На какой базе данных можно распечатать справку о выбытии и список к акту на выбытие

Обновлено: 16.05.2024

2.1.1. Ведение книги учета поступлений документов и списка фондов

Все принятые в архив архивные документы вносятся в книгу учета поступлений документов .

Книга учета поступления документов применяется для учета каждого поступления архивных документов, а также количества и состава архивных документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период времени и состояния их описания.

Как правило, учет поступления архивных документов в архив осуществляется на основании:

Архивные документы ставятся на учет также по результатам проведения отдельных видов архивных работ:

- выверки учетных документов, по итогам которой выявлены ошибки, допущенные при подсчете количества хранящихся архивных документов ( акт о технических ошибках в учетных документах );

- проверки наличия и состояния архивных документов, в ходе которой обнаружены неучтенные, за литерными или пропущенными номерами единицы хранения/единицы учета ( акт об обнаружении архивных документов: не относящихся к данному архив, неучтенных и т.д. . );

- реставрации архивных документов, после которой одно дело разделено на несколько дел ( акт о разделении, объединении дел, включении в дело новых архивных документов );

- описания архивных документов, переработки описей дел, документов, в процессе которых возможно разделение или объединение единиц хранения/единиц учета ( акт описания архивных документов, переработки описей ).

Порядок заполнения Книги учета поступления документов:

Сотрудник архив заносит последовательно все первичные и повторные поступления архивных документов, включая обнаруженные и неучтенные документы в книгу учета поступлений документов:

Каждое поступление в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности, независимо от того, является поступление первым или повторным и состоит из документов одного или нескольких фондов.

Также фиксируется количество поступивших документов в единицах хранения, в случае поступления неописанных документов (россыпи), указывается количество листов 1 . При поступлении материалов разных видов (управленческая документация, научно-техническая документация , фотодокументы, электронные документы) отдельно фиксируется количество единиц хранения и неописанных материалов каждого вида).

Указывается состояние описания поступивших документов (удовлетворительное/неудовлетворительное), физическое состояние (требуют подшивки или переплета, дезинфекции и т.д.)

Если поступление состоит из документов нескольких фондов, то данные по каждому фонду (наименование фондов, номера фондов и т.д.) записываются с новой строки за тем же порядковым номером. Если фонд поступает впервые, то номер фонда проставляется после присвоения ему номера по списку фондов.

При необходимости, в Книгу учета поступлений документов (в графу Примечания) заносятся дополнительные сведения, например о переименовании фонда, выбытии материалов в связи с передачей документов в другой архив и т.д. (в этом случае указывается акт-основание выбытия).

Ежегодно на 1 января к Книге учета поступлений документов составляется итоговая запись, в которой подводится итог количества поступивших за год архивных документов.

Количество поступивших документов за год определяется по сумме записей за указанный период в графе 7 Книги учета поступлений документов, в том числе отдельно по категориям (описанных, неописанных документов). В конце итоговой записи указывается наименование должности лица, составившего итоговую годовую запись, проставляется его подпись и расшифровка подписи, указывается дата записи.

Каждый впервые поступивший в архив фонд записывается в список фондов.

Список фондов – документ , предназначенный для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества архивных фондов, находящихся на хранении или выбывших ;

В список фондов архивный фонд записывается только один раз, при первом поступлении в архив. Не допускается внесение архивного фонда в список фондов ранее поступления его архивных документов на хранение.

В списке фондов указываются порядковые номера фондов в хронологической последовательности их поступлений. Номер, присвоенный архивному фонду по списку фондов, является его учетным номером, сохраняется за ним во всех учетных документах. Для учета архивных фондов используются номера в валовой последовательности. Номера утраченных, переданных в другие архивы архивных фондов, а также номера архивных фондов, вошедших в состав объединенного архивного фонда, архивные документы которых ранее использовались, не могут быть присвоены вновь поступившим архивным фондам.

Объединенные архивные фонды и архивные коллекции учитываются на общих основаниях. Объединенному архивному фонду, образованному из архивных фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается номер одного из архивных фондов, включенных в его состав.

Датой первого поступления фонда является дата первой сдачи дел в архив. Для созданного в архиве объединенного архивного фонда этой датой является дата его создания.

Название архивного фонда вносится в список фондов на основании исторической справки или титульного листа описи дел, документов. Название архивного фонда состоит из полного и официально принятого сокращенного (в скобках) названия фондообразователя с указанием его подчиненности, местонахождения, крайних дат существования. Если название фондообразователя менялось, то в списке фондов указывается его последнее название в рамках периода, за который приняты архивные документы.

Название объединенного архивного фонда состоит из обобщенного названия включенных в него архивных фондов, из названия руководящей организации и обобщенного названия подчиненных ей организаций, из перечня названий сменявших друг друга организаций. Конкретные названия всех организаций, архивные документы которых вошли в объединенный архивный фонд, а также их переименования указываются в листе фонда.

Название архивного фонда личного происхождения состоит из фамилии и инициалов лица, его псевдонима, титула, ранга, звания; название архивного фонда семьи или рода - из фамилий и инициалов главных членов семьи или рода и их титулов, рангов, званий. Фамилии, имена, отчества, титулы, ранги, звания, родственные отношения всех членов семьи или рода указываются в листе фонда.

В названии архивной коллекции указывается признак (признаки) ее формирования, а при необходимости - и ее составитель (прежний владелец, собиратель коллекции).

В случае выбытия архивных документов, ставится отметка о выбыти и, указывается номер и дата документа, на основании которого он выбыл.

В случае создания объединенного архивного фонда указывается номер и название фонда, в который включены документы. В случае передаче фонда в другой архив указывается наименование архива

Ежегодно на 1 января к списку фондов составляется итоговая запись, в которой фиксируется количество архивных фондов , поступивших и выбывших в течение года, и общее количество архивных фондов, находящихся на хранении в архиве. В конце итоговой записи указывается наименование должности лица, составившего итоговую годовую запись, проставляется его подпись и расшифровка подписи.

Список фондов заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель.

Перепечатка списка фондов осуществляется только с разрешения соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела. В этом случае в список фондов обязательно вносятся номера, названия и основания выбытия всех архивных фондов, номера которых занимать запрещается.

Читайте также: