Отдел организационного обеспечения чем занимается
Обновлено: 28.05.2024
1. Разрабатывает на основании предложений депутатов проекты планов мероприятий Думы на полугодие.
2. Оказывает помощь в организации деятельности Думы, осуществляет организационное, материально-техническое, информационное и методическое обеспечение работы Думы.
3. Осуществляет помощь в техническом, правовом и ином обеспечении деятельности постоянных комиссий совместно с председателями и секретарями комиссий.
4. Обобщает поступающие предложения и замечания по проектам решений Думы, дорабатывает эти проекты.
5. Участвует в организации отчетов председателя Думы, подготавливая для этого необходимую информацию.
6. Ведет учет и способствует рассмотрению поступающих в Думу предложений, заявлений и жалоб граждан городского округа, осуществляет контроль за сроками их рассмотрения.
7. По поручению председателя Думы обеспечивает связь депутатов с городской и областной администрациями, правоохранительными органами, организациями и учреждениями, общественно-политическими партиями, движениями и другими общественными организациями на территории городского округа город Михайловка.
8. Обеспечивает подготовку заседаний Думы, публичных слушаний, проводимых по инициативе Думы.
9. Ведет стенограммы и протоколы заседаний Думы. Оформляет стенограммы и протоколы, решения Думы в установленные Регламентом Думы сроки.
10. Осуществляет организационно-техническое обеспечение заседаний Думы, согласно Регламенту Думы.
11. Обеспечивает депутатов Думы информационным материалом по подготавливаемым для рассмотрения на заседаниях Думы вопросам в сроки, предусмотренные Регламентом Думы.
12. Обобщает и систематизирует опыт работы органов местного самоуправления области и страны, организует изучение этого опыта, распространяет его среди депутатов.
13. По поручению председателя Думы организует взаимодействие, рабочие встречи с представительными и исполнительными органами власти и органами местного самоуправления области.
14. По поручению председателя организует встречи председателя Думы с избирателями городского округа и участвует в них.
15. По поручению председателя Думы организует взаимодействие, встречи, "круглые столы" и т.д. со средствами массовой информации (редакциями газет и телевидения), изучает публикации газет и вносит по ним предложения руководству Думы.
16. Организует интервьюирование руководства и депутатов Думы перед публикацией в прессе, готовит статьи и заметки для публикации в СМИ.
17. Обеспечивает регулярным информационным наполнением Интернет-сайт и информационный стенд Думы.
18. Проводит систематический сбор сведений об основных (наиболее значимых) мероприятиях, проводимых представительными и исполнительными органами городского округа город Михайловка и области, и информирует о них председателя Думы, заместителя председателя Думы и депутатов.
19. Проверяет и подготавливает заключение о соответствии подготавливаемых в Думе проектов решений Конституции Российской Федерации, федеральному и областному законодательству, а также общепринятым правилам юридической техники.
20. Совместно с постоянными комиссиями подготавливает проекты решений Думы, вносит предложения об изменении или отмене действующих решений Думы либо полностью, либо в части, противоречащих законодательству.
21. Участвует в подготовке разъяснений отдельных положений областных законов и других нормативных правовых актов.
22. Подготавливает материалы в судебные органы и участвует в судебных процессах на основании доверенности председателя Думы.
23. Оказывает юридическую помощь депутатам, сотрудникам контрольно-счетного отдела Думы по вопросам, касающимся их деятельности.
24. Осуществляет подписку на периодические издания.
25. Осуществляет систематизацию и хранение поступающих законов и постановлений областной Думы, периодических изданий, организует ознакомление с ними депутатов и сотрудников аппарата Думы.
26. Участвует в разработке управленческих программ, планов, методик, инструкций и других нормативных материалов Думы.
27. Обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в деятельности Думы.
28. Осуществляет иные задачи, согласно должностным инструкциям сотрудников, а также по указанию руководства Думы.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, иным федеральным законодательством, правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, организационно-распорядительными документами Министерства культуры Российской Федерации (далее – Минкультуры России) и Росархива, а также настоящим Положением.
1.3. Отдел осуществляет свою деятельность непосредственно, а также во взаимодействии в пределах своих полномочий с подразделениями Росархива, Минкультуры России, иных федеральных органов исполнительной власти, с уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, органами местного самоуправления, общественными объединениями и иными организациями.
1.4. Положение об Отделе утверждается приказом Росархива.
2. Задачи Отдела
Основными задачами Отдела являются:
2.1. Организационное обеспечение деятельности:
2.1.1. руководителя Росархива по эффективному руководству федеральными архивными учреждениями, в том числе осуществлению планирования работы, анализу ситуации, тенденций и перспектив развития архивного дела, подготовки проектов нормативных актов и управленческих решений, ведению контроля за реализацией его поручений, плановых и специальных мероприятий, относящихся к компетенции Отдела;
2.1.2. коллегии Росархива, Совета по архивному делу при Росархиве, Общественного совета при Росархиве.
2.2. Изучение в пределах компетенции Отдела тенденций и закономерностей архивного дела на основе анализа его развития, осуществление мониторинга социально-экономических процессов в области архивного дела, подготовка прогнозов с учетом результатов деятельности архивных учреждений Российской Федерации.
2.3. Подготовка предложений к документам стратегического планирования федерального и ведомственного уровней.
2.5. Координация в пределах компетенции Отдела деятельности федеральных архивных учреждений, включая организацию формирования государственных заданий и мониторинг эффективности их деятельности, научно-исследовательской и методической работы в области архивоведения и документоведения, работы научно-методических советов архивных учреждений федеральных округов (далее – НМС).
2.6. Оказание организационно-методической помощи федеральным архивным учреждениям и уполномоченным органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела по профильным Отделу направлениям деятельности.
2.7. Обобщение и распространение передового опыта работы федеральных архивных учреждений, уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, государственных и муниципальных архивов по профильным Отделу направлениям деятельности.
3. Основные функции Отдела
В целях выполнения поставленных задач на Отдел возлагаются следующие функции:
3.1. Во взаимодействии со структурными подразделениями Росархива:
3.1.1. осуществляет подготовку предложений к основным направлениям государственной политики в сфере культуры, программам социально-экономического развития Российской Федерации, планам реализации Основных направлений деятельности Правительства Российской Федерации, проектам государственных программ Российской Федерации и федеральных целевых программ, а также ведомственного уровня - планам работы Минкультуры России и Росархива, концепциям развития архивного дела на долгосрочную перспективу, ведомственным целевым программам и т.п.;
3.1.2. организует реализацию государственных и федеральных целевых программ в части, относящейся к компетенции Росархива;
3.1.3. участвует в подготовке проектов законодательных и иных нормативных правовых актов по вопросам архивного дела, а также актов, регламентирующих деятельность федеральных архивных учреждений;
3.1.4. разрабатывает и контролирует показатели эффективности деятельности федеральных архивных учреждений, планы мероприятий Росархива на предстоящий год, отраслевую систему планирования и отчетности;
3.1.5. организует формирование государственных заданий федеральным архивным учреждениям, анализ и согласование проектов планов работы, осуществляет контроль за их выполнением;
3.1.6. осуществляет подготовку рекомендаций по планированию работы федеральных архивных учреждений, уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела на предстоящий год и отчетности за предшествующий год;
3.1.7. организует подготовку ежегодного доклада о результатах и основных направлениях деятельности Росархива;
3.2. Осуществляет мониторинг социально-экономических процессов в области архивного дела, подготовка прогнозов его развития с учетом существующих особенностей состояния федеральных архивных учреждений и организации архивного дела в субъектах Российской Федерации.
3.4. Осуществляет кураторство над федеральными архивными учреждениями и организует проведение их комплексных проверок; обеспечивает взаимодействие с уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, государственными и муниципальными архивами.
3.5. Организует проведение общеотраслевых конкурсов.
3.6. Осуществляет координацию деятельности НМС архивных учреждений федеральных округов в части научно-исследовательской и методической работы.
3.7. Участвует в разработке основных направлений и тематики научно-исследовательской и методической работы по профильным Отделу вопросам; рассматривает и дает заключения на проекты национальных стандартов в области архивного дела, организационно-методических документов, промежуточные и итоговые результаты научных исследований.
3.8. Организует деятельность Комиссии по научно-исследовательской и методической работе Росархива.
3.9. Участвует в подготовке технических заданий и проектов государственных контрактов, относящихся к научно-исследовательской работе, осуществлении контроля и качества их исполнения.
3.10. Готовит предложения по реструктуризации сети и совершенствованию структуры федеральных архивных учреждений, их штатной численности.
3.11. Принимает участие в подготовке предложений по совершенствованию нормирования труда работников федеральных архивных учреждений.
3.12. Участвует в работе по оптимизации перечня платных работ и услуг, выполняемых (оказываемых) федеральными архивными учреждениями, уточнении их стоимости и унификации на этой основе соответствующих прейскурантов.
3.13. Организует подготовку и проведение заседаний коллегии Росархива, Совета по архивному делу при Росархиве, Общественного совета при Росархиве.
3.14. Вносит предложения по премированию и наложению дисциплинарных взысканий на директоров федеральных архивных учреждений, о поощрении и награждении работников уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, работников и коллективов государственных и муниципальных архивов.
3.15. Формирует на основе предложений структурных подразделений Росархива проекты планов командировок Росархива, контролирует их выполнение.
3.17. Организационно обеспечивает деятельность Общественного совета при Росархиве.
3.18. Готовит информацию для официального сайта Росархива по профильным Отделу направлениям работы, осуществляет контроль ее актуализации.
3.19. Осуществляет подготовку материалов для размещения в Информационно-справочной системе архивной отрасли (ИССАО).
4. Права Отдела
Отдел при выполнении функций имеет право:
4.1. Запрашивать и получать от структурных подразделений Росархива, федеральных архивных учреждений, уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела материалы, необходимые для выполнения функций, возложенных на Отдел.
4.2. Созывать в установленном порядке совещания руководящих работников и специалистов структурных подразделений Росархива, федеральных архивных учреждений для обсуждения вопросов, входящих в компетенцию Отдела.
4.3. Осуществлять в установленном порядке деловые связи с федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, Советом директоров федеральных архивов, Российским обществом историков-архивистов, научными, общественными и иными организациями по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.
4.4. Давать в пределах своей компетенции разъяснения юридическим и физическим лицам по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.
4.5. Оказывать методическую помощь уполномоченным органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, государственным и муниципальным архивам в организации их работы по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.
5. Организация работы Отдела
5.1. Структура и штатная численность Отдела утверждается приказом Росархива в соответствии с задачами и объемом выполняемых работ.
5.2. Отдел возглавляет начальник, назначаемый и освобождаемый от должности приказом Росархива по представлению начальника Управления организации и обеспечения деятельности федеральных архивов с обсуждением на коллегии Росархива.
5.3. Начальник Отдела непосредственно подчиняется начальнику Управления организации и обеспечения деятельности федеральных архивов (далее – Управление).
5.4. Начальник Отдела в пределах своей компетенции:
5.4.1. организует деятельность Отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач и функций, состояние служебной и исполнительской дисциплины;
5.4.2. принимает участие в работе совещательных органов Росархива;
5.4.3. взаимодействует с другими структурными подразделениями Росархива;
5.4.3. вносит предложения о назначении на должность и об освобождении от должности работников Отдела, возложении обязанностей на период временного отсутствия другого работника, направлении на повышение квалификации;
5.4.4. распределяет обязанности между работниками Отдела, вносит предложения об их поощрении, наложении взысканий, присвоении классных чинов государственной гражданской службы Российской Федерации;
5.4.5. представляет Росархив по всем вопросам, входящим в компетенцию Отдела;
5.4.6. осуществляет иные функции и полномочия, устанавливаемые Регламентом Федерального архивного.
5.5. Отдел осуществляет свою деятельность на основе годовых планов Росархива.
5.6. Отдел организует выполнение возложенных на него задач как непосредственно, так и во взаимодействии с другими структурными подразделениями Росархива, федеральными государственными учреждениями, уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела в сотрудничестве с Российским обществом историков-архивистов, научными, общественными и иными организациями.
5.7. Работники Отдела назначаются на должность и освобождаются от должности приказом Росархива по представлению начальника Отдела, согласованному с начальником Управления и заместителем Руководителя Росархива согласно распределению обязанностей.
5.8. Обязанности работников Отдела определяются должностными регламентами с персональной ответственностью за состояние дел на порученном участке и выполнение отдельных поручений начальника Отдела, начальника Управления и руководства Росархива.
Об утверждении Положения об организационном отделе мэрии и должностных инструкций специалистов отдела
В соответствии со ст. 27 Устава муниципального образования "Город Калининград", утвержденного Решением городского Совета депутатов от 18.01.2006 N 14:
1. Утвердить Положение об организационном отделе мэрии (приложение 1).
2. Утвердить должностную инструкцию начальника организационного отдела (приложение 2).
3. Утвердить должностную инструкцию главного специалиста организационного отдела (приложение 3).
4. Утвердить должностную инструкцию ведущего специалиста организационного отдела (приложение 4).
5. Считать утратившим силу Распоряжение мэра города Калининграда от 15 апреля 2002 года N 265-р "Об утверждении Положения об организационном отделе мэрии города Калининграда".
Глава города - мэр
Ю.А. Савенко
ПОЛОЖЕНИЕ об организационном отделе мэрии города Калининграда
I. Общие положения
1.1. Организационный отдел (далее именуется - Отдел) является структурным подразделением мэрии города Калининграда и находится в оперативном подчинении руководителя аппарата - управляющего делами мэрии.
1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральными законами "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", "Об общественных объединениях", "О собраниях, митингах, демонстрациях, шествиях и пикетированиях", другими федеральными законами, Законом Калининградской области "Об основах муниципальной службы в Калининградской области", Уставом города, постановлениями и распоряжениями главы города - мэра, а также настоящим Положением.
1.3. Непосредственное руководство Отделом осуществляет начальник Отдела, который распределяет обязанности между специалистами Отдела с целью обеспечения выполнения задач, стоящих перед Отделом.
II. Основные задачи Отдела
2.1. Организационное обеспечение деятельности мэрии по осуществлению местного самоуправления.
2.2. Организационное обеспечение взаимодействия мэрии с общественными и религиозными объединениями, политическими партиями, воинскими формированиями и правоохранительными органами.
2.3. Организационное содействие развитию органов территориального общественного самоуправления в городе Калининграде.
2.4. Организационное и материально-техническое обеспечение проводимых мероприятий, посвященных знаменательным датам и событиям.
III. Основные функции Отдела
3.1. Организация мероприятий, проводимых с участием или по поручению главы города - мэра, руководителя аппарата - управляющего делами мэрии.
3.2. Координация деятельности структурных подразделений мэрии, отвечающих за обеспечение содержательной части, а также информационное, протокольное и техническое обеспечение совещаний и других мероприятий, проводимых с участием или по поручению главы города - мэра, руководителя аппарата - управляющего делами мэрии.
3.3. Составление на основе предложений структурных подразделений мэрии ежемесячных планов основных мероприятий мэрии и контроль за выполнением планов мероприятий на выходные, предпраздничные и праздничные дни.
3.4. Подготовка проектов распоряжений, примерных перечней мероприятий по подготовке совещаний, заседаний, семинаров, проводимых с участием или по поручению главы города - мэра, руководителя аппарата - управляющего делами мэрии.
3.5. Организационное обеспечение проводимых планерок, совещаний, заседаний, комиссий, рабочих групп, не имеющих рабочих аппаратов.
3.6. Подготовка проектов распоряжений по несению дежурства в мэрии в предпраздничные и праздничные дни сотрудниками структурных подразделений по обеспечению жизнедеятельности города.
3.7. Организационное обеспечение встреч главы города - мэра с руководителями федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, депутатского корпуса, с представителями политических партий и иных общественных объединений.
3.8. Содействие развитию органов территориального общественного самоуправления, оказание методической и организационно-технической помощи в их работе.
3.9. Проведение организационной и методической работы с организаторами публичных мероприятий, проводимых на территории города.
3.10. Подготовка предложений, связанных с проведением праздников, собраний, митингов, демонстраций, шествий и пикетирований на территории города, осуществление в соответствии с распоряжением мэра необходимых мер по их проведению.
3.11. Обеспечение подготовки и проведения на территории города федеральных, областных и городских выборов и референдумов, содействие работе избирательных комиссий в осуществлении ими своих полномочий.
IV. Полномочия Отдела
Отдел для осуществления своих основных задач имеет право:
4.1. Запрашивать и получать от структурных подразделений мэрии и администраций районов необходимые материалы, предложения по сводным планам мероприятий и информацию об их выполнении, а также другие материалы, необходимые для организационного обеспечения деятельности главы города - мэра, руководителя аппарата - управляющего делами мэрии, осуществляющего оперативное руководство Отделом.
4.2. Пользоваться в установленном порядке банками данных мэрии города.
4.3. Запрашивать в пределах своей компетенции и получать в установленном порядке необходимые материалы от органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, а также руководителей предприятий, учреждений, организаций всех форм собственности.
4.4. Проводить оперативные совещания, инструктажи по организационным вопросам при подготовке и осуществлении мероприятий, проводимых с участием или по поручению главы города - мэра, руководителя аппарата - управляющего делами мэрии.
4.5. Согласовывать со структурными подразделениями мэрии проекты документов о внесении изменений в порядок обеспечения подготовки и осуществления мероприятий, проводимых с участием или по поручению главы города - мэра, руководителя аппарата - управляющего делами мэрии.
4.6. Взаимодействовать с государственными и негосударственными органами и организациями по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела.
V. Структура Отдела
5.1. Штатное расписание Отдела утверждается главой города - мэром.
5.2. Отделом руководит и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на него задач начальник Отдела.
Должностная инструкция начальника организационного отдела мэрии
I. Общие положения
1.1. Начальник организационного отдела относится к главной муниципальной должности.
1.2. В своей деятельности начальник организационного отдела руководствуется:
- указами Президента Российской Федерации;
- постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации и Правительства Калининградской области;
- Уставом муниципального образования "Город Калининград";
- нормативно-правовыми актами органов местного самоуправления;
- Положением об организационном отделе;
- настоящей должностной инструкцией.
1.3. Начальник организационного отдела подчиняется руководителю аппарата - управляющему делами мэрии и осуществляет свою деятельность под его руководством.
1.4. Начальник организационного отдела назначается на должность и освобождается от должности распоряжением главы города - мэра по согласованию с руководителем аппарата - управляющим делами мэрии.
II. Функции
2.1. Главной задачей начальника организационного отдела является организационное обеспечение деятельности мэрии, совершенствование планирования и организационных форм работы.
2.2. Основными направлениями в деятельности начальника организационного отдела являются:
- организационное обеспечение мероприятий, проводимых с участием главы города - мэра, руководителя аппарата - управляющего делами мэрии;
- планирование на основе предложений структурных подразделений мэрии и администраций районов работы мэрии города;
- обеспечение взаимодействия мэрии с политическими партиями, общественными и религиозными объединениями, воинскими формированиями и правоохранительными органами;
- содействие организаторам публичных мероприятий в их проведении;
- содействие в работе органов территориального общественного самоуправления;
- обеспечение организационно-технических мероприятий, связанных с подготовкой и проведением выборов, референдумов всех уровней.
III. Должностные обязанности
Начальник организационного отдела исполняет следующие обязанности:
3.1. Планирует работу отдела, организует выполнение задач, стоящих перед ним.
3.2. Организует сбор материалов основных направлений деятельности структурных подразделений мэрии и администраций районов и на их основе составляет проекты координационных планов работы мэрии на месяц и неделю. После утверждения планов главой города - мэром организует рассылку их в структурные подразделения мэрии, администрации районов и контроль за их исполнением.
3.3. Обеспечивает разработку организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению выборов, референдумов в центральные органы и органы местного самоуправления.
3.4. Осуществляет руководство по содействию развития территориального общественного самоуправления.
3.5. Осуществляет руководство по организации взаимодействия мэрии с политическими партиями, общественными и религиозными объединениями, воинскими формированиями и правоохранительными органами.
3.6. Организует рассмотрение уведомлений о проведении публичных мероприятий на территории города Калининграда в соответствии с Федеральным законом "О собраниях, митингах, демонстрациях, шествиях и пикетированиях".
3.7. Определяет должностные инструкции работников отдела в соответствии с функциями, возложенными на отдел, и представляет их на утверждение в установленном порядке.
3.8. Представляет в установленном порядке предложения по структуре и штатной численности отдела, назначению на должность и освобождению от должности работников отдела.
IV. Права
Начальник организационного отдела вправе:
4.1. Планировать и участвовать в проведении проверок структурных подразделений мэрии, районных администраций по вопросам, входящим в его компетенцию.
С какой эффективностью работает Ваш отдел Организационного развития (ООР)? Насколько он близок к реальному бизнесу? Помогают ли (БА) руководителям подразделений оптимизировать процессы или только записывают с их слов и оформляют схемы процессов? В статье обсуждаются два аспекта развития ООР: используемые технологии работы и требуемые компетенции .
Технологии и компетенции ООР
В данной статье под Отделом организационного развития (далее — ООР) понимается подразделение компании, основной функцией которого является обеспечение внутреннего развития как , добавляющих ценность, так и процессов управления ( системы управления). Мы не включаем в деятельность ООР вопросы экстенсивного развития бизнеса, например открытие новых торговых точек. Речь в данном случае идет именно о внутреннем развитии (внешнее развитие исключительно важно, но об этом нужно писать в отдельной статье).
Обсудим два важных аспекта деятельности ООР: используемые технологии работы и требуемые компетенции (далее — БА).
Можно выделить следующие ключевые технологии (методики), которыми должен обладать ООР:
- Технология планирования и учета деятельности ООР, в том числе нормирование работы БА;
- Технология описания (моделирования) и регламентации ;
- Технология работы со средой моделирования процессов;
- Технология оптимизации (реинжиниринга);
- Технология обучения сотрудников компании.
Разумеется, можно выделять и другие аспекты, но в данной статье рассматриваются только указанные выше. В частности, в данном случае предполагается, что в компании существует отдел внутреннего аудита, процессы которого в статье не затрагиваются.
Планирование и учет деятельности ООР
Технология планирования и учета деятельности ООР должна включать такие аспекты, как формирование плана работы ООР на месяц, формирование еженедельных отчетов БА, формирование отчета по выполнению плана ООР на месяц.
План работы ООР не может быть самодостаточным или, другими словами, оторванным от других планов компании. Он должен базироваться на общем плане описания, анализа, оптимизации и аудита организации. Это может быть один план или комплект планов. Такой план может отличаться от плана работы ООР в том случае, если в (далее — БЕ) компании есть свои , которые административно подчиняются руководителям БЕ. Если компания относительно небольшая и БЕ не выделены, отдельного подразделения внутреннего аудита нет, то план работы ООР может совпадать с общим планом описания, анализа, оптимизации и аудита организации.
План работы ООР должен быть в достаточной степени напряженным ( не должно быть простоя ресурсов), но в тоже время практически реализуемым. Формирование такого плана — всегда поиск некоторого компромисса между целями и возможностями ООР.
Для того, чтобы минимизировать субъективность при разработке и согласовании плана, целесообразно ввести определенные нормативы деятельности БА. Так например, при выполнении проекта в одной крупной компании, были предложены следующие нормативы работы БА (см. таб. 1).
Таблица 1. Нормативы деятельности
В зависимости от существующих компетенций БА и других факторов (например, общая корпоративная культура в компании, наличие команды менеджеров ) нормативы могут меняться.
Технология описания (моделирования) и регламентации
ООР нужна такая технология описания процессов, которая давала бы качественный результат за разумный срок, причем с активным вовлечением руководителей и специалистов подразделений. Нужен эффективный методический подход, выраженный в виде нормативных документов, определяющих требований к работе по описанию процессов: как определить целевые процессы для описания, как организовать сбор информации, как проводить совещания по обсуждению моделей
Одним из возможных методических подходов является Моделирующая сессия (технология ее проведения будет описана в отдельной статье позже). Ключевыми результатами ее проведения являются:
- Вовлеченность руководителей и специалистов в деятельность по описанию и анализу ;
- Исходная информация для описания в графическом виде (согласованное понимание процесса всеми участниками МС).
После проведения МС и согласования схем процессов, БА разрабатывают проекты внутренних документов — регламенты выполнения процессов. Далее проекты регламентов проходят процедуру согласования, утверждения и ввода в действие.
Периодически ООР проводит инвентаризацию существующих НМД. Осуществляется плановая актуализация документов. В целом, ООР полностью поддерживает жизненный цикл (далее — ЖЦ) внутренних НМД организации.
Таким образом, кроме технологии описания процессов, ООР должен иметь эффективную технологию поддержки полного жизненного цикла внутренних НМД. Для этого в компании должна быть разработана и утверждена в НМД методика описания и регламентации , которая обеспечивает стандартный подход к описанию , регламентации, инвентаризации, актуализации и отмене НМД.
Технология работы со средой моделирования процессов
Для эффективной работы со средой моделирования ООР необходимы, как минимум, два нормативных документа:
Стандарт определяет требования к использованию среды моделирования: как использовать выбранную нотацию, как заполнять атрибуты объектов (процессов, ресурсов) необходимой информацией и проч. Стандарт должны знать все сотрудники компании, которые описывают процессы и/или используют графические схемы процессов в работе (например, как часть регламентирующих документов).
Приведем пример структуры стандарта (использовался при внедрении Business Studio):
Регламент внесения изменений в базу знаний по может, например, иметь следующую структуру:
Данный регламент используется БА, ответственными за поддержание электронного репозитория компании.
Технология оптимизации (реинжиниринга)
Как это часто бывает, далеко не каждый процесс требует реинжиниринга, но регламент его выполнения может использоваться на практике. Именно поэтому мы отделяем технологию описания и регламентации процессов от технологии оптимизации (реинжиниринга). Описание процессов может использоваться как часть технологии реинжиниринга.
В компании целесообразно разработать стандарт, который определял бы требования к порядку оптимизации/реинжиниринга процессов. Приведем один из возможных алгоритмов оптимизации:
Технология обучения сотрудников компании
Обучение сотрудников компании методам процессного управления является исключительно важным для успеха проекта. Чтобы делать это системно ООР нужны:
- Эффективные программы обучения (адаптированные для разных уровней управления);
- Обученные и аттестованные преподаватели из числа БА и, возможно, внешние;
- Программы аттестации сотрудников, прошедших обучение.
Целесообразно разработать общую, вводную программу и несколько программ, детально раскрывающих отдельные темы. Подробного рассмотрения требуют, например, описание процессов, разработка целей и показателей для управления процессами, анализ ограничений при выполнении процесса (например, на основе TOC) и проч.
Компетенции
В наши дни ООР — это человек с широким кругозором, высокой культурой мышления, коммуникабельный и, конечно, обладающий профильными компетенциями (описание, анализ, оптимизация и регламентация ).
- Применение теории ограничений (ТОС);
- Анализ потерь при выполнении процессов (и шире — Lean в целом);
- Аналитические методы (графический и трендовый анализ, корреляционный анализ, построение контрольных карт Шухарта и проч.);
- Методы ТРИЗ;
- Командообразование;
- Психология ( методики эмоционального лидерства).
Хорошим стимулом для развития БА являются ежегодные аттестации, прохождение обучения и аттестаций по различным программам в других организациях.
В целом, подчеркну, что развитие БА, на мой взгляд, — один из ключевых факторов успешной деятельности ООР.
Практический пример
Рассмотрим пример внедрения указанных выше технологий в ООР конкретной компании численностью несколько тысяч человек.
В таб. 2 показаны некоторые изменения, которые произошли в компании в период с начала декабря 2012 года по начало мая 2013 года.
Таблица 2. Изменения в деятельности ООР
На следующих рисунках показано сравнение ситуации в компании в 2012 и 2013 годах по четырем аспектам:
- Мнение руководителей о существующей системе процессов;
- Мнение руководителей о графических схемах процессов;
- Оценка степени актуальности базы регламентирующих документов компании;
- Оценка руководителями существующей системы управления ЖЦ НМД.
Рис. 1. Мнения руководителей о существующей системе , 2012 год (слева), 2013 год (справа)
При сравнении диаграмм Рис. 1. видно, что система процессов стала рабочим инструментом для почти половины руководителей компании. Это очень хороший результат.
Рис. 2. Мнения руководителей о существующих графических схемах процессов, 2012 год (слева), 2013 год (справа)
На Рис. 2 видно, что в 2012 году руководители весьма низко оценивали графические схемы процессов, разрабатываемые БА ООР. В 2013 году ситуация радикально изменилась. Более половины руководителей считают графические схемы наглядными и понятными, используют их в работе.
Рис. 3. Оценка степени актуальности базы регламентирующих документов компании, 2012 год (слева), 2013 год (справа)
Ситуация с актуальностью НМД (см. диаграммы на Рис. 3) сложнее. Видно, что актуальность НМД в 2013 году выше, чем в 2012. Но она все еще продолжает оставаться относительно низкой. Нужно определенное время, чтобы база НМД компании качественно поменялась
Рис. 4. Оценка руководителями существующей системы управления ЖЦ НМД, 2012 год (слева), 2013 год (справа)
Анализ диаграмм Рис. 4 показывает, что необходимо продолжать работу по совершенствованию технологии управления ЖЦ НМД. Например, можно пойти по пути создания для внедрения безбумажной технологии регламентации компании (например, используя Business Studio Portal).
В целом, по оценке одного из компании, наиболее компетентного в вопросах орг. развития, за период с декабря 2012 по май 2013 года в компании удалось создать потенциал, необходимый для дальнейшего эффективного внутреннего развития.
Безусловно, очень важную роль сыграло лидерство Генерального директора, без поддержки которого проект вряд ли был бы успешно реализован.
Так же надо отметить профессионализм руководителя проекта со стороны компании.
Читайте также: