Образец записка расчет при увольнении т 61 образец заполнения

Обновлено: 18.05.2024

Внесенные в программу данные автоматически переносятся в записку-расчет. В ней отражены все причитающиеся работнику выплаты. Обязательно ли ее заполнение и как она заполняется, рассмотрим ниже.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 8 (800) 350-29-87 . Это быстро и бесплатно !

Что это такое?

Записка-расчет – это документ, позволяющий бухгалтеру составить расчет всех необходимых сумм, причитающихся работнику при увольнении.

Она является справкой, подтверждающей, что расчет был произведен. Согласно статье 140 ТК РФ расчет производится в день увольнения специалиста.

Статья 140 ТК РФ. Сроки расчета при увольнении

При прекращении трудового договора выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, производится в день увольнения работника. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете.

В случае спора о размерах сумм, причитающихся работнику при увольнении, работодатель обязан в указанный в настоящей статье срок выплатить не оспариваемую им сумму.

Обязательно ли заполнять?

Записка относится к кадровым документам, обязательным для заполнения. Она также хранится и после ухода сотрудника из организации. Если она не заполнялась или заполнялась неправильно, работодателя ждет административный штраф.

Как оформляется документ?

Для составления записки используется единая форма Т-61. На лицевой стороне содержится информация об увольняющемся специалисте. На оборотной стороне вписываются данные о выплатах, которые получит работник при увольнении.

Как заполнить при прекращении трудового договора с работником?

Ответственными за заполнение документа являются кадровик и бухгалтер. Специалист кадрового отдела заносит общую информацию о сотруднике и данные об увольнении. Бухгалтер вписывает данные о причитающихся выплатах. Лицевая сторона включает в себя:

Данные об организации.
Реквизиты трудового договора, заключенного с работником.
Дату составления и номер записки-расчета.
ФИО сотрудника, его табельный номер.
Структурное подразделение в компании, где трудился работник, и должность, которую он занимал.
Дату последнего дня работы.
Причину увольнения со ссылкой на ТК РФ.
Реквизиты приказа об увольнении.
Данные о том, имеются ли у сотрудника неиспользованные дни отпуска (или использованные авансом).

После заполнения бланка специалист кадровой службы указывает свою должность и ставит подпись с расшифровкой.

Оборотная сторона подразделяется на столбцы. 1-9 столбец содержат данные об отпускных, 1-19 – информацию обо всех причитающихся выплатах. Рассмотрим заполнение столбцов более подробно:

Год расчетного периода.
12 календарных месяцев перед увольнением.
Доход работника в каждый из месяцев и общая сумма выплат.
Количество календарных дней в расчетном периоде.
Количество часов в расчетном периоде (заполняется, если оплата почасовая).
Средний дневной заработок.
Сколько дней отпуска взято авансом.
Сколько дней отпуска не было использовано.
Расчет отпускных.
Зарплата.
Отпускные (копирует столбец 9).
Другие начисления, если они были.
Общая сумма выплат.
Подоходный налог.
Другие удержания.
Общая сумма удержаний.
Задолженность организации перед сотрудником.
Задолженность работника перед организацией.
Итоговая сумма, причитающаяся к оплате.

Далее сумма выплат вносится прописью и указывается номер платежной ведомости, по которой денежные средства будут выданы из кассы. Бухгалтер ставит свою подпись с расшифровкой под внесенными им данными.

Записка-расчет может быть заполнена вручную, но современные компьютерные программы позволяют этого избежать. Внесенные в программу данные автоматически переносятся в записку-расчет.

Другие документы при увольнении также имеют особенности заполнения, которые нужно знать. Об этом мы писали в наших статьях:

Таким образом, записка-расчет является обязательным к заполнению документом, подтверждающим факт расчета с работником. После ухода сотрудника она передается на хранение в бухгалтерию. Обычно она хранится с другими документами о заработной плате.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

8 (800) 350-29-87 (Москва)
8 (800) 350-29-87 (Санкт-Петербург)

При увольнении сотрудника работодатель должен произвести все полагающиеся ему выплаты. Речь идет не только о заработной плате, но и о компенсации отпускных дней, которые подчиненный так и не успел реализовать, а также об иных выплатах, предусмотренных как положениями ТК РФ, так и локальной документацией предприятия. В связи с этим уполномоченными сотрудниками оформляется записка-расчет при увольнении, позволяющая наглядно увидеть, какую сумму получит работник. Рассмотрим подробнее особенности заполнения этого документа.

Кем и когда составляется записка-расчет?

Записка-расчет — это двусторонний документ, заполняемый на основе расчетной и платежной документации, в которой содержатся все начисления работнику за расчетный период.

На его лицевой части сотрудник отдела кадров указывает информацию о предприятии, а также сведения, касающиеся непосредственно увольняемого сотрудника и заключенном с работодателем трудовом договоре. На оборотной стороне регистра, которая, в свою очередь, заполняется бухгалтером, указывается таблица, содержащая расчет оплаты отпуска.

В законодательстве отсутствуют сроки оформления данного документа, однако, с учетом сроков окончательного расчета работника, предусмотренных ст. 140 ТК РФ, следует, что записка-расчет должна быть готова не позднее последнего дня, когда подчиненный выполняет свои обязанности по трудовому договору.

Следует помнить о том, что работодателя, который проигнорирует сроки перечисления выплат при увольнении, можно привлечь к установленной законом ответственности. В частности, за задержку зарплаты, отпускных и прочих выплат, в рамках ст. 236 ТК РФ, с него можно будет истребовать не только задолженность, но и проценты по ней. Кроме того, как следует из п. 55 постановления Пленума ВС РФ № 2 от 17.03.2004 г., рабочий может потребовать выплату зарплаты с учетом индексации. Это допускается, если из-за уровня инфляции в стране сумма обесценилась.

В какой форме должна быть записка-расчет?

Записка-расчет представляет собой документ первичного учета, оформление которого обязательно при расторжении контракта с сотрудником предприятия. Для него в 2004 году Постановлением № 1 Госкомстата была утверждена специальная форма № Т-61 .

К слову, если приказ на увольнение можно оформить на несколько сотрудников сразу по форме Т-8а , то записка-расчет составляется для каждого рабочего строго индивидуально.

Исходя из п. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ от 06.12.2011 г., а также разъяснений Минфина РФ в письме № ПЗ-10/2012 от 04.12.2012 г., форма Т-61 , не является обязательной для применения на предприятиях. В связи с чем организация на основе унифицированной формы вполне законно может разработать собственный бланк учетного документа.

Правила заполнения

Рассмотрим подробнее, как оформляется записка-расчет.

1) Как было отмечено выше, лицевая часть заполняется кадровиками. В частности, она должна содержать следующие сведения:

информацию о работодателе, куда входят: наименование предприятия, ОКПО, ОКУД, организационно-правовой статус;
дату составления записки-расчета и присвоенный ей номер;
реквизиты трудового договора, а именно, его номер и дата заключения.

Далее заполняются сведения о подчиненном:

Ф.И.О;
присвоенный сотруднику при трудоустройстве табельный номер;
название подразделения;
должность, которую занимал на предприятии рабочий.

Вам также будет интересно:

Ниже приводятся сведения, касающиеся непосредственно прекращения трудовых отношений с подчиненным, а именно:

дата расторжения контракта;
номер и дата приказа об увольнении;
основание, по которому трудовые отношения завершились. Так, если подчиненный увольняется по собственной инициативе, то записка-расчет будет содержать ссылку на п. 3 ч.1 ст. 77 ТК РФ.

В следующей части документа указывается количество неиспользованных (или реализованных авансом) дней отпуска. При этом за дни отпуска, которые рабочий не использовал, будет начислена соответствующая компенсация. В том случае, если будет выявлен перерасход, то бухгалтерия произведет вычет из суммы, причитающейся в выдаче сотруднику. К слову, для удобства и быстроты расчетов можно использовать онлайн калькулятор.

Следует отметить, что заполненная инспектором отдела кадров сторона записки-расчета должна быть заверена его подписью.

2) Далее сотрудниками бухгалтерии заполняется обратная сторона документа. На ней представлены таблицы, содержащие начисления по отпускным. В них должны быть включены следующие сведения:

сведения за предшествующие увольнению 12 месяцев;
суммы ежемесячных выплат, при этом бухгалтер может руководствоваться пп. 2, 3 ПП РФ № 922 от 24.12.2007;
количество календарных дней за расчетный период;
количество часов за расчетный период, в том случае если рабочее время сотрудника учитывается в часах; ;
число отпускных дней, взятых авансом;
нереализованные отпускные дни;
итоговая сумма за отпуск, которую получит сотрудник.

Далее производится окончательный расчет суммы для выплаты работнику. При этом в таблице отражаются отработанные сотрудникам дни в месяц его ухода, сумма за отпуск, прочие выплаты. А также указывается, НДФЛ и иные удержания. Окончательную сумму прописываю внизу документа.

Таким образом, записка-расчет при увольнении является обязательным документом. Для ее оформления работодатель может использовать собственный бланк, а может воспользоваться стандартной формой Т-61.

Содержание

Когда сотрудник увольняется или с ним разрывается трудовой договор, для расчета необходимой в этой ситуации выплаты (заработной платы либо компенсации за нерастраченные дни отпуска и т.д.) оформляется записка-расчет.

Имеется специальная единая форма Т-61, которой пользуются в данном случае. Ответственные за оформления этого документа специалисты – кадровик и бухгалтер. Сотрудник кадровой службы заносит общие сведения о работнике, информацию об увольнении и факте расторжения договора (на лицевую стороны документа). На другой стороне бухгалтер рассчитывает сумму положенной ему выплаты.

Записка-расчет при увольнении (форма Т-61). Правила заполнения документа

Документ заполняется с двух сторон разными сотрудниками.
Первая сторона должна быть заполнена сотрудником кадровой службы и в ней должны присутствовать следующие данные:

– номер трудового договора (срочного или бессрочного) с сотрудником;

– дата, когда сотрудник зачислен в штат;

– порядковый номер, присвоенный записке-расчету и дата ее заполнения;

– ФИО увольняемого сотрудника;

– его табельный номер;

– отдел или подразделение, в котором числится данный сотрудник;

– кто он по профессии и специальности, его должность.

Потом прописывается информация, касающаяся увольнения (или расторжения договора):

– дата, с которой сотрудник будет уволен;

– статья ТК РФ, согласно которой сотрудник будет уволен (основание для увольнения);

– присвоенный номер и дата приказа (Вы можете скачать пример заполнения данного приказа).

Указывается количество дней неиспользованного отпуска за период работы. Если сотрудник был в отпуске авансом, то вписывается количество лишних дней. Сумма за перерасходованные дни будет вычтена из расчета.

После внесения всех данных кадровик ставит свою подпись и дату заполнения.
Оборотная сторона бланка прописывается сотрудником бухгалтерии. Он должен внести данные в таблицу из 19 граф. Каждая графа предназначается для определенной информации. В графах с 1-ю по 9-ю указывается информация о расчете за дни отпуска, которые сотрудник не истратил.

– Графа 1 – год расчетного периода (необходим для вычисления среднего дневного заработка).

– Графа 2 – 12 календарных месяцев (до даты увольнения).

– Графа 3 – доход сотрудника за каждый из взятых месяцев, которые учитываются при увольнении.

– Графа 4 – количество календарных дней в расчетном периоде.

– Графа 5 – количество часов расчетного периода (необходимо указывать, если оплата почасовая).

– Графа 7- количество отпускных дней, которые были взяты авансом.

– Графа 8 – неиспользованные дни отпуска (количество).

– Графа 9 – денежная сумма за указанное количество неиспользованных дней отпуска, которая будет начислена сотруднику. Считается следующим образом: (графа 8 минус графа 7) умножить на графу 6.

В графы с 10 по 19 вносятся данные по расчету суммы, которую должны выплатить сотруднику.

– Графа 10 – сумма выплачиваемой заработной платы.

– Графа 11 – сумма из графы 9 (за отпускные).

– Графа 12 – другие начисления, которые будут выплачены сотруднику.

– Графа 13 – общая сумма всех начислений.

– Графа 14 – подоходный налог, который удерживается от суммы начислений.

– Графа 15 – другие удержания;

– Графа 16 – общая сумма удержаний;

– Графа 17 – оставшаяся задолженность организации перед сотрудником;

– Графа 18 – оставшаяся задолженность сотрудника перед компанией.

– Графа 19 – итог, который должен быть выплачен при увольнении. Формула расчета – графа 13 минус графа 16 плюс графа 17 и минус 18.

Общая сумма выплат записывается ниже таблицы, как прописью, так и цифрами. Также вносится номер платежной ведомости или РКО, которые служат основанием для выдачи денежной суммы из кассы.
Бухгалтер, выполнивший все расчеты и оформивший форму Т-61, ставит свою подпись под внесенными им данными.
Когда сотрудник увольняется, в его трудовую книжку вносится запись об увольнении. Также в личную карточку сотрудника (форма Т-2) делается пометка.

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

Предприятия и организации при увольнении работников обязаны рассчитаться с ними в полном размере, отдать им все положенные суммы в день расторжения трудового договора, выдать трудовые книжки. Данные о выплатах необходимо отразить в специальном документе.

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Что это такое

При увольнении работника для расчета положенных ему начислений составляется записка-расчет. На каждого сотрудника заполняется отдельный экземпляр, вне зависимости от причин расторжения контракта.

Записка-расчет формы № Т-61 — документ первичного учета, утвержденный Постановлением Госкомстата. Данную форму работодатель может использовать в качестве образца для разработки собственного бланка.

При увольнении работнику полагаются следующие выплаты:

зарплата за неоплаченные ранее, но отработанные фактически рабочие дни;
компенсация за неиспользованное отпускное время;
премия, если она была назначена;
пособие по временной нетрудоспособности;
материальная помощь, положенная сотруднику на основании локальных актов;
выходное пособие, предусмотренное законодательством или локальными актами организации в определенных случаях;
прочие выплаты.

Выписывается записка-расчет сотрудниками отдела кадров и затем передается в бухгалтерию. При этом используются все платежные и расчетные ведомости, где отражены все начисления за нужный период.

Бланк формы Т-61 двусторонний. Кадровик заполняет лицевую сторону, отражая информацию о работнике, организации, реквизитах трудового договора. На обратной стороне бухгалтер рассчитывает сумму отпускных.

Работник должен проверить правильность заполнения документа. При обнаружении ошибки необходимо обратиться к работодателю и устранить неточности.

Трудовой кодекс обязует предоставлять увольняющемуся работнику расчетный лист, в котором отражена положенная ему заработная плата за отчетный период, сумма удержанных из нее средств и общая причитающаяся ему сумма.

В противном случае должностному лицу или индивидуальному предпринимателю грозит административный штраф от одной до полутора тысяч, юридическому лицу — от трех до пяти тысяч рублей.

В какие сроки нужно оформить

Срок, в который документ должен быть оформлен, законодательно не установлен. Но при его составлении необходимо учитывать срок окончательного расчета с увольняющимся сотрудником: до последнего рабочего дня или на следующий день после увольнения.

Работник, по собственному желанию расторгающий трудовой контракт, должен за 14 дней до предполагаемого увольнения подать заявление руководителю. После его получения будет издан приказ об увольнении и можно оформлять записку-расчет.

Сотрудник имеет право до окончания последнего дня срока предупреждения забрать свое заявление. В таком случае придется аннулировать уже составленный документ.

Срок хранения записки-расчета в архиве равен 75 лет. Находиться она может как на бумажном носителе, так и в электронном виде на цифровом носителе. В последнем случае она должна быть засвидетельствована электронной цифровой подписью компетентных должностных лиц.

Нарушение правил оформления и хранения документа влечет за собой административный штраф в размере 500 рублей, который налагается на уполномоченное лицо, совершившее ошибку.

Как оформить

Используя сведения из личной карточки и приказа об увольнении, кадровик вносит сведения на лицевую сторону записки-расчета:

указывает полное название организации или предприятия;
код ОКПО (номер, присвоенный по общероссийскому классификатору);
дату подписания и номер трудового контракта, подписанного работником;
название документа, его номер по порядку и дата составления;
излагает сведения о сотруднике: ФИО, структурное подразделение, специальность, табельный номер;
в графе “Трудовой договор прекращен (работник уволен)” вычеркивает неактуальную часть и проставляет дату произошедшего события;
указывает основание, служащее причиной прекращения трудового договора, и прописывает порядковый номер документа и дату приказа об увольнении;
заполняет одну из двух строк: число использованных или неиспользованных авансом дней (часов) очередного отпуска;
обозначает период работы, за который рассчитываются выплаты;
сверяет правильность записанных данных, записывает должность, расписывается и расшифровывает подпись.

Если сотрудник брал отпускные дни авансом, вместо компенсации следует рассчитать сумму, подлежащую возврату.

Заполнение обратной стороны начинается с таблиц расчета оплаты отпуска. Заносятся сведения о заработной плате, выплаченной сотруднику за прошедший год: год (1 графа), месяц (2 графа) и размер начислений (3 графа). Не следует учитывать оплату больничных, отпускные, командировочные и т.д. Подводится общий итог.

Далее заполняются таблицы с правой стороны:

4 графа	Количество дней расчетного периода
5 графа	Количество часов расчетного периода
6 графа	Средний заработок за день или за отработанное время
7 и 8 графа	Количество отпускных дней, использованных авансом и неиспользованных
9 графа	Сумма начислений за отпуск

В последней таблице четыре колонки:

Начислено	Вносятся начисленные за текущий период суммы. Такие, как компенсация отпуска, выходное пособие, заработная плата. Затем подсчитывается итоговая сумма начислений
Удержано	Сведения обо всех удержанных суммах из зарплаты сотрудника. Например, налогах на доходы, алиментах, иных удержаниях, в том числе за отпуск, их общая сумма
Задолженность	Как за организацией, так и за работником (в случае переплаты в прошлом периоде)
Причитается к выплате	Определяется общая сумма, которую лицо должно получить на руки

Далее идет строка, в ней сумма к выдаче указывается прописью, а затем цифрами. В конце необходимо указать номер и дату платежной ведомости или расходного ордера, по которому оплачиваются средства. Затем бухгалтер проверяет данные, записывает свою фамилию и ставит подпись.

Образец заполнения записки расчета при увольнении формы Т-61 в 2020 году представлен ниже:

Распространенные ошибки

Часто при оформлении записки-расчета допускаются следующие ошибки:

не включают в расчет начисления по больничным листам;
в компенсацию отпуска вносят начисления, которые туда входить не должны;
ошибаются в написании данных сотрудника;
неправильно указывают название и реквизиты организации;
неточно считают заработную плату.

С выходного пособия не взимаются страховые взносы, НДФЛ, единый социальный налог и обязательное страхование от НС.

При увольнении записка-расчет является основной отчетностью, в которой фиксируются переданные работнику суммы. Составляется она специалистами сразу двух отделов: отдела кадров и бухгалтерии. При этом важно не допустить ошибок в расчетах.

Видео по теме:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Читайте также: