Обязательны ли должностные инструкции в организации в 2021 году

Обновлено: 07.07.2024

В 2021 году в законодательство, касающееся ведения трудовых книжек, была внесена целая серия изменений. Рассмотрим основные новшества, которые необходимо будет учесть работодателям в ближайшее время. Чтобы трудовые книжки в компании всегда были в полном порядке, читайте разъяснения экспертов SuperJob!

Обзор изменений

Титульный лист предусматривает место для печати.

Титульный лист предусматривает место для печати при ее наличии.

Записи в книжке производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета.

Записи могут быть полностью или частично произведены с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати).

Не регламентирован порядок внесения записей о работе по совместительству.

Сведения о работе по совместительству можно будет вносить как в хронологическом порядке, так и блоками (одновременно о приеме и об увольнении).

При увольнении (прекращении трудового договора) в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю указывается, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия, и наименование организации или индивидуального предпринимателя, куда переводится работник.

Форма книги учета движения трудовых книжек и форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее утверждена законом.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек.

Книги (журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии).

Вернуть трудовую книжку работнику при отказе от ее ведения в бумажном виде (переходе на электронный вариант) нужно не позже 3 рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления.

В новых правилах примеров формулировки записи о прекращении трудового договора нет.

При прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).

В остальном требования по заполнению трудовой книжки остались прежними.

Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н вступает в силу с 1 сентября 2021 года. С этой же даты утрачивает силу действующее сейчас Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Можно ли использовать старые бланки?

Как видим, одним из ключевых изменений является новая форма трудовой книжки, которая вводится с 1 сентября 2021 года. До недавнего времени предполагалось, что в случае наличия в компании старых бланков трудовых книжек с 1 сентября 2021 года работодатель должен обновить запас чистых бланков и приобрести трудовые книжки уже новой формы. Однако далее произошло еще одно ключевое изменение в связи с принятием Постановления Правительства РФ от 24.07.2021 № 125.

В соответствии с данным Постановлением:

• трудовые книжки нового образца вводятся в действие с 1 января 2023 г.;
• имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат;
• имеющиеся у работодателей бланки трудовых книжек и бланки вкладышей в них старого образца действительны и могут использоваться без ограничения срока.

Напомним, что работникам, которые сейчас впервые устраиваются на работу, трудовая книжка в бумажном виде уже не оформляется. То же самое касается и сотрудников, которые подали работодателям заявления на переход на электронные трудовые книжки. На них работодатели только предоставляют в электронном виде сведения в Пенсионный фонд РФ. Для таких работников бланки трудовых книжек уже не понадобятся. Новые бланки могут потребоваться только для тех, кто уже имел стаж работы (кому трудовая книжка была оформлена в прошлом) и кто не отказался от ведения бумажной трудовой книжки (например, при оформлении дубликата).

На что повлияет отмена Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225?

В целом основные положения, которые содержатся в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, перешли в Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Однако отличия все же есть.

2) В новых правилах более подробно указан порядок оформления дубликата трудовой книжки.

4) Отдельно нужно остановиться на последнем пункте изменений. Как мы знаем, на сегодняшний день работодатели должны вести на каждого работника личную карточку по форме Т-2 (форма утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). Это необходимо в следующих целях:

• ведение воинского учета в организации;
• ознакомление работника с вносимыми записями в его трудовую книжку.

Как теперь вести воинский учет в компании?

Таким образом, карточку Т-2 нужно будет вести только в целях воинского учета военнообязанных работников (и то лишь до момента, пока не будут утверждены иные формы документов). Для работников, которые не являются военнообязанными, личная карточка становится необязательной.

Тем не менее работодателю ничего не запрещает вести личные карточки на работников, как и раньше (если так удобнее). Но теперь для этого рекомендуется получить от работника согласие на обработку его персональных данных.

Наша рубрика с материалами экспертов по кадровому делопроизводству пополняется еженедельно. Чтобы не пропустить самое важное, подпишитесь на наш Телеграм-канал.

Составление приказа об утверждении должностных инструкций является завершающим этапом в процедуре разработки и закрепления документов, определяющих функции, права, полномочия и условия работы сотрудников предприятий и организаций.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Для чего нужны должностные инструкции и приказ по их утверждению

Роль должностных инструкций вполне понятна и проста: в них четко прописываются задачи, которые обязаны выполнять работники компаний, находящиеся на той или иной должности, а также сопутствующие их деятельности условия труда.

При этом должностные инструкции не являются строго необходимыми документами, однако имеют самое широчайшее распространение и касаются представителей любых профессий. Их наличие позволяет защитить работодателя от необоснованных претензий со стороны подчиненных, а сотрудников в свою очередь – от чрезмерной нагрузки и исполнения тех функций, которые не входят и их прямые обязанности.

Должностные инструкции разрабатываются в индивидуальном порядке в соответствии со штатным расписанием предприятия и утверждаются приказом руководства – без этого документа они не вступают в законную силу.

При этом все должностные инструкции могут периодически меняться в плане содержащейся в них информации в зависимости от потребностей и текущей ситуации на предприятии, но откорректированные документы также нужно утверждать при помощи приказа руководителя.

Следует отметить, что сведения, вносимые в данные документы должны строго соответствовать рамкам законодательства РФ и никоим образом не нарушать гражданские и трудовые права работников.

Именно поэтому составление должностных инструкций обычно входит в компетенцию руководителей структурных подразделений, а затем передается на проверку и утверждение штатному юрисконсульту компании или стороннему юристу – эта мера исключает наличие в нем грубых ошибок и условий, нарушающих права работников.

Можно ли заменить приказ другой формой утверждения

Приказ, так же как и сама должностная инструкция, не является обязательным документом, поэтому иногда вместо написания отдельной распорядительной бумаги достаточно просто поставить на должностной инструкции резолюцию руководителя.

Однако, если предприятие крупное, имеющее целый ряд структурных подразделений, работников и соответственно множество должностей, закрепленных в штатном расписании, директору намного проще и удобнее вводить должностные инструкции в действие при помощи одного приказа, чем визировать десятки отдельных документов.

Основание для приказа

Любой приказ должен быть чем-то обоснован и этот не исключение. Обычно в качестве основания дается ссылка на вполне конкретный закон, но в данном случае, прямого требования в законодательстве на написание и утверждение должностных инструкций нет.

Кто пишет приказ непосредственно

Приказ об утверждении должностных инструкций может составлять любой сотрудник организации, на которого возложена данная функция:

юрисконсульт,
специалист кадрового отдела,
секретарь и т.д.

Главное условие, чтобы человек имел четкое представление о том, как правильно составлять и оформлять этот документ.

После написания приказа его нужно обязательно передавать на подпись директору компании, поскольку без его автографа приказ не будет считаться действительным и впоследствии его легко можно будет оспорить в судебной инстанции.

Как составлять приказ

На сегодня стандартов по составлению приказов, утверждающих должностные инструкции нет. Так что предприятия и организации могут писать этот документ в произвольном виде или использовать образец, утвержденный в учетной политике фирмы. Однако некоторые сведения указывать в нем все же обязательно:

номер,
дату и место составления,
название компании,
полный перечень должностных инструкций, которые утверждает приказ.

В документе следует указать лиц, ответственных за его выполнение (эта часть касается ознакомления с должностными инструкциями работников предприятия), а сами должностные инструкции при необходимости можно отметить отдельным пунктом как приложение к приказу. Кроме того приказ может быть дополнен любой другой нужной информацией.

Как оформлять приказ

Единых норм по оформлению приказа, как и по его содержанию нет: он может быть написан на простом чистом листе А4 или даже А5 формата, причем как от руки, так и напечатан на компьютере.

Важное условие: приказ должен содержать оригинал подписи директора или иного сотрудника, уполномоченного на визирование распорядительных документов компании.

Также с ним под роспись следует ознакомить работников, ответственных за его исполнение.

Как хранить приказ

Создается приказ обычно в единственном экземпляре и затем регистрируется в журнале учета внутренних документов организации. В период действия приказ надо содержать совместно со всей прочей распорядительной документацией фирмы в месте, доступ к которому должен быть ограничен. После утраты актуальности он передается в архив предприятия, где хранится на протяжении срока, установленного законодательством или локальными нормативными актами компании (но не менее трех лет), после чего его можно утилизировать.

За последние годы законодатели утвердили много нормативных и методических документов по делопроизводству и архивному делу. В них легко запутаться и трудно выбрать тот, который необходим вам именно сейчас. Мы подготовили для вас список основных документов, актуальных на начало 2021 года, на которые нужно ориентироваться при выстраивании и ведении делопроизводственных процессов в организации.

Документы для каждого делопроизводственного процесса

В таблице 1 соотнесем документы, о которых пойдет речь в статье, с соответствующими делопроизводственными процессами, без которых не обходится деятельность ни одной организации.

Обязательно ли соблюдать положения всех этих документов?

Некоторые упомянутые нами документы являются нормативными, то есть обязательными для всех, а некоторые являются методическими, носят рекомендательный характер. В статье мы не будем акцентировать особое внимание на том, что положения одного документа соблюдать нужно обязательно, а другого – нет. Ограничимся лишь основными соответствующими пометками. В делопроизводстве все взаимосвязано, и в конечном итоге выполнять только обязательные предписания не получится.

Приведем пример: для обычной коммерческой организации обязательно выполнять только положения документов по архивному делу. ГОСТы, Примерная инструкция по делопроизводству и весь остальной пул документов носят рекомендательный или вовсе справочный характер. Однако невозможно правильно архивировать документы, игнорируя процессы документирования и документооборота. Для хранения нам нужно знать вид и разновидность документа (это документирование), а также вовремя получить его в архив (это документооборот). Вот и получается, что разделение на обязательные и необязательные регламентирующие документы в делопроизводстве – условное. Знать и выполнять приходится все.

Что изучить об организации делопроизводства?

Правила делопроизводства (нормативный документ для государственных органов, органов местного самоуправления)

Правила делопроизводства устанавливают основное: делопроизводством необходимо заниматься, причем делать это следует системно. В частности, Правила делопроизводства декларируют необходимость разработки инструкций по делопроизводству, созданию в организациях специальных структурных подразделений (служб делопроизводства), а в территориальных органах (филиалах, подразделениях, если речь идет об организациях) – ответственных за делопроизводство.

В Правилах делопроизводства перечислены документы, которые должны существовать в организации и сопровождать процессы документационного обеспечения управления. К ним относятся:

инструкция по делопроизводству;
положение о службе делопроизводства;
должностные инструкции работников службы делопроизводства;
при смене руководителя службы делопроизводства – акт приема-передачи документов и дел.

Также в Правилах делопроизводства установлено, что их требования также применимы к бухгалтерской, кадровой и другой специальной документации в части общих принципов работы с документами[5].

Это говорит о том, что делопроизводители могут и должны взаимодействовать с другими структурными подразделениями, а также требовать от них выполнения общих правил делопроизводства: учета и оборота документов, создания и соблюдения номенклатуры дел и т.д.

В Таблице 2 приведены основные тезисы разделов Правил делопроизводства. Обратите внимание: в этом документе говорится о том, что нужно делать, а о том, как именно это делать, написано в других документах. О них мы расскажем далее.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 (носит рекомендательный характер)

Можно сказать, что ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 – это скорее теоретический документ, так как в нем содержится информация о целях функционирования системы делопроизводства в любой организации. Здесь нет практических рекомендаций, которые помогали бы понять, что конкретно нужно делать. Зато документ содержит описание образцовой системы делопроизводства, к которой следует стремиться.

На основе положений ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 можно формулировать принципы делопроизводства и поместить их в Положение о делопроизводстве организации (Пример 1).

Образец должностной инструкции по профстандарту вы можете скачать на нашем портале. В чем заключается специфика формирования данного документа?

Требуется ли разработка на предприятиях должностных инструкций в полном соответствии с профессиональными стандартами либо на их основе?

Для начала определим, есть ли у современных предприятий необходимость формировать должностные инструкции по профстандартам.

Должностная инструкция — документ, составление которого не предусмотрено ТК РФ, однако установлено рядом других федеральных нормативных актов для некоторых профессий, в частности:

Когда составление должностной инструкции необязательно, она может формироваться работодателем как локальный нормативный акт, дополняющий трудовой договор с наемным сотрудником, в целях:

официального закрепления квалификационных требований к кандидатам на трудоустройство;
установления прав и обязанностей сотрудника, с которыми он, подписывая документ, выражает согласие;
детальной регламентации трудовых функций сотрудника для повышения эффективности его работы.

Предполагается, что каждая из отмеченных целей утверждения инструкции будет находить отражение в ее содержании. Вопрос в том, чтобы обеспечить наполнение документа корректными и актуальными формулировками. Одним из источников данных, которые могут быть использованы при составлении соответствующих формулировок, может быть профессиональный стандарт, утвержденный для позиции, по которой разрабатывается должностная инструкция.

Собственно, назначение профстандарта заключается в установлении требований к квалификации сотрудника, необходимой для выполнения им работы по той или иной профессии. Профстандарты обязательны к применению, если это прямо предписано ТК РФ или иным федеральным нормативным актом. Но даже если это не так, то характеристики квалификации, отраженные в профессиональном стандарте, должны задействоваться работодателями в качестве основы при определении внутрикорпоративных требований к квалификации сотрудников — с учетом их трудовых функций, используемых технологий производства, системы менеджмента (ст. 195.3 ТК РФ).

Таким образом, положения ТК РФ фактически предписывают работодателям формировать должностные инструкции (если таковые используются как источники требований к квалификации) на основе профстандартов.

Рассмотрим, в какой структуре может быть представлена должностная инструкция работника в общем случае, а также каким образом она может быть заполнена с применением профстандартов.

Должностная инструкция с учетом профессионального стандарта: структура документа

Обязательная форма должностной инструкции законодательством РФ не установлена. Распространена практика, по которой в нее включаются следующие основные разделы:

1. Общие положения.

Здесь чаще всего отражаются:

сведения о назначении инструкции;
порядок назначения человека на должность, его подчиненность;
требования к уровню образования и опыту сотрудника;
требования к знаниям и умениям специалиста.

2. Функциональные обязанности.

Здесь фиксируется перечень типичных действий сотрудника, составляющих его работу на занимаемой должности.

Основные права, которые отражаются в документе, чаще всего связаны с доступом человека к тем или иным корпоративным сведениям, а также с возможностями его взаимодействия с другими сотрудниками по различным вопросам.

Здесь фиксируются, как правило, стандартные формулировки — о том, что сотрудник несет ответственность за свои действия в соответствии с законодательством РФ и локальными нормативными актами.

5. Заключительные положения.

Здесь обычно отражается, что:

инструкция составлена в 2 экземплярах;
сотрудник знакомится с инструкцией и удостоверяет ознакомление с ней подписью.

Утверждается должностная инструкция руководителем предприятия.

Сборник должностных инструкций, составленных в полном соответствии с действующим законодательством, вы найдете в КонсультантПлюс. Пробный полный доступ к К+ можно получить бесплатно.

Профстандарт как основа для должностной инструкции: сведения из раздела 1

Профстандарт в общем случае содержит (п. 6 методических рекомендаций, утвержденных приказом Минтрудсоцзащиты РФ от 29.04.2013 № 170н):

раздел 1, в котором фиксируются общие сведения о позиции, для которой определяются квалификационные требования;
раздел 2, в котором содержится описание всех трудовых функций, которые входят в соответствующий профстандарт;
раздел 3, в котором отражаются сведения об обобщенных трудовых функциях, а также развернутые характеристики конкретных трудовых функций;
раздел 4, в котором отражаются данные об организациях, разработавших профстандарт.

Для нас наиболее полезными будут, очевидно, первые три раздела.

Профстандарт как основа должностной инструкции: раздел 2

Второй раздел профстандарта может быть полезен прежде всего как инструмент соотнесения содержания работы человека по существу с определенными профстандартом характеристиками (т. е. с указанными там обобщенной и конкретизированной трудовыми функциями).

ведение бухгалтерского учета;
составление и предоставление финотчетности.

Для первой из указанных обобщенных функций требуется наличие квалификации уровня 5, для второй — уровня 6. Законодательно характеристики соответствующих уровней закреплены в приказе Минтрудсоцзащиты РФ от 12.04.2013 № 148н. Так, уровень 5 предполагает, в частности, наличие у человека как минимум среднего образования по профессии, а также практического опыта работы. Уровень 6 требует, в свою очередь, высшего образования или же среднего по программам подготовки специалистов среднего звена и аналогично практического опыта работы.

Профстандарт как основа для должностной инструкции: раздел 3

Третий раздел профстандарта также может быть также полезен с точки зрения:

Итоги

Узнать больше о применении профстандартов вы можете в статьях:

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Читайте также: