Как называется жизненный цикл кадрового документа от создания до обеспечения его хранения в архиве

Обновлено: 17.05.2024

Глава 3. Проектная часть 16

3.1 Подразделения 18

3.3 Настройка прав пользователей в системе 24

Библиографический список 32

Глава 1. Теоретическая часть

Документооборот: понятие, характеристики. Жизненный цикл документа.

Документооборот - это движение документов на предприятии от их создания или получения от других организаций до обработки и передачи в архив, принятия к учету.

Работники внутренних подразделений компании заполняют и передают документы, которые по графику документооборота относятся к сфере их деятельности. Все исполнители работы получает выписку из графика, в которой перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, и сроки их предоставления в различные подразделения предприятия.

Лица, подписавшие документ, несут ответственность за соблюдение и выполнения графика документооборота, качественное заполнение (составление) документов, достоверность информации, которые содержатся в них.

В зависимости от характера хозяйственных операций организаций, для которых производится перемещение и учет первичных документов, выделяют следующие виды документооборота:

Управленческий. Включает этапы сбора, достоверных и наглядных управленческих отчетов, на основе которых осуществляется принятие стратегических решений, анализа и обобщения информации для составления оперативных и контроль над их своевременным исполнением;

Финансовый. Охватывает все операции на производстве и позволяет организации управлять документацией (договорами, корреспонденцией, плановыми и аналитическими отчетами, нормативно-законодательными актами и т.д.), которые участвуют в бизнес-процессах;

Кадровый. Подразумевает сбор и регистрацию информации, которая связанна с учетом кадров организации: изменении должности и увольнении сотрудников, переводе, о приеме, штатных расписаниях, прогулах и дисциплинарных взысканиях, графиках отпусков, должностных инструкциях и т.д.

длительного цикла – содержат условно-постоянную информацию и сохраняют свою актуальность в течение длительного срока (месяц, год);
короткого цикла – содержат условно-переменную (оперативную) информацию, сохраняют свою актуальность непродолжительное время (дни, часы, минуты).

первичные документы (содержат первичные данные, полученные в результате наблюдения, счета и т.п.);
выходные документы (содержат результаты обработки информации первичных документов).

Заполнение документа;
Перенос информации документа на машинный носитель;
Контроль достоверности вводимой информации, поиск и исправление ошибок;
Формирования массивов информации на машинном носителе;
Архивное хранение документов в течение нормативного срока.
Обработка информации документов.

Подготовленный массив первичных данных используется для загрузки БД или непосредственно для решения задач. Нормативный срок хранения первичных документов в архивах зависит от функций управления, например, в системе управления кадрами документы хранятся в течение 75 лет, бухгалтерские документы – от 3 до 5 лет и т.д.

формирование документа (вывод отчета, экранной формы) программным способом;
распространение документа (публикация, передача по каналам связи, печать).

Общая классификация СЭД

Электронный документооборот включает: создание документов, их обработку, передачу, хранение, вывод информации, циркулирующей в организации или предприятии, на основе использования компьютерных сетей. Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия или организации, группами пользователей или отдельными пользователями. При этом, под движением документов подразумевается не их физическое перемещение, а передача прав на их применение с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением.

По мнению аналитиков IDC , в настоящее время существуют следующие основные типы СЭД:

СЭД, ориентированные на бизнес-процессы ( business-process EDM). Они лежат в основе концепции ЕСМ. Системы этого типа (EDMS) предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений (иногда они имеют и отраслевое применение). EDMS-системы обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая работу с образами, управление записями и потоками работ, управление содержимым и др. Наиболее известными разработчиками EDMS-систем являются компании Documentum (система Documentum), FileNet (системы Panagon и Watermark), Hummingbird (система PC DOCS).

Корпоративные СЭД (enterprise-centric EDM). Системы этого типа обеспечивают корпоративную инфраструктуру (доступную всем корпоративным пользователям) для создания документов, коллективной работы над ними и их публикации. Как правило, корпоративные СЭД не ориентированы на использование только в какой-то конкретной отрасли или на решение узкой задачи. Они внедряются, как общекорпоративные технологии. Разработкой и продвижением корпоративных СЭД занимаются компании Lotus (система Domino.Doc), Novell ( Novell Group Wise ), Open Text (система LiveLink ), Keyfile , Oracle (система Context ).

Системы управления содержимым ( content management systems ). CHCTeMbi данного типа обеспечивают создание содержимого, доступ и управление содержимым, доставку содержимого (вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции). На мировом рынке известны системы управления содержимым от компаний Adobe, Excalibur, BroadVision, pocumentum, Stellent, Microsoft, Divine , Vignette и др

Системы управления информацией ( information management systems) — порталы. Такие системы обеспечивают агрегирование информации, управление информацией и ее доставку через Internet / intranet / extranet . lC их помощью реализуется возможность накопления (и применения) опыта в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных.

Системы управления изображениями/образами ( imaging systems). С их помощью осуществляется конвертация отсканированной с бумажных носителей информации в электронную форму (обычно, в формате TIFF ) В число базовых функций стандартной системы обработки изображений входят: сканирование, хранение, ряд возможностей по поиску изображений и др.

Системы управления потоками работ ( workflow management systems). Системы данного типа предназначены для обеспечения маршрутизации потоков работ любого типа (определения путей маршрутизации файлов) в рамках корпоративных структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются для повышения эффективности и степени контролируемости корпоративных бизнес- процессов. Здесь можно отметить таких разработчиков, как компании Lotus (системы Domino / Notes и Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware и др.

Предлагаемую IDC классификацию СЭД можно дополнить также системами управления корпоративными электронными записями. Рыночному сегменту ПО управления корпоративными записями уже около 10 лет. Корпоративные записи фиксированы во времени и неизменяемы. Они являются свидетельством бизнес-транзакций, различных прав и обязательств и др. Корпоративные пользователи должны сами определить, какое содержимое необходимо сделать корпоративной записью (такое решение требует оценки перспективных потребностей их бизнеса). В качестве примеров систем управления записями можно привести ПО Capture от Tower Software, iRIMS от OpenText nForemost от TrueArc.

Многие корпоративные пользователи хотят собирать данные из разных приложений, работающих в гетерогенной среде, и генерировать отчеты в электронном виде. Такая возможность особенно необходима для компаний, использующих ERP-системы (в которых всегда собирается и хранится много информации, но не всегда есть способность гибкой генерации всех необходимых отчетов).

Именно поэтому на мировом рынке СЭД и появились так называемые системы управления выводом ( output management systems — OMS), основным предназначением которых является генерация выходных документов. В некоторых OMS-системах дополнительно реализованы также возможности архивации и долговременного хранения выходных отчетов и документов. В связи с этим, многие из OMS-систем классифицируются Gartner Group, как интегрированные системы архивации и поиска документов ( IDARS — integrated document archive and retrieval systems ).

Глава 2. Практическая часть

Система позволяет обеспечить как автоматизацию деятельности делопроизводственных служб организации – таких, как экспедиция, канцелярия, общий отдел, группа контроля и т.п., так и делопроизводственной деятельности всех других структурных подразделений.

единая регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;
единая регистрация всей исходящей корреспонденции организации и ее внутренних документов;
регистрация движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;
списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обработкой обращений граждан и организаций; проверка правильности и своевременности исполнения документов;
работа с проектами документов: согласование и утверждение проектов, а также последующая регистрация документов, созданных на их основе;
поиск документов по различным критериям и получение статистических отчетов по документообороту организации.

При работе с системой различным категориям пользователей необходим доступ к определенному набору функций системы. Например, работа системного технолога сводится к настройке системы, что обуславливает необходимость доступа к функциям, поддерживающим ввод значений в системные справочники и их редактирование. Круг задач других пользователей может определяться должностными инструкциями и быть ограниченным, например, только регистрацией поступающих документов или подготовкой отчетов руководству. В связи с этим система имеет модульную структуру; каждый из модулей реализует набор функций, поддерживающих определенный технологический этап работы с документами.

Каждый модуль оформлен как отдельное Windows-приложение. Система включает следующие модули: Пользователи, Справочники, Документы, Отчетные формы. При запуске того или иного модуля запрашивается идентификатор и пароль пользователя и проверяется наличие его прав на работу с данным модулем.

Модуль Пользователи предназначен для регистрации в системе новых пользователей, а также для установки прав доступа этих пользователей к другим модулям, картотекам, кабинетам и документам, хранящимся в системе. Под управлением правами понимается работа с учетными записями пользователей (создание, редактирование, удаление), а также назначение и разграничение прав пользователей, позволяющих выполнять им те или иные служебные функции в системе.

При создании учетной записи в модуле Пользователи каждому пользователю присваивается уникальное имя и пароль для входа в систему, определяется перечь доступных ему функций системы и дополнительных опций, а также устанавливаются права, необходимые для выполнения тех или иных операций в системе. Создание учетных записей выполняет системный технолог, он же устанавливает пользователям права доступа. Права пользователей в системе можно условно классифицировать на следующие группы: право доступа к картотекам; абсолютные права; картотечные права; ограничения доступа.

Модуль Справочники используется для настройки системы на структуру организации и технологию работы с документами путем ввода и редактирования содержимого справочников системы. Справочники содержат информацию, используемую в системе для формирования реквизитов регистрационных карточек, а также для определения направлений документопотока. Без заполненных базовых справочников система не может функционировать, поэтому настройка базовых справочников всегда предшествует работе в системе.

Подразделения
Кабинеты
Группы документов
Грифы доступа
Виды доставки

Рубрикатор
Список организаций
Граждане
Категории адресатов
Типы реестров
Типы связок
Номенклатура дел
Регионы
Статусы заявителей

Модуль Отчетыобеспечивает формирование отчетов, содержащих сведения о документообороте, сводок об исполнении документов и справок-напоминаний об исполнении документов.

Глава 3. Проектная часть

Под структурой организации понимается подчиненность и состав подразделений, а также перечень должностных лиц.

К моменту внедрения системы в организацию уже существуют устоявшиеся правила делопроизводства. К таким правилам относятся: порядок регистрации документов; порядок отслеживания движения документов; порядок списания документов и тд.

Для выполнения данной контрольной работы использовалась вымышленная организационная структура ателье. На рис. 1 отображены отделы организации и связи между ними.

Для введения пользователей в систему и описания их прав, необходима таблица замещения должностей, представленная ниже.

3.1 Подразделения

Справочник Подразделения содержит информацию о структурной подчиненности подразделений, их списочном составе, а также о наличии картотек у подразделений. Данные справочника используются при заполнении реквизитов РК (например, автор резолюции или исполнитель), значениями которых должна быть фамилия должностного лица или наименование подразделения. Справочник является обязательным для заполнения и настраивается системным технологом.

Рис. 2 Запуск справочника Делопроизводство – Подразделения

Рис. 3 Справочник Подразделения – создание вершины

Рис. 4 Справочник Подразделения – создание должности

Аналогично выполняем данные действия для всех остальных подразделений (рис. 5).

Рис. 5 Справочник Подразделения – создание должности

3.2 Кабинеты

Кабинет – совокупность папок, в которые поступают записи о документах, поручениях, проектах документов, направляемых для работы должностным лицам, приписанным к данному кабинету.

Кабинет состоит из девяти папок.

1 Поступившие. Содержит РК документов, поступивших в кабинет на рассмотрение или исполнение, но еще не обработанных должностными лицами кабинета.

2 На исполнении. Содержит РК документов, принятых к исполнению и еще не исполненных владельцами кабинета.

3 На контроле. Содержит РК, которые имеют контрольную резолюцию. Контролерами являются владельцы документа.

4 и 5. Руководство и на рассмотрении. Содержит РК по которым вынесены проекты и резолюции.

6 В дело. Содержит РК, подлежащие списанию в дело

7 Управление проектами. Содержит РК проектов документов, исполнителями которых являются владельцы текущего кабинета.

8 На визировании. Содержит РКПД, присланные на визирование владельцам данного кабинета.

9 На подписи. Содержит РКПД, присланные на утверждение владельцам данного документа.

Владельцами кабинета являются те, кто к этому кабинету приписан.

Рис. 8 Настройка прав пользователя к папкам

3.3 Настройка прав пользователей в системе

В первом этапе настройки заносится учетная запись в таблицу пользователей. Второй этап - для данной учетной записи настраиваются права.

После заполнения прав – проверка. Через модуль Справочники – Кабинеты – Списки пользователей. Вторая проверка – через модуль Документы.

Рис. 11 Настройки описания прав пользователей

Затем необходимо осуществить проверку проделанный работы. Возможно два варианта проверки.

Повторяем аналогичные действия настройки прав пользователя в системе для всех сотрудников. После осуществления настроек прав пользователя проводим проверку двумя способами.

Архивное хранение подразумевает:

• строгий порядок в хранимых документах;

• грамотный учет, значительно облегчающий использование документов.

НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ БАЗА ПО АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ

Документы, которые следует использовать при формировании архива:

• Федеральный закон № 125-ФЗ;

• Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; далее — Основные правила);

• Методические рекомендации по упорядочению управленческих документов постоянного хранения и по личному составу (одобрены решением Научно-методического Совета Главархива Москвы, протоколом от 13.04.2006 № 2);

• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее — Правила 2015), которые содержат формы:

– номенклатуры дел (приложение № 26);

– описи дел по личному составу;

– акта об уничтожении документов и т. п.

Пункт 4.12 Правил 2015 устанавливает необходимость составления описей дел по личному составу;

• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; в ред. от 16.02.2016; далее — Перечень 2010), который устанавливает сроки хранения документов по личному составу.

СОЗДАНИЕ АРХИВА ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Для наглядности мы привели в таблице 1 перечень основных мероприятий, которые нужно провести в конце текущего года и начале следующего календарного года работнику отдела кадров для создания архива документов по личному составу.

Рассмотрим каждый шаг более подробно.

ШАГ 1. СОСТАВИТЬ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ

Составление номенклатуры дел предусмотрено Основными правилами.

Кто составляет

При передаче документов в госархив номенклатуру дел обязаны составлять организации (п. 2 ст. 20 Федерального закона № 125-ФЗ, вводная часть Основных правил):

• государственные и муниципальные;

• негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности;

• негосударственные, если ими заключен договор с госархивом.

Примечание. У остальных юридических лиц обязанности составлять номенклатуру нет. Но необходимо иметь в виду, что в случае ликвидации негосударственной организации ее документы сдаются в государственный архив (п. 10 ст. 23 Федерального закона № 125-ФЗ), и в этом случае номенклатура дел понадобится.

Кроме того, негосударственные организации должны хранить архивные документы в течение установленных сроков их хранения (п. 1 ст. 17 Федерального закона № 125-ФЗ), то есть формировать собственные архивы. Создать такой архив, конечно, удобнее сразу по Основным правилам.

Наличие номенклатуры дел, составленной по этим правилам, не только поможет юридическому лицу в учете документов, работе с ними, хранении и уничтожении, но и облегчит передачу дел в другую организацию в случае реорганизации или в госархив при ликвидации.

Кто утверждает

Номенклатура дел — документ, который требует утверждения. На уровне структурного подразделения ее могут утвердить директор по персоналу, начальник отдела кадров или генеральный директор.

Первая номенклатура дел может быть введена в действие в любое время, а все последующие — с 1 января очередного года. Каждый год номенклатура уточняется и переутверждается вновь. Особенно важно учитывать правильные сроки хранения документов кадровой службы.

Как определить срок хранения документов

При определении сроков хранения дел следует применять как ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ, так и Перечень 2010 (таблица 2).

Ю. Ю. Жижерина, директор по персоналу

В потоке документов и обязательных действий по каждому кадровому событию легко упустить что-то из вида или допустить ошибку. Рассмотрим, как упростить процессы, сократить количество документов и при этом не нарушить закон

Оптимизация кадровых документов и процессов позволит:

автоматизировать технические функции;
сократить расходы на персонал и не только на персонал;
нормировать труд кадровых специалистов;
увеличить эффективность бизнес-процессов;
исключить ошибки из-за человеческого фактора.

Что важно знать при оптимизации кадровых документов

Обязательные и необязательные документы

Чтобы начать оптимизацию, важно для себя определить следующее: какие документы и процессы являются обязательными по закону.

Обязательные документы — это те, что определены нормами действующего законодательства. К их содержанию и форме выработаны конкретные требования. Обязательных документов множество, в их числе:

правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);
график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
трудовой договор (ст. 57 ТК РФ);
приказ о приеме на работу;
приказ о расторжении/прекращении трудового договора;
политика о защите персональных данных (ст. 18.1 Федерального закона № 152 от 27.07.2006) и пр.

Проанализируйте, какие документы вы оформляете по каждой процедуре: прием, перевод, увольнение, предоставление отпуска, аттестация работников — с учетом не только требований законодательства, но и защиты работодателя от трудовых споров.

Определите, какие документы вы ведете только на бумажных носителях, а какие еще и в электронном виде.

Совет. Составьте перечень документов. Напротив каждого документа укажите, какой нормативный акт регулирует работу с ним. Когда таблица будет готова, вы увидите, от каких пунктов можно отказаться.

Оптимизация содержания документа

Документ должен учитывать потребности работодателя, защищать компанию юридически и иметь набор необходимых реквизитов, для того чтобы иметь юридическую силу.

Пример. Типовая унифицированная форма Т-1 приказа о приеме на работу содержит много информации, которую не каждый работодатель готов вносить в приказ. Например, условие об испытательном сроке. Ст. 68 ТК РФ устанавливает, что приказ должен соответствовать условиям трудового договора. Здесь важно, чтобы не было разночтений, но объем приказа работодатель может регулировать сам.

В информационных системах, которыми мы пользуемся, уже зашиты унифицированные формы. Чтобы их поменять, работодатель обращается в сопровождающую компанию. На начальном этапе это временные и финансовые затраты, но в будущем они позволят экономить время на ручной переделке документа по каждому принятому сотруднику.

Если компания разработала собственную форму, ее надо ввести приказом по основной деятельности.

Корректировка формы и смена формата

Несмотря на активное распространение электронного документооборота, работодатели ведут большинство документов на бумаге. Проанализируйте, какие из документов можно перевести в электронный формат, чтобы сотрудники подписывали их электронной подписью.

Как упростить кадровые процедуры

Цель — сделать процессы эффективными. Для этого необходимо понять, как создается документ. Основные этапы:

подготовка проекта документа;
проверка документа;
согласование документа;
утверждение документа;
регистрация документа;
срок, в течение которого создается этот документ.

Этот порядок общий, детали зависят от типа документа и принятого в организации документооборота.

После создания проекта юридическая служба проверяет его на соответствие требованиям законодательства, наличие обязательных реквизитов и пр. Затем документ направляется на согласование. Согласующих сотрудников может быть два, а может быть пять. И срок согласования документа также может варьироваться от пары часов до полугода. Кроме того, в компании могут быть дополнительные внутренние регламенты, которые увеличивают жизненный цикл документа. Можно сократить некоторые процессы, тем самым сэкономив ресурсы.

Проанализируйте процедуры, которые вы выполняете по каждому кадровому событию, сопоставьте с требованиями законодательства. Например, при работе с отпусками можно исключить этап создания приказа об отпуске. Функцию уведомления выполнит этап ознакомления сотрудника с графиком отпусков.

Подробные примеры того, как можно упростить оформление отпусков и прием на работу, вы найдете в конце статьи.

В конце статьи есть шпаргалка

Как организовать электронный документооборот

Это еще один способ упростить работу кадровой службы. Переход на электронный документооборот — это уход от значительных трудозатрат и возможность работать дистанционно.

По каждому типу документации надо учесть, установлены ли требования:

обязательно ли вести его в письменной форме;
нужна ли собственноручная подпись работника или работодателя.

При переходе следует различать два понятия:

Электронный документ — это документированная информация в электронном виде, которую можно передать через информационно-телекоммуникационные сети и прочитать с компьютера или мобильного устройства. То есть это документ, который существует только в электронном виде. Его надо подписать электронной подписью, но необязательно распечатывать.
Электронный образ документа — это документ, который подписан кем-то. Например, приказ. Этот документ подписывается, сканируется, скан направляется работнику, работник его распечатывает, расписывается на нем и направляет работодателю.

Электронная подпись — это информация, которая позволяет идентифицировать человека, поставившего ее. Существует несколько видов электронных подписей: усиленная и простая. Усиленная делится на два подвида: квалифицированная и неквалифицированная.

Подробнее о видах подписи мы рассказывали в одном из материалов.Кадровые документы, которые согласно законодательству должны быть подписаны собственноручно, в электронном формате требуют усиленной квалифицированной подписи (ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63). К ним относятся трудовой договор, ознакомление с локальным нормативным актом, приказ о приеме на работу, приказ об увольнении, приказ о привлечении работника к дисциплинарной ответственности и пр.

Если в законах нет требования готовить документ на бумаге, для подписания достаточно усиленной неквалифицированной ЭП, а для необязательных документов можно использовать простую подпись.

Таким образом, вы сами можете определить объем кадровых процессов и документов, которые можно сократить, упростить или перевести в электронный формат. Когда вы выбрасываете лишние звенья, снижаются трудозатраты, при этом самое нужное остается.

В чём разница между хранением электронных документов и электронным архивом

Электронный архив представляет собой набор упорядоченных скан-копий бумажных или электронных документов. Он создаётся с помощью программного обеспечения. Электронные копии документов помещаются в базу данных, но это не хранение, а лишь облегчение доступа. Сам электронный документ является полноценным документом, а не скан-копией бумажного.

Хранение электронных документов — это часть системы хранения документов организации, являющейся одним из основных процессов делопроизводства. Каждый бумажный или электронный документ должен храниться в течение установленных сроков и с соблюдением правил хранения.

В чём преимущества электронного архива и электронного документооборота

Электронный архив имеет аналогичные преимущества с электронным документооборотом. Вот четыре из них.

Электронные документы всегда доступны: их можно в любой момент переслать, распечатать, скопировать.
С электронными документами легко работать в режиме реального времени.
Документы легко найти и предоставить по требованию проверяющих органов.
Упрощается процесс подтверждения льготного налогообложения, включая 0% ставку НДС.

К документообороту в государственном архиве предъявляют особые требования.

Как правильно организовать электронный документооборот

Документооборот в государственном архиве подчиняется регламентам и требованиям ГОСТов и правовых актов. На их основе описываются правила рассмотрения, обработки, исполнения и хранения документов.

Включение, учёт, хранение и доступ к электронным документам и электронным копиям документов обеспечивает информационная система СХЭД.

К СХЭД предъявляют 7 обязательных требований:

Соответствие нормативным правовым актам РФ, устанавливающим требования к работе с документами в государственных органах.
Взаимодействие с иными государственными системами данных.
Формирование и предоставление сводной статистической отчетности и иной фактографической информации о документах, включенных в систему.
Обязательная аутентификация и управление доступом в СХЭД.
Обеспечение многокритериального поиска документов.
Обязательное использование электронной подписи ЭП.
Протоколирование всех действий пользователя системы.

Аналогичные принципы можно применять и в работе СЭД и СХЭД коммерческой организации.

Как хранить электронные документы

Хранение электронных документов должно соответствовать нормам безопасности, следует свести к минимуму вероятность сбоев и прочих факторов, которые могут привести к потере накопленных данных.

В рамках автоматизированной системы документ имеет непрерывный жизненный цикл от создания до уничтожения. На протяжении всего жизненного цикла, в том числе, в течение всего срока хранения формируются связанные с документом метаданные.

К управлению документами в СЭД и СХЭД предъявляют функциональные требования. Два из них являются общими:

При передаче документов на хранение в СХЭД документы должны быть аутентичны, достоверны, целостны и пригодны для использования.
В СЭД и СХЭД должны формироваться и сохраняться метаданные документов:
- создаваемые при включении документа в систему;
- используемые при взаимодействии с другими информационными системами;
- образующиеся после включения документа в СЭД или СХЭД в рамках его жизненного цикла в системе;
- связанные с передачей на последующее хранение.

Системно-технические требования, такие как требования к информационной безопасности, надежности, интерфейсу автоматизированных рабочих мест пользователей СЭД и СХЭД компания может разработать индивидуально.

Как передать электронные документы в СХЭД

Документы в организациях могут храниться и в других информационных системах, не подходящих под общие правила делопроизводства. Например, ERP. Для них нужно разработать дополнительные правила, по которым документы будут передаваться на хранение в СХЭД.

К функциям СЭД относится:

СХЭД должна обеспечивать:

Как учитывать и хранить документы в СХЭД

Учёт электронных документов в СХЭД во многом аналогичен учёту бумажных документов. Спецификой обладают документы, типичные для госорганов (приказы, письма и т.п.).

В плане хранения СХЭД даёт следующие преимущества:

резервного копирования электронных документов;
проведения проверок наличия и состояния ЭД с использованием специальных программ проверки технического состояния электронных документов и фиксацией результатов проверок в соответствующих актах;
конвертации и/или миграции электронных документов в новые форматы (особенно актуально, если документы нужно загрузить в стороннюю программу.

Использование ЭД, включенных в СХЭД предполагает:

Предоставление постоянных и временных прав доступа к документам.
Многокритериальный поиск.
Формирование архивных копий, справок выписок.
Учет использования электронных дел.

Рекомендуем

В рамках курса слушатели получат полную информацию по вопросам организации работы электронного документооборота в компании. Изучат проверенные эффективные современные технологии электронного документооборота.

В рамках курса слушатели получат полную информацию по вопросам государственного регулирования и законодательства в архивном деле, научатся оформлению дел для передачи на архивное хранение под руководством практикующего специалиста Государственного Архива и разберутся в сложных вопросах электронных архивов.

Мечта Карлсона сбывается

Помните из классики:

— Карлсон, ты знаешь, она хочет попасть в телевизор!
— Она? В телевизор?
— Да.
— Вот эта толстая домомучительница хочет залезть в самую маленькую коробочку?! Ничего не получится. Её надо будет сложить вчетверо!

Специфика документов и их анализ

В нашем хранилище содержатся крупные блоки нормативно-технической документации (ГОСТ, ГОСТ Р, СП, СНиП, ГН, Р, ГЭСН и др.), нормативно-правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления, законопроекты и др.), технологическая документация (чертежи, схемы и др.), аналитические материалы, классификаторы и словари, справочная информация. Существенным при этом является не только само содержание информации(текст документа можно найти и в Интернете), а её статус и актуальность– действует ли документ, а если действует – с какого времени, каковы были его предшественники, на основании каких документов вносились изменения и т.д. Чтобы система могла выполнять такие задачи, каждый документ необходимо анализировать вручную.

Процесс обработки

1. Поиск документа или жизнь до рождения

Чтобы документ был включен в информационно-справочную систему, сначала его нужно найти. Миром правят общественные связи, так что практически все новые документы, будь то изменение в законодательстве или в области технического регулирования, к нам поступают сразу. Чаще всего, в бумажном виде. Страшно признаться, но мы действительно грузим документы тележками, а типичный кабинет сотрудника производственного департамента напоминает башню старца Фура и гору бумаги, из которой зачастую торчат только уши ответственного сотрудника.

Практически день в день все важные новые документы вы можете увидеть в нашей системе. А как быть с более специфическими экземплярами? Например, с редким СНиПом или СП? Здесь всё начинается с Управления информационного обеспечения. Сотрудники данного подразделения ежедневно мониторят огромные пласты информации, из которой они должны выбрать важные и потенциально интересные для включения в систему документы.

Вот эта схема обработки документа на первом этапе была найдена у коллег.

Где найти документ?

Для каждого вида документов предусмотрен собственный источник поиска. Зачастую это официальные источники разработчиков профессиональной документации – если на их сайтах содержится интересный для пользователей документ, мы обязательно запросим разрешение на его публикацию и в нашей системе.

Если речь идет о нормативно-правовом документе, то здесь мы будем искать нужную информацию в официальных источниках органов госвласти, печатных изданиях, изданиях ведомств и т.д. Если мы ищем технический документ, то обращаемся к проектным институтам, НИИ и т.д.

Также у нас есть наработанная партнерская сеть – например, Российская национальная библиотека, которая регулярно поставляет нам старые документы. Кстати, в наших системах можно найти и совсем редкие авторские документы. Для этого существует Отдел информационно-стратегического развития, который ведет переговоры с организациями и заключает лицензионные договора с авторами.
В целом, Управление информационного обеспечения мониторит несколько сотен различных источников по всем отраслям.

Один старый лучше новых двух или как добыть недобываемое

В системы мы добавляем не только новые, но также и старые стандарты. Зачем? Потому что они нужны специалистам – архитекторам, реставраторам или врачам и т.д. Сложно представить себе ход проекта по реконструкции без изучения оригинальных чертежей.

А кто бы мог подумать, что до сих пор большой популярностью пользуются ретродокументы из Минздрава, которые очень трудно достать? Оказывается, многие технологии и стандарты, которые были введены в оборот еще на заре развития индустрии, до сих пор остались неизменными. Формально – старые, на деле – актуальные.

Основная соль этой ответственной работы – построить эффективные личностные связи, договориться с правильным источником и добыть недобываемое. Только и всего :)

2. Первичный анализ

Если мы работаем с нормативно-правовым документом, то мы также уточняем все важные параметры.
Собранную информацию по любому виду документа мы фиксируем в специальном сопроводительном листе. Вместе с бумажной копией документа этот лист мы передадим дальше по технологической цепочке. Помечаем, в какие разделы каких баз данных документ нужно включить – наши коллеги на том конце цепочки положат соответствующую базу в тиражный информационный продукт, который пойдет пользователю.

Кстати, бывает и так, что мы находим какой-нибудь редкий документ, по которому невозможно определить его актуальность и статус. Так как материал теоретически может быть полезен пользователю, мы всё равно загружаем его в систему, однако делаем пометку, что в этом случае при обращении к документу пользователь должен увидеть соответствующее предупреждение.

Пока документ регистрируют, наслаждаемся видом из окна.

3. Перед включением в систему. Убойная сила устраняет нелегалов

4. Набивка и сверка
Нормативно-правовой документ

На данном этапе мы переводим бумажный оригинал в электронный вид.
Для этого нормативно-правовой документ сканируют и распознают. Полученный электронный текст оформляется в соответствии со стандартом предприятия. После этого документ распечатывают и несут на сверку корректорам. Важно пройтись глазами по каждой строке, потому что при распознавании текста могли быть допущены технические ошибки.

В среднем специалисты по набивке и сверке в год обрабатывает более километра печатного текста! Фото для оценки масштабов катастрофы. Цвет папки, в которой лежит документ, показывает, насколько срочно он должен быть обработан.

Нормативно-технический документ

Нормативно-технический документ обрабатывается аналогично, однако есть нюансы, ведь вместе с печатным текстом мы обрабатываем чертежи, макеты, таблицы и другие сопроводительные материалы. Для такого документа мы всегда создаем сканер-копию – подтверждение высшей достоверности.

Перед тем, как стать сканер-копией, изображение проходит стадию отстройки графики. Если графический элемент простой, то мы без проблем включаем его в систему. Если речь идет о сложном чертеже, о разветвленной схеме или о каком-нибудь документе, который много лет пролежал в архивах, то здесь уже целая команда специалистов работает над его качеством и удобочитаемостью.
Полнотекстовая версия НТД также отображается в системе: это нужно для того, чтобы пользователю были доступны все аналитические сервисы.

На этом же сканер-копия документа связывается с его карточкой.
Сканер-копия остается лежать в технологической базе, а текст мы тоже несем на корректорскую сверку.

5. Из корректорской сверки – к началу

На фото — работа корректоров.

6. Обработка текстов скриптами

На этом этапе с текстом работают операторы баз данных. Они отвечают за то, чтобы были доступны все сервисные возможности по работе с документом, которые предоставляет система. Для этих операций используются соответствующие скрипты.

Из важных моментов – мы расставляем гиперссылки и проверяем, все ли они корректно работают.
Одни гиперсвязи отвечают за отношения между документами внутри системы: документы могут ссылаться друг на друга, причем обращаться либо к началу документа, либо к конкретному участку текста.
Другой вид гиперссылок отвечает за навигацию по изучаемому документу и обеспечивает переход на упоминаемый в тексте пункт или раздел.
Третий вид гиперссылокведет на внешние источники, такие как сайты, а также справочные материалы в наших системах и т.д. Всё это нужно расставить и проверить корректность работы скриптов-расстановщиков и якорей.

Здесь же мы добавляем в документ стили, иерархически раскрываемое оглавление, по которому можно осуществить поиск. Уточняем, понимает ли система статус документа, планируемые в нем изменения и др… Одним словом, смотрим, чтобы всё-всё-всё работало.

В свою очередь пользователь должен получить собственные возможности по работе с документом – например, получить ссылку на него в стороннее приложение, выгрузить текст к себе на компьютер, обратиться к всплывающей подсказке, поставить документ на контроль и т.д.

Нужно понимать, что технические средства не всегда могут верно распознавать, например, падежи, поэтому мы опять очень внимательно читаем текст.
Проверим, всё ли у нас в порядке. Гиперссылки расставились верно:

Смотрим в системе. Появилась информационная строка, гиперссылки также работают. Значит, можем идти дальше:

Указываем статус опубликования – кто, когда и где его опубликовал – и кладем его в базу для дальнейшей обработки.

7. Юридическая проверка и отправка пакетов документов пользователям

Вы думали, всё? Нет! Сейчас наши юристы будут проверять на соответствие оригиналам все информационные строки, статусы документа и прочую информацию. Теперь документ – свежий и красивый – лежит в нашей технологической базе. Со спокойной душой мы его отдаем на копирование по томам. Наш документ, вместе с его сородичами, упакуют по тематическим базам и по информационным продуктам, а потом отдадут пользователям.

Получается вот так:

8. Актуализация

На этом этапе обработка документа не заканчивается, так как в дальнейшем нужно поддерживать его актуальность. При подготовке новых документов юрист должен обратить внимание на то, не изменяют ли каким-то образом новые документы некоторые старые экземпляры, которые уже включены в нашу базу. К таким изменениям могут относиться изменения законодательства, поправки, возобновление и приостановка действия, разъяснения о применении и отмена документа.

Это настолько важные составляющие, что информацию о них мы предоставляем пользователю прямо в тот же день – он её получит вместе с ближайшим обновлением баз данных. Но нового текста он еще пока не увидит.

Когда пользователь увидит документ?

Есть ли смерть после жизни?

И напоследок

В будущих публикациях и дальше будем рассказывать о нашей работе. Уже не только о документах, но и в целом о наших методах организации данных в профессиональных справочных системах.
До новых встреч!

Читайте также: