Письмо от собственника помещения в котором он подтверждает что договор аренды действующий и реальный

Обновлено: 19.05.2024

В настоящее время законом предусмотрен исчерпывающий список документов, необходимых для регистрации юридического лица в форме ООО. Но на практике налоговые инспекторы могут вернуть заявление с отказом в регистрации по причине того, что заявитель не предоставил дополнительные документы в подтверждение достоверности адреса юридического лица. Данная статья поможет избежать таких проблем.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 8 (800) 350-29-87 . Это быстро и бесплатно !

Такими документами являются:

Предварительный договор аренды помещения.
Гарантийное письмо от собственника помещения.
Выписка из Единого государственного реестра или копия свидетельства о регистрации права собственности на помещение.

Соответственно первые два документа предоставляются, если заявитель не является собственником помещения, адрес которого он указал в заявлении. Такие документы не значатся в списке обязательных к подаче, но в конкретной ситуации должностное лицо налоговой инспекции может посчитать их необходимыми к представлению.

Внимание! Инспекторы вправе отказать в регистрации, если установят, что сведения об адресе компании недостоверны и компания не намерена использовать указанный офис для фактической деятельности.

Что такое ГП?

Оно предоставляется только при аренде или субаренде помещения. Его цель – подтвердить достоверность адреса, указываемого в заявлении о регистрации. Это письмо не означает, что после регистрации стороны обязаны заключать соглашение об аренде.

Как составить?

Гарантийное письмо, согласно правилам делового документооборота, следует оформить на фирменном бланке организации, который содержит ее основные реквизиты.

Поскольку гарантийное письмо согласно действующему законодательству, не является обязательным документом для регистрации юридического лица, поэтому оно и не имеет какой-либо строго унифицированной формы и бланка. Такое письмо может быть написано как от имени собственника – фирмы, так и от физического лица.

Вводная часть – подразумевает указание следующих обязательных элементов:

точный адрес помещения;
на основании каких документов собственнику принадлежит помещение;
кадастровый или условный номер.

Пример формулировки в гарантийном письме:

Что такое предварительный договор съема нежилой недвижимости для регистрации организации?

Предварительный договор согласно п. 1 ст. 429 ГК РФ является одной из форм сделок. В нем стороны договариваются, что позже заключат основной контракт. Пока юридическое лицо не зарегистрировали, оно не может подписать основной договор, поскольку не обладает правоспособностью (п. 1, 3 ст. 49 ГК).

На практике инспекторы иногда требуют, чтобы заявитель предоставил с пакетом документов на регистрацию предварительный договор аренды помещения в качестве подтверждения достоверности места нахождения. Если арендодатель не против, то стороны могут оформить такое соглашение.

Как составить ПДА?

В случае, если арендатор и собственник помещения пришли к решению подписать такое соглашение, им необходимо определиться с формой его составления и согласовать его условия.Предварительный договор заключается в той же форме, которая требуется для основного договора, иначе он будет считаться ничтожным. Между юридическими лицами/ИП договоры заключают только в письменной форме, таким образом и для предварительных соглашений необходимо ее соблюдать.

В содержании должно быть:

К числу существенных условий относятся:

В чем разница между ГП и ПДА?

В гарантийном письме собственник удостоверяет тот факт, что не возражает против использования места нахождения принадлежащего ему помещения в качестве юридического адреса конкретной организации. Но такой документ не гарантирует, что собственник заключит договор аренды после прохождения процедуры регистрации ООО, и даже через суд заставить его заключить основной договор не получится.

Важно! Целью предварительного договора является фиксация намерения сторон сделки заключить через определенный срок конкретный гражданско-правовой договор. Если же одна из сторон уклоняется от заключения основного договора, то понудить контрагента к его подписанию можно будет в судебном порядке.

Подойдет ли договор для получения юридического адреса?

Отношения между двумя сторонами по поводу аренды нежилых помещений для юр. лиц для получения юридического адреса не нашли прямого отражения в современном Российском законодательстве, но следует считать, что они регулируются теми же статьями Гражданского кодекса РФ, что и обычная аренда помещения (ст.ст.650—655), только содержит такое условие как предоставление юридического адреса.

Договор найма помещения для юридического адреса является одной из разновидностей аренды и он должен содержать условия, предъявляемые законодателем к сделкам такого вида. В подобном соглашении в качестве предмета может быть указано предоставление рабочего места/части помещения с правом пользования юридическим адресом. Само же пользование помещением чаще не предполагается.

Однако фактически, если предоставить такой договор с документами для регистрации ООО, то скорее всего, от инспектора будет получен отказ. Договор найма офисного помещения, заключенный номинально только для получения адреса места нахождения, не может считаться достоверным для подтверждения фактического места нахождения организации.

Как заключить до регистрации организации?

Как уже упоминалось выше, юридическое лицо до официальной регистрации в качестве такового в налоговых органах, не правомочно заключать сделки от своего имени. Если заключить договор аренды с собственником нежилого помещения, где будет располагаться юридический адрес, от имени физического лица, то это будет нерациональный шаг.

Во-первых, физлицо как учредитель, и ООО – юридическое лицо, являются разными субъектами права. Если такое соглашение заключит учредитель от своего имени, то ему нужно будет выдать гарантийное письмо с обязательством того, что он сдаст созданному ООО арендованное помещение в субаренду. При этом, условие о субаренде должно быть в содержании договора о найме помещения. О том, как составить договор субаренды, читайте тут.

Таким образом, правильным решением будет до регистрации ООО получить от собственника помещения гарантийное письмо и уже после прохождения процедуры – заключить с ним договор аренды.

Нужен ли после?

Многие думают, что договор аренды помещения нужен только в совокупности пакета документов для регистрации ООО и в дальнейшем он совершенно бесполезен, но это не так.

Наличие действующего договора обязательно в случаях:

если компания решила перевести свой офис и сотрудников в другой регион и соответственно обращается за этим в ИФНС;
если налоговые органы совершат выездную проверку по данному помещению;
банки обязаны идентифицировать лиц, обсуживающихся у них, и устанавливать в отношении юридических лиц в том числе и адрес их местонахождения, а также периодически обновлять эту информацию.

Как составить соглашение для съема офиса?

К существенным условиям относят:

предмет соглашения;
срок, на который сдается офис в аренду;
размер арендной платы.

Арендатору необходимо четко индивидуализировать в соглашении нежилое помещение, которое находится в здании (определенный офис), чтобы избежать дальнейших вопросов от ИФНС. Полная информация о помещении содержится в документах о госрегистрации прав на недвижимость (выписка из Единого государственного реестра) и документах технической инвентаризации (план БТИ).

В предмете договора нужно указать:

Объект аренды – адрес помещения с его основные характеристики (как указано в правоустанавливающих документах).
На основании чего помещение принадлежит арендодателю.
Целевое назначение использования помещения (под офис).

Пример: Арендодатель обязуется предоставить нежилое помещение, расположенное: г. Москва, ул. Петровская, д. 87, 1-й этаж, помещения № 2–5, во временное владение и пользование Арендатору на срок 11 месяцев, а также обеспечить Арендатору свободный доступ в указанное нежилое помещение (далее – помещение). Помещение принадлежит Арендодателю на праве собственности, что подтверждается свидетельством о государственной регистрации права от 8.02.2014 г. № 82БН 875462.

Порядок расчетов по арендной плате

Следующим важным условием договора найма помещения под офис является порядок передачи помещения. «Арендодатель в течение 5 календарных дней после подписания договора передает Арендатору помещение по акту сдачи-приемки, подписываемому представителями сторон.

Общие правила оформления арендного соглашения

Справка! договор аренды под офис, который заключается сроком на 12 месяцев или более, нужно обязательно зарегистрировать в ИФНС, в противном случае он может быть признан судом недействительным.

Соглашение об аренде помещения оформляется, как правило, уже после регистрации юридического лица, поскольку сам договор при сдаче документов в ИФНС предоставлять не нужно, достаточно гарантийного письма от собственника и предварительного договора аренды.

О том, как оформить договор аренды нежилого помещения между юридическими лицами, мы писали тут, а из этой статьи вы узнаете о том, как заключить такое соглашение между физ. и юр. лицом.

Возможные риски и способы их избежать

Арендатору перед подписанием договора необходимо изучить, соответствует ли текст:

действующему гражданскому законодательству РФ;
уже достигнутым с арендодателем договоренностям;
оптимальному, с точки зрения арендатора, распределению прав и обязанностей между сторонами.

Свидетельство о праве собственности и выписка из госреестра не содержат такие составляющие адреса, как вид и номер помещения, в котором располагаются офис, что осложняет контроль размещения юридического лица по месту государственной регистрации со стороны налогового органа.

Чтобы избежать отказов со стороны налоговых органов при регистрации целесообразно указать в заявлении и гарантийном письме номер помещения (офиса) и этажа.

Подведя итог, можно сделать вывод, что гарантийное письмо и предварительный договор на аренду помещения являются уникальными конструкциями в коммерческом праве, и позволяют создать для сторон определенные гарантии. Эти документы запрашиваются регистрирующим органом для подтверждения действительности и актуальности адреса ООО но надежных правовых гарантий они не предоставляют.

Договор аренды нежилого помещения является одним из наиболее распространенных в использовании договоров и при грамотном составлении поможет защитить интересы как арендатора, так и арендодателя.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

8 (800) 350-29-87 (Москва)
8 (800) 350-29-87 (Санкт-Петербург)

Такими документами являются:

Предварительный договор аренды помещения.
Гарантийное письмо от собственника помещения.
Выписка из Единого государственного реестра или копия свидетельства о регистрации права собственности на помещение.

Что такое ГП?

Как составить?

Вводная часть – подразумевает указание следующих обязательных элементов:

точный адрес помещения;
на основании каких документов собственнику принадлежит помещение;
кадастровый или условный номер.

Пример формулировки в гарантийном письме:

Что такое предварительный договор съема нежилой недвижимости для регистрации организации?

Как составить ПДА?

В содержании должно быть:

К числу существенных условий относятся:

В чем разница между ГП и ПДА?

Подойдет ли договор для получения юридического адреса?

Как заключить до регистрации организации?

Нужен ли после?

Наличие действующего договора обязательно в случаях:

если компания решила перевести свой офис и сотрудников в другой регион и соответственно обращается за этим в ИФНС;
если налоговые органы совершат выездную проверку по данному помещению;
банки обязаны идентифицировать лиц, обсуживающихся у них, и устанавливать в отношении юридических лиц в том числе и адрес их местонахождения, а также периодически обновлять эту информацию.

Как составить соглашение для съема офиса?

К существенным условиям относят:

предмет соглашения;
срок, на который сдается офис в аренду;
размер арендной платы.

В предмете договора нужно указать:

Объект аренды – адрес помещения с его основные характеристики (как указано в правоустанавливающих документах).
На основании чего помещение принадлежит арендодателю.
Целевое назначение использования помещения (под офис).

Порядок расчетов по арендной плате

Общие правила оформления арендного соглашения

Возможные риски и способы их избежать

Арендатору перед подписанием договора необходимо изучить, соответствует ли текст:

действующему гражданскому законодательству РФ;
уже достигнутым с арендодателем договоренностям;
оптимальному, с точки зрения арендатора, распределению прав и обязанностей между сторонами.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

8 (800) 350-29-87 (Москва)
8 (800) 350-29-87 (Санкт-Петербург)

Гарантийное письмо на юридический адрес от собственника помещения/арендатора предъявляется в налоговый орган при регистрации юридического лица или смене его местоположения. Соблюдение подобной формальности необходимо при отсутствии у регистрируемой фирмы собственного помещения, которое можно указать в качестве юридического адреса. В таком случае с какой-либо компанией или гражданином заключается договор аренды недвижимости.

Рассматриваемое письмо — это подтверждение согласия владельца (арендодателя) передать помещение организации (арендатору) сразу после завершения процедуры регистрации.

Единой установленной законом формы гарантийного письма не предусмотрено, однако в его содержании должно явно отражаться намерение собственника отдать своё помещение в пользование после прохождения контрагентом государственной регистрации. Суть документа, составляемого гражданином или фирмой, одинаковая, различаются лишь нюансы оформления. При подготовке гарантийного письма следует руководствоваться правилами деловой переписки, а именно:

составлять на листе бумаги формата А-4;
желательно в печатном варианте;
прописывать полные реквизиты предприятия и данные гражданина, участвующих в договоре аренды;
для юрлиц — оформлять документ на фирменном бланке, заверять подписью и печатью руководителя.

В документе должно быть отражено следующее:

сведения о собственнике недвижимости:
- для фирмы — полные реквизиты;
- для гражданина — паспортные данные, с адресом регистрации (проживания) и контактами.
наименование коммерческого субъекта, с которым состоится сделка аренды;
подтверждение согласия передать помещение в аренду;
гарантия законности прав на помещение и его беспрепятственной передачи контрагенту.

К письму прилагается копия свидетельства о государственной регистрации права собственности на помещение. Если помещение предоставляется арендатором, то дополнительно договор аренды. Кроме того, при смене местоположения потребуется приложить вновь заключённый договор аренды.

Законодательство о государственной регистрации не обязывает предоставлять в налоговый орган гарантийное письмо на юридический адрес от собственника. Между тем правозащитники отмечают, что во избежание судебных споров с налоговиками всё же следует позаботиться о составлении этого документа. Ведь налоговый инспектор вправе проверить достоверность заявленных регистрируемым лицом сведений, а также осмотреть помещение.

Сами налоговики не раз выявляли случаи фиктивной регистрации, например, по несуществующим адресам, в снесённых или аварийных зданиях. В отсутствие гарантии невозможно убедиться в наличии у регистрируемой организации реальной недвижимости. В таком случае фискальный орган вправе отказать в регистрации.

В свою очередь гарантийное письмо не является предварительным договором. В этой связи как арендодатель, так и арендатор вправе отказаться от заключения сделки.

Ответы на частые вопросы

Требуется ли нотариально удостоверять гарантийное письмо?

К нотариусу идти необязательно, достаточно простой письменной формы. Подписи с печатью руководителя компании либо обычной подписи физлица достаточно для надлежащего оформления. Однако по желанию сторон нотариально удостоверить документ возможно.

Копию свидетельства на право собственности допускается заверить как самому арендатору своей подписью и печатью, так и удостоверить нотариальным образом.

Хоть законом и не предусмотрена форма составления гарантийного письма, всё же в документе арендодателю следует указать свои реквизиты с контактными данными. Ведь с ним свяжется налоговая инспекция для подтверждения намерений предоставить помещение в пользование и заключить договор аренды.

Можно воспользоваться одним из следующих способов подачи гарантийного письма:

Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса представляет собой письмо в деловом стиле, подтверждающее согласие владельца помещения предоставить его в аренду, после осуществления госрегистрации нового юр. лица.

Гарантийное письмо от собственника физического лица DOC, 26Кб
Гарантийное письмо от собственника юридического лица DOC, 27Кб

2. Случаи предоставления гарантийного письма

Гарантийное письмо может понадобиться:

если физ. лицу либо юр. лицу нужны гарантии о предоставлении определенного помещения в аренду;
при наличии гарантийного письма от арендатора, организация подстраховывает себя. В ситуациях, которые связаны с оформлением сделок, когда у организации нет возможности проверить контрагента;
при регистрации юр. лица. Его могут запросить налоговые инспекторы.

Письменная гарантия оформляется одной стороной и не несет каких-либо обязательств для собственника помещения, даже если в письме прописаны базовые условия предполагаемой сделки. Соответственно, гарантийное письмо не расценивается как предварительный договор. Это позиция Высшего арбитражного суда РФ.

3. Кто является составителем гарантийного письма

Арендатор оформляет гарантийное письмо в письменном виде. Оно должно представлять собой согласие владельца помещений предоставить их в арендное пользование какой-либо организации. Законодательно не установлены требования к тому, кем должен быть собственник арендуемого помещения. Следовательно, составить гарантийное письмо может физ. лицо и юр. лицо. При этом форма и содержание писем идентичны.

Сформируйте все документы для регистрации при помощи нашего сервиса.
Просто выберите виды деятельности.
Программа сама подставит их в заявление и Устав.
Останется только распечатать.

4. Содержание гарантийного письма

В гарантийном письме обязательно должны быть:

реквизиты для юр. лиц, сведения из паспорта для физ. лиц;
дата и место оформления письма;
название ФНС, в которой должна состояться регистрация организации;
сведения арендодателя;
характеристика помещения, планируемого к сдаче в аренду, и его адрес;
разрешение, на передачу арендуемого помещения, согласно договору аренды;
подпись и печать (если есть) арендодателя.

5. Составляем гарантийное письмо правильно

Для составления гарантийного письма нет разработанной и утвержденной формы или бланка. Составитель может писать его в свободной форме, указав информацию, которая обязательно должна содержаться в письме. Если оформитель письма - юр. лицо, оно составляется на фирменном бланке организации.

Бланк гарантийного письма о предоставлении юридического адреса должен содержать следующую информацию:

К гарантийному письму прилагается копия свидетельства о собственности.

6. Способы предоставления гарантийного письма в налоговый орган

Как это сделать:

Если речь идет о регистрации на домашний адрес учредителя. Потребуется письменное согласие владельца помещения на аренду и других лиц, прописанных в нем.

Руководитель-учредитель.

Собственность. Если единолично владеет помещением, то потребуется документ, в котором отмечено данное обстоятельство. При наличии других собственников, понадобиться их письменное согласие.
Прописка. Если не собственник помещения, но имеет прописку, то регистрация также допускается. Необходимо получить от всех владельцев письменное согласие на регистрацию юр. лица. За детей, не достигших совершеннолетия, дают разрешение опекуны или законные представители.

Руководитель.

Разрешается регистрировать организацию по месту прописки ее руководителя. Необходимо представить свидетельство о праве собственности и согласие других собственников.

Зарегистрировать организацию можно на адрес учредителя. ФНС придерживается мнения, что регистрация на адрес учредителя допустима, если доля учредителя составляет ½ от величины уставного капитала. При совершении процедуры регистрации данный аспект зачастую не учитывают.

Любой человек.

Организацию можно зарегистрировать на адрес любого человека, который не имеет отношения к ООО, но в действительности при осуществлении данного варианта могут возникнуть трудности.

Подготовка документов — рутинная задача. Доверьте её нашему бесплатному сервису.
Это сэкономит время и защитит от возможных ошибок.

Читайте также: