Предварительный контроль осуществляют для чего

Обновлено: 16.05.2024

Цель: предупреждение нарушений не целесообразности, необычности действий и решений.

Контроль напоминает айсберг, большая часть которого, как известно, скрыта под водой. Некоторые наиболее важные виды контроля данной организации могут быть замаскированы среди других функций управления. Так, например, хотя планирование и создание организационных структур редко относят к процедуре контроля, они как таковые позволяют осуществлять предварительный контроль над деятельностью организации. Этот вид контроля называется предварительным потому, что осуществляется до фактического начала работ.

Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение - это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. Аналогично, если писать четкие должностные инструкции, эффективно доводить формулировки целей до подчиненных, набирать в административный аппарат управления квалифицированных людей, все это будет увеличивать вероятность того, что организационная структура будет работать так, как задумано. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях - по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

А) Человеческие ресурсы.

Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для того, чтобы убедиться, что принимаемые работники окажутся в состоянии выполнить порученные им обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить документы и рекомендации, представляемые нанимаемым. Существенно повысить вероятность привлечения и закрепления в составе организации компетентных работников можно также путем установления справедливых размеров выплат и компенсаций, проведения психологических тестов, а также при помощи многочисленных собеседований с работником в период перед его наймом. Во многих организациях предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и после их найма в ходе курса обучения. Обучение позволяет установить, что же дополнительно нужно добавить и руководящему составу, и рядовым исполнителям к уже имеющимся у них знаниям и навыкам, прежде чем приступать к фактическому исполнению своих обязанностей. Курс предварительного обучения повышает вероятность того, что нанятые работники будут трудиться эффективно.

Б) Материальные ресурсы.

Очевидно, что сделать высококачественную продукцию из плохого сырья невозможно. Поэтому промышленные фирмы устанавливают обязательный предварительный контроль используемых ими материальных ресурсов.

Контроль осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. Один из способов предварительного контроля в этой области состоит в выборе такого поставщика, который убедительно доказал свои возможности поставлять материалы, соответствующие техническим условиям. К методам предварительного контроля материальных ресурсов относится также обеспечение их запасов в организации на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита.

В) Финансовые ресурсы.

Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет, который позволяет также осуществить функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он дает уверенность: когда организации потребуются наличные средства, эти средства у нее будут. Бюджеты устанавливают также предельные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца.

2. Текущий контроль.

Цель: выявить и своевременно просечь нарушения и отклонения.

Основывается на обратной связи, как это собственно следует из его названия, текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объектом являются подчиненные сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций.

Если же позволить этим отклонениям развиться, они могут перерасти в серьезные трудности для всей организации. Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того чтобы осуществлять текущий контроль, таким образом, аппарату управления необходима обратная связь.

Все системы с обратной связью:

2. Используют внешние ресурсы;

3. Преобразуют внешние ресурсы для внутреннего использования;

4. Следят за значительными отклонениями от намеченных целей;

5. Корректируют эти отклонения для того, чтобы обеспечить достижение целей.

Контроль качества продукции.

Качество продукции (включая новизну, технический уровень, отсутствие дефектов при исполнении, надёжность в эксплуатации) является одним из важных средств конкурентной борьбы, завоевания и удержания позиций на рынке. Поэтому фирмы уделяют особое внимание обеспечению высокого качества продукции, устанавливая контроль на всех стадиях производственного процесса, начиная с контроля качества используемого сырья и материалов и кончая определением соответствия выпущенного продукта техническим характеристикам и параметрам не только в ходе его испытаний, но и в эксплуатации, а для сложных видов оборудования – с предоставлением определённого гарантийного срока после установки оборудования на предприятие заказчика. Поэтому контроль качества продукции стал составной частью производственного процесса и направлен не столько на выявление дефектов или брака в готовой продукции, сколько на проверку качества изделия в процессе его изготовления.

Контроль качества в масштабах всей фирмы возложен на центральную службу контроля качества, в функцию которой входит разработка качественных показателей по всем видам выпускаемой продукции, методов проверки качества и порядка проведения испытаний, анализ рекламаций и порядок их урегулирования, выяснения причин возникновения дефектов и брака и условий их устранения. Одной из важнейших функций центральной службы контроля является планирование и координация всей работы в области обеспечения качества, установление необходимых связей между службами контроля качества в производственных отделениях предприятий.

Таким образом, контроль призван обеспечить проверку исполнения управленческих решений на всех уровнях управления фирмой на соблюдение установленных нормативов и условий хозяйственной деятельности фирмы.

Раздел: Менеджмент
Количество знаков с пробелами: 138409
Количество таблиц: 7
Количество изображений: 6

Некоторые руководители считают, что организация финансового контроля является внутренним делом компании и не стоит отвлекать дополнительные ресурсы на проверку корректности учета хозяйственных операций и достоверности всех видов отчетности.

Другое дело, что перечень компонентов, процедур и отчетности системы внутреннего контроля будет зависеть от масштабов бизнеса, организационной и управленческой структуры компании, объема хозяйственных операций.

ЦЕЛЬ, ЗАДАЧИ И КОМПОНЕНТЫ СИСТЕМЫ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ ПРЕДПРИЯТИЯ

Поскольку действующее законодательство в области бухгалтерского учета требует наличия в компании системы внутреннего контроля (СВК), при ее построении нужно определиться, какие цели и задачи будет решать система, из каких компонентов она будет состоять.

Основная цель построения системы внутреннего контроля — обеспечить:

  • эффективность финансово-хозяйственной деятельности компании;
  • экономическую целесообразность хозяйственных операций компании;
  • достоверность показателей всех видов отчетности компании;
  • соответствие деятельности требованиям действующего законодательства и внутренних регламентов компании.

Чтобы система внутреннего контроля могла успешно достигать поставленной цели, она должна решать три ключевые задачи:

  1. осуществление контрольных процедур с учетом особенностей бизнес-процессов компании и присущих ее деятельности рисков;
  2. организация надежной системы сбора, обработки и передачи информации о финансово-хозяйственной деятельности компании;
  3. своевременное предоставление руководству информации об отклонениях от утвержденного порядка функционирования бизнес-процессов для выработки управленческих решений по корректирующим действиям.

Качественная система внутреннего контроля состоит из нескольких компонентов (рис. 1).


Контрольная среда — основа системы внутреннего контроля. Факторы контрольной среды:

  • стратегия и стиль руководства компанией;
  • организационная структура и бизнес-процессы компании;
  • распределение полномочий и ответственности между руководством и менеджментом компании;
  • порядок формирования бухгалтерской (финансовой) и управленческой отчетности компании;
  • требования по соблюдению норм действующего законодательства и внутренних регламентов компании.

Оценка рисков подразумевает совокупность мер, направленных на выявление и анализ рисков, влияющих на деятельность и достижение целей компании. Она является основой для определения контрольных процедур и мероприятий по управлению рисками.

Средства контроля представляют собой применяемые в компании методы и контрольные процедуры, направленные на выявление негативных отклонений и снижение рисков в процессе деятельности компании.

Информационный обмен осуществляется посредством использования средств обмена информацией и информационных технологий, которые создают условия для эффективной реализации управленческих функций, позволяют менеджменту принимать своевременные и обоснованные решения, выполнять свои должностные обязанности.

Мониторинг предусматривает постоянную и периодическую оценку качества работы системы внутреннего контроля путем составления отчетности в области внутреннего контроля.

Пример критериев оценки качества работы системы внутреннего контроля в области формирования финансовой отчетности показан в табл. 1.

Таблица 1. Оценка качества внутреннего контроля над финансовой отчетностью

Объекты контроля

Критерии эффективности контроля

Формирование финансовой отчетности в отношении групп однотипных хозяйственных операций, событий и иных фактов деятельности компании

Отраженные в учете хозяйственные операции, события и иные факты действительно имели место и относятся к деятельности компании

Все хозяйственные операции, события и иные факты деятельности компании, подлежащие отражению в учете, отражены в нем

Суммовые и натуральные показатели, относящиеся к отраженным в учете хозяйственным операциям, событиям и иным фактам деятельности компании, соответствуют первичной документации

Хозяйственные операции, события и иные факты деятельности компании отражены в учете в отчетных периодах их совершения

Хозяйственные операции, события и иные факты деятельности компании корректно отражены на счетах учета

Формирование финансовой отчетности в отношении остатков по счетам учета на конец отчетного периода

Отраженные в учете активы, обязательства и капитал фактически существуют

Компания обладает правами или контролирует права на отраженные в учете активы, а отраженные в учете обязательства представляют собой обязательства компании

Все активы, обязательства и капитал компании, которые подлежат отражению в учете, отражены в нем

Активы, обязательства и капитал компании включены в финансовую отчетность в соответствующих суммах. Любые результирующие оценки и корректировки по распределению их стоимости отражены в отчетности правильно

Состав финансовой отчетности в отношении представления и раскрытия информации

Отраженные в бухгалтерской отчетности хозяйственные операции, события и иные факты хозяйственной жизни фактически имели место и относятся к деятельности компании

Информация в финансовой отчетности представлена в соответствии с требованиями действующего законодательства

Финансовая информация представлена и описана правильно, а раскрываемые в ней хозяйственные операции, события и иные факты деятельности компании отражены в понятной форме

Финансовая и прочая информация раскрыта в отчетности достоверно и в надлежащих суммах

КАК ОРГАНИЗОВАТЬ ПРОЦЕСС ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ НАД ФОРМИРОВАНИЕМ ФИНАНСОВОЙ ОТЧЕТНОСТИ

Процесс внутреннего контроля над формированием финансовой отчетности включает три последовательных этапа.

ЭТАП 1. Предварительный контроль.

Предварительный контроль, осуществляемый перед совершением хозяйственных операций, позволяет определить, насколько целесообразной и правомочной будет та или иная документация.

Контрольные мероприятия, которые относятся к предварительному контролю:

  • анализ соответствия заключаемых договоров утвержденному плану финансово-хозяйственной деятельности;
  • проверка финансовой, статистической, налоговой и управленческой отчетности до ее утверждения/подписания и т. д.

В рамках предварительного контроля можно проводить следующие действия:

  • контроль за составлением финансово-плановых документов (расчетов потребности в финансовых средствах, плана финансово-хозяйственной деятельности и др.) со стороны директора и руководителя финансовой службы компании;
  • проверка и визирование проектов договоров специалистами юридической службы и главным бухгалтером;
  • предварительная экспертиза документов или решений, связанных с расходованием финансовых и материальных средств, руководителями подразделений, главным бухгалтером и внутренним аудитором компании.

Предварительный контроль осуществляют при каждом факте хозяйственной деятельности, который подлежит финансовому контролю согласно регламентам компании.

ЭТАП 2. Текущий контроль.

Данный контроль предусматривает повседневный анализ соблюдения внутренних регламентов, составления финансовой отчетности, ведения бухгалтерского (управленческого) учета. Оценивают эффективность и результативность расходования денежных средств для достижения целей, задач и прогнозных показателей подразделениями компании.

В ходе текущего контроля проверяют:

  • расходные денежные документы (расчетно-платежные ведомости, платежные поручения, счета и т. д.) до их оплаты;
  • наличие денежных средств в кассе;
  • полноту оприходования полученных в банке наличных денежных средств;
  • наличие у подотчетных лиц полученных под отчет денежных средств и (или) оправдательных документов;
  • соответствие данных аналитического и синтетического учета;
  • соответствие фактического наличия материальных средств учетным данным.

На данном этапе контролируют взыскание дебиторской задолженности, погашение кредиторской задолженности.

Текущий контроль проводят с периодичностью, установленной регламентами компании (табл. 2).

Таблица 2. График мероприятий текущего финансового контроля

Наименование объекта проверки

Период

Срок проведения

Ответственное лицо

Проверка сохранности денежных средств и бланков строгой отчетности

Ежемесячно в последний рабочий день месяца

Проверка правильности расчетов с бюджетом/внебюджетными фондами и контрагентами

Ежемесячно в последний рабочий день месяца

Соблюдение установленного порядка выдачи авансов под отчет

Ежеквартально в последний рабочий день месяца

Проверка наличия актов сверки с поставщиками и подрядчиками

Раз в полугодие по состоянию на 1 января и 1 июля

Ежегодно перед составлением годовых отчетных форм

ЭТАП 3. Последующий контроль.

Осуществляют по итогам совершения хозяйственных операций путем анализа и проверки финансовой документации и отчетности, проведения инвентаризаций и иных необходимых контрольных процедур. На данном этапе проверяют следующие моменты:

  • соблюдение требований законодательства Российской Федерации, регулирующего порядок ведения финансово-хозяйственной деятельности;
  • точность и полноту составления документов, регистров учета хозяйственных операций;
  • исполнение приказов и распоряжений руководства;
  • обеспечение сохранности финансовых и нефинансовых активов компании.

В функциональном аспекте эффективность СВК обеспечивается разграничением зоны полномочий и ответственности субъектов, участвующих в процессе контроля над формированием финансовой отчетности компании.

Цель лекции: познакомить слушателей с практикой проведения функции контроля , описать основные виды контроля и этапы его проведения, представить требования.

Контроль - процесс, обеспечивающий достижение системой поставленных целей и состоящий из трех основных элементов:

  • установление стандартов деятельности системы, подлежащих проверке;
  • измерение достигнутых результатов с ожидаемыми результатами;
  • корректировка управленческих процессов, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Контроль как функция менеджмента — это вид управленческой деятельности с целью удержания организации на выбранной траектории развития посредством сравнения показателей деятельности с установленными стандартами и принятия необходимых мер при отклонениях.

В процессе управленческого контроля можно получить ответы на следующие вопросы:

  1. Чему мы научились?
  2. Что следует сделать иначе в следующий раз?
  3. В чем причина отклонений от намеченного?
  4. Какое воздействие оказал контроль на принятие решений?
  5. Было ли воздействие контроля позитивным или негативным?
  6. Какие выводы следует сделать для выработки новых целей?

Управленческий контроль необходим, прежде всего, по следующим причинам:

Неопределенность, сложность и динамичность организационной среды.

Предупреждение возникновения кризисных ситуаций посредством обнаружения несоответствий и ошибочных действий до того, как они нанесут предприятию вред.

Поддержание успеха путем сопоставления фактических результатов, плановых показателей и оценки темпа продвижения организации к намеченным целям.

Управленческий контроль проводится по следующей технологии:

  1. Выбирается концепция контроля: система, процесс или частные проверки; предмет и цель контроля; контролирующий орган.
  2. Организуются цели контроля: целесообразность, правильность, регулярность и эффективность контроля.
  3. Нормы контроля: этические, правовые, производственные и пр.
  4. Методы контроля: предварительный, текущий и заключительный.
  5. Объемы и области контроля: полный, сплошной, эпизодический, выборочный, финансовый и пр.

При проведении управленческого контроля следует руководствоваться следующими критериями:

  1. Эффективность контроля – определяется результативность, полезность контроля.
  2. Эффект влияния на людей – следует определить, что конкретно вызывает у работников предлагаемая технология контроля, а именно:положительные или негативные стимулы, стрессовые реакции и пр.
  3. Выполнение задач контроля – необходимо определить совпадения или отклонения в системе управления организацией; способствовать устранению отклонений; выработке эффективных решений.
  4. Определение границ контроля – контрольные мероприятия не должны осуществляться без ограничений. Длина контролируемых участков должна способствовать выявлению отклонений на самой ранней стадии. Необходимо соблюдать нормы контроля в соответствии с действующим законодательством.

Управленческий контроль бывает предварительным, текущим и заключительным.

Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ .

Основным средством контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения.

Предварительный контроль используется в трех областях:

  1. Человеческие ресурсы.
  2. Материальные ресурсы.
  3. Финансовые ресурсы.

Предварительный контроль принято делить на два вида: терапевтический и диагностический.

Текущий контроль осуществляется в ходе проведения работ . Его объектом являются сотрудники организации.

Для осуществления текущего контроля , аппарату управления необходима обратная связь . Все системы с обратной связью имеют цели, используют внешние ресурсы для внутреннего применения, следят за отклонениями от намеченных целей, корректируют отклонения для достижения этих целей.

Заключительный контроль своей целью предполагает предотвращение ошибок в будущем.

В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена.

Заключительный контроль позволяет:

Во-первых – получить достоверную информацию для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем.

Во-вторых – повысить мотивацию.

Таким образом, процедура контроля проводится в три этапа:

Этап А. Установление стандартов – конкретных целей, прогресс в отношении которых поддается измерению. На данном этапе производится выработка показателей результативности – определяется то, что должно быть получено для достижения поставленных целей.

Этап B. Сравнение достигнутых результатов со стандартами. Устанавливается масштаб отклонений, используется принцип исключения, измеряются показатели, а также проводится своевременное информирование о стандартах и результатах.

Этап C. Выбор подходящей линии поведения: ничего не предпринимать; установить отклонения; пересмотреть стандарты.

Для того чтобы контроль был эффективным, к нему предъявляются следующие требования:

  1. Объяснить персоналу необходимость проводимого контроля.
  2. Обеспечить гибкость, т.е. выбрать наилучший при данных обстоятельствах "стиль контроля", в целях исключения неточности и деспотичности.
  3. Организация взаимосвязей процессов планирования и контроля с целью исключения использования непригодной информации.
  4. Ориентация контроля на результаты и задачи, стоящие перед организацией, и оценка эффективности контроля с точки зрения достижения целей и возможности осуществления стратегического планирования.
  5. Сформировать механизм контроля, соответствующий исследуемому виду деятельности.
  6. Контроль должен быть простым и основываться на несложных, но оригинальных методах.
  7. Общие затраты на систему контроля не должны превышать создаваемые ею преимущества.
  8. Следовательно, контроль экономически оправдан, если отношение затрат к планируемой прибыли остается достаточно низким.

Краткие итоги

В лекции представлено определение контроля как функции менеджмента, а также те основные вопросы, на которые можно получить в процессе проведения контроля.

Представлена технология проведения контроля, а также критерии, которыми необходимо руководствоваться.

Рассмотрены виды управленческого контроля (предварительный, текущий и заключительный).

Определена процедура проведения контроля, которая заключается в установлении стандартов, сравнении достигнутых результатов со стандартами и выборе подходящей линии поведения.

Для определения эффективности контроля в лекции также указаны основные требования.

Выделяют три основных вида контроля: предварительный, текущий и заключительный. По форме осуществления все эти виды контроля схожи, так как имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к заданным. Различие состоит только во времени осуществления.

ü Предварительный контроль

ü Текущий контроль

ü Заключительный контроль

Предварительный контроль — контроль, который осуществляется перед выполнением хозяйственных операций. Основны­ми средствами его осуществления выступает реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку прави­ла и линии поведения вырабатываются для обеспечения выпол­нения планов, то их строгое соблюдение — есть способ убедить­ся, что работа развивается в заданном направлении. Аналогично, если писать четкие должностные инструкции, эффективно доводить формулировки целей до подчиненных, набирать в административный аппарат управления квалифицированных людей, то вероятность того, что организационная структура будет работать так, как задумано будет возрастать. В организациях предварительный контроль используется по отношению к чело­веческим, материальным и финансовым ресурсам.

Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и от­бора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для того чтобы убедиться, что принимаемые работники будут в состоянии выполнить порученные им обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить документы и реко­мендации, представляемые нанимаемым. Существенно повысить вероятность привлечения и закрепления в составе организации компетентных работников можно также путем установления справедливых размеров выплат и компенсаций, проведения пси­хологических тестов, а также при помощи многочисленных со­беседований с работником в период перед его наймом. Во мно­гих организациях предварительный контроль человеческих ре­сурсов продолжается и после их найма в ходе курса обучения. Обучение позволяет установить, что дополнительно нужно доба­вить и руководящему составу, и рядовым исполнителям к уже имеющимся у них знаниям и навыкам, прежде чем приступать к фактическому исполнению своих обязанностей. Курс предвари­тельного обучения повышает вероятность того, что нанятые ра­ботники будут трудиться эффективно.

Предварительный контроль в области материальных ресурсов осуществляется путем выработки стандартов минимально допус­тимых уровней качества и проведения физических проверок со­ответствия поступающих материалов этим требованиям.

Материальные ресурсы — предметы труда: сырье, основные и вспомогательные материалы, полуфабрикаты, топливо, неза­вершенное производство и отходы производства, а также запас­ные части машин, предназначенные для ремонта оборудования, тара и тарные материалы.

Один из способов предварительного контроля в этой области состоит в выборе такого поставщика, который убедительно доказал свои возможности поставлять материалы, соответствующие техниче­ским условиям. К методам предварительного контроля материаль­ных ресурсов относится также создание в организации их запасов на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита.

Предварительный контроль в области финансовых материаль­ные ресурсов осуществляется путем анализа бюджета, который позволяет также осуществить функцию планирования.

Финансовые ресурсы — совокупность фондов денежных средств, находящихся в распоряжении государства, предприятия, организации; создаются в процессе распределения и перераспределения совокупно­го общественного продукта и национального дохода.

Бюджет служит механизмом предварительного контроля, поскольку дает уверенность в том, что когда организации потре­буются наличные средства, эти средства у нее будут. Бюджеты устанавливают также предельные значения затрат и не позволя­ют тем самым какому-либо отделу или организации в целом ис­черпать свои наличные средства до конца.

Читайте также: