Нужно ли оформлять командировку водителю на 1 день

Обновлено: 02.07.2024

Н аправляя работника в командировку для выполнения служебного задания, руководство предприятия ведет учет его рабочего времени. Это позволяет правильно рассчитать размер заработной платы, включая сумму оклада, премию и компенсацию за переработку. Расчет рабочего времени сотрудника, командированного в другой город России или за границу, имеет особенности, связанные с отличиями в режимах работы предприятий и другими нюансами. Учет времени проводится в соответствии с нормами, отраженными в трудовом законодательстве.

Как учитывать часы работы командированного сотрудника

В соответствии с Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 5 января 2004 года на любом предприятии ведется табель, в котором ежедневно учитывается время пребывания сотрудников на работе. После отъезда работника в командировку заполнение табеля продолжается, а записи учитываются бухгалтером при начислении зарплаты.

В подобном документе содержится следующая информация:

Фамилия, имя отчество работника и его должность;
ФИО лица, отвечающего за ведение табеля;
Числа месяца с отметками о пребывании сотрудника на рабочем месте или его неявке;
Количество отработанных дней и часов.

При составлении табеля используется форма Т-12 или Т-13.

Форму Т-12 табельщик заполняет вручную. Записи делаются на бумаге или фиксируются в компьютере (составляется электронный документ, который затем распечатывается).

Т-13 заполняется автоматически с помощью специальной компьютерной программы.

Для фиксации часов работы во время командировки в табель вносят специальные коды, отражающие особенности работы сотрудника. Документ заполняется в организации, по заданию которой работник отправляется в командировку.

Коды обозначаются буквами или цифрами:

К (06) – пребывание в командировке;
В – выходной день;
Я (01) – работа в дневное время;
Н (02) – работа в ночное время;
С (04) – сверхурочный труд;
РВ (03) – работа в праздничные и выходные дни;
Б (19) – отсутствие на рабочем месте из-за болезни;
РП (31) – простой по вине работодателя.

Подсчет дней и часов работы в различных ситуациях

В период командировки, кроме денег на компенсацию расходов, работник получает зарплату, которая рассчитывается, исходя из его среднего заработка.

Расчет затрат времени на дорогу

Считается, что человек находится в командировке с того дня и часа, которые указаны в билете на самолет, поезд или автобус, доставляющий его до места назначения.

Если сотрудник отправляется в командировку вечером того же дня, который он провел на службе, в табеле делается отметка об отработке положенных 8 часов. К ним добавляется время сверхурочной работы, потраченное на:

Поездку до станции отправления;
Регистрацию и посадку на транспорт;
Пребывание в дороге;
Проезд к гостинице в конечном пункте.

При возникновении задержки в пути из-за неблагоприятной погоды или по вине транспортной компании, время сверхурочной работы увеличивается. Если часы вынужденного простоя приходятся на выходные дни, работник, находящийся в командировке, получает зарплату в двойном размере.

Вопрос о появлении сотрудника на работе в день отъезда в командировку или в день его возвращения решается индивидуально по договоренности с руководством.

Проездные билеты, подтверждающие длительность нахождения в пути, сдаются в бухгалтерию вместе с квитанциями о расходах.

График работы сотрудника при различии в режимах работы предприятий

Зачастую режим труда предприятия, в которое командирован работник, не совпадает с режимом, существующим по месту его основной службы. В такой ситуации выбор рабочих часов командировочного, как правило, зависит от характера и объема служебного задания. Посылая работника в командировку, руководство может заранее оговаривать график его работы. Отводится время на выполнение задания, и вместе с тем исключается необходимость оплаты труда в неурочные часы. В этом случае распоряжение руководства оформляется в виде приказа (форма Т-9а).

Если сотрудник не получает специальных указаний по поводу режима работы, он принимает решение самостоятельно. При этом командировочный учитывает рабочий график принимающей организации, предоставляющей ему материалы для выполнения задания.

Как учитывается работа в выходные и праздничные дни

Однако фактически человек отдыхает в те дни, которые являются нерабочими на предприятии по месту прибытия.

Если дата отправления в командировку совпадает с выходным днем, сотруднику предоставляется дополнительный день отдыха, или выдается денежная компенсация после возвращения из служебной поездки.

Контроль сверхурочных часов и ночной работы

Иногда для выполнения служебного задания в срок сотруднику, отправленному в командировку, требуется дополнительное рабочее время (например, для присутствия при проведении важных экспериментов).

В качестве поощрения могут быть предоставлены следующие привилегии:

Дополнительная оплата рабочего времени, которая в соответствии с трудовым договором производится в 1,5-2-кратном размере;
Предоставление отгулов за переработку;
Добавление дней сверхурочной работы к очередному отпуску;
Выплата специальной премии.

Если на предприятии по месту командировки используется сменный рабочий график, то сотруднику, выполняющему служебное задание, приходится трудиться не только в дневные, но и в ночные часы. В этом случае должен быть издан приказ, в котором оговаривается необходимость такой работы. К оплате добавляется 20% оклада за каждый час ночного рабочего времени.

Как учитывается пребывание на больничном

Могут возникнуть следующие ситуации:
Приказ об отправлении в командировку издан, но работник заболел до отъезда. В зависимости от тяжести его состояния поездка может быть отменена или отложена;

Если командировка пересекается с отпуском

Если сотрудник вынужден взять отпуск во время деловой поездки, это также отражается в приказе и в учетном табеле.

Полнофункциональное ПО без ограничений по пользователям и функциональности.

За текущий год порядок возмещения командировочных расходов менялся дважды. С 23 марта вступило в силу общее для всех командировок (заграничных и по Республике Беларусь) Положение N 176. Для целей возмещения командировочных расходов водители были разделены на тех, которые осуществляют международные автомобильные перевозки для собственных нужд организации, и осуществляющих иные перевозки. Для этих групп водителей был определен разный порядок расчета суммы возмещаемых расходов. При этом трудности представляли критерии, согласно которым водителей следовало делить на указанные группы.

С 7 сентября в силу изменений, внесенных в Положение N 176, больше не требуется разбираться в нюансах конкретной автомобильной перевозки: международная она или нет, для собственных нужд организации или иная. Сейчас ориентиром выступают характеристики транспортного средства, которым управляет командированный водитель.

Ответим на вопросы о нынешнем порядке возмещения командировочных расходов водителям.

1. В каком случае командировочные расходы водителю следует рассчитывать, как обычному работнику, а когда — по правилам гл. 7 Положения N 176?

Справочно
Определения служебного и специального легковых автомобилей (пассажирский автомобиль с числом мест для сидения не более 9, включая место водителя) приводятся в нескольких нормативных документах :
служебный легковой автомобиль — легковой автомобиль, предназначенный для обеспечения деятельности юридического лица, в том числе для служебных поездок руководителя (его заместителей) и других работников юридического лица;
специальный легковой автомобиль — легковой автомобиль, предназначенный для выполнения возложенных на юридическое лицо задач и функций, укомплектованный специальным технологическим оборудованием и (или) имеющий специальные световые и (или) звуковые сигналы, надписи и (или) цветографическую окраску, а также легковые автомобили оперативного назначения.
Полагаем, что аналогичная их трактовка оправдана и для целей возмещения командировочных расходов водителям.

Пример

Ситуация 1. Румянцев А.Н. направлен в командировку в г. Москву в качестве водителя служебного легкового автомобиля для перевозки трех сотрудников организации к месту проведения выставки.

Ситуация 2. Маршал Е.Ф. направлен в командировку в г. Новозыбков в качестве водителя служебного легкового автомобиля для доставки маловесного груза (швейные изделия).

Ситуация 3. Князев И.Г. направлен в командировку в г. Минск в качестве водителя грузового автомобиля для перевозки груза (мебель). Вместе с ним на этом автомобиле в командировку следует рабочий-монтажник.

В первых двух ситуациях исходим из того, что перевозки осуществляются водителями на служебных легковых автомобилях. Тот факт, что во второй ситуации таким автомобилем перевозится груз, роли не играет, поскольку это не изменяет характеристики автомобиля. Значит, командировочные и Румянцеву А.Н., и Маршалу Е.Ф. возмещаются по общеустановленным правилам, то есть исходя из норм гл. 2 — 4 Положения N 176.

В третьей ситуации водитель Князев И.Г. следует в командировку за рулем грузового автомобиля, соответственно расчет командировочных расходов производится по правилам гл. 7 Положения N 176.

Отметим, если рассматривать возмещение расходов по найму, то ключевым отличием является следующий факт:

— водителям, которые подпадают под нормы гл. 7, указанные расходы в составе общей выплаты оплачиваются за все дни командировки, в том числе за время нахождения в пути ;

— прочим водителям, которые Положением N 176 приравниваются к обычным работникам, — только за период нахождения в месте командировки (при условии, что на эти цели работнику не выдана корпоративная карта) .

Пример

Водитель направлен в командировку в г. Саратов на 5 дней (дни отъезда в командировку и прибытия из нее являются соответственно днями пересечения границы Республики Беларусь). В месте командировки он находился 3 дня/2 ночи. По возвращении из командировки документы, подтверждающие фактические расходы по найму, водитель не представил.

Ситуация 1. Он осуществляет перевозку пассажиров автобусом. Общая выплата для России установлена нанимателем в размере 50 евро.

Ситуация 2. Он следует за рулем служебного легкового автомобиля. Аванс выдан наличными.

В первой ситуации возмещение командировочных расходов производится работнику по правилам гл. 7, то есть ему полагается общая выплата в сумме 250 евро (50 евро x 5 дней). Даты прибытия в г. Саратов и убытия из него в расчет не принимаются.

Во второй ситуации возмещение расходов по найму производится водителю по правилам гл. 2 — 4, то есть в сумме 240 долл. США (120 долл. США x 2 ночи). Суточные возмещаются за все дни командировки в сумме 150 долл. США (30 долл. США x 5 дней). Итого работнику причитается 390 долл. США (240 долл. США + 150 долл. США).

2. Можно ли установить общую выплату разной величины в зависимости от таких критериев, как место командировки, ее продолжительность (многодневная/однодневная), профессиональные характеристики водителя (стаж, категория)?

Размер и порядок расчета общей выплаты водителям определяются нанимателем (целесообразно закрепить в локальном правовом акте, например в положении о командировках). Вместе с тем диапазон, в рамках которого может варьировать наниматель при установлении величин общей выплаты, законодательно ограничен, а именно за время нахождения :

— в пределах Республики Беларусь — не более пятикратного размера суточных (45 руб.), но не менее однократной их величины (9 руб.);

— за время нахождения за границей — до 150 евро включительно, но не менее 25 евро.

В рамках командировок по Беларуси, а также за границу размер общей выплаты в отношении различных населенных пунктов (стран) командирования наниматель вправе установить как единым, так и отличающимся. Главное при этом — соблюсти вышеобозначенные диапазоны.

Пример

в пределах Республики Беларусь: для областных центров и Минска — 45 руб., районных центров — 35 руб., остальных населенных пунктов — 25 руб.;

за границей: для России — 25 евро, г. Москвы — 80 евро, Украины — 50 евро.

Вместе с тем ряд критериев не может служить основанием установления в организации отличающихся размеров общей выплаты. К таковым относится в том числе продолжительность командировки (многодневная/однодневная). При командировании на один день общая выплата командированному водителю составляет 100% определенного нанимателем ее размера . То есть согласно законодательству независимо от того, является ли командировка в один и тот же населенный пункт (страну) многодневной или однодневной, величина общей выплаты в расчете за день в любом случае должна совпадать.

Также критерием отличающейся общей выплаты не могут являться профессиональные характеристики конкретного водителя. В противном случае речь можно вести о дискриминации, поскольку право на возмещение командировочных расходов обусловлено гарантией, установленной законодательством, и не связано со спецификой трудовой функции, навыками и личностью работника .

3. Водителю грузового автомобиля при направлении в загранкомандировку выдана корпоративная банковская карта для оплаты расходов, в том числе по найму жилья. Означает ли это, что направляющая сторона оплатила водителю жилое помещение и возмещение командировочных ему надлежит производить не в виде общей выплаты, а исходя из фактических документально подтвержденных расходов?

Возмещение командировочных расходов водителям грузовых автомобилей производится по правилам гл. 7 Положения N 176, а именно п. 37 — 44 . То есть нормы п. 17 Положения N 176 в отношении указанных водителей не применяются.

Так, возмещение командировочных расходов этим работникам производится в виде общей выплаты, конкретный размер которой в установленном диапазоне определяет наниматель. При превышении фактических расходов над этой выплатой работникам возмещаются расходы по найму жилья по подтверждающим документам, но в пределах размеров, установленных приложениями 1 и 2 к Положению N 176, и суточные в размерах, установленных этими же приложениями .

Отметим, сравнение сумм общей выплаты и документально подтвержденных фактических расходов по найму жилья следует производить за каждые сутки командировки (либо отдельный период), за которые представлены подтверждающие документы. Если в конкретные сутки (период) водитель на эти цели фактически израсходовал больше, чем причитающаяся сумма общей выплаты, то возмещение ему расходов по найму за эти сутки (либо период) производится в порядке, установленном п. 39 Положения N 176.

Выдача водителю грузового автомобиля корпоративной карты порядок возмещения командировочных расходов не изменяет.

Пример

Водитель направлен в командировку в г. Вильнюс на грузовом автомобиле с 07.10.2019 по 11.10.2019. Общая выплата установлена нанимателем в размере 50 евро за сутки. Работнику выдана корпоративная карта, на которую зачислен аванс, в том числе общая выплата 250 евро (50 евро x 5 суток). По возвращении из командировки водитель представил авансовый отчет и приложил документы, подтверждающие расходы по найму жилья за период с 08.10.2019 по 10.10.2019 на сумму 160 евро.

Вместе с тем при принятии решения наниматель может учесть различные фактические обстоятельства, например время нахождения работника в каждом из мест командировки в этот день. Критерии принятия решения для таких случаев целесообразно закрепить в локальном правовом акте.

Здравствуйте. Подскажите пожалуйста нужно ли оформлять приказ о командировке водителя если он едет в другой населенный пункт на 1 день (т.е. утром уезжает, вечером возвращается).

Если постоянные поездки в другой город ТД и ДИ водителя не предусмотрены - естественно, нужно.

Суточные не платите, это да, а в остальном - обыкновенная командировка.

У водителя работа разъездная по определению. А посему никаких командировок оформлять не нужно

Разъездной характер работы все равно предполагает определение территории, на которой работник будет выполнять свою разъездную работу (в пределах города, в пределах области, по всей России, по всему миру: мало ли, может, он дальнобойщик, а может - возит директора от дома до офиса и все).

Поэтому и написано выше - "Если постоянные поездки в другой город ТД и ДИ водителя не предусмотрены ".

Если предусмотрены - обычный рабочий будет. Если не предусмотрены - придется оформлять командировку.

Не соглашусь. И дело даже не в разъездном характере работы, а в ст. 166, где служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути, командировкаи не считается.

Ну, скажем так - это как посмотреть.

Согласитесь: если водителя приняли возить директора в течение рабочего дня по Москве, а тут вдруг говорят "завтра во Владик поедешь, так нужно" - это чистой воды командировка, а не "обычный рабочий день" сотрудника. Или вы считаете по-другому?

Моя позиция по этому вопросу с 2010 года не менялась:

Вопрос: В качестве "места работы" водителей государственного учреждения здравоохранения в трудовых договорах указан гараж организации. Большую часть рабочего времени водители совершают поездки по необходимости в одном населенном пункте. Эпизодически возникает необходимость в доставке медицинского оборудования и специалистов учреждения в другой населенный пункт.
Можно ли считать работу водителей разъездной или работой в пути, если она осуществляется в рамках одного населенного пункта?
Считаются ли поездки водителей в другой город при разъездном характере работы командировками или служебными поездками?

Ответ: Согласно части первой ст. 166 ТК РФ служебные поездки работников, работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, не признаются служебными командировками.
Трудовое законодательство не содержит определения понятий "работа в пути", "разъездная работа". Перечни должностей и профессий работников, постоянная работа которых осуществляется в пути, и работников с разъездным характером работы нормативными правовыми актами не утверждены, они устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами (часть вторая ст. 168.1 ТК РФ). Таким образом, чтобы работа была признана постоянной выполняемой в пути или разъездной, работодателю необходимо включить ее в соответствующий перечень, а условие об особом характере работы обязательно отразить в трудовом договоре (часть вторая ст. 57 ТК РФ). Никаких ограничений относительно возможности признания работой в пути ситуаций, когда трудовые обязанности выполняются в пределах административно-территориальных границ одного населенного пункта, нет.
В силу части первой ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель обязан возмещать связанные со служебными поездками расходы. Размеры и порядок возмещения определяются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, а также непосредственно трудовым договором (часть вторая ст. 168.1 ТК РФ). Так как служебная поездка сотрудника, постоянная работа которого осуществляется в пути, не является командировкой, время нахождения в этой поездке считается обычным рабочим временем. В табеле учета рабочего времени в дни служебных поездок проставляются явки; работнику начисляется не средний заработок, а заработная плата со всеми доплатами.
Согласно части первой ст. 57 ТК РФ указание в трудовом договоре на место работы, а в случае, если сотрудник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, - на место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения, является обязательным. Под местом работы следует понимать местность в пределах административно-территориальных границ населенного пункта, где находится организация-работодатель или ее обособленное структурное подразделение. При осуществлении работы в пути обслуживаемая работником территория может быть описана в трудовом договоре и иным образом (например, путем указания на населенные пункты, куда предположительно будут совершаться поездки). В отсутствие в трудовом договоре такой записи работник выполняет свои поездки в границах населенного пункта в рамках разъездного характера работы, а при выезде за пределы населенного пункта - в рамках командировки.
Если работа по сути является разъездной или осуществляемой в пути (а профессия водителя однозначно предполагает постоянную работу в пути), отказ от включения в трудовой договор соответствующего условия является нарушением. Работники, которые выполняют трудовые обязанности в пути и несут в связи с этим некоторые затраты, вправе обратиться в органы, разрешающие индивидуальные трудовые споры, с требованием о признании выполняемой ими работы работой в пути и возмещении всех понесенных расходов.

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Михайлов Иван

22 ноября 2010 г.

Если постоянные поездки в другой город ТД и ДИ водителя не предусмотрены - естественно, нужно.

Суточные не платите, это да, а в остальном - обыкновенная командировка.

У водителя работа разъездная по определению. А посему никаких командировок оформлять не нужно

Поэтому и написано выше - "Если постоянные поездки в другой город ТД и ДИ водителя не предусмотрены ".

Если предусмотрены - обычный рабочий будет. Если не предусмотрены - придется оформлять командировку.

Ну, скажем так - это как посмотреть.

Моя позиция по этому вопросу с 2010 года не менялась:

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Михайлов Иван

22 ноября 2010 г.

Читайте также: