Почему аутсорсинговая компания может предоставить более дешевую услугу

Обновлено: 19.05.2024

В целях сокращения операционных затрат в сфере управления бухгалтерский аутсорсинг приобретает всё большую популярность. Однако передача функций учёта хозяйственной деятельности внешнему провайдеру остаётся до сих пор серьёзным решением для руководителей и собственников. Многих волнуют вопросы: можно ли его применять параллельно с собственным штатом бухгалтеров, какие виды услуг существуют и сколько они стоят.

Что такое бухгалтерский аутсорсинг?

Бухгалтерский аутсорсинг предполагает взаимовыгодный формат доверительного управления. Привлечение внешних помощников в свою компанию помогает повысить конкурентность, снизить расходы и улучшить производство.

Кардинальное решение собственника или директора компании прекратить инвестировать в развитие внутреннего бухгалтерского штата и воспользоваться сервисом специализированных поставщиков должно быть оправдано как финансово, так и экономически. Поэтому взявшая на себя обязательства аутсорсинговая компания несёт ответственность не только за переданные ей функции, но и за результат своей работы.

Какую выгоду принесёт вам аутсорсинговая компания?

Снижение издержек и увеличение собственных ресурсов

Бухгалтерский аутсорсинг помогает снизить себестоимость (сумму всех затрат на продукцию) до 25 %, а также увеличить внутренние ресурсы: материальные, финансовые, трудовые и т. д. Происходит это из-за того, что высвобождаются средства, ежемесячно затрачиваемые на финансирование внутренней работы фирмы (содержание бухгалтерского, кадрового отделов, оборудования, выплата зарплат сотрудникам, обучение и т. п.). Таким образом, компания избавляется от лишних звеньев в бизнес-цепочке, которые приносили существенные затраты.

Высвобождение времени

Текущие бухгалтерские задачи отнимают у руководства много сил и времени, отвлекают от основной работы. Аутсорсинговая компания поможет переключиться с внутренних рутинных задач на решение глобальных бизнес-целей. Появившееся свободное время теперь можно тратить на производственный процесс. Фокусирование исключительно на основном виде деятельности обуславливает развитие компании, увеличение её конкурентной позиции.

Работу будут выполнять эксперты

Привлекать сильных экспертов в постоянный штат своей фирмы дорого. Однако высококвалифицированные сотрудники имеются в штате нашей компании. Ввиду того что они оказывают услуги широкому кругу фирм, таких специалистов может быть даже несколько. Возможность использования внешней экспертизы ещё одно преимущество аутсорсеров.

Внедрение инноваций

Успех любого бизнеса зависит от того, насколько уникальны его конкурентные преимущества. Привлечение внешних экспертов решает заодно вопрос о внедрении инноваций в свою организацию. Специализированный провайдер услуг, как правило, знаком с современными методами и технологиями управления, занимается поиском новых улучшенных способов ведения деятельности.

Виды бухгалтерского аутсорсинга

Полный бухгалтерский аутсорсинг. Передача компанией всех функций ведения учёта относится к самой распространённой услуге. При этом собственник или руководитель не нанимает в свой штат сотрудников бухгалтерии.
Частичный аутсорсинг. Компании могут передать выполнение отдельных действий по бухгалтерскому или кадровому учёту. Например, ежемесячно рассчитывать зарплату, составлять отчётность, подавать декларации в фискальные органы. У такой фирмы, как правило, есть собственный штат бухгалтеров и делопроизводителей. Частичный аутсорсинг помогает разгрузить работников в периоды возросшей нагрузки.
Консультирование. Данный вид бухгалтерского аутсорсинга позволяет сотрудникам оперативно получать консультации по вопросам ведения учёта, узнавать о поправках в нормативно-правовой базе и правильно применять новые требования в своей работе.

Мы оказываем консалтинговые услуги более 20 лет и имеем опыт эффективного ведения бухгалтерского, налогового, кадрового и управленческого учёта в компаниях различного масштаба и сферы деятельности.

Наши услуги

Тарифом могут воспользоваться юридические лица, а также индивидуальные предприниматели с работниками и без. Работаем с любой системой налогообложения (ОСНО, УСН, Патент, ЕСХН). Комплексный тариф включает в себя полный доступ к услугам бухгалтерского аутсорсинга.

Обрабатываем все хозяйственные операции в организации. Составим уточнённые декларации за прошлые отчётные периоды, разработаем учетнную политику. Выполним сверку дебиторской и кредиторской задолженности с вашими поставщиками по данным бухучёта. Подготовим платёжные поручения и другие документы по банковским операциям. Рассчитаем лимит остатка в кассе. Восстановим бухучёт.

Кадровое делопроизводство и документооборот

Полностью возьмём на себя кадровый учёт в вашей фирме. Составим штатное расписание. Выполним расчёт заработной платы и других выплат сотрудникам. Оперативно оформим изменения в учёте: размеров заработных плат, должностей работников. Создадим необходимую документацию: приказы по личному составу, договоры гражданско-правового характера, командировочный комплект документов. Восстановим кадровый учёт за прошлые периоды.

Сопровождение проверок и представительство в фискальных органах

Сверим расчёты с бюджетными учреждениями (ИФНС, ПФР, ФСС и др). Подготовим пакет документов по требованию контролирующих инстанций. Окажем эффективную поддержку во время визита камеральной налоговой проверки.

Проводим устные и письменные консультации по разъяснению требований действующего законодательства в отношении ведения бухгалтерского и налогового учёта, кадрового делопроизводства, а также сопутствующего документооборота.

Проведём профессиональную переподготовку или повысим квалификацию работников вашего предприятия по направлениям: бухгалтерский учёт, налоги и налогообложение, делопроизводство и документооборот, директор по персоналу, госзакупки и другие.

В стоимость тарифа входит подключение одного рабочего места к бухгалтерской программе 1С:Бухгалтерия 3.0 в облачном режиме (в удалённом доступе), а также изготовление электронной подписи для юридического лица или ИП.

С помощью нашего мобильного приложения теперь можно контролировать по журналу учёта происходящие процессы на предприятии, поддерживать обратную связь с бухгалтером, оперативно оплачивать услуги аутсорсинга. Вся бухгалтерия – в вашем телефоне.

Порядок работы

После заключения соглашения вы отправляете нам сканы первичных бухгалтерских документов, сведения о сотрудниках, другие данные. Задаёте вопросы касаемо управления, ведения учёта на предприятии, ИТ-сферы, юридического и нормативно-правового содержания. Отправляете запросы на дополнительные услуги (обучение работников, сопровождение проверок, обновление программ и др.).

Наш бухгалтер-аутсорсер отражает в программе поступившую документацию, составляет договоры, справки, декларации. Регулярно и своевременно отправляет отчётность. Консультирует вас и предоставляет дополнительные услуги. Все действия строго записываются в журнал учёта оказанных услуг. В конце каждого месяца вы получаете заполненный журнал, акт выполненных работ и оплачиваете его.

Стоимость

Итоговая сумма к оплате наших услуг бухгалтерского аутсорсинга будет зависеть от количества хозяйственных операций, которые были введены в базу бухгалтером, режима налогообложения компании, количества сотрудников, а также дополнительных услуг.

Отчётность в срок

Контролируйте и оценивайте нашу работу

Вы можете связаться с бухгалтером-аутсорсером через свой личный кабинет в мобильном приложении и проконтролировать его работу. Мы откроем вам доступ к журналу учёта, где отображаются данные по всем совершённым операциям.

Удалённый доступ к программам

Вы сможете вести учёт в программах 1С дистанционно. Вам не потребуется покупать и устанавливать программное обеспечение, заботиться об обновлениях, приобретать ИТС.

Индивидуальный помощник

Каждого Клиента сопровождает отдельный сотрудник, который оперативно отвечает на все вопросы и решает текущие задачи.

Обучение

В стоимость услуг бесплатно включено обучение руководителей и юридические консультации.

У датского инженера Хенрика Фискера был настоящий талант в проектировании автомобилей. Он работал над дизайном машин премиум-класса для BMW, Aston Martin, его приглашал Илон Маск для работы над прототипом Tesla Model S. Но когда автомобильный дизайнер решил работать самостоятельно, его главной проблемой стало доведение прототипов до производства. Казалось, та же участь ждет и концепты электрокаров Fisker Inc с потрясающим дизайном. Фискер спроектировал шикарный Fisker EMotion, но в серийное производство он так и не был запущен.

Все изменилось около месяца назад, и, кажется, теперь у электрического внедорожника Ocean появились шансы добраться до покупателей. 15 октября Fisker Inc и канадская компания, один из крупнейших мировых производителей автомобильных комплектующих Magna International Inc объявили о начале стратегического партнерства. По сути, Fisker передала сборку авто на аутсорсинг промышленной компании Magna, у которой в этом большой опыт. Начало серийного производства электрического внедорожника Fisker Ocean намечено на четвертый квартал 2022 года. Крупным российским компаниям остается только позавидовать смелости и решительности Fisker, не побоявшейся разделить успех с канадским холдингом.

Не просто тренд

Аутсорсинг в промышленности предполагает наем организаций целиком с целью полной передачи процесса, а не просто привлечения дополнительного персонала под свое управление. Аутсорсер сам организует кадровую политику, логистику, закупку оборудования, сырья или упаковку готовой продукции, контроль качества работ. Например, он может работать на одном из производственных участков, который требует покупки недостающего оборудования. Владелец производства избавляется от необходимости производить монтаж, обучать персонал, осуществлять техническое обслуживание.

По данным ежегодного исследования журнала Industry Week — IW Census on Manufacturing — 44,7 процента американских компаний активно пользуются услугами сторонних специализированных компаний для осуществления перевозок. Также около половины компаний используют аутсорсинг для содержания оборудования.

Так, например, Wyko Industrial Services оказывает услуги по аренде оборудования для ремонта станков и сооружений, а также услуг по ремонту и содержанию зданий и оборудования. Компания работает только в Англии, где имеет около 200 офисов и ремонтных мастерских по стране, ее оборот превышает 150 миллионов фунтов стерлингов в год.

В России промышленные компании пока не столь активно используют аутсорсинг. Как следует из опроса российского KPMG, предприятия отдают процессы на аутсорсинг из желания сэкономить (об этом говорят 36 процентов компаний) и необходимости привлечь отсутствующих в штате специалистов (45 процентов компаний). Впрочем, уже сегодня для многих очевиден тот факт, что аутсорсинг бизнес-процессов — уже не просто тренд, а реально работающий инструмент, позволяющий, с одной стороны, сосредоточиться на профильных функциях, с другой — повысить качество продукции.

Убрать лишнее

Аутсорсинг призван в первую очередь улучшить качество финальной продукции. Это происходит за счет привлечения аутсорсера к тому или иному технологическому процессу, в котором он является профессионалом. Кроме того, это позволяет сосредоточиться на основном производстве, поскольку непрофильные бизнес-процессы становятся заботой подрядчиков, а руководитель компании концентрирует освобожденные ресурсы на развитии главного направления. В результате компания повышает основные профильные показатели, при этом улучшая показатели непрофильных направлений. Продуктивность, качество и доходность заметно повышаются.

Эффективность процесса

Включить поиск

В настоящее время в России действительно очень распространен вывод непрофильных функций в дочерние структуры. Вернее, выделение из структуры производства целых цехов или управлений, создание отдельного юридического лица для выполнения тех же самых работ. И это именно те непрофильные функции, которые следовало бы передавать внешним компаниям на аутсорсинг: бухгалтерия, логистика, транспорт, ИТ, уборка, ремонт и обслуживание оборудования. Такая форма отличается от собственного подразделения только одним — сокращением рабочих мест в головной компании, что важно для налогообложения.

В результате выигрывают все — и производитель, и аутсорсинговая компания, и потребитель. Часть прибыли аутсорсер тратит на дальнейшее улучшение качества услуг, внедрение материалов и модернизацию в целях сохранения финансовой выгоды для комбината в течение более продолжительного времени.

Что представляет собой аутсорсинг

Аутсорсинг появился несколько лет назад и сейчас получает всё большее и большее распространение.

Аутсорсинговым компаниям доверяют, как правило, непроизводственные или же разовые, непериодические виды работ. К таковым могут относиться, например:

юридические услуги,
бухгалтерские услуги,
клининговые услуги,
логистика,
услуги питания и пр.

Кто может прибегать к аутсорсинговым услугам? Это выгодно прежде всего малому и среднему бизнесу, но и крупный бизнес может выводить часть обслуживающих функций за рамки компании.

В чем смысл аутсорсинга, почему он набирает популярность? Прежде всего, это рациональное использование собственных финансов, иными словами, экономия. Содержание первоклассного специалиста, будь то айтишник, бухгалтер или юрист, в штате компании на постоянной основе не всем по карману.

Иногда требуются разовые услуги профессионалов, ради которых держать полную штатную единицу также нерационально.

Далее рассмотрим все плюсы и минусы аутсорсинга на примере ведения бухгалтерии.

Способы получения бухгалтерских услуг

Организация не может работать без бухгалтера, даже применяя самую простую систему налогообложения, так как от ведения бухгалтерского учета фирмы не освобождены. Да и индивидуальным предпринимателям лучше работать в паре с бухгалтером, так как хоть они и не обязаны вести бухгалтерский учет, но ведение управленческого учета будет прекрасным подспорьем в бизнесе, а налоговое законодательство в нашей стране очень изменчиво.

Таким образом, бухгалтер — незаменимый друг бизнеса.

Как бизнес может получать бухгалтерские услуги:

штатный бухгалтер (удаленный, на неполную ставку, на полную ставку),
бухгалтер-фрилансер,
аутсорсинговая компания.

Рассмотрим, плюсы и минусы аутсорсинга бухгалтерских услуг по сравнению со штатным бухгалтером. При этом бухгалтер-фрилансер будет сочетать в себе черты как штатного бухгалтера, так и компании-аутсорсера.

Что выбрать, решает в конечном счете собственник бизнеса. При этом он может сочетать штатного бухгалтера и аутсорсера. Например, один будет заниматься первичкой, внесением в программу начальных данных, а другой составлять отчеты и работать с налоговой.

Основные отличия аутсорсера от штатного сотрудника

Основное отличие штатного работника от стороннего — это вид заключенного договора. Это же и является основным преимуществом аутсорсинга бухгалтерских услуг.

Со штатным сотрудником, работающим на ставке или даже удаленно, заключается трудовой договор. Отношения с таким работником регулируются Трудовым кодексом РФ.

С аутсорсером, будь это бухгалтер-фрилансер или же компания, заключается гражданско-правовой договор. И эти отношения регулируются Гражданским кодексом РФ.

Приведем сравнительную таблицу, основываясь на нормах законодательства. Из нее становятся очевидными преимущества аутсорсинга бухгалтерских услуг перед штатным бухгалтером:

И это не полный список различающихся параметров. Сюда же можно отнести более простую процедуру разрыва гражданско-правовых отношений по сравнению с трудовыми, а также тот факт, что ответственность исполнителя проще прописывается в гражданско-правовом договоре, чем в трудовом.

Ну и основное отличие — необходимость начисления взносов и исчисления НДФЛ с зарплаты штатника. Бухгалтер-фрилансер, как правило, является ИП или самозанятым, поэтому все взносы и налоги исчисляет самостоятельно. На выплаты, которые фирма переводит компании-аутсорсеру, никакие дополнительные суммы также не начисляются.

Покажем на примере:

Как видим, штатный работник обойдется фирме дороже примерно на 40%.

Минусы аутсорсинга

Обобщим еще раз плюсы аутсорсинга:

дешевле штатного бухгалтера;
более гибкие договорные условия;
отсутствие временных провалов в работе (отпуск или больничный штатного бухгалтера);
возможность оперативно реагировать на изменения в бизнес-процессах за счет опыта работы в различных сферах и наличия нескольких специалистов.

Однако существуют и проблемы бухгалтерского аутсорсинга, о которых нельзя не упомянуть:

В больших аутсорсинговых компаниях за вашей фирмой закрепят специалиста, но в случае его увольнения, отпуска или болезни ваши дела будет вести другой сотрудник, который сразу не вникнет в тонкости именно вашего бизнеса, что может негативно сказаться на учете.
Аутсорсеры обычно работают с предоставленной первичкой. Названивать вашим поставщикам с напоминанием о необходимости срочно прислать документы не входит в их обязанности.
Услуги аутсорсера прописаны в договоре. За многие дополнительные услуги, которые штатник выполняет по должностной инструкции, аутсорсер будет брать отдельную плату.
Многие бизнесмены любят видеть и напрямую контролировать рабочий процесс, что в условиях аутсорсинга проблематично.
На штатного бухгалтера есть больше рычагов воздействия (например, в виде премии), что является несомненным плюсом для собственника бизнеса.
Третьи лица имеют доступ к коммерческой тайне предприятия, да и ко всем несовершенствам учета и налоговым огрехам.
Могут возникнуть проблемы с передачей бухгалтерской базы при расторжении договора.
Ведение дел вашей фирмы передается от специалиста к специалисту, поэтому постоянного контактного лица может и не быть, что затрудняет процесс сотрудничества.

Кто отвечает за ведение учета на фирме? Ответ есть в нашей статье.

Бухгалтер-фрилансер

Отдельно следует упомянуть бухгалтеров-фрилансеров, которые, как было сказано выше, объединяют в себе черты штатного бухгалтера и аутсорсера, то есть их плюсы и минусы.

Фрилансер обладает плюсами аутсорсеров. Никаких дополнительных трат на него не производится: ни взносов, ни налогов, ни затрат на оборудование рабочего места и обучение.

Вместе с тем он имеет минусы штатного сотрудника: может заболеть или уехать отдыхать. Платить за это не придется, но бухгалтер на это время может выпасть из рабочего процесса. Впрочем, бухгалтеры-фрилансеры, имея свободный график, зачастую относятся к своим выходным достаточно гибко и выходят на связь даже во время отдыха.

При этом фрилансер обладает и плюсами штатного работника. Это определенный человек, который ведет бухгалтерию, разбирается именно в вашей специфике и подберет оптимальный именно для вас вариант учета и налогообложения.

Что касается непрофессионализма и обычной человеческой непорядочности, ее можно встретить и у штатного работника, и в аутсорсинговой фирме, и у бухгалтера-фрилансера.

Чтобы максимально обезопасить себя от неприятностей, необходимо корректно составить гражданско-правовой договор с аутсорсером. Вы можете бесплатно скачать возможный вариант договора оказания бухгалтерских услуг, кликнув по картинке ниже:

Итоги

Аутсорсинг — передача части необходимой работы сторонним организациям. Большое распространение получает аутсорсинг юридических, бухгалтерских, ИТ-услуг. Основные плюсы аутсорсинга — экономия и возможность работать с высококвалифицированными специалистами, на содержание которых в штате нет средств. Но есть и минусы: обезличенность работы, риск раскрытия коммерческой тайны третьими лицами, невозможность непосредственно контролировать процесс.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Бухгалтерский и налоговый аутсорсинг все более востребован среди малого бизнеса, у которого нет бюджета на содержание штатной бухгалтерии. Какие преимущества видят в нем предприниматели, какие есть подводные камни, что говорят те, кто уже успел перейти на современный формат и те, кто продолжает сотрудничать с бухгалтером в штате?

Некогда читать?
Посмотрите краткий обзор статьи

Аутсорсинг бухгалтерского и налогового учета: что это такое и когда выгодно?

Для начала надо отметить, что на российском рынке нет четкого понимания того, что такое аутсорсинг бухгалтерских услуг. Так могут называть:

Преимущества бухгалтерского аутсорсинга перед бухгалтером, который всегда рядом

Модель, которую используют дистанционные компании, в том числе — Фингуру помогает избежать перечисленных проблем. Она близка к решениям IT-компаний:

Чтобы вам было проще оценить преимущества бухгалтерского аутсорсинга, мы свели характеристики всех вариантов ведения бухучета в таблицу.

Бухгалтер аутсорсинговой компании на вашей территории

Специализированная компания (на примере Фингуру)

Средняя стоимость в регионах (в месяц)

22 000 - 35 000 рублей + налоги

от 10 000 рублей

10 000 - 20 000 рублей

от 6 600 рублей (для ООО)

Траты на аренду рабочего места

как правило, отсутствуют

Траты на закупку оборудования (ПК, мебель)

как правило, отсутствуют

Страховка от ошибок

ответственность за ошибки бухгалтера несете вы, его можете максимум лишить премии или уволить (что не так просто)

отсутствует, привлечь к ответственности можно только через суд

зависит от условий договора

страхуем каждого на миллион рублей

тратите время на подбор специалиста либо платите своему HR / рекрутинговому агентству;
тратите время на контроль своевременного выполнения задач и сдачи отчетов;
платите штрафы и пени, решаете вопросы с контролирующими органами, если бухгалтер допустил ошибку.

тратите время на подбор специалиста;
теряете время и упускаете возможности из-за того, что приходится ждать, пока специалист сможет подготовить документ, платежку и так далее.

Включаются все косвенные затраты по содержанию офиса + интернет, телефония и т.д.

Бухгалтерский аутсорсинг компании Фингуру — это три бухгалтера (по налогам, зарплате и первичке) + персональный ассистент, удобное мобильное приложение с чат-ботом, ЭЦП и ЭДО, которые обойдутся вам дешевле штатного бухгалтера.

Как аутсорсинг бухгалтерских услуг зарекомендовал себя в кризис

непривычная обстановка выбила их из колеи: отсутствует возможность зайти к шефу за подписью, с коллегами приходится общаться по телефону или в мессенджерах, постоянно выясняется, что не хватает каких-то бумаг, оставшихся в кабинете, и так далее;
нет системы контроля, а значит, приходится надеяться на сознательность бухгалтера. Не все умеют самостоятельно расставлять приоритеты и сосредоточенно работать, когда вокруг носятся дети, нужно готовить, убирать и решать десятки других бытовых вопросов.

Задачи стали выполняться медленнее, ошибок стало больше, атмосфера в коллективе накалилась до предела: менеджеры не могут оперативно получить документы для клиентов, клиенты нервничают, и без того сложный период стал для многих адовым.

Клиенты Фингуру спокойны хотя бы за бухучет — у них и так был удаленный бухгалтер, только лишенный перечисленных недостатков. Секрет в налаженных бизнес-процессах. У наших бухгалтеров есть:

удобные мобильные приложения для iOS / Android, а также веб-приложение для простой и быстрой коммуникации с клиентами;
бухгалтерская CRM-система, в которой зафиксированы все задачи со сроками выполнения;
облачная 1С:Фреш, где хранится все, что нужно. От перемены рабочего места ничего не меняется, доступ к ключам ЭЦП и прочей информации есть в любой момент;
ЭЦП, которой подписываются отчеты;
система ЭДО для сдачи отчетов и обмена документами с контрагентами в электронном виде.

Развернуть и настроить такую систему — сложная задача для большинства компаний, поэтому перевод штатного бухгалтера на удаленку для них оборачивается стрессом и проблемами. У нас же есть и схема работы, отточенная годами, и технические возможности для ее поддержки.

Уделите время бизнесу, а бухгалтерию доверьте нам. Аутсорсинг бухгалтерских услуг Фингуру — это надежно и доступно!

Что о ведении бухгалтерского учета на аутсорсинге говорят предприниматели

Татьяна Липатова, директор магазина одежды

У меня нет собственного офиса кроме торгового зала, поэтому взять в штат бухгалтера или нанять приходящего нет могу. Да и нет необходимости. На старте бизнеса у меня возникало много вопросов относительно регистрации фирмы и работы с документами. Обратилась в компанию, которая помогла оформить ООО, затем обратилась в эту же компанию за помощью в ведении бухучета. Они посоветовали услуги дистанционной компании. Это оказалось очень удобно и целесообразно. Все документы отправляю им в электронном виде, вовремя оплачиваю страховые взносы и налоги — саму налоговую инспекцию даже не посещаю. Подсчитала, что трачу на ведение бухгалтерского учета на аутсорсинге почти в 10 раз меньше, чем если бы наняла бухгалтера.

Валерий Сидоров, исполнительный директор маркетингового агентства

Нашему агентству почти 15 лет. Тогда, когда мы открывались, аутсорсинг бухгалтерских услуг специализированным организациям еще не был сильно развиты. Поэтому с самого начала мы содержали в штате бухгалтера, потом расширили штат. Возможно, если бы мы открывались сейчас, посмотрели бы на это уже с другой стороны, но мы справляемся собственными силами и вполне можем себе позволить содержание бухгалтерского отдела.

Ирина Дорошенко, директор консалтинговой фирмы

Бухгалтерский аутсорсинг организации — это просто! Наш чат-бот работает круглосуточно и позволяет найти ответ или оформить типовой документ без участия специалиста. Посмотрите, как это происходит!

Аутсорсинг бизнес-процессов интересен в трех случаях:

Все процессы внутри компании уже выстроены, и перевод на аутсорсинг части функций может повысить их эффективность;
Компания внедряет новый процесс, но не основной для ее деятельности и не хочет или не может тратить на его контроль много ресурсов;
Компания отдает на аутсорсинг все, кроме бизнес-процессов, составляющих ее конкурентное преимущество

Соответственно, внешним специалистам можно передать различные функции, например, бухгалтерию, рекрутмент, колл-центры, ресепшен, административную поддержку, рекламу, маркетинг, IT-разработку. И это могут быть как бизнес-функции внутри подразделений, так и целые бизнес-процессы на производстве, в логистическом блоке, в продвижении и продаже продукции.

Олег Ткаченко, директор направления Hays Talent Solutions международной рекрутинговой компании Hays

"Компания, активно выходящая на российский рынок (да-да и в пандемию компании думают о будущем и перспективах!) естественно концентрируется на его развитии, на построении системы управления продажами. Резко увеличивается количество документооборота и, соответственно, компании нужно как-то решать вопрос, как обеспечить правильное и системное управление растущими потоками документов. Практика показывает, что одним из решений может быть подключение провайдера, который специализируется на этой функции и способен самостоятельно организовать для клиента сервисный центр по управлению документами, наладить службу сканирования и архивирования, прописать KPI`s для специалистов и, в целом, сделать этот процесс понятным и прозрачным для клиента".

Кому выгодно?

Исходя из нашего опыта, выгоднее всего аутсорсинг для малого и среднего бизнеса. В крупных компаниях, как правило, есть целые отделы, которые занимаются различными задачами, есть свои подрядчики, и аутсорсинг как таковой им не нужен. При этом, если компания очень крупная, то иногда функции отдела передают на аутсорсинг, а в штате компании оставляют одного специалиста, который будет координировать работу аутсорсеров и решать оперативные вопросы.

Все же при принятии решения об аутсорсинге стоит исходить из ваших целей, а не размера компании. Самые частые цели у компаний – это снизить издержки, сфокусироваться на приоритетных задачах и получить качественную работу и экспертизу внешних специалистов. Давайте рассмотрим подробнее эти цели и выгоду аутсорсинга для достижения каждой из них.

СИТУАЦИЯ 1. ВЫ ХОТИТЕ СНИЗИТЬ ИЗДЕРЖКИ

Как аутсорсинг снижает издержки?

Во-первых, аутсорсинг — это сокращение фонда оплаты труда. Сотрудники на аутсорсинге сами оплачивают налоги, и работодатель экономит до 40% суммы, которую составляют налоговые и страховые отчисления государству. Также нет необходимости оплачивать больничные и отпуска. Сотрудник на аутсорсе не заболеет и не уволится в один день. Также сюда включается экономия на оборудовании рабочего места и арендной плате за него.

Как понять, что аутсорсинг снизит издержки в вашем случае?

Чтобы понять, что вам будет выгодно использовать аутсорсинг, нужно, в первую очередь, проанализировать, сколько сейчас времени, финансовых и других ресурсов вы тратите на процессы, а затем сравнить предложения по аутсорсингу.

Например, если вы думаете об аутсорсинге заработной платы, то в первую очередь надо посмотреть на численность сотрудников. Если у вас в компании работают меньше 50 человек, то такой вид аутсорсинга будет выгоден вам экономически. Дело в том, что в малом бизнесе всеми участками бухгалтерского учета занят обычно один сотрудник. Чтобы разгрузить его и отдать ему ведение более сложных участков (например, задачи по оптимизации налогообложения), можно передать часть учетных функций на сторону.

Важным моментом при подсчете издержек является внимание к косвенным расходам. Например, компания хочет отдать на аутсорсинг функцию управления поставщиками. Провайдер такой компании, фактически, возьмет на себя роль подписанта договоров с многочисленными поставщиками, администрирования их и оплаты их же услуг, консолидируя все расходы в едином, регулярном счете для поставщика.

При таком подходе компания экономит:

— временные ресурсы отдела закупок. Учитывая, что у крупной компании, в любой из функций, могут быть сотни поставщиков ( и каждый со своим контрактом и спецификой), компания может сэкономить массу рабочих часов своих сотрудников

— экономит на контроле функций. Провайдер, как правило, консолидируя и автоматизируя процессы, предоставляет клиенту прозрачную картинку по этой функции. Клиенту дополнительно не нужно проверять и перепроверять деятельность провайдера, так как она вся отражена, например, в IT системе, которая была внедрена провайдером для управления этой функции

— экономия на рекрутменте и обучении специалистов. Провайдер, беря функцию на аутсорсинг, обязуется обеспечивать ее бесперебойность (в рамках рабочих процессов). Это значит, все вопросы по выводу на работу специалистов-исполнителей провайдер также берет на себя все вопросы по их подбору и оформлению.

СИТУАЦИЯ 2. ВЫ ХОТИТЕ СФОКУСИРОВАТЬСЯ НА ОСНОВНЫХ ФУНКЦИЯХ БИЗНЕСА

Опять же, не для всех компаний важно снижать финансовые издержки. Для кого-то самое главное – это отдать неприоритетные функции эксперту, поскольку они отнимают много ресурсов и внимания. В этом случае основная цель – сфокусироваться на основных задачах и получить экспертизу в управлении функцией, а также экономию затрат. Во-первых, вы можете купить уже готовые решения, инфраструктуру, специалистов и не тратиться на обучение. Во-вторых, аутсорсинг про прозрачность, поскольку по итогу оценивается результат, а не процесс. В-третьих, поменять аутсорсера проще, чем штатного сотрудника.

Например, вам необходимо пройти проверку кадровых документов компании, которая недавно вошла в состав холдинга. Аутсорсинг также поможет, если отделы компании, как бухгалтерия, юристы, маркетинг не справляется с нагрузкой, вызванной резким ростом числа контрагентов. Передача этих процессов подрядчику позволит сэкономить время, силы и деньги на поиск высококвалифицированного персонала. В том числе не придется заниматься оформлением в сотрудников штат, уплатой взносов, расчетом налогов и т. д.

СИТУАЦИЯ 3. ВАМ НУЖНА ВНЕШНЯЯ ЭКСПЕРТИЗА

Например, вы осуществляете юридическую поддержку персонала при постоянном изменении требований или формируете кадровый резерв в условиях текучки персонала.

В этих случаях проще привлечь профессионалов со стороны, которые смогут поделиться знаниями и подскажут, с какими проблемами вы столкнетесь в работе и как их можно не только решить, но и предотвратить.

Читайте также: