Как документально оформить конференцию

Обновлено: 19.05.2024

При некорректном отображении информации на сайте необходимо руководствоваться следующими Правилами.

Положение о Конференции

ПОЛОЖЕНИЕ

об организации и проведении

VII научно-практической конференции молодых специалистов

предприятий и организаций Приволжского федерального округа

1. Общие положения

1.2. Организаторами конференции являются:

- Комитет по делам молодежи мэрии городского округа Тольятти;

Поддержку конференции оказывают:

- Департамент по делам молодежи Самарской области;

1.3. К молодым специалистам относятся сотрудники (работники) предприятий, учреждений и организаций в возрасте до 35 лет. На время участия в работе научно-практической конференции руководству предприятий, учреждений, организаций рекомендуется частично освободить молодых специалистов от основной производственной деятельности с сохранением оплаты по основному месту работы.

2. Цель, задачи и принципы конференции

2.1. Цель конференции – создание пространства для профессиональной самореализации молодых специалистов и их участия в решении актуальных проблем предприятий и организаций Приволжского федерального округа, определении перспектив развития территории.

2.2. Задачи конференции:

- выявление новых идей и поддержка перспективных работ и специалистов, способствующих росту научно-технического потенциала отдельных предприятий и округа в целом, повышению качества и надежности выпускаемой продукции, использованию природосберегающих технологий, увеличению экологической безопасности в производстве и управлении;

- раскрытие творческих и организаторских способностей, лидерских компетенций, совершенствование профессиональных навыков молодых специалистов;

- мобилизация и презентация научно-исследовательского и интеллектуального потенциала молодых специалистов;

- повышение мотивации молодых специалистов к активному участию в деятельности предприятий и организаций, заинтересованности в высоких показателях результативности и эффективности;

- привлечение внимания общественности, работодателей к молодежным инициативам, повышение их заинтересованности в развитии потенциала молодых специалистов;

- продвижение научно-практических конференций как прогрессивной формы развития на уровне предприятий, города, области;

- укрепление имиджа и повышение привлекательности ПФО, г.о. Тольятти как научно-образовательного и культурного пространства;

- интеграция усилий субъектов территории для постановки и решения актуальных проблем развития ПФО.

2.3. Принципы конференции устанавливают общие правила работы конференции и обязательны для исполнения всеми лицами и организациями, участвующими в конференции. Они включают:

- принцип толерантности, уважение к высказываемым мнениям;

- принцип открытости работы конференции для участников из различных предприятий;

- принцип ответственности за высказываемые мнения, идеи и предложения;

- принцип поддержки творческой инициативы участников конференции;

- принцип разнообразия содержания и формы представляемых материалов.

3. Участники конференции

3.1. Лица, участвующие в конференции, подразделяются на следующие категории:

- собственно участники конференции (молодые специалисты предприятий, учреждений и организаций Приволжского Федерального округа);

- организационный комитет конференции во главе с руководителем конференции;

- гости конференции, в том числе средства массовой информации.

3.2. Председатель организационного комитета конференции назначается приказом руководителя комитета по делам молодежи мэрии городского округа Тольятти.

3.3. Председатель организационного комитета конференции формирует состав оргкомитета из представителей организаторов конференции, занимается подготовкой и проведением конференции, обрабатывает ее результаты, приглашает участников и гостей мероприятия. План мероприятий по подготовке и проведению конференции с указанием сроков и ответственных исполнителей подписывается председателем организационного комитета конференции.

3.4. Оргкомитет рассылает предложение об участии в конференции ученым, руководителям предприятий и организаций и советам молодых специалистов предприятий и организаций, работникам органов государственной власти и местного самоуправления, представителям общественных и коммерческих структур, средств массовой информации региона.

3.5. Гостем конференции может быть любой желающий. Гости имеют возможность присутствовать на конференции, принимать участие в обсуждениях докладов и задавать докладчикам вопросы.

4. Содержание конференции и секции конференции

4.1. Основным этапом конференции является работа пяти секций:

Секция 1. Инновации в производстве:

автоматизация и роботизация основных производственных процессов;

применение новых и изменение существующих технологических процессов;
использование новых материалов в производстве;
совершенствование технологического оборудования, приспособлений, инструментов;
охрана труда, охрана окружающей среды;
автоматизация инженерного труда;
анализ и результаты применения в работе требований международных стандартов ИСО;

исследование и разработка новых материалов;
новые области применения материалов;
совершенствование методов контроля;
изучение прогрессивных технологических процессов.

Секция 2. Современные подходы в проектировании:

разработка новых и модернизация имеющихся узлов, агрегатов и систем;
проектирование технологического оборудования;
проектирование инженерных сетей и сооружений;
использование новых конструкционных материалов;
совершенствование методик испытания узлов и систем;
применение САПР в проектировании: деталей, узлов, оснастки, систем;
новые решения в проектировании;
исследование причин несоответствия качества продукции;
разработка специфичной исследовательской оснастки;
исследовательские разработки в области улучшения потребительских свойств продукции;
новые методики расчетов, математических методов исследования процессов;
новые области применения САПР.

Секция 3. Информационные технологии, PR и качество продукции:

информатика (научные и фундаментальные идеи);
компьютерная техника (структуры, схемы, логика);
информационная безопасность;
интернет (WWW-технологии, развитие Интернета);
криптография;
реинжиниринг и проектирование в программировании (любые языки, методики, ПО, ОС, ИС,
прикладное программирование и т.д);
управление данными (Базы данных, СУБД).

Современные подходы к управлению массовыми коммуникациями:

креативные PR-кампании;
формирование системы внутреннего PR-кампании;
работа традиционных СМИ: пресса, телевидение, радиовещание;
создание электронных информационных ресурсов: страниц, порталов, сайтов.

система менеджмента качества на предприятие;
управление и улучшение процессов;
применение новых методов управления процессами, регламентированных международными стандартами по качеству;
постоянное улучшение качества продукции на всех этапах ее жизненного цикла;
применение статистических методов управления процессами;
анализ и улучшение измерительных процессов;
аудит процессов и контроль качества продукции.

Секция 4. Управление предприятием, финансами и персоналом:

инновационные программы и проекты;
стратегическое и тактическое управление;
планирование, контроль и оценка производственно-хозяйственных процессов;
совершенствование организационной структуры управления;
развитие корпоративной культуры.

Экономика и управление финансами:

инвестиционная и налоговая политика, кредитная политика;
планирование, контроль и оценка экономических процессов;
современная методология учета ресурсов и капитала.

Экономика и управление персоналом:

планирование, контроль и оценка использования трудовых ресурсов;
экономика труда и заработной платы;
технологии управления персоналом;
современные подходы к обучению, проф. продвижению персонала;
кадровая политика, мотивационные программы.

Секция 5. Работа с молодежью на промышленных предприятиях:

развитие молодежного движения на предприятии;
социальные условия развития эффективной деятельности молодежи на предприятии;
научно-техническое творчество и развитие творческой активности молодых специалистов;
организация культурно-массовых и спортивно-оздоровительных мероприятий;
внедрение инновационных проектов студентов, молодых ученых и специалистов в производстве;
развитие молодежных обменов, стажировок;
профессиональное развитие, продвижение и подготовка молодых кадров;
информационное обеспечение молодежной политики на предприятии;
социально-бытовые программы для молодежи;
молодежные проекты организаций по работе с молодежью;
современные технологии привлечения молодых специалистов на предприятия.

4.2. Во время секционного заседания конференции рекомендуется придерживаться следующего порядка проведения:

- вступительное слово ведущего;

- доклады участников, вопросы к докладчикам, обсуждение;

- подведение итогов конференции, заключительное слово руководителей и экспертов.

5. Сроки, условия и порядок проведения конференции

5.5. Выступление в качестве докладчика на НПК возможно только при условии предоставления полного пакета документации от участника (заявка, доклад и презентация) в указанные сроки.

5.6. К докладам и презентациям предъявляются следующие требования:

- соответствие тематике и научно-практической направленности конференции;

- новизна и детальная проработка представленного теоретического материала и прикладных результатов;

- четкость и непротиворечивость изложения, стилистическая выдержанность текста.

по оформлению : Приложение 4

5.7. На конференции устанавливается следующий регламент: на доклад предоставляется 5 – 7 минут, на вопросы и ответа по докладу 4 – 6 минут после доклада. На вступительное и завершающее слово ведущему конференции дается 2 – 3 минуты.

5.8. Все участники конференции получают пакет документов на регистрации.

6. Результаты конференции и награждение участников

6.1. Резолюция конференции отражает основные выводы, к которым пришли участники конференции в результате обсуждения ее проблематики. Резолюция конференции готовится организационным комитетом конференции с учетом предложений участников конференции. Резолюция конференции принимается на пленарном заседании простым большинством голосов присутствующих. В резолюцию конференции включаются рекомендации конференции, которые отражают позицию участников конференции по проблемам, обсужденным на конференции, и группируются по блокам для различных субъектов активности на местном, региональном и федеральном уровне (местных и региональных органов власти, учреждений науки и образования, промышленных предприятий и транснациональных корпораций, представителей малого и среднего бизнеса, общественных и некоммерческих организаций и т. п.).

По итогам конференции, после выступления докладчиков, проводится торжественное вручение памятных дипломов и сувенирной продукции, а также благодарностей предприятиям, ВУЗам и организациям участникам НПК.

7. Контактная информация оргкомитета

7.1. По всем вопросам участия, организации и проведения конференции вы можете обращаться:

Организационный комитет (проживание, питание, заезд, командировочные, оплата и т.п.):

Рыжих Оксана Рифхатовна, тел.: (8482) 26-24-99;

Кураева Галина Александровна, тел.:(8482) 26-24-47, 89272151639.

Координатор конференции (содержание, оформление, требования к докладу, презентации и т.п.):

ЗАЯВКА (для докладчика и гостя конференции)

на участие в VII научно-практической конференции молодых специалистов

промышленных предприятий и организаций Приволжского федерального округа

ФИО (полностью)

Место работы (полное наименование предприятия, организации)

Должность, категория

Рабочий телефон

(с указанием кода города)

Адрес проживания

Мобильный телефон

E-mail

Паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан)

Дополнительная информация для решения организационных вопросов

с предприятием, организацией

Лицо, ответственное за участие в конференции представителей от предприятия, организации

(ФИО, должность, контактный телефон, E-mail)

Дата, время, место отъезда

Проживание (указать будет ли участник проживать на территории проведения конференции, количество суток)

Питание (указать будет ли участник питаться на территории проведения конференции)

Форма оплаты (наличный, безналичный расчет)

Дата ________________ _____________________ Подпись участника

ЗАЯВКА (докладчика)

на участие в VII научно-практической конференции молодых специалистов

промышленных предприятий и организаций Приволжского федерального округа

ФИО докладчика: ___________________________________________________________________

Секция: _________________________________________________________________________

Наименование работы: _______________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

Краткое описание работы: ____________________________________________________________

(Технико-экономические показатели, эффективность работы, время разработки и т.д.)

Представительские расходы как оформить - пример документа вы найдете в нашей статье. Кроме того, мы рассмотрим, посредством каких источников данные расходы могут подтверждаться и какие из них предписывает использовать финансовое ведомство.

Для чего осуществляется оформление представительских расходов

Представительские расходы (ПР) выделяются в обособленную категорию издержек предприятия в соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ. Это могут быть затраты:

на реализацию бизнес-мероприятия представительского характера;
оплату транспортных, буфетных услуг, заказанных фирмой у сторонних организаций или ИП в рамках проведения бизнес-мероприятия;
оплату оказанных сторонней фирмой или ИП услуг по переводу, если он потребовался при проведении бизнес-мероприятия.

ПР могут быть применены в целях снижения налогооблагаемой базы предприятия, работающего на ОСН. Но не полностью, а только в пределах 4% от величины затрат на оплату труда в соответствующем отчетном периоде.

Для того чтобы воспользоваться такой возможностью, предприятию потребуется подтвердить, что:

расходы являются именно представительскими (по ст. 264 НК РФ);
соответствующие расходы документально зафиксированы и обоснованны (данное требование установлено в п. 1 ст. 252 НК РФ).

Удостоверение обоих фактов может быть осуществлено посредством ряда документов. Изучим их специфику.

Как оформить представительские расходы в 2020-2021 годах

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ любые затраты, которые планируется использовать в целях снижения налоговой базы, должны быть подтверждены документально. В положениях ст. 264 НК РФ, в которой ПР определяются как отдельная категория затрат, равно как и в иных федеральных нормативных актах, не установлены перечни документов, посредством которых можно утверждать соответствующие расходы.

Данные источники вместе с тем были рекомендованы Минфином и ФНС России — в нескольких ведомственных правовых актах, которые были изданы данными органами с разным интервалом в последние несколько лет.

Так, в письме от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807 Минфин рекомендовал налогоплательщикам подтверждать ПР посредством таких источников, как:

приказ о проведении представительского мероприятия;
смета фирмы по ПР;
отчет по ПР;
первичка, дополняющая отчет.

В письмах от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675 и от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26, изданных ведомством, было рекомендовано также применять в качестве источника, подтверждающего ПР, акт о соответствующих затратах.

В одном из последних писем, разъясняющих данный вопрос (от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288), Минфин высказал мнение о том, что ПР достаточно подтверждать только с помощью:

отчета;
первичных источников, подтверждающих корректность данных, приведенных в отчете.

В свою очередь, ФНС России также считает допустимым применять весьма узкий спектр источников при оформлении ПР (к такому выводу можно прийти, ознакомившись с письмом от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852), а именно:

Если деньги на оплату представительских получал сотрудник, то от него потребуется также авансовый отчет. Оформить его правильно вам помогут рекомендации экспертов КонсультантПлюс:

Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.

Перечень подтверждающих документов

Как оформить представительские расходы с учетом вышеприведенных указаний финансового и налогового ведомств? Резюмируя изложенные в их письмах рекомендации, составим перечень источников, которыми наряду с первичной документацией, полученной от поставщиков, можно обосновать сумму ПР. Это:

приказ директора фирмы о проведении бизнес-мероприятия;
смета ПР;
отчет о расходах;
акт о списании ПР.

Узнать больше о перечисленных документах вы можете из статей:

Кроме того, если фирма проводит деловые мероприятия регулярно, то основным документом для оформления ПР может быть внутрикорпоративное положение о представительских расходах. Оно будет локальным нормативным актом, регулирующим порядок учета соответствующих расходов и отражения сведений о них в различных документах.

Многие фирмы, осуществляя учет ПР в рамках внутрикорпоративного управленческого учета, предпочитают использовать при оформлении данных расходов все типы перечисленных нами выше документов. Это может быть обусловлено установленными нормами управленческого учета, предполагающими как можно более детальное раскрытие сведений о ПР, осуществляемых ответственными сотрудниками предприятия.

Однако, исходя из последних рекомендаций Минфина России, такие расходы разрешено оформлять в учете, используя только:

Рассмотрим особенности составления данных документов подробнее.

Оформляем представительские расходы: отчет

Отчет о ПР может включать информацию:

о цели проведения бизнес-мероприятия;
фактическом количестве посетителей;
фактических затратах фирмы в рамках мероприятия;
первичке, подтверждающей затраты, отраженные в отчете.

Готовый образец отчета о представительских расходах вы можете скачать в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

Многие фирмы дополняют отчет еще одним документом — программой представительского мероприятия. При этом в письме ФНС России от 12.04.2007 № 20-12/034115 выражено мнение, согласно которому данную программу следует включать непосредственно в отчет. Но эта рекомендация не всегда применяется на практике, поскольку соответствующая программа может быть, во-первых, слишком объемной для объединения в один документ с отчетом, а во-вторых, по смыслу не вполне оптимально сочетаться с ним.

Рассмотрим, какой может быть структура программы делового мероприятия.

Программа мероприятия и образец ее заполнения в 2020-2021 годах

В документе могут отражаться:

сведения о цели проведения бизнес-мероприятия;
дата, место его проведения;
сведения о количестве организаторов и гостей;
перечни контрагентов фирмы, с которыми заключены (или планируется заключить) договоры на оказание услуг в рамках проведения мероприятий, в том числе тех, оплата по которым формирует ПР;
сведения о лицах, ответственных за проведение официального мероприятия;
сведения о конкретных этапах представительского мероприятия.

Ознакомиться с образцом программы представительского мероприятия вы можете на нашем сайте.

Требования к первичке

Кроме отчета о ПР, а также дополняющей его во многих случаях программы, подтверждение соответствующих расходов осуществляется посредством различных первичных источников.

Их можно классифицировать на 2 основные категории:

контрактные первичные документы (договоры, акты, счета — с контрагентами, оказывающими услуги в рамках проведения представительских мероприятий);
внутренние учетные документы (такие как отчет о проведении делового мероприятия).

Все типы первички должны соответствовать общим требованиям, отраженным в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ, и содержать:

наименование;
дату составления документа;
название фирмы;
сведения об учитываемом хозяйственном факте;
сведения о величине измерения соответствующего факта, единицах данного измерения;
сведения о лицах, имеющих отношение к возникновению соответствующего факта, подписи данных лиц.

Первичка составляется в момент возникновения учитываемого хозяйственного факта либо в крайнем случае непосредственно после его возникновения (п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Руководитель фирмы должен утвердить формы первички, используемой в организации, в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Итоги

Для того чтобы использовать представительские расходы в уменьшение налоговой базы, предприятие должно корректно их оформить. В этих целях финансовое ведомство РФ предписывает задействовать такие документы, как отчет о представительском мероприятии, а также первичную документацию, дополняющую его. Важнейшей частью данного отчета может быть программа проводимого мероприятия (однако она может быть оформлена и как отдельный документ).

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Читайте также: