренние документы не подлежат регистрации. Есть ли нормативный акт, в котором говорится о том, что такие документы необходимо регистрировать?

2. В нашей организации небольшой документооборот и внутренние документы мы не регистрируем. Все объяснительные, докладные и служебные записки хранятся у руководителей структурных подразделений в папках. Правильно ли это? Если их необходимо регистрировать, то кто это должен делать (каждый отдел или секретарь)? Документы в этом случае должны регистрироваться в одном журнале или в нескольких?

Объем документооборота – это количество документов, проходящих через организацию или ее подразделение. При этом различают три основных потока:

внутренний – те самые служебные и докладные записки, заявления работников, а также приказы, протоколы, акты и т.п.

Служебные записки и докладные можно регистрировать по месту издания (в структурном подразделении) или централизованно у секретаря. Выбор способа регистрации зависит от структуры организации и должен быть прописан в инструкции по делопроизводству.

1. В одном конверте приходят счета за месяц. Как их регистрировать: все счета под одним номером или каждому счету необходимо присвоить свой регистрационный номер?

2. Какие документы регистрируются в службе ДОУ? Должна ли я регистрировать бухгалтерские документы?

В делопроизводстве различают три автономных документопотока: общие документы, кадровые и бухгалтерские. В зону ответственности секретаря входят общие документы, порядок работы с которыми определяет инструкция по делопроизводству.

Извлечение из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)

3.4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, например: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты, планы, программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий, документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма , рекламные документы, коммерческие предложения, печатные издания, унифицированные формы и бланки документов и др.

Прохождение (в т.ч. и учет) бухгалтерских документов (счетов, актов, платежных поручений и т.п.) регламентируется Учетной политикой организации, разрабатываемой главным бухгалтером, и входит в компетенцию работников бухгалтерии.

Однако на практике нередки случаи, когда секретарю вменяется в вину утрата бухгалтерских счетов, актов и пр. Во избежание конфликтов секретари вынуждены вести учет поступающих по почте первичных бухгалтерских документов. При этом учитывать отдельно каждый счет и акт, поступившие от одной организации в одном конверте, излишне – достаточно просто указать наименование этой организации и общую информацию о содержимом конверта.

1.1. Настоящее Положение о делопроизводстве и документообороте (далее-Положение) разработано в соответствии с действующим Законодательством РФ по документационному обеспечению и архивному хранению документов, Уставом техникума.

1.2. Положение определяет порядок документирования деятельности организации, общие правила работы с документами, порядок организации документооборота и хранения документов в техникуме.

1.4. Документационное обеспечение управленческой деятельности техникума, контроль за ведением делопроизводства в структурных подразделениях, организация документооборота и хранения документов, методическое руководство и обучение работников основам работы с документами возлагаются на секретаря-делопроизводителя, заместителей директора по направлениям и ответственных исполнителей.

1.5. Должностные обязанности работников, отвечающих за делопроизводство в подразделениях техникума, регламентируются должностными инструкциями.

1.6. Требованиями настоящего Положения руководствуются все должностные лица и подразделения техникума.

2. Делопроизводство и документооборот

2.1. В соответствии с настоящим Положением секретарь-делопроизводитель разрабатывает, а руководитель техникума утверждает Инструкцию по делопроизводству и документообороту (далее - инструкция). Данная инструкция является внутренним нормативным документом и регламентирует все операции по созданию, движению и хранению документов, происходящие в техникуме.

2.2. Руководитель техникума назначает ответственных лиц за ведение делопроизводства (ДП) в подразделениях техникума:

ДП директора;
ДП учебной части;
ДП бухгалтерии;
ДП административно-хозяйственной части;
ДП дополнительного образования;
ДП методического кабинета;
ДП цикловых комиссий.

Все вышеперечисленные ответственные лица руководствуются инструкцией по делопроизводству и документообороту.

2.3.Документирование деятельно сти.

2.3.1. Документирование включает в себя все виды работ, связанные с составлением и оформлением документов в техникуме, в том числе:

составление и оформление организационно-правовых документов (положений, правил, инструкций);
подготовка плановых и отчетных документов (планов, программ, отчетов, справок);
оформление протоколов заседаний (советов, комиссий и др.);
ведение деловой переписки;
составление и оформление внутренних информационно-справочных документов (служебных записок, справок, списков, актов и др.).

2.3.2. По характеру движения различают следующие группы документов:

Порядок составления, оформления, обработки, регистрации и учета документов регламентируется инструкцией по делопроизводству и документообороту.

2.4. Организация документооборота включает в себя:

прием, обработка и прохождение поступающих (факс, почтовая рассылка, курьерская рассылка и т. д.) документов;
регистрация и учет поступающих документов (все входящие документы подразделяются на регистрируемые и не подлежащие регистрации);
организация работы с отправляемыми документами (согласование, регистрация, учет, тиражирование исходящих документов);
регистрация и прохождение внутренних документов;
контроль исполнения документов.

3. Организация работ с входящей документацией

3.1. Исполнение включает:

прием входящей документации;
регистрацию документа и его визирование директором;
доведение документа до исполнителя; проверку хода исполнения и движения документа;

3.3. Рассмотренные директором документы, согласно его визе, направляются исполнителям, о чем в журнале регистрации входящей документации делается соответствующая запись. Исполнитель расписывается в графе по получению документа.

3.4. При необходимости ознакомления нескольких должностных лиц с данным документом, их фамилии указываются в резолюции директора.

3.5. Документы передаются на исполнение исполнителям секретарем-делопроизводителем и подшиваются и хранятся в папке входящей документации. Дата возвращения документа указывается в журнале регистрации входящей документации.

4. Организация работ с исходящей документацией

5. Постановка документов на контроль

5.2. Контроль исполнения включает:

предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
снятие с контроля;
учет и обобщение результатов контроля исполнения документов. Еженедельное предоставление информации директору; рассмотрение директором результатов контроля исполнения.

5.3. Постановка на контроль исполнения документов, поступающих в техникум, осуществляется согласно резолюции директора.

5.4. Поступающая корреспонденция рассматривается директором в установленном порядке, указывает в резолюции фамилию исполнителя.

5.5. В случае если исполнение документа поручается нескольким исполнителям, их фамилии указываются в резолюции. В этом случае ответственность за исполнение несут все лица, указанные в резолюции.

Фамилия ответственного исполнителя подчеркивается или указывается в резолюции.

5.6. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с момента даты постановки документа на контроль. Конечная дата исполнения указывается в резолюции или содержится в тексте документа.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
без указания конкретной даты исполнения, в 2-х недельный срок,
архивные документы - не более месяца.

5.7. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

6. Организация контроля исполнения документа

6.1. Исполнители обязаны предоставлять секретарю необходимую информацию по вопросам, касающимся исполнения документов, поставленных на контроль и несут полную ответственность за ее объективность.

7. Учет и обобщение результатов контроля

7.1. Документ считается исполненным и снимается с контроля после документированного подтверждения исполнения данного документа ответственным исполнителем.

Результаты исполнения отмечаются секретарем в журнале входящей документации.

7.2. Изменение срока исполнения производится только по указанию директора или лица его замещающего. Решение о переносе срока исполнения отражается в документе, и в журнале регистрации входящей документации.

О принятом решении директор должен поставить в известность секретаря-делопроизводителя для внесения соответствующих корректировок в журнал входящей документации и доведения решения до ответственных исполнителей.

8. Рассмотрение результатов контроля

8.1. На совещании руководителей рассматриваются результаты исполнения и причины невыполнения заданий.

8.2. По каждому невыполненному заданию директором принимается одно из решений:

о переносе (продлении) срока исполнения;
о наложении взысканий на ответственных исполнителей, виновных в невыполнении;
об изменении ранее принятого решения или задания.

8.3 Решения, принятые по каждому невыполненному заданию, фиксируются ведущим в протоколе совещания руководителей, имеющего силу приказа.

9. Организация приема телефонограмм

9.1. Прием телефонограмм осуществляется секретарём-делопроизводителем.

9.2. Учет входящих телефонограмм осуществляется в журнале учета входящих телефонограмм.

9.3. Секретарь знакомит под роспись с текстом телефонограммы исполнителя согласно резолюции директора.

10.1. Служебные и докладные записки сотрудников оформленные на имя директора, визируются руководителем подразделения, регистрируются секретарем-делопроизводителем в журнале учета служебных и докладных записок в день приема, после чего рассматриваются директором.

10.2. Рассмотренные документы, согласно его визе, направляются исполнителям, о чем в журнале учета служебных записок делается соответствующая запись. Исполнитель расписывается в графе по получению документа.

11. Отправка документов с помощью факсимильной и электронной связи

11.2. Подготовка документов к отправке осуществляется в подразделениях ответственными исполнителями.

11.3. Документ должен быть оформлен на светлой бумаге формата А4 и содержать четкий и разборчивый текст или графическое изображение. При
невыполнении этих требований исполнителем документа, секретарь не принимает документ на отправку.

11.4. Секретарь при передаче служебных документов по каналам факсимильной и электронной связи руководствуется следующими требованиями: объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов;

11.5. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.

12.5. После регистрации факсимильные и электронные документы направляются директору или лицу, его замещающему для рассмотрения.

12.6. Доведение документа до исполнителя осуществляется секретарем-делопроизводителем согласно резолюции директора.

12.7. Дальнейшая работа с документом осуществляется согласно п. 3-8 настоящего Положения.

13. Организация телефонных междугородних переговоров

13.1. Телефонные междугородние переговоры осуществляются сотрудниками с разрешения руководителя с аппарата, имеющий доступ к междугородному выходу. Все результативные звонки фиксируются в журнале регистрации междугородных телефонных переговоров, который хранится у секретаря.

13.2. Длительность телефонных переговоров не должна превышать 6-7 мин.

13.3. Ответственность за учет междугородных переговоров несет секретарь.

14. Организация и хранение документов

14.1. В соответствии с Номенклатурой дел и Положением о делопроизводстве и документообороте в подразделениях формируют, оформляют дела, осуществляют оперативное хранение дел до истечения срока надобности, и затем передают их на архивное хранение в архив облпотребсоюза.

14.2. Организация хранения документов включает в себя:

составление и ведение номенклатуры дел;
формирование и оформление дел;
проведение экспертной комиссией экспертизы ценности документов и выделение дел на уничтожение в конце годового отчетного периода.

14.3. При уничтожении дел составляются акт и перечень документов, подлежащих уничтожению. Акт и перечень документов передаются архивариусу.

1. Условия для прохождения периодической аккредитации в 2021 году

Завершение срока действия сертификата или свидетельства об аккредитации до 1 марта 2022 года

Наличие стажа по аккредитуемой специальности за последние 5 лет

Медицинское или фармацевтическое образование получено в Российской Федерации

Особенности:
К прохождению периодической аккредитации допускаются педагогические и научные работники, осуществляющие практическую подготовку обучающихся, а также научные работники, осуществляющие научные исследования в сфере охраны здоровья.

Лица, получившие медицинское или фармацевтическое образование в иностранных государствах, допускаются к осуществлению медицинской деятельности или фармацевтической деятельности после признания в Российской Федерации образования и (или) квалификации, полученных в иностранном государстве, в порядке, установленном законодательством об образовании.

2. Сведения об образовании за последние пять лет со дня получения сертификата

Программы повышения квалификации с суммарным сроком освоения не менее 144 часов

Программы повышения квалификации с суммарным сроком освоения не менее 74 часов + сведения об образовании, подтвержденные на портале НМФО с суммарным срок освоения не менее 70 часов за отчетный период

Сведения об освоении программ повышения квалификации и сведений об образовании, подтвержденных на портале НМФО за отчетный период заносятся в Портфолио, заполняемое по образцу, рекомендуемому приказом Минздрава России 2021, № 40н.

Обязательное заполнение всех граф портфолио.

3. Отчет о профессиональной деятельности

Должен содержать результаты работы в соответствии с выполняемыми трудовыми функциями.

На титульном листе согласовывается руководителем (или его уполномоченным заместителем) и заверяется печатью организации.

Отчет может быть не согласован руководителем в случае:

наличия мотивированного отказа в его согласовании, подписанного руководителем

если аккредитуемый является временно не работающим

4. Заявление о допуске к аккредитации специалиста

Заполнение всех граф рекомендуемого образца

Обязательно наличие даты заполнения и личной подписи аккредитуемого

Наименование специальности в соответствии с номенклатурой специальностей (Приказы Минздрава России 2015 г. № 700н, 2008 г. № 176н)

5. Копии документов

Удостоверяющего личность (паспорт)

В случае изменения фамилии, имени, отчества — документа, подтверждающего факт изменения

Последнего сертификата специалиста или свидетельства об аккредитации специалиста

Трудовой книжки или иных документов, подтверждающих наличие стажа по аккредитуемой специальности

Страхового номера индивидуального лицевого счета застрахованного лица

Диплома о высшем или среднем профессиональном образовании (по требованиям приказа Минздрава России 2021 г № 40н – с приложениями. )

Диплома ординатуры/интернатуры или профессиональной переподготовки

если для аккредитуемой специальности определено квалификационными требованиями — приказы Минздрава России 2016 г. № 707н, 2015 г. № 83н

Удостоверений об освоении программ повышения квалификации за отчетный период

6. Представление документов в федеральный аккредитационный центр

лично или заказным письмом с уведомлением на бумажном носителе:

для лиц, имеющих высшее медицинское образование, и лиц, имеющих высшее фармацевтическое или среднее фармацевтическое образование

125993, г. Москва, ул. Баррикадная, д. 2/1, стр. 1

для лиц, имеющих среднее медицинское образование

107564, г. Москва, ул. Лосиноостровская, д. 2

по электронной почте:

для лиц, имеющих среднее медицинское образование

Обязательно соблюдение технических требований!

при копировании или сканировании (фотографировании) документов рекомендуется избегать образования на копиях затемнений, полос, пятен, теней, изображения посторонних предметов и т.п.

размер всех файлов электронного документа не должен превышать

20 Мб

каждый документ представляется в виде отдельного файла, с указанием в наименовании файла фамилии и инициалов аккредитуемого, а также вида документа и количества листов/страниц (например: Иванов И.И. заявление 1 л.)

все файлы должны быть присланы в одном из следующих форматов: PDF, JPEG (JPG), PNG, TIFF

сканирование документа с бумажного носителя в масштабе 1:1

файлы, присланные через облачное хранилище или в виде архивов, не принимаются и не рассматриваются. Рассматриваются только файлы, приложенные во вложениях к письму

О нас

№ 26-р – в распоряжениях;

№ 26-лс – в приказах по личному составу;

№ 26-опер – среди протоколов оперативных совещаний.

Рассмотрим несколько конкретных примеров, связанных с регистрацией документов.

Должны ли прошиваться журналы регистрации входящей и исходящей почты?

2. Какие документы регистрируются в службе ДОУ? Должна ли я регистрировать бухгалтерские документы?

3.4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

Раньше действовали несколько приказов, устанавливающих правила для обмена разными видами электронных документов:

порядок передачи акта совместной сверки расчётов по налогам, сборам, пеням и штрафам в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, утверждённый приказом от 29.12.2010 N ММВ-7-8/781@;

порядок направления требования о представлении документов (информации) и порядок представления документов (информации) по требованию налогового органа, утверждённый приказом ФНС от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@;

порядок направления документов, используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий, утверждённый приказом ФНС от 15.04.2015 № ММВ-7-2/149@;

порядок представления заявлений, уведомлений и запросов в налоговые органы в электронном виде для целей учёта в налоговых органах организаций и физических лиц, утверждённый приказом от 07.11.2011 N ММВ-7-6/735@.

Новый документ объединил все актуальные требования и правила. Теперь налогоплательщикам не придётся разбираться во множестве нормативных актов, чтобы понять, как им нужно работать.

Документ закрепляет правила отправки и получения электронных документов, а также порядок предоставления документов по требованию налоговой.

Правила обмена электронными документами с ФНС

Электронные документы можно подписывать только усиленной квалифицированной электронной подписью.

Утверждён список технологических электронных документов, которые сопровождают основной документ:

подтверждение даты отправки;

квитанция о приёме;

уведомление об отказе в приёме;

извещение о получении, которое формируется на каждый документ, в том числе технологический;

Участники электронного документооборота обязаны хранить все эти документы, за исключением извещений о получении, а также квалифицированные сертификаты ключей проверки электронной подписи.

Датой направления документов в налоговые органы считается та, которая закреплена в подтверждении даты отправки. Дата принятия фиксируется в квитанции о приёме.

Кроме этого, в приказе прописан алгоритм отправки электронных документов через оператора ЭДО.

Отправитель заполняет документ в электронной форме, подписывает его своей УКЭП и отправляет оператору ЭДО, отметив при этом дату отправки.

Оператор ЭДО в течение часа направляет ответное извещение о получении документа, а затем, не позднее следующего рабочего дня — подтверждение даты отправки. Отправитель, получив подтверждение, направляет оператору извещение о получении электронного документа.

Оператор ЭДО не позднее следующего рабочего дня отправляет получателю основной документ и подтверждение даты отправки, подписанное своей УКЭП. Получатель в течение часа должен прислать ему извещения о получении обоих документов.

Получатель проверяет документ и формирует квитанцию о приёме или, если есть основания, уведомление об отказе в приёме, подписывает своей УКЭП и в течение шести рабочих дней после приёма отправляет оператору ЭДО.

Оператор ЭДО в течение часа направляет получателю извещение о получении электронного документа. Не позднее следующего рабочего дня он направляет документ, полученный от получателя, отправителю. Отправитель в течение часа направляет оператору извещение о получении электронного документа.

Отказать в приёме могут в трёх случаях:

документ направлен не тому получателю;

у отправителя нет УКЭП или сертификат не соответствует ключу;

документ составлен не по утверждённому ФНС формату.

Если получатель не отправил квитанцию о приёме, он отправляет бумажный документ. Но есть три документа, которые налоговая никогда не отправляет на бумаге:

требования о представлении документов;

требования о представлении пояснений;

уведомления о вызове в налоговый орган.

Эти документы направляются налогоплательщику, который не сдал налоговую декларацию в электронном виде.

Читайте также: