В чем заключаются обязанности персонала на стенде при проведении выставки
Обновлено: 19.04.2024
Помимо основного, намечают запасный состав стендистов, предусматривают возможность взаимозаменяемости.
До начала выставки необходимо провести инструктаж будущих стендистов, где рассматриваются такие вопросы, как:
· цели участия в выставке;
· перечень услуг, представляемых на выставке;
· задачи, стоящие перед стендистами (ознакомление с новинками, заключение договоров и т. д.);
· закрепление мест на стенде за каждым стендистом;
· в какие дни и часы, кто из руководства фирмы будет находиться на стенде;
· формы регистрации посетителей;
· формы регистрации изменений, замечаний, недостатков на стенде во время работы выставки;
· основные категории предполагаемых посетителей;
· модели поведения с каждой категорией посетителей.
Особое внимание следует уделить двум последним аспектам. Дело в том, что участие в выставках и ярмарках, по своей природе ставящее посетителя во главу угла, требует изучения предполагаемых категорий посетителей и их типологизации. Это значительно облегчает задачу персонала стенда по установлению специфики каждого типа и адаптации к ней своего поведения.
· неуверенные в себе, которые страдают отсутствием самоуверенности и толпятся на стендах, собирающих много посетителей. Они терпеливы, когда нужно подождать, но в то же время и требовательны. Им необходимо время, чтобы выразить свои намерения, и в их поведении часто сквозит недоверие. Отнеситесь с уважением к их слабости и создайте у них впечатление, что для вас — настоящая удача то, что они оказали предпочтение вашему стенду;
· новаторы. Ищут новинки и нуждаются в доказательствах. Тем не менее готовы рисковать и претендуют на неограниченную поддержку со стороны экспонента. Часто у них бывают собственные взгляды на новаторство, которыми они гордятся. Создайте у них впечатление, что благодаря своему решению посетить ваш стенд они откроют новые горизонты в области конкуренции;
· застенчивые. Такого посетителя часто можно встретить уединившимся от других где-нибудь в углу стенда. Он всегда растерян и неловок, но стоит к нему обратиться, как его лицо начинает светиться. Нередко такого типа посетители оказываются в дальнейшем искусными собеседниками и положительными партнерами;
Для стендистов определенное поведение (способ реагирования) посетителей, обусловленное типом, к которому они принадлежат, имеет конкретные последствия. По этой причине им необходимо соизмерять и адаптировать свой подход (отношение) к характеру каждого посетителя.
До начала выставки каждый стендист должен получить нужные для его работы на стенде документы и информацию. Как правило, их размещают в одной или двух папках. Одна может содержать сведения, необходимые стендисту, но не предназначенные для показа посетителям (адрес, расчетный счет фирмы, телефоны руководителей, бланки договоров, бланки заказов, коммерческие прайс-листы и т. п.). В другой папке могут быть собраны все рекламные материалы по тому направлению, за которое отвечает данный стендист, или, наоборот, только те, в которых он разбирается меньше. Это зависит от организации работы на стенде и личных качеств стендиста.
Во время выставки желательно, чтобы каждый стендист находился на отведенном ему по расписанию месте (при необходимости в первые дни работы выставки расписание мест можно изменить для наибольшего удобства работы стендистов).
Основные функции стендистов сводятся к установлению первичных контактов с посетителями выставки, выявлению среди них потенциальных клиентов или деловых партнеров и обеспечению дальнейших контактов с коммерческими представителями фирмы уже в зоне переговоров.
Успех работы стендиста во многом зависит от его поведения и внешнего вида.
Рекомендуем следующую форму поведения сотрудников на стенде.
· стендист стоя, с улыбкой, приветствовал посетителя (сидящий, а тем более лениво развалившийся в кресле стендист производит неблагоприятное впечатление);
· лицо стендиста выражало постоянную заинтересованность и готовность вступить в разговор;
· стендист мог дать пояснения об услугах фирмы исходя из степени подготовленности посетителя: профессионалу в данной области специальные термины помогут разобраться в проблеме, а, допустим, обычному клиенту они скорее всего не понадобятся;
· стендист был одет не только строго и красиво, но и удобно.
· обшение со своими коллегами по стенду или соседними стендистами в присутствии посетителей;
· назначение встречи на стенде со своими друзьями и родственниками;
· употребление пищи, жевательной резинки, напитков на глазах у посетителей;
· употребление алкогольных напитков ни до, ни во время работы на стенде, даже если они предлагаются стендистом посетителю.
С самого начала работы выставки у стендиста туристской фирмы возникает необходимость контактов с работниками других стендов. Эти контакты позволяют обмениваться опытом работы, оказывать в некоторых случаях взаимопомощь, устанавливать и развивать контакты на будущее.
Производственные организации нередко участвуют в выставках, поскольку это хорошая возможность прорекламировать собственную продукцию. Определившись с мероприятием и приняв решение участвовать в нем, производитель заключает договор с организатором выставки. Рассмотрим, на какие нюансы при этом стоит обратить внимание.
Какова сущность договора
Участие в выставке как минимум предполагает, что:
1) производитель получит выставочную площадь для экспонирования продукции;
2) ему окажут комплекс услуг по организации выставки. В частности:
— проведут рекламную кампанию самой выставки с целью привлечь посетителей;
— обеспечат условия для работы на выставке (освещение, вентиляция, охрана всей выставочной территории и т.д.).
На основании перечисленного можно говорить о смешанной природе договора, заключаемого с организатором выставки. В таком договоре стороны могут совместить элементы различных договоров. Например:
— возмездного оказания услуг — когда организатор выставки обеспечивает участие в ней экспонента и при необходимости оказывает ему дополнительные услуги, в том числе рекламные;
— аренды — поскольку участнику предоставляют во владение и пользование на время работы выставки оговоренную выставочную площадь, стенды, оборудование и т.п.;
— подряда — если организатор выставки занимается изготовлением выставочного стенда, осуществляет его монтаж и демонтаж;
— перевозки — если в обязанность организатора входит доставка экспонируемой продукции производителя до выставочной территории.
Исходя из сказанного, можно сделать несколько выводов:
— не всегда корректно именовать такой договор договором оказания услуг по организации участия в выставке. Это допустимо, если организатор исполняет только обязанности по обеспечению участия. То есть никаких дополнительных обязанностей (например, по аренде оборудования, транспортировке продукции на выставку, изготовлению стенда), на себя не берет;
— к такому договору применяются положения гражданского законодательства о договорах, элементы которых есть в смешанном . Чтобы договор на участие в выставке считался заключенным и у его сторон возникли права и обязанности, нужно согласовать существенные условия всех входящих в него договоров.
Что прописать в договоре
Условия, включаемые в договор на участие в выставке, зависят от объема обязанностей, которые планируется возложить на организатора выставки.
В подобных договорах обычно указывают:
— наименование выставки, сроки ее начала и окончания, место проведения;
— предмет договора (оказываемые услуги, выполняемые работы, предоставляемую выставочную площадь и т.д.) ;
— сроки начала и окончания оказания услуг, выполнения работ ;
Как правило, экспонент предпочитает самостоятельно:
— доставлять продукцию к месту проведения выставки, в том числе определять перевозчика;
— изготавливать рекламную продукцию, предназначенную для раздачи посетителям выставки (буклеты, каталоги, бизнес-сувениры);
— определять дизайн выставочного стенда и изготавливать его;
— договариваться с подрядчиком о монтаже и демонтаже стенда.
Пример формулировки условий договора
Организатор обязан:
— произвести работы по изготовлению стенда в соответствии с планом-схемой (приложение 1 к настоящему договору) в срок до 16.04.2018;
— осуществить монтаж стенда в срок до 17.04.2018 и его демонтаж — до 24.04.2018;
— передать в аренду на период проведения выставки и разместить на стенде оборудование в соответствии с заявкой (приложение 2 к настоящему договору) в срок до 19.04.2018;
— до 01.04.2018 разместить в официальном каталоге выставки предоставленную Экспонентом краткую информацию о нем. Издать и распространить каталог до 08.04.2018. Тираж — 1000 экземпляров;
— 21.04.2018 осуществлять показ рекламного ролика Экспонента в выставочном зале с периодичностью раз в два часа, но не менее четырех раз.
Кто отвечает за продукцию на выставке
Сторонам важно оговорить, кто несет ответственность за сохранность продукции во время ее нахождения на выставке. Например:
— обязанность обеспечить сохранность (хранение и охрану) продукции на время выставки ложится на экспонента;
— организатор обеспечивает профессиональную охрану выставочных площадей в ночное время (к примеру, с 22.00 до 10.00) и не отвечает за пропажу (повреждение) продукции в остальные часы работы выставки;
— организатор полностью обеспечивает сохранность экспонируемой продукции, при этом имеет право страховать ее;
— убытки, вызванные повреждением, утерей продукции, распределяются между организатором и экспонентом поровну.
Читайте также: