Переходящие командировки как выплачивать

Обновлено: 07.07.2024

На практике часто возникает ситуация, когда работник едет к месту командировки раньше или покидает его позже периода, обозначенного в задании работодателя. Эта ситуация возникает, если, например, работник пожелал остаться в месте командировки на выходные (посмотреть достопримечательности, встретиться с родственниками) и т.п.

Как отнестись к таким ситуациям работодателю с точки зрения оптимизации налогообложения, своего и работника?

Ответ в части НДФЛ попытался дать Минфин России в своем письме от 25 июня 2019 г. N 03-04-06/46418.

Ведомство сообщает, что пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – Кодекс) предусмотрено освобождение от обложения налогом на доходы физических лиц всех видов установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов).

В абзаце двенадцатом данного пункта указано, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.

В соответствии со статьями 106 и 107 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - Трудовой кодекс) выходные дни и нерабочие праздничные дни - это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей.

При этом согласно статье 166 Трудового кодекса служебная командировка представляет собой поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Таким образом, если работник убывает в командировку ранее даты, указанной в приказе о командировании (возвращается из командировки позднее установленной даты), оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой.

В частности, в случае, если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования (независимо от продолжительности отпуска), имеет место получение работником экономической выгоды, предусмотренной статьей 41 Кодекса, в виде оплаты организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы.

В этом случае оплата организацией за сотрудника обратного билета со сроком приезда позднее окончания срока командировки, обозначенного в приказе о командировании, в соответствии с подпунктом 1 пункта 2 статьи 211 Кодекса признается его доходом, полученным в натуральной форме. Стоимость указанного билета подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в полном объеме в соответствии с положениями статьи 211 Кодекса.

Если же, например, работник остается в месте командирования, используя выходные или нерабочие праздничные дни, оплата организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы не приведет к возникновению у него экономической выгоды.

Аналогичный подход используется в случае выезда работника к месту командировки до даты ее начала.

Одновременно в письме Мифина России сообщается, что в случае, если сотрудник организации направляется организацией в место командирования из места нахождения в отпуске, суммы возмещения организацией стоимости проезда сотрудника от места проведения отпуска до места командирования при выполнении установленных условий также не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц на основании вышеуказанной нормы абзаца двенадцатого пункта 3 статьи 217 Кодекса.

При этом, если место проведения отпуска и место командирования сотрудника совпадают, то и оплата соответствующих расходов не осуществляется.

За работником, которого направили в поездку по делам компании-работодателя, сохраняются рабочее место и оплата труда. Но вот как оплачиваются командировочные дни: в обычном режиме или есть какие-то особенности? Трудовое законодательство говорит, что есть.

Командировка — это служебная поездка, вне зависимости от продолжительности которой место сотрудника остается за ним. А это значит, что он, кроме положенного ему возмещения расходов, в частности, суточных, должен получить заработную плату, как это регламентирует статья 167 ТК РФ. И вот тут работодатели нередко встают в тупик: оплата командировки осуществляется в обычном режиме или необходимо вычислить средний заработок сотрудника и оплатить ему дни поездки, исходя из него. Оказывается, правильным является именно последнее.

Сколько дней оплатить

Заплатить зарплату командированному сотруднику работодатель обязан за все время поездки, включая дни в пути, именно так регламентирует Трудовой кодекс. Командировки, оплата которых начинается в дороге, конечно же, могут включать в себя как рабочие, так и выходные дни. Во время нахождения в принимающей организации сотрудник привязан к ее графику, поэтому ориентироваться при расчете оплаты труда бухгалтеру придется именно на него (п. 9 Положения о командировках, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Выходные следует оплачивать только в том случае, если командированный работник трудился. Если же он отдыхал вместе с принимающей стороной, то и платить за них не нужно.

Оплата по среднему заработку: командировка

Порядок определения среднего заработка конкретного человека за определенный период времени регламентирован нормами статьи 139 ТК РФ. Кроме того, бухгалтер должен ориентироваться на Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922, которым утверждено соответствующее Положение. Приводим алгоритм действий для исчисления среднего заработка работника, находящегося в служебной поездке:

Определяем расчетный период. Первым делом бухгалтеру необходимо определить, какой именно период взять для расчета. В статье 139 ТК РФ сказано, что это должны быть последние 12 месяцев перед командировкой. Месяцы, конечно же, следует брать календарные. Пример: работник отправился в командировку 25.01.2018. Значит в расчет нужно взять период с декабря 2016 года по декабрь 2017 года, ведь за январь зарплата еще не начислялась.
Вычисляем среднедневной заработок в выбранном расчетном периоде. Для этого необходимо все выплаты в пользу работника за это время поделить на фактически отработанное им число дней. Например, за год человек получил 546 000 рублей (сумма до удержания НДФЛ) и отработал 208 дней. Значит, в день в этом периоде он заработал 2625 руб. Обратите внимание, что дни нахождения в отпуске, на больничном или в отгуле в расчет не принимаются.
Выясняем, за сколько дней заплатить по среднему. Для этого необходим отчет работника и табель учета рабочего времени. В нашем примере командировка была недолгой, всего 5 дней, с понедельника по пятницу, и все они были рабочими.
Считаем сумму среднего заработка, причитающегося к выплате. Для этого нужно просто умножить отработанные в поездке дни на определенный среднедневной заработок. В примере это: 5 × 2625. Получилось 13 125 рублей. Именно столько надлежит начислить командированному сотруднику за время поездки. Обратите внимание, что оплата командировочных расходов на это никак не влияет, их нужно выплатить авансом. Начисленная заработная плата выплачивается в обычном порядке, в установленную для этого дату.

Слишком маленькая сумма среднего заработка

Иногда рассчитанная по приведенному выше алгоритму сумма среднего заработка оказывается меньше, чем ставка или оклад работника. Это может произойти, если он много болел в прошедшем году или брал отпуск за свой счет. Платить меньше положенного нельзя, поэтому в такой ситуации нужно сделать доплату. Такую позицию занимают чиновники (Письмо Минтруда от 03.08.2016 № 14-1/ООГ-7105).

НДФЛ и страховые взносы

Теперь, после того, как мы разобрались, как оплачивается командировка в 2020 году, нужно разобраться с налогами и страховыми взносами. С этим вопросом все просто: никаких особенностей оплата труда во время служебной поездки не имеет. Со всей начисленной суммы нужно удержать НДФЛ по ставке 13 %, а также начислить страховые взносы в установленном порядке.

Конечно, вы без всякой регистрации можете покупать билеты, узнавать расписания, бронировать отели и т.п.

Но после регистрации все это станет удобнее и быстрее.

В любой момент вы сможете

распечатать бланк заказа или маршрутной квитанции,
заказать звонок оператора и т.п.,
посмотреть историю заказов.

Личный кабинет мы сделали совсем недавно. Уже скоро его возможности ощутимо расширятся.

Многих сотрудников волнует оплата труда во время командировки. Отвечаем на самые частые вопросы командированных.

Как вычисляется средний заработок

За дни, которые работник проводит в командировке, работодатель должен выплатить ему средний заработок (статья 167 ТК РФ). Средний заработок необязательно равен окладу. Как рассчитывается средний заработок, детально говорится в Постановлении № 922.

Общая формула такая:

Средний заработок = средний дневной заработок * число рабочих дней в командировке

Для начала нужно вычислить средний дневной заработок.

Размер среднего дневного заработка зависит от двух факторов:

1) сколько времени успел поработать сотрудник до командировки (количество отработанных дней в расчётный период)

2) и какой заработок получил за это время (фактически начисленная зарплата).

Как определяют расчётный период:

Если командированный трудится в компании не меньше года, то расчётный период — последние 12 календарных месяцев до месяца командировки.
Если сотрудник работает меньше 12 месяцев, расчётный период начинается со дня выхода на работу по последнее число месяца, который идет до месяца командировки.
Если работник едет в командировку в первый месяц работы, расчётный период исчисляется со дня его выхода на работу по день перед поездкой.
Если же сотрудник не успел отработать и дня до командировки, то для определения среднего дневного заработка используют размер оклада.

Теперь про фактически начисленную зарплату.

Под ней понимают все выплаты, которые начислили в расчётный период: зарплату, премии (не более одной премии в месяц/квартал), надбавки. Исключаются периоды временной нетрудоспособности, отпуска и периоды со средним заработком (командировки), не считаются социальные выплаты и компенсации, например, за питание.

Средний дневной заработок = Фактические выплаты за расчётный период / количество отработанных дней в этот период

Далее средний дневной заработок умножают на N дней в командировке, включая дни отправления и прибытия. Получившаяся сумма и составит оплату труда за командировку. Остальные рабочие дни в этом месяце оплачиваются как обычно, согласно окладу.

Статья 139 ТК РФ позволяет работодателю устанавливать свой расчётный период, но это должно быть прописано во внутренних актах организации. Важно учитывать, что использование своего расчётного периода не должно ухудшать положение работника (т.е. он не должен получить меньше, чем полагается). Поэтому придётся произвести расчёты два раза — по Положению и по установленным в компании нормам — и убедиться, что работник не окажется в минусе.

Если в организации почасовая оплата труда

В этом случае за единицу расчётов берётся средний часовой заработок. Фактически начисленную заработную плату за расчётный период делят на число отработанных часов.

Если средний заработок меньше обычной зарплаты

Иногда при расчёте зарплаты в месяц командировки оказывается, что сотруднику полагается сумма меньше, чем его обычный оклад. В этом случае работодатель может доплатить работнику до его оклада. Эта опция должна быть прописана в трудовом договоре или внутреннем нормативном акте (например, положении о командировках в компании).

Начислять сразу обычный оклад в месяц командировки нельзя, поскольку порой оклад может оказаться меньше, чем средний заработок, а это ухудшает положение работника. Таким образом, необходимо в любом случае рассчитывать средний заработок и сравнивать его с окладом.

Если командировка выпадает на выходные и праздники

Средний заработок за дни командировки, выпавшие на выходные или официальные праздники, вычислять не надо. Эти дни оплачиваются в двойном размере, а если работник предпочёл взять выходной, то в одинарном.

Полагается ли доплата за работу в ночное время

Работа ночью оплачивается, если она проводилась по согласованию с работодателем и это прописано в приказе о командировке. Доплата за каждый час работы в ночное время должна составлять не менее 20% от среднего часового тарифа. Более подробный порядок должен быть предусмотрен нормативным актом компании.

Если пришлось продлить служебную поездку

Дополнительные дни оплачиваются так же, исходя из среднего заработка, пропорционально количеству дней, проведённых в командировке. Для продления или досрочного завершения поездки работодатель должен выпустить соответствующий приказ.

Когда приходит зарплата за дни в командировке

Обычно деньги перечисляют вместе с очередной выплатой, например, с авансом или основной частью зарплаты.

Ещё можно почитать

Туту Командировки — удобный бесплатный сервис для организации деловых поездок. С помощью корпоративного аккаунта можно выдавать доступ сотрудникам на покупку билетов, оплачивать билеты с баланса компании, получать отчётные документы в эл. виде. И это ещё не всё

Сотруднику организации, убывшему для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (в командировку), компенсируются понесенные им дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, именуемые суточными (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

суточные платятся сотруднику для того, чтобы в командировке ему было на что покушать;
размер суточных должен быть одинаковым для всех сотрудников организации.

Однако это не совсем так.

Начнем с того, что затраты на питание, одежду и другие личные потребности работника — его личные проблемы. Он получает зарплату, и сам решает, куда и как ее тратить. То, что он в командировке, еще не значит, что родная контора в это время обязана его кормить. Оплатить проезд в командировку и назад, проживание и другие, документально подтвержденные расходы, которые он вынужден нести только потому, что выполняет работу вне места проживания — обязана, а вот кормить — отнюдь.

Тем более, что и рацион питания у каждого свой. Кому-то на весь день достаточно бутылки кефира и полбатона, ну а кто-то не мыслит обеденного меню без дефлопе с семечками кациуса и крутоном (не путать с гренкой: ведь гренка не может стоить восемь долларов, а крутон — может).

Суточные же выдаются на компенсацию тех расходов, которые нельзя заранее учесть и документально подтвердить которые не представляется возможным.

Например, затраты на проезд в общественном транспорте в месте командирования, шоколадка, по старой доброй традиции, вручаемая секретарше начальника, с которым надо будет общаться, телефонные переговоры со своим руководством по личному мобильному телефону, и т. д., и т. п., и пр. Все эти расходы документально подтвердить весьма сложно, а зачастую даже теретически невозможно. В месте постоянной работы они бы не возникли, а компенсировать их сотруднику необходимо. Ведь они однозначно направлены на решение тех задач, для которых сотрудник и был направлен в командировку.

Автор еще застал те времена, когда суточные жестко регламентировались (и сам ездил в командировки, получая суточные в размере 2 руб. 60 коп., а в Заполярье или на Дальнем Востоке — 3 руб. 50 коп.).

В настоящее время для целей налогообложения прибыли размер суточных определяется только волеизъявлением организации (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Верхнего и нижнего предела не установлено.

Но при этом следует учесть, что если при командировках внутри страны размер суточных в организации превышает 700 руб., а при командировках за границу — 2500 руб., то сумма превышения увеличивает доход сотрудника, облагаемый НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ).

Кроме того, с превышающей этот размер суммы необходимо будет начислить и страховые взносы, за исключением взносов на травматизм (п. 2 ст. 422 НК РФ).

Суточные платятся за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.

Если по условиям командировки сотрудник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются (там же).

Днем выезда в командировку считается дата отправления транспортного средства — поезда, самолета, автобуса, парохода и т. п. — от места (населенного пункта) постоянной работы (а не места проживания сотрудника) (п. 4 Положения).

При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки.

Если поезд отправляется 05.09. в 23.59, то сотрудник убыл в командировку 05.09. Если же состав отправляется на 4 минуты позже, то есть в 00.03, то это уже 6 сентября — следующие сутки.

При нахождении станции, пристани или аэропорта за чертой населенного пункта следует учесть время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

При этом еще раз обратим внимание, что под населенным пунктом признается место нахождения организации, а не место жительства сотрудника.

Перед посадкой в самолет в аэропорту необходимо пройти регистрацию и личный досмотр.

Следовательно, к времени, необходимому для того, чтобы добраться до аэропорта (в среднем это где-то час), необходимо прибавить еще час на прохождение регистрации, досмотра и ожидании объявления о посадке в самолет.

В поезд же можно сесть за три минуты до отправления, равно как и в автобус.

Если проездные документы отсутствуют, то срок пребывания в командировке может быть подтвержден документами по найму жилого помещения в месте командирования (п. 7 Положения).

А вот если сотрудник не может предъявить и документов о проживании, то срок пребывания в командировке он должен подтвердить служебной запиской либо иным документом принимающей стороны о фактическом там нахождении (п. 7 Положения).

Такой документ может быть составлен в произвольной форме. Но по сути своей он является дубликатом командировочного удостоверения, обязательное наличие которого была отменено с 08.01.2015 постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595.

Поэтому, по мнению автора, оптимально при направлении сотрудника в командировку по-прежнему выписывать ему командировочное удостоверение. Образцом, как и ранее, может служить форма Т-10, утвержденная постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

День прибытия из командировки считается в аналогичном порядке, то есть по проездному документу, где также указано время пребывания.

Но здесь уже времени, чтобы добраться от аэропорта до места постоянной работы, не дается.

И если самолет приземляется в 23.59 (по билету), то уже этот день должен считаться последним. Хотя добираться ночью, вероятно, будет несколько сложнее, чем среди бела дня. Хотя, при очень большом желании, теоретически можно взять в аэропорту справку, что фактическое приземление было в 00.07.

И за все дни между этими двумя датами сотрудник должен получить суточные, исходя из той суммы, которая установлена локальным нормативным актом организации.

При однодневных командировках внутри России, как было сказано выше, суточные не выплачиваются (п. 11 Положения № 749).

В этой связи вспоминается случай из личной практики автора (в бытность его службы в должности старшего инспектора-ревизора одного из строительных управлений Министерства Обороны СССР). Он может быть актуален и в нынешнее время.

При проведении ревизии финансово-хозяйственной деятельности одного из подчиненных управлений, дислоцировавшегося в г. Ленинграде (так тогда назывался г. Санкт-Петербург) был проверен авансовый отчет сотрудника, направленного в служебную командировку в вышестоящее управление в г. Москву.

Согласно командировочному удостоверению дата убытия из командировки 06 сентября, дата прибытия — 08 сентября.

Сотруднику компенсирована стоимость билетов и начислены суточные за трое суток.

Время убытия из Москвы — 07 сентября в 16.40, и время прибытия в Ленинград — 07 сентября в 23.40.

Таким образом, срок пребывания в командировке — одни сутки (07 сентября), и суточные начислению и выплате не подлежат.

В акте ревизии данное нарушение было отмечено, и руководству управления было предписано взыскать с данного сотрудника излишне выплаченную ему сумму.

Аналогичная ситуация вполне возможна и в современных условиях.

Теперь по второму сложившемуся устойчивому заблуждению, что размер суточных должен быть равным для всех сотрудников, независимо от региона командирования, должности, стажа, гендерных предпочтений и пр.

Он может быть таковым, но не должен.

Руководство может варьировать суточные в зависимости от региона командирования. Например, при командировках в Вологду суточные будут больше, чем для тех, кто поехал в Керчь (или наоборот).

Доказывать налоговикам, либо кому-то еще правильность таких действий организация в этой ситуации не обязана.

Кроме того, никто не запрещает устанавливать размер суточных в зависимости от должности. То есть суточные директора или его заместителей могут превышать суточные начальников отделов. А у тех, в свою очередь, быть больше, чем у рядовых сотрудников.

Или, опять таки, наоборот. Самые большие суточные могут быть у рабочих лошадок, которые и дают прибыль предприятию, а у не тех, чья задача направлять и воодушевлять.

Но в этом случае, по мнению автора, как и при установлении должностного оклада (тарифной ставки) размер суточных должен быть указан в трудовом договоре. И о нем будут знать только трое: руководитель, сотрудник и бухгалтер.

Тогда на него обрушились обвинения в призыве к дискриминации, нарушению принципа социальной справедливости, и еще во многих смертных грехах.

Хотя о какой дискриминации идет речь?

Никто не возмущается (по крайней мере, вслух), когда двум сотрудникам на одинаковых должностях и выполняющим одинаковую работу с одинаковым (ну, по мнению одного из них) результатом должностные оклады установлены разные. И, возможно, разница эта может быть весьма существенной. То же самое и с суточными. Начальству виднее, кто какие расходы несет в командировке и кому и как их возмещать.

АКЦИЯ ПРОДЛЕНА

Оплата командировки — это лимитированные выплаты, гарантированные Трудовым кодексом. Расскажем, как оплачиваются командировочные дни в 2020 году. Определим ключевые условия для бюджетной организации, а также рассмотрим, что изменилось, в сравнении с прошлыми периодами.

Какую оплату гарантирует закон

Если работник отправляется в служебную командировку, то работодатель, то есть руководитель бюджетного учреждения, должен обеспечить такому специалисту возмещение его затрат. Такие расходы связаны не только с покупкой билетов или арендой гостиничного номера. Дополнительно в оплату за командировку включаются расходы, которые направлены на компенсацию неудобств, связанных с проживанием вне места основного жилья, то есть суточные.

Это не окончательный перечень гарантий. По статье 168 ТК РФ наниматель должен гарантировать сохранение рабочего места и оплату по среднему заработку командировки.

Состав командировочных расходов:

Средняя зарплата за дни пребывания в служебной поездке. Рассчитывается по среднему за 12 месяцев, предшествующих месяцу командирования.
Суточные. В организации должен быть установлен лимит для оплаты. Законодательных ограничений нет, размер зависит от финансовых возможностей предприятия. Сумма зависит от количества суток командировки.
Транспортные расходы. Включают в себя оплату билетов, комиссии, страховки, а также иные виды затрат. Например, компенсация ГСМ работнику, использующему личный автомобиль в командировке.
Траты на проживание. Допустимо включить оплату гостиничного номера, оплату койко-места или комнаты в общежитии либо плату за съем квартиры посуточно.
Иные расходы, согласованные с работодателем. Например, работник использует личный транспорт для служебной поездки. Траты на содержание автомобиля в пути может оплатить работодатель.

Как оплачивается командировка в 2020 году

Все затраты работника в служебной поездке должны быть компенсированы. Но законодатели предусмотрели ряд рекомендаций по ограничению таких расходов. Что это значит? Специалист может претендовать на компенсацию, но не больше, чем установлен максимальный размер расходов. Такое правило действует в основном для суточных. Но некоторые госучреждения ограничили и траты на проживание в гостиницах.

Учреждение определяет и регламентирует лимиты самостоятельно, исходя из собственных финансовых возможностей. Например, для некоторых федеральных госслужащих максимальный размер суточных равен 100 рублей в день, а норма платы за гостиничный номер — 1000 рублей в сутки, тогда как в коммерческих фирмах ограничений нет вовсе.

В соответствии со ст. 168 (Трудовой кодекс — командировки) оплата (ее размеры) не ограничивается. Это исключительно решение учреждения. Такие лимиты должны быть утверждены отдельным приказом или локальным распоряжением руководства.

Командировочные расходы выплачивают авансом. По возвращении специалист составляет авансовый отчет и подтверждает издержки документально. Прикладывает к отчету счета, чеки, билеты, договоры и квитанции. Бухгалтер или ответственное лицо проверяет отчетность, затем подает на утверждение руководству.

Расчет среднего заработка для оплаты командировочных

Чтобы правильно рассчитать сумму оплаты на период командирования работника, руководствуйтесь действующим Постановлением Правительства № 922 от 24.12.2007. Основные правила представим в виде инструкции:

Определяем расчетный период. Для таких выплат расчетным периодом признаются 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором сотрудник направлен в поездку. Например, командировка в апреле 2020 г., следовательно, расчетный период: февраль 2018 г. – март 2020 г.
Высчитываем базу для расчета. Собираем информацию обо всех начислениях и доходах специалиста. Затем исключаем выплаты, которые поименованы в пункте 5 Постановления № 92. Например, больничные пособия, декретный отпуск и аналогичные случаи.
Рассчитываем число фактически отработанных дней. В показатель не включаем дни, которые приходились на время болезни и отпуска, а также иные периоды, которые приходились на исключаемые выплаты (ст. 5 Постановления № 922).
Теперь делим базу для расчета на фактически отработанные дни. Полученная сумма среднедневного заработка положена специалисту за каждый день нахождения в служебной поездке.

Пример расчета

Путешественников Эдуард Антипович командирован на 20 календарных дней в апреле 2020 г.

Читайте также: