Осуществлять мероприятия можно так сказать

Обновлено: 28.06.2024

Воспитательное мероприятие — это одна из организационных форм, широко используемых в воспитательной работе учреждения.

Воспитательная деятельность позволяет выработать у обучающихся:

определенную систему отношений к окружающей действительности;
формирует образ самого себя, ценные мотивы, духовные потребности, ответственность за поступки;
влияет на общественное мнение;
приобщает к жизни коллектива и формирует его традиции.

Формулировка и развитие новых подходов к процессам организации и проведения воспитательного мероприятия должно обеспечить, качественный рывок в повышении эффективности и дальнейшей его эволюции.

Каждое новое воспитательное мероприятие представляет собой элемент нового витка развития воспитательной работы и её постоянной модернизации.

Мероприятия – это события, занятия, ситуация в коллективе, организуемые педагогами для воспитанников с целью непосредственного воспитательного воздействия на них.

Воспитательное мероприятие является процессом, предполагающим в своем развитии несколько взаимодействующих между собой стадий:

Определение актуальности темы мероприятия, понимание педагогической цели
Организация подготовки непосредственного воспитательного воздействия на обучающихся
Определение концепции включая цель, задачи
Планирование этапов мероприятия
Результативность – анализ состоятельности данного мероприятия

Такая логическая цепочка постоянна для любого мероприятия, меняется лишь содержание, усиливается значение того или иного этапа в зависимости от цели проводимого мероприятия.

В процессе организации и проведения любого воспитательного мероприятия его организаторам приходиться решать определенные вопросы:

Как же подготовить мероприятие?
С чего начать?
Что следует учитывать при подготовке и проведении мероприятия?

Постараемся ответить на вопросы организаторов.

Подготовительная часть

Определить цели и задачи мероприятия
Выбрать формы, методы и приемы с учетом возрастных особенностей воспитанников
Продумать об оптимальной занятости воспитанников в подготовке и проведении мероприятия
Предусмотреть все необходимое для успешного его проведения
Правильно распределить силы и время на подготовку, добиться четкости и слаженности в действиях всех участников
Определить возможность участия родителей, других педагогов и специалистов

Организационная часть

Подбор тематического материала – по содержательности и актуальности
Использование простых и сложных средств
Построение логической последовательности хода и логической завершенности в соответствии с поставленной целью мероприятия
Выравнивание и просчет по продолжительности мероприятия в соответствии с возрастом воспитанников, местом проведения

Основная часть

Заключительная часть

Имеет важное организационно-педагогическое значение
Позволяет подвести итог не только данного мероприятия, но и определенного этапа работы с детьми
Завершающий этап мероприятия очень важен для дальнейшей работы с детьми, так как он включает подведение общих итогов и определение перспектив на будущее
На этом этапе мероприятия важно создать ситуацию успеха для каждого ребенка и психологического климата в детском объединении.

Подробное планирование (структура мероприятия)

Цель – расширение, закрепление и углубление знаний о Родном крае, экологии.

Задачи:

формировать ценностные отношения к природным дарам Ямала
развивать познавательную активность детей
воспитывать патриотические чувства к северному краю, уважение к культуре и традициям народов Ямала
развивать, внимание, память, мышление, создавать ситуацию успеха

Форма – игра-акция

Оформление зала

Зал оформлен рисунками, стулья расположены полукругом. Большая часть зала отведена для проведения игр.

Ход мероприятия

Организационный момент
Основная часть
Заключительная часть

Испытывая потребность в организации и проведении воспитательного мероприятия педагог нередко не может решать оперативно конкретные вопросы.

например

планируя воспитательную работу не все педагоги предвидят её результаты,
нередко формально ставят задачи воспитания,
не используют знания сильных и слабых сторон обучающихся,
не учитывают уровни самостоятельности воспитанников и всего коллектива

Психолого-педагогическое сопровождение воспитательных мероприятий занимает немаловажную роль при проведении современных мероприятий.

Музыкальное оформление воспитательного мероприятия является важным показателем его качественности, оно должно соответствовать его целям и содержанию. Музыка является наиболее действенным средством, обращенным к душе человека.

Художественное оформление зала играет важную роль в подготовке и проведении воспитательного мероприятия.

Фотосъемка и видеосъемка в ходе воспитательного мероприятия позволяет создавать необходимый материал для наглядного анализа выполненной работы, а также для её рекламы (выполнение презентации мероприятия, видео- и фото альбомов, оформление выставок и т. д.).

Выяснение мнения аудитории, выявление причин его изменений или отрицательного эффекта воспитательного мероприятия, возможно путем обратной связи.

С позиций модернизации, воспитательные мероприятия будущего должны все в большей степени опираться на достижения науки и техники, в целях нахождения в наибольшей степени эффективных средств достижения намеченных в мероприятии результатов.

Таким образом, воспитательные мероприятия чаще всего являются открытыми или показательными и представляют собой этапы большой работы, проводимой педагогами, а иногда и воспитанниками учреждения.

Поэтому ответственность, лежащая на организаторах мероприятия очень велика, ведь от того, как проходят мероприятия чаще всего судят об эффективности воспитательной работы в учреждении.

Одной из проблем, стоящих перед методистом является неумение молодых специалистов правильно определять цели и ставить задачи к мероприятиям и занятиям. На данном семинаре молодые специалисты имеют возможность не только получить теоретические знания о способах формулировки целей и задач, актуальности проблемы целеполагания, но также принять участие в работе по выявлению типичных ошибок при постановке целей и задач мероприятия.

Оценить 8680 0

Татаринцева Елена Владимировна

Цель: повышение компетентности начинающего педагога-организатора по формированию умений грамотно ставить цели и задачи мероприятия и занятия.
Задачи:

Выявить уровень сформированности умения ставить цели и определять задачи.

Провести теоретическую подготовку самообразовательной деятельности по постановке целей мероприятия, отбора содержания материала в соответствии с целями.

Раскрыть связь конечного результата с поставленными целями и задачами.

Форма проведения: семинар.

Участники мероприятия: педагоги-организаторы, тренеры-преподаватели, специалисты по работе с молодёжью.

План проведения:

1.1.Формирование целей и задач мероприятия

1.4.Ошибки, связанные с нарушением логики целеполагания

Одной из проблем, стоящих перед методистом учреждения сферы молодёжной политики является неумение молодых специалистов, не имеющих специального образования, правильно определять цели и ставить задачи к мероприятиям и занятиям. Поэтому возникла необходимость проведения специального семинара, на котором были даны определение понятия "цели мероприятия", требования к постановке задач; представлены алгоритм и способы постановки целей. На данном семинаре молодые специалисты имеют возможность не только получить теоретические знания о способах формулировки целей и задач, актуальности проблемы целеполагания, но также принять участие в работе по выявлению типичных ошибок при постановке целей и задач мероприятия.

Вы не можете попасть в цель, которую не видите.

Но если вы видите ясную цель и продолжаете в нее стрелять,

то, в конце концов, в нее попадете.
Брайан Трейси

1.Теоретическая часть

1.1.Формирование целей и задач мероприятия

Принимая решение о проведении мероприятия, любой организатор должен задуматься о том, для чего он это делает, то есть определить цели и задачи. Это разные понятия, поэтому сначала нужно разобраться, чем они отличаются.

Цели – то, чего хочет достичь организатор в результате проведения мероприятия. Это глобальные достижения, ради которых проводятся мероприятия, стратегическое направление.

Задачи – конкретные, измеряемые достижения мероприятия. Они локальные, указывают тактическое направление для действий.

Формирование целей и задач мероприятия – ключевой момент для начала работы. Это совершенно обязательный этап. Во всей литературе, посвященной организации мероприятий, он проходит красной нитью. Пропустив его, можно потерять смысл и направление всей остальной работы.

Это не пустые слова. Организация мероприятий – в целом творческая работа и увлекательный процесс. Тут много деталей, возможностей для реализации идей и фантазий, и всегда хочется скорее заняться обсуждением и подготовкой чего-то конкретного. Поэтому риск упустить связь идей с целями и задачами проведения мероприятия очень велик.

Да потому, что сама цель есть заранее запрограммированный результат, который человек должен получить в будущем в процессе осуществления той или иной деятельности.

Говоря о технологии целеполагания занятия или мероприятия, необходимо четко и конкретно представлять себе не только и не столько средства, но, прежде всего, четко сформулированные цели, и, соответственно, конкретные, зафиксированные результаты, которые легко поддаются анализу учителя.

Если специалист забудет поставить цель, то, естественно, он не будет искать средства их осуществления, а потому идея, которая могла быть заложена в цели, не появится в результатах. Требования специалистов к самим себе и к воспитанникам в постановке целей должны быть максимально четкими и ясными.

1. Поймите, зачем вы делаете мероприятие.

2. Поймите, зачем люди идут на мероприятие.

Цель должна быть посильной, диагностичной (проверяемой в измеряемых показателях), адекватной ресурсам и соотнесённой с возрастными и психологическими особенностями воспитанников. Педагог-организатор должен ставить лишь ту цель, в выполнении которой он уверен. Ведь четкая постановка целей и их достижение создает ситуацию успеха и радости на мероприятии, без чего общение может превратиться в тяжелый, нудный труд. И следует отметить, что одной из черт современных технологий является, прежде всего, диагностика целей. т.е. каждый специалист, ставя цель должен быть, уверен, что она будет выполнена. Если уверенности нет, то цель должна быть на ступеньку снижена. Педагог-организатор должен брать не количеством затраченного времени, а четко поставленной целью и ее достижением.

Каждый этап мероприятия может иметь свою цель.

При постановке целей следует обращать внимание на следующее:

- воздействие на эмоции и чувства;

- применение знаний на практике;

- развитие способностей воспитанников;

- совокупность решений множества задач.

1.2. Виды целей

Цели мероприятия и занятия: образовательные, воспитательные, развивающие.

Образовательные цели

Вы пишите, что воспитанники узнают на занятии или мероприятии (конкретно): факты, события, термины, даты.

На основе анализа фактов. подвести воспитанников к пониманию того, что.

Обеспечить освоение воспитанниками следующих фактов. понятий. идей. терминов.

Выявить и осмыслить причины. сущность. значение.

Воспитательные цели

Примеры формулировок воспитательных целей:

1. Стремиться к воспитанию чувства гуманизма, коллективизма, уважения к старшим, взаимопомощи, чувства субординации, чувства такта. отзывчивости, отрицательного отношения к алкоголизму. наркомании, стремление к физическому здоровью;

2. Стремиться воспитать чувство ответственности за порученное дело, исполнительности, аккуратности, добросовестности, чувства долга, ответственности за сохранение тайны;

3. Стремиться воспитать чувство гордости за избранную профессию, бережного отношения к психике больного, умению управлять эмоциями.

Способствовать формированию чувств. или эмоций, показав …

Укрепить взгляд в том, что.

Воспитание бывает разным: нравственное, патриотическое, эстетическое, трудовое воспитание и т.д.

Развивающие цели

Делятся на две категории:

Развитие мышления (анализ, синтез, индукция, дедукция, сравнение).

Навыки-умения (речь, память, воображение, составление плана, хронология, конспект, работа с красками).

Примеры формулировки развивающих целей занятия:

1. Способствовать развитию логического мышления;

2. Развивать память:

3. Развивать умения правильно обобщить данные и сделать вывод;

4. Развивать умение выделить главные свойства ..;

5. Развивать умение сравнивать, обобщать, анализировать.

6. Развивать наблюдательность

7. Pa звивать внимание.

8.С целью развития умения. организовать систему познавательных заданий.

1.3. Результат

- выполнение поставленных задач

- использование знаний в новых ситуациях

- использование знаний в жизни

- качество знаний и умений

- саморазвитие, самообучение, самообразование.

3. Планируемый результат:

1.4.Ошибки, связанные с нарушением логики целеполагания

1. Воспитательные задачи не соответствуют целям. Например, задача развития познавательных интересов не соответствует цели формирования у воспитанников активной гражданской позиции, поскольку решение задачи напрямую не связано с достижением поставленной цели.

3. Форма воспитательного мероприятия не соответствует целям и задачам.

4. Цели и задачи не соответствуют возрасту воспитанников.

5. Цели и задачи заведомо невыполнимы на одном-единственном мероприятии.

Вышеперечисленные ошибки возникают из-за отсутствия у специалиста чётких представлений о цели мероприятия и способах её достижения, т. е. фактически мероприятие лишено цели и не рассчитано на достижение какого-либо прогнозируемого результата.

Обобщая вышесказанное можно сформулировать требования к формулировке цели:

Цель выражается простыми словами, желательно одним предложением.

Цель может быть достигнута в определённый период времени.

Цель может быть достигнута усилиями вашего коллектива или вашими усилиями.

Вы легко можете определить достигнута цель или нет.

2. Практический блок

1. Выявление типичных ошибок при постановке целей и задач;
2. Выработка рекомендаций по постановке целей и задач.

Список использованной литературы

Кириллова, Г.Д. Теория и практика урока в условиях развивающего обучения, М. Просвещение, 1980.

Инернет-ресурсы

Алгоритм постановки цели мероприятия (занятия)

Не совершайте главной ошибки большинства молодых специалистов. Цель мероприятия ставится до составления основного конспекта, а не после. Постановка цели как вывод из уже готового плана – это отписка и формальность. Именно из цели мероприятия должен вытекать его формат, ход заданий, которые вы дадите детям, а не наоборот.

Поймите, что такое цель мероприятия. Цель – это то, к чему вы стремитесь, то, чего хотите добиться, проведя данное мероприятие.

Поставьте цель. Умейте отличать цель от задачи. Если говорить в общем и целом, то задачи – это пути достижения цели, это те пункты, выполняя которые вы добьетесь поставленной цели.

Требования к формулировке цели

Цель выражается простыми словами, желательно одним предложением.

Цель может быть достигнута в определённый период времени.

Цель может быть достигнута усилиями вашего коллектива или вашими усилиями.

Я хочу самостоятельно организовать мероприятие. С чего начать?

Продумайте идею мероприятия. Это должна быть не абстрактная мысль, а вполне конкретная цель. Чётко ответьте на три вопроса:

Что я хочу организовать?

Так вы определите формат мероприятия. Это может быть вечеринка, фестиваль, лекторий или кинопоказ. Подумайте, для какой аудитории вы это делаете и сколько человек хотите привлечь.

Где будет проходить мероприятие?

Исходя из формата решите, какое вам нужно место. Например, закрытое помещение на 200 человек, зрительный зал на 500 человек или площадка на открытом воздухе на 70 человек.

Когда будет проходить мероприятие?

Выберите точную дату заранее, чтобы успеть сделать всё в срок. Небольшое мероприятие на 100 человек можно подготовить за месяц, а музыкальный фестиваль на 1 000 человек — не меньше чем за полгода. Чем раньше вы определитесь, тем проще вам будет найти площадку.

Я смогу сделать всё в одиночку?

Вряд ли. Дел много, а в сутках только 24 часа. Поэтому лучше собрать команду единомышленников, между которыми вы поделите все задачи. Хорошо, если рисовать афиши будет дизайнер, продвигать проект — опытный SMM-специалист, а настраивать оборудование — звукач.

Не бойтесь передавать часть обязанностей другим людям. Главное, чтобы они были заинтересованы в результате и на них можно было положиться. Вы серьёзно облегчите себе жизнь, назначив продюсера мероприятия. Его задача — решать все вопросы и споры, контролировать команду и брать на себя ответственность за происходящее.

Если не знаете, где искать нужных людей, помогут онлайн-сервисы:

— самая большая база площадок и подрядчиков. — мгновенный поиск работников и интересных персонажей. — поиск волонтёров или работников за небольшую плату.

Команда есть, что делать дальше?

Составьте список всех дел. Вам наверняка нужно продумать концепцию мероприятия, определить бюджет, найти и подготовить помещение, пригласить музыкантов, арендовать оборудование, сделать афиши, организовать кейтеринг (доставку и подачу еды и напитков). Не останавливайтесь, пока рядом с каждым пунктом не будет стоять галочка.

Соберитесь всей командой, обсудите план действий и распределите обязанности. Каждый должен понимать, за что он отвечает. Для всех задач установите дедлайн.

Я боюсь что-то забыть. Можно мне примерный план?

Можно. Стандартный план выглядит так:

Договориться о встречах с волонтёрами, командой и спонсорами.
Подготовить билеты, гостиницу и трансфер для приглашённых гостей.
Заказать дизайн и печать листовок, плакатов, фирменных футболок и всего остального, что нужно заранее рисовать и печатать.
Арендовать и подготовить площадку. Продумать места для посетителей, персонала, оборудования и парковки. Согласовать списки гостей и организаторов с владельцами площадки.
Прописать тайминг события — что в какое время будет происходить. Вы должны знать с точностью до минуты, когда подают еду, а когда говорит ведущий.
Арендовать технику. Минимальный набор: ноутбук, колонки, микшер, два микрофона, экран и проектор. На больших мероприятиях удобно использовать для связи с командой рации с гарнитурой.
Договориться с фотографом и видеографом. Прописать техзадание, договориться о сроках и заключить договор.
Нанять обслуживающий персонал: охрану, гардеробщика, официантов, службу клининга. Количество людей зависит от мероприятия. Вполне возможно, что вам не потребуется дополнительный персонал или вы найдёте волонтёров.
Найти ведущего. Это важно. От него будет зависеть настроение гостей и общая атмосфера мероприятия.
Продумать логистику: как доставить людей, оборудование и еду к месту мероприятия и обратно.

Внештатные ситуации — скорее норма, чем исключение. Предусмотрите план Б для каждого пункта: что делать, если вам внезапно откажут в площадке? А если будут проблемы со звуком? А если пойдёт дождь?

Я не уверен, что смогу найти деньги на проект. Какие есть варианты?

Сначала посчитайте примерный бюджет мероприятия и составьте смету. Учтите все расходы: помещение, оборудование, приглашённые гости, реклама, полиграфия, логистика, кейтеринг, команда. Например, расходы на приглашённых гостей включают покупку билетов, проживание, питание, трансфер и гонорар. Расходы на команду: оплата телефонной связи, питание, покупка реквизита.

Когда вы точно поняли, сколько нужно, начинайте собирать деньги. Где их искать — зависит от формата мероприятия.

Если делаете коммерческое мероприятие — ищите спонсора, заинтересованного в пиаре. Сделайте красивую презентацию и ясно опишите, какую выгоду спонсор получит от участия в вашем проекте и что от него требуется. Только будьте честными и не обещайте того, чего сделать не можете. У вас будет больше шансов на успех, если целевая аудитория вашего мероприятия совпадёт с целевой аудиторией компании-спонсора.

Если организовываете свадьбу лучшего друга — подключайте знакомых и друзей. Они могут предоставить вам подходящую площадку, технику и ведущего.

Хороший способ уменьшить бюджет коммерческого мероприятия — торговаться с подрядчиками и работать по бартеру. Самые затратные подрядчики — кейтеринг и алкогольный бар. Ставьте свои условия, чётко прописывайте техзадание и не стесняйтесь просить скидку.

На что обратить внимание, чтобы всё прошло на высоте?

Важна каждая мелочь, даже количество туалетов и наличие велопарковки. Но есть пять главных элементов, от которых зависит успех любого мероприятия:

Свет. Хороший свет — это когда сцену отчётливо видно, прожектора не слепят, а на гостей не падают некрасивые тени.
Звук. Проверьте технику несколько раз, настройте микрофон и согласуйте с владельцем помещения регламент уровня шума на площадке.
Чистота. Никакого мусора, грязных полов и неубранных туалетов.
Безопасность. Изучите план эвакуации и проведите инструктаж для команды и волонтёров. Все должны знать, где находятся запасные выходы, огнетушители и аптечка.
Температура. Никому не должно быть слишком жарко или слишком холодно — стоит проверить циркуляцию воздуха и исправность кондиционеров. Комфортная температура в помещении в тёплое время года — 23–25 °C, в холодное — 22–24 °C. Если проводите музыкальный фестиваль, температура должна быть ниже (20–22 °C), потому что после танцев у сцены всем точно станет жарко.

С кем нужно согласовывать мероприятие, чтобы нас не выгнала полиция?

Уведомление пишется в свободной форме: нужно указать, что вы устраиваете, какое название и цель мероприятия, где и когда оно будет проходить, сколько ожидается участников, кто организаторы. Примеры уведомлений поищите в интернете.

Заключайте договоры со всеми подрядчиками, которые поставляют вам технику, кейтеринг или дают в аренду помещение. Чётко обговаривайте все детали и следите за тем, чтобы они были в договоре. Например, если договорились, что финальная уборка за собственником помещения, этот пункт должен быть в договоре.

Как анонсировать событие, чтобы о нём узнало как можно больше людей?

Придумайте название и логотип. Пусть дизайнер нарисует афиши и разработает фирменный стиль. Сделайте простейший сайт с информацией о событии — например, на Tilda.

Разошлите пресс-релиз с информацией о мероприятии: что, где и когда вы проводите, кто организаторы, партнёры и основные участники. Старайтесь заинтересовать журналистов. Не пишите слишком сухо и отправляйте пресс-релизы в профильные СМИ — те, у которых такая же целевая аудитория, как и у вашего события. Контакты редакции на большинстве сайтов можно найти в открытом доступе.

Всё готово. Ещё что-то нужно предусмотреть?

Будьте во всеоружии. У организатора всегда должен быть заряженный телефон со связью и интернетом, зарядник, запасной ноутбук, удлинитель, переходники HDMI на все возможные разъёмы, стикеры, скотч, несколько зажигалок, канцелярский нож, лейкопластырь и болеутоляющие таблетки на случай, если разболится голова.

Вовлеченность гостей в процесс праздника – главная коммуникационная цель. Интерес публики к происходящему процессу помогает реализовать основные задачи, которые стоят перед event-менеджером.

Например, при организации праздничного открытия магазина, ваша цель – привлечение целевой аудитории (постоянных клиентов), задача — определённая сумма выручки продаж за день, которая покроет расходы на организацию мероприятия.

Формат мероприятия можно определить после понимания конечной цели.

Прежде чем говорить об основных этапах организации мероприятия, надо определить правильный формат мероприятия, надо понимать какие они бывают. Есть несколько основных группы мероприятий или событийного маркетинга:

Corporate events или корпоративный событийный маркетинг – чаще всего связан с событиями, приуроченными к празднику, дню рождения компании (юбилеи компании, тимбилдинг, пикники, игры, различные вечеринки).

Корпоративный событийный маркетинг помогает повысить лояльность сотрудников, эффективность труда. Улучшить имидж компании у целевой аудитории, повысить лояльность партнеров и клиентов.

Trade events или торговые события – связаны с повышением имиджа компании. К ним относятся конференции, семинары, презентации, различные приемы и другие тематические мероприятия. Весь процесс завязан на продукте или роде деятельности компании.

Special events или специальные мероприятия – рекламные туры, вечеринки, фестивали, ярмарки, спонсорство и т.д. Такой вид event-маркетинга повышает охват целевой аудитории, положительно влияет на лояльность, увеличивает продажи. В организации большинства мероприятий я выделяю несколько основных этапов подготовки.

Постановка целей и задач:

Определение целевой аудитории:

Для кого ваше мероприятие будет организовано.

Активности:

Определение активностей на мероприятии.

Средств, через которые будет раскрыта концепция мероприятия. Сюда входит выбор площадки и ее оформление, развлекательное наполнение, техническое оснащение.

Составление сметы:

Составление сметы мероприятия, утверждение бюджета, заключение договора.

Бюджет мероприятия рассчитывается исходя из количества гостей, выбора площадки (ее оформления и меню, стоимости аренды), аренды звукового и светового оборудования, развлекательной программы и ведущего, фото и видеосъемки, работы промо персонала, логистики, непредвиденных расходов.

Договор с клиентом заключается перед согласованием сметы и концепции. А в идеале, после предоплаты (минимальный размер предоплаты 30% от общей сметы).

Выбор площадки:

Event-менеджер должен обладать хорошими аналитическими данными, анализировать целевую аудиторию и понимать чем она живет.

Неправильно выбранное время и место, могут сорвать все мероприятие. Если ваша целевая аудитория — молодые мамы, у которых практически нет свободного времени, проводить мероприятие днем, не стоит. Лучше выбрать вторую половину дня, когда у них будет возможность оставить ребенка под присмотром мужа или родственника.

В некоторых случаях учитывается и такие факторы как время года, погодные условия, день недели. Например, проведение семейного пикника для сотрудников компании чаще всего проводится в теплое время года в выходной день на открытом воздухе.

Важно:

Обращайте внимание на расположение места проведения мероприятия.
Просто ли до него добраться или необходимо организовывать трансфер до места проведения мероприятия, соответствует ли обстановка места принятой концепции.

Обращайте внимание на вместимость площадки.
Сложно разместить 500 гостей на площадке, рассчитанной на 300. Лучше не экспериментировать. Недовольные гости, разгневанный клиент. В итоге – неудачное мероприятие и ваша подорванная репутация.

Обращайте внимание на функциональность площадки.
На общее впечатление от мероприятия влияет планировка помещения: удобно ли расположен гардероб, как быстро работают официанты и кухня, достаточно ли уборных комнат и выходов на улицу или на террасу, где гости могут подышать свежим воздухом, есть ли урны для курения.
Обратите внимание, чтобы сцену было видно из всех частей зала. В слепых зонах расположите плазменные экраны с прямой трансляцией. Не забывайте про артистов и персонал, для которых нужны отдельные гримёрные комнаты.

Составление меню:

Праздничное меню составляется с акцентом на формат мероприятий. Для неофициального мероприятия подходит фуршетный вариант с мармитами и легкими закусками. Для более официального мероприятия банкетная рассадка. Кофе-брейк подойдёт для бизнес-мероприятия.

Подбор подрядчиков:

Определите основных подрядчиков по техническому оборудованию, оформлению и зонированию площадки, артистам, ведущему, анимационной и развлекательной программы. Составление сметы и ведение документации по каждому подрядчику.

Распределение обязанностей:

Это внутренняя работа над проектом. Распределение обязанностей между командой менеджеров организационной группы. В данный пункт входит:
Совместная разработка оформления площадки с оформителями.
Разработка макетов с дизайнерами для:
• зонирования площадки: баннеров, фотозоны, рекламных конструкций и материалов для оформления сцены;
• элементов реквизита, пригласительных и т.д.

Работа с подрядчиками по свету и звуку, видео трансляции. Здесь есть множество тонкостей. Они помогут оживить площадку с помощью правильно выстроенного света и звука.

Подбор артистов:

Работа с площадкой:

Информационная поддержка:

Организация информационной поддержки мероприятия.

Аудитория должна знать заранее дату и место проведения мероприятия. Информационная поддержка мероприятия обычно, проходит за несколько месяцев до назначенной даты. Способы оповещения зависят от формата и аудитории мероприятия.

Если мероприятие для сотрудников, можно прислать электронное приглашение на корпоративную почту.
Если состав участников мероприятия ограничен, лучше всего вручить приглашение лично, дополнив его официальных писем на электронную почту.

В подготовке массовых мероприятий, можно использовать таргетированную рекламу в интернете и социальных сетях, наружную, аудио, видео, радио рекламу.

Лифлетинг хорошо работает за несколько дней до и в день мероприятия.
Контрольное совещание с организационной группой и подрядчиками. Проверка подготовки всех основных развлекательных зон.

Монтаж оборудования:

Контроль и реализация мероприятия:

Составьте пошаговый чек-лист с таймингом, фамилиями и контактными номерами всего задействовать персонала. Он поможет контролировать реализацию всего процесса мероприятия. Обзвоните всех участников заранее и обсудите их время прибытия на площадку и внешний вид.

Хороший event-менеджер должен уметь составлять план подготовки и контролировать его исполнение. Он должен быть немного дизайнером и оформителем, разбираться в звуковом и светом оборудовании, быть психологом и иметь сильную стрессоустойчивость.

Прежде чем принять решение и погрузиться в профессию event-менеджера подумайте, готовы ли вы быть на связи 24/7, не спать по ночам и доставать волшебный ларец из тридевятого царства? Если готовы – то вам сюда!

Читайте также: