Можно ли подписать мировое соглашение эцп

Обновлено: 13.06.2024

Локально-нормативными актами организации может быть установлено, что работодатель подписывает некоторые кадровые документы (например, приказ об отпуске) квалифицированной электронной подписью, а сотрудники для этих целей используют простую электронную подпись. Является ли такая норма нарушением Трудового кодекса РФ? Какую электронную подпись необходимо использовать для подписания кадровой документации?

Какие кадровые документы можно вести в электронном виде

Законодательством предусмотрена возможность ведения некоторых кадровых документов в электронном формате. Так, например, Федеральный закон от 16 декабря 2019 года № 436-ФЗ разрешает вести электронные трудовые книжки. Лист нетрудоспособности может быть сформирован в электронном виде, согласно ст. 2 Федерального закона от 1 мая 2017 года № 86-ФЗ. Кроме того, электронными могут быть договоры с сотрудниками, работающими в дистанционном режиме, а также оформленными по соглашению гражданско-правового характера. Это прописано в ст. 312.2 Трудового кодекса РФ и п. 2 ст.160 Гражданского кодекса РФ.

Какая электронная подпись нужна для подписания кадровых документов

Законом об электронной подписи (ЭП) предусмотрено применение двух видов подписи: простой и усиленной.

Простая ЭП по факту является комбинацией логина и пароля, которая позволяет подтвердить, что действие (например, отправка электронного заявления) выполнено конкретным человеком. Чаще всего простая ЭП применяется при работе с госпорталами. Это наименее защищённый вид электронной подписи.

Усиленная электронная подпись формируется в результате криптопреобразования данных с использованием ключа ЭП. Разделяется на неквалифицированную и квалифицированную.

Неквалифицированная электронная подпись, помимо идентификации владельца, подтверждает, что в документ с момента подписания не вносилось никаких изменений.

Квалифицированная ЭП применяется в целях электронного документооборота в кадровых процессах, а также для подписания внешних документов, сдачи электронной отчётности и участия в электронных торгах.

С помощью КЭП подписывают следующие документы:

трудовые договоры,
договоры о материальной ответственности,
ученические договоры,
дополнительные соглашения,
должностные инструкции,
приказы о приёме и увольнении,
соглашения о расторжении договоров и др.

Специалистам, отвечающим за кадровый учёт персонала в организации (например, начальнику отдела кадров, руководителю HR-отдела или главному бухгалтеру), для подписания документов необходима именно квалифицированная ЭП. Она необходима для передачи данных по электронным листам нетрудоспособности в Фонд социального страхования РФ, а также кадровой отчётности в Пенсионный фонд России и Федеральную службу государственной статистики.

Прочие сотрудники для подписания электронных документов могут использовать как квалифицированную, так и неквалифицированную ЭП — в зависимости от типа документа. Для подписания внутренних документов (например, приказов, служебных записок, инструкций и др.) можно использовать неквалифицированную электронную подпись. При этом с работником необходимо заключить допсоглашение, чтобы его подпись считалась действительной (п. 2 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ).

В каком случае кадровые документы можно подписывать простой электронной подписью

Может ли сотрудник подписывать кадровые документы простой электронной подписью? Чтобы ответить на этот вопрос, необходимо обратиться к положениям закона об электронной подписи.

Согласно п. 2 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ, электронные документы, которые подписаны простой электронной подписью, признаются равнозначными бумажному документу с собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. При этом указанные нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия должны соответствовать требованиям ст. 9 вышеуказанного Федерального закона.

Таким образом, для применения простой электронной подписи в кадровом документообороте внутри компании необходимо утвердить её действительность соответствующими локальными нормативными актами. На это указал Роструд , отвечая на вопрос в специальном разделе своего сайта.

В случае принятия таких ЛНА (сотрудники должны быть ознакомлены с ними), кадровая документация, подписанная простой ЭП сотрудника, будет считаться равнозначной документам на бумаге.

В число наиболее популярных кадровых процессов, которые подписываются с помощью простой ЭП, входят:

оформление отпусков и формирование графика отпусков;
командировки (согласование, приказ о направлении и тому подобное);
привлечение к дополнительной работе в выходные и праздничные дни;
ознакомление приказами, внутренними инструкциями, планом работы и другими ЛНА;
согласие на обработку личных данных;
различные уведомления (изменение условий труда, сокращения штата и другие);
привлечение к дисциплинарной ответственности;
выплаты (расчётные листы, матпомощь) и другие.

Если соответствующего локального нормативного акта нет, подписывать кадровые документы простой ЭП нельзя — это будет нарушением.

Между юридическими лицами заключается соглашение об обмене электронными документами с использованием автоматизированной информационной системы. Допустимо ли подписание сторонами соглашения об обмене электронными документами с использованием ЭЦП, или соглашение должно быть подписано на бумажном носителе собственноручной подписью представителей сторон и лишь после подписания соглашения на бумажном носителе стороны вправе подписывать заключаемые договоры с использованием ЭЦП?

По общему правилу договоры между юридическими лицами заключаются в простой письменной форме (п.п. 1, 3 ст. 154, пп. 1 п. 1 ст. 161, п. 2 ст. 420, п. 1 ст. 434 ГК РФ). В соответствии с п. 2 ст. 434 ГК РФ договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (п. 1 ст. 420 ГК РФ). Поскольку упомянутое в вопросе соглашение об обмене электронными документами определяет последствия его заключения для гражданских правоотношений сторон, к нему применимы общие правила ГК РФ о форме и способе заключения договора.

Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, определены ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ “Об электронной подписи” (далее – Закон № 63-ФЗ).

Согласно ч. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Частью 2 той же статьи установлено, что информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Причем такие нормативные правовые акты или соглашения должны предусматривать порядок проверки электронной подписи. Если документ подписывается простой электронной подписью, нормативные правовые акты и (или) соглашения между участниками электронного взаимодействия, которые устанавливают случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать, в частности:
– правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;
– обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность (ч. 2 ст. 9 Закона № 63-ФЗ).

Таким образом, использование электронной подписи при заключении договора путем обмена электронными документами может свидетельствовать о соблюдении письменной формы договора. Если стороны такого договора достигли согласия по всем его существенным условиям, он признается заключенным. На возможность использования такого способа заключения договора указывает и судебная практика (смотрите, например, апелляционное определение СК по гражданским делам Краснодарского краевого суда от 21.06.2012 по делу № 33-12712/12).

Обратим внимание, что п. 2 ст. 434 ГК РФ не указывает вид электронной подписи, который должны использовать стороны договора при обмене документами посредством электронной связи для того, чтобы договор считался заключенным. Эта норма устанавливает лишь общий критерий соблюдения письменной формы договора при его заключении путем обмена документами посредством электронной связи: используемая сторонами электронная связь должна позволять достоверно установить, что документ исходит от стороны договора. Вопрос о достоверности этого обстоятельства является оценочным, поэтому в спорных ситуациях суды приходят к различным выводам относительно того, действительно ли договор можно считать заключенным, исходя из особенностей конкретной ситуации (смотрите, например, постановления Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 18.11.2014 № 18АП-12616/14, Второго арбитражного апелляционного суда от 16.07.2014 № 02АП-5398/14).

Требований о заключении соглашения об обмене электронными документами только на бумажном носителе закон не содержит. Поэтому мы полагаем, что упомянутое в вопросе соглашение может быть заключено сторонами, в частности, путем обмена электронными документами, подписанными электронной подписью. С учетом правила п. 2 ст. 434 ГК РФ такое соглашение необязательно заключается путем составления документа на бумажном носителе, подписанного собственноручными подписями сторон. Однако оценка достоверности того, что электронный документ действительно исходит от стороны договора, зависит в том числе от вида электронной подписи, который будут использовать стороны. Если электронные документы подписываются квалифицированной электронной подписью, они признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью. Следовательно, использование этого вида подписи позволит подтвердить, что документ исходит от стороны договора. Если стороны заключат соглашение путем обмена электронными документами, подписанными иными видами электронных подписей, то, поскольку нормативные правовые акты не предусматривают порядок проверки таких подписей при заключении указанного соглашения, факт составления электронного документа именно той стороной, которая его направила, будет неочевидным. В таком случае заинтересованная сторона при возникновении спора должна будет доказать, что соответствующий документ действительно исходит от нее.

Подписание документов с помощью ЭЦП — это способ визирования простых писем, договоров, бухгалтерских и прочих отчетов. Рассказали по шагам, как подписывать электронной подписью документы Word и PDF.

Для каких документов требуется цифровая подпись

Большая часть документооборота стала безбумажной, и использованием ЭЦП уже никого не удивить. Сфера госзакупок — не исключение. Участники визируют электронной подписью поданные заявки, а заказчики гарантированно понимают, что потенциальные поставщики — реальные компании. Все контракты, заключаемые по итогам торгов, начинают действовать только после отметки цифровой подписью. Когда еще нужна электронная подпись:

Какие бывают ЭЦП

Простая. Применяется для отметки писем и различных спецификаций. В качестве подтверждения выступают пароли, коды и иные средства. Чаще всего ее используют в системах электронного ДО.
Усиленная неквалифицированная. Для ее создания необходим процесс криптографической обработки данных, применяется закрытый ключ. Эта электронная подпись дает возможность выяснить, кто подписал файл, а также вносились ли изменения после первоначального визирования.
Усиленная квалифицированная. Схожа с предыдущим видом, но при ее создании и проверке должны использоваться сертифицированные ФСБ методы криптозащиты информации. ЭЦП такого вида могут выдавать только аккредитованные удостоверяющие центры.

Есть несколько способов, как подписать файл электронной подписью. Разберем те, которые встречаются наиболее часто.

Что понадобится

Чтобы подписать файл с помощью электронной подписи, необходимо:

Установить на свой ПК программу КриптоПРО. Советуем также познакомиться со статьей про настройку компьютера.
Получить два сертификата: владельца электронной подписи, удостоверяющего центра.

Покажем, как подписать pdf электронной подписью КриптоПРО и как подписать файлы в Word.

Как подписать электронной подписью документ pdf

Шаг 5. Создайте цифровое удостоверение с собственной подписью.

Шаг 6. Сохраните в магазине сертификатов Windows.

Шаг 7. Введите имя и электронный адрес.

Как подписать документ электронной подписью в Word

Если у вас на ПК инсталлирован плагин КриптоПРО Office Signature, то шаги будут немного отличаться.

Процесс визирования с использованием ЭЦП не представляет большой сложности. Нужно просто знать, какой тип ЭП в каких случаях можно применять, и следовать инструкции.

Подписать договор с помощью ЭЦП можно, если это не противоречит требованиям законодательства и соглашению сторон. При этом использование ЭЦП должно позволять точно установить, что договор подписан его сторонами. Для подписания договора ЭЦП сторонам нужно установить соответствующее программное обеспечение.

Что такое ЭЦП

ЭЦП — это аналог собственноручной подписи. Договор, подписанный с помощью ЭЦП, приравнивается к договору на бумаге, на котором подпись проставлена лично, и имеет равную с ним юридическую силу .

Обратите внимание!
ЭЦП организации можно использовать как аналог оттиска печати .

Технически ЭЦП — это последовательность символов, которая вырабатывается с помощью специальной программы с использованием личного ключа .

На заметку
Личный ключ записывают на специальный носитель, как правило, флеш-накопитель. Он принадлежит конкретному владельцу — физлицу или организации .

ЭЦП предназначена в том числе для удостоверения информации, которая содержится в электронном документе, например в договоре. ЭЦП также подтверждает подлинность и целостность такого документа .

На заметку
Подлинность — это подписание документа действительной ЭЦП.
Целостность документа означает, что после подписания ЭЦП в него не вносились изменения и (или) дополнения .

Где и как получить ЭЦП

ЭЦП можно оформить в удостоверяющих центрах:

Процедура выдачи ЭЦП определяется регламентом соответствующего центра. Как правило, такие процедуры идентичны во всех регистрационных центрах.

Так, чтобы оформить ЭЦП в ГосСУОК, нужно:

1) ознакомиться с регламентом и политикой применения сертификатов на сайте ГосСУОК;

2) оплатить услуги по оформлению ЭЦП согласно прейскуранту;

3) подготовить и подать в ГосСУОК документы, необходимые для получения ЭЦП.

На заметку
Перечень необходимых документов устанавливается регламентом ГосСУОК и размещается на официальном сайте.

Как правило, для получения ЭЦП нужны следующие документы:

— паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

— перечень сведений об организации, подписанный ее руководителем;

На заметку
Бланк перечня для заполнения можно скачать на сайте ГосСУОК в разделе перечня документов при издании сертификата.

— копия документа об оплате услуги по оформлению ЭЦП;

— копия документа, подтверждающего полномочия руководителя. Это может быть выписка из приказа о назначении на должность, копия протокола общего собрания участников (учредителей);

— копия свидетельства о госрегистрации организации;

— копия извещения о постановке юрлица на учет, которая подтверждает учетный номер плательщика в органе ФСЗН Минтруда;

— доверенность. Она нужна, если ЭЦП получает не руководитель, а другой работник организации, в том числе руководитель филиала ;

4) получить в ГосСУОК личный ключ ЭЦП. Это может сделать руководитель организации или представитель по доверенности.

На заметку
ГосСУОК также оказывает услуги по продлению срока действия ЭЦП и ее перерегистрации. Перерегистрация может понадобиться, например в случае утраты или выхода из строя носителя личного ключа.

При каких условиях можно использовать ЭЦП для подписания договора

Это следующие условия в совокупности :

1) использование ЭЦП не противоречит законодательству. В настоящее время законодательство не содержит ограничений на подписание каких-либо видов договоров с помощью ЭЦП;

2) использование ЭЦП не противоречит соглашению сторон. Иными словами, подписать договор с помощью ЭЦП можно, если стороны не пришли к соглашению о запрете ее использования;

3) обеспечена идентификация стороны по договору, т.е. можно точно установить, что договор подписан именно стороной этого договора (уполномоченным на это представителем);

Обратите внимание!
Идентификация стороны по договору при использовании ЭЦП не вызывает затруднений. Ведь ЭЦП контрагента можно проверить с помощью программы, которая используется для выработки ЭЦП организации .

4) у сторон договора есть техническая возможность использовать ЭЦП: у обеих сторон должна быть установлена программа, которая вырабатывает и проверяет ЭЦП.

На заметку
Для подписания договоров ЭЦП можно использовать:
— систему межведомственного документооборота государственных органов (СМДО);
— систему электронного документооборота (СЭД), в которую интегрирована программа для работы с ЭЦП.

Как происходит подписание договора с помощью ЭЦП

Подписать с помощью ЭЦП можно только договор, который оформлен в виде электронного документа.

На заметку
Договор в виде электронного документа состоит из двух частей — общей и особенной. Общая — это сам текст договора, созданный с помощью технических или программных средств, например компьютерной программы. Особенная часть — это ЭЦП сторон договора .

Чтобы подписать договор с помощью ЭЦП, одна из сторон подписывает его своим личным ключом ЭЦП в специальной программе, например СМДО, и направляет партнеру. Он, в свою очередь, подписывает договор своим личным ключом и возвращает первой стороне.

На заметку
Оригинал договора в виде электронного документа, подписанного ЭЦП, существует только в электронном виде. При этом экземпляры каждой из сторон считаются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу .

Нужно ли для подписания договора ЭЦП заключать соглашение сторон об этом

Законодательством такая обязанность не установлена. Наоборот, стороны вправе подписать договор ЭЦП, если между ними нет соглашения о запрете использования ЭЦП при подписании договоров .

Иными словами, чтобы использовать ЭЦП, не обязательно включать соответствующее условие в договор или заключать отдельное соглашение. При этом необходимо соблюдать условия, при которых договор может быть подписан ЭЦП.

Заключать соглашение нужно будет, только если стороны против использования ЭЦП для подписания договора.

На заметку
Соглашение о запрете использовать ЭЦП можно включить в текст договора или оформить отдельным документом .

Как оформить соглашение о запрете использования ЭЦП для подписания договора

Договоренность между организациями о запрете использования ЭЦП нужно оформить письменно . Это можно сделать:

— в отдельном документе, например соглашении о запрете использования ЭЦП;

Пример формулировки условия в договоре
Стороны пришли к согласию, что ни одна из них не должна использовать электронную цифровую подпись для подписания настоящего договора.

Партнеры вправе договориться, что с помощью ЭЦП нельзя подписать договор, но можно — документы, связанные с его изменением, дополнением и исполнением . Это могут быть допсоглашения, приложения к договору, заявки и т.д.

На заметку
Полагаем, партнеры вправе договориться о запрете использования ЭЦП при заключении как одной, так и нескольких сделок. Например, предусмотреть такой запрет для всех договоров, которые будут заключены в течение определенного времени (квартал, год), или отдельных видов договоров.

Можно ли подписать с помощью ЭЦП допсоглашение к договору, если договор был подписан собственноручно

Если стороны не пришли к соглашению о запрете использования ЭЦП, с ее помощью можно подписывать допсоглашения к договору .

Иными словами, если ни одна из сторон не возражает против использования ЭЦП, ей можно подписать допсоглашение к договору. При этом вносить в такое допсоглашение условие о применении ЭЦП не обязательно .

Обратите внимание!
С помощью ЭЦП можно подписывать любые документы, связанные с исполнением договора. Это могут быть приложения, заявки, акты, первичные учетные документы .

Можно ли подписать с помощью ЭЦП договор с иностранным партнером

Законодательство Беларуси не запрещает оформлять договоры с нерезидентами в виде электронного документа, подписанного ЭЦП. Для этого сертификат открытого ключа (далее — сертификат) ЭЦП иностранного партнера должен быть признан на территории нашей страны . Такое признание необходимо для проверки иностранной ЭЦП.

Признание сертификата ЭЦП иностранного партнера возможно одним из следующих способов :

1) заключение между Беларусью и иностранным государством соглашения о таком признании;

2) установление доверия к сертификату доверенной третьей стороной;

3) аккредитация иностранного поставщика услуг, который выдал сертификат, в Государственной системе управления открытыми ключами нашей страны.

Как регламентировать использование ЭЦП в организации

Регламентировать порядок использования личного ключа ЭЦП сотрудниками организации целесообразно в локальном акте, например инструкции, положении, приказе. Издание такого акта позволит сотрудникам знать свои обязанности в работе с ЭЦП, а руководителю — привлечь виновных лиц к ответственности в случае нарушения установленного порядка.

В локальном акте можно предусмотреть:

1) место хранения ключа ЭЦП. Это должно быть место, не доступное посторонним лицам. Ведь владелец ключа ЭЦП обязан хранить его в тайне для защиты от случайного повреждения и (или) изменения ;

2) порядок применения, в том числе указать какие документы могут быть подписаны с использованием ЭЦП организации;

На заметку
ЭЦП, владельцем личного ключа которой является организация, можно применять :
— как аналог оттиска печати организации;
— вместе с ЭЦП, владельцем ключа которой является физлицо, для подтверждения полномочий этого лица;
— для создания и (или) подписания электронных документов, которые автоматически генерируют автоматизированные информационные системы. Таким способом могут быть подписаны электронные квитанции, уведомления о доставке писем и другие документы;
— в иных случаях, предусмотренных законодательством;

3) сотрудника, ответственного за использование ЭЦП организации. Рекомендуем также определить сотрудника, который вправе применять ЭЦП организации в случае отсутствия основного ответственного лица.

На заметку
Действовать от имени юрлица без оформления доверенности может только его руководитель . В связи с этим полагаем, что использовать личный ключ ЭЦП организации вправе руководитель. Для использования ЭЦП другими сотрудниками необходимо наделить их такими полномочиями. Полномочия можно закрепить в локальном акте и (или) должностной инструкции сотрудника .

Для физлиц ЭЦП является аналогом собственноручной подписи . Соответственно, использовать такой ключ ЭЦП для подписания любых документов может только это физлицо.

Обратите внимание!
Использовать ЭЦП гражданин может как при подписании документов, связанных с профессиональной деятельностью, так и личными потребностями.

1) проставить в электронном документе одновременно с ЭЦП сотрудника ЭЦП организации;

2) выдать сотруднику атрибутный сертификат — электронный документ, который содержит информацию о полномочиях физлица подписывать определенные документы от имени организации. По сути, атрибутный сертификат можно рассматривать как аналог доверенности, выданной от имени организации.

На заметку
Издает атрибутный сертификат организация — поставщик услуг.
На практике для выдачи атрибутного сертификата можно обратиться в РУЦ ГосСУОК через его сайт.

Как оформить бумажную копию договора, подписанного ЭЦП

Оригинал договора, который подписан ЭЦП, существует в электронном виде. На практике может понадобиться копия такого договора на бумаге. Например, для того, чтобы предоставить ее в суд или другие госорганы. Чтобы бумажная копия имела юридическую силу, ее нужно удостоверить. Сделать это вправе в том числе :

— любая из сторон договора;

— регистратор организации по госрегистрации недвижимого имущества, прав на него и сделок с ним.

Чтобы удостоверить копию, необходимо :

1) убедиться, что в договор в виде электронного документа не вносились изменения;

2) распечатать общую часть электронного документа (текст договора);

3) проверить, чтобы текст на бумаге и текст в электронном виде были идентичны;

4) если договор более чем на одном листе — прошить его или заверить подписью каждый лист;

5) проставить на бумажной копии договора удостоверительную надпись установленной формы.

Обратите внимание!
Удостоверительную надпись можно совершить любым способом: вручную, с помощью штампа и др. Она должна располагаться на последнем листе договора ниже подписей сторон. Если на последнем листе недостаточно места для удостоверительной надписи, ее располагают на оборотной стороне последнего листа .

Читайте этот материал в ilex >>*
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex

Читайте также: