Включается ли компенсация за использование личного автомобиля в фот

Обновлено: 20.05.2024

Порядок документального оформления компенсации работнику за использование личного автомобиля в служебных целях мы рассмотрели ранее. Теперь остается выяснить: какими налогами и взносами облагается компенсация и как ее учесть в налоговом и бухгалтерском учете? Забегая немного вперед, скажу, что ответ на эти вопросы во многом зависит от того, является работник собственником автомобиля, или использует его по доверенности. Заинтригованы? Тогда читайте статью.

НДФЛ и страховые взносы с компенсации за использование личного автомобиля

Работник является собственником автомобиля

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ компенсация за использование личного автомобиля и суммы возмещения расходов, понесенных в результате такого использования, не облагаются НДФЛ и не отражаются в справке 2-НДФЛ. Причем указанные выплаты не облагаются НДФЛ целиком, без каких-либо ограничений. Нормы компенсации за использование личного транспорта установлены законодательством только для учета этих сумм при расчете налога на прибыль, для расчета НДФР нормы не применяются. Такую позицию поддерживает Минфин РФ: Письма от 27.08.2013 № 03-04-06/35076 и от 31.12.2010 № 03-04-06/6-327.

Работник не является собственником автомобиля

Если работник управляет автомобилем по доверенности, то вопрос: облагать НДФЛ и страховыми взносами сумму компенсации или нет – является спорным. Согласно официальным разъяснениям Минфина, ФНС и Минтруда, компенсация работнику за использование автомобиля, управляемого по доверенности, подлежит обложению НДФЛ и взносами: Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 26 февраля 2014 г. № 17-3/В-92 (в отношении страховых взносов), Письмо Минфина России от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228, от 21.02.2012 № 03-04-06/3-42 и ФНС России от 25.10.2012 N ЕД-4-3/18123@ (в отношении НДФЛ). Контролирующие органы мотивируют свою позицию тем, что Трудовым кодексом предусмотрена компенсация за использование личного имущества, а по их мнению, личным считается имущество, принадлежащее работнику на праве собственности. В связи с этим не облагается взносами и НДФЛ только компенсация за использование автомобиля, собственником которого является сам работник.

Как Вы понимаете, в случае, если работник не является собственником автомобиля, Вам самостоятельно необходимо принять решение: включать сумму компенсации в базу для расчета НДФЛ и страховых взносов, чтобы избежать претензий контролирующих органов, или не включать. Во втором случае нужно быть готовыми отстаивать свою позицию в суде, при необходимости.

Налоговый учет компенсации за использование личного автомобиля

Работник является собственником автомобиля

Нормы расходов на выплату компенсации за использование личного автомобиля (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92):

Рабочий объем двигателя легкового автомобиля

Нормы расходов на выплату компенсации (руб. в месяц)

! Обратите внимание:

Работник не является собственником автомобиля

! Обратите внимание:

В налоговых расходах можно учесть сумму компенсации за использование личного автомобиля, начисленную сотруднику только за те дни, когда автомобиль фактически использовался в служебных целях (Письмо Минфина РФ от 03.12.2009 № 03-04-06-02/87). То есть, если компенсация установлена в твердой сумме за месяц, а работник в течение месяца находился на больничном, в отпуске и т.д., то к налоговому учету можно принять лишь часть компенсации, рассчитанную за фактически отработанные дни (см. пример расчета в конце статьи).
Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях уменьшает налогооблагаемую базу только при наличии всех подтверждающих документов, оформленных надлежащим образом.

Начисление компенсации за использование личного автомобиля и отражение в бухгалтерском учете

Пример расчета компенсации за использование личного автомобиля

По соглашению менеджеру по продажам за использование личного автомобиля MITSUBISHI LANCER 1,6 выплачивается:

Ежемесячная компенсация 5 000,00 руб. в месяц;
Возмещение расходов на бензин по нормам расхода, установленным Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р (7,7 л / 100 км).

3 сентября работник сдал в бухгалтерию утвержденный руководителем отчет об использовании личного транспорта за август с приложенными чеками АЗС. Согласно отчету пробег автомобиля в служебных целях в августе составил 1 500 км. Кроме того, сотрудник находился в ежегодном оплачиваемом отпуске 14 дней (18.08.14-31.08.14). Рассчитаем сумму компенсации за использование личного автомобиля и сумму возмещения расходов за август:

Сумма компенсации за август составит 5 000 / 31 * 17 = 2 741,94 руб.
Сумма возмещения расходов на бензин 1 500 * 7,7 / 100 * 32,50 (средняя цена за 1 л бензина АИ-92 согласно чекам АЗС) = 3 753,75 руб.
Итоговая выплата сотруднику за использование личного автомобиля в августе составит 6 495,69 руб.

Отражение в бухгалтерском учете:

В налоговом же учете принимаемая сумма компенсации за использование личного автомобиля составит всего лишь 1 200 руб. То есть сверхнормативная компенсация в размере 5 295,69 не уменьшит ни налог на прибыль, ни налог при УСН.

Итак, целых две статьи я посвятила вопросу компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях: от документального оформления до начисления и отражения в учете. Выводы можно сделать следующие:

1. Начислять компенсацию за использование личного транспорта сотруднику выгоднее, чем добавлять эту сумму, например, в премию, как часто делают работодатели. Это связано с тем, что на сумму компенсации не начисляются страховые взносы и не удерживается НДФЛ (в общем случае), а вот премии облагаются и взносами и НДФЛ.

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Есть комментарии и вопросы – пишите, будем обсуждать!

Законодательные и нормативные акты:

1. НК РФ (часть 2)

Иногда работа связана с частыми поездками, для осуществления которых сотрудники используют свой личный транспорт. Если автомобиль в служебных целях используется по согласованию с руководителем, работник имеет право на получение компенсации. При этом денежное возмещение предусмотрено, даже если была осуществлена всего одна поездка.

Расчет размера возмещения

Выплаты производятся любому сотруднику компании, независимо от занимаемой им должности, который с разрешения руководства использует свое транспортное средство для служебных целей. В Трудовом кодексе РФ (статья 188) предусмотрено два вида денежной компенсации владельцу авто:

Возмещение за пользование и естественный износ машины;
Покрывание финансовых затрат, связанных со служебной эксплуатацией машины (выделяются деньги на приобретение бензина и т.п.).

В соглашении между сотрудником и начальством может быть указано, что сумма компенсации будет состоять сразу из двух этих частей. В действующем законодательстве не указано никаких требований по поводу минимальной суммы выплат или схемы проведения расчета. Но инстанции, контролирующие уплату налогов и взносов предприятиями, рекомендуют как основу для расчета денежной компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях, использовать такие официальные бумаги:

Как правильно документально оформить компенсационные выплаты

Денежное возмещение за служебные поездки сотрудника на личном автомобиле не облагается налогом. Но чтобы доказать, что выплаченная сумма не является заработной платой, необходимо правильно оформить документацию:

Обязательно составляется письменное соглашение между сотрудником и работодателем, которое оформляется как дополнение к трудовому договору. Если же использование личной машины для выполнения служебных заданий оговаривается на собеседовании при зачислении сотрудника в штат, условия компенсации расходов и за амортизацию авто прописывают в трудовом договоре отдельным пунктом.

К соглашению прилагается копия свидетельства о регистрации авто. Ведь финансовое возмещение предусмотрено, только если сотрудник использует в целях компании свое имущество. Спорным является вопрос компенсации, если сотрудник использует не личный транспорт, а тот, которым он пользуется по доверенности.

Если в соглашении предусмотрено возмещение расходов на покупку топлива или смазочных материалов, все чеки, подтверждающие совершенные покупки, должны прилагаться к основной документации.
Схема расчета размера выплат. Так как в законодательстве нет конкретных указаний по этому поводу, руководство может само определять схему определения суммы компенсации. Например, это может быть фиксированная ежемесячная выплата.

Составление соглашения между руководителем и сотрудником – это важный этап. Ведь опечатки или неточности, присутствующие в документе, могут повлечь за собой дополнительные расходы предприятия на оплату налогов или страховых взносов.

Когда денежное возмещение облагается налогом?

Факт использования сотрудником личного автомобиля для выполнения служебных поручений должен указываться в бухгалтерских документах и отчетности. При этом налогом облагается не вся сумма компенсации, а только та часть, которая определена действующим законодательством. Эти нормы распространяются на все организации и предприятия, в том числе и с упрощенной системой налогообложения. Чтобы легче было определять размер обязательных страховых взносов, в Постановлении Правительства № 92 описаны основные категории транспортных средств с учетом объема мотора и размер выплат с учетом обязательного вычета налогов:

Если объем двигателя автомобиля до 2000 кубов (легковые транспортные средства), то налогообложение вычитывается из суммы 1200 рублей;
Когда объем двигателя более 2000 кубов, страховые взносы вычитывают с 1500 рублей;
Для мотоциклов эта сумма составляет 600 рублей;

Если в служебных целях используются грузовые автомобили, то налоги вычитывают с полной суммы денежного возмещения. С 2017 года согласно ст. 272 НК РФ, компенсирование расходов на использование личного транспорта осуществляется только после обязательной уплаты налогов.

Порядок списания ГСМ при служебном использовании личного авто

Была оформлена первичная документация по учету расходов ГСМ;
Составлена ведомость потребления топлива (горюче-смазочных материалов другого вида) в бухгалтерии.

Предприятию не обязательно устанавливать финансовый лимит. Существует много способов контролировать расход ГСМ на служебные нужды. Например, большинство работодателей предпочитают выдавать сотрудникам топливные талоны, которые дают право бесплатно заправлять автомобиль на конкретной автозаправочной станции.

Как организации отразить использование личного автомобиля работника в служебных целях с выплатой ему компенсации, а также арендной платы за этот автомобиль во время отпуска работника?

Работник использует свой автомобиль как в личных, так и в служебных целях по месту основной работы. Разъездной характер работы данному сотруднику не установлен. По соглашению с нанимателем компенсация за износ транспортного средства определена в размере 150 руб. в месяц. Сумма перечисляется на карт-счет работника.

В текущем месяце он 14 календарных дней находился в отпуске. На этот период с нанимателем был заключен договор аренды автомобиля, переданного по акту приема-передачи с оценочной стоимостью 10 000 руб. Сумма арендной платы составила 80 руб. Автомобилем пользовался работник с разъездным характером работы.

Транспортное средство возвращено в этом же месяце.

Автомобиль использовался для решения вопросов, связанных с управлением организацией, поездками между объектами.

В текущем месяце 23 рабочих дня, из них 10 дней работник был в отпуске. По договоренности с нанимателем компенсация за износ автомобиля выплачивается за фактически отработанные дни .

Общие положения

Работник, использующий свое транспортное средство для нужд нанимателя, имеет право на получение за его износ (амортизацию) компенсации. Размер и порядок ее выплаты определяется по договоренности с нанимателем .

Вопросы аренды регулируются гражданским законодательством. По договору аренды арендодатель обязуется передать арендатору имущество во временное пользование за плату. Предметом аренды может быть в том числе транспортное средство .

Срок аренды, порядок, условия и сроки внесения арендной платы определяются договором аренды .

При прекращении договора аренды арендатор обязан вернуть арендодателю имущество в том состоянии, в котором он его получил, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором .

Напомним, что с 2019 года важное значение при включении компенсации за использование имущества в служебных целях и арендной платы за транспортное средство в затраты, учитываемые при налогообложении прибыли, имеет факт установления работнику разъездного характера работы и выплаты соответствующей компенсации.

Разъездной характер работы устанавливается работникам, выполняющим работу:

— на объектах, расположенных вне места постоянной работы;

— связанную с поездками сверх установленной продолжительности рабочего времени от места постоянной работы до места работы на объекте и обратно;

— связанную с регулярными служебными поездками в пределах обслуживаемого ими участка .

Работнику, которому установлен разъездной характер работы, выплачивается соответствующая компенсация .

Бухгалтерский учет

В данном случае автомобиль используется для решения вопросов, связанных с управлением организацией. Следовательно, суммы компенсации и арендной платы относятся в состав управленческих расходов:

Страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах

На компенсацию за износ автомобиля страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах не начисляются .

Арендная плата также не признается объектом для начисления страховых взносов в ФСЗН и Белгосстрах. Несмотря на то что договор аренды относится к гражданско-правовым договорам, непосредственно арендная плата — это не вознаграждение за выполненные работы, оказанные услуги или создание объектов интеллектуальной собственности. Она является ценой пользования имуществом .

Подоходный налог

Компенсация за износ автомобиля и арендная плата за него являются объектами обложения подоходным налогом с физических лиц .

Наниматель как налоговый агент обязан:

— исчислить подоходный налог по ставке 13%;

— удержать его сумму с работника при выплате вышеуказанных доходов;

— перечислить сумму налога в бюджет .

НДС

При начислении и выплате работнику компенсации за износ автомобиля и арендной платы за транспортное средство у организации не возникает обязательств по НДС .

Налог на прибыль

При исчислении налога на прибыль учитываются экономически обоснованные затраты, понесенные организацией в процессе деятельности и отраженные на счетах бухучета по принципу начисления .

Компенсация за износ автомобиля, а также арендная плата, выплачиваемая работнику, в состав учитываемых затрат включаются. При этом важное значение имеет характер работы сотрудника:

— если ему выплачивается компенсация за разъездной характер работы в соответствии с Инструкцией N 70, то вышеуказанные выплаты включаются в учитываемые затраты в полном объеме;

— в случае отсутствия у работника разъездного характера работы компенсация за износ личного автомобиля и арендная плата за него включаются в состав прочих затрат (с учетом норматива 1%). При этом не имеет значения, что пользоваться автомобилем фактически будет сотрудник с разъездным характером работы .

В рассматриваемой ситуации у работника-арендодателя не разъездной характер работы. В связи с этим и сумма компенсации за износ автомобиля за отработанные дни, и арендная плата за время отпуска будут учитываться в составе прочих нормируемых затрат.

Таблица бухгалтерских записей

Необходимость использования личного автомобиля сотрудника в служебных целях может возникнуть при его приеме на работу либо уже в процессе его трудовой деятельности. В этом случае работодатель обязан возместить сотруднику расходы, связанные с эксплуатацией авто, и выплатить компенсацию за его износ. Кроме того, факт использования личного авто сотрудника должен быть документально оформлен: от этого зависит не только правомерность выплаты соответствующих компенсаций, но и порядок их налогообложения.

Требования трудового законодательства.

В силу ст. 188 ТК РФ работодатель обязан выплатить компенсацию сотруднику за использование в служебных целях (износ) его личного имущества – например, транспортного средства (автомобиля). Еще работодатель обязан возместить расходы, связанные с использованием этого имущества.

Выплата обозначенной компенсации исходя из содержания названной нормы возможна при соблюдении следующих условий:

– сотрудник использует транспортное средство в интересах работодателя;

– работодатель знает об этом или согласен на это;

– размер компенсации установлен соглашением сторон трудового договора, заключенным в письменной форме.

Подчеркнем: соглашение об использовании личного транспорта работника в интересах работодателя может быть достигнуто как при заключении трудового договора, так и позднее – посредством внесения дополнений в него. При этом эксплуатация транспорта работника должна быть обусловлена его должностной инструкцией (например, если использование личного автомобиля связано с постоянными служебными разъездами и нахождением вдали от населенных пунктов).

Обратите внимание

В отсутствие письменного соглашения об использовании личного транспорта между работодателем и работником последний едва ли может претендовать на выплату компенсации. Обращение работника в суд в такой ситуации, скорее всего, не принесет ему желаемого результата. Доказательством являются, например, апелляционные определения Санкт-Петербургского городского суда от 05.04.2018 № 33‑7704/2018, Пермского краевого суда от 16.08.2017 № 33‑8949/2017.

Что является основанием для выплаты компенсации?

Размер компенсации и возмещения расходов за использование личного транспорта в служебных целях не определен на законодательном уровне.

Основанием для выплаты компенсации работнику, использующему личный автомобиль в служебных целях, является приказ руководителя, где отражены размеры такой компенсации и порядок (сроки) ее выплаты. А трудовой договор или дополнительное соглашение к нему, в котором должен быть определен конкретный перечень компенсируемых сотруднику расходов, являются основанием для издания такого приказа.

Кроме этого, стороны могут заключить соглашение о том, что работнику помимо компенсации за использование личного автомобиля работодатель, к примеру, будет возмещать следующие расходы, возникшие при эксплуатации авто:

– на приобретение горюче-смазочных материалов (согласно нормам расхода топлива на основании представленных в определенный срок после окончания расчетного месяца путевых листов);

– на техническое обслуживание и текущий ремонт (с учетом фактического времени эксплуатации автомобиля и пробега для служебных целей).

Безусловно, расходы, понесенные сотрудником в связи с эксплуатацией автомобиля, необходимо документально подтвердить. Например, авансовыми отчетами с приложением кассовых чеков, квитанций на приобретение топлива, расходных и комплектующих материалов, актами выполненных работ (с расшифровкой их конкретных видов) по техобслуживанию, ремонту и пр. На значимость таких документов указано в письмах Минфина России от 12.09.2018 № 03‑04‑06/65168, № 03‑04‑06/65170, ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@.

Со своей стороны, добавим, что вышеназванные документы нужны работодателю не только для правомерной выплаты компенсации, но и для целей налогообложения этих расходов, поскольку п. 1 ст. 252 НК РФ еще никто не отменил.

Обязан ли работодатель выплачивать компенсацию, если сотрудник

управляет автомобилем на основании доверенности?

Казалось бы, в ст. 188 ТК РФ говорится исключительно о личном имуществе работника. А это обстоятельство как раз и указывает на то, что такое имущество должно принадлежать работнику на праве собственности. Кстати, Минтруд в своих разъяснениях неоднократно отмечал, что передача имущества по доверенности не влечет перехода права собственности к лицу, получающему доверенность, и данное имущество не может считаться личным имуществом указанного лица (см., например, письма от 13.11.2015 № 17‑3/В-542, от 26.02.2014 № 17‑3/В-92). Такой же позиции придерживаются чиновники Минфина и ФНС.

Указанный подход подтверждается и правоприменительной практикой. Причем суды содержание ст. 188 ТК РФ зачастую истолковывают еще шире. К примеру, в Постановлении Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 22.09.2014 по делу № А56-74147/2013 арбитры отметили: из буквального содержания названной статьи следует, что личным имуществом работника, используемым им в интересах и с ведома работодателя, является имущество, принадлежащее работнику на любом законном основании. Переданный по доверенности автомобиль не может восприниматься третьими лицами иначе как находящийся во владении и пользовании конкретного лица, которому выдана доверенность. Остается добавить, что Определением ВС РФ от 16.04.2015 № 307‑КГ15-2718 данное постановление оставлено без изменений. Вывод о том, что личным имуществом работника является имущество, принадлежащее ему на любом законном основании, сделан также в определениях ВС РФ от 03.08.2015 № 309‑КГ15-8423 и от 30.07.2015 № 306‑КГ15-5578.

Таким образом, ситуация, связанная с обязанностью работодателя выплатить компенсацию за использование в служебных целях автомобиля (и возместить соответствующие расходы), которым сотрудник управляет на основании доверенности, в настоящее время является спорной из‑за отсутствия четкого законодательного регулирования. Работодатель должен оценить все риски при принятии решения о выплате компенсаций.

Как признать затраты на выплату компенсаций при УСНО?

Согласно пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ при определении объекта налогообложения при УСНО налогоплательщик вправе уменьшить полученные доходы на расходы, связанные с выплатой компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов.

– с объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно – 1 200 руб.;

– с объемом свыше 2 000 куб. см – 1 500 руб.

И, конечно, эти расходы принимаются при их соответствии критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ, то есть должны быть обоснованными и документально подтвержденными (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Для учета данных затрат в расходах при УСНО компенсация должна быть фактически выплачена работнику (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Хотя в ст. 188 ТК РФ четко поименовано два вида выплат – компенсация за использование и износ (амортизация) личного транспорта работника в служебных целях и сумма возмещения расходов, связанных с его эксплуатацией в рамках трудовой деятельности, а в Постановлении № 92 установлен норматив лишь для первой из них – компенсации, чиновники Минфина в Письме № 03‑11‑11/1198 настаивают, что в размерах указанной компенсации учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей, в том числе на их ремонт. Поэтому названные затраты, возмещаемые работодателем сотрудникам, не могут быть повторно включены в состав налогооблагаемых расходов [2] .

При том что в пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ говорится исключительно о возможности признать в расходах суммы компенсации за использование (износ) личного транспорта в служебных целях (причем в пределах норматива) и ничего не сказано о праве признать расходом суммы возмещений затрат, возникающих в связи с эксплуатацией такого транспорта, полагаем, учет последних в налоговой базе по УСНО влечет за собой налоговые риски.

Обратите внимание

В части возможности признания расходом компенсации за использование личного транспорта работника, которым он управляет на основании доверенности, Минфин дает противоречивые разъяснения. Так, в Письме от 03.05.2012 № 03‑03‑06/2/49 говорится, что из‑за отсутствия права собственности на автомобиль работодатель не вправе учесть компенсацию за его использование в составе расходов. Более лояльный подход изложен в Письме от 27.12.2010 № 03‑03‑06/1/812 – подобная компенсация в обозначенной ситуации может быть включена в налоговую базу, но в пределах норм, предусмотренных Постановлением № 92.

Полагаем, что данное обстоятельство налогоплательщики могут использовать в своих интересах. Если уж чиновники не знают, как правильно поступить в подобной ситуации, то что говорить об обычных налогоплательщиках? Ведь все сомнения, противоречия и неясности налогового законодательства должны толковаться в пользу налогоплательщика (п. 7 ст. 3 НК РФ).

[1] Добавим: аналогичное мнение на этот счет высказано Минфином в Письме от 05.12.2012 № 03‑03‑06/1/629.

[2] Аналогичные разъяснения по данному вопросу Минфином адресованы и плательщикам налога на прибыль (см. письма от 23.03.2018 № 03‑03‑06/1/18366, от 26.12.2018 № 03‑03‑06/1/94971, от 19.08.2016 № 03‑03‑06/1/48789).

Расчет размера возмещения

Возмещение за пользование и естественный износ машины;
Покрывание финансовых затрат, связанных со служебной эксплуатацией машины (выделяются деньги на приобретение бензина и т.п.).

Как правильно документально оформить компенсационные выплаты

Составление соглашения между руководителем и сотрудником – это важный этап. Ведь опечатки или неточности, присутствующие в документе, могут повлечь за собой дополнительные расходы предприятия на оплату налогов или страховых взносов.

Когда денежное возмещение облагается налогом?

Если объем двигателя автомобиля до 2000 кубов (легковые транспортные средства), то налогообложение вычитывается из суммы 1200 рублей;
Когда объем двигателя более 2000 кубов, страховые взносы вычитывают с 1500 рублей;
Для мотоциклов эта сумма составляет 600 рублей;

Порядок списания ГСМ при служебном использовании личного авто

Была оформлена первичная документация по учету расходов ГСМ;
Составлена ведомость потребления топлива (горюче-смазочных материалов другого вида) в бухгалтерии.

Читайте также: