Нужно ли в сзв тд при увольнении указывать предыдущую запись если сведения уже подавались

Обновлено: 19.05.2024

C 2020 года у работодателей (организаций и индивидуальных предпринимателей) появилась обязанность предоставлять сведения о трудовой деятельности работников в пенсионный фонд (п. 2.4 ст. 11 Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ — далее Закон N 27-ФЗ). Но вопросов по этой отчетности до сих пор много. Расскажем в какие сроки и как ее нужно заполнять начиная с августа 2021 года (с учетом поправок, внесенных Постановлением Правления ПФ РФ от 27.10.2020 N 769п).

В каких случаях работодатель обязан подавать сведения СЗВ-ТД

Форма СЗВ-ТД заполняется на каждого работника отдельно. Отчитаться по форме СЗВ-ТД работодатель должен в том случае, если в календарном месяце:

работника приняли на работу, перевели на другую постоянную работу или уволили;
работник получил новую профессию, специальность или квалификацию;
суд запретил работнику занимать определенную должность или заниматься определенной деятельностью;
организация была переименована и т.п.

Обратите внимание! Сведения подаются только на тех работников, у кого были перечисленные выше кадровые мероприятия.

Сроки представления СЗВ-ТД с 1 января 2021 года

С 1 января 2021 года работодатели продолжат представлять СЗВ-ТД:

при приеме на работу и при увольнении сведения по форме СЗВ-ТД нужно будет подать не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление (расторжение) трудовых отношений;
при переводе на другую постоянную работу или при иных кадровых мероприятиях СЗВ-ТД нужно представить не позднее 15-го числа месяца, следующего за тем, в котором произошло соответствующее событие.

Будем рады оказать Вам полноценную консультационную поддержку по вопросам налогообложения и налогового права, ведения бухгалтерского учета, трудового законодательства

Отражение сведений в СЗВ-ТД с учетом новых требований

Сведения, которые указываются в СЗВ-ТД, существенно расширили:

Это важное нововведение, так как работники, которые трудятся в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях, имеют право на надбавку к зарплате, а размер надбавки зависит от стажа работы на Севере, который определяется на основании записей в трудовых книжках. В бумажных трудовых книжках такая графа отсутствует и работодатель не обязан делать отметки о работе на Севере, но большинство работодателей по просьбе работников делали такие отметки.

Пример: Бухгалтер принят на работу с 02.08.2021 года (приказ № 25 от 02.08.2021 года) в организацию находящуюся в удаленных районах Крайнего Севера. Для бухгалтера код выполняемой функции по ОКЗ — 2411.6. СЗВ-ТД нужно представить не позднее 03.08.2021 года.

СЗВ-ТД на совместителей

Записи о работе по совместительству в бумажную трудовую книжку вносятся по желанию работника работодателем по основному месту работы (ч. 5 ст. 66 ТК РФ). Но Порядок заполнения СЗВ-ТД не освобождает работодателей, у которых работают совместители, от подачи сведений на них.

Если штатный работник изъявил желание совмещать несколько должностей или обязанностей, т.е. стал внутренним совместителем, то это кадровое событие также необходимо отразить в СЗВ-ТД. При этом следует учитывать положение Порядка, согласно которому при представлении формы СЗВ-ТД в отношении работника впервые одновременно нужно предоставить сведения о его трудовой деятельности (о последнем кадровом мероприятии) по состоянию на 1 января 2020 года у этого работодателя. То есть при оформлении внутреннего совместителя нужно указать в СЗВ-ТД и предыдущую запись из трудовой книжки.

Сведения о трудовой деятельности застрахованного лица (форма СЗВ-ТД) с 01.07.2021 г. необходимо представлять в ПФР по новой форме, утвержденной постановлением Правления ПФР от 27.10.2020 № 769п.

Главные изменения в СЗВ-ТД 2021 года

1. В новой форме СЗВ-ТД исключено заполнение сведений об отчетном периоде и появился дополнительный раздел для внесения сведений о работодателе, правопреемником которого является отчитывающаяся организация. Этот раздел заполняется, если организации – правопреемнику необходимо уточнить сведения о трудовой деятельности, которые ранее представляла реорганизованная компания.

РКС – работа в районах Крайнего Севера;

МКС – работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера.

Если в настройках организации или подразделения указаны территориальные условия, то они автоматически будут заполняться в мероприятиях СЗВ-ТД.

первые 4 знака — код наименования группы занятий в Общероссийском классификаторе занятий;

пятый знак — контрольное число.

В карточке должности коды ОКЗ и ОКПДТР теперь непосредственно не указываются. Для заполнения статистических отчетов 1-Т (проф), 57-Т теперь используются коды, указанные для трудовой функции, выбранной в должности.

При обновлении существующей базы на релизы 3.1.14.433/3.1.17.94 и выше коды в существующих трудовых функциях заполняются данными из должностей, в которых эта трудовая функция выбрана. Если одна и та же трудовая функция выбрана в должностях с разными кодами, коды в ней при обновлении не заполняются совсем с связи со сложившейся неопределенностью.

Если ранее были заполнены в должностях коды с целью заполнения статистических отчетов, но трудовые функции не указаны, то после обновления необходимо (для заполнения этих отчетов в дальнейшем) в должностях указать трудовую функцию с такими же кодами. Для облегчения этого процесса в карточку должности добавлена интерактивная подсказка.

Если в программе ведется штатное расписание, то трудовая функция может быть указана для позиции.

В форме документа СЗВ-ТД заполняются сведения из трудовых функций, указанных непосредственно в кадровых документах (прием или перевод).

Когда сдавать форму СЗВ-ТД

Отчетность по форме СЗВ-ТД необходимо сдавать в следующих случаях:

при переводе на другую постоянную работу, подаче работником заявления о продолжении ведения страхователем трудовой книжки либо о предоставлении страхователем ему сведений о трудовой деятельности – не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место данные события;

при приеме на работу и увольнения работника – не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения) или других документов, подтверждающих оформление трудовых отношений с работником.

Очень часто у работодателей возникает вопрос, связанный со сдачей формы СЗВ-ТД при приеме и увольнении работников: с какой даты отсчитывать срок подачи отчета – с даты издания приказа или с даты начала (окончания) работы?

Дата издания приказа о приеме на работу и дата заключения трудового договора не всегда могут совпадать, так как сначала заключается трудовой договор, работник выходит на работу, и только потом издается приказ о приеме на работу. На это у работодателя предусмотрено три дня (статья 68 ТК РФ).

При издании приказа об увольнении также может возникнуть похожая ситуация. Он может быть издан и раньше последнего рабочего дня или даже позже (например, при увольнении по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ – в связи со смертью работника).

Как разъясняют должностные лица ПФР, ранее несовпадение дат кадровых мероприятий и документов-оснований приводило к ошибке с кодом 30. В результате представленные сведения не могли быть приняты ПФР. Однако сейчас программа в этих случаях выдает предупреждение с кодом 20, что не мешает приему сведений.

Следовательно, ориентироваться нужно именно на дату приказа, даже если она установлена раньше даты увольнения и приема. Отчет будет принят и в случае, если к моменту его заполнения и представления кадровое мероприятие еще не произойдет.

Если срок сдачи формы СЗВ-ТД приходится на выходной или праздничный день, отчет можно сдать или в день приема или увольнения или в ближайший следующий за выходным рабочий день (ст. 193 ГК РФ, Письмо ПФР от 07.04.2016 № 09-19/4844).

Также отметим, что форма СЗВ-ТД сдается на всех работников, включая совместителей и дистанционных работников, то есть на всех, с кем заключены трудовые договоры. Сведения о работающих по гражданско-правовым договорам не представляются.

Напомним, с 01.01.2021 года КоАП РФ установлена ответственность за непредставление, нарушение сроков представления или наличие ошибок в форме СЗВ-ТД. В соответствии с ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ, если форма не будет представлена в ПФР в срок либо будет передана неполная или недостоверная информация, должностному лицу будет вынесено предупреждение или назначен штраф в размере от 300 до 500 руб. Выписывать эти штрафы имеют право инспекторы ГИТ (Приказ Роструда от 31.08.2020 № 170).

Кроме того, необходимо учесть, что специалисты ПФР сверяют форму СЗВ-ТД с формами СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М. При обнаружении расхождений в них информация об этом будет передаваться в ГИТ.

За отсутствие отчетов по форме СЗВ-ТД также предусмотрена ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ: штраф для организации составляет от 30 000 до 50 000 руб.

1. С 2020 года работодатель вносит данные в форму СЗВ-ТД на основании кадровых изменений. Но как посмотреть данные прошлых лет и предыдущих работодателей у работников с электронной трудовой?

Закон не требует конвертации всей бумажной трудовой. В электронную базу попадают только новые сведения, произошедшие в кадровом пространстве после 1 января 2020 года. По другим периодам подтверждением служит старая трудовая. Поэтому бумажную книжку нужно обязательно сохранить.

2. Менеджер принес заявление о переходе на ЭТК. Когда ему отдать бумажный вариант?

Сразу же — так вы освободитесь от ответственности за ведение и хранение книжки (ст. 66.1 ТК РФ). Однако вы можете продлить срок возврата трудовой локальным актом, но не дольше, чем до 1 января 2021 года.

4. Если в декабре 2020 года работники решатся оставить бумажные трудовые, то информацию по СТД нужно подать на всех одновременно до 15 января 2021 года?

Да, если по работникам в течение 2020 года не было кадровых мероприятий.

5. Некоторые лица совмещают несколько должностей в компании. Нужно ли прописывать в СЗВ-ТД и электронной трудовой книжке информацию об оформлении или прекращении внутреннего совмещения?

Нет, не нужно — дополнительный договор по внутреннему совмещению не составляют. В данном случае электронные трудовые книжки совместителей не нужны.

6. Мы перевели сотрудника на временную работу. Нужно ли отражать эту информацию в СЗВ-ТД?

7. Нужно ли привести должности в соответствие со справочником ЕТКС?

Если определенным должностям и профессиям положены льготы или предписаны ограничения в соответствии с ТК и ФЗ, то их наименования должны соответствовать единому тарифно-квалификационному справочнику (ПФР, Постановление Правления №730п от 25.12.2019).

8. Нужно ли направлять СЗВ-ТД при смене названия должности сотрудника?

Да, нужно, поскольку такую запись в бумажной трудовой делали и раньше.

9. Сотрудник устроился в компанию в 2013 году, а увольняется — в 2020-ом. За это время его должность не менялась. Что в таком случае нужно указать в СЗВ-ТД и электронной трудовой книжке?

Указывайте все как есть: прием на работу в 2013-ом и увольнение в 2020-ом.

Код прописывают работодатели, которые используют профстандарты. Заполнять графу нужно с 2021 года.

12. Если работник отказался от ведения бумажной трудовой и решил уволиться, работодатель обязан выдать ему справку СТД-Р. Но как быть, если нет возможности вручить справку лично, под подпись?

Обязательно отправьте СТД-Р заказным письмом с уведомлением о вручении.

13. А если работник остался на бумажном варианте, нужно ли выдавать бланк СТД-Р при увольнении?

Нет, не нужно, он будет дублировать аналогичную запись в бумажной трудовой.

Нет, не может. Это персональные данные.

15. Как проверить, что соискатель нигде раньше не работал?

Вы можете предложить соискателю предоставить сведения из электронной базы ПФР. Если человек нигде раньше не работал, Пенсионный фонд выдаст ему пустой документ. Однако заставлять потенциальный работодатель не имеет права.

16. Что будет, если не сдать СЗВ-ТД?

ПФР передаст информацию в Роструд, а Роструд выпишет штраф за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП).

17. В 2020 году по сотруднику не было никаких кадровых изменений. Заявление о переводе на электронную трудовую книжку работник не писал. Нужно ли подавать какие-то сведения?

18. Как работодателю узнать стаж для больничных по новому сотруднику с электронной трудовой книжкой ПФР?

Если работник перешел на электронный вариант книжки, при найме на работу он предоставит СТД-Р — в этой справке есть весь стаж. При увольнении после 1 января 2020 года документ выдаст прежний работодатель. Аналогичную справку можно получить в ПФР, МФЦ и на портале Госуслуг.

19. Сотрудник работал по срочному договору, а с 1 числа следующего месяца его перевели на постоянное место работы в этой же должности. Что делать?

Ничего. Делать запись в электронную трудовую книжку или предоставлять СЗВ-ТД в таком случае не требуется (Роструд, письмо №1904-6-1 от 20.11.2006).

20. Как ИП без работников уведомить ПФР о выборе бумажной или электронной книжки? Ведь в будущем он может вновь стать наемным работником.

ИП не нужно делать запись в трудовую электронную книжку. Если он решит устроиться по найму, достаточно подать письменное заявление будущему работодателю.

Ведение электронных трудовых книжек под ключ

Ведение кадрового учёта — услуга, которая позволит вам не тратить время на рутинную работу с кадровыми документами и не беспокоиться об ошибках.

Мы рекомендуем еще раз пояснить работнику об ограниченном периоде его права на выбор способа ведения трудовой книжки. Если он все равно не подаст заявление, то Вы не позднее 15.02.2021 подавайте на него СЗВ-ТД, с последним кадровым мероприятием на 01.01.2020.

Какой документ должен предоставить работник (новый) при трудоустройстве, чтобы узнать, какую форму ведения трудовой книжки он выбрал? Что ему должны выдать на предыдущем месте работы и что он должен предоставить при трудоустройстве?

Если перешел на ЭТК, то в трудовой книжке будет соответствующая запись. Если на предыдущем месте уведомили, но он не принял пока решение и не написал заявление, то предлагаю подстраховаться, и пусть на вашей форме уведомления в пустом поле напишет, что уведомлен предыдущим работодателем. Ждите от него заявления до 31.12.2020 и действуйте, как установлено утвержденным Порядком.

После получения от работника заявления о выборе ведения ТД в какой срок подать СЗВ-ТД и сразу ли в нем указывать последнюю запись из ТД?

Получили заявление в ноябре – подайте СЗВ-ТД до 15 декабря. Если это первое кадровое мероприятие, то укажите последнее кадровое мероприятие на 01.01.2020. Если ранее сведения на работника уже подавались, то последнее кадровое мероприятие на 01.01.20 указывать не нужно.

Будет ли штраф за несвоевременную сдачу СЗВ-ТД со сведениями о кадровом переводе работника на другую должность в 2020 году?

С 01.01.2021 ст. 15.33.2 КоАП РФ дополнена ч. 2, предусматривающей ответственность за непредставление в установленный срок сведений о трудовой деятельности работников в ПФР в соответствии с Законом № 27-ФЗ. Ответственность за такое деяние будет установлена только для должностных лиц – в виде штрафа от 300 до 500 рублей. В настоящее время непредставление работодателем сведений о трудовой деятельности в ПФР формально все еще подпадает под действие ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, что предполагает гораздо более строгую ответственность.

Нужно ли сдать СЗВ-ТД на директора – единственного учредителя, если с ним не заключен трудовой договор, но при этом на него сдается СЗВ-М и СЗВ-Стаж?

Если трудовой договор не заключен, то СЗВ-ТД сдавать не нужно.

Что относится к кадровым изменениям при сдаче СЗВ-ТД? Интересует повышение квалификации. У нас в организации сотрудники (медики) каждые 5 лет повышают квалификацию без изменения должности. Как это отражать в СЗВ-ТД?

Повышение квалификации у медицинских работников не является кадровым мероприятием, следовательно, СЗВ-ТД сдавать не нужно. Примером повышения квалификации может быть присвоение повышенного разряда. В этом случае сведения о присвоении нового разряда всегда вносятся в трудовую книжку, следовательно, и СЗВ-ТД сдаются по этому КМ.

Какой из работодателей подает сведения в ПФР в форме СЗВ-ТД на внешнего совместителя с записью о приеме на работу на неосновное место работы?

СЗВ-ТД всегда сдает тот работодатель, с которым у работника заключен трудовой договор. Следовательно, данное правило относится и к совместителям.

Если сотрудник не подал заявления до 31.12.2020, нужно ли сдавать СЗВ-ТД о последнем кадровом мероприятии на него?

Да, нужно, если сведения по форме СЗВ-ТД будут на него подаваться впервые.

Как узнать, подал ли работник заявление на ведение ТД и какую форму он выбрал?

Если выбрал ЭТК, то будет отметка об этом в трудовой книжке.

Если работник говорит, что был уведомлен, то попросите это подтвердить письменно (например, на форме вашего уведомления). Пока законодательством порядок действий не урегулирован, поэтому рекомендую страховать себя на случай спорных вопросов.

СЗВ-ТД сдается отдельно по каждому работнику или списком?

Отдельно на каждого. Данные сведения, как и трудовая книжка, являются индивидуальными.

Если работник написал заявление о ведении трудовой книжки в бумажном виде в ноябре, то сведения СЗВ-ТД сдаем до 15 декабря?

Допустима ли отправка отчета СЗВ-ТД о переводе не 15 числа текущего месяца, а в день создания приказа?

Допустима. Важно, чтобы до 15 числа сведения о всех КМ были поданы.

Если по всем работникам при подаче заявлений о выборе ведения трудовой книжки подавались сведения СЗВ-ТД, надо ли 15 февраля дублировать сведения по всем работникам?

Дублировать не нужно. Важно проверить при представлении впервые, указали ли вы последнее КМ на 01.01.2020.

Вы не единственные, кто такую ошибку совершил. Нам в ПФР прокомментировали, что изменять ничего не нужно. В следующий раз рекомендовали быть внимательнее. В любом случае порядок внесения корректировок никто не отменял.

Если новому работнику не выдали при увольнении СТД-Р, что от него требовать, как его можно трудоустроить?

В этом случае предыдущий работодатель может понести материальную ответственность за задержку выдачи сведений по форме СТД-Р. Если работник не хочет конфликтов, то порекомендуйте ему иные способы получения этих сведений:

сайт Госуслуг;
МФЦ;
ПФР;
повторное обращение к работодателю (лучше письменно).

Федеральным законом № 90-ФЗ определено (и зафиксировано в новой ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ), что непредставление в установленный Федеральным законом № 27-ФЗ срок, либо представление неполных и (или) недостоверных этих сведений влечет предупреждение или наложение на должностных лиц административного штрафа в размере от 300 до 500 руб. Данная норма вступает в силу с 01.01.2021. Сейчас необходимо внести корректировки.

Как считать стаж для расчёта больничных в ЭТК?

Если работник не работал в период с ноября 2020 года по 2021 год и не воспользовался своим правом заявить о ведении трудовой книжки, при этом трудоустраивается в 2021 году, имеет ли он право на ведение книжки в бумажном виде?

Если после 31.12.2020 трудовой договор с работником будет заключаться впервые, то трудовую книжку ему не заводим, а автоматически предоставляем сведения о трудовой деятельности в электронном виде.

Новой сотруднице не выдали на предыдущем месте работы СТД-Р, хотя ее перевели на ЭТК, для больничного листка рассчитывали стаж с её слов. Это ужасно неудобно, как быть?

Страховой стаж рассчитываем только на основании подтвержденных сведений (в трудовой книжке или сведениях о трудовой деятельности). Порекомендуйте получить сведения о работе на сайте Госуслуг, в ПФР, в МФЦ или повторно обратиться к работодателю (лучше в письменной форме).

Если работница находится в декретном отпуске, сведения СЗВ-ТД о последнем месте на 01.01.20 до 15 февраля нужно подавать на нее.