Является ли оформление двустороннего договора обязательным условием

Обновлено: 17.05.2024

Обязательный договор — это соглашение двух или нескольких лиц, заключение которого необходимо в силу закона. Вытекающие из этого правоотношения регулируются ГК РФ, Федеральным законом от 29.12.2012 № 275-ФЗ, Федеральным законом от 14.06.2012 № 67-ФЗ, Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ.

Договоры, которые заключаются в обязательном порядке по закону

По своей правовой природе соглашение является добровольным волеизъявлением двух или более сторон. Существуют исключения, когда обязательное заключение договора необходимо в силу закона. Такое требование установлено для участников сделки статьей 455 ГК РФ. Документ оформляется в виде дополнительного соглашения или договора. Статья 445 ГК РФ не устанавливает конкретный перечень, норма является отсылочной.

Вот некоторые примеры обязательных договоров:

Соглашение о дополнительной плате или возмещении страховой премии из-за увеличения (снижения) страхового риска — ч. 9 ст. 11 Федерального закона от 14.06.2012 № 67-ФЗ.
Государственные оборонные контракты. Обязательность его заключения установлена ч. 6 ст. 6 Федерального закона от 29.12.2012 № 275-ФЗ.
Сторона соглашения является участником естественной монополии, такие субъекты не вправе отказать в заключении сделки в случае обращения потребителей. Требование установлено п. 1 ст. 8 Федерального закона от 17.08.1995 № 147-ФЗ.
Организации, занимающие лидирующее положение на рынке (или объем производства оборонного заказа которых превышает 70%), не вправе отказывать в заключении госконтракта -— ч. 2 ст. 110 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ.
В исключительных случаях обязательность заключения договора устанавливает правительство РФ — п. 7 ст. 3 Федерального закона от 13.12.1994 № 60-ФЗ.

Стороны вправе на будущее согласовывать условия, которые примут к исполнению. Для этого юридические и физические лица вправе заключить предварительное соглашение. Такая ситуация относится к тем, когда лицо обязано заключить договор, вытекающий из предварительных обязательств. В силу ст. 429 ГК РФ, форма такого соглашения требует соответствия основной. Например, предварительное соглашение купли-продажи транспортного средства оформляется в письменном виде и не требует государственной регистрации или нотариального удостоверения.

Порядок заключения обязательного договора

В зависимости от условий и предмета сделки существует различный порядок заключения. В этом случае особенности заключения договора в обязательном порядке не имеют различий с обоюдным соглашением сторон. Один участник сделки направляет акцепт на публичную оферту. Документ о согласовании условий в этом случае одинаковый для всех обращающихся лиц. Государственные заказы осуществляются на основании контрактов. Сделка заключается с победителем электронной процедуры. Порядок регулирования определен Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ.

Судебная практика

На практике случаются ситуации, в которых стороны заключают предварительное соглашение, но в дальнейшем отказываются от его исполнения. При урегулировании спора заключение договора в судебном порядке осуществляется путем предъявления иска о понуждении. По результату его рассмотрению суд принимает решение. Такое положение установлено п. 38 постановления пленума Верховного Суда РФ от 25.12.2018 № 49. В момент рассмотрения спора суд обязан проверить соглашение, положенное в основание иска, на предмет существенных условий. Для купли-продажи к таким условиям относят предмет (наименование, идентификационные данные, адрес, марка, модель). В случае условий о предмете сделка признается незаключенной и не порождает прав и обязанностей. В момент предварительного заседания устанавливается, в каких случаях заключение договора обязательно и соблюдены ли все условия. Суд проверяет соглашение по вышеуказанным основаниям, даже если отсутствует позиция ответчика по этому вопросу (постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 08.07.2019 № 11АП-6684/19). Статьей 445 ГК РФ предусмотрена возможность взыскания убытков, вызванных игнорированием исполнения установленных условий. Для минимизации финансовых потерь вы вправе предусмотреть условия о неустойке. Неустойка в целях обеспечения исполнения обязательств — постановление президиума ВАС РФ от 08.04.2014 № 16973/13 по делу № А40-118038/12-105-1100.

В 2012 году закончил Российскую правовую академию Министерства Юстиции РФ по специальности юриспруденция. С 2013 года специализируюсь в области арбитражного процесса, гражданских правоотношений, корпоративного и договорного права.

В. А. Лексина
автор статьи, консультант Аскон по юридическим вопросам

Договор – дело добровольное

Изначально заключение договора является делом добровольным, что следует из п. 1 ст. 421 ГК РФ. Понуждение к заключению договора возможно только в случае, если это предусмотрено законом или если сторона добровольно приняла на себя обязательство заключить договор, но уклоняется от его заключения, например, не исполняет обязательств по предварительному договору, что регулируется ст. 429 ГК РФ.

Оферта может представлять собой направленный второй стороне проект договора, с условиями которого вторая сторона может полностью согласиться, полностью отклонить либо вступить в переговоры о согласовании условий данного договора. Действующее законодательство не содержит понятия переговоров и не устанавливает их порядка, однако переговоры зачастую являются важным этапом, предшествующим сделке, который может повлечь для сторон определенные правовые последствия. Во время переговоров стороны должны действовать добросовестно. Важно предоставлять друг другу необходимую и достоверную информацию и не скрывать важные детали о себе и своей деятельности, которые влияют на суть принимаемых сторонами решений при вступлении в договорные правоотношения. Нельзя неоправданно и неожиданно для партнера прекращать переговоры.

Ответственность за нарушения при переговорах

Ответственность за недобросовестные действия в ходе переговоров о заключении договора устанавливает ст. 431.1 ГК РФ. Так, согласно п. 3 ст. 434.1 ГК РФ сторона, которая ведет или прерывает переговоры о заключении договора недобросовестно, обязана возместить другой стороне причиненные этим убытки. При этом в п.19 Постановления Пленум Верховного Суда РФ от 24.03.2016 N 7 "О применении судами некоторых положений Гражданского кодекса Российской Федерации об ответственности за нарушение обязательств" разъяснено, что на истце лежит бремя доказывания того, что, вступая в переговоры, ответчик действовал недобросовестно с целью причинения вреда истцу. Например, пытался получить коммерческую информацию у истца либо воспрепятствовать заключению договора между истцом и третьим лицом (пункт 5 статьи 10, пункт 1 статьи 421 и пункт 1 статьи 434.1 ГК РФ). При этом правило пункта 2 статьи 1064 ГК РФ не применяется.

При ведении переговоров следует также учитывать, что нельзя раскрывать другим лицам и использовать в своих целях полученную от второй стороны переговоров конфиденциальную информацию, даже если по результатам этих переговоров договор не будет заключен. Нарушившая это правило сторона должна будет возместить другой стороне убытки, что прямо предусматривает п. 4 ст. 434.1 ГК РФ.

Обсуждая условия договора, необходимо помнить, что для заключения договора сторонам в первую очередь нужно согласовать его существенные условия. Согласно положениям п. 1 ст. 432 ГК РФ существенными являются условия о предмете договора, условия, которые названы в законе или иных правовых актах как обязательные для договоров данного вида, а также все те условия, которые надо согласовать по заявлению одной из сторон.

Договор есть, а договоренности – нет

Если соглашения по всем существенным условиям договора стороны не достигнут, если такие условия будут отсутствовать в договоре, то, несмотря на то, что в распоряжении обеих сторон будет находиться письменный документ, именуемый договором, с точки зрения закона договор не будет считаться заключенным. Этот вывод подтверждается многочисленной судебной практикой.

Понятно, что свою волю об условиях заключаемого договора целесообразнее всего выразить в письменном виде. По закону юридические лица и индивидуальные предприниматели в большинстве случаев обязаны соблюдать письменную форму, когда заключают сделки между собой или с гражданами. Это следует из положений п. 3 ст. 23 и п. 1 ст. 161 ГК РФ. Если письменная форма договора не соблюдена, то придется прилагать дополнительные усилия к доказыванию факта совершения сделки и ее условий.

Например, во многом показательно Постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 07.08.2018 г. по делу № А81-7300/2017, которым генподрядчику, заявлявшему, что он не подписывал присланный ему договор и стороны не согласовали существенных для него условий, суд отказал в иске о возврате денег по ст. 1102 ГК РФ. Деньги генподрядчиком оплачены по счету, который субподрядчик направил ему вместе с подписанным только с его стороны договором. Суд, принимая решение, указал, что генподрядчик знал о выполнении работ, был заинтересован в их результате, а значит – обязан их оплатить, поскольку вместо договора выполнение работ подтверждает электронная переписка, явно исходившая от сторон, и акт о выборе участка работ.

Хотелось бы отметить, что аналогом собственноручной подписи являются электронная подпись и факсимиле. Их использование допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ). Например, стороны заключили рамочный договор и включили в него условие о праве использовать факсимиле в договорах, заключенных на основании данного рамочного договора и в документах, составленных во исполнение этих договоров.

При этом необходимо учитывать приведенное выше Постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 07.08.2018 г. по делу № А81-7300/2017, когда договор подписала только одна сторона, но суд признал возникшими взаимные обязательства сторон.

Хотелось бы сказать еще о ситуациях, когда сторона, пытаясь доказать существование договорных отношений, подделывает подпись контрагента. Здесь важно учитывать следующее. Если сторона, чья подпись подделана, знала о подделке, но исполняла его, то суд может признать такие действия одобрением сделки. Если сторона, чья подпись подделана, подала иск о его расторжении, то суд также сочтет, что сторона признала и одобрила существование договора. Хотя некоторые суды все же считают одобрение договора с поддельной подписью несостоявшимся, даже если сторона, чья подпись подделана, исполняла его.

Договор подписан, но неуполномоченным лицом - считается ли договор заключенным?

И вот еще один аспект одобрения сделок, по которому часто возникают вопросы. Это когда сторона обнаруживает, что от имени контрагента договор подписан не уполномоченным на это лицом. Это риск, но надо знать, что здесь работает правило, согласно которому договор считается заключенным, например, с той организацией, от имени которой действовало неуполномоченное лицо, когда вторая сторона не знала, что у подписанта нет соответствующих полномочий. Например, договор подписал бывший руководитель, но на момент подписания договора сведения о прекращении его полномочий еще не внесены в ЕГРЮЛ. В этой ситуации договор будет все-таки считаться заключенным с организацией. И эта организация не сможет сослаться на то, что данные ЕГРЮЛ неверны и договор подписало неуполномоченное лицо. Исключение - когда такие данные внесены в реестр помимо воли компании. Например, в результате неправомерных действий третьих лиц (п. 2 ст. 51 ГК РФ).

Сторона договора может не знать, что руководитель организации не имеет права подписывать договор в связи с тем, что его полномочия ограничены уставом. Пользуясь вышеприведенной позицией Пленума ВС РФ, можно утверждать, что если в ЕГРЮЛ отсутствуют сведения об ограничении полномочий, то сторона вправе предполагать, что таких ограничений нет вообще (п. 22 Постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 N 25).

Общие правила, когда договор считается заключенным

Что касается момента заключения договора, то по общему правилу договор считается заключенным в момент, когда сторона, направлявшая оферту, получила акцепт (п. 1 ст. 433 ГК РФ). Например, если договор одновременно подписан сторонами, то он считается заключенным в этот момент. Если заинтересованная сторона направила другой стороне проект договора по почте, то он будет заключен в тот день, когда подписанный договор вернется от другой стороны. Например, договор отправлен по почте второй стороне с предложением вернуть его до 1 декабря. Вторая сторона подписала договор 28 ноября и в этот же день отправила его назад почтой, но получен он был лишь 3 декабря. В таком случае договор будет считаться заключенным с 3 декабря, но только если об этом немедленно будет сообщено второй стороне, что договор получен с опозданием. Это разъяснено в п. 57 Постановления Пленума Верховного Суда РФ N 6, Пленума ВАС РФ N 8 от 01.07.1996. А если же контрагент отправил подписанный договор после 1 декабря, то договор будет считаться заключенным только при условии, что после его получения первая сторона, т.е. направлявшая оферту, немедленно сообщит второй стороне, что приняла ее акцепт (ст. 442 ГК РФ).

По общему правилу договор вступает в силу - то есть становится обязательным для сторон - с момента его заключения (п. 1 ст. 425 ГК РФ). Для этого в договор целесообразно включить условие о том, что договор вступает в силу с момента его подписания сторонами. Но следует учесть, что при наличии такого условия договор не вступит в силу в момент подписания, если для его заключения по закону требуется передача имущества. Например, так однозначно до 1 июня 2018 г. решался данный вопрос по договору займа. Теперь по договору займа обязательная передача денег может не требоваться, стороны могут заключить такой договор, который обязывает заимодавца выдать сумму займа.

В случае, если сторона уклоняется от заключения обязательного для нее договора, то он будет считаться заключенным, как правило, с момента вступления в законную силу решения суда, принятого по иску о понуждении заключить такой договор.

Особенности прекращения договора

Теперь перейдем к вопросу о прекращении действия договора.

Договор прекращает свое действие, как следует из п. 1 ст. 408 ГК РФ, когда стороны надлежащим образом выполнили все обязательства по нему. Так, договор прекратится ранее указанного в нем срока, если, например, он был заключен на срок до конца года, но полностью исполнен раньше. Следует учитывать позицию, изложенную в Определении Верховного Суда РФ от 08.06.2015 N 304-ЭС14-8595 по делу N А46-14792/2013, согласно которой стороны не могут расторгнуть или изменить договор, прекращенный надлежащим исполнением.

Если же обязательства были исполнены ненадлежащим образом, то договор продолжает действовать, и стороны вправе привлекать друг друга к предусмотренной им ответственности, в том числе и после окончится срока его действия, что предусматривает п. 4 ст. 425 ГК РФ.

Если же в договоре отсутствует условие о сроке его действия и не указана дата его окончания, или, например, написано, что договор действует до исполнения сторонами обязательств, то он действует до тех пор, пока стороны не исполнят все обязательства по нему. Это прямо следует из п. 3 ст. 425 ГК РФ. Следует учитывать также, что для некоторых видов договоров, в которых не указан срок его действия, например, для договора поручения, договора аренды, законодательством могут быть установлены специальные правила об их действии.

Услуги — это когда материального результата нет или он неотделим от процесса. Это образовательные курсы, маркетинговые исследования, продвижение сайтов, туризм.

Исполнитель заключает с заказчиком договор возмездного оказания услуг по правилам Главы 39 ГК РФ. Эти общие правила можно менять и уточнять под свою деятельность. В статье расскажем, как улучшить шаблон договора, чтобы точно получить оплату и защитить себя от лишней работы.

Обратите внимание. От услуг отличаются работы — деятельность с материальным результатом. Для выполнения работ оформляют договор подряда. Как грамотно составить договор подряда читайте в отдельной статье.

Формально научные исследования, перевозка людей и грузов, хранение, деятельность по поручению и комиссии — не услуги. Для них не подойдут рекомендации из нашей статьи.

Как заполнить договор

Термины и определения

В некоторых сферах деятельности есть специальные термины. В первом разделе договора объясняют их значение. Это нужно, чтобы стороны точно знали, по поводу чего договорились, а также на случай судебного спора.

Например, в договоре на маркетинговые услуги стоит объяснить, что такое целевая аудитория, оценка лидов, как расшифровывается слово e-commerce.

Предмет договора

Предмет — это конкретная платная услуга исполнителя для заказчика. Заказчик не вправе требовать больше, чем указано в предмете. Без предмета считается, что стороны не договорились — ст. 779 ГК РФ. В случае спора суд заставит исполнителя вернуть аванс, и работа будет сделана зря.

При описании предмета опасно ограничиваться общими формулировками. Заказчик поймёт неправильно — и будет конфликт. Напишите, какие именно действия выполните и в каком объёме. Можно добавить цель, ссылки на применяемые методики, точное время оказания.

Коротко предмет и цель пишут в одноимённом разделе договора. Остальное можно вынести в подходящее приложение — техническое задание, сценарий, график учебных занятий, заявку на уборку. Под приложением стороны расписываются.

Срок оказания услуг

Договоры на оказание услуг бывают с конкретным сроком и на неопределённый срок.

В некоторых случаях обязательно указывать конкретный срок — например, в сфере образования и общепита.

Например, в договоре на услуги репетитора срок можно написать так:

Период занятий с 15.01.2021 по 31.05.2021 года. Дни занятий: вторник и четверг с 17:00 до 19:00.

В договорах с неопределённым сроком лучше сослаться на документ, по которому определяют время оказания услуги.

Например, в услугах на уборку квартиру укажите, что дата и время прихода клинера согласовываются в заявке Заказчика.

Место оказания услуг

Если услуга выездная и для её оказания что-то нужно, пропишите требования к помещению.

Диджея наняли на корпоратив. Он прописал в договоре требования к помещению: наличие электропитания для подключения музыкального оборудования, стол и стул для диджея. А ещё доступ в зал за 2 часа до начала праздника, чтобы порепетировать.

Цена услуг и срок оплаты

В договоре прописывают общую стоимость услуг, срок оплаты аванса и окончательного расчёта.

При большом перечне услуг каждую оценивают отдельно. Или разбивают процесс на этапы. Вдруг окажете услуги неполностью — будет легко рассчитать размер оплаты.

Пример условия о цене на мытьё окон в квартиры:

Цена услуг по настоящему договору составляет 1500 рублей за мытьё окон и 1000 за мытьё балкона.

Заказчик в течение трёх банковских дней после подписания акта оказанных услуг перечисляет на расчётный счёт Исполнителя оплату, указанную в акте.

Когда услуги тянутся годами, предприниматели задумываются об инфляции. Как проиндексировать цену? В одностороннем порядке это делать запрещено. Зато в договоре можно согласовать порядок уведомления заказчика об увеличении стоимости. И прописать, что при отказе заказчика договор считается расторгнутым.

При изменении стоимости услуг Исполнитель уведомляет Заказчика по электронной почте не позднее семи дней до вступления изменений в силу. Заказчик в этом случае вправе отказаться от услуг.

Исполнитель не вправе менять стоимость оплаченных Заказчиком услуг до их полного исполнения.

Порой оказать услугу невозможно. Если виноват заказчик — он всё равно платит полную сумму. Если случился форс-мажор, заказчик платит за оказанные услуги и возмещает ваши расходы. Это ст. 781 ГК РФ.

Уточните эти правила в договоре. Пропишите обязанности заказчика. В разделе об оплате напишите: если заказчик не выполняет обязанности и в результате невозможно оказать услуги — он всё равно всё оплачивает в полном объёме.

Неявка Ученика на занятия без уважительной причины не является основанием для перерасчёта стоимости услуг или проведения дополнительного урока.

Порой приготовление к услуге стоит денег. Например, команда видеооператоров арендует фургон для перевозки камер, штативов, светильников. В договоре прописывают стоимость аренды фургона, чтобы её компенсировали при форс-мажоре.

Кто оплачивает расходы

По умолчанию все траты, связанные с оказанием услуги, лежат на исполнителе — ст. 783, 704 ГК РФ. Это правило можно менять в договоре: частично или полностью переложить обязанность на заказчика.

Если ваша услуга предполагает проезд исполнителя, покупку материалов, оплату электроэнергии, включите эти затраты в стоимость услуг или измените условия о расходах в договоре.

В случае необходимости выезда в другие населённые пункты Заказчик оплачивает проезд и проживание Исполнителя.

Обязанности заказчика

Бывает, оказать услугу без заказчика невозможно. А в некоторых видах услуг заказчик — активный участник. Ученик делает задания репетитора, компания присылает данные для маркетингового исследования, хозяин впускает клинера в квартиру. По закону это называется содействием заказчика.

Заказчик обязан содействовать исполнителю на условиях договора. Иначе исполнитель вправе требовать возмещения убытков, увеличения цены услуги и отказаться от договора. Это следует из ст. 783, 718, 719 ГК РФ.

Пропишите в договоре конкретные обязанности заказчика. Не бойтесь занудствовать и углубляться в детали, если от этого зависит возможность и качество оказания услуг. В этот же пункт добавьте последствия неисполнения.

Пример набора обязанностей заказчика в договоре на образовательные услуги

— соблюдать учебную дисциплину и общепринятые нормы поведения;

— посещать занятия согласно заранее составленному учебному расписанию, иметь на занятиях необходимую учебно-методическую литературу;

— выполнять задания по подготовке к занятиям, заданные на дом Исполнителем.

В случае неисполнения Заказчиком установленных настоящим пунктом обязанностей, исполнитель вправе в одностороннем порядке отказаться от исполнения договора, а Заказчик обязан оплатить прошедшие уроки.

Исполнитель обязан предупредить заказчика, что предоставленная информация не годится для работы, а его указания могут снизить качество услуги — ст. 781, 716 ГК РФ.

Уточните, в какой срок заказчик после предупреждения исполнителя дополняет информацию или изменяет указания. Добавьте, что по истечении срока исполнитель отказывается от договора в одностороннем порядке.

Кто фактический исполнитель

По умолчанию исполнитель обязан оказать услугу лично — ст. 780 ГК РФ. Для предпринимателя и организации это значит, что исполнять будут их работники.

Если привлекаете сторонних специалистов или другие организации, прямо укажите это в договоре.

Исполнитель вправе привлекать к оказанию услуг третьих лиц без согласия Заказчика.

Приёмка услуг

Окончание услуги лучше оформить актом по ст. 720 ГК РФ. В нём пишут точный перечень и объём оказанных услуг и переданный результат, если есть.

Акт приёмки — это основание для оплаты. Если услуги оплачиваются один раз, акт тоже будет один. При длящихся услугах, например, при ежемесячной оплате, приёмку работ по акту тоже делают ежемесячно.

Согласуйте, в какой срок заказчик подписывает акт и указывает замечания. Здесь же — допустимое количество доработок. Укажите, в какой срок услуги считаются принятыми и подлежат оплате, если заказчик не подписал акт и не высказал замечания.

Не позднее третьего числа каждого месяца Исполнитель предоставляет Заказчику акт оказанных услуг.

Количество доработок не может быть больше двух.

В случае неподписания заказчиком акта и непредоставления замечаний в течение семи дней с момента уведомления исполнителя, услуги считаются принятыми и подлежат оплате.

Ответственность исполнителя за качество

Когда услуга оказана с отступлениями от договора или результат непригоден для использования, заказчик предъявляет исполнителю требования из ст. 723 ГК РФ:

— бесплатно устранить недостатки или оказать услугу заново;

— сделать скидку на услугу;

— отказаться от договора и потребовать назад оплату — если исправлять недостаток бессмысленно или исполнитель не устранил его в согласованный срок.

Напишите в договоре, что исполнитель не возмещает расходы заказчика на исправление недостатков третьими лицами. Но при этом готовьтесь к устранению недостатков своими силами. Иначе у заказчика появится право привлечь другого исполнителя за ваш счёт. Так сказал Верховный суд РФ в Обзоре судебной практики № 2 от 26.04.2017 г.

Другая ситуация с потребителями — клиентами, сделавшими заказ для личных или семейных нужд. Потребители всегда могут нанять другого исполнителя, если у вас проблемы с качеством, по ст. 29 Закона о правах потребителей.

Порядок одностороннего отказа от договора и возмещения убытков

Момент отказа от договора на услуги прописан в ст. 782 ГК РФ.

Заказчик вправе отказаться от договора в любой момент, оплатив исполнителю понесённые расходы. Исполнитель тоже вправе отказаться в любой момент, но вместе с эти должен компенсировать заказчику все убытки.

Знаете заранее, какие расходы будет оплачивать заказчик — напишите об этом в договоре. Это затраты на проезд, покупку инвентаря, стоимость работы сотрудников исполнителя.

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Где судиться

Заказчик и исполнитель могут находиться в разных городах. В случае спора один из них поедет в суд в другой город.

Исключение — иски от потребителей. Потребители всегда могут выбрать суд в своём регионе по ст. 17 Закона о правах потребителей. Это надо помнить и учитывать.

Статья актуальна на 28.01.2021

В статье Создаем регламент договорной работы мы обсудили принципы организации договорной работы в организации и риски, которые возникают при работе с документами. Какие этапы проходит договор при подготовке, кто должен согласовывать работу и на что нужно обращать внимание при проверке контрагентов — читайте в продолжении статьи, подготовленной на основе практического курса преподавателя Русской Школы Управления, юриста, тренера-консультанта в сфере права Юлии Межниковой.

1 этап: инициатива заключения договора

Подразделение, сотрудник-инициатор заключения договора или специалист по договорной работе взаимодействуют с представителями контрагента. В процессе подготовки обе стороны начинают обсуждать технические условия.

Если вы занимаетесь подготовкой:

Обоснуйте необходимость и целесообразность заключения договора.

Разработайте первоначальный проект документа: возьмите за основу вариант договора, полученного от контрагента, или используйте типовой шаблон основных заключаемых договоров, уже прошедший проверку.

Согласуйте условия с контрагентом.

2 этап: определение основных условий

Как правило, на этапе определения условий проходит много встреч с контрагентами. Это нужно, чтобы достигнуть компромисса. Во время переговоров стороны обсуждают условия сотрудничества, обмениваются своими вариантами описания условий и деталей реализации документа, согласуют цену и порядок расчетов.

Перед встречей внесите в проект договора семь важных условий:

Краткую характеристику договора (поставка, оказание услуг или другой вид работ).

Наименование сторон (например, крупные холдинги могут состоять из большого числа юридических лиц).

Предмет договора (результат, ради которого прилагаются усилия).

Цену или условия расчетов.

Ответственность за неисполнение.

Сроки и дополнительную информацию.

3 этап: проверка контрагентов

Компания несет ответственность за последствия работы с недобросовестным бизнес-партнером. Вы должны проявлять осмотрительность — ваша ошибка может привести к проблемам с ФНС и обвинениям в получении необоснованной налоговой выгоды. Кроме того, сотрудничество с непроверенными контрагентами часто приносит убытки из-за срывов договоренностей или обмана.

Проверяйте наличие документов, подтверждающих легитимность и законность деятельности партнера. Поищите информацию в открытых источниках о добросовестности потенциального контрагента.

Стандартный перечень документов для досье контрагента

4 этап: доработка текста договора

На этом этапе сформулируйте существенные и дополнительные условия, состав дополнительных документов, проработайте вопрос подписания договора (кто будет визировать — первое лицо компании или кто-то по доверенности), внесите положения об ответственности и досрочном расторжении.

5 этап: согласование

Круг согласующих лиц организация назначает самостоятельно, причем он может меняться в зависимости от вида договора. Любой договор обязательно рассматривают:

Финансовые службы.
Юристы.
Служба безопасности (при ее наличии). Она проверяет репутацию контрагента и его способность выполнить обязательства по договору.
Руководитель.

Составьте лист согласования, который будут визировать все службы и сотрудники, привлекаемые к процессу. Внесите в лист пять обязательных пунктов:

Обоснование необходимости составления договора.

Обоснование выбора контрагента.

Краткую информацию о контрагенте и предмете договора, сумму, порядок расчета.

Срок согласования для каждого подразделения.

Пояснительную записку с дополнительной информацией.

Лист согласования также должен содержать:

ФИО, должность и отдел ответственного исполнителя.
Визу ответственного исполнителя.
Визы руководителей ответственного исполнителя.
Вид документа (договор, допсоглашение).
Наименование контрагента.
Список визирующих лиц.
Дату поступления на визирование и обратно.

Подготовленный проект договора подлежит обязательному согласованию — его визируют структурные подразделения и ответственные сотрудники. Визирование должно занимать не более одного рабочего дня (8 часов), для сложных договоров большого объема — не более двух дней (16 часов). Свои замечания визирующее подразделение отмечает на листе согласований, записывает на отдельном листе, чтобы приложить к проекту договора.

После устранения замечаний исполнитель должен снова получить визу структурного подразделения. Если исполнитель не согласен с замечанием, решение о его исключении принимает лицо, уполномоченное заключать договоры от имени компании.

Смотрите также: Договорное право. Предмет, условия договора

6 этап: подписание договора уполномоченным лицом и передача контрагенту

Передайте согласованный проект договора вместе с листом согласований и обоснованием на подписание сотруднику, который уполномочен заключать договоры. После этого отправьте документ на подпись партнеру.

Зарегистрируйте подписанный обеими сторонами оригинал договора: присвойте номер и внесите сведения о нем в реестр договоров.

Подписанный договор для передачи контрагенту передается ответственному исполнителю под расписку. Обязательно оговаривайте сроки подписания договора и возврата экземпляра подписанного документа.

Важно: договор вступает в силу с момента подписания сторонами.

Реестр договоров

Картотеки с договорами и актами должны быть наглядными для удобства использования. При заключении договора внесите в реестр следующие сведения:

Регистрационный номер.
Дополнительный номер (номер контрагента).
Дату договора.
Наименование контрагента.
Предмет договора.
Срок действия.
Ответственное подразделение (исполнитель).
Цена договора.
Наличие приложений.
Кто подписал договор.

7 этап: контроль за исполнением

В регламент договорной работы в составе обязанностей внесите контроль исполнения уже заключенного договора. Эту же обязанность отразите в положении о структурном подразделении, трудовых договорах и должностных инструкциях сотрудников, отвечающих за сопровождение договоров и взаимодействие с контрагентами. Уточните критерии, при наступлении которых сотрудники подразделения обязаны известить юридический департамент и финансовую службу (например, просрочка исполнения обязательства и возникновение дебиторской задолженности, изменение нахождения контрагента).

Дополнительно включите в регламент процедуру выборочного или постоянного контроля за исполнением договора со стороны юридического подразделения в зависимости от суммы договора, сложности сделки, длительности сроков исполнения и других важных факторов.

Задачи ответственного сотрудника

Контроль исполнения договора.
Направление копии договора в другие подразделения и бухгалтерию, обеспечение исполнения договорных обязательств по срокам, объему и качеству.
Мониторинг действующих договоров, решение вопросов исполнения обязательств, оплаты, своевременного продления, разрешения конфликтов.
Информирование финансового и юридического отдела при возникновении дебиторской задолженности или других проблем неисполнения договора (в течение одного рабочего дня).

8 этап: хранение

Схема работы с договором в электронном виде

Создание проекта договора в электронном виде и учет его в системе управленческого учета.

Предварительное рассмотрение проекта договора в электронном виде (выполняется в случае необходимости).

Визирование проекта договора в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи.

Подписание проекта договора с использованием электронной цифровой подписи.

Передача договора в электронном виде для регистрации в системе управленческого учета.

Преобразование подписанного договора в электронном виде в бумажный договор, подписание договора всеми сторонами, простановка печатей.

Развивайтесь вместе с нами, учитесь в удобном формате в любое время и в любом месте! Посмотрите каталог наших учебных программ. Светлана Щербак Автор медиапортала Русской Школы Управления

Читайте также: