Специальный штамп правовая экспертиза проставляется где

Обновлено: 16.06.2024

Составление акта об уничтожении печатей и штампов происходит тогда, когда на предприятии принимается решение об утилизации штемпельных изделий. Акт относится к внутренним документам компании и должен составляться в определенном порядке.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Зачем уничтожать печати и штампы

Причин для уничтожения данных атрибутов может быть множество.

На сегодняшний день наиболее распространенной можно считать вышедший в 2015 году закон об отмене обязательного визирования документации предприятий при помощи различных оттисков.

Иными словами, если раньше все юридические лица без исключения должны были применять в своей работе штампы и печати, то сейчас это является только лишь правом компании, которое должно закрепляться ее внутренними нормативными документами.

Другими поводами для уничтожения штемпельных изделий может быть:

износ,
порча,
устаревание,
ликвидация или реорганизация фирмы,
изменение реквизитов фирмы и т.д.

Утилизация печатей и штампов не является строго обязательной процедурой, однако проведенная по всем правилам она в некоторой степени позволяет обезопасить предприятия от злонамеренных манипуляций с различного рода документами со стороны граждан с преступными намерениями.

Порядок проведения процедуры уничтожения

На сегодня государство никак не регламентирует порядок ни производства, ни уничтожения печатей, поэтому организации должны самостоятельно разрабатывать нормативно-правовую базу для данных действий.
Однако, в общем и целом процедура по утилизации клише примерно одинакова:

Сначала руководство предприятия принимает решение об уничтожении утративших свою актуальность печатей и штампов (оно может быть вынесено как в отношении одной печати, так и нескольких или даже всех).
Затем издается приказ, являющийся катализатором по запуску данного процесса.
На основании приказа создается специальная комиссия, которая и проводит уничтожение штемпельных изделий.
Для фиксации факта произведенной утилизации составляется подробный акт.

Следует сказать, что в некоторых случаях организации не занимаются уничтожением печатей и штампов самостоятельно, а передают это право сторонним фирмам.

Что касается утерянных или украденных штемпелей, то в отношении них составлять акт об утилизации нельзя – в таких случаях необходимо подавать соответствующие заявления в налоговую службу и полицию.

Комиссия: состав и цели

В состав комиссии по утилизации должно входить не менее двух человек.
Это могут быть любые сотрудники организации, но, как правило, в качестве таковых назначаются:

директор или любое приближенное к руководству компании лицо,
сотрудник, ответственный за содержание и хранение печатей и штампов,
специалист кадрового отдела,
юрист,
секретарь.

Среди них следует выделить председателя комиссии и рядовых членов.

Основная задача комиссии – отобрать утратившие актуальность штемпели, непосредственно осуществить их уничтожение любым приемлемым и наиболее доступным способом, и составить об этом акт.

Для утилизации обычно используются довольно простые методы:

резка клише на мелкие кусочки ножницами (при условии, что они сделаны из полимеров, резины, каучука и прочих мягких материалов),
спиливание при помощи специальных инструментов (если клише металлическое).

Главное, чтобы в результате уничтожения данные изделия стали полностью негодны для дальнейшего использования.

Как составить акт

Стандартной единой формы акта об уничтожении печатей и штампов законодателями не разработано. Это означает, что предприятия вольны писать его в произвольном виде или по шаблону, утвержденному в учетной политике фирмы.
При этом есть ряд сведений, которые в документе указывать необходимо:

номер, место и дату создания акта,
название организации,
данные о самой печати: реквизиты компании, отображенных на клише (если утилизируемых штампов несколько, сведения обо всех них вносятся аналогичным образом),
состав комиссии (должности, фамилии-имена-отчества сотрудников),
причину уничтожения печати или штампа,
основание для уничтожения(т.е. дать ссылку на документ),
время, место и способ уничтожения.

Кроме того, в бланке акта нужно поставить оттиски уничтожаемых штемпелей и письменно засвидетельствовать тот факт, что произведенные манипуляции привели к полной непригодности клише к дальнейшему использованию.

Как оформить акт

Оформление акта также отдано на откуп предприятиям: его можно создавать в рукописном виде или в печатном на фирменном бланке или простом листе А4 или А5 формата.

Единственное правило, которое непременно должно соблюдаться: вся приведенная информация должна быть заверена автографами членов комиссии, производивших утилизацию.

После этого акт передается на удостоверение руководителю компании или иному лицу, обладающему правом подписи подобного рода бумаг.

Отметка об акте ставится в специальном журнале учета движения печатей и штампов, который должен вестись на предприятии при использовании его сотрудниками штемпельных изделий.

Акт составляется как минимум в одном экземпляре, но при необходимости можно сделать его копии.

Как и сколько хранить акт

Акт об уничтожении печатей и штампов следует хранить вместе с другими документами на протяжении установленного законом или внутренними положениями компании периода (но не менее трех лет), по истечении этого срока акт можно утилизировать.

Почерковедческая экспертиза

Почерковедческая экспертиза является одним из эффективных средств, способствующих вынесению обоснованных решений по гражданским делам и арбитражным спорам.
Объектами почерковедческой экспертизы являются: графические буквы, цифры и символы, исполненные от руки, а также подписи в документах.
В зависимости от конкретных обстоятельств рассматриваемого дела экспертизой может быть установлен или опровергнут факт выполнения записи конкретным лицом, помимо этого, устанавливаются способы выполнения тех или иных рукописей, состояние конкретного лица в момент исполнения рукописи, типологические свойства личности (пол, возраст, физические и профессиональные особенности, состояние опьянения и т.д.).

Одним ли лицом выполнены подписи от имени (ФИО) в документе (указывается наименование документа, в какой части документа, строке/графе документа или после каких слов расположены подписи), представленном на исследование?
Выполнены ли подписи от имени (ФИО), расположенные в документе (указывается наименование документа, в какой части документа, строке/графе документа или после каких слов расположены подписи), в каких-либо неестественных условиях?
Кем, (ФИО), либо иным лицом (лицами), выполнены подписи, от имени (ФИО), в документе (указывается наименование документа, в какой части документа, строке/графе документа или после каких слов расположены подписи), представленном на исследование?

Материалы, предоставляемые для проведения почерковедческой экспертизы, и условия их отбора:

При подготовке материалов для проведения судебной почерковедческой экспертизы помимо исследуемых документов (в случае отсутствия оригинала документа предоставляется копия надлежащего качества) в распоряжение эксперта необходимо предоставить качественные сравнительные образцы.
При назначении экспертизы подписей рекомендуется предоставлять эксперту: свободные (на 5-10 листах) и экспериментальные образцы почерка (на 5-12 листах, по 15-20 свободных и 20-40 экспериментальных образцов подписей лица). Экспериментальные образцы отбираются на отдельных листах бумаги (по 5-10 подписей на каждом листе) или на таких же бланках, что и исследуемый документ.
Экспериментальные образцы получают при отсутствии свободных образцов или при их недостаточном объеме. Образцы почерка, подписей, цифровых записей должны соответствовать изучаемому документу по материалу письма, письменным принадлежностям.
Экспериментальные образцы отбираются под диктовку. При этом используется текст исследуемого документа или составляется специальный текст с использованием отдельных слов, их сочетаний или цифр из исследуемого документа.

Технико - криминалистическая экспертиза документов

Технико-криминалистическая экспертиза документов - вид экспертизы, проводимой с целью установления способа изготовления документов в целом или их реквизитов в отдельности, установления фактов изменения первоначального содержания документов, выявления первоначального содержания, а также идентификации материалов, предметов и механизмов, которые использовались для изготовления документов, их реквизитов либо изменения первоначального содержания.
Объекты технико-криминалистической экспертизы документов можно условно разделить на следующие группы:

Документы и реквизиты документов (печатные реквизиты, оттиски печатей и штампов, рукописные реквизиты и др.).
Технические средства и приспособления, используемые для изготовления документов в целом (полиграфическое оборудование, репрографическое оборудование и др.) и отдельных реквизитов (печати, штампы, пишущие приборы и др.).
Материалы документов (бумага, красящие вещества, клеи и т.д.).

Многолетней практикой производства ТЭД определен круг задач, которые являются типичными для данного вида экспертиз. Ниже представлен примерный перечень вопросов по каждой из задач. Перечень предлагаемых вопросов является далеко не исчерпывающим и относится преимущественно к кругу задач, разрешаемых при производстве ТЭД в гражданском и арбитражном судопроизводстве. Вопросы по исследованию материалов письма (печати) с целью установления давности выполнения документа.

соответствует ли дате время изготовления документа? Если нет, то в какой период времени он был изготовлен?
не выполнены ли реквизиты документа, не имеющего даты, в конкретный (указать, какой) промежуток времени?
в один ли период времени выполнены реквизиты в нескольких документах?

Материалы, предоставляемые для проведения данного вида исследования, и условия их отбора:

Для производства данного вида экспертиз требуется разрешение на проведение вырезок из штрихов и бумаги документа. По возможности эксперту в качестве сравнительных материалов предоставляются средства изготовления, которые могли использоваться для выполнения исследуемого документа: шариковая авторучка, либо документы с реквизитами, выполненными ими в проверяемый период времени. Нужно учитывать, что срок производства экспертизы по давности составляет, как правило, не менее одного месяца. Это связано с методическими требованиями к анализу динамики изменения компонентов материалов письма во времени.
Вопросы по идентификационным и диагностическим исследования оттисков удостоверительных печатных форм

Каким способом нанесен оттиск печати (штампа или факсимиле) на документе (указать наименование документа, дату и место расположения оттиска)?
Каким способом изготовлена печатная форма, оттиск которой нанесен на документ?
Кнанесен ли оттиск печати (штампа) на документе печатной формой, образцы оттисков которой представлены па исследование, или другой печатной формой?
При помощи одной или нескольких печатных форм нанесены оттиски печати (штампа) на документе?
Не выполнена ли подпись (от имени. ) при помощи представленной печатной формы (факсимиле)?
Соответствует ли время выполнения оттиска печати (штампа), имеющегося в документе, дате, указанной в документе?

Материалы, предоставляемые для проведения данного вида исследования, и условия их отбора:

При идентификации печатей и штампов по их оттискам наряду с исследуемыми документами на экспертизу направляются 15-20 экспериментальных оттисков идентифицируемых печатей и штампов, нанесенных на листы бумаги хорошего качества. Образцы следует выполнять на одной стороне листа бумаги с различной степенью интенсивности окрашивания (слабо, средне, обильно), силы нажима (слабый, средний, сильный) и на различной по плотности подложке (мягкой, полумягкой, твердой). Не допускается перед получением образцов промывать и прочищать печатную форму (печать, штамп). На листах с образцами оттисков должны быть указаны:

Условия экспериментального получения оттисков.
Дата, подпись и расшифровка фамилии лица, назначившего исследование, или лица, получившего образцы.

Предпочтительнее вместо экспериментальных образцов оттисков на исследование предоставлять саму печатную форму (печать, штамп).

Вопросы по установлению изменений в документе:

Подвергаюсь ли изменению первоначальное содержание документа?
Каким способом изменено первоначальное содержание документа (путем подчистки, дописки, допечатки, травления)?
Каково содержание первоначальных записей в документах, подвергавшихся изменению?

Материалы, предоставляемые для проведения данного вида исследования, и условия их отбора:

Для данного вида исследования, наряду с исследуемым материалом, каких-либо образцов представлять не требуется. Успех решения задачи по установлению первоначального содержания зависит от физико-химических свойств материала документа, способа изменения первоначального содержания документа и степени воздействия на его реквизиты, а также возможностей технического оснащения экспертного учреждения. Документы, исследуемые с целью установления изменений (восстановления содержания), являются, как правило, вещественными доказательствами. То есть в силу наличия у них определенных признаков и свойств они незаменимы и невосполнимы. В соответствии с этим основные правила обращения с документами имеют целью обеспечить сохранность и неизменность на них следов и других особенностей, предохранить от всякого рода повреждений или изменений. Если возникает необходимость частого рассматривания лицевой и оборотной стороны исследуемого документа, его можно поместить в прозрачный файл-папку.

Вопросы по установлению содержания документа:

Каково содержание выцветшего (залитого, замазанного, зачеркнутого красителем, заклеенного, удаленного травлением и т.д.) текста?
Каково содержание записей, образованных вдавленными штрихами?
Не составляли ли ранее части (обрывки, клочки) документов единое целое и каково содержание разорванных документов?
Каково содержание текстов, образовавшихся на использованной копировальной бумаге?
Ккаково содержание текста в оттиске печати (штампа)?

Вопросы по исследованию документов, снабженных специальными средствами защиты:

Изготовлен ли представленный денежный билет производством Гознак? Если нет, то каким способом он изготовлен?
Изготовлен ли представленный денежный билет производством, обеспечивающим выпуск государственных денежных знаков США (Германии, Франции, и т.д.)? Если нет, то каким способом он изготовлен?
Изготовлен ли представленный вексель (другая ценная бумага со специальными средствами защиты) производством, обеспечивающим выпуск данного вида продукции? Если нет, то каким способом он изготовлен?
Изготовлены ли денежные знаки (ценные бумаги), представленные для сравнения, одним и тем же способом, с одних и тех же печатных форм, с помощью одного и того же оборудования?

Вопросы по технико-криминалистическому исследованию личных подписей:

Не выполнена ли подпись на документе с использованием технических приемов копирования?
Не выполнена ли подпись на документе с помощью факсимиле?

Материалы, предоставляемые для проведения данного вида исследования:

При назначении данного вида исследования обязательно указывается, в какой строке, графе или после какого слова размещена исследуемая подпись в документе, а также его наименование и дата. В ряде случаев необходимо представлять образцы подписи лица на аналогичных документах.

Вопросы по установлению замены отдельных частей документа:

Производилась ли замена листов в паспорте (другом сброшюрованном изделии)?
Проводилась ли замена (переклейка) фотоснимка (марки, ярлыка) в документе?
Изменялось ли содержание документа путем вклейки отдельных реквизитов; каково первоначальное содержание документа?

МЫ гарантируем высокое качество работ и сжатые сроки их выполнения!

Вы можете обратиться к нам, используя контактную информацию.

ЗВОНИТЕ, МЫ ПОМОЖЕМ!

В судах зачастую возникают вопросы, требующие специальных познаний в области почерковедения и судебно-технической экспертизы документов.

Так, почерковедческая экспертиза назначается для:

Необходимость в назначении судебно-технической экспертизы по определению давности выполнения реквизитов документов возникает, если требуется:

констатировать факт несоответствия времени составления документа или отдельных его фрагментов указанной в документе дате;
установить время выполнения недатированного документа;
отнести время составления документа к определенному периоду;
выявить несоответствие дат и времени фактического выполнения документа и обозначенных в исследуемом образце;
определить время абсолютной или относительной давности документа и его отдельных элементов;
установить, в какой конкретно отрезок времени составлен документ и (или) его реквизиты;
выявить, вносились ли в исследуемый образец изменения после его фактического составления (подписания);
определить последовательность внесения реквизитов.

Не всегда в материалах дела есть подлинник документа, который требуется исследовать. Нужно понимать, что для проведения судебно-технической экспертизы по определению давности внесения реквизитов в документ необходимы только оригиналы соответствующих документов, так как в процессе экспертизы исследуются вырезки из штрихов подписей или оттисков печатей (штампов) на предмет наличия летучих растворителей (экспертиза проводится по методике, утвержденной Минюстом России и основанной на определении относительного содержания летучих растворителей в штрихах исследуемых реквизитов).

Кроме исследуемого документа (оригинала или копии) для производства почерковедческой экспертизы необходимо представлять образцы подписи (почерка) проверяемого лица и предполагаемых исполнителей спорной подписи. В соответствии с методикой исследования эксперту необходимы свободные или условно свободные и экспериментальные образцы.

Свободные образцы – это подписи в документах, выполненных до возбуждения уголовного дела. Главное требование, предъявляемое к таким документам-образцам, – достоверность. Факт выполнения в них подписей от имени проверяемого лица не должен вызывать сомнений (то есть должен подтверждаться самим лицом при наличии достаточных объективных данных о том, что подпись выполнил именно он). При этом важно помнить, что человек может иметь несколько вариантов подписи, которые иногда значительно различаются, и использовать тот или иной вариант в зависимости от ряда факторов, таких как значимость документа, условия выполнения подписи (например, неудобная поза), место, отведенное в документе на подпись, пишущий прибор (перьевая ручка, шариковая, гелевая, капиллярная и т.д.), вид основы документа (бумага, картон, пластик и др.), подложка (твердая или мягкая) и т.д. В связи с этим при назначении экспертизы необходимо найти документы-образцы, максимально сопоставимые с исследуемым по перечисленным параметрам. При невозможности представления свободных образцов на экспертизу могут быть взяты условно свободные образцы – документы, изготовленные уже после возбуждения уголовного дела, но не специально для производства экспертизы (например, объяснения, ходатайства, заявления, подписи (записи) в протоколах следственных действий).

Экспериментальные образцы – образцы, отбираемые следователем (судом) у проверяемого лица специально для проведения экспертизы. Они необходимы для проверки достоверности свободных образцов – то есть позволяют убедиться, что их выполнил проверяемый. Основное требование к экспериментальным образцам – максимально соответствовать исследуемой подписи (записи) по условиям выполнения (сидя, стоя, выполнение подписи в документе, размещенном на наклонной поверхности, по виду пишущего прибора и основы документа, наличию в документе линий графления и т.д.).

При производстве экспертизы рукописных записей необходимо, чтобы в образцах повторялся буквенный состав исследуемых записей. Особенно это важно при исследовании кратких записей из одного-двух слов. Если исследуемая запись включает цифровые обозначения, то в образцах они обязательно должны быть.

Эксперт вправе ходатайствовать о предоставлении ему дополнительных материалов, необходимых для проведения исследования, и в случае недостаточности материалов для подготовки заключения может отказаться от проведения экспертизы, о чем он обязан заявить письменно с обоснованием причин отказа.

Анализируя экспертное заключение, имеет смысл обратить внимание на следующие аспекты, особенно если защитник и его доверитель не согласны с выводами эксперта.

Экспертиза должна быть осуществлена в соответствии с требованиями УПК РФ и Закона о государственной судебно-экспертной деятельности, а также с соблюдением методики соответствующего исследования. В связи с этим при оспаривании заключения необходимо обращать внимание как на процессуальные нарушения (основание и порядок назначения экспертизы, порядок ее производства, квалификацию эксперта, даты начала и окончания производства, его приостановления и возобновления, использование поверенного измерительного оборудования и т.п.), так и на методические. Для выявления последних целесообразно обратиться в экспертную организацию, которая проведет рецензирование оспариваемого заключения. Эксперт, обладающий соответствующей квалификацией и опытом работы, установит, правильно ли выбрана методика исследования, допущены ли какие-либо нарушения методики, в полном ли объеме проведено исследование, соблюдены ли правила применения того или иного метода, обоснованны ли выводы.

Так, при рассмотрении одного из дел была проведена экспертиза по установлению давности выполнения документа. При рецензировании заключения эксперта в сторонней экспертной организации было установлено, что вывод о периоде выполнения документа сделан на основании результатов применения метода исследования, не предусмотренного ни одной методикой определения давности и предназначенного для решения других вопросов. Кроме того, даже при применении этого метода эксперт допустил многочисленные нарушения и отступления от правил. Таким образом, экспертиза проведена с нарушением методики исследования, а выводы, содержащиеся в заключении эксперта, необоснованны и ошибочны.

В другом случае эксперты-рецензенты выявили, что исследование проводилось по несуществующим методикам – в списке использованной литературы эксперт указал одни источники, а фактически проводил исследование, свободно интерпретируя и цитируя другие литературные данные, что в дальнейшем повлияло на его выводы. Этот факт также был отражен в рецензии, и суд критически отнесся к сформированным в заключении выводам.

После получения заключения эксперт может быть вызван на допрос. Чаще всего ему задают вопросы относительно выбора конкретной методики и соблюдения ее требований в процессе производства экспертизы, а именно:

пригодность объекта исследования к использованию выбранной методики;
примененные методы исследования, их достаточность для ответа на поставленные вопросы, порядок применения конкретного метода;
соблюдение этапов исследования;
достаточность по количеству и качеству представленных на экспертизу образцов и т.п.

При подготовке к допросу эксперта адвокату-защитнику следует опираться на результаты рецензирования заключения и ставить вопросы в отношении выявленных нарушений методики, параллельно готовясь заявить мотивированное ходатайство о назначении дополнительной или повторной судебной экспертизы.

В целом необходимо крайне внимательно и обоснованно подходить к вопросу назначения судебной экспертизы, поскольку, несмотря на то что никакие доказательства не имеют для суда заранее установленной силы, именно экспертное заключение может стать одним из основных доказательств в ходе судопроизводства.

Федеральное бюджетное учреждение "Севастопольская лаборатория судебной экспертизы Министерства юстиции Российской Федерации"

Ссылки:

Экспертиза реквизитов документов, наряду с экспертизой материалов документов, является разновидностью ТЭД (технической экспертизы документов).

Объектами экспертизы реквизитов документов являются реквизиты документов и технические средства, используемые для изготовления документов, для внесения изменений в содержание документов, для отделки документов. Реквизиты документа по способу выполнения делятся на следующие группы:

— рукописные реквизиты (тексты, короткие записи, подписи);

— оттиски печатных форм (оттиски печатей и штампов, отображения компостеров и перфораторов, машинописные тексты, тексты, выполненные на принтерах, телеграфных, кассовых и иных знакопечатающих аппаратах);

— наклеенные реквизиты (фотоснимки, марки, ярлыки).

Технические средства, предназначенные для выполнения реквизитов в документах, по потребительскому назначению можно разделить на две группы: пишущие приборы (перьевые ручки, шариковые ручки, фломастеры, гелевые ручки и ручки типа ROLLER, карандаши), печатные формы (клише, компостеры, перфораторы, знакопечатающие устройства, полиграфическая и множительная техника).

Основными задачами экспертизы реквизитов документов являются следующие:

— установление способа выполнения реквизитов документов;

— установление факта и способа изменения реквизитов документов;

— установление первоначального содержания реквизитов;

— выявление слабо видимых, невидимых и нечитаемых реквизитов;

— идентификация технических средств, использованных для выполнения реквизитов документа.

По задачам экспертизы рукописных записей могут быть сформулированы следующие вопросы:

— каким способом выполнены записи (непосредственно пишущим прибором или с применением копировально-множительной техники, путем монтажа);

— пишущим прибором какого рода (вида) выполнены записи;

— какими свойствами обладала подложка, на которой находился документ при его изготовлении (мягкая, твердая, гладкая, шероховатая, пористая, чистая, загрязненная и пр.);

— выполнена ли подпись с предварительной технической подготовкой, с помощью факсимиле;

— в какой последовательности нанесены пересекающиеся штрихи рукописных записей и других реквизитов документа;

— подвергались ли изменениям рукописные записи путем дописки, дорисовки отдельных штрихов, выполнения одних штрихов поверх других;

— подвергались ли изменениям рукописные записи путем подчистки;

— подвергались ли изменениям рукописные записи путем травления (смывания);

— каково содержание записей, удаленных путем травления;

— каково содержание записей, удаленных путем подчистки;

— каково содержание заклеенных записей;

— каково содержание залитых, зачеркнутых, замазанных записей;

— каково содержание вдавленных записей;

— каково содержание записей, имевшихся на удаленных фрагментах документа;

— каково содержание выцветших записей;

— каково содержание записей, выполненных невидимыми (симпатическими) чернилами;

— каково содержание записей, отобразившихся на листах копировальной бумаги;

— одним и тем же или разными пишущими приборами выполнены записи в документе;

— применялся ли представленный пишущий прибор для выполнения записей в документе;

— для выполнения скольких документов применялся представленный лист копировальной бумаги?

По задачам экспертизы оттисков печатных форм — оттисков печатей и штампов могут быть сформулированы следующие вопросы:

— каким способом нанесено изображение оттиска печати (штампа) в документах;

— каким способом изготовлена печать (штамп), оттиск которой имеется в документе;

— соответствует ли время нанесения оттиска печати (штампа) дате, указанной на документе;

— в какой период времени нанесен оттиск печати (штампа);

— в какой последовательности нанесены пересекающиеся штрихи оттиска

— печати и других реквизитов документа;

— вносились ни изменения в содержание оттиска печати (путем дорисовки, подчистки, травления);

— каково содержание слабо видимого оттиска печати;

— каково первоначальное содержание оттиска печати, подвергшегося изменению;

— нанесен ли оттиск данной печатью (штампом);

— одной и той же или разными печатями (штампами) нанесены оттиски в документах?

По задачам экспертизы текстов, отпечатанным на знакопечатающих аппаратах могут быть сформулированы следующие вопросы:

— каким способом выполнен текст;

— соответствует ли время выполнения печатного текста дате, указанной на документе;

— в какой период времени отпечатан машинописный текст/ текст на принтере;

— в какой последовательности выполнены печатный текст и другие реквизиты документа;

— не использована ли для выполнения текста документа часть другого документа (например, имевшего подпись и оттиск печати);

— пишущая машина какого класса/ типа, вида/ марки/ модели использовалась для выполнения машинописного текста;

— знакопечатающий аппарат какого типа/ модели использовался для выполнения текста документа;

— каким экземпляром в закладке являлся представленный машинописный документ;

— был ли последующий экземпляр в закладке;

— сколько экземпляров в закладке было вместе с представленным;

— в одной или в разных закладках выполнены экземпляры документа;

— подвергалось ли изменению содержание текста путем допечатки;

— подвергалось ли изменению содержание текста путем подчистки;

— подвергалось ли изменению содержание текста путем травления;

— каково содержание слабо видимого текста;

— каково первоначальное содержание текста/ подвергшегося изменению;

— на одной или разных пишущих машинах (других знакопечатающих аппаратах) выполнены тексты документов;

— отпечатан ли текст на той же пишущей машине (другом знакопечатающем аппарате)/ на которой выполнены представленные тексты-образцы;

— одним или разными лицами отпечатаны машинописные тексты;

По задачам экспертизы полиграфической продукции могут быть сформулированы следующие вопросы:

— выполнен ли текст полиграфическим способом;

— каким способом выполнен текст документа;

— одинаковым ли способом изготовлены представленные на экспертизу документы (водительские удостоверения, дипломы и др.);

— каким способом изготовлены печатные формы, примененные для выполнения полиграфической продукции;

— выполнены ли отдельные реквизиты на электрофотографической копии путем монтажа;

— производилась ли замена листов в паспорте (другом сброшюрованном изделии);

— в какой последовательности выполнены реквизиты, нанесенные электрофотографическим способом, и другие реквизиты;

— каков способ обрезки листов;

— ручным способом или с помощью брошюровальной машины скреплена подлежащая исследованию книга (тетрадь и др.);

— каково содержание слабо видимого текста;

— изготовлены ли документы с использованием изображения, имеющегося на представленных оригиналах и фотонегативах;

— типографским шрифтом какого типа, марки выполнен текст;

— с одного ли набора (формы/ клише/ стереотипа) напечатаны представленные документы;

— изготовлены ли набор и печатная продукция с помощью литер-магазина данной наборной машины;

— каковы тип, марка, модель электрофотографического аппарата (другого копировально-множительного аппарата), примененного для выполнения копии;

— на одном ли электрофотографическом аппарате (другом копировально-множителом аппарате) выполнены копии;

— на том ли электрофотографическом аппарате, на котором выполнены копии-образцы/ изготовлен представленный документ;

— одним ли бумагорезательным ножом обрезаны листы документа (документов)?

При решении задач экспертизы компостерных знаков могут быть сформулированы следующие вопросы:

— каким способом нанесены компостерные обозначения в документе;

— подвергалось ли изменению содержание компостерных знаков;

— каково содержание компостерных знаков;

— нанесены ли компостерные знаки данным компостером?

При решении задач экспертизы наклеенных реквизитов могут быть сформулированы следующие вопросы:

— проводилась ли замена (переклейка) фотоснимка (марки/ ярлыка) в документе;

— проводилась ли замена (переклейка) листов в документе;

— изменялось ли содержание текста путем наклейки реквизитов на лист бумаги документа;

— каково первоначальное содержание документа/ подвергшегося изменению путем наклейки реквизитов?

При решении задач экспертизы сожженных документов могут быть сформулированы следующие вопросы:

— результатом сгорания какого количества и каких именно документов являются обгоревшие (обуглившиеся) остатки листов бумаги;

Еще со школьной скамьи мы усвоили: документ без печати недействителен. Вот и ставим печать чуть ли не на всех бумагах – каши маслом не испортишь. Но так ли это необходимо? На каких кадровых документах действительно нужно ставить оттиск печати, а какие могут обойтись и без него?

К нам в редакцию часто приходят письма с вопросами, которые так или иначе связаны с правильным использованием оттиска печати. "Нужна ли печать на трудовом договоре?" – спрашивает предприниматель из Самары. "Где найти перечень документов, на которых обязательно ставить оттиск печати?" – интересуется московский менеджер по персоналу. "Я случайно поставила в трудовой книжке работника печать другой организации. Что же теперь делать?" – сетует кадровик из Ставрополя. Сегодня мы разрешим эти и многие другие проблемы.

Знакомьтесь: печать

Вначале немного расскажем о том, что представляет собой печать. Это клише из твердой резины для нанесения оттисков на бумагу в целях подтверждения подлинности документа. Технические требования к гербовым печатям – их форме, размерам, размещаемому на них тексту и символам – изложены в государственном стандарте ГОСТ Р 51511-2001*.

* Государственный стандарт РФ "Печати с воспроизведением герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования" (утвержден постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. No 573-ст).

Технические требования к печатям без герба в государственном стандарте пока не закреплены. В законодательстве почти ничего не сказано о правилах использования печатей. Неясно, например, какие печати должны быть в организации, в каких случаях их нужно ставить, кто несет ответственность за их сохранность, сколько у фирмы должно быть печатей и т. п. Все эти вопросы остаются на усмотрение руководства организации.
Печати бывают трех видов: гербовые, приравненные к гербовым и простые.
Гербовые печати (с изображением герба РФ) используются только в органах государственной власти и государственных учреждениях. Кроме того, гербовую печать получают организации, которые наделены государственными полномочиями. Например, частные нотариальные конторы.

Акционерное общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование и адрес

Коммерческие фирмы используют печати, приравненные к гербовым. На них изображена фирменная эмблема, логотип или просто написано название компании. Как на гербовых, так и на приравненных к ним печатях указывается ИНН юридического лица и номер свидетельства о государственной регистрации.
Есть свои печати и у частных предпринимателей. По своему статусу они считаются приравненными к гербовым. Но на такой печати вместо герба и эмблемы располагается фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя, а также указывается его местонахождение, ИНН и регистрационный номер.

Штампы, датеры, факсимиле
Штамп – это вид печати прямоугольной формы с каким-либо текстом. Чаще всего штампы используют, чтобы нанести на документ реквизиты организации. Бывают штампы, подтверждающие определенное действие. Например "Оплачено", "Выдан вкладыш".
Датер – штемпельный прибор для автоматического проставления дат. Порядок использования штампов и датеров в законодательстве не урегулирован, поэтому организация должна определить его самостоятельно.
Факсимиле – это печать или клише, с помощью которого воспроизводится подпись человека. В соответствии со статьей 260 Гражданского кодекса факсимиле можно использовать только в установленном законом порядке. Однако такого порядка пока не существует. На кадровой и бухгалтерской документации факсимиле ставить нельзя – там нужна только собственноручная подпись должностного лица. А вот на письмах, грамотах, поздравлениях – вполне допустимо.

Гербовые и приравненные к ним печати ставят на документы, требующие особого подтверждения подлинности, – договоры, грамоты и свидетельства, трудовые книжки, служебные удостоверения и т. п.
Простыми считаются печати структурных подразделений компании, печати для отдельных видов документов, штампы. Они бывают разной формы – круглые, треугольные, прямоугольные, квадратные. Ставятся на те документы, которые не требуют особого подтверждения подлинности (справки, пропуска, копии и т. п.).

Технические требования к печатям без герба в государственном стандарте пока не закреплены

Где расположить оттиск печати?

Оттиск печати должен располагаться внизу документа, рядом с подписью должностного лица. Обратите внимание: печать ставится таким образом, чтобы частично закрыть слово, которое обозначает должность, но не попасть на подпись и расшифровку подписи.

На некоторых документах стоит специальная отметка "М. П." (место печати). Если она есть – одной заботой меньше: ставьте оттиск прямо на нее. Буквы "М. П." присутствуют на титульном листе трудовой книжки, на бухгалтерских бумагах, бланках удостоверений.

Для чего нужна печать?

Печать придает документу юридическую силу – она подтверждает подлинность подписи должностного лица. Но далеко не все кадровые документы нуждаются в этом реквизите. К сожалению, действующее законодательство четко не определяет, на каких бумагах необходимо ставить печать и какую именно печать. На основе сложившейся практики мы составили список кадровых документов, заверяемых оттиском печати в коммерческих организациях. Он представлен в таблице на стр. 33.

Печатью заверяются не только кадровые документы, но и бухгалтерские бумаги (поручения, реестры, сметы), а также учредительные документы организации, коллективный договор, различные соглашения. Документы, не упомянутые в данном перечне, заверения печатью не требуют.

Письма, выполняемые на бланках (кроме гарантийных), заверять печатью не нужно

На каких документах какие печати ставить

ДОКУМЕНТ

ВИД ПЕЧАТИ

Заверяем документы по правилам

Конечно, ничего страшного не произойдет, если вы по ошибке поставите печать на кадровом приказе или письме. Но если вы не заверите печатью документ, который действительно в этом нуждается (например, договор), последствия могут быть весьма плачевными. Такой договор не будет иметь юридической силы, а суд скорее всего не станет рассматривать его как доказательство.
Чтобы избежать подобных неприятностей, советуем вам четко прописать порядок использования печати на локальном уровне. Сначала нужно определить перечень документов компании, на которых вы будете в обязательном порядке ставить печать. Затем необходимо составить инструкцию по использованию печатей, в которой написать, когда ставится печать, приравненная к гербовой, а когда – простая, как используются штампы, если они есть в организации. Отдельно оговорите, где будет храниться печать и кто назначается ответственным за ее хранение (обычно этот вопрос решает руководитель организации).

Эту инструкцию вместе с перечнем целесообразно сделать приложением к общей инструкции по делопроизводству вашей компании, а если таковой нет – самостоятельным документом или дополнением к уставу. В дальнейшем, если понадобится заверить печатью документ, не указанный в локальном акте, руководитель организации издает об этом специальный приказ. Список документов, заверяемых печатью, можно со временем дополнять.

В инструкции по использованию печатей необходимо прописать порядок уничтожения устаревших печатей

Печать в трудовой книжке

Отдельно нужно сказать об оттиске печати в трудовой книжке работника. Порядок заполнения трудовых книжек четко прописан в двух нормативных актах – Правилах ведения и хранения трудовых книжек* и Инструкции по заполнению трудовых книжек**, которые нужно соблюдать неукоснительно. Изучив эти документы, делаем вывод: существует всего три случая, когда в трудовой книжке сотрудника ставится печать организации или кадровой службы (можно использовать любую из них):

при первичном оформлении книжки – на титульном листе;
при изменении анкетных данных сотрудника – на внутренней стороне обложки;
при увольнении – после записи об увольнении в разделе "Сведения о работе".

* Утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. No 225.
** Утверждена постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. No 69.

Кроме того, есть один случай, когда в трудовой книжке нужно поставить штамп – если работнику выдан вкладыш. Проставляется этот штамп на внутренней стороне обложки книжки или на титульном листе и представляет собой прямоугольный оттиск со словами "Выдан вкладыш".

Лариса САНКИНА,
доцент кафедры документоведения Российского государственного гуманитарного университета:

Подробнее с материалом можно познакомиться в журнале "Кадровое дело" N7, июль 2005

Читайте также: