Как написать письмо без имени директора

Обновлено: 17.05.2024

Деловое письмо вы пишете не для удовольствия, вам что-то нужно от адресата. Поэтому правильно начать его с акта вежливости — приветствия. Обходиться без него — всё равно что открывать дверь в чужой кабинет ногой.

Как не надо

Елена, мне нужны сканы договора на покупку снега зимой.

Лучше так

Добрый день, Елена! Мне нужны сканы договора на покупку снега зимой.

Как не надо

Доброго времени суток, анон!

Лучше так

Добрый день, Пётр!

3. Обращение с ошибками

Во-вторых, внимательно проверяйте, как зовут адресата. Не называйте Алексеев Александрами, Марин Мариями и расшифровывайте инициалы.

Как не надо

Глубокоуважаемый, А. М.

Лучше так

Уважаемый Антон Михайлович!

4. Сокращения и односложные ответы

Как не надо

Утро! Ок. Пжлст, вышли отчёт до обеда, планёрка в 12.

Лучше так

Доброе утро, Игорь! Все данные вышлю до конца рабочего дня. Планёрку назначили на 12 часов. Пожалуйста, пришлите отчёт до обеда.

5. Юмор и метафоры

Деловое письмо не должно оставлять простора для интерпретаций. Все слова употребляются в прямом значении и не предполагают различных толкований. Иначе ждите дополнительного витка переписки, в котором вы будете выяснять, кто что имел в виду. И это может отнять немало времени.

Как не надо

Юлия, как говорится, на чужой роток не накинешь платок, поэтому пускай болтают, перемелется — мука будет.

Лучше так

Юлия, предлагаю никак не реагировать на инфоповод. Законно опровергнуть этот факт мы не можем, оправдания только подогреют интерес к истории. Если через неделю всё не утихнет, будем думать над новой стратегией.

6. Восклицательные знаки

Восклицательные знаки и в художественных текстах используются нечасто, потому что призваны выражать сильные чувства. Деловое письмо — это не площадка для экспрессии, даже если вам очень хочется высказать собеседнику, что вы о нём думаете.

Вы, может, ничего особенного не имели в виду, но для собеседника восклицательный знак будет сигналом, что он, вероятно, делает что-то не так. Поэтому держите и чувства, и сочетание клавиш Shift + 1 под контролем. Восклицание уместно только в обращении.

Как не надо

Мария! Благодарю за оперативный ответ. Прошу внести в отчёт новые данные: в апреле 2018 года мы истратили на скрепки 3 миллиона рублей. И ещё 1 миллион на бумагу!

Лучше так

Мария, благодарю за оперативный ответ. Прошу внести в отчёт новые данные: в апреле 2018 года мы также потратили 3 миллиона рублей на скрепки и 1 миллион на бумагу.

7. Обилие канцелярита

Стремление выражаться более формально зачастую порождает монструозные конструкции, в которых крайне тяжело разглядеть смысл. Не злоупотребляйте сложными оборотами и пишите проще.

Как не надо

Касаемо ситуации с отделом учёта и отчётности, нашими сотрудниками приняты все меры по обеспечению подразделения работающими устройствами для печати путём замены картриджей в принтерах.

Лучше так

Системный администратор заменил картриджи в принтерах в отделе учёта и отчётности, нужные договоры распечатаны.

8. Caps Lock

Выделять строки заглавными буквами не стоит. В интернете это всё ещё символизирует крик. Никому не нравится, когда на него орут. Чтобы суть послания была ясна, просто пишите понятнее.

Как не надо

Лучше так

Коллеги, из-за уменьшения бюджета мы не можем в этом году оплатить генеральную уборку. Поэтому 2 июня в офисе пройдёт субботник. Явка обязательна.

Спасибо, конечно, в карман не положишь, но досрочная благодарность ставит собеседника в неловкое положение. Воспитанный человек почувствует себя обязанным выполнить вашу просьбу, даже если будет понимать, что не должен этого делать. И вы запомнитесь тем, что подкидываете проблем.

Если собеседника всё-таки надо подстегнуть, лучше опишите, чем ему выгодно отозваться на вашу просьбу.

Как не надо

Пожалуйста, привезите мне, батюшка, цветочек аленький. Заранее спасибо.

Лучше так

Батюшка, прошу привезти мне цветочек аленький. В перспективе это позволит нам перейти из купеческого сословия в дворянское.

10. Странная тема письма или полное её отсутствие

Как не надо

Тема: важное письмо от Анны!

Лучше так

11. Панибратство

Не стоит отступать от делового стиля, даже если адресат — ваш лучший друг. Во-первых, ему может понадобиться переслать письмо начальнику или подрядчикам. Во-вторых, письмо может попасть в третьи руки случайно и скомпрометировать его, а заодно и вас.

В-третьих, нужно разграничивать персональное и рабочее. Не всегда корпоративные интересы совпадают с личными. Стоит оставить себе поле для манёвра, чтобы сохранить дружеские отношения, не идя на уступки в переговорах.

Как не надо

Сорян, бро, но деньги ушли на корпоратив, поэтому нам дорого покупать мониторы у вас. Узнай насчёт скидки, очень надо.

Лучше так

Мы сейчас не готовы купить мониторы по предложенной цене. Просим вас сделать скидку на этот заказ.

12. Отсутствие истории переписки

Если вы активно переписываетесь с кем-то в чате, адресат в курсе, о чём идёт беседа, и легко может вернуться к началу диалога, крутанув колесо мыши. Но когда вы изредка обмениваетесь письмами по электронной почте, собеседник может забыть, кто вы и что вам от него надо.

Облегчите человеку задачу: в одном абзаце напомните, о чём идёт речь.

Как не надо

По поводу вопроса, по которому мы общались в апреле: руководитель одобрил.

Лучше так

В апреле мы обсуждали сотрудничество по запуску ракеты в космос. Вы предлагали предоставить часть топлива в обмен на 20% акций нашей компании. Руководитель одобрил сотрудничество, можем начинать переговоры.

13. Неумелое обращение с ветками писем

Почтовые сервисы и агенты позволяют работать с ветками писем. Это действительно полезный инструмент, если обращаться с ним правильно. Но получается не у всех.

Возможно, вы уже становились жертвой массовой рассылки, участники которой отвечают не непосредственно автору, а всем. В итоге неинтересная вам беседа переполняет почтовый ящик, а вы придумываете кары тем, кто не может отыскать нужную кнопку. При этом в общее инфополе нередко попадает информация, не предназначенная для чужих глаз.

У медали есть и обратная сторона: когда в важной беседе один из участников отвечает не всем, а кому-то одному. И получатель вынужден тратить кучу времени на пересылку писем, вместо того чтобы выполнять свою работу.

А что в деловой переписке бесит вас? Делитесь в комментариях.

Пишу для Лайфхакера о деньгах, праве и правах, вещах, которые помогают жить проще, лучше и веселее. И конечно, проверяю советы на себе: получаю налоговые вычеты, подаю декларации онлайн, а ещё досрочно выплатила ипотеку и вынудила почту найти мою посылку.

Ведение деловой переписки на английском — важный навык, который придётся освоить, если вы работаете в иностранной компании или общаетесь с зарубежными партнёрами. Пригодится этот навык и при поступлении в зарубежный университет.

Большинство деловых писем пишут по шаблону. Не нужно бояться использовать клише и стандартные фразы — это признак хорошего тона, уважения к адресату и достойного образования.

В деловых письмах желательно соблюдать структуру:

Greeting (Приветствие)
Opening (Вступление)
Main part (Основная часть)
Ending (Заключение)
Farewell (Прощание)

Что именно писать в каждом из разделов, расскажу далее.

Начало письма значит больше, чем вы думаете. Например, в емейлах при отклике на вакансию неправильное приветствие может выставить вас в плохом свете или даже стоить вам собеседования. Чтобы не показаться некомпетентным, используйте проверенные способы начать письмо.

Формально (к боссу, заказчику, клиенту, партнёру):

Dear Mr/Ms Musk, — Уважаемый мистер Маск / уважаемая мисс Маск,

Неформально (к коллегам):

Morning/Afternoon/Evening Sam, — Доброе утро/день/вечер, Сэм

Чтобы показать своё уважение и почтение к адресату, используйте формальные приветствия Dear + фамилия. Когда пишете женщине, используйте обращение Ms (Мисс), если не знаете, замужем она или нет.

Dear Ms Roberts, — Уважаемая мисс Робертс,

Когда пол получателя неизвестен или имя сложное (например, человек другой национальности, и неясно, где имя, а где фамилия), обращайтесь к нему по полному имени:

Если письмо менее формальное, используйте конструкцию Hi/Hello + имя. Это просто, дружелюбно и прямо. Знать имя собеседника важно: люди ценят, когда вы обращаетесь к ним по имени, это показывает, что вы разговариваете напрямую с ними. Если начинать письмо с простого Hello, у адресата может сложиться впечатление, что вы отправляете один и тот же емейл нескольким людям.

В английском, как и в русском, после приветствия можно поставить запятую, однако это необязательно. Восклицательный знак ставить не следует — это придаёт письму чрезмерную эмоциональность.

❌ Hey, Mark! Hiya! Aloha! — Эй, Марк! Здорово! Алоха!

Оставьте это для своих друзей и близких коллег. В деловой переписке это приветствие выглядит чересчур неформальным и даже может показаться неуважительным.

Когда-то с этой фразы начинали письма, если не знали адресата. Теперь это выражение устарело. Не ленитесь и разузнайте информацию. Если пишете HR-менеджеру или кому-то конкретно в компании, постарайтесь найти имя этого человека: погуглите, загляните на сайт. Если не получается, напишите в приветствии:

✅ Dear Hiring Manager, — Уважаемый HR-менеджер,

✅ Dear LinguaTrip Team, — Дорогая команда LinguaTrip,

Если вы уже ведёте переписку и хотите поблагодарить собеседника за предыдущие письма:

Спасибо, что связались со службой поддержки Google. Надеемся, мы решили вашу проблему и вы остались довольны.Пожалуйста, найдите несколько минут и пройдите короткий опрос ниже про ваш опыт использования наших продуктов, чтобы мы могли улучшить наш сервис.

А если вы ранее созванивались или встречались с собеседником, пригодятся следующие фразы:

Thanks for your phone call this morning. — Спасибо за звонок этим утром.
Thanks for attending the meeting. — Спасибо, что присутствовали на встрече.

Спасибо, что нашёл время для встречи со мной сегодня. Я почерпнул много из твоих предложений. Я получил удовольствие от нашей встречи и надеюсь увидеться вновь.

В теле письма введите собеседника в курс дела и опишите свою проблему, запрос или предложение. Ниже я привела конкретные ситуации и примеры фраз, которые можно использовать для деловой переписки.

Расскажите, почему вы пишете это письмо.

I am writing to inform you / to confirm / to request / to enquire about… — Я пишу, чтобы проинформировать вас / подтвердить / запросить / узнать о…
I am contacting you for the following reason… — Я связался с вами по следующей причине…
I read your article and would like to know about… — Я прочитал вашу статью и хотел бы знать о…
I am writing with regard… — Я пишу вам в связи с…
I wanted to let you know that… — Я бы хотел сообщить вам…
Just a quick note to tell you that… — Всего лишь хочу сказать вам, что…

Если вам нужно попросить о чём-либо собеседника, используйте модальные глаголы.

Could you kindly let me know whether you can sen…? — Не могли бы вы сообщить, можете ли вы отправит…?
I would greatly appreciate it if you could provide me with the details… — Я был бы очень признателен, если бы вы предоставили мне подробности…
Could you please send m…? — Не могли бы вы прислать мн…?
I am writing to ask for further information about… — Я пишу, чтобы запросить больше информации о…

Due to… we need to postpone / cancel / reschedule our meeting. — Из-за… нам придётся отложить / отменить / перенести нашу встречу.
I’m available on Friday at around 1 pm. Is it convenient for you? — Я свободен в пятницу около 13:00. Вам подойдёт это время?
I’d like to meet on Monday at 10 am if you are available/free then. — Я бы хотел встретиться в понедельник в 10 утра, если вы свободны.
I’m afraid I can’t make it on Monday. How about Tuesday morning? — Боюсь, я не смогу быть в понедельник. Как насчёт утра вторника?

Из-за непредвиденных обстоятельств я вынужден отменить нашу встречу, назначенную на четверг. Прошу прощения за предупреждение в последний момент и за возможные неудобства. Буду счастлив назначить другую встречу в удобное для всех время.

Не бойтесь переспрашивать, если вам что-то показалось непонятным. Лучше уточнить, чем, не разобравшись, допустить ошибку.

I’m afraid I don’t understand what you mean by… Could you please provide more details? — Боюсь, я не понял, что вы имели в виду под… Не могли бы вы предоставить больше подробностей?
Thanks for your email. I understand the part about. but could you please clarify what you mean concerning …? — Спасибо за ваше письмо. Я понял часть про…, но не могли бы разъяснить насчёт…?
Everything’s clear on…, but you’ve lost me on… Any additional information would be greatly appreciated. — Всё понятно с…, но я потерял нить в… Буду признателен за любую дополнительную информацию.

We regret to inform you that… — С сожалением сообщаем, что…
Unfortunately, we cannot / we are unable to… — К сожалению, мы не можем…
I’m afraid it would not be possible. — Боюсь, это невозможно.

После этих фраз обязательно объясните причину отказа. Например:

It’s against company policy. — Это против политики нашей компании.

А если вы хотите написать менее формальный отказ и показать, что вы сделали всё возможное, чтобы помочь человеку, используйте следующие фразы:

After careful consideration, we have decided (not) to… — После тщательного рассмотрения мы решили (не)…
Despite my best efforts… — Несмотря на все мои усилия…

We are pleased to announce that… — Мы рады сообщить, что…
You will be pleased to learn that… — Вам будет приятно узнать, что…
I am delighted to inform you that… — Я рад проинформировать вас, что…
I am happy to announce… — Я рад объявить…
I take pleasure of… — Я с удовольствием….

Когда вы хотите выразить своё недовольство к ситуации или подать жалобу, также старайтесь избегать слов с лишним эмоциональным окрасом.

I’m afraid I was not completely/fully satisfied with… — Боюсь, я не был полностью удовлетворён…
Unfortunately, that was not what I expected. — К сожалению, я не этого ожидал.
I’m afraid I was not happy with… — Боюсь, мне не понравилось…

Подробно опишите проблему и предоставьте детали, чтобы адресат быстрее сориентировался и смог предоставить вам достойный ответ.

We would like to apologize for any inconvenience caused. — Приносим извинения за доставленные неудобства.
Please accept our apologies for… — Пожалуйста, примите наши извинения за…
We are extremely sorry for… — Мы сожалеем о…
I’m sorry for the delay. — Извините за задержку.

Если вы по какой-либо причине слишком долго отвечали на письмо, не акцентируйте внимание на этой задержке, а поблагодарите собеседника за ожидание.

❌ Sorry for the late response. — Извините за поздний ответ.

✅ Thanks for your patience while I waded through my inbox. — Спасибо, что проявили терпение, пока я разбирал папку со входящими письмами.

Привет, Генри. Прикрепляю цены на пакеты фото по вашему запросу!

Предлагаем собеседнику обратиться за дополнительной информацией:

If we can be of any further assistance, please let us know. — Если мы можем вам помочь, дайте нам знать.
If you require any further information, feel free to contact me. — Если вам потребуется дополнительная информация, свяжитесь со мной.
Please do not hesitate to contact me. Please feel free to contact me. — Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне.
Let me know if you need any help. — Дайте мне знать, если вам нужна какая-либо помощь.

Когда нужна обратная связь от собеседника:

Any feedback you can give me on this would be highly/much appreciated. — Я буду благодарен любому отзыву, который вы оставите.

Когда вы хотите, чтобы адресат присылал вам обновления по проекту/задаче:

Keep me posted/informed. — Держите меня в курсе.

Иногда адресата нужно поторопить, потому что дедлайн уже скоро или вовсе прошёл, а ответ запаздывает. Тогда напишите:

I would appreciate your immediate attention to this matter. — Я буду признателен за ваше немедленное внимание к этому вопросу.

Тон у этой фразы серьёзный, поэтому учитывайте контекст, чтобы не показаться сердитым без причины.

Будьте осторожны с этими фразами:

❗ Thanks in advance. — Спасибо заранее.

❗ Looking forward to hearing from you. — Жду вашего ответа.

✅ Would you please let me know if you’ll be able to do so? — Дадите мне, пожалуйста, знать, сможете ли вы это выполнить?

✅ Please let me know if that’s okay/ if that is acceptable to you. — Пожалуйста, дайте знать, если вас это устраивает.

Best / Kind / Warm regards — С наилучшими / добрыми / тёплыми пожеланиями

Самое распространённое прощание в деловой среде. Подойдёт для писем заказчикам и клиентам.

Формальное прощание в американском варианте, которое всегда будет к месту.

Yours sincerely (BrE) — С искренним уважением

Прощание в британском английском, которое используют в письмах, когда собеседники знакомы лично.

Yours faithfully (BrE) — С глубоким почтением

Ещё одно британское прощание для писем собеседнику, с которым не знакомы лично.

Best wishes — С наилучшими пожеланиями
All the best — Всего наилучшего

Менее формальные прощания, чем Best regards. Подойдут, если вы уже давно знаете собеседника.

Можно использовать в письмах коллегам, которых хорошо знаете. Подходит также брендам, у которых дружелюбный неформальный стиль общения.

Have a great week/weekend/day/night — Хорошей недели/выходных/дня/вечера

Обращайте внимание, в какое время вы отправляете емейл, и помните о часовых поясах, если переписываетесь с человеком из другой страны.

❌ Love. Hugs. XOXO. — С любовью. Обнимаю. Целую.

Оставь эти прощания для семьи и близких друзей. Они достаточно неформальны и не подходят для деловой переписки.

❌ Thx. Rgrds. — Спасибо. C уважением.

Это формат для мессенджеров, а не для емейлов. Деловая переписка не любит сокращений. Исключения — аббревиатуры вроде ASAP (As soon as possible — Как можно скорее) и FYI (For your information — К вашему сведению).

Меня зовут Майлс Мёрфи. Я новый директор по маркетингу в XYZ в Нью-Йорке. Рад работать с вами. Планирую двухдневный визит в октябре, чтобы встретиться с вами и всей командой в Токио. Когда вам будет удобно? Вот мои свободные даты: 1–2 октября, 8–9 октября, 13–14 октября. Повод: 1. Финализировать февральский выход XYZ Mobile в Японии. 2. Подготовить локализацию на японский. 3. Договориться о рекламных кампаниях в интернете и на ТВ. Жду вашего ответа.

Если вы выучите фразы выше, сможете составлять деловые письма как конструктор и сведёте к минимуму количество неловких моментов, в которые вам придётся краснеть, потому что вы написали что-то не то. Но лучше не просто заучивать фразы, а подтягивать общий уровень владения языком. Так вы сможете сами писать просто, понятно, по делу и с собственными формулировками.

Последние лет двадцать, а то и больше все мы ведем деловую переписку по электронной почте — а теперь и в многочисленных мессенджерах. При этом правилам составления писем нас чаще всего никто не учил — сами выработали кое-какие привычки. Их и разбирают авторы книги "Новые правила деловой переписки", приводя примеры писем — что приемлемо, что не очень. И одновременно учат нас заботиться об адресате.

Структура делового письма

Письма — довольно консервативная форма общения, у них есть устоявшаяся структура. Когда адресат получает письмо, он ожидает увидеть:

Имя отправителя
Тему письма
Приветствие
Суть разговора
Вопрос или призыв
Подпись
Как связаться, кроме почты

Эти кусочки обычно идут друг за другом в таком порядке, поэтому адресат знает, где искать важное в письме или номер телефона, чтобы позвонить отправителю. Если нарушить эти ожидания, письмо будет прочитать сложнее: адресату придется тратить время на поиск информации. Поэтому эти кусочки надо аккуратно оформить.

Имя отправителя. По имени отправителя в списке входящих адресат должен понять, личное это письмо или нет. Это помогает принять решение, стоит ли его читать и когда. Письмо выглядит личным, когда подписано конкретным человеком.

Спам	Личное письмо
Тульская типография	Анна Николаева
Alex Rich	Александр Болдарев
Выиграй Миллион	Ирина Маркина

Именем компании можно подписывать транзакционные письма — например, подтверждение заказа. Если письмо пишет человек, в отправителе должно быть его имя.

Приветствие. Приветствие пишется на отдельной строке с восклицательным знаком в конце. Так оно не смешивается с основной частью письма.

Мешает быстро перейти к сути	Стоит отдельно, не мешает
Здравствуйте, Антон, у меня вопрос по поводу регистрации юридического лица.	Здравствуйте, Антон! У меня вопрос по поводу регистрации юридического лица.

Англичане и американцы ставят после приветствия запятую: Dear John, — это их традиция. У нас — с восклицательным знаком. Стоять насмерть за этот знак мы, конечно, не будем: если собеседник-экспат обижается на такое обращение, лучше сделать так, как привычнее ему. Ведь этикет нужен для того, чтобы другому человеку было с нами удобно, а не чтобы почувствовать собственное культурное превосходство.

Суть разговора. Обычно суть разговора следует изложить сразу после приветствия. Здесь не нужны долгие подводки:

Долго и не по теме	Краткое введение в тему
Искренне благодарен за уделенное мне время на конференции.	Мы общались на конференции по поводу совместной акции.
Данным письмом хочу подвести итоги нашего разговора и обозначить дальнейшие.	Итоги нашего разговора: .

Исключение — когда тема для читателя новая и сложная. Тогда придется сделать введение длиной в один абзац.

Вопрос или призыв. На письмо трудно ответить, если в нем нет конкретного вопроса или просьбы. Хорошо, если они будут стоять в отдельном абзаце, чтобы быстро найти их глазами.

Без вопроса	С вопросом
Это мои предложения по процессу работы над проектом.	Антон, это мои предложения. Я не знаю, подходят ли они, давайте обсудим?
Такие договоренности с клиентом мы зафиксировали в плане.	Договоренности мы записали в плане. Пожалуйста, проверьте, всё ли там верно.

Подпись. В подписи достаточно написать имя и должность, если должность в этом случае важна. Приписка "с уважением" не помогает, но и не мешает, разве что создает дополнительное ощущение формализма. Если нет задачи делать письмо формальным, "с уважением" можно не писать.

Как связаться. В подписи можно добавить другой канал связи, например, телефон или "Телеграм". Так читатель сможет задать быстрый вопрос или позвонить в случае пожара. Если мы не знакомы, можно добавить адрес сайта или страницы в соцсетях.

Что можно убрать из делового письма

Убирать всё лишнее из писем — еще один способ позаботиться о получателе. Что обычно можно смело убрать?

Уведомление о конфиденциальности — формальная отписка из юр. отдела. Если вы можете ее убрать, уберите. Если юристы запрещают — что ж.

Адрес офиса в подписи. Если собеседник собирается приехать к нам в офис, адрес нужно сообщить в теме письма. Дополнительно хорошо бы рассказать, как добраться: в какие ворота заходить, где направо, в какую арку, где там железная дверь. Если человек не собирается к вам в гости, адрес не нужен.

Забота о получателе — это не только снабжать его нужной информацией, но и не загружать лишней. Поэтому повторять в точности формальную структуру письма тоже часто не нужно. Например, здороваться в каждом письме — лишнее, достаточно поздороваться с человеком один раз в день. Необязательно каждый раз задавать вопрос в конце, если по сути он не нужен. Посмотрите на пример: если слишком формально следовать правилам, переписка выглядит нелепо.

История переписки: сохранять или нет?

Если ваш вопрос в письме требует долгого обсуждения, появляется история переписки — текст всех старых писем подтягивается в новые. И здесь возникает вопрос: нужно ли сохранять историю переписки или лучше удалить?

Если удалить историю, письмо будет опрятным: останутся только важные цитаты из старой переписки. Это нормально, если все участники переписки в курсе договоренностей: информация из старых писем не нужна. С другой стороны, когда история есть, новые люди быстро войдут в курс дела.

Оба варианта подходят. Главное — соблюдать принцип: сделать удобно получателю.

В приведенном примере в переписке сначала участвуют Наталья и Сергей. Наталья дает задание, в нём есть все подробности. Потом они добавляют в переписку Марию. Если удалить историю, Марии придется переспрашивать.

Можно еще так: удалить историю переписки и сохранить только ключевые цитаты, чтобы Марии было удобно выполнить поручение. Получится так:

Общий принцип: каждый раз думаем, что из письма понадобится человеку, а что будет лишним. Лишнее удаляем, важное оставляем. Для этого потребуются дополнительные усилия, но именно в них проявляется забота о получателе.

Другой сценарий — переписка, в которой участвует больше двух человек. Таких писем большинство: взять в работу замечания от клиента, согласовать сроки задачи, проверить и подписать договор, отработать жалобу.

Чаще всего в такую переписку подключаются новые люди, для которых важно сохранить контекст. Если оставить в письмах отдельные цитаты, новый участник не поймет суть, придется переспрашивать. Будет похоже на службу поддержки крупного банка, когда ваш вопрос решает то один, то другой специалист и каждому приходится рассказывать всё заново.

В нашем примере клиент заказывает сувенирку. В переписку подключаются всё новые и новые люди. Заказ приняла Светлана, выясняла основное, подключила технолога Дмитрия. Потом подключили менеджера по закупкам Софию.

До Софии они уже обсудили способы нанесения, цены и ожидания клиента. Если удалить историю, придется повторять детали заново. Если оставить ее целиком, Софии будет сложно найти нужное среди всей переписки.

Лучший вариант — оставить только то, что Софии нужно знать для своей задачи.

Что такое деловой этикет, какие правила лежат в его основе и какие формулировки нужно использовать в письменном деловом общении.

Уважение чужого мнения.
Уважение, вежливость и доброжелательность по отношению к деловому партнеру.
Умение отказывать, не задевая чувств делового партнера.
Самокритичность, умение признавать свою неправоту.
Умение аргументированно отстаивать свое мнение в спорах.
Субординация: соблюдение дистанции между сотрудниками, которые занимают разное положение в иерархии компании.

Этикет в письменном деловом общении

Формате аргументации.
Способах обращения.
Способах выражения просьб, отказов, претензий.

Они помогают достигнуть коммуникативной цели. в то же время демонстрируя уровень культуры автора послания.

В деловой переписке использование этикетных средств, формул носит регламентированный характер. Первая формула проявления этикета — это обращение к личности адресата для налаживания контакта, привлечения внимания.

Обращение — важная часть коммерческой переписки. Сейчас его используют и в служебной переписке, когда нужно обратиться непосредственно к должностному лицу.

Обращение в деловой переписке

При обращении к должностным лицам высших и центральных органов государственной власти и управления, президентам (председателям) обществ, компаний, возможно обращение с указанием должности и без фамилий:

Согласно традициям отечественного делового этикета, при формулировке просьб, запросов, предложений, мнений принята форма выражения от первого лица множественного числа:

Формула обращения от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, приглашаю) используется в письмах конфиденциального содержания, а также в документах, оформленных на бланках официальных лиц.

Тональность писем и этикетные средства

Тональность деловых писем должна определять корректность и оптимизм. Кроме того, убедительность делового послания, сила его воздействия зависит от выбранной формы и стиля письма. Потому что убеждает не только информация, но и тональность, в которой ведется переписка. Во многих случаях именно она определяет характер делового диалога между организациями.

Использование этикетных средств позволяет смягчить категоричность высказывания. Например, отказ, смягченный формулами вежливости, оставляет открытой возможность дальнейшего сотрудничества:

Это отказ, но в вежливой, корректной форме.

В мировой практике и в российском деловом письме признаком хорошего тона является выражение благодарности за точность, своевременный ответ.

Тем не менее, с помощью образности можно смягчить сухость делового языка, разнообразить интонационный рисунок текста, при необходимости придать речи экспрессивные оттенки.

Выбор этикетных средств в первую очередь обусловлен коммуникативной заданностью послания. Однако никакой список рекомендуемых высказываний и языковых моделей не позволит полностью решить проблему официального речевого этикета. Только культура, такт, объективность в оценке производственных ситуаций подскажут правильный выбор слов и выражений.

Этические нормы деловой переписки

Получатель деловой корреспонденции, с точки зрения этических норм, должен быстро ответить отправителю. Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничества и приведет к разрыву деловых отношений.

Безусловным нарушением этических норм деловой переписки, выражением неуважения является форма ответа, при которой письмо-запрос или предложение возвращается к адресанту с размещенной на нем ответной информацией (особенно, написанной на нем от руки) без обращения, заключительной фразы.

По правилам, заключительная форма вежливости размещается на правой стороне письма под заключительной строкой основного содержания. И выносится в отдельную строку, обычно с дополнительным интервалом. В отличие от вступительного обращения, заключительная формула вежливости безлична и обращена одновременно и к организации, и к ее сотрудникам:

Подписывайтесь на телеграм-канал Русской Школы Управления @rusuprav Текст: Светлана Щербак

Читайте также: