Обязана ли организация использовать дистанционные технологии

Обновлено: 16.05.2024

С 2021 года вступят в силу поправки в Трудовой кодекс, регламентирующие особенности дистанционной и временной удаленной работы. Так, удаленная работа может быть постоянной, временной или комбинированной, с чередованием удаленной работы и работы в офисе. Установлены случаи, когда перевод на удаленную работу может инициировать работодатель. О новых правилах организации удаленной работы рассказывают эксперты 1С.

Правила дистанционной работы регулирует глава 49.1 ТК РФ. Поправки, внесенные Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ, существенно расширили ее. Законодатели ввели понятие удаленной работы, приравняв ее к дистанционной, выделили несколько видов так называемой удаленки и установили порядок ее документального оформления. Неизменным осталось только правило о том, что дистанционной (удаленной) работой признается занятость вне места нахождения работодателя с взаимодействием через информационно-телекоммуникационные сети, в т. ч. интернет. Рассмотрим новшества подробнее.

Удаленную работу разделили на постоянную и временную

Новая редакция ТК РФ предусматривает несколько видов удаленной работы:

постоянная удаленная работа — работник трудится удаленно в течение всего срока действия трудового договора;
временная удаленная работа — осуществляется только в течение срока, который прописан в договоре, но не более 6 месяцев;
чередование удаленной и офисной работы (комбинированная удаленная работа). В случае совмещения удаленной работы и работы на стационарном рабочем месте периодичность и длительность таких видов работы определяются условиями трудового договора (ст. 312.1 ТК РФ). Сроки и периоды работы в ТК РФ не ограничены.

Устанавливаются эти режимы работы трудовым договором или дополнительным соглашением к нему.

Перевод сотрудника на удаленную работу без его согласия

По действующим правилам единственным основанием для перевода работника на удаленную работу является заключение трудового договора, содержащего соответствующее условие, или дополнительного соглашения, которым такое условие вносится в трудовой договор. Иными словами, перевод работника на удаленку возможен только с его согласия.

По правилам, прописанным в новой статье 312.9 ТК РФ, работодатель может перевести работников на временную удаленную работу без их согласия при наступлении:

катастрофы природного или техногенного характера;
производственной аварии;
пожара;
наводнения;
землетрясения;
эпидемии или эпизоотии;
любых других исключительных случаев, ставящих под угрозу жизнь и здоровье людей.

Еще одно основание для перевода сотрудников на дистанционную работу — это принятие органом государственной власти или местного самоуправления решения о необходимости такого перевода.

Для перевода работников на удаленку необходимо принять локальный нормативный акт (ЛНА) с учетом мнения первичной профсоюзной организации.

В нем следует прописать:

обстоятельства, которые стали поводом для перевода;
список работников, временно переводимых на удаленную работу;
срок, на который работники переводятся на удаленную работу (в пределах срока длительности причины перевода, например, на срок устранения последствий производственной аварии);
порядок обеспечения работников, которые переводятся на удаленку, необходимым для удаленной работы оборудованием, программами, средствами защиты информации и т. д., а также порядок выплаты работнику компенсации, если он использует в работе принадлежащие ему средства, программы, оборудование;
порядок организации труда удаленных работников (в т. ч. режим рабочего времени, включая периоды, когда работник обязан выходить на связь с работодателем, порядок и условия выхода на связь, порядок и сроки предоставления работником отчетов о проделанной им работе);
иные положения, касающиеся организации удаленной работы.

При временном переводе на удаленную работу в перечисленных случаях изменения в трудовой договор не вносятся. Когда необходимость в удаленной работе отпадет, работодатель обязан предоставить работнику прежнюю работу на стационарном рабочем месте.

Если выполнение работником трудовых функций на удаленке невозможно или работодатель не может обеспечить работника необходимым оборудованием, программами и средствами защиты информации, необходимо оформить простой по причинам, не зависящим от работника и работодателя. Оплата такого простоя осуществляется по правилам части 2 статьи 157 ТК РФ, то есть в размере не менее 2/3 тарифной ставки, оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя. Оплата в большем размере может быть предусмотрена коллективным или трудовым договором либо локальным нормативным актом.

Обеспечение работника необходимым оборудованием и программами

В новой статье 312.6 ТК РФ закрепили правило, согласно которому работодатель обязан обеспечивать удаленного работника необходимым оборудованием, программами, средствами защиты информации и пр. При этом не важно, закреплена эта обязанность в трудовом (коллективном) договоре или нет.

Вместо работы на оборудовании работодателя сотрудники смогут использовать собственные средства и программы, но только с согласия работодателя. В этом случае работодатель обязан выплачивать компенсацию за использование и возмещать расходы, связанные с этим использованием. Размер компенсации и возмещаемых расходов определяется в коллективном договоре, ЛНА, трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.

Действующие нормы устанавливают, что обеспечение средствами труда осуществляется только в порядке и в сроки, закрепленные в трудовом договоре, это позволяет не устанавливать такие условия.

На удаленного работника, который направляется работодателем для работы в другую местность, будет распространяться действие статей 166-168 ТК РФ. Такая поездка будет считаться командировкой, а работнику должны быть предоставлены соответствующие гарантии и компенсации. Сейчас этот аспект работы удаленного сотрудника в законе не прописан. Тем не менее по-прежнему нет ответа на вопрос, является ли поездка удаленного работника в офис работодателя командировкой или нет.

Об оплате труда сотрудников на удаленке

В статью 312.5 ТК РФ включено новое правило: выполнение работником работы в удаленном режиме не может быть основанием для снижения его заработной платы. Таким образом, переводя сотрудника на удаленку, снижать ему зарплату нельзя. При необходимости это можно сделать только в общем порядке и при наличии достаточных оснований.

При этом стоит помнить, что работодатель должен обеспечить сотрудникам равную оплату за труд равной ценности (абз. 6 ч. 2 ст. 22 ТК РФ), то есть изменить оклад (тарифную ставку) можно не для конкретного работника, а для определенной должности. Соответствующие действия повлекут внесение изменений в штатное расписание.

Порядок взаимодействия с удаленным работником

По новым правилам это нужно делать, только если работник обратился с письменным заявлением (новая редакция ст. 312.2 ТК РФ).

Сейчас если удаленный работник и работодатель обмениваются электронными документами, при их отправке необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись. По новым правилам усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная (квалифицированная и неквалифицированная) подпись работника должны применяться только в случаях заключения, изменения или расторжения:

трудового договора (доп. соглашения к нему);
договора о материальной ответственности;
ученического договора с отрывом или без отрыва от производства.

При обмене другими электронными документами можно использовать другие виды электронной подписи или обмениваться документами в иной форме, в том числе без использования электронной подписи (например, по электронной почте, WhatsApp, Telegram и т. д.).

Порядок обмена такими документами и их форма должны быть закреплены в коллективном (трудовом) договоре либо в локальном нормативном акте, принятом с учетом мнения выборного органа профсоюзной организации (новая ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ).

Обмениваясь электронными документами, работник и работодатель обязаны направлять друг другу подтверждение получения документа в электронной форме. Если работодатель и работник взаимодействуют не через электронные документы, а в иной форме, они также должны подтверждать свои действия по представлению информации.

Порядок подтверждения устанавливается коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения профсоюза, трудовым договором или доп. соглашением к нему.

Ознакомить удаленного работника с приказами, локальными нормативными актами, уведомлениями, требованиями и другими документами, с которыми он должен быть ознакомлен под подпись, можно будет путем подписания бумажного документа (как обычно) или путем обмена электронными документами или в иной форме, которую работодатель и работник согласовали в локальном нормативном акте, утвержденном с учетом мнения профсоюза, в коллективном договоре, трудовом договоре или в доп. соглашении к нему.

Порядок направления удаленным работником работодателю результатов работы и отчетов о выполненной работе определяется коллективным или трудовым договором либо локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения профсоюза. Сейчас это можно прописать только в договоре об удаленной работе.

Еще одно изменение заключается в том, что с 2021 года для внесения сведений о дистанционной работе необходимо желание работника. Сейчас сведения в трудовую вносятся по умолчанию, запись можно не делать только по соглашению между сторонами. Отметим, что такая формулировка никак не повлияет на обязанность работодателей подавать на всех дистанционных сотрудников данные о кадровых мероприятиях по форме СЗВ-ТД.

Новые правила рабочего времени и времени отдыха удаленного работника

Как и действующие нормы, новая редакция статьи 312.4 ТК РФ предоставляет сотруднику право самому определить режим рабочего времени, если он не определен в коллективном или трудовом договоре либо в локальном нормативном акте, принятом с учетом мнения профсоюзного органа. Однако новые нормы (в отличие от действующих) установили круг вопросов, которые работник и работодатель могут согласовать.

режим рабочего времени удаленного работника (если режим рабочего времени не определен, работник определяет его по своему усмотрению);
продолжительность и (или) периодичность выполнения удаленной работы при временной дистанционной работе;
условия и порядок вызова работодателем удаленного работника для выполнения им работы на стационарном рабочем месте или выхода на работу такого работника по своей инициативе;
порядок предоставления удаленному работнику, работающему удаленно на постоянной основе, ежегодного оплачиваемого отпуска и других видов отпусков.

По новым правилам время взаимодействия удаленного работника с работодателем (например, переговоры, телефонные звонки, видеоконференции) включается в рабочее время работника. Сейчас этот вопрос законом не урегулирован.

Новое основание для увольнения — невыход удаленного работника на связь

В отношении удаленных работников действуют общие правила прекращения трудового договора. Кроме того, новой статьей 312.8 ТК РФ предусмотрены дополнительные основания для увольнения удаленного работника.

Если удаленный работник без уважительных причин не выходит на связь с работодателем более двух рабочих дней со дня поступления такого запроса, его можно уволить.

Это правило работает, только если более долгий срок ответа не установлен в порядке взаимодействия между работником и работодателем.

Еще одно новое основание для увольнения работника, работающего удаленно на постоянной основе, это смена работником местности выполнения работы, если это влечет невозможность продолжения работы (например, переезд работника в местность, где отсутствует возможность ежедневного выхода в интернет) (ч. 2 новой ст. 312.8 ТК РФ).

Сервис 1С:Кабинет сотрудника для мобильного взаимодействия сотрудников и бухгалтерии

В программе 1С изменения личных данных учитываются после утверждения кадровой службой. Справки по запросам сотрудников формируются автоматически, но могут быть проконтролированы бухгалтером.

Таким образом, сотрудникам не нужно ходить в бухгалтерию (отдел кадров), а бухгалтерам (кадровикам) можно не отвлекаться от своих дел.

Сервис встроен в популярные программы 1С:

Актуальный список см. на Портале 1С:ИТС.

Обратите внимание, для работы сервиса программа 1С должна быть на официальной поддержке 1С.

Пользователи могут подключить тестовый период на 45 дней прямо в программе 1С.

Подключение к сервису настраивается пользователем с полными правами. Настройка вызывается по кнопке Подключить на начальной странице либо по ссылке Сервис 1С:Кабинет сотрудника в разделах Кадры или Зарплата (см. рисунок).

Если программа еще не была подключена к интернет-поддержке, это предлагается сделать здесь же по кнопке Подключить.

Ухудшение в 2020 году ситуации с коронавирусом в России заставило Минтруд и депутатов Госдумы оперативно подготовить пакет поправок в трудовое законодательство, которые бы в полной мере регулировали правовое положение работников на удалёнке. В связи с этим, в конце ноября 2020 года Госдума приняла Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ об удалённой и дистанционной работе – с соответствующими изменениями и дополнениями в ТК РФ с 2021 года. В этой статье рассматриваем новые положения Трудового кодекса для удалённых сотрудников и их работодателей, а также какие особенности дистанционной работы они закрепили.

Содержание Закона-2020 об удалённой работе

Рассматриваемый Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ внёс изменения в Трудовой кодекс РФ, которые регулируют 2 основных вопроса:

дистанционная (удаленная) работа;
временный перевод сотрудника на такую работу по инициативе работодателя в исключительных случаях.

Поэтому вот как поправили ТК РФ:

Статья 312.2 – особенности заключения трудового договора и доп. соглашения к нему, предусматривающих выполнение работником трудовой функции дистанционно

Статья 312.3 – особенности порядка взаимодействия дистанционного работника и работодателя

Статья 312.4 – особенности режима рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника

Статья 312.7 – особенности охраны труда дистанционных работников

Статья 312.8 – дополнительные основания прекращения трудового договора с дистанционным работником

Далее разберём каждую из этих позиций.

Также отметим, что рассматриваемый закон вступает в силу с 1 января 2021 года. То есть, сразу все положения.

Общие положения об удалёнке в ТК РФ с 2021 года

Понятие

Дистанционная (удаленная) работа – это выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения:

работодателя;
его филиала, представительства;
иного обособленного структурного подразделения (вкл. расположенные в другой местности);
стационарного рабочего места;
территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.

Обязательное условие – использование информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе Интернета, и сетей связи общего пользования для:

выполнения данной трудовой функции;
взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением.

Виды удалёнки

Трудовым договором или допсоглашением к нему можно предусматривать выполнение трудовой функции дистанционно на:

постоянной основе – в течение срока действия трудового договора;
временно – непрерывно в течение определенного трудовым договором или допсоглашением срока, не превышающего 6 месяцев;
периодически – при условии чередования периодов выполнения трудовой функции дистанционно и на стационарном рабочем месте.

В итоге, дистанционный сотрудник это:

заключивший трудовой договор или дополнительное соглашение к нему;
выполняющий трудовую функцию дистанционно в соответствии с локальным нормативным актом работодателя о временном переводе (ст. 312.9 ТК РФ – по инициативе работодателя в исключительных случаях).

На дистанционных работников в период выполнения ими трудовой функции удалённо распространяется действие трудового законодательства и иных актов трудового права с учетом особенностей, установленных гл. 49.1 ТК РФ.

Особенности заключения трудового договора и допсоглашения о дистанционной работе с 2021 года

Их можно заключить путем обмена электронными документами. Порядок предусмотрен ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ (см. далее).

При заключении трудового договора путем обмена электронными документами остальные необходимые для трудоустройства документы (ст. 65 ТК РФ) можно предъявить в форме электронных документов, если иное не предусмотрено законодательством РФ.

По требованию работодателя нужно представить ему нотариально заверенные копии указанных документов на бумажном носителе.

Особенность: при заключении трудового договора путем обмена электронными документами лицом, впервые заключающим его, он самостоятельно получает от ПФР документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета. В том числе электронный.

Еще особенность: ознакомить с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными актами работодателя по труду, коллективным договором (ч. 3 ст. 68 ТК РФ) можно путем обмена электронными документами.

Как работодателю и сотруднику взаимодействовать при удалёнке

В случае обмена электронными документами нужна усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная работника при:

заключении в электронном виде трудовых договоров, допсоглашений к ним, договоров о материальной ответственности, ученических договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
внесении изменений в эти договоры (допсоглашения);
их расторжении.

В иных случаях достаточно обмена электронными документами с использованием других видов электронной подписи. Или вообще в иной форме, предусмотренной:

коллективным договором;
локальным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации;
трудовым договором,
дополнительным соглашением к договору.

До 2021 года сторонам трудового договора приходилось использовать усиленные квалифицированные электронные подписи при обмене любыми электронными документами.

Нужно обеспечить фиксацию факта получения работником и/или работодателем документов в электронном виде.

При обмене электронными документами каждая из сторон обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения основного электронного документа от другой стороны. Срок должен быть установлен:

коллективным договором;
локальным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации;
трудовым договором,
дополнительным соглашением к договору.

При взаимодействии в иной форме подтверждение действий, связанных с предоставлением друг другу информации, должно происходить в порядке, определенном:

коллективным договором;
локальным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации;
трудовым договором,
дополнительным соглашением к договору.

С непосредственно связанными с трудовой деятельностью дистанционного работника локальными актами, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами, в отношении которых трудовым законодательством предусмотрено их оформление на бумажном носителе и/или ознакомление с ними работника в письменной форме, в том числе под роспись, дистанционный работник должен быть ознакомлен одним из 3-х способов:

в письменной форме, в т. ч. под роспись;
путем обмена электронными документами;
в иной форме, предусмотренной колл. договором, локальным актом, принятым с учетом мнения профсоюза, трудовым договором, допсоглашением к нему.

Если по ТК РФ работник вправе или обязан обратиться к работодателю с заявлением, предоставить работодателю объяснения либо другую информацию, он делает это:

в форме электронного документа;
в иной форме, предусмотренной колл. договором, локальным актом, принятым с учетом мнения профсоюза, трудовым договором, допсоглашением к нему.

на бумаге (по почте заказным письмом с уведомлением);
в форме электронного документа, если это указано в заявлении работника.

Для оплаты больничных, в т. ч. декрета дистанционный работник действует одним из 2-х способов:

направляет работодателю оригиналы документов – по почте заказным письмом с уведомлением;
даёт сведения о серии и номере электронного листка нетрудоспособности (если медорганизация и работодатель – участники системы информационного взаимодействия по ЭЛН.

Порядок взаимодействия, в том числе в связи с выполнением трудовой функции дистанционно, передачей результатов работы и отчетов о выполненной работе по запросам работодателя, устанавливает:

коллективный договор;
локальный акт, принятый с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации;
трудовой договор,
допсоглашение к договору.

Режим работы и отдыха дистанционно

Коллективный договор, локальный акт, принятый с учетом мнения первичной профсоюзной организации, трудовой договор, допсоглашение могут определять:

режим рабочего времени дистанционного работника;
при временной дистанционной работе также – продолжительность и/или периодичность выполнения трудовой функции дистанционно.

Если иное не предусмотрено перечисленными документами, режим рабочего времени дистанционный работник устанавливает себе сам.

Указанные документы могут определять условия и порядок:

вызова работодателем дистанционного работника, выполняющего дистанционную работу временно, для выполнения им трудовой функции на стационарном рабочем месте;
выхода такого работника по своей инициативе (кроме случаев, предусмотренных ст. 312.9 ТК РФ) для выполнения им трудовой функции на стационарном рабочем месте.

Порядок предоставления дистанционному работнику на постоянке ежегодного оплачиваемого и иных видов отпусков определяет коллективный договор, локальный акт, принятым с учетом мнения выборного органа первичного профсоюза, трудовой договор в соответствии с общими правилами.

Предоставление ежегодного оплачиваемого и иных видов отпусков дистанционному работнику, выполняющему такому работу временно, происходит в общем порядке гл. 19 ТК РФ.

Оплата труда: что гарантирует государство

С 2021 года статьей 312.5 ТК РФ установлена важная дополнительная гарантия по оплате труда дистанционного работника. Она заключается в том, что выполнение трудовой функции дистанционно не может быть основанием для снижения заработной платы.

Организация труда на удалёнке

Согласно новой ст. 312.6 ТК РФ, работодатель обеспечивает дистанционного сотрудника необходимыми для выполнения им трудовой функции:

оборудованием;
программно-техническими средствами;
средствами защиты информации;
иными средствами.

Дистанционный работник вправе с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать свои или арендованные девайсы и ПО. При этом работодатель одновременно:

выплачивает ему компенсацию за их использование;
возмещает расходы, связанные с их использованием.

Порядок, сроки и размеры определяют коллективный договор, локальный акт, принятым с учетом мнения профсоюза, трудовой договор, допсоглашение к нему.

В случае направления дистанционного работника для выполнения служебного поручения в другую местность (на другую территорию), отличную от выполнения трудовой функции, на него распространяются правила о командировках (сохранение места, средний заработок, возмещение расходов – ст. 166-168 ТК РФ).

Охрана труда дистанционных работников

Для обеспечения безопасных условий труда и охраны труда дистанционных работников в период выполнения ими трудовой функции дистанционно работодатель исполняет обязанности, предусмотренные абзацами 17, 20 и 21 части второй ст. 212 ТК РФ. Это:

расследование и учет несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;
выполнение предписаний должностных лиц Роструда (ГИТ) и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, других федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих государственный контроль (надзор) в установленной сфере деятельности, и рассмотрение представлений органов общественного контроля в установленные законом сроки;
обязательное соцстрахование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (страховые взносы в ФСС на травматизм).

Также работодатель обязан знакомить дистанционных работников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными им.

коллективным договором;
локальным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации;
трудовым договором,
дополнительным соглашением к договору.

Доп. основания для увольнения удалёнщика с 2021 года

Это регулирует новая ст. 312.8 ТК РФ. По ней, на дистанционного работника распространяются общие основания расторжения трудового договора (ст. 77 ТК РФ и др.). Но законодатели всё-таки добавили ещё одно – по инициативе работодателя. Звучит оно так:

“… если в период выполнения трудовой функции дистанционно работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по вопросам, связанным с выполнением трудовой функции, более 2-х рабочих дней подряд со дня поступления соответствующего запроса работодателя (за исключением случая, если более длительный срок для взаимодействия с работодателем не установлен порядком взаимодействия работодателя и работника, предусмотренным ч. 9 ст. 312.3 ТК РФ).”

С постоянным дистанционщиком трудовой договор также может быть прекращен в случае изменения им местности выполнения трудовой функции, если это влечет невозможность исполнения обязанностей на прежних условиях.

Отметим также, что у работодателя нет права закреплять в трудовом договоре свои основания увольнения работника на удалёнке (хотя изначально такая норма была в законопроекте).

Временный принудительный перевод на удалёнку по решению работодателя с 2021 года

Порядок временного перевода на дистанционную работу по инициативе работодателя (это возможно в исключительных случаях) регулирует новая ст. 312.9 ТК РФ.

Такое возможно в случае:

катастрофы природного или техногенного характера;
аварии на производстве;
несчастного случая на производстве;
пожара, наводнения, землетрясения, эпидемии или эпизоотии;
любых исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части.

Срок такого перевода должен быть равен периоду наличия указанных обстоятельств (случаев).

Но также временный перевод на удалёнку по инициативе работодателя возможен в случае принятия соответствующего решения органом госвласти и/или органом местного самоуправления. Например, как это сделал в 2020 году мэр Москвы С. Собянин, обязав работодателей перевести минимум 30% штатных сотрудников на удалённую работу.

При этом работодатель должен обеспечить работника необходимыми для выполнения трудовой функции дистанционно:

оборудованием;
программно-техническими средствами;
средствами защиты информации;
иными средствами.

Но есть второй вариант. Возместить такому работнику 3 вида расходов:

компенсацию за их использование (своих или арендованных);
затраты, связанные с их использованием;
другие расходы, связанные с выполнением трудовой функции дистанционно.

При необходимости работодатель должен обучить работе с оборудованием и ПО, которые рекомендовал или предоставил.

Работодатель с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации должен принять локальный акт о временном переводе на дистанционную работу. В нём нужно отразить:

Работник должен быть ознакомлен с указанным локальным актом способом, позволяющим достоверно подтвердить его получение работником.

При временном переводе на дистанционную работу по инициативе работодателя внесение изменений в трудовой договор с работником не требуется.

По окончании срока перевода работодатель обязан предоставить сотруднику прежнюю работу, предусмотренную трудовым договором, а работник обязан приступить к ее выполнению.

Важно, что на период временного перевода на работника распространяются гарантии, предусмотренные для дистанционного работника (см. выше). Включая:

охрану труда;
обеспечение за счет работодателя необходимыми оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами;
выплату компенсации за использование работником своего или арендованного оборудования, ПО;
возмещение работнику других расходов, связанных с выполнением дистанционной работы.

Но бывает так, что:

специфика работы на стационарном рабочем месте не позволяет временно перевести на дистанционную работу;
работодатель не может обеспечить работника необходимыми для выполнения трудовой функции дистанционно оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами.

Тогда время, в течение которого работник не выполняет свою трудовую функцию, считается временем простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника. Его оплачивают как не менее 2/3 тарифной ставки (оклада) пропорционально времени простоя (ч. 2 ст. 157 ТК РФ). Хотя больший размер оплаты может быть предусмотрен:

Наталия Агешкина,
практикующий юрист-эксперт с многолетним опытом работы в различных сферах деятельности коммерческих и некоммерческих организаций. Имеет ряд публикаций в области уголовного, гражданского, предпринимательского и конкурентного права.

Дистанционная занятость — форма организации труда, определяющая специальный характер и условия работы, позволяющие осуществлять трудовую деятельность удаленно (дистанционно) (т. е. без постоянного присутствия на стационарном рабочем месте, территории или объекте, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя) и предполагающие взаимодействие работника с работодателем преимущественно посредством применения информационно-коммуникационных технологий.

Дистанционная работа — работа, предусматривающая выполнение работником определенных трудовым договором трудовых функций при совокупном соблюдении ряда обязательных условий, указанных в ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ. Рассмотрим эти условия подробнее.

Условие второе — осуществление работы вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.

В физическом смысле рабочее место — пространство трудовой деятельности работающего, его рабочая зона. В большинстве случаев рабочее место в физическом смысле расположено на территории, находящейся под прямым контролем работодателя.

В юридическом смысле рабочее место — место занятости (место работы) у работодателя, связанное со всеми рабочими зонами, в которых в связи с работой должен находиться или куда должен прибыть работник. Рабочее место в юридическом смысле не обязательно связано с рабочим местом в физическом смысле, контролируемом работодателем, и может быть связано с иным местонахождением, контролируемом иным субъектом права, например, при аутсорсинге или работе за пределами территории работодателя (в командировке, иных случаях).

Косвенный контроль работодателя за выполнением его работниками их обязанностей, например, в здании на производственном объекте заказчика, может осуществляться посредством взаимодействия работодателя с заказчиком указанных работ (услуг) (см. письмо Минфина России от 31.05.2019 № 03-02-07/1/41780).

Рабочее место считается стационарным, если оно создается на срок более одного месяца (см. п. 2 ст. 11 НК, письмо МНС РФ от 29.04.2004 № 09-3-02/1912, письмо Минфина России от 27.09.2019 № 03-02-07/1/74501 и др.).

Как неоднократно разъяснял Минфин России, под оборудованием стационарного рабочего места подразумевается создание всех необходимых для исполнения трудовых обязанностей условий, а также само исполнение таких обязанностей (см. письма Минфина России от 25.10.2019 № 03-02-07/1/82265, от 31.05.2019 № 03-02-07/1/41780, от 21.05.2018 № 03-02-07/1/34515, от 05.05.2017 № 03-02-07/1/27605 и др.).

Информационно-телекоммуникационная сеть — технологическая система, предназначенная для передачи по линиям связи информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники. Обратим внимание, что такие сети не тождественны сетям связи, поскольку в состав информационно-телекоммуникационной сети обязательно должно входить три элемента: вычислительная техника (т. е. компьютеры), линии (каналы) связи и система доступа к линиям (каналам) связи (т. е. коммутационное оборудование и регламенты их использования).

В то же время для предоставления обязательного страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством дистанционный работник направляет работодателю оригиналы документов, предусмотренных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, по почте заказным письмом с уведомлением (см. ч. 7 ст. 312.1 ТК РФ). Обмен документами посредством почтовой пересылки может быть предусмотрен и для некоторых иных случаев.

В целом все основные аспекты, связанные с порядком и условиями взаимодействия между дистанционным работником и работодателем, должны быть отражены в тексте трудового договора о дистанционной работе, либо в специальном локальном нормативном акте, в официальном порядке утвержденном работодателем (дистанционный сотрудник должен быть ознакомлен с таким актом под роспись).

Важно: при дистанционной занятости работодатель в целях обеспечения безопасных условий и охраны труда дистанционных работников исполняет только обязанности, предусмотренные абз. 17, 20 и 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ, а также осуществляет ознакомление дистанционных работников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем. Все другие обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда (установленные ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ) на дистанционных работников не распространяются, если иное не предусмотрено трудовым договором о дистанционной работе.

Дистанционная работа может осуществляться постоянно или временно. На дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных гл. 49.1 ТК РФ.

В зависимости от ситуации с работником, выполняющим дистанционную работу, заключается либо трудовой о дистанционной работе, либо соглашение о временном выполнении трудовой функции на условиях дистанционной работы. Трудовой договор о дистанционной работе. Может быть заключен как договор на неопределенный срок, так и срочный трудовой договор (ст. 58, 59 ТК РФ). Содержание трудового договора о дистанционной работе, предоставление документов, необходимых для заключения этого договора, и оформление приема на работу определяются соответственно нормами ст. 57, 65 и 68 ТК РФ с учетом особенностей, установленных ст. 312.1–312.4 ТК РФ.

Особенности прекращения трудового договора о дистанционной работе отражены в ст. 312.5 ТК РФ.

Важно: в трудовом договоре о дистанционной работе должно быть указано как место заключения самого договора, так и место выполнения дистанционной работы. Согласно ч. 1 ст. 312.2 ТК РФ в качестве места заключения трудового договора о дистанционной работе, соглашений об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе указывается место нахождения работодателя.

Из определения дистанционной работы следует, что дистанционный работник может трудиться в разных местах, и его работа не обязательно должна быть привязана к какому-то конкретному адресу.

Сотрудничество с такими лицами рекомендуется осуществлять в рамках гражданско-правовых отношений (см. письма Минтруда России от 17.02.2016 № 14-2/В-125, от 15.04.2016 № 17-3/ООГ-578, от 27.07.2016 № 17-3/В-292). Соглашение о временном выполнении трудовой функции на условиях дистанционной работы. Правовым основанием заключения такого соглашения служат общие нормы ст. 72 ТК РФ, а само соглашение является дополнением к основному трудовому договору, ранее заключенному с работником.

Важно учесть, что в рассматриваемом случае речь идет именно о временном изменении формы организации труда, но никак не об изменении трудовой функции работника (о понятии трудовой функции см. абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

При этом изменение формы организации труда возможно исключительно по взаимному согласию сторон трудового договора (работника и работодателя) и с учетом того, что организационно-технологические условия труда и характер осуществляемых работником трудовых функций позволяют перейти на дистанционную занятость.

Инициатором заключения такого соглашения может быть как работник, так и работодатель. Соглашение о временном выполнении трудовой функции на условиях дистанционной работы предполагает временную корректировку (дополнение, изменение) положений заключенного с работником трудового договора в части:

б) указания на временный дистанционный характер работы. Следует отметить, что выполнение предусмотренной трудовым договором трудовой функции временно осуществляется на условиях дистанционной занятости, и на этот период на работника дополнительно распространяется действие норм гл. 49.1 ТК РФ, предусматривающей особенности регулирования труда дистанционных работников;

в) указания на место выполнения дистанционной работы. Это может быть адрес места жительства или места пребывания работника;

г) указания на срок временного выполнения дистанционной работы. Сроки временного выполнения дистанционной работы могут определяется календарной датой или истечением периода времени, который исчисляется годами, месяцами, неделями, днями или часами. Срок может определяться также указанием на событие, которое должно неизбежно наступить (см. гл. 11 ГК РФ);

д) указания на порядок взаимодействия между работодателем и работником по
вопросам, связанным с временным выполнением работником трудовой функции на условиях дистанционной занятости. Здесь целесообразно кратко отразить общие условия обмена электронными документами между работником и работодателем;

е) указания на особенности режима рабочего времени и времени отдыха на период временного выполнения трудовой функции на условиях дистанционной занятости. Если в трудовом договоре уже были отражены условия режима рабочего времени и времени отдыха работника, то в соглашении целесообразно либо подтвердить их, либо установить новые условия с учетом характера временного выполнения дистанционной работы;

ж) указания на иные условия осуществления временной дистанционной работы, например (см. ст. 312.3, 312.4 ТК РФ):

порядок и сроки обеспечения дистанционных работников необходимыми для осуществления ими своих трудовых функций оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами;
порядок и сроки представления дистанционными работниками отчетов о выполненной работе;
размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств;
порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов.

Перевод на удаленную работу, отмечает Минтруд России, должен проходить с учетом производственных возможностей, то есть важно убедиться, что у сотрудника есть ресурсы для выполнения этой работы или работодатель может предоставить работнику необходимую технику/материалы.

В данной ситуации не действуют нормы ч. 3 ст. 72.1 ТК РФ, определяющие, что не требует согласия работника перемещение его у того же работодателя на другое рабочее место, если это не влечет за собой изменения определенных сторонами условий трудового договора.

Временный переход на дистанционную работу влечет изменение формы организации труда, а не обычное перемещение на другое рабочее место, соответственно, изменяются и условия трудового договора.

Без таких соглашений приказ о временном переводе сотрудников на удаленную работу будет признан незаконным. По большому счету, издание приказа о временном переводе сотрудников на удаленную работу не вполне целесообразно. Работник, с которым заключается соглашение о временном выполнении трудовой функции на условиях дистанционной работы, уже оформлен на работу по ранее заключенному трудовому договору, а само соглашение, хотя и устанавливает новую форму организации труда, не предусматривает изменения ни трудовой функции, ни условий оплаты труда, а все необходимые условия, связанные с временным выполнением дистанционной работы, отражаются в тексте соглашения, следовательно, издание отдельного приказа о временном выполнении трудовых обязанностей на условиях дистанционной занятости не обязательно.

Однако если работодатель в любом случае намерен принять приказ о временном переходе на дистанционную работу, то такой приказ может быть издан:

1) до заключения соглашения о временном выполнении трудовой функции на условиях дистанционной работы. В этом случае приказ будет носить только рекомендательный характер, и это непременно нужно учитывать, поскольку работодатель не вправе обязать своих сотрудников работать на условиях дистанционной занятости. В приказе можно определить перечень работников, которые будут временно выполнять свои трудовые функции на условиях дистанционной занятости, возможные сроки дистанционной работы и порядок ее организации, в том числе график, способы обмена информацией о производственных заданиях и их выполнении, способах и средствах, времени связи по телефону, с использованием других средств связи, возможность использования ресурсов организации на дому, иные аспекты.

Предварительно, до издания приказа, работодатель должен оценить реальные возможности перехода сотрудников на дистанционную работу (с учетом особенностей производственного процесса, наличия технических возможностей, средств связи и т. д.). В случае отсутствия у организации возможности передать сотруднику необходимые для работы технические средства и материалы, работодателю следует рассмотреть возможность возмещения работнику расходов в порядке применения норм ст. 188 ТК РФ;

2) после заключения соглашения о временном выполнении трудовой функции на условиях дистанционной работы. В таком приказе можно отразить факт перехода определенных сотрудников на временную дистанционную работу, а также любые иные связанные с этим аспекты, которые работодатель посчитает нужным зафиксировать.

На заметку: в случае временного выполнения работниками трудовой функции на условиях дистанционной занятости рекомендуем избегать документального упоминания о временном переводе на дистанционную работу, поскольку перевод работника (см. ст. 72. 1, 72 .2, 73 ТК РФ) предполагает иные правовые последствия, отличные от изменения формы организации труда.

В то же время необходимо помнить о возможности применения специальных норм ст. 74 ТК РФ, регулирующей изменение определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда.

На заметку: дистанционная работа не приводит к образованию обособленного подразделения. Дистанционный работник осуществляет свои трудовые функции вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, с учетом этого НДФЛ с дохода, выплачиваемого дистанционному работнику, необходимо уплачивать по ставке 13% с перечислением в бюджет по месту учета работодателя (как налогового агента) в налоговом органе (см. Письма Минфина России от 24.12.2018 № 03-04-06/94010, от 22.02.2017 № 03-04-05/10518, от 01.12.2014 № 03-04-06/61300).

В соответствии с п. 9 ст. 83 НК РФ в случае возникновения у налогоплательщика затруднения с определением места постановки на учет в налоговом органе решение на основе представленных им сведений принимается налоговым органом. Следовательно, налогоплательщик вправе обратиться в налоговый орган по месту нахождения организации, который принимает решение исходя из представленных организацией документов, о выполнении ее работниками дистанционной работы (см. письмо Минфина РФ от 19.01.2018 № 03-02-07/1/3617).

Расходы на командировку дистанционного работника учитывают в составе прочих расходов при определении базы по налогу на прибыль (см. подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письма Минфина России от 08.08.2013 № 03-03-06/1/31945, от 01.08.2013 № 03-03-06/1/30978, от 14.04.2014 № 03-03-06/1/16788).

В настоящее время на условиях удаленной работы свою деятельность осуществляют специалисты с разной степенью квалификации: инженеры, юристы, переводчики, журналисты, редакторы, дизайнеры, программисты, аудиторы и др., и постепенно сфера дистанционной занятости будет расширяться, позволяя сокращать разнообразные издержки работодателей и работников, стимулировать создание новых эффективных рабочих мест, включая гибкие формы занятости, повысить их оборачиваемость.

Место для удаленной работы сможет выбирать сам работник. Вводиться подобный режим труда будет на основании дополнительного соглашения к трудовому договору, которое может быть заключено дистанционно путем обмена электронными документами.

Однако, по нашему мнению, введение указанных норм не вполне целесообразно, поскольку уже сегодня действующий ТК РФ провозглашает сочетание государственного и договорного регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений (ст. 2, 9 ТК РФ) и не содержит запрета на возможность осуществления временной удаленной работы, а также дистанционной работы на условиях совместительства (ст. 60.1 ТК РФ), совмещения профессий (должностей), в связи с расширением зон обслуживания, увеличением объема работы (ст. 60.2 ТК РФ).

Важно лишь правильно оформить все необходимые документы, определяющие условия выполнения дистанционной работы.

С января 2021 года начали действовать новые нормы Трудового кодекса, посвященные дистанционному режиму работы (поправки внесены Федеральным законом от 08.12.20 № 407-ФЗ). Как правильно оформить договор об удаленной работе? Кто устанавливает рабочий график? За что можно уволить дистанционного сотрудника? Ответы на эти вопросы — в нашей статье.

Согласно поправкам, в 2021 году и далее допустимы два сценария перевода персонала на дистанционную работу.

Вариант первый: по согласованию с работником

В общем случае для установления режима удаленной работы нужно согласие сотрудника и работодателя. Это следует из новой редакции статьи 312.1 ТК РФ.

Вариант второй: без согласия работника

В исключительных случаях временно перевести сотрудника на дистанционный режим можно без его согласия. К таким ситуациям относятся: природные и техногенные катастрофы, пожары, эпидемии и иные ситуации, когда жизнь или нормальные условия для жизни населения оказались под угрозой.

Составляйте локальные акты по готовым шаблонам и ведите кадровый учет в специальном сервисе Попробовать бесплатно

Работника следует ознакомить с ним под роспись. Плюс к этому необходимо обеспечить человека всем, что нужно для работы на дому. Если сотрудник использует собственное или арендованное имущество, работодатель обязан выплатить ему компенсацию (новая ст. 312.9 ТК РФ).

ВАЖНО

Как оформить сотрудника на дистанционную работу

Заказать усиленную квалифицированную электронную подпись (КЭП) Получить через час

Согласно статье 65 ТК РФ, будущий сотрудник должен предъявить при трудоустройстве:

Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность.
Трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (если ранее человек уже работал).
Уведомление о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в т. ч. в форме электронного документа.
Диплом или иной документ об образовании или квалификации (если должность предполагает их наличие).
Документы воинского учета (предъявляют только военнообязанные).
Другие документы, которые предоставляют только в определенных случаях. Например, справка об отсутствии судимости, если она является условием для приема претендента на ту или иную должность.

ВАЖНО

Если человек переведен на дистанционный режим, то любой документ, касающийся его работы, можно оформить в электронном виде. Какую подпись поставить? Это зависит от вида документа.

Есть перечень документов, для которого установлено четкое правило: работодатель использует КЭП, сотрудник — либо КЭП, либо усиленную неквалифицированную электронную подпись. В него входят:

Трудовой договор и допсоглашения к нему.
Договор о материальной ответственности.
Ученический договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.

Все остальные документы разрешено подписывать любым способом, который закреплен в коллективном договоре, локальном нормативном акте или трудовом договору. Главное — предусмотреть порядок, согласно которому каждая из сторон (организация и сотрудник) будет подтверждать получение документа.

СПРАВКА

Как оформить больничный

Рабочий график, отпуск и гарантии

Сколько часов в день тратить на работу, когда приступать и заканчивать, как часто приезжать в офис — все это можно предусмотреть в трудовом договоре, либо в коллективном договоре или локальном нормативном акте. В случае, когда работодатель не утвердил никаких правил, человек волен сам решать, какой график для него предпочтителен.

ВНИМАНИЕ

Что касается гарантий, то дистанционный сотрудник вправе пользоваться ими точно так же, как если бы он приходил на работу. Плюс к этому четко оговорено, что удаленный режим не может служить основанием для снижения заработной платы (новая редакция ст. 312.5 ТК РФ).

Охрана труда

расследование в установленном порядке несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;
выполнение предписаний, выданных трудовой инспекцией;
обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;
ознакомление работника с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.

Другие мероприятия по охране труда в отношении дистанционных работников необходимо проводить, только если об этом сказано в трудовом или коллективном договоре, либо локальным нормативным актом (новая ст. 312.7 ТК РФ).

Подготовить документы по охране труда в специальном сервисе Попробовать бесплатно

Есть и дополнительные основания. Уволить дистанционного сотрудника можно, если он без уважительной причины не выходит на связь с начальством более двух рабочих дней подряд. Или переехал в другую местность и больше не может выполнять трудовые функции на прежних условиях (новая ст. 312.8 ТК РФ).

После увольнения дистанционного сотрудника, на него нужно подать сведения по форме СЗВ-ТД.

Читайте также: