Администратор ресторана обязанности и принцип работы

Обновлено: 19.05.2024

Для многих из нас посещение кафе или ресторана — это возможность отдохнуть, пообщаться с друзьями, попробовать блюда, которые сложно или даже нереально приготовить дома. Имея под рукой самые современные плиты и микроволновые печи, мы все равно время от времени стараемся вырваться за пределы собственной квартиры. Полюбившиеся места мы рекомендуем близким, собираем там целые компании и даже отмечаем семейные торжества. Как правило, притягательность таких заведений заключается не в чем-то одном (вкусной еде, стильном интерьере, живой музыке, вежливом обслуживании), а в совокупности целого ряда показателей, которую принято называть атмосферой. За тем, чтобы у всех посетителей было хорошее настроение, должен следить администратор, именно в его обязанности входит задача обеспечить надлежащий сервис.

Администратора ресторана называют еще менеджером, менеджером зала или управляющим. Сложность его профессии заключается в том, что она ориентирована на решение очень многих задач. В разных заведениях характер работы этого специалиста несколько варьируется, но набор обязанностей везде приблизительно одинаковый: контроль за качеством обслуживания в зале, подбор персонала и, в случае необходимости, общение с посетителями для решения конфликтных ситуаций.

Менеджерами кафе или ресторана становятся обычно двумя способами. Часто продвигается тот, кто начинал поваром, официантом или барменом. Человек, накопивший определенный опыт работы и обладающий организаторскими способностями, вполне может управлять коллективом на предприятии общественного питания, контролировать все происходящие процессы, увольнять сотрудников, которые не справляются со своими обязанностями, и подбирать других, следить, чтобы клиенты были довольны, обеспечивать порядок и приятную обстановку в зале. А бывает, претендент не работал прежде в сфере питания, но имеет навык руководства и контроля. Ему тоже под силу освоиться в ресторанном бизнесе, разобравшись в тонкостях и специфике процесса.

Обязанности администратора

Одна из основных функций администратора — прием персонала на работу. Дело это довольно сложное и ответственное. Ведь сфера общественного питания часто привлекает людей недобросовестных, нечистых на руку. Задача управляющего — не допустить, чтобы поведение такого человека испортило репутацию всего коллектива. Есть несколько ключевых факторов, на которые управляющий всегда обращает внимание: насколько соискатель готов выполнять будущие обязанности, заинтересован ли в работе как таковой, вольется ли в коллектив и сможет ли трудиться в сфере услуг и общественного питания (что, как известно, непросто и физически, и психологически). Рассмотрим наиболее важные моменты подробнее.
Если говорить о характеристиках личности, то в первую очередь нового сотрудника подбирают так, чтобы он вписывался в команду, коллектив. Ведь успех работы во многом зависит от слаженности действий работников, их умения и желания помочь друг другу. Часто нельзя предусмотреть, как именно будет распределяться нагрузка, а значит, надо уметь исходить из обстоятельств текущего момента. Сотрудники должны доверять и помогать друг другу. Соответственно, задача администратора — хорошо знать свой коллектив и безошибочно определять, станет ли новый человек частью команды.

Немаловажный аспект при подборе — соответствие работе в сфере услуг. Если речь идет о барменах или официантах, которые непосредственно общаются с клиентами, управляющему нужно помнить о том, что им постоянно приходится сталкиваться с проявлением посетителями самых разных эмоций. В конфликтных ситуациях от них требуется умение повести себя так, чтобы сгладить проблему, а не усугублять ее своим некорректным поведением. В характере человека, работающего в этой сфере, обязательно должны присутствовать терпение и сдержанность. Проверить их наличие у соискателя администратор может самыми разными способами. Например, заставить немного подождать, прерывать разговор, отвлекаясь на другие дела, и т. п. Если человек неспокойный, нервный, раздражительный, он обязательно себя проявит. Еще один способ — задать вопросы, на которые собеседнику не очень приятно отвечать.

Существенную роль играют и рекомендации. Здесь администратор в первую очередь смотрит на то, насколько хорошо проявил себя тот, кто положительно отзывается о кандидате. Если это человек, заслуживающий доверия, его протекция будет много значить. Разумеется, управляющий обращает внимание и на характеристики с других мест работы, даже на то, как соискатель отреагирует на простой вопрос о том, не станет ли он возражать против звонка на его прежнее место службы.

Есть еще одна категория соискателей — это те, кто не настроен на долгосрочное сотрудничество в принципе. Их вопросы скорее похожи на разговор просто любопытного человека. Они непоследовательны, перескакивают с одной темы на другую. Для администратора важно почувствовать и отсеять такого человека: ни одна организация не может быть заинтересована в текучке.

Качества хорошего администратора

Чтобы уловить все эти тонкости, управляющий должен обладать качествами хорошего психолога, умением видеть людей, возможно, даже интуицией, позволяющей по самым незаметным деталям определить истинные намерения соискателя. Но кроме личностных особенностей есть и другие аспекты.

Очевидно, что все люди, работающие в кафе или ресторане, должны вызывать у посетителя в первую очередь доверие и положительные эмоции. Поэтому их внешние данные играют очень важную роль. Основными факторами являются доброжелательное, улыбчивое, располагающее лицо, опрятность в одежде и прическе, спокойные движения и т. п. Существуют стандарты, по которым сотрудники конкретного ресторана или кафе должны выглядеть определенным образом. Часто это касается длины и цвета волос, макияжа, количества украшений, маникюра и т. п. Поэтому если у человека татуировки или пирсинг на видимых частях тела, необычная прическа, волосы покрашены в яркие цвета, если он привык выглядеть экстравагантно и не готов расстаться со своим имиджем, в работе ему скорее всего откажут. Излишне говорить о том, что сам администратор должен в полной мере соответствовать перечисленным стандартам и всегда неукоснительно следовать требованиям, которые он предъявляет к соискателям и сотрудникам.

Разумеется, важнейшим показателем пригодности потенциальных сотрудников являются их профессиональные качества и навыки, наличие или отсутствие которых администратор должен выявить. Для каких-то ресторанов требования могут быть очень высокими, вплоть до знания иностранных языков в пределах, необходимых для общения с посетителями, но и зарплата в подобных местах соответствующая. А бывает, что в небольшое кафе скорее возьмут человека, имеющего минимум опыта и навыков, зато на скромную зарплату. Значит, необходимо определить, насколько претендент может быть перспективным, способен ли он освоить все тонкости предстоящей работы.

Но подбор персонала — всего лишь часть работы управляющего. В его обязанности входит знание всех стандартов гостеприимства и контроль за их соблюдением. Чтобы свести к минимуму неприятные ситуации и накладки, он должен проводить тренинги для персонала, работающего в зале, организовывать мероприятия, ведущие к повышению качества сервиса. При этом и сам администратор обязан постоянно совершенствовать свое профессиональное мастерство. Ему очень пригодятся знания, касающиеся ресторанной деятельности (сервис, принципы обслуживания, барный менеджмент, навыки сомелье и т. п.), потому что помимо выполнения собственных функций управляющий должен быть способен в критической ситуации подменить кого-то из работников.
Администратору нужно уметь работать с различными типами кассовых аппаратов, знать специальные кассовые программы, разработанные для предприятий общественного питания, а в последнее время все чаще требуется иметь навыки использования ПК, чтобы осуществлять регулярный учет продукции и инвентаря. Ему приходится также общаться с разрешающими органами, проводящими проверки на предприятиях общественного питания.

Кроме этого управляющий помогает руководству, доводит решения вышестоящих инстанций до всего коллектива, налаживает внутренние коммуникации, составляет графики работы и следит, чтобы их соблюдали. Он всегда должен быть в курсе происходящего в заведении, уметь найти замену заболевшему сотруднику, обеспечить нормальную работу, что бы ни случилось.

В зависимости от уровня ресторана и способа распределения обязанностей между членами коллектива варьируется и функционал администратора. Если на эту должность приглашают молодых девушек до 25–26 лет приятной внешности, то скорее всего их основная будущая обязанность — следить за комфортом посетителей в зале, а также, возможно, встречать их, провожать к заказанному или свободному столику, интересоваться необходимостью предоставления тех или иных услуг. Если же указан возраст до 35 лет или более, значит, требуется специалист со знанием кассовых программ, опытом работы в общепите. Его обязанность — в большей степени контролировать деятельность персонала и всего предприятия в целом. Поэтому в некоторых случаях в объявлениях даже оговаривают, что предпочтение отдают кандидатам, имеющим опыт работы барменами или официантами.

Каждый день менеджера ресторана полон неожиданностей и нестандартных ситуаций. Поэтому данный специалист всегда должен быть готов взять на себя ответственность за принятие того или иного решения. Для тех, кто предпочитает работать по схеме, скорее подойдет сетевое заведение: там вся деятельность хорошо структурирована, четко распределены обязанности, разработаны конкретные требования, сотрудники регулярно проходят обучение. К тому же претенденту наверняка удастся выбрать место работы, наиболее близкое к дому. Если же сетевые стандарты кажутся слишком жесткими, всегда есть возможность устроиться в ресторан семейного типа, в место, где культивируется индивидуальный подход и к посетителями, и к сотрудникам.

Работа управляющего кафе или ресторана интересна и очень ответственна. И то, что многие даже не знают о существовании такой должности, как раз заслуга хороших администраторов — невидимых, но незаменимых, как воздух.

Администратор – одна из самых важных должностей в ресторане, что обеспечивает его нормальное функционирование.

На первый взгляд может показаться, что это непыльная работа, но на самом деле менеджер выполняет колоссальное количество заданий.

Актуальность и необходимость профессии

Несмотря на то, что культура общепита уходит своими корнями в древность, традиция нанимать управляющего появилась относительно недавно. Объясняется это тем, что ранее эти обязанности выполнял хозяин заведения: он встречал гостей, проводил их за стол и контролировал работу обслуживающего персонала.

Раньше позволить себе нанять квалифицированного помощника по обслуживанию клиентов могли только самые богатые владельцы крупных заведений, что не могли самостоятельно выполнять все функции по приему посетителей.

С развитием ресторанного бизнеса помощь квалифицированного специалиста, что разбирается в вопросах обслуживания гостей, стала необходимостью.

Принцип работы

Ни для кого не секрет, что успех ресторана зависит от комплекса многих факторов: музыки, освещения, интерьера, воспитания официантов и чистоты в зале. За все это отвечает один человек – администратор.

Поэтому можно сказать, что главный принцип его работы – быть незаметным и невидимым для посетителей, но при этом задавать тон работы ресторации и создавать необходимую атмосферу.
Менеджер представляет само заведение, поэтому обязан выглядеть представительно, опрятно и доброжелательно.

Отличие этой профессии – высокий уровень ответственности и большой список выполняемых задач. Какие бы трудности не происходили на кухне, задача администратора – обеспечить хорошее настроение и комфорт в зале.

Личностные требования, предъявляемые к кандидатам на роль администратора

Несмотря на то, что занимать должность управляющего могут представители обеих полов, часто выбор падает на представительниц прекрасного пола. Дело в том, что женщины более гибкие и способны найти выход из любой ситуации, а их природное очарование способно утихомирить пыл даже самого недоброжелательного гостя.

Кроме того, преимущество имеют обладатели таких качеств:

Спокойствие и стрессоустойчивость;
Способность быстро принимать самостоятельные решения;
Хорошие управленческие способности;
Знание иностранных языков;
Сговорчивость и не конфликтность;
Собранность и хорошая память;
Опрятный внешний вид и аккуратность;
Располагающая внешность и доброжелательная улыбка;
Решительность и разговорчивость.

О стандартах обслуживания в ресторанах смотрите в следующем видеосюжете:

Основные функции и обязанности

К обязанностям управляющего относятся:

Встреча и общение с посетителями заведения, проведение их к столику и помощь в выборе места.
Менеджер должен вести себя предельно любезно и учитывать пожелания гостей по выбору столика и официанта. Администратор наблюдает за их обслуживанием и корректирует работу обслуживающего персонала, незаметно делая им замечания и советы.
Организация проведения мероприятий, приемов, свадеб и других торжеств в ресторане.
Перед подготовкой банкета в ресторане менеджер обязан принять заказ и обсудить все детали с заказчиком. Список вопросов включает составление меню, развлекательной программы, количество официантов, декорации зала и схема рассаживания гостей. Администратор должен ориентироваться в меню кухни и в винной карте, предлагать клиенту варианты оформления банкета и тематики вечера. В случае, если речь идет о выездном торжестве, к организации также включается способ транспортировки.
Контроль и создание отчетов, систематизация документации и прием корреспонденции.
В обязанности входит владение компьютерными программами по обработке данных, а также владение кассовым аппаратом.
Подбор и подготовка к работе официантов.
Одна из самых важных функций – способность выявлять хороших работников при проведении собеседования. Также менеджер должен заботиться о повышении квалификации подчиненных: проводить их обучение; организовывать семинары; проверку знаний и способностей. На основе наблюдений управляющий вправе поставить вопрос об увольнении официанта, или же, наоборот, о его повышении и выдачи премии.
Контроль над официантами, работниками службы безопасности и всем, что происходит в зале.
Администратор следит за выполнением официантами своей работы; за их внешний вид; за отсутствие конфликтов внутри коллектива; за их общением с посетителями, а также за работой бармена и пополнением официантами кассы ресторана после обслуживания клиентов.
Решение конфликтов с гостями и внутри коллектива.
Администратор должен следить за настроением гостей и моментально улаживать недоразумения, всячески предотвращая скандал. Он обязан уметь находить общий язык с самыми разнообразными людьми и сохранять спокойствие в любой ситуации.
Состояние и внешний вид зала.
Необходимо следить за освещением, уборкой и атмосферой. Менеджер принимает активное участие в оформлении заведения и обсуждает многие нюансы с дизайнером, а также занимается закупкой мелкого декора: ламп, свечей, салфеток, картин, скатертей и т.д.
Отстранение от работы.
Администратор имеет право принимать решение об отстранении сотрудников от работы или о досрочном освобождении от обязанностей, если кто-то из подчиненных заболеет, попадет в форс-мажорные обстоятельства или просто отпросится с работы.

Особенности работы в кафе и ресторане

Эти две схожие должности имеют небольшие отличия.

Помимо прочих обязанностей, администраторы кафе должны контролировать внешний вид и качество приготовления блюд, а также следить за работой технического оборудования, в то время как менеджеры ресторанов не вмешиваются в работу кухни.

В определенных ситуациях управляющий кафе обязан помогать официантам с обслуживанием гостей, а иногда даже самим выполнять их обязанности. Еще одно отличие – подбор блюд и составление меню кафе, а также проведение инвентаризации и утилизация испорченных продуктов.

Качества и навыки претендентов на вакансию

В первую очередь работодатель обращает внимание на такие пункты резюме:

Наличие высшего образования;
Навыки работы в простейших офисных и бухгалтерских программах;
Опыт работы.

Кроме этого, огромным преимуществом для вас как кандидата на должность будут:

Знание английского и других иностранных языков;
Знание популярных блюд, соусов и вин;
Опыт на управленческих должностях;
Умение работать с высокопоставленными клиентами и знаменитостями;
Опыт в проведении мероприятий и выездных торжеств.

Для того, чтобы успешно пройти собеседование, зарекомендуйте себя как человека, что хорошо разбирается в ресторанном бизнесе. Чаще всего на эту должность берут бывших работников – официантов, барменов или даже представителей кухни – людей, что прошли определенную школу и увидели бизнес изнутри.

Если у вас есть дополнительные способности (умение играть на гитаре; сертификат художественных курсов и т.д.), смело о них заявляйте – в экстремальных ситуациях могут пригодиться любые навыки.

Не стоит врать в резюме или преувеличивать свои заслуги – во время собеседования или принятия на работу вас могут вывести на чистую воду.

Принципы разрешения конфликтных ситуаций в ресторане и другие рекомендации по управлению ресторанным бизнесом изложены в следующем видео плейлисте:

Инна Андреишина –
известный профессионал с огромным опытом работы в сфере ресторанного бизнеса, руководитель компании Good Idea Prof Horeca Consulting. В 2014 году, несмотря на финансовый кризис и политическую ситуацию в Украине, команда Инны Андреишиной запустила сразу несколько успешных ресторанов и кафе в Киеве и украинских регионах.

Причиной для написания этой статьи стали мои наблюдения за непониманием роли и функции администратора ресторана со стороны сотрудников, управляющих, собственников ресторанов да и самих администраторов.

Преимущественно понимание, кто такой администратор, остается в следующих рамках (ответы на собеседовании самих кандидатов на должность администратора и ответы некоторых управляющих и собственников ресторанов):

он встречает гостей;
контролирует работу официантов;
принимает резервы;
помогает управляющему; проводит переучеты посуды; проводит собеседование официантов.

Очень часто администратора путают с хостес и соответственно поэтому предъявляют к этой позиции неправильные требования, критерии, и в итоге результат работы остается спорным.
Администратор — это полноценный заместитель управляющего рестораном. То есть это человек, который должен разбираться во всех процессах работы ресторана! Администратор организовывает работу всей смены и несет ответственность за выполнение обязанностей всеми своими подчиненными.

Контроль работы официантов

Чем отличается в этом вопросе администратор от администратора-хостес?

Администратор должен:

Контроль работы с гостями

Профессиональный администратор будет всегда отслеживать настроение гостей за каждым столом, чтобы они чувствовали себя в комфорте и заботе.

Задача администратора — ненавязчиво собирать информацию о постоянных гостях: предпочтение места, вкусовые приоритеты, образ жизни, личные праздники, семья и т. д., для того, чтобы предупреждать желания и удивлять.

Роль в формировании команды

Администратор — это человек, который каждый день наиболее тесно общается со всеми сотрудниками в ресторане. Чем более качественно и профессионально он будет выполнять свою работу, тем более уважительно к нему будут относиться все подчиненные. Задача администратора — правильно настроить всю смену. Хвалить сотрудников, которые качественно делают свою работу, обучать тех, кто допускает ошибки, разбирать индивидуально с каждым возникшие по вине сотрудника проблемы. И, самое главное, самому строго соблюдать все правила, процедуры и ограничения в ресторане. Администратор, который наказывает сотрудников за постоянные перекуры во время работы, а сам позволяет себе сесть с чашечкой кофе и выкурить сигарету, когда в зале гости, согласитесь, вряд ли заслужит уважение со стороны своих подчиненных.

Кричащий на сотрудников администратор (зачастую с нецензурным набором эпитетов) — это вовсе отвратительная картина, которая должна заставить задуматься управляющего или собственника о соответствии своей должности этого человека. Одним словом, хочешь, чтобы была здоровая атмосфера в коллективе, — начни с себя.

Саморазвитие и обучение

Чему обучать администратора:

Стажировка на каждом процессе работы ресторана.
Планирование продаж.
Техника продаж.
Профессиональные стандарты сервиса.
Этикет.
Техники коммуникации и переговоров.
Психологическая типология гостей и модели поведения и общения с каждым из них.
Как обучать других.
Эффективные инструменты менеджмента.
Как планировать и составлять меню.
Аналитика в ресторане.
Ценообразование.
Бюджетирование и контроль затрат.
Компьютерная грамотность.
Основы маркетинга.
Основы финансового менеджмента. Финансы для нефинансистов.
Основы производственных процессов.
Охрана труда.
Психология мотивации.
Языки.
Культурное развитие.
Личностное развитие.

И конечно опыт, опыт и еще раз опыт под наставничеством управляющего рестораном.

Пример ежедневных обязанностей администратора действующего несетевого ресторана

Принять от охраны ресторан.
Проверить выход всего персонала согласно графику выхода на работу.
Проверить гигиену всего персонала, включая кухни. Заполнить журнал гнойничковых заболеваний.
Проверить внешний вид официантов, барменов, хозработников.
Проверить состояние униформы сотрудников. Официанты без униформы на работу не допускаются!
Проверить количество и состояние меню, барной карты, специальных предложений.
Проверить Красную книгу за предыдущий день, перенести невыполненные задачи в приоритетные, внести текущие задачи на день.
Поставить задачи официантам для подготовки ресторана к открытию.
Заполнить отчет о продажах (план-отчет ежедневныхпродаж).
Снять отчет по продажам по официантам на пятиминутку для распределения плана продаж на день.
Полить цветы, предварительно проверив каждый цветок на влагу/сухость.
Проверить книгу резервов. Напомнить о предзаказах и резервах шеф-повару ресторана.
В 11:00 провести пятиминутку с официантами, уборщицами, барменами, шеф-поваром или сушефом.
Проверить знание стоп- и топ-листов у официантов.
Предупредить каждого официанта о резервах на его позиции.
Проверить состояние и количество текстиля.
Проверить состояние и количество свечей и подсвечников.
Проверить состояние и количество сетов.
Проверить состояние и количество подсервировки: салфетницы, спецовники, зубочистки.
Проверить наличие хозки у мойщиц/уборщиц.
Проверить состояние и наличие на всех столах листов и карандашей для творчества гостей.
11:30-12:15 провести обучение официантов всех по теме, указанной в календаре обучения.
Пройтись по всему ресторану и проверить готовность по чек-листу всех зон ресторанов. По ходу возникновения задач по чек-листу немедленно поставить задачи официантам, барменам, уборщицам и передать информацию о проблемных участках шеф-повару.
Проверить еще раз выполнение проблемных пунктов в чек-листе.
Проверить наличие и состояние всех рекламных материалов.
Проверить состояние и наличие бутылок-резервов, расчетниц.
Проверить количество всей посуды и приборов перед началом рабочего дня. Несоответствие занести в журнал боя и пропажи посуды.
Пожелать всем сотрудникам хорошего рабочего дня.

Работа в течение дня:

Встречать и рассаживать гостей или назначить дежурного официанта.
Принимать резервы и бронь по столам с немедленной передачей информации по предзаказам шеф-повару.
Принимать заказы на банкеты от гостей. Составлять коммерческие предложения для гостя на утверждение управляющему. Отправлять предложения гостям, корректировать, подтверждать заказы.
Искать при необходимости музыкантов, оформителей, флористов, еvent-компаний для мероприятий.
Контролировать работу официантов по КЛН (контрольный лист оценки работы официанта): нахождение официанта на своей позиции и т. д.
Контролировать каждый заказ по столам: соответствие заказа и выдачи, время выполнения заказа, время выдачи напитков, очередность выполнения заказов.
Анализировать каждый заказ для того, чтобы посоветовать официанту конкретные напитки и блюда, которые нужно предложить именно на этот стол в соответствии с заказом для поднятия среднего чека.
Расчитывать гостей.
Постоянно контролировать санитарные зоны гостевые, кухонные, персонала, общественный туалет — 1 раз в час.
Проверить состояние ресторана после обеда 15-16:00 по чек-листу. Распределить задачи по выявленным проблемам в чек-листе.
Составить заявку на хозку.
Контролировать поставки хозки.
Выдать хозки мойщицам/уборщицам. Контроль за экономным расходом всех хозсредств, включая гостевые.
Контролировать уборку столов и подготовку их официантами к следующим гостям.
Контролировать наполнение и качество наполнения дроверов. Проверять качество натирания приборов.
Постоянно контролировать чистоту летней террасы.
Контролировать звучание саундтреков по времени: утро, день, вечер.
Контролировать освещение согласно графику.
Контролировать состояние мусорных баков на заднем дворе.
Контролировать чистоту асфальта и дороги между рестораном и кинотеатром.
Проверять состояние и количество всех материалов, игрушек, подушек, стульчиков для детей.
Обучать официантов с 16:00 до 16:45 согласно теме, указанной в календаре обучения.
Работать с Красной книгой.
Подготовить зал к ужину: контроль за выполнением задач официантами.
Контролировать зону курения.
Контролировать процедуру мытья рук.
Контролировать внешний вид всех сотрудников в течение дня.
Проводить вечернюю 5-минутку с персоналом (официанты, бармены, шеф-повар) по задачам на вечер и постановке плана продаж каждому официанту.

Вечер

Встреча и размещение гостей или назначение дежурного официанта.
Прием резервов и брони по столам с немедленной передачей информации по предзаказам шеф-повару.
Контроль каждого заказа по столам: соответствие заказа и выдачи, время выполнения заказа, время выдачи напитков, очередность выполнения заказов.
Анализ каждого стола заказа для того, чтобы посоветовать официанту конкретные напитки и блюда, которые нужно предложить именно на этот стол в соответствии с заказом для поднятия среднего чека.
Расчет гостей.
Постоянный контроль санитарных зон гостевых, кухонных, персонала, общественного туалета — 1 раз в час.
Контроль освещения.
Включить вывеску и витрины на окнах.
Решение возникших проблем с гостями. Извинения, угощения согласно утвержденному списку от управляющего.
Проводы гостей.
Составление маршрута развозки персонала и вызов развозки.

Закрытие ресторана 24:00

Контроль за подготовкой ресторана к закрытию: уборка столов, уборка зала, выброс мусора, стирка текстиля.
Благодарность всем сотрудникам за работу.
Снятие кассы и подготовка денег к инкассации.
Отправка смс о продажах дня.
Контроль закрытия ресторана согласно чеклисту закрытия.
Выключение всех вывесок, витрин, освещения, ненужных ночью приборов и оборудования (согласно процедуре).
Передача ресторана охране.

Зоны ответственности администратора

Администратор ресторана — материально ответственное лицо, о чем подписываются соответствующие документы: Договор об индивидуальной материальной ответственности, Договор о коллективной материальной ответственности, Договор о неразглашении коммерческой информации, Договор о компенсации затрат на обучение.

В зону ответственности администратора кроме выше описанных ежедневных обязанностей входят:

Организация и проведение переучета по хозсредствам и хозматериалам 1 раз в неделю.
Организация и проведение ежедневных переучетов всей посуды и приборов (кроме инвентаря).
Организация и проведение ежедневных переучетов текстиля: скатерти, салфетки текстильные, ручники, униформа, пледы.
Организация стирки и химчистки в ресторане.
Составление графика работы персонала на месяц и контроль его выполнения.
Ведение отчета о продажах.
Прием заявок на банкеты от гостей.
Составление предварительных банкетных предложений.
Прием и контроль за резервами столов от гостей.
Обучение официантов.
Формирование папок личных дел сотрудников.
Контроль за сроками медицинских книжек сотрудников.
Ежемесячное тестирование знаний официантов, барменов, хозработников по стандартам работы.
Поиск сотрудников всех должностей.
Контроль наличия и сроков годности медицинских книжек у сотрудников.
Контроль заполнения листов отзывов гостей.
Контроль заполнения дегустационных листов.
Ответственность за порчу цветов по причине нарушения ухода за ними.
Контроль расхода хозсредств в ресторане.
Контроль экономии электроэнергии.
Контроль наличия акцизов на алкоголе в баре.
Расчет гостей.
Соблюдение кассовой дисциплины.
Внутренняя инкассация денежных средств в бухгалтерию.
Ответственность за денежные средства в денежном ящике в течение рабочей смены.

Как вы видите, работа Администратора многогранна, интересна и, не скрою, сложна. Но нет ничего невозможного. И, как показывает практика, хороший администратор всегда станет хорошим управляющим, а там и до своего ресторана недалеко.

В должностные обязанности администратора ресторана входит подбор и обучение персонала, встречи посетителей, управление рабочими процессами и решение всех возникающих вопросов. По факту, это должность управляющего заведением.

Чем важна эта профессия

Данная профессия является необходимой для следующих заведений:

закусочных, различных баров
ресторанов
развлекательных либо спортивных клубов, где подают приготовленные блюда
отелей

Плюсы и минусы профессии

Преимущества данной профессии заключаются в следующем:

высокий уровень дохода
непрерывное самосовершенствование
развитые коммуникации
востребованность профессии
полезные знакомства

К самым главным недостаткам относится регулярный контакт с конфликтными посетителями. Нередко возникают стрессовые ситуации, из-за чего возникает повышенная эмоциональная нагрузка. Другие минусы:

необходимость проводить на ногах рабочее время
одновременное решение многочисленных рабочих вопросов
высокий уровень ответственности

В последние годы наблюдается некоторый перевес дипломированных специалистов в этой сфере, поэтому трудоустройство может быть затруднительным. Но для имеющих значительный опыт работы, это не является серьезной проблемой.

Должностная инструкция администратора ресторана

При приеме на работу во всех случаях составляется должностная инструкция. Ее утверждает руководитель заведения. Документ содержит перечень прав и обязанностей работника. Как правило, эти сведения не имеют широких различий в ресторане или кафе. Единственное, что может присутствовать – более широкий или узкий список работы, которую выполняет администратор.

Кто такой администратор ресторана, смотрите на видео:

Структура и содержание документа

Сама по себе должностная инструкция является документом внутреннего пользования. Поэтому наниматель может по своему усмотрению составлять документ. Каких-либо строгих требований по форме и структуре законодательством не предусмотрено.

На практике работодатели чаще всего берут за основу общедоступные типовые формы. Как же выглядит такая инструкция?

Первая страница в правой верхней части содержит место для даты утверждения, а также подписи руководителя. Здесь же вписываются данные работников, принявших участие в разработке документа.

Затем инструкция содержит ряд параграфов (см. таблицу 1).

Наименование

Описание

Здесь указываются требования к администратору, включая его профессиональные навыки, образование и практический опыт. Этот параграф также содержит порядок назначения и увольнения с должности, замены сотрудника на период отсутствия, а также указывается непосредственный руководитель.

Должностные обязанности администратора и его права

Данный параграф является основным, и содержит исчерпывающий перечень всего, что сотрудник должен выполнять на рабочем месте. Эта часть инструкции должна быть проработана очень тщательно, поскольку работник имеет право выполнять только те поручения, которые напрямую указаны в его должностных обязанностях. Это регулируется законодательством о труде. Поэтому инструкция должна содержать все, что прописывает трудовой договор.

В данном параграфе перечисляют все нарушения трудовой дисциплины, которые повлекут за собой ответственность. Нельзя забывать о том, что в инструкции может быть указана ответственность не более строгая, чем предусмотрено законодательством о труде.

Советы для администратора на видео:

Требования к администратору

Как правило, основные требования для администратора ресторана заключаются в следующем:

наличие высшего образования
владение рядом компьютерных программ, необходимых для работы (MS Office, например)
определенный опыт работы

В качестве дополнительных требований часто встречаются:

Чаще всего в этой должности работают женщины, поскольку они обладают природной способностью находить нестандартные решения многих вопросов. Однако мужчина тоже может успешно работать администратором ресторана, если обладает всеми вышеуказанными качествами.

Должностные обязанности

Должностные обязанности администратора ресторана включают в себя:

поддержание приятной и комфортной атмосферы в зале для гостей
встреча посетителей
управление персоналом (составление рабочих графиков для всех, обучение и мотивация работников, контроль над ними)
составление отчетов и прочих документов
разрешение конфликтных ситуаций

В некоторых случаях администратор также занимается проведением банкетов, а также их организацией, и выполняет другие задачи, поручаемые директором.

Права администратора заведения

Администратор заведения имеет право:

вносить собственные предложения относительно рабочего процесса
требовать от директора обеспечения надлежащих условий труда
получать информацию, требуемую для качественного исполнения своих обязанностей
отдавать персоналу распоряжения и предпринимать все необходимые меры с целью устранения возникших конфликтных ситуаций

Ответственность

Сотрудник в обсуждаемой профессии несет ответственность за все, что выполняется им на работе, в том числе за действия персонала. В его обязанности входит и контроль над работой зала, и за всеми сотрудниками. Кроме того, он является ответственным и за материальные ценности.

Как правило, ответственность на этой должности наступает за:

совершенные в ходе работы правонарушения
ненадлежащее выполнение рабочих обязанностей
материальный ущерб, причиненный заведению
различные дисциплинарные нарушения
некорректное общение с посетителями

В случае если персонал причиняет материальный вред ресторану, ответственность за это несет администратор.

Особенности работы в ресторане

Работа администратора сопровождается непрерывным общением с людьми – как с персоналом, так и с посетителями. По данной причине работник должен обладать высокой коммуникабельностью, внимательностью к окружающим и тактичностью.

В случае возникновения конфликтной ситуации требуется в кратчайшие сроки обдумать ситуацию и принять необходимое решение. Это значит, что администратору требуется оставаться спокойным и рассудительным, несмотря ни на что.

Работая с клиентами, нужно выяснять все пожелания и просьбы клиентов, предоставляя им желаемое, учитывая при этом возможности самого ресторана. Определенные правила поведения и корпоративная этика также играют важную роль.

Человек, желающий работать на упомянутой должности, должен обладать сдержанностью и при этом решительностью. Дополнительные необходимые качества – это аккуратность, трудолюбие и грамотно поставленная речь. Все это повышает шансы на получение указанной должности и дает возможность карьерного роста.

Администратор должен быть в курсе всего происходящего в ресторане, в том числе учитывать всю специфику заведения. Следует трезво оценивать все минусы и плюсы, чтобы иметь возможность использовать преимущества и сделать незаметными недостатки.

Полезным будет и знание психологии – это позволит разбираться в потребностях клиента намного лучше, а также поможет избежать многих конфликтных ситуаций.

В коллективе потребуется завоевать и поддерживать авторитет, поскольку администратор является образцом для персонала. Для этого придется непрерывно идти к поставленной цели и применять силу воли.

Поскольку работа на этой должности связана с регулярно возникающими трудностями, решения принимать требуется быстро. Но если научиться справляться со всеми сложностями без промедления, хорошая работа будет замечена быстро.

Видео о том, как правильно управлять рестораном:

Распорядок работы

Как правило, это работа носит посменный характер. Продолжительность смены зависит от пожеланий нанимателя. Обычно руководитель приходит за некоторое время до открытия заведения, чтобы успеть провести подготовительную работу, а затем общаться с посетителями.

Заработная плата на этой должности зависит от нескольких обстоятельств. Основными из них являются:

опыт работы специалиста
региона, в котором расположен ресторан
вида заведения и его ценовой политики

Например, администраторы дорогих столичных ресторанов могут иметь более высокую оплату труда, по сравнению с коллегами из бюджетных сетевых заведений. Аналогично обстоит дело, в зависимости от размера заведения и количества столов.

Порядок оформления

Приняв решение получить должность администратора, соискателю следует указать в резюме:

опыт работы в данной либо смежной сфере
умение общаться с людьми
умение обращаться с компьютером и некоторыми специализированными приложениями
владение иностранными языками
навыки управления персоналом
понимание особенностей работы ресторана
навыки продвижения и рекламы в сети

Оформление сотрудника проходит в стандартном режиме, указывая в трудовом договоре особенности профессии.

Качества и навыки для администраторов

Для трудоустройства в качестве администратора требуется иметь высшее образование. Профессия при этом должна быть связана с управлением. Это может быть отделение ресторанного бизнеса или подобное. В некоторых случаях возможно трудоустройство соискателя и без соответствующего диплома, но все равно высшее образование необходимо. Без него получить должность сложно.

Речь должна быть хорошо поставленной и грамотной. Важны также пунктуальность и умение быстро принимать решения.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Читайте также: