Может ли директор ездить на служебном автомобиле вместо водителя

Обновлено: 21.05.2024

Очень часто организация не имеет собственного транспорта, но остро в нем нуждается. В этом случае организация видит как одним из выхода из ситуации использование транспортных средств сотрудников.

Какие возможно оформить договоры, и как учесть выплаты в пользу сотрудников в расходах компании рассмотрим в данной статье. Уточним сразу, что плательщиками транспортного налога согласно положениям ст. 357 НК РФ признаются собственники транспортного средства, соответственно налог уплачивает непосредственно сотрудник — арендодатель. при любом оформлении использования личного транспортного средства в служебных целях.

В случае использования личного автомобиля в служебных целях законодательство предусматривает возможность заключить с сотрудником договор аренды с экипажем, договор аренды без экипажа или заключить соглашение о компенсации за использование автотранспорта.

Рассмотрим эти три способа.

Договор аренды с экипажем (ст. 632 ГК РФ)

Если с сотрудником заключается договор аренды с экипажем, то управлять таким транспортным средством может лишь сам арендодатель. Очень часто такой вид договоров заключают либо с руководителем компании, который использует свой личный автомобиль в служебных поездках, либо с сотрудниками, у которых разъездной характер работы, и которые вынуждены передвигаться на собственном автотранспорте.

При аренде автомобиля с экипажем расходы на ремонт автомобиля, как и обязательства по страхованию транспортного средства несет арендодатель. Однако расходы, связанные с эксплуатацией транспортного средства, например приобретение ГСМ, оплачивает арендатор, т.е. организация.

С суммы арендной платы необходимо исчислить НДФЛ, а вот страховыми взносами данная выплата не облагается на основании п. 4 ст. 420 НК РФ. Взносы на страхование от несчастных случаев организация может уплачивать, но только в том случае, если такая обязанность будет четко закреплена условиями договора аренды.

Казалось бы, все понятно, но контролирующие органы, ссылаясь на гражданское законодательство, трактуют данный договор как смешанный вид договора аренды без экипажа и договора оказания услуг по управлению и технической эксплуатации автомобиля, обосновывая это положениями п. 2 ст. 635 ГК РФ. В данном случае их логика понятна, меняется порядок начисления страховых взносов с данных выплат. А именно: с арендой платы страховые взносы не начисляются, а вот с услуг по управлению и технической эксплуатации автомобиля начисляются страховые взносы. Причем обратите внимание, что есть риск доначисления налоговиками сумм страховых взносов с общей суммы договора, если в договоре указана общая цена за аренду. Поэтому в целях минимизации рисков очень часто компаниям советуют заключить в этом случае два разных договора — договор аренды без экипажа и договор на оказание услуг по управлению и технической эксплуатации автотранспортного средства.

Договор аренды без экипажа (ст. 642 ГК РФ)

Если с сотрудником заключается договор аренды транспортного средства без экипажа, то в этом случае управлять автомобилем может как сам владелец машины, так и любой сотрудник организации.

При аренде автомобиля без экипажа расходы на содержание автомобиля несет организация-арендатор.

С суммы арендной платы необходимо исчислить НДФЛ, страховыми взносами данные выплаты не облагаются.

При любой форме заключаемого договора необходимо указать в договоре данные из свидетельства о регистрации транспортного средства, а именно: марку автомобиля, год его выпуска, цвет, номер кузова, номер двигателя, гос. номер автомобиля, номер и серию свидетельства о регистрации транспортного средства. Также в договоре необходимо установить срок аренды, сумму и порядок оплаты арендной платы.

Бухгалтерия организации-арендатора должна будет отразить получение в аренду автомобиля на основании акта о приеме — передаче транспортного средства, отразив эту операцию на забалансовых счетах.

Дебет 001 — принят на забалансовый учет автомобиль, полученный по договору аренды.

При начислении сумм арендной платы за пользование автомобилем у сотрудника в бухгалтерском учете необходимо сделать следующие проводки:

Дебет 20, 26, 44 . Кредит 73 — начислена плата за аренду транспорта у сотрудника.

Дебет 20, 26, 44 . Кредит 69 — начислены страховые взносы за услуги по управлению и технической эксплуатации автотранспорта.

Дебет 73 Кредит 68 — удержан НДФЛ.

При заключении любого из вышеперечисленных видов договора учет расходов на оплату арендных платежей и расходов на содержание автотранспорта в компании—арендаторе одинаков:

Соглашение о компенсации (ст. 188 ТК РФ)

Еще одним вариантом оформления использования личного транспорта является заключение дополнительного соглашения к трудовому договору о компенсации при использовании личного автотранспорта в служебных целях. В этом случае, как и при аренде с экипажем, автомобилем сможет пользоваться только собственник данного автомобиля.

Размер компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях трудовым законодательством не предусмотрен, соответственно методику расчета компенсации организация устанавливает самостоятельно, либо установив фиксированную твердую цену ежемесячной оплаты, либо ежемесячно производя расчет компенсации в зависимости от интенсивности использования автомобиля.

Основанием для выплаты компенсации при использовании личного автотранспорта является приказ руководителя компании о выплате компенсации, предусматривающий размер такой компенсации.

Обратите внимание, что компенсация не облагается НДФЛ и страховыми взносами в полном размере, который был согласован между работодателем и сотрудником, на основании положений п.3 ст. 217, абз. 10 пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ.

Учет расходов в целях налогообложения для компании

Согласно п. 1 данного Постановления нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в целях налогообложения установлены в пределах 1200 руб. для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см. включительно и 1500 руб. для легковых автомобилей с объемом двигателей свыше 2000 куб. см.

Компаниям на УСН также необходимо обратить внимание на то, что учесть в расходах, уменьшающих налогооблагаемую базу, можно только компенсацию за использование в служебных целях легковых автомобилей и мотоциклов (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Компенсация за использование личного грузового автотранспорта сотрудника в закрытом перечне расходов при УСН не поименована и следовательно не уменьшает налогооблагаемую базу при УСН. В случае использования грузового транспорта сотрудника в служебных целях компаниям на УСН оптимальнее заключить с сотрудником договор аренды автотранспорта, в этом случае арендные платежи смогут уменьшить налогооблагаемую базу организации — арендатора.

Для получения компенсации сотруднику необходимо подать заявление с указанием периодичности использования личного транспорта в служебных целях, приложив к заявлению копию свидетельства о регистрации транспортного средства и документы (квитанции, кассовые чеки и т.п.) подтверждающие понесенные сотрудником расходы на ГСМ.

Бухгалтерские проводки при начислении компенсации сотруднику аналогичны начислениям по договорам аренды:

Дебет 20, 26, 44 . Кредит 73 — начислена компенсация за использование автомобиля сотрудника.

Путевой лист

если на арендованных автомобилях перевозятся пассажиры или грузы, то использование путевого листа обязательно.
если перевозка грузов или пассажиров не осуществляется, то, как указало в своем письме УФНС по г. Москве от 09.07.2019 г. № 16-15/116577@ путевой лист является лишь одним из первичных документов, подтверждающих произведенные расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.

Соответственно для подтверждения маршрутов следования и обоснованности расходов на бензин, возможно использовать другие документы, подтверждающие произведенные расходы. Однако в любом случае формальный порядок оформления документов может быть признан лишь как попыткой уклонения от уплаты налогов и взносов.

Подводя итог, можно сказать, что выбрать, как оформить использование личного транспорта сотрудника в служебных целях не такая уж дилемма, необходимо просто юридически грамотно документально составить договоры или соглашение, чтобы у проверяющих органов не возникло желания спорить с налогоплательщиком.

НДС – 2022

Лучший спикер в налоговой тематике Эльвира Митюкова 14 января подготовит вас к сдаче декларации и расскажет обо всех изменениях по НДС. На курсе повышения квалификации осталось 10 мест из 40. Поток ограничен, так как будет живое общение с преподавателем в прямом эфире. Успейте попасть в группу. Записаться>>>

Использование служебного транспорта в личных целях директором коммерческой компании или сотрудниками фирмы — явление в Российском бизнесе достаточно частое. Нередко оно рассматривается как дополнительный элемент мотивации сотрудников. Насколько законно и безопасно так использовать машину?

Служебный автомобиль в личных целях

Согласно законодательству РФ, свободное использование коммерческого (служебного) транспорта в личных целях запрещено. Связано это, в первую очередь, с тем, что вся деятельность бизнеса подконтрольна и регламентирована обязательной бухгалтерской отчетностью.

На каждую поездку служебного автомобиля составляется путевой лист, списывается топливо, насчитывается заработная плата водителю. Затраты на поездку четко рассчитываются и списываются бухгалтерией как затраты на производственную деятельность, после чего вычитаются из налогооблагаемой прибыли.

Если коммерческий транспорт используется несанкционировано, не подтверждается никакими внутренними правилами и инструкциями, не проводится по бухгалтерии и не сопровождается списанием затрат, то компания несет потери:

имущественные — износ механизмов автомобиля, расход горюче-смазочных материалов, увеличение амортизационных затрат (расходы на ремонт);
материальные — повреждение или неумышленное уничтожение автомобиля.

Разумеется, будут проблемы с налоговыми органами, которые любые расходы и затраты на служебный транспорт воспринимают как расходы деятельности компании.

Когда можно приватно использовать коммерческий транспорт?

Только когда в коммерческой компании на этот счет действуют легальные правила (один из вариантов):

транспорт должен быть под строгим контролем, использоваться только в служебных целях и только в рабочее время;
сотрудникам разрешено использовать транспорт личных целях в нерабочее время (требуется соответствующая регламентирующая документация — инструкции, протоколы, узаконенные правила).

Правила частного использования служебного автомобиля должно быть утверждены руководящими органами компании и согласованы с налоговыми органами в рамках действующего законодательства.

Какие нужны документы?

Чтобы сотрудник компании мог без последствий управлять служебным автомобилем в нерабочее время, у него на руках должны быть:

приказ о закреплении автомобиля за определенным сотрудником;
акт приема/передачи машины (с фиксацией показаний спидометра);
договор аренды (субаренды) авто;
приказ о предоставлении сотруднику выходного дня (если машина используется в рабочее время).

Любой из этих документов временно снимает транспортное средство с баланса компании и переносит ответственность за сохранность и целостность авто, а также затрат на ГСМ и амортизацию на водителя, сидящего за рулем. При этом, документы должны оформляться каждый раз, когда автомобиль выезжает из парка компании не по служебной надобности (то есть, по путевому листу). Именно по этой причине такой механизм использования машины не слишком практичен.

Путевой лист сотруднику, использующему авто в неслужебных целях не нужен. Однако, инспектор ГИБДД может его затребовать, и водителю придется самостоятельно решать вопрос его отсутствия .

Как оформить автомобиль сотрудника (аренда)

Еще один, более простой и законный способ использовать служебный автомобиль в личных целях — аренда. Но не аренда авто сотрудником у компании, а наоборот: аренда компанией личного транспорта сотрудника. При этом, аренда может быть оформлена как на само авто, так и на машину с водителем.

На основании статьи 642 ГК РФ, если компания арендует только авто, то управлять машиной имеет право и сам владелец-сотрудник, и другие сотрудники фирмы.
На основании статьи 632 ГК РФ, при аренде компанией частного авто с водителем, управлять машиной может только арендодатель.

И в том, и в другом случае, использовать в нерабочее время арендованную машину можно без дополнительных документов, так как владелец авто имеет к нему право доступа в любое время.

Если же оба варианта аренды транспортного средства компанию не устраивают, потребуется акт приема/передачи служебного транспортного средства определенному сотруднику, который может использовать его во внеслужебных целях.

Допускается также аренда сотрудником служебного автомобиля на определенное время. Но в этом случае, система бухгалтерского учета будет сложнее, так как придется рассчитывать налог на доход компании с аренды своего транспорта.

Возмещение расходов при использовании служебного авто

Вопросы возмещения затрат на используемый в личных целях служебный автомобиль — один из главных вопросов, которые компания должна сразу решить и узаконить документально, чтобы не нести убытки и не подвергнуться санкциям сотрудников налоговой инспекции.

Способов возмещения сотрудником денежных расходов при эксплуатации служебного транспорта несколько:

в документах (инструкции, правила компании, договора) сразу указывается лимит количества топлива или стоимости ГСМ, и эту сумму в конце отчетного периода сотрудник возмещает компании;
сотрудник, эксплуатирующий авто, получает на руки оговоренную сумму на расходы;
сумма затрат прописывается в договоре аренды (любом из вариантов).

Руководство компании само выбирает форму начисления и погашения затрат, после чего схема прописывается в правилах фирмы и отражается в бухгалтерской документации.

Точно так же контроль неслужебной эксплуатации автомобиля может вестись по пробегу (разрешенное количество километров, которые можно проехать на коммерческом авто при личной эксплуатации), что позволяет ограничить и контролировать амортизацию машины и затраты на ее обслуживание и ремонт.

Схема такого контроля проста: руководство компании учитывает цифру пробега до и после поездки в оговоренные временные периоды, а затем отнимает от общего пробега пробег по служебным заданиям (высчитывается по путевым листам). Полученный остаток — и есть расстояние, которое машина проехала в личных целях сотрудников, и оно переводится в количество топлива по техническим характеристикам и амортизацию и диагностической карте автомобиля.

FAQ (часто задаваемые вопросы)

Можно ли по договоренности с руководством компании использовать авто в личных целях в выходные и праздничные дни?
Чаще всего, такое использование подразумевается по умолчанию, но может быть отдельно прописано в правилах политики компании.
Можно ли использовать служебное авто в личных целях, если сотрудник в отпуске?
Это необязательное условие. Обычно такое не практикуется, но по договоренности с руководством, такой вариант возможен (необходимо заявление сотрудника и согласие директора).
Нужен ли путевой лист, если служебный автомобиль используется в личных целях?
По договоренности с руководством, путевой лист может выписываться, чтобы исключить вопросы сотрудников ГИБДД во время проверки на дороге. По закону, машина, которая находится не на служебном задании, путевой лист иметь не обязана, но тогда необходимо подтверждение (приказ, заверенное заявление, договор аренды), что неслужебная поездка допускается руководством компании и контролируется.
Кто несет ответственность в случае, если автомобиль во время личной поездки сотрудника попал в ДТП?
Это один из самых важных и сложных вопросов в ситуации, когда коммерческая компания допускает использование служебного транспорта в личных целях сотрудников.
Если схема контроля предполагает возмещение затрат в конце отчетного периода, то восстановлением может заняться сама компания. Если машина застрахована, то страховка действовать не будет — частное использование служебного авто при ДТП, и управление водителем, не вписанным в страховку, не относится к числу страховых случаев. Если схема стандартная, то машина по акту приема/передачи временно находится полностью на ответственности сотрудника, и восстанавливать ТС придется ему а свой счет.

В заключении отметим, что использование коммерческого (служебного, корпоративного) транспорта в личных целях директора или сотрудников компании допускается. Но только в том случае, если в Политике, должностных инструкциях и приказах четко указаны условия такой эксплуатации и методы контроля затрат. Отдельный случай — аренда авто у компании и аренда машины компанией у сотрудника, где действуют правила аренды движимого имущества.
Несогласованная с руководством и никак не контролируемая неслужебная эксплуатация корпоративного транспортного средства запрещена законом, так как ведет к прямым имущественным и материальным убыткам (расходы на ГСМ, амортизация ТС). В случае ее выявления, сотрудник будет нести финансовую, административную, а в отдельных случаях и уголовную ответственность.

В Минтруда и соцзащиты 4 сентября состоялась oнлайн– конференция по вопросам практического применения законодательства об охране труда. Обсуждали новую Инструкцию о порядке обеспечения работников средствами индивидуальной защиты и рабочие ситуации.

Директор за рулем служебного автомобиля

Могут ли руководители и специалисты самостоятельно управлять служебными автомобилями предприятия? Нужны ли стажировка, проверка знаний, инструктажи для таких работников или достаточно того, что у них есть права на управление автомобилем?

Водитель – это физическое лицо, управляющее транспортным средством (подп. 2.8 п. 2 Правил дорожного движения, утв. Указом Президента от 28.11.2005 № 551, далее – Правила).

Работники (руководители и специалисты), использующие автомобиль предприятия для служебных целей или выполнения своих должностных обязанностей, соответственно, управляют транспортным средством как водители. Поэтому, наряду с водительским удостоверением и талоном предупреждений, они при себе должны иметь медицинскую справку о годности к управлению транспортным средством и иные документы на автомобиль.

Локальным правовым актом (приказом) должен быть установлен перечень работников, которые могут использовать служебный автомобиль.

В данном случае на работника распространяется норма п. 44 Инструкции о порядке обучения, стажировки, инструктажа и проверки знаний работающих по вопросам охраны труда, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 28.11.2008 № 175 (далее – Инструкция № 175), согласно которой специалисты, выполняющие работы по профессиям рабочих, проходят инструктаж и проверку знаний по вопросам охраны труда в соответствии с гл. 2 Инструкции № 175.

Должностным и иным лицам транспортных и других организаций, ответственным за техническое состояние и эксплуатацию транспортных средств, запрещается допускать их к участию в дорожном движении, и допускать водителей к управлению с нарушением требований, установленных Правилами и иными актами законодательства (п. 208 Правил).

Порядок проведения контроля юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями (ИП), осуществляющими деятельность в области автомобильного транспорта, не требующую специального разрешения (лицензии), определен Инструкцией о порядке проведения контроля состояния водителей механических транспортных средств, самоходных машин на предмет нахождения в состоянии алкогольного опьянения или в состоянии, вызванном употреблением наркотических средств, психотропных, токсических или других одурманивающих веществ, утв. постановлением Минтранса, Минсельхозпрода от 09.07.2013 № 25/28.

Учитывая, что сотрудники используют автомобили организации для служебных целей, им должен выдаваться путевой лист, фактически подтверждающий право на управление служебным автомобилем, с отметкой о прохождении приборного контроля.

Соподчиненность комиссий

Может ли комиссия исполкома для проверки знаний по вопросам охраны труда проверять работу комиссии организации и давать рекомендации?

Да, может.

Положение о комиссии местного исполнительного и распорядительного органа для проверки знаний по вопросам охраны труда утверждено постановлением Минтруда и соцзащиты от 30.12.2008 № 210.

В соответствии с подп. 7.3 п. 7 этого документа комиссия исполкома в целях выполнения возложенных задач проверяет работу комиссий для проверки знаний работающих по вопросам охраны труда организаций, принимает меры по устранению выявленных нарушений.

Таким образом, комиссия местного исполкома может проверять комиссию организации, расположенной на подведомственной им территории, давать рекомендации по устранению выявленных нарушений.

Образование специалиста по охране труда

Можно ли работать специалистом по охране труда, имея высшее образование, но не техническое?

Подготовка специалистов по охране труда осуществляется при получении первого высшего образования (в Белорусском государственном аграрном техническом университете) и учреждениях дополнительного образования взрослых, реализующих образовательную программу переподготовки руководящих работников и специалистов, имеющих высшее образование (институты повышения квалификации и переподготовки).

Доля вместо единицы

Можно ли ввести должность специалиста по охране труда в организации не на полную штатную единицу, а на полставки?

При меньшей численности работников наниматель может вводить должность специалиста по охране труда или возлагать соответствующие обязанности по охране труда на уполномоченное им должностное лицо, имеющее необходимую подготовку.

В случае невозможности исполнения обязанностей специалиста по охране труда работниками организации наниматель может привлекать юридическое лицо (ИП), аккредитованное (аккредитованного) на оказание услуг в области охраны труда.

При решении вопроса о введении должности специалиста по охране труда необходимо учитывать, что организация работы по охране труда и осуществление контроля за соблюдением законодательства об охране труда предполагают выполнение специалистом по охране труда трудовых функций в течение полной продолжительности рабочего времени.

Таким образом, в производственных организациях при численности работников свыше 100 человек, в организациях других сфер деятельности – свыше 200 человек должность специалиста по охране труда должна быть введена на полную штатную единицу, а не на ее долю.

При введении должности специалиста по охране труда в организациях производственной сферы при численности работников менее 100 человек, в организациях других сфер деятельности – менее 200 человек наниматель может ввести должность не на полную штатную единицу, а на ее долю (например 0,5; 0,25).

Игорь СТАРОВОЙТОВ,
заместитель Министра труда и социальной защиты

Сплошные проверки на алкоголь

Вправе ли работодатель проводить освидетельствование на предмет алкогольного опьянения абсолютно всех работников?

Только при наличии оснований.

Предсменный медосмотр либо освидетельствование на состояние опьянения обязательно в отношении работающих по профессиям или при выполнении работ, предусмотренных Перечнем работ (профессий), при выполнении которых требуются предсменный (перед началом работы, смены) медицинский осмотр либо освидетельствование работающих на предмет нахождения в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты, Минздрава от 02.12.2013 № 116/119 (далее – Перечень).

Перечень является исчерпывающим.

Законодательство об охране труда не предусматривает права нанимателя расширять Перечень дополнительными профессиями и видами работ.

Вместе с тем наниматель может при наличии оснований полагать, что работник находится в состоянии алкогольного опьянения, проводить медосмотр либо освидетельствование на предмет алкогольного опьянения.

Виктор СИДОРОВИЧ,
директор Департамента государственной инспекции труда

Бейсболка как средство индивидуальной защиты

– шапки, береты, шляпы, колпаки, косынки, накомарники.

Бейсболки по назначению – спортивные шапочки с козырьком для защиты от солнца.

Учет СИЗ в личной карточке

По какой форме в настоящее время следует вести учет выдачи средств индивидуальной защиты работникам?

С 25 августа 2019 г. действует новая редакция Инструкции о порядке обеспечения работников средствами индивидуальной защиты, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 27.06.2019 № 30.

Инструкцией установлено, что выдача и сдача работниками СИЗ отмечаются в личной карточке учета средств индивидуальной защиты. В связи с развитием электронного документооборота предусмотрено право нанимателя вести учет СИЗ в электронной форме, а также организовать выдачу средств защиты и их сменных компонентов простой конструкции, не требующих дополнительного инструктажа по порядку их применения, посредством автоматизированных систем выдачи (вендингового оборудования).

При этом Инструкция не устанавливает форму личной карточки, а только определяет сведения, включаемые в нее. Форму личной карточки наниматель определяет самостоятельно.

Вводный инструктаж для посторонних водителей

В организации много авто- и железнодорожного транспорта сторонних организаций, водители и машинисты которых не участвуют в разгрузке, а только оформляют сопроводительные документы и подгоняют транспорт с грузом.

Надо ли проводить с ними вводный инструктаж по охране труда?

Порядок проведения вводного инструктажа по охране труда установлен п.п. 46, 47 и 48 Инструкции № 175.

Случаи проведения вводного инструктажа определены п. 46 Инструкции № 175.

Если водители и машинисты прибывают на территорию иной организации в целях оформления сопроводительных документов и подачи транспортных средств к месту разгрузки (погрузки) и не участвуют в производственном процессе, не привлекаются к работам (оказанию услуг) в этой организации или на ее территории, то проводить вводный инструктаж с ними не требуется.

Ирина КАМЕНЕЦКАЯ,
заместитель начальника управления охраны и государственной экспертизы условий труда
Минтруда и соцзащиты

Читайте также: