Как составить дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе на дистанционную работу

Обновлено: 27.03.2024

В связи с распространением в России коронавирусной инфекции COVID-19 и введением дополнительных профилактических и санитарных норм и правил перед многими работодателями встал вопрос о переводе сотрудников на удаленную работу. Рассказываем, что собой представляет дистанционный труд с точки зрения закона и как правильно перевести работников на удаленную занятость.

Обязаны ли работодатели переводить сотрудников на удаленку

Если коротко, то - нет. Сейчас в Москве и некоторых других регионах (например, в Липецкой области) действительно приняты и реализуются меры профилактики распространения коронавирусной инфекции, предусматривающие для работодателей и работников дополнительные обязанности. В частности, в соответствии с указом мэрии Москвы от 05.03.2020 № 12-УМ организации и ИП на время распространения коронавирусной инфекции обязываются:

  • обеспечивать измерение температуры тела сотрудников на рабочих местах;
  • отстранять от работы сотрудников с повышенной температурой;
  • оказывать работникам содействие в обеспечении соблюдения режима самоизоляции на дому.
  • незамедлительно представлять по требованию Роспотребнадзора информацию обо всех контактах заболевшего новой коронавирусной инфекцией (2019-nCoV);
  • обеспечивать проведение дезинфекции помещений, где находился заболевший;
  • не допускать к работе сотрудников, которые должны соблюдать режим самоизоляции на дому.

Вместе с тем об обязательном переводе сотрудников, в том числе и тех, кто находится в зоне риска, на дистанционную работу в указе ничего не говорится. Региональные власти принимают указы и распоряжения строго в рамках своих полномочий и компетенции. При этом они могут регулировать трудовые отношения, но только в части, не противоречащей ТК РФ. В противном случае региональные акты не будут иметь никакой юридической силы, и будет применяться ТК РФ (ст. 5 ТК РФ).

Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени

1. Работодатели не обязаны переводить сотрудников на удаленку, они делают это добровольно.

2. Принудительно перевести сотрудника на удаленку нельзя, он должен согласиться. Введение на региональном уровне профилактических мер по борьбе с распространением коронавирусной инфекции не позволяет работодателям переводить сотрудников на дистанционную работу на основании односторонних распоряжений.

3. Чтобы перевести работника на удаленку, не обязательно расторгать уже существующий трудовой договор и заключать новый договор о дистанционной работе. Достаточно внести в действующий договор соответствующие изменения или подписать дополнительное соглашение.

4. Режим работы и отдыха дистанционный работник устанавливает по своему усмотрению. Но если в соглашении будет указан конкретный график удаленной работы, сотрудник обязан его придерживаться.

5. На удаленных сотрудников распространяются все права и гарантии соблюдения этих прав, что и на всех прочих работников, согласно ТК РФ.

Именно поэтому никто не может обязать работодателей и их сотрудников менять сложившиеся трудовые отношения и переходить на дистанционную работу. При этом, региональные власти, безусловно, могут рекомендовать работодателям перевод на удаленную работу как меру борьбы с распространением инфекции. Так, мэр Москвы Сергей Собянин призвал столичных работодателей перевести работников на дистанционную работу на период пандемии коронавируса. Глава города отметил, что к настоящему времени десятки предприятий и организаций уже добровольно перевели своих сотрудников на работу дистанционным способом.

Можно ли перевести сотрудников на удаленку принудительно

Трудовые отношения – это отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем (ст. 15 ТК РФ), поэтому изменение трудовых договоров и перевод сотрудников на дистанционную работу осуществляются исключительно по добровольному согласию работника и работодателя.

Перевести сотрудника на дистанционную работу, в том числе и временно, на основании только приказа или распоряжения работодателя нельзя. Дело в том, что при переходе на удаленный режим работы у сотрудника меняется место работы, которое в соответствии со ст. 57 ТК РФ является существенным условием трудового договора. В свою очередь изменение определенных сторонами существенных условий трудового договора, в том числе места работы, допускается исключительно по соглашению сторон трудового договора в письменной форме (ст. 72 ТК РФ).

При этом введение на региональном уровне профилактических мер по борьбе с распространением коронавирусной инфекции не меняет данного порядка и не позволяет работодателям переводить сотрудников на дистанционную работу на основании односторонних распоряжений. Поэтому переход на удаленку потребует изменения действующего трудового договора по договоренности с сотрудником.

Чтобы перевести работника на удаленку, не обязательно расторгать уже существующий трудовой договор и заключать новый договор о дистанционной работе. Достаточно внести в действующий договор соответствующие изменения.

Сделать это можно путем заключения с работником письменного соглашения об изменении условий трудового договора, в котором нужно указать на дистанционный характер выполняемой работы, а также прописать условия такой работы (ст. 72 ТК РФ).

Какие условия нужно указать при изменении трудового договора

В трудовом договоре или соглашении о дистанционной работе необходимо прописать следующие условия:

  • указание на дистанционный характер выполняемой сотрудником работы;
  • место выполнения дистанционной работы, под которым может пониматься место жительства работника или его нахождения (письмо Минфина от 01.08.2013 № 03-03-06/1/30978);
  • порядок и сроки обеспечения необходимым для исполнения работником своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудованием, программно-техническими средствами и средствами защиты информации;
  • порядок и сроки представления дистанционными работниками отчетов о выполненной работе;
  • размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им оборудования, ПО и средств защиты информации;
  • порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов (например, оплата интернета).

Также в дополнительном соглашении к трудовому договору можно указать причины, по которым в него вносятся изменения и сотрудник переводится на дистанционную работу (в настоящей ситуации это будет профилактика и предупреждение коронавирусной инфекции).

Далее соглашение подписывается работником и работодателем, и сотрудник переводится на дистанционную работу с момента, указанного в соглашении.

Труд дистанционных сотрудников

Дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя и вне стационарного рабочего места. Дистанционными считаются сотрудники, заключившие трудовой договор о дистанционной работе.

shutterstock_553398910 (1).jpg

На дистанционных работников распространяется действие ТК РФ и иных актов, содержащих нормы трудового права, а также им в равной степени гарантируются те же самые права, что и всем другим работникам. В том числе им гарантируется право на еженедельный и ежедневный отдых, на получение в полном объеме заработной платы без каких-либо ограничений, на ежегодный оплачиваемый отпуск, на получение пособий по временной нетрудоспособности, на стимулирующие/премиальные выплаты и так далее.

Единственное отличие дистанционных сотрудников от обычных состоит в том, что они работают вне своего постоянного рабочего места. Но это не исключает контактов с работодателем и контроля с его стороны. Просто непосредственные, личные контакты в случае дистанционной работы заменяются на интернет-переписку, телефонные переговоры и обмен электронными документами.

Несмотря на ряд схожих моментов, дистанционных сотрудников, работающих удаленно, необходимо отличать от надомников.

Надомниками считаются лица, заключившие трудовой договор о выполнении работы на дому из материалов и с использованием инструментов и механизмов, выделяемых работодателем либо приобретаемых надомником за свой счет (ст. 310 ТК РФ).

Исходя из данного определения, можно сказать, что надомники всегда изготавливают какую-либо продукцию, в то время как труд дистанционных сотрудников не ограничивается производством продукции. Дистанционные сотрудники могут оказывать услуги и выполнять работы, результатом которых не является получение конечного продукта.

Еще одно отличие проявляется в характере выполнения работы. Надомник может выполнять работу с участием членов его семьи. При этом трудовые отношения между членами семьи надомника и работодателем не возникают и работодателя не интересует, чьими именно действиями был получен конечный результат. Дистанционный же работник всегда выполняет порученную работу/задание лично, о чем регулярно отчитывается перед работодателем в оперативном режиме (по интернету или телефону).

Нюансы дистанционной работы

По общему правилу режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника устанавливается им по своему усмотрению. Но если в соглашении будет установлен конкретный график удаленной работы, сотрудник обязан будет его придерживаться (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ).

Также есть определенные нюансы в отношении места работы дистанционного работника. Как правило, место выполнения работы/осуществления трудовой функции выбирается самим дистанционным работником с учетом необходимости обеспечения постоянной связи с работодателем. Иными словами, сотрудник может работать из любого удобного для него места, где есть стабильный интернет и телефонная связь, позволяющие оперативно решать рабочие моменты.

Однако это не означает, что дистанционный работник может работать на территории иностранного государства. Это обусловлено тем, что в таких случаях работодатель не сможет обеспечить дистанционному работнику безопасные условия труда и его охрану, поскольку нормы ТК РФ не имеют юридической силы на территории других стран.

Следовательно, местом работы дистанционного работника может являться любое место жительства/временного пребывания дистанционного работника в пределах территории РФ (письма Минтруда от 16.01.2017 № 14-2/ООГ-245, от 15.04.2016 № 17-3/ООГ-378, от 15.04.2016 № 17-3/ООГ-578).

Что касается непосредственных контактов с руководством, то их необходимо прямо обговорить в тексте соглашения о переводе сотрудника на дистанционную работу. Если в трудовом договоре/дополнительном соглашении о дистанционной работе не указано, что дистанционный сотрудник обязан в определенные дни присутствовать в офисе по месту нахождения работодателя, в офис он являться не обязан.

При этом работодатель, не закрепивший данные условия в трудовом договоре, не вправе будет уволить работника за прогул или за систематическое непоявление по месту нахождения работодателя (определение Верховного суд РФ от 16.09.2019 № 5-КГ19-106).

Более того, вызов дистанционного работника в офис работодателя будет считаться служебной командировкой, и, если из офиса работник не имеет возможности ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, ему необходимо будет выплачивать суточные (письмо Минтруда от 09.06.2017 № 14-2/ООГ-4733).

Понятно, что в новых условиях профилактики инфекции дистанционная работа обусловлена лишь заботой о здоровье и безопасности сотрудников и вряд ли работодатель станет требовать появляться в офисе, если сам объявил карантин.

Охрана труда дистанционных сотрудников

Перевод сотрудника на удаленку не исчерпывается заключением с ним соглашения о дистанционной работе. Следует помнить, что на удаленных сотрудников распространяются такие же права и гарантии соблюдения этих прав, что и на всех прочих работников. В частности, им со стороны работодателя должны обеспечиваться безопасные условия труда.

  • расследовать и вести обязательный учет несчастных случаев и профессиональных заболеваний;
  • выполнять предписания проверяющих должностных лиц, обнаруживших нарушения прав дистанционных работников;
  • осуществлять обязательное социальное страхование дистанционных работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
  • осуществлять ознакомление дистанционных работников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.

Другие обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда на дистанционных работников не распространяются. В частности, в отношении дистанционных работников работодатель не обязан:

  • проводить специальную оценку условий труда (СОУТ);
  • проводить обязательные медосмотры и психиатрические освидетельствования;
  • приобретать и выдавать за свой счет средства индивидуальной защиты;
  • обеспечивать режим труда и отдыха;
  • проводить инструктаж по охране труда, стажировку и проверку знаний требований охраны труда и так далее.

Таким образом, при наличии обоюдного согласия работодателя и сотрудника перевести его на удаленную работу не составляет большого труда.

При этом, во время текущей эпидемии коронавируса работодатель получает возможность уберечь своих работников от вирусной опасности и сэкономить значительные средства на обеспечении охраны труда, а работник – возможность более эффективно планировать свое рабочее время и снизить до минимума вероятность заражения.

Пропишите в дополнительном соглашении о переводе работника на дистанционную работу во время карантина, как будете давать ему задания и как он будет информировать вас о ходе их выполнения. Добавить эти условия в допсоглашение рекомендовал и Роструд (Информация Роструда).

Например, можно сделать так: вы направляете работнику по электронной почте план работы на неделю, а он в конце рабочей недели сдает вам отчет о выполнении этого плана. Либо, если ввиду особенностей работы планирование даже на неделю затруднительно, можете предусмотреть ежедневную постановку задач в начале рабочего дня и отчет работника о выполнении в конце рабочего дня.

Это позволит не только контролировать выполнение задания, но и вести учет рабочего времени работника, как того требует ч. 4 ст. 91 ТК РФ.

В госорганах, органах местного самоуправления, госкорпорациях и других организациях с участием РФ рабочий процесс следует организовать с учетом Методических рекомендаций Минтруда России. В частности, госорганам рекомендовано издать правовой акт, в котором будут закреплены порядок организации дистанционной службы, форма заявления госслужащего о согласии работать дистанционно, перечень должностей госслужащих, которые могут работать дистанционно, организационно-технические вопросы, связанные с такой работой, и др. По соглашению сторон условия дистанционной службы можно отразить в допсоглашении к служебному контракту (Письмо Минтруда России от 18.03.2020 N 19-0/10/П-2382).

Советуем прописать в дополнительном соглашении его график работы, даже если он не будет отличаться от прежнего. Если не пропишете, есть риск, что возникнет недопонимание с работником. Он может посчитать, что вправе сам выбрать график, работая дистанционно.

Укажите, в частности, продолжительность рабочей недели и ежедневной работы, чередование рабочих и выходных дней, время начала и окончания работы, перерывы в течение рабочего дня (ч. 2 ст. 57, ст. 72, ч. 1 ст. 100 ТК РФ). Советуем прописать подробно режим работы, даже если ранее в трудовом договоре была только ссылка на правила внутреннего трудового распорядка и режим работы не изменился. Так работнику удобнее.

Также напомним — вы можете согласовать с работником, что в период удаленной работы он будет работать неполный рабочий день и (или) неполную рабочую неделю (например, если ему сложно по семейным обстоятельствам работать полное время на дому). Такие изменения необходимо зафиксировать в допсоглашении (ч. 2 ст. 57, ст. 72, ч. 1 — 3 ст. 93, ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ).

Если работник продолжает трудиться дистанционно то же количество времени и выполняет тот же объем работы, что и раньше, снижать ему заработную плату нельзя (п. п. 15, 21 Приложения к Письму Роструда от 09.04.2020 N 0147-03-5, Информация Роструда). Исключение — случай, когда изменяется режим работы. Например, вы договорились, что из-за обучения детей на дому работник будет трудиться на 0,5 ставки до нормализации ситуации в стране.

В остальном перевод работника на дистанционный труд не является основанием для снижения ему заработной платы (включая установленные стимулирующие и компенсационные выплаты) (ч. 2 ст. 9, ч. 1 ст. 129, ст. 132, ч. 1, 2 ст. 135 ТК РФ, п. 14 Приложения к Письму Роструда от 09.04.2020 N 0147-03-5). Законом это не предусмотрено и может повлечь для вас, в частности, административную ответственность по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ (так, штраф для организации составляет от 30 000 до 50 000 руб.).

Если согласовали с работником, например, работу на условиях неполного рабочего времени, то оплату в допсоглашении уточните. Вам нужно будет оплачивать его труд пропорционально отработанному времени или в зависимости от выполненного объема работ. Пропишите это подробно. Это следует, в частности, из абз. 5 ч. 2 ст. 57, ст. 72, ч. 1 — 3 ст. 93 ТК РФ.

Срок, на который переводите работника на дистанционную работу в период карантина, можете прописать в допсоглашении как конкретной датой, так и, например, указать, что переводите на период введения карантинных мер в вашем регионе (до особого распоряжения, например, главы вашего города). Учтите, если не пропишете срок — значит, переводите работника на дистанционную работу на постоянной основе.

Также предусмотрите порядок отзыва (в частности срок уведомления, особенности оформления), если дистанционную работу нужно будет прекратить раньше обозначенного срока.

Советуем также, помимо условий, о которых сказали выше, включить в дополнительное соглашение о переводе работника на дистанционную работу в период карантина, в частности, следующие условия:

  • адрес, по которому он будет работать и по которому вы будете направлять ему при необходимости корреспонденцию;
  • контактную информацию: номер мобильного и домашнего (если есть) телефона, номер телефона иного контактного лица (например, родственника вашего работника) для экстренной связи; адрес электронной почты работника (если у работника есть два разных адреса — желательно указать оба на случай, если с одним из них возникнут проблемы). Это необходимо, чтобы поддерживать бесперебойную связь с работником в любой экстренной ситуации, например, если временно нет Интернета, сломался компьютер (ноутбук), работник потерял мобильный телефон;
  • порядок обмена документами на период карантина — например, при направлении заявлений об отпусках, листков нетрудоспособности в отдел кадров. Можете, например, предусмотреть такой вариант — передавать сканы или фото таких документов по электронной почте, а оригиналы — сохранять и представить по окончании карантина, по возвращении на работу в офис.

Вы можете включить в дополнительное соглашение и иные условия, которые посчитаете необходимыми. Например, если договоритесь с работником о том, что он будет работать на условиях неполного рабочего времени, то пропишите изменения в режиме работы и условиях оплаты (абз. 5, 6 ч. 2 ст. 57, ст. 72, ч. 1 — 3 ст. 93 ТК РФ).

Составьте дополнительное соглашение к трудовому договору в произвольной форме (нормативной нет). Оформите его в двух экземплярах (один — вам, другой — работнику), каждый из них подписываете вы и работник. На вашем экземпляре он должен поставить подпись, что получил свой. Такие правила применяются при заключении трудового договора. Применяйте их и к дополнительному соглашению, поскольку оно является неотъемлемой частью трудового договора (ч. 3 ст. 57, ч. 1 ст. 67, ст. 72 ТК РФ).

Если работник уже находится на карантине (в самоизоляции), в частности, из-за возвращения из страны с неблагоприятной эпидемиологической ситуацией, и у него нет возможности прийти в офис, на почту, общаться с курьером, не оформлена усиленная квалифицированная электронная подпись, полагаем, учитывая форс-мажорную ситуацию, вы можете все договоренности зафиксировать обычной электронной перепиской. Но вести ее рекомендуем с участием свидетелей, то есть направлять работнику документ, ставя в копию, например, его непосредственного руководителя, руководителя отдела кадров. Когда работник выйдет из карантина (самоизоляции) — подпишите с ним все необходимые документы.

Как следует из разъяснения Минтруда России, переход на удаленный режим работы может быть зафиксирован путем электронного обмена документами, а в дальнейшем при необходимости оформлен в установленном порядке. Разъяснение дано в отношении Указа Президента РФ от 25.03.2020 N 206, но полагаем, что оно применимо в течение всего периода нерабочих дней, в том числе установленных Указами Президента РФ от 02.04.2020 N 239 и от 28.04.2020 N 294.

Роструд тоже отметил, что переход на удаленный режим работы может оформляться путем обмена электронными образами документов с последующим их оформлением в установленном порядке при необходимости (Информация Роструда).

За некорректное оформление дополнительного соглашения к трудовому договору о переводе на дистанционную работу во время карантина есть риск привлечения к административной ответственности по ч. 4, 5 ст. 5.27 КоАП РФ. В частности, если не пропишете, что работа, которую будет выполнять работник, является дистанционной.

Кроме того, если вы некорректно пропишете условия дистанционной работы, то не сможете привлечь работника к ответственности за невыполнение должностных обязанностей.

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс

Перевод сотрудников на удалённую работу на время действия ограничений, вызванных пандемией, — единственный для многих работодателей способ не допустить простоя и убытков. Рассказываем, как соблюсти все формальности и при этом обеспечить безопасную информационную среду для эффективной работы.

Перевод сотрудников на удалённую работу на время действия ограничений, вызванных пандемией, — единственный для многих работодателей способ не допустить простоя и убытков. Рассказываем, как соблюсти все формальности и при этом обеспечить безопасную информационную среду для эффективной работы.

Возможность использования труда удалённых сотрудников появилась еще в 2013 году. Специальное нормативное регулирование такого формата трудовых отношений предусмотрено Главой 49.1 ТК РФ.

Юридические аспекты перехода на удалённую работу

Возможность использования труда удалённых сотрудников появилась еще в 2013 году. Специальное нормативное регулирование такого формата трудовых отношений предусмотрено Главой 49.1 ТК РФ .

В чём специфика:

Сейчас у работодателей есть возможность найма удалённых сотрудников. В этом случае необходимо заключить трудовой договор о дистанционной работе. Но кроме этого есть возможность перевода действующих сотрудников на удалённый режим работы. В этом случае нет нужды заключать новый трудовой договор, но потребуется грамотно оформить изменения в правоотношениях.

Что нужно учесть:

  1. Решение о переводе сотрудника на удалённую работу — взаимное решение двух сторон. Работник не может потребовать перевода, если работодатель против. Так же и работодатель обязан согласовать вопрос с конкретным сотрудником. Если он против, перевод невозможен.
  2. Если все стороны согласны, достаточно внести изменения в действующий трудовой договор или подписать дополнительное соглашение к нему. В любом случае предварительно работодатель должен издать соответствующий приказ о переводе сотрудника на удалёнку.
  3. Перевод на дистанционную работу может носить как временный, так и постоянный характер — это нужно отразить в приказе и изменённых условиях трудового договора.
  4. При подготовке изменений в условия трудового договора или допсоглашения к нему рекомендуется придерживаться правил заключения трудового договора о дистанционной работе (ст. 312.2 ТК РФ).
  5. Сведения об удалённом режиме работы ТК РФ разрешает не вносить в трудовую книжку, но только если это обоюдное решение сторон.
  6. На удалённых сотрудников распространяются все права и гарантии их соблюдения, предусмотренные трудовым законодательством, поэтому какие-либо отхождения недопустимы.

Первые шаги по переводу сотрудников на удалёнку

Чтобы быстро решить все формальности и технические вопросы, важно сразу определиться:

  1. Кто именно из сотрудников будет переведён на удаленную работу — отдельные работники, одно или несколько подразделений или весь офис.
  2. По какому графику, в каком режиме будет осуществляться работа (рабочее время, часы отдыха, выходные дни).
  3. Какие технические средства, оборудование и программное обеспечение будут использоваться удалёнными сотрудниками. Возможно ли использование личных устройств и программного обеспечения или нужно обеспечить работников необходимой программно-технической базой. Речь идет не только о функциональности и производительности, но и об информационной безопасности. Последнее особенно важно, когда требуется избежать утечек информации, предотвратить несанкционированный доступ к корпоративным информационным базам, сетям и системам.
  4. Требуется ли оформление удалённым сотрудникам сертификата усиленной квалифицированной электронной подписи и в каком порядке будет решена эта задача.
  5. Кто конкретно будет отвечать за техническое обеспечение и обеспечение информационной безопасности, а также за юридическое оформление перевода на удалённый режим работы.

Основная нагрузка ляжет на IT-службу и кадровое подразделение. Поэтому их целесообразно сразу же привлечь для подготовки плана действий. Крайне нежелательно использовать личные технические ресурсы сотрудников — домашние компьютеры и установленные на них программы. В идеале нужно продумать организацию виртуального рабочего офиса нужной функциональности и высокого уровня информационной безопасности.

Приказ о переводе на дистанционную работу и трудовой договор

Оформление этих документов — основная часть юридической работы по переводу сотрудника на удалёнку.

Первично издается приказ. Предполагается, что согласие сотрудника на перевод уже получено. Согласие сотрудника лучше оформить письменно. Как вариант, в приказе делается отметка не только об ознакомлении работника, но и о его согласии на удалённый режим работы.

Возможны два варианта перевода на дистанционную работу:

  1. Меняется только режим работы — сотрудник переводится на удалёнку с сохранением всех прочих условий.
  2. Меняется не только режим работы, но и некоторые другие условия (должность, оклад/ставка, структурное подразделение и т.п.).

В первом случае достаточно подготовить приказ в свободной форме, указав:

  • дату и место издания приказа, его регистрационный номер;
  • суть изменения — перевод на дистанционную работу;
  • дату начала дистанционной работы;
  • сохранение всех прочих действующих условий трудового договора;
  • необходимые поручения для кадровой службы.

Если меняется не только формат работы, но и другие её условия, для подготовки приказа используется унифицированная форма Т-5 — о переводе сотрудника на другую работу. Форму придется немного доработать — дополнить полем, где указать на дистанционный формат работы.

В зависимости от планируемых изменений вносятся изменения и в трудовой договор. В большинстве случаев практикуется подписание дополнительного соглашения, которое отражает новые условия работы.

В соглашении нужно указать:

  • новый режим работы и его сроки;
  • режим труда и время отдыха (если не указать, работник вправе сам определять эти параметры);
  • размер оплаты труда (сохраняется, изменяется, если изменяется, то каким образом);
  • порядок электронного обмена служебными, другими документами и сведениями;
  • порядок обеспечения сотрудника оборудованием, устройствами, программным обеспечением и прочими средствами, необходимыми для выполнения трудовых функций;
  • порядок определения размера и выплат работнику компенсации за использование частных ресурсов (электроэнергия, связь, интернет и другие) в рабочих целях;
  • порядок обеспечения сотруднику безопасных условий работы и охраны труда;
  • порядок (правила, формы, сроки) контроля со стороны работодателя за работником, выполнением им трудовых функций, решением задач и т.п.

Если меняются другие условия, помимо режима работы, они также должны быть отражены в дополнительном соглашении. Аналогично решается вопрос и с дополнительными условиями дистанционной работы, которые работодатель хочет предусмотреть.

Организационные и технические моменты дистанционной работы

С организационной и технической стороны, возможно построение разных моделей дистанционной работы.

  • специфика деятельности компании;
  • количество сотрудников на дистанционной работе, их функции;
  • рабочие процессы, которые переводятся на удалёнку и которые остаются прежними;
  • используемые информационные системы;
  • организация документооборота, в том числе ЭДО;
  • организация взаимодействия дистанционных и офисных сотрудников;
  • необходимые средства и способы контроля сотрудников;
  • необходимый уровень информационной безопасности;
  • допустимые затраты на построение эффективной и безопасной работы;
  • другие особенности.

Ошибочно отталкиваться только от возможных расходов на организацию удалённой работы. Такой подход, как правило, ведет к приобретению готовых продуктов и решений, которые преимущественно рассчитаны на быстрое и дешёвое внедрение при базовом (минимальном) наборе средств защиты. Ошибкой будет и использование личных ресурсов сотрудников: домашнего компьютера, смартфонов и планшетов, установленного на них стандартного программного обеспечения, в том числе антивирусного, а также личной электронной почты. Такой домашний офис, как правило, очень слабо защищён от взлома, а порой и вовсе не защищён.

Что важно предусмотреть:

  1. Основной защищённый канал связи, единый для всех сотрудников.
  2. Запасной защищённый канал связи на экстренный случай.
  3. Защищённый канал связи между сотрудниками (подразделениями) и контрагентами (заказчиками, покупателями и т.д.).
  4. Оформление сертификата усиленной квалифицированной подписи для удалённых сотрудников, которые участвуют в юридически значимом электронном документообороте.
  5. Систему электронного документооборота и оперативного обмена информацией.
  6. Корпоративную (деловую) почту.
  7. Техническую поддержку для всей системы удалённой работы.

У каждого дистанционного сотрудника должно быть удалённое рабочее место (удалённый рабочий компьютер) — функциональное и безопасное, при этом интегрированное в единую корпоративную систему.

К сожалению, сегодняшняя ситуация с изоляцией и необходимостью быстро перестраивать процессы, делая их удалёнными, означает не только развитие бизнеса в части IT-решений и распределённых сервисов. Это ещё и время расцвета спекуляций и всевозможных нарушений и посягательств на личную и корпоративную информацию. При использовании систем удалённого доступа мы часто не задумываемся о том, что, помимо очевидных плюсов, от них также исходит немалая опасность. Слабый уровень защиты трафика, расположение данных для доступа к важной информации предприятия на заграничных или незащищённых серверах, а также ряд других уязвимостей — неотъемлемая часть бесплатных и максимально открытых систем групповой и удалённой работы.

В системе развернуты комплексы мониторинга и отслеживания событий, инцидентов информационной безопасности. Над обеспечением реальной безопасности трудится команда профессионалов в области ИБ-аналитики. При взаимодействии с абонентами в ходе продажи и передачи средств информационной безопасности и оказании услуги мы выдерживаем ряд строжайших требований и рекомендаций надзорных органов, а также применяем лучшие практики в отрасли.

Для организации общего рабочего пространства мы защищаем каналы связи между домашними и рабочими станциями, серверами и сервисами компании и удалёнными сотрудниками. В настоящее время построить защищённую сеть с доступом к корпоративным ресурсам можно быстро и по выгодной цене.

Для использования сервисов и площадок разных назначений мы предоставляем гибкие услуги удостоверяющего центра с удалённой идентификацией, доставкой ключевой информации и возможностью удалённого продления сертификатов электронной подписи.

Для непрерывного функционирования предприятия любого типа и масштаба мы предлагаем сервисы электронного документооборота, доступные из любой точки мира через интернет:

отправляйте любые документы внутри предприятия, а также контрагентам по выгодным тарифам с системой ViPNet ЭДО Документ — сервисом электронного документооборота с лёгким и быстрым веб-клиентом для работы с документами. Подключить систему можно бесплатно при помощи любой действующей электронной подписи;

создавайте, проверяйте и отправляйте все виды отчётности в государственные органы в ViPNet ЭДО Отчет — системе электронной отчётности с удобным приложением для Windows, ролевой моделью и возможностью удалённой работы. Система поддерживает все популярные формы отчётности, а также специальные формы больничных, которые используются при карантине.

Ухудшение в 2020 году ситуации с коронавирусом в России заставило Минтруд и депутатов Госдумы оперативно подготовить пакет поправок в трудовое законодательство, которые бы в полной мере регулировали правовое положение работников на удалёнке. В связи с этим, в конце ноября 2020 года Госдума приняла Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ об удалённой и дистанционной работе – с соответствующими изменениями и дополнениями в ТК РФ с 2021 года. В этой статье рассматриваем новые положения Трудового кодекса для удалённых сотрудников и их работодателей, а также какие особенности дистанционной работы они закрепили.

Содержание Закона-2020 об удалённой работе

Рассматриваемый Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ внёс изменения в Трудовой кодекс РФ, которые регулируют 2 основных вопроса:

  • дистанционная (удаленная) работа;
  • временный перевод сотрудника на такую работу по инициативе работодателя в исключительных случаях.

Поэтому вот как поправили ТК РФ:

Статья 312.2 – особенности заключения трудового договора и доп. соглашения к нему, предусматривающих выполнение работником трудовой функции дистанционно

Статья 312.3 – особенности порядка взаимодействия дистанционного работника и работодателя

Статья 312.4 – особенности режима рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника

Статья 312.7 – особенности охраны труда дистанционных работников

Статья 312.8 – дополнительные основания прекращения трудового договора с дистанционным работником

Далее разберём каждую из этих позиций.

Также отметим, что рассматриваемый закон вступает в силу с 1 января 2021 года. То есть, сразу все положения.

Общие положения об удалёнке в ТК РФ с 2021 года

Понятие

Дистанционная (удаленная) работа – это выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения:

  • работодателя;
  • его филиала, представительства;
  • иного обособленного структурного подразделения (вкл. расположенные в другой местности);
  • стационарного рабочего места;
  • территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.

Обязательное условие – использование информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе Интернета, и сетей связи общего пользования для:

  • выполнения данной трудовой функции;
  • взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением.

Виды удалёнки

Трудовым договором или допсоглашением к нему можно предусматривать выполнение трудовой функции дистанционно на:

  • постоянной основе – в течение срока действия трудового договора;
  • временно – непрерывно в течение определенного трудовым договором или допсоглашением срока, не превышающего 6 месяцев;
  • периодически – при условии чередования периодов выполнения трудовой функции дистанционно и на стационарном рабочем месте.

В итоге, дистанционный сотрудник это:

  • заключивший трудовой договор или дополнительное соглашение к нему;
  • выполняющий трудовую функцию дистанционно в соответствии с локальным нормативным актом работодателя о временном переводе (ст. 312.9 ТК РФ – по инициативе работодателя в исключительных случаях).

На дистанционных работников в период выполнения ими трудовой функции удалённо распространяется действие трудового законодательства и иных актов трудового права с учетом особенностей, установленных гл. 49.1 ТК РФ.

Особенности заключения трудового договора и допсоглашения о дистанционной работе с 2021 года

Их можно заключить путем обмена электронными документами. Порядок предусмотрен ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ (см. далее).

При заключении трудового договора путем обмена электронными документами остальные необходимые для трудоустройства документы (ст. 65 ТК РФ) можно предъявить в форме электронных документов, если иное не предусмотрено законодательством РФ.

По требованию работодателя нужно представить ему нотариально заверенные копии указанных документов на бумажном носителе.

Особенность: при заключении трудового договора путем обмена электронными документами лицом, впервые заключающим его, он самостоятельно получает от ПФР документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета. В том числе электронный.

Еще особенность: ознакомить с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными актами работодателя по труду, коллективным договором (ч. 3 ст. 68 ТК РФ) можно путем обмена электронными документами.

Как работодателю и сотруднику взаимодействовать при удалёнке

В случае обмена электронными документами нужна усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная работника при:

  • заключении в электронном виде трудовых договоров, допсоглашений к ним, договоров о материальной ответственности, ученических договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
  • внесении изменений в эти договоры (допсоглашения);
  • их расторжении.

В иных случаях достаточно обмена электронными документами с использованием других видов электронной подписи. Или вообще в иной форме, предусмотренной:

  • коллективным договором;
  • локальным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации;
  • трудовым договором,
  • дополнительным соглашением к договору.

До 2021 года сторонам трудового договора приходилось использовать усиленные квалифицированные электронные подписи при обмене любыми электронными документами.

Нужно обеспечить фиксацию факта получения работником и/или работодателем документов в электронном виде.

При обмене электронными документами каждая из сторон обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения основного электронного документа от другой стороны. Срок должен быть установлен:

  • коллективным договором;
  • локальным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации;
  • трудовым договором,
  • дополнительным соглашением к договору.

При взаимодействии в иной форме подтверждение действий, связанных с предоставлением друг другу информации, должно происходить в порядке, определенном:

  • коллективным договором;
  • локальным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации;
  • трудовым договором,
  • дополнительным соглашением к договору.

С непосредственно связанными с трудовой деятельностью дистанционного работника локальными актами, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами, в отношении которых трудовым законодательством предусмотрено их оформление на бумажном носителе и/или ознакомление с ними работника в письменной форме, в том числе под роспись, дистанционный работник должен быть ознакомлен одним из 3-х способов:

  • в письменной форме, в т. ч. под роспись;
  • путем обмена электронными документами;
  • в иной форме, предусмотренной колл. договором, локальным актом, принятым с учетом мнения профсоюза, трудовым договором, допсоглашением к нему.

Если по ТК РФ работник вправе или обязан обратиться к работодателю с заявлением, предоставить работодателю объяснения либо другую информацию, он делает это:

  • в форме электронного документа;
  • в иной форме, предусмотренной колл. договором, локальным актом, принятым с учетом мнения профсоюза, трудовым договором, допсоглашением к нему.
  • на бумаге (по почте заказным письмом с уведомлением);
  • в форме электронного документа, если это указано в заявлении работника.

Для оплаты больничных, в т. ч. декрета дистанционный работник действует одним из 2-х способов:

  • направляет работодателю оригиналы документов – по почте заказным письмом с уведомлением;
  • даёт сведения о серии и номере электронного листка нетрудоспособности (если медорганизация и работодатель – участники системы информационного взаимодействия по ЭЛН.

Порядок взаимодействия, в том числе в связи с выполнением трудовой функции дистанционно, передачей результатов работы и отчетов о выполненной работе по запросам работодателя, устанавливает:

  • коллективный договор;
  • локальный акт, принятый с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации;
  • трудовой договор,
  • допсоглашение к договору.

Режим работы и отдыха дистанционно

Коллективный договор, локальный акт, принятый с учетом мнения первичной профсоюзной организации, трудовой договор, допсоглашение могут определять:

  • режим рабочего времени дистанционного работника;
  • при временной дистанционной работе также – продолжительность и/или периодичность выполнения трудовой функции дистанционно.

Если иное не предусмотрено перечисленными документами, режим рабочего времени дистанционный работник устанавливает себе сам.

Указанные документы могут определять условия и порядок:

  • вызова работодателем дистанционного работника, выполняющего дистанционную работу временно, для выполнения им трудовой функции на стационарном рабочем месте;
  • выхода такого работника по своей инициативе (кроме случаев, предусмотренных ст. 312.9 ТК РФ) для выполнения им трудовой функции на стационарном рабочем месте.

Порядок предоставления дистанционному работнику на постоянке ежегодного оплачиваемого и иных видов отпусков определяет коллективный договор, локальный акт, принятым с учетом мнения выборного органа первичного профсоюза, трудовой договор в соответствии с общими правилами.

Предоставление ежегодного оплачиваемого и иных видов отпусков дистанционному работнику, выполняющему такому работу временно, происходит в общем порядке гл. 19 ТК РФ.

Оплата труда: что гарантирует государство

С 2021 года статьей 312.5 ТК РФ установлена важная дополнительная гарантия по оплате труда дистанционного работника. Она заключается в том, что выполнение трудовой функции дистанционно не может быть основанием для снижения заработной платы.

Организация труда на удалёнке

Согласно новой ст. 312.6 ТК РФ, работодатель обеспечивает дистанционного сотрудника необходимыми для выполнения им трудовой функции:

  • оборудованием;
  • программно-техническими средствами;
  • средствами защиты информации;
  • иными средствами.

Дистанционный работник вправе с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать свои или арендованные девайсы и ПО. При этом работодатель одновременно:

  • выплачивает ему компенсацию за их использование;
  • возмещает расходы, связанные с их использованием.

Порядок, сроки и размеры определяют коллективный договор, локальный акт, принятым с учетом мнения профсоюза, трудовой договор, допсоглашение к нему.

В случае направления дистанционного работника для выполнения служебного поручения в другую местность (на другую территорию), отличную от выполнения трудовой функции, на него распространяются правила о командировках (сохранение места, средний заработок, возмещение расходов – ст. 166-168 ТК РФ).

Охрана труда дистанционных работников

Для обеспечения безопасных условий труда и охраны труда дистанционных работников в период выполнения ими трудовой функции дистанционно работодатель исполняет обязанности, предусмотренные абзацами 17, 20 и 21 части второй ст. 212 ТК РФ. Это:

  • расследование и учет несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;
  • выполнение предписаний должностных лиц Роструда (ГИТ) и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, других федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих государственный контроль (надзор) в установленной сфере деятельности, и рассмотрение представлений органов общественного контроля в установленные законом сроки;
  • обязательное соцстрахование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (страховые взносы в ФСС на травматизм).

Также работодатель обязан знакомить дистанционных работников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными им.

  • коллективным договором;
  • локальным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации;
  • трудовым договором,
  • дополнительным соглашением к договору.

Доп. основания для увольнения удалёнщика с 2021 года

Это регулирует новая ст. 312.8 ТК РФ. По ней, на дистанционного работника распространяются общие основания расторжения трудового договора (ст. 77 ТК РФ и др.). Но законодатели всё-таки добавили ещё одно – по инициативе работодателя. Звучит оно так:

“… если в период выполнения трудовой функции дистанционно работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по вопросам, связанным с выполнением трудовой функции, более 2-х рабочих дней подряд со дня поступления соответствующего запроса работодателя (за исключением случая, если более длительный срок для взаимодействия с работодателем не установлен порядком взаимодействия работодателя и работника, предусмотренным ч. 9 ст. 312.3 ТК РФ).”

С постоянным дистанционщиком трудовой договор также может быть прекращен в случае изменения им местности выполнения трудовой функции, если это влечет невозможность исполнения обязанностей на прежних условиях.

Отметим также, что у работодателя нет права закреплять в трудовом договоре свои основания увольнения работника на удалёнке (хотя изначально такая норма была в законопроекте).

Временный принудительный перевод на удалёнку по решению работодателя с 2021 года

Порядок временного перевода на дистанционную работу по инициативе работодателя (это возможно в исключительных случаях) регулирует новая ст. 312.9 ТК РФ.

Такое возможно в случае:

  • катастрофы природного или техногенного характера;
  • аварии на производстве;
  • несчастного случая на производстве;
  • пожара, наводнения, землетрясения, эпидемии или эпизоотии;
  • любых исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части.

Срок такого перевода должен быть равен периоду наличия указанных обстоятельств (случаев).

Но также временный перевод на удалёнку по инициативе работодателя возможен в случае принятия соответствующего решения органом госвласти и/или органом местного самоуправления. Например, как это сделал в 2020 году мэр Москвы С. Собянин, обязав работодателей перевести минимум 30% штатных сотрудников на удалённую работу.

При этом работодатель должен обеспечить работника необходимыми для выполнения трудовой функции дистанционно:

  • оборудованием;
  • программно-техническими средствами;
  • средствами защиты информации;
  • иными средствами.

Но есть второй вариант. Возместить такому работнику 3 вида расходов:

  • компенсацию за их использование (своих или арендованных);
  • затраты, связанные с их использованием;
  • другие расходы, связанные с выполнением трудовой функции дистанционно.

При необходимости работодатель должен обучить работе с оборудованием и ПО, которые рекомендовал или предоставил.

Работодатель с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации должен принять локальный акт о временном переводе на дистанционную работу. В нём нужно отразить:

Работник должен быть ознакомлен с указанным локальным актом способом, позволяющим достоверно подтвердить его получение работником.

При временном переводе на дистанционную работу по инициативе работодателя внесение изменений в трудовой договор с работником не требуется.

По окончании срока перевода работодатель обязан предоставить сотруднику прежнюю работу, предусмотренную трудовым договором, а работник обязан приступить к ее выполнению.

Важно, что на период временного перевода на работника распространяются гарантии, предусмотренные для дистанционного работника (см. выше). Включая:

  • охрану труда;
  • обеспечение за счет работодателя необходимыми оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами;
  • выплату компенсации за использование работником своего или арендованного оборудования, ПО;
  • возмещение работнику других расходов, связанных с выполнением дистанционной работы.

Но бывает так, что:

  • специфика работы на стационарном рабочем месте не позволяет временно перевести на дистанционную работу;
  • работодатель не может обеспечить работника необходимыми для выполнения трудовой функции дистанционно оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами.

Тогда время, в течение которого работник не выполняет свою трудовую функцию, считается временем простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника. Его оплачивают как не менее 2/3 тарифной ставки (оклада) пропорционально времени простоя (ч. 2 ст. 157 ТК РФ). Хотя больший размер оплаты может быть предусмотрен:

Читайте также: