С кем согласовать план

Обновлено: 25.06.2024

Предположим, кто-то (или профессиональный разработчик, как например я, или просто специалист по пожарной безопасности в организации) разработал план эвакуации. Допустим, что этому гипотетическому разработчику удалось правильно разработать план эвакуации, в соответствии со всеми требованиям нормативных правовых актов и/или нормативных документов (далее в тексте - НПА и НД).

Что делать с планом дальше, прежде чем изготавливать и вывешивать его в здании? Вероятно, план эвакуации необходимо утвердить и согласовать в соответствующих инстанциях. Или это вовсе не обязательно?

Необходимость утверждения плана подтверждают многие специалисты (в том числе представители надзорных органов). Данная процедура важна как с юридической, так и практической точки зрения, однако я склоннен ставить под сомнение значимость как утверждения, так и согласования плана эвакуации.

Рассмотрим эти две процедуры подробнее.

1. СОГЛАСОВАНИЕ ПЛАНА ЭВАКУАЦИИ

1. Со дня вступления в силу настоящего Федерального закона до дня вступления в силу соответствующих технических регламентов требования к объектам защиты (продукции), процессам производства, эксплуатации, хранения, транспортирования, реализации и утилизации (вывода из эксплуатации), установленные нормативными правовыми актами Российской Федерации и нормативными документами федеральных органов исполнительной власти, подлежат обязательному исполнению в части, не противоречащей требованиям настоящего Федерального закона.

Упомянутые требования, предъявляемые продукции (планам эвакуации), установлены нормативным документом федерального органа исполнительной власти (Ростехнадзора) и не противоречат требованиям технического регламента (поскольку там их просто нет, и противоречить они ему, естественно, не могут). То, что данный ГОСТ утвержден для добровольного применения, нивелируется тем, что, по 151 статье Технического регламента, требования, установленные ГОСТ, обязательны для исполнения. Сейчас правда они исключены из Перечня, который устанавливает те требования которые должны соблюдаться обязательно (но на добровольной основе) и которые обеспечивают соблюдение того самого технического регламента.

Однако необходимость согласования плана, предписываемая ГОСТ (напомним, что нормативные документы надлежит понимать буквально и не допускать толкований), не признается безоговорочно всеми специалистами. Департамент надзорной деятельности отмечает (рис 1.), что согласование планов эвакуации при пожаре не входит в компетенцию органов государственного пожарного надзора.

Рис 1. Письмо МЧС России о согласовании планов эвакуации

То же мнение было указано и в письме ВНИИПО МЧС России

Позиция ВНИИПО очень странная, ведь в столовой ВНИИПО (а, признаюсь это одна из лучших столовых в которых мне приходилось обедать) размещен план эвакуации с согласованием, причем очень странным должностным лицом - начальником роботизированной пожарной части.

Как это согласуется с мнением МЧС о том, что планы эвакуации согласовывать не нужно - мне непонятно.

Рис.2. Ответ о согласовании планов эвакуации на горячей линии МЧС России

Подчеркну, что ни письмо ВНИИПО, ни горячая линия не учитывают тот факт, что в тексте ГОСТ 2009 года ничего не сказано об органах государственного пожарного надзора (в отличие от того же ГОСТ 2002 года).

В очередной раз отметим, что, по мнению специалистов в области обеспечения пожарной безопасности, нормативные и правовые документы не должны допускать различных трактовок, что в пожарном деле не редкость, тем более следует устранить существенные расхождения. На одном из профессиональных Интернет-форумов посетитель, очевидно, разработчик планов эвакуации, написал, возможно, несколько эмоционально следующее (орфография автора):

1) Разработчик планов эвакуации в обязательном порядке направляет разработанные (не вывешенные, не изготовленные, а именно разработанные) планы эвакуации в федеральный орган исполнительной власти в области пожарной безопасности (т.е. в МЧС);

2) Федеральный орган исполнительной власти согласует их со своими территориальными подразделениями (региональными центрами) и возвращает их разработчику;

3) Разработчик использует согласованные планы эвакуации для изготовления планов и направляет их на объект, где они должны находиться.

Абсурдность этой ситуации заставляет в очередной раз вспомнить слова Федора Эдуардовича фон Ландезэна, который на заре прошлого века говорил о полной неопределенности нашего законодательства, многочисленности инстанций, призванных к заведованию борьбой с огнем, случайности и произволе в их постановлениях, полной неразберихе, многовластии и путанице

Вся эта ситуация была бы очень смешной, если бы на подобные рассуждения, вызванные полной неразберихой нашего законодательства, не тратились силы, средства, время сотен людей.

Выход из сложившегося положения чрезвычайно прост. Для начала необходимо определить откуда вообще пошло это согласование и нужно ли оно.

Исторически согласование планов эвакуации разных объектов действительно было в практике пожарной охраны, и согласовывались эти планы прежде всего с начальниками тех пожарных частей, в районе выезда которых находились объекты защиты.

Вот к примеру: при обследовании одного завода мы нашли очень интересный план эвакуации, согласованный именно начальником пожарной части (или, как их называли в военнизированной пожарной охране - командиром роты). Учитывая что "рот" нет уже больше 20 лет, понятно что согласование планов эвакуации практиковалось примерно до 1997 года и сейчас вряд ли актуально.

Кроме того, необходимо признать, что институт согласования планов эвакуации - это путь к коррупции в органах МЧС, которую следует искоренять, а не поощрять.

На наш взгляд, в целях снижения административных барьеров, препятствующих развитию бизнеса, и во избежание анекдотичной процедуры, предусмотренной современными требованиями НПА и НД, согласование разработанных планов эвакуации с органами МЧС проводить не нужно. Компромиссом может стать добровольное согласование планов. Как избежать согласования планов на законных основаниях, описано выше.

2. УТВЕРЖДЕНИЕ ПЛАНОВ ЭВАКУАЦИИ

Рис. 3. Мнение ВНИИПО МЧС России о необходимости утверждать планы эвакуации (копия выдержки из письма)

При прочтении письма возникает закономерный вопрос. Обязательные требования выполнять планы эвакуации только на основе фотолюминесцентных материалов (обязательно п. 6.2.7 ГОСТ) в нормативных документах отсутствуют; согласовывать планы (обязательно п. 4.5.1 ГОСТ) нет необходимости; но, тем не менее, утверждать планы эвакуации нужно обязательно? А почему? Где содержится соответствующее обязательное требование?

Помимо этих документов, об утверждении говорит только ГОСТ 12.2.143-2009. Следовательно, ВНИИПО говорит, что требования ГОСТ все-таки обязательны, только эта обязательность носит некий выборочный характер. Согласовывать планы эвакуации не нужно, применять только фотолюминисцентные материалы также необязательно. А вот утверждать планы почему-то необходимо. Донельзя странная логика.

При написании данной работы была поставлена цель ответить на ряд вопросов, которые обычно возникают у людей, занимающихся разработкой и изготовлением планов эвакуации, или лиц, подлежащих контролю со стороны органов надзорной деятельности на предмет того, как сделаны планы. Перечень вопросов таков:

1) Зачем утверждать план эвакуации?

2) Кто должен утверждать план эвакуации?

3) Как должно осуществляться утверждение плана эвакуации?

Последовательно ответим на них:

Статья 38. Ответственность за нарушение требований пожарной безопасности

Ответственность за нарушение требований пожарной безопасности в соответствии с действующим законодательством несут:

руководители федеральных органов исполнительной власти;

руководители органов местного самоуправления;

лица, уполномоченные владеть, пользоваться или распоряжаться имуществом, в том числе руководители организаций;

лица, в установленном порядке назначенные ответственными за обеспечение пожарной безопасности;

должностные лица в пределах их компетенции.

- Утверждением Сводного плана эвакуации.

При этом сам гриф "УТВЕРЖДАЮ" тоже условно "законен". Дело в том, что ГОСТ Р 12.2.143.2009 содержит исчерпывающий перечень того, что показывается в текстовой и графической части плана эвакуации. И грифа с утверждением, там и близко нет.

Поэтому все эти способы, с точки зрения бюрократии, имеют право на существование, и остается лишь удивляться тому, что некоторые из них вызывают у представителей надзорных органов столь негативную реакцию.

Резюме: хороший план эвакуации, по которому можно проводить тренировки по эвакуации до пожара или сориентироваться в здании после возникновения пожара, не нуждается в согласовании и утверждении. Плохому же плану эти процедуры не помогут стать хорошим. Если заместитель руководителя образовательного учреждения по безопасности будет разрабатывать планы эвакуации согласно требованиям пожарной безопасности, то его планы эвакуации не будут нуждаться в согласовании и утверждении, а в случае необходимости юридического подтверждения легко его получат.

Пресс-центр

Публикации о Росреестре

Как согласовать местоположение границ земельных участков?

Местоположение границ земельных участков подлежит обязательному согласованию в случае, если в результате кадастровых работ уточнено местоположение границ земельного участка, в отношении которого выполнялись соответствующие кадастровые работы, или уточнено местоположение границ смежных с ним земельных участков, сведения о которых внесены в Единый государственный реестр недвижимости (ЕГРН).

Согласование местоположения границ проводится по выбору заказчика кадастровых работ с установлением границ земельных участков на местности или без установления границ земельных участков на местности.

Заинтересованное лицо вправе потребовать согласования местоположения границ с их установлением на местности. В этом случае такое согласование осуществляется с установлением соответствующих границ на местности.

Установление границ на местности не разрешается в случае, если:

- земельные участки, местоположение границ которых согласовывается, являются лесными участками, земельными участками в составе земель особо охраняемых природных территорий и объектов или в составе земель сельскохозяйственного назначения, предназначенных для осуществления традиционного природопользования коренными малочисленными народами Севера, Сибири и Дальнего Востока Российской Федерации;

- подлежащее согласованию местоположение границ земельных участков определено посредством указания на природные объекты или объекты искусственного происхождения либо их внешние границы, сведения о которых содержатся в ЕГРН, что позволяет определить подлежащее согласованию местоположение границ таких земельных участков;

- подлежащее согласованию местоположение границ земельных участков определено местоположением на одном из таких земельных участков линейного объекта и нормами отвода земель для его размещения.

Согласование местоположения границ проводится с лицами, обладающими смежными земельными участками на праве:

- собственности (за исключением случаев, если такие смежные земельные участки, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, предоставлены гражданам в пожизненное наследуемое владение, постоянное (бессрочное) пользование либо юридическим лицам, не являющимся государственными или муниципальными учреждениями, или казенным предприятиям – в постоянное (бессрочное) пользование);

- пожизненного наследуемого владения;

- постоянного (бессрочного) пользования (за исключением случаев, если такие смежные земельные участки предоставлены государственным или муниципальным учреждениям, казенным предприятиям, органам государственной власти или органам местного самоуправления в постоянное (бессрочное) пользование);

- аренды (если такие смежные земельные участки находятся в государственной или муниципальной собственности и соответствующий договор аренды заключен на срок более чем пять лет).

От имени правообладателей смежных земельных участков (заинтересованных лиц) в согласовании местоположения границ вправе участвовать их представители, действующие в силу полномочий, основанных на нотариально удостоверенной доверенности, указании федерального закона либо акте уполномоченного на то государственного органа или органа местного самоуправления.

В согласовании местоположения границ от имени собственников вправе участвовать также:

- представитель собственников помещений в многоквартирном доме, уполномоченный на такое согласование принятым в установленном федеральным законом порядке решением общего собрания указанных собственников (если соответствующий смежный земельный участок входит в состав общего имущества указанных собственников),

- представитель собственников долей в праве общей собственности на земельный участок из земель сельскохозяйственного назначения, уполномоченный решением общего собрания собственников таких долей (если соответствующий смежный земельный участок входит в состав земель сельскохозяйственного назначения и находится в собственности более чем пяти лиц),

- представитель членов садоводческого, огороднического или дачного некоммерческого объединения граждан, уполномоченный решением общего собрания членов данного некоммерческого объединения или решением собрания уполномоченных данного некоммерческого объединения (если соответствующий смежный земельный участок расположен в пределах территории данного некоммерческого объединения и относится к имуществу общего пользования).

В согласовании местоположения границ от имени органа государственной власти или органа местного самоуправления вправе участвовать представитель данного органа, уполномоченный на такое согласование доверенностью, составленной на бланке данного органа и заверенной печатью и подписью руководителя данного органа. Нотариальное удостоверение этой доверенности не требуется.

посредством проведения собрания заинтересованных лиц;
в индивидуальном порядке с заинтересованным лицом.

Способ проведения процедуры согласования (посредством проведения собрания либо в индивидуальном порядке) выбирает кадастровый инженер.

Если согласование проводится посредством проведения собрания, заинтересованные лица должны быть извещены об этом в срок не менее чем 30 дней до дня проведения данного собрания. Извещения о проведении собрания о согласовании местоположения границ направляются заинтересованным лицам по адресу электронной почты и (или) почтовому адресу, вручаются под расписку, либо опубликовываются в порядке, установленном для официального опубликования муниципальных правовых актов, иной официальной информации соответствующего муниципального образования.

В извещениях, помимо сведений о месте, дате и времени проведения собрания, указываются сведения о заказчике и кадастровом инженере, выполняющем соответствующие кадастровые работы, о кадастровом номере и адресе земельного участка, в отношении которого выполняются кадастровые работы, о смежных с ним земельных участках, либо указывается кадастровый номер кадастрового квартала, в границах которого расположены данные земельные участки, а также представлен порядок ознакомления с проектом межевого плана.

Независимо от выбранного способа согласования, кадастровый инженер обязан проверить полномочия заинтересованных лиц или их представителей, обеспечить возможность ознакомления заинтересованных лиц или их представителей с соответствующим проектом межевого плана и дать необходимые разъяснения относительно его содержания, указать заинтересованным лицам или их представителям подлежащее согласованию местоположение границ земельных участков на местности (в случае согласования местоположения границ с их установлением на местности).

Результат согласования границ оформляется кадастровым инженером в форме акта согласования местоположения границ на обороте листа графической части межевого плана. Местоположение границ земельного участка считается согласованным при наличии в акте согласования местоположения границ личных подписей всех заинтересованных лиц или их представителей.

Если надлежащим образом извещенное заинтересованное лицо или его представитель в установленный срок не подписали акт согласования местоположения границ либо в письменной форме не представили свои возражения, то в акт согласования вносится соответствующая запись. При этом акт считается согласованным. В таком случае к межевому плану обязательно прилагаются документы, подтверждающие, что заинтересованное лицо было должным образом извещено о проведении собрания.

Если местоположение границ земельных участков не согласовано заинтересованным лицом или его представителем и такое лицо или его представитель представили в письменной форме возражения относительно согласования, то в акт согласования вносятся записи о содержании указанных возражений. Представленные в письменной форме возражения прилагаются к межевому плану и являются его неотъемлемой частью.

Споры, не урегулированные в результате согласования местоположения границ, после оформления акта согласования границ разрешаются в установленном Земельным кодексом Российской Федерации порядке.

Каждый организационно-нормативный документ нужно утверждать путем оформления соответствующего реквизита 16 – грифа утверждения документа. Такая процедура придает документу юридическую силу. Вводить в работу неутвержденный документ нельзя.

Сегодня поговорим о том, какие документы подлежат утверждению и чем оно отличается от согласования, а также подробно рассмотрим способы утверждения и оформления грифа утверждения документа.

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ ПОДЛЕЖАТ УТВЕРЖДЕНИЮ?

Перечень документов, нуждающихся в обязательном утверждении, должен содержаться во внутренних локальных нормативных актах (далее – ЛНА) конкретной организации. Например, таким документом может быть инструкция по делопроизводству. Если подобных ЛНА в вашей организации нет, то следует обратиться к специальной литературе по делопроизводству и общепринятой практике.

Если в ЛНА не установлено другое, то рекомендуется утверждать:

акты (проверок, ревизий, приема законченных строительством объектов, оборудования, экспертизы, приема-передачи дел, ликвидации и реорганизации организаций и т.д.);
технические задания на проектирование и разработку объектов, технических сооружений, объектов капитального строительства, проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских, технологических работ, разработку программного обеспечения и сайтов организаций и т.д.;
шаблоны и формы документов, используемых в деятельности организации;
методические инструкции и указания;
правила, в том числе внутреннего трудового распорядка;
инструкции по всем направлениям деятельности, в том числе должностные, по делопроизводству, охране труда, технике безопасности, пожарной безопасности и т.д.;
нормативы (трудовые и материальные);
отчеты о производственной деятельности, командировках, проведении научно-исследовательских работ и т.д.;
перечни должностей работников с ненормированным рабочим днем, типовых форм и материалов с указанием сроков хранения и т.д.;
планы строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ, работ коллегиальных органов (комиссий, комитетов, советов и т.д.), производственные, коммерческие и т.д.;
графики производственные, рабочие, оперативные, процессов, выполнения работ и т.д.;
расценки, тарифные ставки;
сметы расходов;
стандарты отраслевые, государственные;
технические условия и нормали предприятия;
структуру предприятия, штатное расписание, штатную численность;
уставы организаций и коллегиальных органов;
положения о подразделениях, о должностях;
регламенты бизнес-процессов.

Приведенный перечень – примерный. Каждая организация вправе утверждать любые документы, если в этом есть необходимость.

Для грамотного обоснования утверждения нужно внести перечень утверждаемых документов в инструкцию по делопроизводству. Кстати, этот документ также следует утверждать!

Если по каким-либо причинам внести перечень утверждаемых документов в инструкцию по делопроизводству невозможно или нецелесообразно, его можно утвердить и ввести в работу приказом организации.

В сфере делопроизводства нуждаются в утверждении:

план работ отдела на год;
положение о подразделении (канцелярии, документационном обеспечении управления, архиве и т.д.);
номенклатура дел;
акт приема-передачи дел;
инструкция по делопроизводству.

Чем отличается утверждение от согласования?

Утверждение – это способ введения документа в действие, придания ему законной силы и распространения его действия на определенный круг лиц или организаций. Утверждение производит, как правило, первое лицо организации – директор или генеральный директор. Утверждать документ следует только после его подписания.

Согласование – это процесс проверки качества проекта документа, его своевременности, целесообразности, реальности выполнения, соответствия действующему законодательству и ЛНА организации. Документы согласуют специалисты или руководители соответствующих структурных подразделений в рамках своей компетенции. Порядок согласования различных видов документов также закрепляют документально: как правило, в инструкции по делопроизводству или в регламентах, описывающих бизнес-процессы. Согласовывать документ следует перед его подписанием.

СПОСОБЫ УТВЕРЖДЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ГРИФА УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА

Существует три способа утверждения документа:

утверждение распорядительным документом (распоряжением, приказом, постановлением, решением);
утверждение коллегиальным органом;
утверждение должностным лицом без издания распорядительного документа об утверждении.

Рассмотрим эти способы.

Утверждение распорядительным документом

Этот способ чаще используют в случаях, когда нужно сопроводить утверждение документа дополнительными пояснениями или совершить какие-то действия по внедрению утверждаемого документа. Но утвердить документ приказом не запрещено и в том случае, когда никакие пояснения и действия не нужны.

Л.А. Назарова,
делопроизводитель

Управление законодательства в сфере регистрации недвижимости и кадастровой деятельности Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (далее - Управление), рассмотрев обращение, сообщает.

В соответствии с пунктом 5.26(7) Положения о Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 01.06.2009 N 457 (далее - Положение), Росреестр осуществляет в том числе функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию при осуществлении ведения Единого государственного реестра недвижимости (ЕГРН), государственного кадастрового учета недвижимого имущества, государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним, предоставления сведений, содержащихся в ЕГРН, кадастровой деятельности. Согласно Положению Росреестр не наделен полномочиями по разъяснению законодательства, а также практики его применения.

Вместе с тем по затронутым в обращении вопросам полагаем возможным отметить следующее.

В соответствии с частью 1 статьи 39 Федерального закона от 24.07.2007 N 221-ФЗ "О кадастровой деятельности" (далее - Закон N 221-ФЗ) местоположение границ земельных участков подлежит в установленном Законом N 221-ФЗ порядке обязательному согласованию (далее - согласование местоположения границ) с лицами, указанными в части 3 статьи 39 Закона N 221-ФЗ, в случае, если в результате кадастровых работ уточнено местоположение границ земельного участка, в отношении которого выполнялись соответствующие кадастровые работы, или уточнено местоположение границ смежных с ним земельных участков, сведения о которых внесены в ЕГРН.

В соответствии с частью 2 статьи 39 Закона N 221-ФЗ предметом согласования местоположения границ земельных участков является определение местоположения границы земельного участка, одновременно являющейся границей другого земельного участка.

Согласно части 3 статьи 39 Закона N 221-ФЗ согласование местоположения границ проводится с лицами, обладающими смежными земельными участками на праве:

1) собственности (за исключением случаев, если такие смежные земельные участки, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, предоставлены гражданам в пожизненное наследуемое владение, постоянное (бессрочное) пользование либо юридическим лицам, не являющимся государственными или муниципальными учреждениями либо казенными предприятиями, в постоянное (бессрочное) пользование);

2) пожизненного наследуемого владения;

3) постоянного (бессрочного) пользования (за исключением случаев, если такие смежные земельные участки предоставлены государственным или муниципальным учреждениям, казенным предприятиям, органам государственной власти или органам местного самоуправления в постоянное (бессрочное) пользование);

4) аренды (если такие смежные земельные участки находятся в государственной или муниципальной собственности и соответствующий договор аренды заключен на срок более чем пять лет).

Таким образом, действующим законодательством не предусмотрено необходимости согласования местоположения границ земельных участков в случае, если смежными с земельным участком являются "земли".

Кадастровый инженер за внесение заведомо ложных сведений в межевой план несет административную ответственность в соответствии с частью 4 статьи 14.35 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния, предусмотренного статьей 170.2 Уголовного кодекса Российской Федерации, а ненадлежащее исполнение кадастровых работ, предусмотренных договором подряда, влечет гражданско-правовую ответственность кадастрового инженера, предусмотренную статьей 723 Гражданского кодекса Российской Федерации.

Дополнительно отмечаем, что письма Управления не являются нормативно-правовыми актами, а лишь выражают позицию Управления по тем или иным вопросам, в связи с чем не могут устанавливать обязательных для исполнения требований, в том числе в отношении территориальных органов Росреестра.

Письмо Росреестра от 17.11.2020 №13-00408/20

Сейчас актуальна задача приведения инструкции по делопроизводству организации в соответствие новым правилам. При этом Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти не акцентируют внимание на очередности шагов в проведении внутреннего и внешнего согласования документов, но устанавливают обязательность его проведения, а также предусматривают регламентацию согласования в рамках рациональной организации документооборота. Поскольку у практиков наибольшие затруднения вызывает именно регламентация внутреннего согласования документов организации, этим процедурам мы и решили уделить основное внимание.

Управленческий аспект согласования

Л учшие практики современных организаций свидетельствуют, что реальная цель согласования – повысить качество не столько документов, сколько реальных управленческих процессов и решений, которые стоят за этими документами. Согласование документов становится важнейшей административной процедурой и организационным инструментом, с помощью которого обеспечивается управляемость.

Согласование – не только способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа, суть согласования – совокупность действий, направленных на обеспечение разработки, правильного оформления и исполнения управленческих решений, принимаемых по наиболее важным направлениям деятельности. В процессе согласования необходимо обеспечить комплексный анализ юридических, экономических и финансовых факторов, влияющих на принятие решения, минимизировать возможные риски и обеспечить обязательность исполнения решения.

Обычно считают, что согласование документов – прежде всего часть делопроизводства, а основная характеристика согласования – время и маршрут движения документов, т.е. один из признаков документооборота. При всей справедливости этого принципа попытки ускорить согласование только за счет внедрения систем электронного документооборота, в которых в качестве типовых решений предлагаются настройки маршрутов движения документов, признаны недостаточными. Службам делопроизводства необходимо строить процедуру согласования как систему. Регламентация процессов согласования решений и взаимодействия подразделений, а также наличие специального регламента согласования в международной практике управления оцениваются как элемент и признак качества управления, его полноценности. А это важно для тех организаций, которые желают сертифицироваться по стандартам системы менеджмента качества.

Участвуя в процедуре согласования, сотрудник организации лучше осознает свой личный вклад в достижение общих целей, в выполнение плана мероприятий, разработку нового продукта, подготовку важной сделки и т.п. А подразделениям организации участие в процедуре согласования не позволяет замыкаться исключительно на собственных задачах и планах, принимать локальные решения без учета общей экономической и управленческой ситуации, конфликтовать из-за ресурсов или скрывать информацию от подразделений или организаций-смежников. В процессе согласования проекты решений лучше прорабатываются, а, следовательно, управляемость повышается за счет усиления внутренних связей и формирования интеграционных решений.

Правило первое. На согласование должен быть направлен полностью подготовленный и оформленный в соответствии с установленными в организации правилами проект документа. Инициатор проекта документа (подразделение, исполнитель) подготавливает проект в соответствии с требованиями действующей Инструкции по делопроизводству, внутренними стандартами и иными внутренними нормативными документами организации, закрепляющими правила подготовки, составления и оформления конкретных видов документов. В Инструкцию по делопроизводству или специальный регламент согласования документов рекомендуем ввести строгую норму: запрещается использовать процедуру согласования в качестве способа подготовки (разработки) документа.

Второе. За реализацию процесса согласования проекта конкретного вида или разновидности документа (контроль за соблюдением процедуры и общих сроков согласования, учет замечаний согласовывающих подразделений и их отражение в тексте проекта) несет ответственность инициатор документа (подразделение-инициатор, исполнитель), который разработал управленческое решение.

Правило третье. Подразделение, участвующее в процедуре согласования, оценивая проект документа, делает замечания и вносит предложения в рамках своей предметной области и закрепленных зон ответственности, которые установлены в положении о подразделении. Эти замечания и предложения, а значит, и соответствующие экспертные заключения по проекту, являются обязательными.

Но подразделения – участники процедуры согласования рассматривают проект документа в целом и имеют право формулировать замечания и предложения, не относящиеся к их прямой или смежным закрепленным зонам ответственности. Инициатор должен обратить внимание на данные замечания и предложения, поскольку все риски решений, оформленных в проекте документа, ложатся на должностное лицо, подписывающее документ, но в системе согласования эти замечания будут факультативными, дополнительными.

Эти правила согласования должны соблюдаться на всех уровнях управления организацией и в процедурах согласования всех видов проектов решений и видов документов. Должны действовать единые правила и единые сроки согласования в процессе подготовки проектов решений вышестоящих органов управления, в центральном аппарате и в территориальных органах, в рамках подготовки проектов решений коллегиальных органов и издания приказов и распоряжений на основе единоначалия.

Роли подразделений

Любое подразделение организации может разрабатывать проект документа (а значит, и проект управленческого решения) в инициативном порядке или по поручению вышестоящего органа управления. В системе согласования такое подразделение является подразделением-инициатором.

Подразделение организации может и должно участвовать в согласовании проектов решений и документов, если оно выполняет свои задачи и функции в рамках какого-либо общего бизнес-процесса по единой технологии, а общий результат зависит также и от его усилий. Это – подразделение-участник процесса согласования и одновременно контролер рисков по закрепленным за ним функциям.

Подразделение в структуре организации может выполнять специальные контрольные функции в рамках общей системы контроля и ориентироваться на повышение эффективности совершаемых операций и соответствие деятельности требованиям действующего законодательства и иных нормативных правовых актов. Таким подразделением-контролером является, например, служба внутреннего контроля в открытых акционерных обществах.

Зоны ответственности подразделений

Анализ процедуры согласования показывает, что главное в ней – не организационная и структурная иерархия участвующих подразделений, а их функции и роли в системе управления организацией и в системе принятия решений. В связи с этим такие функциональные подразделения, как финансовая служба, служба главного бухгалтера, юридическая служба, служба делопроизводства, служба информационных технологий, служба безопасности, контрольная служба и т.п., могут и должны рассматриваться в статусе подразделений/инстанций обязательного согласования проектов документов, особенно в процедурах внутреннего согласования. Этот статус означает, что практически каждый проект решения/проект документа в маршруте своего согласования должен пройти анализ в данном функциональном подразделении, и без визы, полученной в инстанции обязательного согласования, никакой проект документа не может быть представлен на подписание или утверждение.

Для разработки процедур и маршрутов согласования очень важно выявить и регламентировать зоны ответственности подразделений. Например:

Условия успешной реализации процедуры согласования

В процессе разработки общей процедуры согласования, а также конкретных маршрутов и схем рекомендуем обратить внимание на некоторые особенности и условия, также относящиеся к культуре организационного поведения, которую необходимо формировать в процессе внедрения инструкции по делопроизводству и иных внутренних нормативных документов организации.

Визу от имени подразделения организации имеет право проставлять его руководитель или должностные лица, уполномоченные им. От согласовывающего подразделения проставляется только одна виза.

Еще одним условием является установление перечня подразделений, с которыми согласование проектов документов Корпорации является обязательным, и закрепление их зон ответственности в процедуре согласования (возможный вариант подобного перечня мы привели в Примере 3).

В должностные регламенты и должностные инструкции руководителей структурных подразделений, с которыми производится согласование, необходимо внести уточнения относительно их прав и обязанностей в процедуре согласования документов.

Соблюдение установленной процедуры согласования документов в организации с развитой организационной и корпоративной культурой является одним из показателей оценки деятельности руководства и линейных руководителей подразделений.

Алгоритм и способы согласования

Анализ показывает, что независимо от степени автоматизации документооборота маршрут движения проекта документа в процессе согласования как правило, следующий:

Согласование с подразделениями, участвующими в выполнении операций, которые затрагиваются проектом разрабатываемого документа, а также с подразделениями обязательного согласования, с подразделениями, контролирующими риски, с подразделениями, обязательность согласования с которыми устанавливается для данного вида документа централизованно в регламенте согласования или самим инициатором. Маршрут проекта документа в процессе согласования определяется видом и содержанием документа. Но даже при утвержденной схеме обязательного согласования проекта документа данного вида / разновидности в зависимости от значимости вопроса и подготовленного проекта управленческого решения выбор маршрута зависит от инициатора процедуры согласования.

Процедура согласования осуществляется одним из способов – параллельным, последовательным или комбинированным. При применении каждого из способов маршруты и сроки согласования должны соблюдаться в обязательном порядке.

При параллельном способе согласования проект документа направляется на рассмотрение одновременно всем подразделениям / должностным лицам, включая вышестоящего руководителя подразделения-инициатора. Этот способ согласования наилучшим образом реализуется в системах электронного документооборота / корпоративных информационных системах, которые имеют соответствующий модуль электронного согласования.

При последовательном способе проект документа направляется для согласования в три-четыре этапа в последовательности, которая установливается регламентом согласования, т.е. рассмотрение документа подразделениями, участвующими в процедуре, реализуется последовательно.

Исполнитель или подразделение-инициатор согласования могут выбрать любой из способов согласования проекта документа, но при этом необходимо учесть, что фактической датой начала согласования проекта документа в подразделениях на конкретном этапе последовательного согласования считается фактическая дата завершения согласования проекта документа в подразделениях на предыдущем этапе. Каждое из подразделений, участвующих в согласовании, при последовательном способе согласования вправе не принимать к рассмотрению проект документа до тех пор, пока не завершен предыдущий этап согласования, что существенно удлиняет общий срок согласования документа.

Порядок и процедуры согласования отдельных видов документов могут и должны уточняться и регламентироваться в конкретных инструкциях, правилах и других внутренних нормативных актах предприятия при условии обязательного соблюдения установленных инструкцией по делопроизводству общих правил согласования.

Сроки согласования

При установлении конкретных сроков согласования рекомендуем эти сроки соотносить также с утвержденными (типовыми) сроками исполнения конкретных видов и разновидностей документов и поручений в зависимости от содержащихся в них вопросов, т.е. возможно в работу исполнителей с документами внедрять те же контрольные 3, 5, 10 и не более 30 дней. Оптимальным является срок согласования проекта документа от 2-3 и до 5 дней, соблюдение которого обеспечивают параллельный или комбинированный способы согласования, реализованные в системе электронного документооборота.

Схемы и маршруты согласования

Маршруты движения документов в процессе согласования и сроки согласования нуждаются в мониторинге и постоянном внимании со стороны службы делопроизводства. В рамках реального управления документами и документооборотом организации перед этой службой встает задача не только регламентировать процессы согласования проектов документов в тексте Инструкции по делопроизводству, но и разрабатывать и поддерживать в актуальном состоянии перечни подразделений, участвующих в обязательном согласовании, типовые сроки согласования документов, типовые маршруты согласования и т.п. Подобные справочники не только помогут исполнителям качественно выполнить поручение, подготовить проект документа и согласовать его в оптимальные сроки, но в рамках управления всей организацией помогут самой службе делопроизводства представить руководителям схемы, по которым реально осуществляется документированное взаимодействие подразделений. Кроме того, утвержденные примерные или типовые схемы (маршруты) с установленными сроками согласования очень удобно использовать в качестве справочников для настройки модуля электронного согласования документов в системах электронного документооборота.

К проектам договоров, направляемых на согласование, прилагается и обоснование выбора контрагента, копии учредительных документов и доверенностей должностных лиц контрагентов для проверки их полномочий. Поэтому в инструкции по делопроизводству рекомендуем четко устанавливать состав всего комплекта документов, направляемых на согласование, и указывать не только проект основного документа, но и обязательный состав сопроводительных документов к нему.

Оформление результатов согласования

Исполнитель или подразделение-инициатор направляют подготовленный проект документа в подразделения, участвующие в согласовании в соответствии с определенным маршрутом, который удобно фиксировать в листе согласования (образец оформления листа согласования приводим в Примере 5). Направление на согласование осуществляется централизованно через службу делопроизводства (в соответствии с Правилами делопроизводства) или через систему электронного документооборота. Следует отметить, что на этапе подготовки документа, разработки управленческого решения и до направления проекта на процедуру согласования все организационные, технологические, финансовые и другие вопросы уже должны быть спланированы и урегулированы с подразделениями, участвующими в исполнении, осуществляющими управление рисками, контрольные функции, реализацию подготовленных мероприятий и т.п.

Должностные лица подразделений, участвующих в согласовании, или уполномоченные ими сотрудники рассматривают проект документа самостоятельно либо поручают согласование проекта документа конкретным исполнителям. Результаты согласования оформляются визой на проекте документа или визой, проставленной в листе согласования.

При наличии замечаний (дополнений) к проекту должностные лица формулируют свои замечания и представляют их исполнителю. Проект документа в данном случае визируется с оговоркой о наличии замечаний, которые могут быть сделаны в тексте документа (выделены шрифтом, цветом или оформлены в режиме редактирования).

При проведении процедуры внешнего согласования ее результаты оформляются соответствующей перепиской (письмами о согласовании).

Контроль согласования

сопровождение процедуры согласования документов, обеспечение эффективного взаимодействия подразделений, контроль сроков согласования проектов документов в подразделениях (с помощью традиционных журнальных учетных форм или в системе электронного документооборота);
информирование подразделений, участвующих в согласовании о приближении или наступлении сроков согласования документов (в системе электронного документооборота – за счет настройки автоматической рассылки уведомлений и предупреждений);
анализ хода и результатов согласования документов, информирование руководителей о соблюдении процедур согласования и качестве взаимодействия подразделений (в рамках реализации информационно-аналитической функции службы делопроизводства).

В заключение приведем пример оформления листа согласования документа. Эта форма удобна и для электронного заполнения, и для применения в бумажном виде.

Читайте также: