Есть ли трудовая книжка в украине

Обновлено: 28.05.2024

Эксперты отмечают, что без соответствующей подготовки к отказу от бумажных трудовых книжек, процесс может прибавить проблем как работодателям, так и их сотрудникам.

В Украине снова обсуждают отказ от бумажных трудовых книжек

На прошлой неделе Министр Кабинета министров Дмитрий Дубилет сообщил о том, что правительство планирует уже в этом году отказаться от трудовых книжек при приеме на работу.

По словам Дубилета, хранение трудовой книжки работодателем и соискателем станет необязательным, поскольку все данные о трудовом стаже и так хранятся в реестрах с 2000 года, когда в Пенсионном фонде была создана система персонифицированного учета сведений о физических лицах.

Возникает вопрос: трудовые книжки отменили или нет? По сути - да, поскольку теперь, вместо бумажной книжечки с данными о трудовом стаже, работодатель, в случае необходимости, сможет потребовать от будущего сотрудника электронный документ, в котором будет указано наличие у него стажа. Получить его, как обещает Дубилет, можно будет с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП). По сути, это будут электронные трудовые книжки.

Что же касается тех, чей стаж до 2000 года хранился только в трудовых книжках, то у них появится возможность внести данные о стаже в электронный реестр самостоятельно или попросив об этом работодателя.

При этом, отмечает Дубилет, трудовые книжки в Украине отменят не до конца - полностью отказываться от них заставлять не будут. "Если кто-то все же захочет "коллекционировать" информацию о своем стаже в трудовых книжках, запрещать мы это, конечно, не можем. Можно все так же просить своего работодателя делать в нем записи и ставить штампы", - написал в своем Фейсбуке министр КМУ.

Упрощение для работодателей

Напомним, отказ от трудовых книжек ранее пытались затевать в правительстве Яценюка – в 2015 году это предлагал сделать тогдашний глава Минэкономразвития Айварас Абромавичус. Главной причиной отмены трудовых книжек называли тот факт, что бумажная трудовая – пережиток советского прошлого.

Тогда возглавляемое Абромавичусом ведомство подало в Раду законопроект №3057, которым предлагалось внести изменения в действующий Трудовой кодекс. В частности, из него должны были изъять норму о бумажной трудовой книжке и вместо нее ввести норму, согласно которой учет трудовой деятельности сотрудника осуществлялся бы в электронной форме. Однако до рассмотрения этого законопроекта дело так и не дошло, поскольку он был отозван из парламента.

При этом у работодателя, по словам адвоката Дмитрия Богуславского, появляется ряд преимуществ.

"Плюсом для работодателя является упрощение системы учета и увольнения рабочих. То есть, механизм увольнения остается советским, но при этом не будет обязанности "бегать" за работником, пытаясь отдать ему трудовую. Кроме того, работодатель не будет обязан содержать специально обученного человека, ответственного за сохранность бумажных трудовых книжек", - рассказал нам адвокат. Но в то же время, работодатель не сможет влиять на работников угрозами зафиксировать в трудовой книжке выговор или уволить "по статье", поскольку следующий (потенциальный) работодатель все равно не сможет узнать об этом в случае отсутствия трудовой книжки", - считает Богуславский.

Спешка с отменой навредит работникам

Как указывают эксперты, трудовые книжки Украина может отменить, но, как и в случае с инициативой Абромавичуса, есть опасения, что отмена бумажных трудовых книжек в таком ускоренном темпе может только прибавить проблем сотрудникам предприятий.

"Отмена бумажных трудовых может повторить ситуацию с ID-картами, когда не все могут считывать их и когда людям приходится предоставлять бумажные "выдержки" с пропиской, хотя эта информация заложена в ID-карту и считать ее может даже смартфон соответствующим приложением. Аналогично может произойти и в этой ситуации - вместо упрощения, получим дополнительные "бумажки", - отмечает специалист по трудовому законодательству H L P Group Елена Нечепуренко.

По ее мнению, чтобы этого не произошло, нужно предусмотреть максимально простой способ (а лучше несколько способов) выписки данных о работнике самим работодателем и не нагружать этим работника (кандидата). При этом работник (по желанию) тоже должен иметь возможность для себя получить выписку из реестра.

При этом, для тех сотрудников, кто имеет записи в трудовых книжках до 2000 года, перевод этих данных в электронный вид также может спровоцировать ряд неудобств. Прежде всего, для старшего поколения, которое благодаря записям в трудовых книжках может доказать свой стаж, необходимый для выхода на пенсию (и, соответственно, начисления пенсии).

По словам Валерии Коверко, руководителя корпоративной практики юридической фирмы TEFFI Law Firm, таким сотрудникам нужно будет самостоятельно или по просьбе работодателя вносить информацию в реестр, с чем могут возникать определенные сложности:

"Во-первых, это затраты времени как работодателя, так и работника: время на понимание алгоритма, на предоставление и физическое внесение данных, на проверку и, при наличии, на исправление ошибок. А во-вторых, это касается старшего поколения, которому, в большинстве случаев, не нравится внедрение "новых схем" и методов, особенно, когда речь идет об основаниях начисления им денежных средств".

Для начала надо признать — электронные трудовые книжки не существуют как книжки. Теперь это виртуальный набор данных, но не произвольный, а четко регламентированный законодательством. По сути, электронная трудовая книжка — это составная персональной карточки, которую ведут на застрахованное лицо в соответствующем государственном реестре. То есть сведения о стаже и опыт работы в дальнейшем будут существовать как определенный набор данных в электронном виде. В этом материале мы поговорим обо всех аспектах внедрения и применения электронных трудовых книжек, которые известны нам сегодня.

Как и зачем ввели электронные трудовые книжки

О введении электронных трудовых книжек говорилось уже давно. По правде говоря, на их бумажных коллег давно было много нареканий. Ошибки, описки, невнимательность работодателей, не говоря уже о рисках потерять или повредить, хорошо попортили имидж бумажным трудовым книжкам. С другой стороны, многие опасался перевода их в электронную форму, боясь, что цифровой формат будет ненадежным и драгоценные данные о стаже и местах работы могут быть утрачены. Но пока такие опасения выглядят безосновательными — процедура перевода кадровой информации в электронный формат прописана довольно прозрачно, и переходный период установили большой. Впрочем, давайте по порядку.

Итак, с 10.06.2021 г. все работодатели должны подавать в Реестр застрахованных лиц сведения из бумажных трудовых книжек о трудовой деятельности своих работников. В течение 5-летнего переходного периода разрешено параллельное использование бумажной трудовой книжки и электронной формы сведений о трудовой деятельности.

Как работодатель, так и работник смогут (конечно, при наличии электричества, компьютера и доступа к интернету) иметь доступа к информации о приобретенном работником стаж для назначения выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию. В частности — для вычислений выплат в случае временной потери трудоспособности (больничного).

Одним из главных аргументов в пользу введения электронных трудовых книжек было их использования для назначения пенсии. Теперь электронная трудовая книжка позволит уполномоченным органам, то есть Пенсионному фонду, назначать лицу пенсию автоматически, без необходимости обращения такого лица. Впрочем, за последним сохраняется право выбора для улучшения предложенного Пенсионным фондом расчетного размера. Так указанное лицо может предоставить сведения о получаемой заработной плате за период до 2000 г., т.е. до внедрения персонифицированного учета. Также можно отсрочить свой выход на пенсию, чтобы получить повышение к пенсии на 0,5-0,75% за каждый полный месяц работы после достижения пенсионного возраста.

Есть вопросы по кадровому учету? В LIGA360 найдете более 3 тысяч экспертных разъяснений и алгоритмов действий для работы. Закажите бесплатный тест LIGA360:HR-менеджер прямо сегодня .

Какова дальнейшая судьба бумажных трудовых книжек

Проще говоря, если работник желает, то работодатель должен параллельно с электронным учетом трудовой деятельности также вносить и в бумажную трудовую книжку записи о приеме на работу, переводе и увольнении.

Важное отличие — теперь бумажная трудовая хранится именно у работника (ранее работодатели из числа юридических лиц хранили их у себя в течение всего периода работы работника). Правда не все так однозначно — из-за отсутствия прямого указания в законодательстве часть специалистов считает, что нет оснований для работодателя немедленно отдавать имеющиеся у него бумажные трудовые книжки работникам.

Мы, со своей стороны, советуем поступить осторожно: после исполнения обязанности по переносу сведений в реестр выдать такие книги их владельцам при наличии письменных заявлений работников об этом. Однозначно обязанность по выдаче хранимых трудовых книжек работникам в обязательном порядке возникнет у работодателя после внесения в реестр застрахованных лицах Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования недостающих сведений о трудовой деятельности работников.

Что введение электронной трудовых изменило в приеме на работу и увольнении

При приеме на работу с 10.06.2021 г. новый работник должен предоставить трудовую книжку (при ее наличии) или сведения о трудовой деятельности из Реестра застрахованных лиц. Если это лицо, принимается на работу впервые, то она вправе требовать оформить ей бумажную трудовую книжку. Это по-прежнему следует сделать в течение дней после принятия на работу.

Обратите, пожалуйста, внимание, что изменились и правила относительно действий работодателя касательно работника, который увольняется: в день увольнения необходимо выдать работнику копию приказа (распоряжения) об увольнении, произвести с ним расчет в сроки, указанные в статье 116 КЗоТ, а также по требованию работника внести соответствующие записи об увольнении в трудовую книжку, что сохраняется у работника.

При этом выдать надлежащим образом оформленную трудовую книжку нужно будет тому работнику, который был трудоустроен в 10.06.2021 г., а после этой даты увольняется и в отношении которого не завершена процедура включения в Реестр застрахованных лиц недостающих сведений о трудовой деятельности. Если же сведения уже внесены, то работодатель обязан внести запись об увольнении установленной формы в бумажную трудовую книжку, которая хранится у работника, только по требованию последнего.

Принимаете нового сотрудника на работу? Проверьте информацию о нем в 19 государственных реестрах с сервисом LIGA360.

Как вносят сведения о трудовой деятельности в реестр

Кто же будет вносить сведения в электронную трудовую книжку? Законодатели подошли к этому довольно либерально: сведения о трудовой деятельности могут вносить как само застрахованное лицо, то есть работник, так и работодатель. Делать это следует через веб-портал электронных услуг Пенсионного фонда Украины. Туда должны попасть сканированные или оцифрованные копии предусмотренных законодательством документов (трудовой книжки, справок и т.п.) с обязательным наложением страхователем или застрахованным лицом квалифицированного электронной подписи.

Документы об образовании, о рождении детей, о службе в армии также сканируются и вносятся в электронную трудовую книжку, ведь они влияют на расчет стажа, а соответственно должны быть зафиксированы в Реестре застрахованных лиц.

— необходимо делать скан-копии всех заполненных страниц трудовой книжки в хронологическом порядке;

— скан-копии должны быть четкими (поэтому рекомендуется разрешение сканирования — 300 dpi), отображать все реквизиты документа;

— файл должен быть в формате jpg (если каждую страницу бумажной трудовой сканировать отдельно как JPG-файл) или pdf (если вы сделали полный документ со всеми страницами трудовой книжки);

— размер одного файла не должен превышать 1 Мб.

После заполнения работодателем или гражданином анкеты и прикрепления скан-копий специалисты территориальных органов фонда переводят в цифровой формат. Кроме того, специалисты фонда осуществляют сверку записей трудовой книжки с данными, уже содержатся в персональной карточке Реестр застрахованных лиц. В итоге формируется конечный вариант электронной трудовой книжки. Когда трудовая книжка успешно оцифрована, то данные о периодах работы и имеющийся страховой стаж можно посмотреть в личном кабинете на веб-портале электронных услуг фонда.

Именно длительный, целых пять лет, переходный период должен послужить для включения Пенсионным фондом Украины в реестр застрахованных лицах Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования недостающих сведений о трудовой деятельности работников на основании сведений, представленных страхователем или застрахованным лицом.

Власти уверяют, что сведения электронной трудовой книжки надежно защищены от мошенников и злоумышленников: эти данные аккумулируют в Реестре застрахованных лиц, где имеют соответствующий кибер-защиту.

Как HR-специалисту экономить время? С системой LIGA360: HR-менеджер все ответы для работы найдутся в 2 клика. Персональная лента новостей, экспертные ответы и трудовое законодательство на единой платформе. Детали по ссылке .

Что делать работодателю после 10.06.2021 г.

В отношении работников, находящихся в трудовых отношениях по состоянию на 10.06.2021, работодатель сканирует трудовые книжки и передает в ПФУ. Порядок и очередность такого представления сведений должен был определить ПФУ по согласованию с Минсоцполитики — именно этого требует п. 5 ч. 4 ст. 20 Закона о ЕСВ. Правда, такой нормативный акт еще не вступил в силу, а поэтому пока приходится ориентироваться на обычные разъяснения, которые выдают ПФУ и его органы или Минсоцполитики через новостные публикации на своих сайтах.

Обратите внимание, что если такие сведения подает работодатель, то работник должен предоставить ему согласие на обработку персональных данных. Копию такого согласия также следует переслать в ПФУ.

Перед тем, как работодатель начнет сканировать бумажной трудовые книжки, ему следует убедиться в правильности ее заполнения, в частности относительно первой страницы, а именно — проверить:

— верность указания ФИО и даты рождения работника;

— наличие и подлинность подписи владельца трудовой книжки;

— наличие подписи лица, ответственного за выдачу трудовой книжки, и печати юридического лица, которое внесло первую запись в трудовой.

Также стоит переспросить у работника (работницы) не имело ли место с момента выдачи книги изменение ФИО, а если оно было и это не отражено в трудовой, то следует сделать такую запись. Основанием будет паспорт, свидетельство о браке или свидетельство об изменении фамилии, имени или отчества.

Конечно же, выдача работодателем всех имеющихся у него бумажных трудовых книжек их владельцам не означает, что он сможет почивать на лаврах: в дальнейшем все сведения о трудовой деятельности работников нужно будет вносить в Реестр застрахованных лиц. В Реестр попадают с 10.06.2021 г. все сведения о трудовой деятельности: о приеме на работу, присвоении, изменении, лишение разряда, ранга, класса, звание, категории, стажировки, перевода на другую работу, основания освобождения.

Как работнику самому внести сведения о себе в Реестр

Проверяйте компании, частных предпринимателей и физлиц в LIGA360. Система отобразит официальные данные из госреестров: реквизиты, судебные дела, финансовое и налоговое состояние. Заказывайте LIGA360 сегодня и будьте уверены в своих бизнес-связях.

Как работодателю зарегистрироваться на веб-портале ПФУ

Согласно п. 4 раздела IV Положения № 13-1 регистрация пользователей на веб-портале Пенсионного фонда осуществляется на основании заявлений, составленных по форме согласно приложениям 2, 3 к Положению № 13-1 и представленных в орган ПФУ лично (с предъявлением документов, удостоверяющих лицо) или через уполномоченного представителя (с документами, подтверждающими его полномочия). Для регистрации работодателей-страхователей как пользователей услуг веб-портала обязательно указывают:

— полное наименование юридического лица (страхователя);

— дату государственной регистрации в соответствии с выпиской (выпиской) из Единого госреестра;

— код по ЕГРПОУ (пункт 4 раздела IV Положения № 13-1).

В то же время регистрация на веб-портале лиц, в том числе страхователей, имеющих квалифицированную электронную подпись (КЭП), осуществляется автоматически. На авторизацию пользователя в качестве страхователя по КЭП на веб-портале ПФУ имеют право лица, которым предоставлено право подписи как руководству предприятия, или с помощью квалифицированного электронной печати предприятия.

Понятно, что с уходом бумажных трудовых книжек встанет вопрос о разграничении основного места работы и совместительства. А чтобы его снять законодатели ввели п. 3-1 ч. 2 ст. 16 Закона № 1058. Он предусматривает, что застрахованное лицо должно сообщать страхователю, у которого лицо работает по основному месту работы, об определении лицом такого места работы как основного согласно поданному им заявлению (до ее отзыва).

Еще один распространенный вопрос — нужно ли оцифровать документы об образовании при переводе трудовых книжек в электронную форму? Да, ведь, напомним, что в страховой стаж засчитывается обучение по дневной форме только до 1 января 2004 года. Такие периоды подтверждаются дипломами, удостоверениями, свидетельствами, а также справками, выданные на основании архивных данных. После указанной даты в страховой стаж засчитываются периоды обучения только при условии добровольной уплаты ЕСВ за них.

В завершение возникает логичный вопрос – избавляться ли от бумажной трудовой книжки? Учитывая изменчивость мира, в котором мы живем, делать это не стоит. К тому же, бумажный документ, заполненный и заверенный печатями, еще долго может служить как источником информации, так и доказательством в случае возникновения недоразумений или споров.

Следите за изменениями трудового законодательства? В системе LIGA360: HR-менеджер можно настроить автоматические уведомления для любых НПА и свежих новостей по кадровой теме. Получите тестовый доступ по ссылке .

Уже почти полгода в Украине учет трудовой деятельности работников ведется в электронной форме — 10 июня 2021 года стартовал переход на электронные трудовые книжки. Но до сих пор возникает много проблемных моментов во время практического воплощения этой прогрессивной технологии в жизнь.

Work.ua совместно с Департаментом по вопросам цифрового развития, цифровых трансформаций и цифровизации Пенсионного фонда Украины собрал самые распространенные вопросы работодателей и работников по ведению е-трудовых книжек и дал на них подробные ответы.

и.о. директора Департамента по вопросам цифрового развития, цифровых трансформаций и цифровизации Пенсионного фонда Украины

Что такое электронная трудовая книжка и на каком ресурсе ее можно найти?

Посмотреть имеющуюся информацию о себе, в частности о страховом стаже, можно на портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины в своем личном кабинете.

Чем электронные трудовые книжки лучше бумажных?

Теперь работодатели значительно снизят затраты на ведение бумажного документооборота.
Упрощается доступ к информации о приобретенном стаже работников для назначения выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию.
Электронную книжку невозможно повредить, потерять, фальсифицировать или внести ложные сведения в этот документ.
С е-трудовой книжкой есть возможность назначать пенсию автоматически. Государство будет собирать документы за всю трудовую деятельность работника и информировать о возможности получения пенсии и ее размере.

Кто и каким образом вносит изменения в электронную трудовую книжку?

Сведения о трудовой деятельности может подать работодатель или сам работник. Необходимо загрузить отсканированные копии документов, которые влияют на расчет стажа. Кроме трудовой книжки, это могут быть:

документы о получении образования;
свидетельство о рождении ребенка;
военный билет и т. д.

На все документы должна обязательно быть наложена квалифицированная электронная подпись.

Могут ли одновременно существовать бумажная и электронная трудовые книжки?

После оцифровки оригинал бумажной трудовой книжки передается на хранение работнику. Если работник пожелает, то в бумажную трудовую книжку работодатель и в дальнейшем будет обязан вносить записи о принятии на работу, переводе и увольнении и т. д. параллельно с электронным вариантом трудовой книжки.

В личном кабинете хранится только информация о трудовой деятельности? Какие еще данные там можно посмотреть?

В личном кабинете застрахованного лица на веб-портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины можно посмотреть данные лица из Реестра застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования.

Для пользователей, которые определены в системах Пенсионного фонда Украины как физические лица, при входе с КЭП предоставляются все данные, включая персонифицированные:

фамилия, имя и отчество;
дата рождения;
пол;
данные паспорта;
данные о заработной плате, страховом стаже;
пенсии (для пенсионеров);
электронной трудовой книжке;
данные о периодах временной потери трудоспособности;
документы личности;
отправленные запросы, обращения и информация об их проработке и т. п.

При входе по логину и паролю (без КЭП) для просмотра предоставляются деперсонализированные данные.

К электронной трудовой книжке имеет доступ только работодатель? Может ли работник контролировать, как вносит работодатель в нее записи о принятии на работу, переводе и увольнении, поощрении и наградах за успехи в работе?

Да, в личном кабинете застрахованного на веб-портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины застрахованному лицу предоставлена возможность просматривать всю информацию, имеющуюся в электронной трудовой книжке.

Нужно ли ФЛП делать запись в электронной трудовой книжке?

Конечно, если у ФЛП есть наемные работники, то данные о них нужно вносить. Однако никаких записей в электронной трудовой книжке делать не следует, если речь идет о собственной предпринимательской деятельности.

Каков теперь порядок внесения информации об увольнении работника с должности?

При увольнении работника страхователь должен проверить внесены ли в реестр застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования сведения о:

приеме на работу;
перемещении из одного структурного подразделения в другое или переводе на другую постоянную должность или работу;
о присвоении, изменении или лишении ранга, разряда, класса, звания, категории;
принятии присяги;
стажировках;
обучении;
увольнении и т. д.

Если в реестре этих сведений нет, страхователь обязан внести их через веб-портал электронных услуг Пенсионного фонда Украины. Информацию добавляют в электронной форме, при этом обязательно налагают квалифицированную электронную подпись. И так создают соответствующую электронную запись в электронной трудовой книжке в кабинете страхователя в день увольнения.

С этого года в России внедряются электронные трудовые книжки. В чем их преимущество, каковы риски того, что электронные сведения затеряются, что делать с данными о профессиональных наградах, которые не отражаются в электронной версии "трудовой"? Заместитель руководителя Роструда Иван Шкловец ответил на эти и другие вопросы читателей "РГ - Неделя".

С внедрением электронных трудовых книжек отпадет необходимость поиска в архивах кадровиков. Фото: Владимир Гердо / ТАСС

Иван Иванович, один из распространенных вопросов от читателей "РГ" - в чем преимущество электронной трудовой книжки, что выиграет работник, если выберет ее?

Иван Шкловец: Переход на формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде, или, как мы еще это называем, - электронные трудовые книжки, имеет целый ряд преимуществ. Их можно разделить на две группы: для работодателей и для работников.

Среди преимуществ для работодателей могу выделить следующие: первое - минимизация рисков ошибок при заполнении трудовой книжки. Инспекции труда в ходе проверок выявляют их достаточно много. Второе - исключение риска утраты трудовой книжки. Ее невозможно потерять, она сформирована в Пенсионном фонде России (ПФР). Третье - удобная систематизация сведений, тем более что многие уже пользуются различными кадровыми программами, с помощью которых можно выстроить базу данных и вести ее аккуратно и в удобной форме. Четвертое - снижение издержек на кадровый документооборот. И, наконец, это достаточно высокая степень защиты персональных данных. Базы защищены, передача сведений осуществляется через усиленную квалифицированную электронную цифровую подпись.

Для работников. Кроме минимизации рисков ошибок в трудовых книжках, это, во-первых, удобство получения сведений, в том числе в случаях, когда организация ликвидирована. Порой это является неразрешимой проблемой. При наличии электронной трудовой книжки, даже в случае ликвидации работодателя, работник сможет запросить в ПФР полные сведения о своей трудовой деятельности и получить их.

Данные электронной трудовой книжки надежно защищены Пенсионным фондом России, их утрата и утечка невозможны

Во-вторых, минимизация риска утраты или порчи трудовой книжки.

В-третьих, возможность отслеживания процесса уплаты страховых взносов. Этот процесс станет более удобным при использовании "личного кабинета" на сайте ПФР.

В-четвертых, удобство получения сведений в целях оформления визы, загранпаспорта или кредита в банке. Необходимые сведения можно будет получить через портал госуслуг, многофункциональный центр предоставления услуг, в ПФР или у работодателя. Причем получить их можно будет как в бумажном виде, так и электронном - заверенном усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью.

Уверен, когда работники их реально почувствуют, большинство сделают выбор в их пользу.

Вы упомянули, что у тех, кто выберет электронную трудовую книжку, упростится жизнь в случае ликвидации организации, где человек трудился. Но о тех, кто выберет бумажный документ, работодатель все равно ежемесячно будет передавать всю информацию в ПФР, как и о тех, кто выберет электронный. Означает ли это, что владельцы бумажных книжек в итоге тоже смогут получить электронные данные в случае банкротства работодателя?

Иван Шкловец: Сведения о трудовой деятельности будут формироваться в отношении всех работников, в том числе решивших сохранить трудовую книжку. Вместе с тем предоставляться такие сведения в новом формате будут тем работникам, которые решат перейти на электронные трудовые книжки. Остальные смогут получать копии документов в прежнем формате. Это может стимулировать работников к переходу на электронный формат.

Где гарантии от утечек

А нет ли рисков утечки данных о работниках из ПФР, ведь "утекают" данные даже из крупных банков.

Иван Шкловец: За сохранность сведений о трудовой деятельности работников, об их пенсионных правах, хранящихся в информационных ресурсах ПФР, отвечают органы Пенсионного фонда. За сохранность персональных данных работников отвечают их работодатели.

Сведения, поступившие в ПФР и хранящиеся в их информационных ресурсах, защищены, их утрата невозможна.

Для тех, кто привык к бумаге

Виктория Владимировна Сливкова: Обязательно ли писать заявление о том, что я не желаю в электронном виде вести свою трудовую книжку?

Иван Шкловец: Законом предусмотрено два вида заявления, одно из которых до конца 2020 года подает работник. Работник подает либо заявление о том, что он просит продолжать вести трудовую книжку, либо о том, что он просит предоставлять ему сведения о трудовой деятельности, что означает отказ от ведения бумажной трудовой книжки. Желательно, чтобы до окончания 2020 года работник такой выбор сделал.

Иван Шкловец: Работники, подавшие заявление о предоставлении сведений в электронном виде и получившие трудовые книжки на руки с внесенной в нее соответствующей записью, не смогут вернуть их работодателю для продолжения ведения в бумажном виде. Такой возможности для работника закон не предоставляет. Для работодателя, согласившегося принять обратно трудовую книжку, возникают риски, связанные с признанием записи недействительной, необходимостью изменения кадровых документов, корректировке отчетов в ПФР. В связи с этим целесообразно об этом предупреждать работников заранее.

А передумать в обратную сторону можно? Выбрать бумажную, а через год-два от нее отказаться?

Иван Шкловец: Работник, подавший заявление о продолжении ведения трудовой книжки, может впоследствии подать заявление об отказе ведения трудовой книжки в любое время - в 2021, 2022 и последующих годах.

К примеру, в конце 2020 года к работодателю устраивается новый работник с бумажной трудовой книжкой. Как новому работодателю узнать, отправлялись ли уже по этому работнику предыдущим работодателем сведения о выборе бумажной трудовой книжки или еще нет? Сам работник не помнит, подписывал он заявление или нет.

Иван Шкловец: На всякий случай уведомите его письменно об изменениях законодательства, о праве выбора. И уже после этого ждите от него заявление.

Вопрос от Ольги Таланцевой: Если к новому работодателю приходит устраиваться сотрудник в 2021 году и приносит трудовую книжку, в которой нет записи о том, что он перешел на электронную форму, то работодатель должен вести бумажную книжку? А если сотрудник вообще не подавал на предыдущем месте работы никаких заявлений, то как быть новому работодателю?

Иван Шкловец: Если к вам приходит в 2021 году работник с уже оформленной ранее трудовой книжкой, в которой отсутствует запись о подаче им заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности, последней записью у него должна быть запись о его увольнении. Это означает, что работник либо сохранил трудовую книжку, либо не сделал выбора. В этом случае вы продолжаете вести трудовую книжку до тех пор, пока работник вам не подаст заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

Как быть совместителям

Много вопросов по совместителям. Если человек работает именно по совместительству, он тоже должен выбирать электронную или бумажную трудовую книжку? И что делать с теми, совместительство которых на одном предприятии не прописано в их трудовой книжке?

Иван Шкловец: Давайте разделим на внутренних и внешних совместителей. Что касается внутренних совместителей, там проблем нет. Это один и тот же работник, просто работает по двум трудовым договорам. Поэтому вы ему вручаете только одно уведомление в одном экземпляре и принимаете от него только одно заявление, тоже в одном экземпляре. Не забудьте только, что в отношении внутреннего совместителя отчеты в ПФР подаются отдельно. Совместитель может вам подать только заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Он не может подать заявление о ведении трудовой книжки, на совместителя трудовая книжка не ведется.

Что касается внешних совместителей, их нужно обязательно уведомлять об изменениях законодательства, о праве выбора. Но принимаете от них только заявление о предоставлении сведений в электронном виде. Поскольку в отношении внешних совместителей трудовая книжка не ведется, подать заявление о ведении трудовой книжки он не может.

Куда вписывать награды

Еще один вопрос, который часто встречается. В формах передачи информации в ПФР нет графы, где указываются награды работника за весь его трудовой путь. И что делать с этими наградами? Как передавать информацию о них?

Иван Шкловец: К сожалению, да, новые формы не предусматривают такую опцию, которую мы заносили в бумажную трудовую книжку. Если для работника это очень важно, он подаст заявление сохранить бумажную трудовую книжку, и туда придется все эти награды записывать. Они могут в дальнейшем пригодиться, например, для получения звания "Ветеран труда".

Если человек выбрал электронную книжку, то он сам должен собирать и хранить свои награды - грамоты, благодарности, приказы об их объявлении, чтобы в дальнейшем представить их в соответствующие государственные органы.

Разрешите доложить

Как будет осуществляться ведение электронных трудовых книжек гражданского персонала в воинских частях минобороны? В настоящее время доступ к сети интернет на территориях военных городков в воинских частях запрещен.

Иван Шкловец: Закон разрешает не передавать сведения в Пенсионный фонд России, если речь идет о государственной тайне. Что касается военнослужащих, то минтруд готовит сейчас особый порядок формирования таких сведений. И в ближайшее время он предложит, что с ними делать. Если это обычные вольнонаемные работники в частях, которые заключают трудовые договоры, - все делается в общем порядке.

В каких случаях нужно подождать

Марина, руководитель отдела кадров: Один сотрудник в феврале попросил отдать ему бумажную трудовую книжку. Какую запись в ней мы должны сделать и как быстро ее ему выдать?

Иван Шкловец: Я не рекомендую торопиться, потому что образец такой записи будет внесен в инструкцию по заполнению трудовых книжек, сейчас такие изменения готовятся. Давайте подождем, получим нужную запись, внесем ее в трудовую книжку, чтобы потом не признавать недействительными ранее внесенные записи.

Но если работник настаивает, то Трудовой кодекс предусматривает примерную форму записи, которую можно внести в трудовую книжку, - запись о том, что работником подано заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса. И в четвертой графе трудовой книжки, где основание для внесения записи, вы указываете номер и дату заявления работника. Но я еще раз рекомендую подождать.

Если человек выбрал электронную книжку, то он сам должен собирать и хранить свои награды, чтобы в дальнейшем представить их в соответствующие государственные органы

О чем не пишут в книжках

Владимир Ковалев пишет, что в его бумажной трудовой книжке много записей об официальной, легальной работе. Но в Пенсионном фонде это никак не отражается, ни служба в Советской армии, ни работа на вертолетном заводе им. Камова, ни работа в ТОО "Русский пекарь"…Что делать в такой ситуации?

Иван Шкловец: Трудовая книжка является основным, но не единственным документом, подтверждающим наличие трудового стажа. Это могут быть копии любых кадровых документов, которые так или иначе подтверждают, что вы где-то когда-то работали. Это могут быть и свидетельские показания. Если у вас вообще нет никаких документов, идите с заявлением в суд. Назовите двух свидетелей, которые подтвердят, что вы там трудились. Суд может засчитать вам все эти годы в стаж. Трудовая деятельность по найму, а также служба в ВС должна отражаться в трудовой книжке. Почему эти сведения не вносились в вашу трудовую книжку, следовало адресовать вашим бывшим работодателям. Если у вас сохранились какие-либо документы, подтверждающие вашу прежнюю работу, вы можете обратиться к нынешнему работодателю с заявлением о внесении соответствующих записей. Если вы не работаете, можете обратиться в ПФР.

Является ли кадровым мероприятием присвоение педагогическому работнику квалификационной категории? Форма СЗВ-ТД не позволяет заполнить такое мероприятие.

Иван Шкловец: Почему не позволяет? Туда можно вносить присвоение новой квалификации, разряда, получение второй профессии. Если устанавливается категория, это тоже отражается в отчете.

Отказавшись от перехода на электронную книжку, потом можно передумать - в любой момент. Фото: Никита Митюнин

Иван Иванович, вы сами какую трудовую книжку для себя выбрали? И с чем это связано?

Иван Шкловец: Я отношу себя к категории работников, которые всегда внимательно относились к оформлению трудовых отношений. В Пенсионном фонде у меня есть "личный кабинет", я там всегда все проверяю. Все сведения, хранящиеся в Пенсионном фонде, соответствуют моей деятельности, поэтому я готов буду отказаться от бумажной трудовой книжки.

Читайте также: