Обязан ли главный бухгалтер передавать дела

Обновлено: 17.06.2024

Главный бухгалтер может уволиться по собственному желанию, так же как и обычный работник, предупредив об этом работодателя за две недели (ст. 80 ТК РФ).

Процедура передачи дел при увольнении главного бухгалтера законом не установлена. На практике данный процесс обычно включает в себя издание приказа о приеме-передаче дел, непосредственную передачу дел, подписание акта приема-передачи дел.

Как правило, передаче подлежат устав, регистрационные документы, документы бухгалтерского и налогового учета, отчетность, иные документы и ценности организации, за сохранность которых отвечает главный бухгалтер. Имущество и финансовые обязательства передаются отдельно в ходе инвентаризации.

В акте приема-передачи зафиксируйте переданные документы и ценности, а также основные моменты, характеризующие состояние бухгалтерского и налогового учета с учетом выявленных ошибок или нарушений.

Документы КонсультантПлюс для ознакомления:

Готовое решение КонсультантПлюс, 20.08.2020

Как организовать передачу дел при увольнении главного бухгалтера

  1. Что включает в себя процедура передачи дел при увольнении главного бухгалтера

Процедура передачи дел при увольнении главного бухгалтера законом не установлена. На практике данный процесс обычно включает в себя издание приказа о приеме-передаче дел, непосредственную передачу дел, подписание акта приема-передачи дел.

Также, скорее всего, вам нужно будет провести инвентаризацию.

Если в вашей организации процедура приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера еще не регламентирована, рекомендуем вам разработать и утвердить ее локальным нормативным актом (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22 ТК РФ).

  1. Какие дела подлежат передаче при увольнении главного бухгалтера

Конкретный перечень дел, которые подлежат передаче при увольнении главного бухгалтера, законом не установлен. Как правило, передаче подлежат документы, денежные средства и материальные ценности (например, печати, ключи от офиса и сейфа и т.д.), за сохранность которых несет ответственность главный бухгалтер.

К документам, которые подлежат передаче, относятся, в частности, следующие:

  • учредительные документы, например устав организации;
  • регистрационные документы организации, например свидетельство ИНН, документ, подтверждающий факт внесения записи в ЕГРЮЛ;
  • документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского и налогового учета, в частности учетная политика, налоговая и бухгалтерская (финансовая) отчетность, бухгалтерские и налоговые регистры, налоговые декларации, первичные учетные документы и пр.; для электронного обмена документами с банками и контролирующими органами;
  • акты проверок контрольных (надзорных) органов.

Кроме этого, целесообразно взять с увольняющегося главного бухгалтера пояснения, касающиеся ведения бухгалтерского и налогового учета, предоставления отчетности, порядка взаимодействия с другими структурными подразделениями, а также с контрагентами, аудиторской организацией и контролирующими органами.

Все это позволит оценить текущее состояние дел в бухгалтерии, выявить, в частности, отсутствие каких-либо документов, нарушения или недочеты в работе прежнего главного бухгалтера, а также разграничить ответственность между ним и новым главным бухгалтером.

Отметим, что имущество организации и финансовые обязательства (обязательные платежи, расчеты) подлежат передаче в ходе специальной процедуры — инвентаризации. Об этом расскажем далее.

2.1. Нужно ли проводить инвентаризацию для передачи дел при смене главного бухгалтера

Да, нужно, если в трудовом договоре с главным бухгалтером закреплено условие о полной материальной ответственности (ч. 2 ст. 243 ТК РФ, ч. 3 ст. 11 Закона о бухгалтерском учете, п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности).

При проведении инвентаризации руководствуйтесь общими правилами, которые утверждены Методическими указаниями по инвентаризации. В частности, создайте инвентаризационную комиссию для инвентаризации имущества организации (например, денежных средств) и финансовых обязательств (расчетов, кредиторской задолженности, займов и т.п.) (п. 2.2 Методических указаний по инвентаризации).

Если же в трудовом договоре такого условия нет, то обязательность проведения инвентаризации при увольнении главного бухгалтера вы можете зафиксировать в локальном нормативном акте, например, в положении об инвентаризации (ч. 3 ст. 11 Закона о бухгалтерском учете).

Если вы не проведете инвентаризацию, то в случае недостачи или утраты материальных ценностей вам сложно будет доказать, что они произошли в период полномочий конкретного главного бухгалтера, и взыскать с него убытки.

  1. Как составить акт приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера

Составить акт приема-передачи дел вы можете в произвольной форме, так как нормативных требований к нему не установлено.

Рекомендуем отразить в акте:

  • Ф.И.О. главного бухгалтера;
  • Ф.И.О. и должность лица, принимающего дела (например, непосредственно руководитель организации, заместитель главного бухгалтера или другой работник). Если прием дел осуществлялся созданной для этих целей комиссией, перечислите в акте Ф.И.О. и должности всех ее членов;
  • период времени, за который передаются дела;
  • дату и номер приказа о приеме-передаче дел;
  • наименования и количество переданных документов и ценностей, за хранение которых отвечает непосредственно главный бухгалтер (если их много, можно, например, составить опись и оформить ее как приложение к акту);
  • результаты приема-передачи дел. Отразите основные моменты, характеризирующие состояние бухгалтерии на дату составления акта. Включите как можно больше информации, собранной в процессе передачи дел. Например, вы можете зафиксировать выявленные ошибки, нарушения или недочеты, привести список документов, которые должны храниться в организации, но отсутствуют (утрачены) на момент передачи дел.

Составьте акт приема-передачи дел в двух экземплярах. Один будет храниться в организации, а второй останется у прежнего главного бухгалтера. Акт должен быть подписан всеми лицами, которые участвовали в приеме-передаче дел, и утвержден руководителем организации.

Что надо сделать при увольнении главного бухгалтера по собственному желанию

Главный бухгалтер может уволиться по собственному желанию, так же как и обычный работник, предупредив об этом работодателя за две недели (ст. 80 ТК РФ).

В ИФНС и фонды отправьте письмо об отмене доверенности главбуха на представление интересов организации (п. 1 ст. 189 ГК РФ).

Обычно увольняющийся главбух и руководитель или иное назначенное им лицо составляют акт приема-передачи дел и документов. Этот документ нужен, чтобы разграничить ответственность между старым и новым главбухом.

Если главбух выполнял обязанности кассира, до его увольнения нужно провести инвентаризацию кассы (п. 27 Положения по бухучету N 34н).

Вы можете передать полномочия главного бухгалтера на период его отпуска другому работнику вашей организации, в том числе руководитель организации может взять на себя ведение бухучета. Либо вы можете заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета (ч. 3 ст. 7 Закона N 402-ФЗ).

Но есть ограничения, в частности:

  • руководитель организации не может принять ведение бухгалтерского учета на себя, если у вас кредитная организация. В организациях, которые вправе применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, — может (ч. 3 ст. 7 Закона N 402-ФЗ);
  • запрещено возлагать обязанности главного бухгалтера на временно пребывающего в РФ иностранца, что следует из п. 3 ст. 14 Закона об иностранцах;
  • кандидат на должность главного бухгалтера в некоторых организациях должен еще отвечать определенным требованиям, предусмотренным, в частности, ч. 4 — 7 ст. 7 Закона N 402-ФЗ. Например, у главного бухгалтера в ОАО (кроме кредитных) должно быть высшее образование и стаж работы в области бухгалтерского учета или аудита не менее трех лет из последних пяти календарных лет (если высшего образования нет, то продолжительность такого стажа должна быть пять лет за последние семь календарных лет), а также не должно быть неснятой или непогашенной судимости за преступления в сфере экономики.

Специальный порядок законом не определен. На практике на время отпуска главного бухгалтера передачу его полномочий другому работнику оформляют одним из следующих способов:

  • совмещение должностей. Для этого рекомендуем с замещающим работником заключить дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем, в частности, укажите дополнительные обязанности по должности главного бухгалтера, срок совмещения, размер доплаты за эту работу (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ч. 1 — 3 ст. 60.2 ТК РФ); на должность главного бухгалтера. Для этого заключите с работником дополнительное соглашение к трудовому договору (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ч. 1 ст. 72.2, ст. 114 ТК РФ); главного бухгалтера другого работника, в том числе по совместительству. Заключая трудовой договор, укажите в нем, в частности, трудовую функцию главного бухгалтера, срок договора и основание срочности (на время исполнения обязанностей отсутствующего главного бухгалтера, за которым в соответствии с трудовым законодательством сохраняется место работы) (абз. 3, 4 ч. 2 ст. 57, ч. 1 ст. 59, ст. ст. 60.1, 114 ТК РФ);
  • предусмотреть у себя должность работника, трудовая функция которого предполагает исполнение обязанностей главбуха в период его отсутствия (обычно это его заместитель). Пропишите такое условие в трудовом договоре этого работника (абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Если же руководитель организации принимает ведение бухгалтерского учета на себя (если для этого нет ограничений), то достаточно издать об этом приказ в произвольной форме (нормативной формы нет).

Можно ли возложить полную материальную ответственность на работника, которому передаются полномочия главного бухгалтера?

Да, можно. Для этого включите в его трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) условие о том, что полная материальная ответственность возлагается на работника в связи с исполнением трудовой функции главного бухгалтера. Это следует из абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 72, ч. 2 ст. 243 ТК РФ, п. 10 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 N 52.

Приказ о передаче полномочий главного бухгалтера на период его отпуска

Приказ необязателен, но на практике его обычно издают. В него можно включить, в частности, следующую информацию:

  • Ф.И.О. и должность работника, на которого вы возлагаете обязанности главного бухгалтера. Напомним, что в зависимости от способа оформления передачи полномочий главного бухгалтера работник может занимать и иную должность (например, при совмещении должностей);
  • какие именно полномочия передаются;
  • срок, на который передаются полномочия (на время отпуска главного бухгалтера);
  • поручения ответственным работникам в связи с передачей полномочий. Например, кадровику — оформить документы для возложения на работника обязанностей главного бухгалтера, организовать прием-передачу дел с участием главного бухгалтера и замещающего его работника.

С приказом рекомендуем ознакомить под подпись всех поименованных в нем лиц.

Процедура передачи дел при смене главного бухгалтера на период его отпуска является рекомендуемой и законом не установлена. На практике применяется такой же подход, как и при увольнении главного бухгалтера. В частности, обычно издают приказ о приеме-передаче дел (можно указать это сразу в приказе о передаче полномочий и не оформлять дополнительный документ), а по итогам подписывают акт приема-передачи дел. Передают при этом документы и ценности организации, за сохранность которых отвечает главный бухгалтер (обычно это, в частности, документы бухгалтерского и налогового учета, отчетность, ключи). Если у вас локальным нормативным актом утвержден свой порядок передачи дел, руководствуйтесь им.

Также обязательно проведите инвентаризацию, если это предусмотрено вашим локальным нормативным актом или главбух и замещающий его работник — материально ответственные лица (ч. 2 ст. 243 ТК РФ, ч. 3 ст. 11 Закона N 402-ФЗ, п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности). Общие правила проведения инвентаризации утверждены нормативно. В частности, создайте инвентаризационную комиссию. Мы рекомендуем проводить инвентаризацию, даже когда она необязательна, если главный бухгалтер на длительный срок уходит в отпуск. Если будет обнаружена недостача или утрата материальных ценностей, будет проще установить, кто в этом виноват, и привлечь его ответственности.

Материально ответственный работник не может просто взять и уйти с работы. Процедура его увольнения имеет ряд особенностей.

Материальная ответственность возникает в момент подписания работником соответствующего договора. С этого момента он имеет особый статус и несет ответственность за вверенное ему имущество организации. Следовательно, и расстаться с ним несколько сложнее, чем с остальными работниками. Какие особенности имеет увольнение материально ответственного лица? Зависит от того, кто выступил инициатором увольнения.

Увольнение по собственному желанию

Если сотрудник, наделенный особыми функциями, решил уйти с работы самостоятельно, он, как и все остальные сотрудники, обязан предупредить об этом руководство компании за две недели (14 дней). Исключения составляют только те ситуации, в который в силу ч. 3 статьи 80 ТК РФ позволяют прекратить работу сразу же после подачи заявления. Таким образом, с момента объявления об увольнении материально ответственное лицо должно начать передавать дела другому сотруднику или непосредственно руководству организации. Все ценности, вверенные для хранения или использования материально ответственному лицу, передаются по акту приема-передачи, а для проверки их наличия необходимо провести инвентаризацию.

Акт приема-передачи с номенклатурным перечнем всех ценностей должны подписать:

  • руководитель фирмы;
  • главный бухгалтер;
  • начальник отдела, где работал увольняющийся сотрудник;
  • само ответственное лицо;
  • новое ответственное лицо, на которого теперь возложена ответственность по хранению и использованию имущества.

Конечно, все мероприятия по инвентаризации должны оформляться приказом по организации. Для их обеспечения назначены уполномоченные должностные лица или целая комиссия. Только после окончания ревизии, подведения ее итогов и подписания акта материальная ответственность увольняемого человека прекращается. Важно понимать, что работодатель не имеет права задерживать сотрудника после установленного двухнедельного срока предупреждения, даже если процедура передачи ценностей еще не закончена. В интересах работодателя уложиться в эти 2 недели, а в интересах человека, который несет материальную ответственность, но имеет право на увольнение без отработки, все же предупредить о своем уходе заранее.

После того как все формальности соблюдены, работодатель издает приказ о расторжении трудового договора и выплачивает работнику полный расчет в день увольнения. Никаких особенностей это не имеет, если, конечно, по итогам ревизии не была выявлена недостача. Тогда работодатель по нормам статьи 248 ТК РФ вправе удержать из зарплаты сотрудника сумму причиненного его действиями ущерба (соблюдая процедуру расследования, доказывания вины, ознакомления с ее результатами и т. д.). В зависимости от размеры суммы возмещения руководство может обратиться в суд и заявить иск на всю сумму ущерба (или отказаться от взыскания). Недостача не является основанием для отказа в расторжении трудового договора.

Увольнение по инициативе работодателя

Если работодатель решил уволить человека по одной из причин, указанных в статье 81 ТК РФ, то порядок действий зависит от этой причины. В частности, если речь идет о сокращении штата или ликвидации компании, то времени, предусмотренного законодательством, вполне достаточно, чтобы передать все дела. Никаких особенностей такая процедура не имеет. Но если прекращение трудовых отношений связано с виновными действиями лица, имеющего дело с ценностями, проверка состояния дел может занять длительное время. Например, для выяснения всех обстоятельств.

Законодательство дает право руководству организации прекратить трудовые отношения с лицом, которому доверены материальные ценности, по причине утраты доверия (п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Такое основание допустимо не только в связи с исполнением прямых должностных обязанностей, но и с другими проступками, которые дают работодателю основание сомневаться в порядочности человека. Е сли есть документально зафиксированный факт совершения таким сотрудником виновных действий, его можно уволить по утрате доверия.

Читайте также: