Нужно ли положение о командировках утверждать приказом

Обновлено: 16.05.2024

Положение по командировкам — это локальный нормативный акт организации, в котором содержатся все правила направления в служебную поездку, принятые именно в организации. Обязательно ли оно, нужно ли его пересматривать в связи с принятием новых законов и каков лимит расчета суточных? Какие дополнительные издержки несет компания при командировании работников?

Для чего нужно положение

Такой локальный нормативный акт организации, как положение о направлении в командировку, является необязательным. Оно нужнее для урегулирования отношений между компанией, командируемым и отделами, которые причастны к оформлению и расчету затрат на служебную поездку. То есть отдельно разрабатывать регламент по командировкам как локальный акт необязательно, допустимо включить нормы о служебных поездках, например, в правила внутреннего трудового распорядка, а суточные лимиты утвердить приказом. Об этом идет речь в статье 168 Трудового кодекса, но мы все же остановимся подробнее на разработке такого локального акта, так как его наличие делает оформление поездок более простым и удобным.

Что такое командировка

Разберемся, как определяется этот термин в Трудовом кодексе РФ. Командировка — это поездка работника компании для выполнения служебного поручения вне постоянного места осуществления трудовой деятельности (часть 1 ст. 166 ТК РФ). Отправка осуществляется на основании распоряжения работодателя с выдачей служебного задания. Если сотрудник занимает должность, которая подразумевает постоянное выполнение трудовых обязанностей в отъезде, это не служебная поездка (это разъездная работа). На время командировки за работником сохраняется его должность, рабочее место, заработная плата.

Может ли работник отказаться от поездки

По общему правилу, трудовое законодательство (ст. 166 ТК РФ) не обязывает спрашивать у сотрудника согласие на любую командировку (по России или за рубеж). Но ТК РФ установлен ряд ограничений для отдельных категорий работников.

Нельзя отправлять в командировку:

Разрабатываем положение на 2020 год

Практически все нюансы направления работника в служебную поездку содержит правительственное постановление 749 о командировках с изменениями 2020 года от 13.10.2008. Кардинальные изменения в сторону упрощения оформления этого рабочего момента вносились в законодательство в 2015 году, когда законодатель упразднил обязательность оформления командировочных удостоверений и служебных заданий. Хотя многие организации и предприятия и по сей день используют эти формы при направлении работника в командировку, скорее, для удобства ведения внутренней отчетности, тем более что документы, наряду с приказом о направлении в командировку, автоматически формируются из программ кадрового учета.

Включите в документ оговорку о возможности отмены служебных поездок из-за чрезвычайных ситуаций. На фоне эпидемии коронавируса отменяются поездки за границу.

Для разработки актуального локального акта используйте пример положения о командировках 2020, но учтите, что образец внутреннего документа другого предприятия содержит индивидуальные особенности, ограниченные или расширенные права. При разработке локальных актов необходимо обращаться к первоисточнику — в нашем случае возьмите за основу правительственное постановление № 749.

Обычно положение состоит из нескольких разделов и является достаточно объемным документом. В частности, учитывают:

общие положения;
порядок направления работников в служебные поездки;
лимит сроков такой поездки;
правила продления срока;
случаи отзыва командированного работника;
гарантии при направлении в командировку;
размеры и порядок возмещения командировочных расходов.

В каждом из этих разделов важно учесть все нюансы. Например, положение для бюджетного учреждения может начинаться так:

Из этого образца видно, что утверждает положение руководитель организации: предусмотрено поле для его личной подписи и даты утверждения. Одним из основных разделов этого локального акта является раздел о порядке предоставления отчетности, связанной с направлением в служебную поездку. В нем желательно сразу прописать такое правило:

Командированный работник в течение 3 рабочих дней после возвращения обязан предоставить документы, подтверждающие целевое расходование выданных средств.

Кроме того, при составлении положения обязательно конкретизируют статьи командировочных трат, которые организация готова компенсировать сотруднику. Например:

Кто разрабатывает положение о командировках

Утверждает локальный акт руководитель, а вот к его разработке привлекают нескольких сотрудников одновременно:

специалист отдела кадров пропишет основные организационные моменты;
главбух внесет в документ пункты, касающиеся оплаты;
юрист проверит положение на соответствие действующему законодательству.

Для внесения в документ отдельных аспектов привлекают и иных специалистов.

Изменения в законодательстве

В связи с изменениями в законодательстве работодателю необходимо своевременно пересматривать локальные нормативные акты, в том числе положение о направлении в служебные поездки. Целью пересмотра может быть сокращение дополнительных финансовых нагрузок на бизнес в ситуации, когда государство принимает законы, ведущие к увеличению налоговых отчислений и страховых взносов в соответствующие фонды.

С 2017 года Федеральным законом № 243 ФЗ от 03.07.2016 установлены лимиты суточных при командировании работника, в пределах которых страховые взносы не уплачиваются, при превышении лимитов страховые взносы необходимо платить на сумму превышения. Норма была введена по аналогии с уплатой НДФЛ на суточные, которая действует с 01.01.2008. Причем законодатель до сих пор не изменил в сторону увеличения размеры суточных, которые не облагаются налогом и страховыми взносами.

Устанавливаем лимиты суточных

Если работодатель стремится сэкономить на суточных, в положение о командировочных расходах 2020 или о командировках он вписывает лимиты выплаты суточных, в соответствии с Налоговым кодексом РФ, в рамках сумм, не входящих в налогооблагаемую базу:

700 рублей в день — по территории России;
2500 рублей в день — за пределами страны.

При установлении лимитов суточных работодатель вправе руководствоваться рыночной ситуацией, иначе излишняя экономия демотивирует работников, которые, отправившись выполнять задание руководства в другом городе или другой стране, должны оперативно решать служебные задачи, тем более многие работники относятся к таким поездкам негативно.

Нередко компании дифференцируют лимиты по должностям и месту командирования. То есть для руководящего состава устанавливаются более высокая компенсация, чем для рядовых сотрудников. То же самое относится к месту назначения: если компания региональная, то командировка, например в Москву, более затратна, чем в маленький населенный пункт. Компания вправе указать в положении любой размер суточных, так как максимальный предел законодательством не ограничен. Необходимо только помнить, что придется уплатить соответствующие налоги и взносы.

Может ли работник поехать в командировку на такси?

Минфин в своем письме от 25.03.2020 N 03-03-07/23568 разъяснил, что расходы работника в командировке на проезд в такси могут быть учтены организацией в составе прочих расходов. Нужно только, чтобы работник предоставил подтверждение расходов — принес квитанцию по форме, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 N 112.

Командировка в выходной день

Как работнику отчитаться о результатах

По результатам поездки командированный составляет и передает начальству отчет о выполнении задания, на основании которого руководство предприятия имеет возможность определить, насколько хорошо сотрудник справился с теми вопросами и задачами, которые следовало решить. Работнику составление отчета позволяет избежать необоснованных претензий на предмет неудовлетворительных результатов поездки. Кроме отчета, командированный передает в бухгалтерию:

Для чего нужно положение

Что такое командировка

Может ли работник отказаться от поездки

Нельзя отправлять в командировку:

Разрабатываем положение на 2020 год

общие положения;
порядок направления работников в служебные поездки;
лимит сроков такой поездки;
правила продления срока;
случаи отзыва командированного работника;
гарантии при направлении в командировку;
размеры и порядок возмещения командировочных расходов.

Командированный работник в течение 3 рабочих дней после возвращения обязан предоставить документы, подтверждающие целевое расходование выданных средств.

Кто разрабатывает положение о командировках

специалист отдела кадров пропишет основные организационные моменты;
главбух внесет в документ пункты, касающиеся оплаты;
юрист проверит положение на соответствие действующему законодательству.

Для внесения в документ отдельных аспектов привлекают и иных специалистов.

Изменения в законодательстве

Устанавливаем лимиты суточных

700 рублей в день — по территории России;
2500 рублей в день — за пределами страны.

Может ли работник поехать в командировку на такси?

Командировка в выходной день

Как работнику отчитаться о результатах

Положение о служебных командировках относится к локальным нормативным актам. При подготовке данного документа работодателю нужно учитывать нормы действующего законодательства, в том числе ТК РФ, НК РФ, постановления правительства № 749 от 13.10.2008, № 729 от 02.10.2002 и другие. В положении отражаются особенности направления подчиненных в рабочие поездки в конкретной организации.

Для чего нужно положение о служебных командировках?

В российском законодательстве нет прямой нормы, которая бы говорила о том, что в каждой компании обязательно утверждение собственного положения о служебных командировках. Порядок финансирования работников, пребывающих в рабочих поездках, можно отразить в другом документе, в частности в положении об оплате труда.

Работодатель, который выплачивает командировочные суммы в строгом соответствии с действующим в компании положением, легко обоснует признание затрат на служебные поездки исключаемыми расходами при расчете налога на прибыль. Это в свою очередь минимизирует риск возникновения недоразумений с налоговиками.

Если руководство не посылает сотрудников в командировки и не планирует это делать, без положения можно вполне успешно обойтись. Во всех остальных случаях лучше утвердить подобный документ и таким образом избежать претензий не только со стороны налоговой службы, но и со стороны подчиненных.

Правила оформления положения

Единой унифицированной формы положения о служебных командировках в РФ не утверждено. Однако данный документ относится к локальным нормативным актам организации, и поэтому он должен соответствовать требованиям национального стандарта России ГОСТ Р.7.0.97-2016, что зафиксирован приказом Росстандарта №2004-ст от 08.12.2016. Этот стандарт устанавливает особенности оформления организационно-распорядительной документации.

Положение о служебных командировках может быть создано на бумажном носителе либо в электронном формате. При подготовке акта следует соблюдать нижеперечисленные правила:

Отдельное внимание стоит уделить реквизитам документа. В частности, обязательно указывается полное наименование организации, так как это прописано в статуте. Ниже под наименованием компании размещается название самого бланка.

Вам также будет интересно:

Дата положения – это день утверждения документа. Если в название организации включено место ее расположения, место составления акта не указывается.

Структура положения

Структура положения о служебных командировках определяется по усмотрению работодателя. Как правило, документ включает несколько разделов. Разбивка по разделам позволяет упростить изучение содержания акта, а также быстрее найти необходимую информацию.

Таблица №1. Пример структуры положения о служебных поездках.

случаи применения акта;
регулируемые отношения;
круг лиц, на которых распространяется действие акта;
определение основных понятий, используемых в положении;
поездки работников, которые не признаются командировками;
список сотрудников, которых запрещено отправлять в командировку, а также которые направляются только при наличии их согласия.

основания для направления работника в служебную поездку;
документальное оформление командировки (подготовка служебной записки, издание приказа, заполнение бланка служебного задания, подготовка служебной записки по возвращению).

порядок определения длительности поездки;
определение даты отъезда и возвращения;
режим работы в командировке;
порядок действий от командированного сотрудника в непредвиденных ситуациях (болезнь, форс мажор)
возможность продления срока поездки.

перечень компенсируемых расходов;
суммы суточных;
порядок выплаты компенсации.

процедура и срок подачи авансового отчета;
оплата документально неподтвержденных расходов.

порядок оплаты выходных дней и праздничных дней, которые выпадают на период командировки;
оплата дней отъезда и дней возвращения, если они попадают на период поездки.

сохранение рабочего места и среднего заработка; .

основания и документальное оформление;
оплата суточных, компенсация расходов на жилье и проезд, оплата дополнительных расходов (например, оформление загранпаспорта, визы).

определение понятия;
порядок возмещения расходов, оплата суточных.

При составлении акта необходимо руководствоваться ТК РФ и НК РФ, другими законами и подзаконными нормативными источниками. В частности, механизм направления работников в служебные командировки предусмотрен постановлением Правительства №749 от 13.10.2008 . При подготовке положения специалист, которому поручено это задание, может взять за основу постановление Правительства №749 , дополнительно прописав при этом особенности рабочих поездок для сотрудников конкретной организации.

служебная командировка (можно использовать определение, данное в ст. 166 ТК РФ, согласно которому служебной командировкой признается поездка нанятого лица по поручению нанимателя на определенный срок для выполнения служебного задания вне места постоянной работы);
место постоянной работы;
командировочные расходы;
авансовый отчет;
денежный аванс.

Вам также будет интересно:

Также целесообразно указать поездки, которые не относятся к командировкам. Как правило, речь идет о поездках технических специалистов, работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер.

В первом разделе также можно указать, что положение распространяется на всех работников организации либо на работников какого-то конкретного отдела.

Стоит также привести перечень сотрудников:

которые не могут быть направлены в командировку (беременные женщины, несовершеннолетние работники);
которые направляются в командировку только по их согласию (работники-инвалиды, матери или отцы, воспитывающие детей в одиночку, родители детей до 3 лет, работники, занятые по ученическому договору).

Порядок направления сотрудника в командировку

Образцы служебной записки и приказа работодателя о направлении работника в командировку можно утвердить в качестве приложений к положению о служебных поездках.

С 2015 года по закону оформлять командировочное удостоверение больше не нужно. Однако многие работодатели в 2021 году продолжают его применять. Если организация не отказалась от использования командировочного удостоверения как одного из основных внутренних документов, это следует отразить в положении.

В положении также можно прописать, что подтверждением срока пребывания работника в служебной поездке выступает служебная записка о командировке, оформленная сотрудником. Единого образца нет, но работодатель вправе разработать его самостоятельно.

В обязательном порядке работник оформляет авансовый отчет – документ об израсходованных денежных суммах. При подготовке нужно использовать унифицированную форму № АО-1. К отчету прикрепляются документы, подтверждающие расходы на транспорт и проживание, например:

чеки;
квитанции;
посадочные талоны;
бланки строгой отчетности и другое.

Сроки командировки

Срок рабочей поездки и режим выполнения поставленного задания определяются руководителем компании либо руководителем конкретного подразделения компании. При этом важно учитывать:

объемы работ;
потенциальные трудности;
возможность выполнения задания в рамках рабочего времени по стандартному рабочему графику командирующей организации.

В срок командировки включают период нахождения в пути, в том числе вынужденную задержку в пути, и время пребывания в месте командирования, в том числе выходные, праздничные дни, период временной нетрудоспособности.

Вам также будет интересно:

День выезда – это день отправления самолета, поезда, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного. День приезда – это день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы сотрудника.

В положении можно также прописать основания для продления срока рабочей поездки.

Командировочные расходы

В положении о служебных командировках обязательно включается раздел о размере и порядке возмещения работнику расходов, связанных с рабочей поездкой. Согласно ст. 168 ТК РФ организация обязана компенсировать командированному специалисту:

иные расходы, например, затраты на оформление загранпаспорта и визы, суммы уплаченных консульских сборов, медстраховка.

Также работодатель вправе закрепить список иных возмещаемых расходов, которые произведены работником с разрешения или ведома руководителя. Сюда обычно относят расходы на оплату услуг телефонной связи, найм транспортных средств, оплату регистрационных взносов на мероприятия и другое.

Компенсация расходов выплачивается на основании авансового отчета и документов, подтверждающих затраты.

Большинство компаний предусматривает лимит относительно сумм расходов, которые могут быть возмещены работодателем. Особенно это актуально для бюджетных организаций, таких как Роснефть или Газпром.

Размер суточных обычно устанавливается в фиксированной сумме.

В положении необходимо предусмотреть список документов, которые считаются надлежащим подтверждением произведенных расходов. Кроме этого стоит установить порядок возмещения затрат работника, который не представил подтверждающих чеков или квитанций в связи с утратой бумаг.

Если работодатель планирует направлять сотрудников в командировки за пределы РФ, необходимо зафиксировать порядок возмещения расходов, произведенных в период заграничных служебных поездок.

Однодневные командировки

Однодневной можно считать такую служебную поездку, из которой работник может ежедневно возвращаться по месту своего жительства.

Порядок документального оформления такой командировки не отличается от стандартного. Однако есть разница по выплате компенсации.

Если поездка выпала на обычный рабочий день, то командированный сотрудник получает свой средний дневной заработок. Если же пришлось попутешествовать в выходной или в праздник, оплата начисляется как за работу в выходной или праздничный день.

Обычно в случае с однодневными командировками возмещаются только траты на проезд, ведь нанимать жилье работнику просто нет необходимости.

Суточные при однодневных рабочих поездках не выплачиваются. Работодатель может предусмотреть выплату суточных, если сотрудник едет в однодневную командировку за пределы РФ.

Особенности налогообложения возмещаемых расходов

Командировочные расходы можно включить налоговые расходы только в случае документального подтверждения этих затрат.

Расходы на проезд, проживание, сборы за провоз багажа, сборы за услуги аэропортов не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в полной сумме. Но есть одно обязательное условие – наличие у работника подтверждающих документов. Если квитанций нет, то траты на проезд подлежат налогообложению. С проживанием ситуация другая. Без подтверждающих документов налоги не перечисляются с суммы 700 рублей для поездок по России, 2500 рублей для заграничных поездок. Суммы превышения подлежат налогообложению.

Суточные также не облагаются НДФЛ в пределах 700 и 2500 рублей для внутренних и заграничных командировок соответственно.

Приказ об утверждении положения о командировках - образец названного документа можно скачать по размещенной в нашей статье ссылке. Далее мы поговорим о том, какие правила нужно соблюдать при разработке формы такого приказа и какие сведения в нем надлежит отразить.

Утверждение положения о служебных командировках: нужен ли приказ

Положение о служебных командировках не относится к обязательной локальной документации, по этой причине оно может в принципе отсутствовать в организации. В связи с этим не урегулирован на законодательном уровне и порядок утверждения и введения в действие такого положения.

Организация может утвердить упомянутый документ одним из следующих способов либо их сочетанием:

издать приказ об утверждении положения о командировках(в таком распорядительном документе можно сразу указать и введение в действие положения с определенной даты, утрату юридической силы предыдущей редакции положения о командировках с момента вступления в силу настоящей и т. д.);
разместить на первой странице положения гриф об утверждении документа со всеми необходимыми атрибутами (см. п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Выбор способа утверждения осуществляется в соответствии с требованиями локальной документации и правилами документооборота на предприятии.

О том, как оплатить работу в командировке, читайте готовое решение КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе КонсультантПлюс, вы можете оформить его бесплатно на 2 дня.

Приказ об утверждении положения о командировках - образец

Унифицированной/типовой формы приказа об утверждении положения о служебных командировках на настоящий момент не существует, поэтому организация разрабатывает форму названного распорядительного документа своими силами в соответствии с требованиями локальной документации.

Как правило, структура такого приказа следующая:

К такому приказу прилагается также и текст самого утверждаемого положения.

Приказ о внесении изменений в положение о командировках

Аналогичным образом оформляется и решение руководителя организации о внесении изменений в локальный акт компании, регламентирующий вопросы, связанные со служебными командировками сотрудников.

Так, например, может быть издан один из нижеперечисленных приказов:

о признании утратившим силу предыдущего положения о командировках;
о внесении отдельных правок в уже существующий и введенный в действие документ — в этом случае к приказу прилагается документ, содержащий список утверждаемых нововведений.

Структура такого распорядительного документа сходна с описанной в предыдущем блоке настоящей статьи:

наименование документа;
номер и дата издания;
место издания;
содержание распоряжения: об утверждении изменений в существующем положении о служебных командировках (в зависимости от того, каким образом формализованы эти изменения — в виде новой редакции предыдущего положения или в виде отдельного документа, в котором зафиксированы все нововведения, — излагается и соответствующее распоряжение: об утверждении новой редакции документа или утверждении вносимых изменений);
перечень лиц, на которых возлагается исполнение приказа и контроль его исполнения;
подпись руководителя организации;
подпись лиц, на которых возложено исполнение и контроль исполнения приказа, об ознакомлении с самим приказом.

Важно! К приказу прилагается либо текст новой редакции положения, либо документ, содержащий перечень вносимых изменений в положение.

Итак, приказ об утверждении положения о командировках составляется в произвольной форме с указанием всех необходимых для данного вида распорядительной документации атрибутов. Кроме того, если локальной документацией не предусмотрена необходимость утверждения такого положения именно посредством издания специального приказа, то достаточно нанесения на положение о командировках специального грифа с подписью руководителя организации или иного уполномоченного лица.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Читайте также: