Можно ли отказаться от командировки из за коронавируса в другой город

Обновлено: 07.05.2024

Компания отправляет работника в командировку: куплены билеты, оплачена гостиница, получены визы. Но пандемия COVID-19 меняет планы, и поездка срывается. Рассказываем, как бухгалтеру учесть расходы в такой ситуации.

В каком случае можно учесть расходы на отменённую командировку

Для отмены командировки нужно издать приказ руководителя, отменить брони и сдать билеты, утвердить авансовый отчёт со всеми документами, подтверждающими расходы.

Оформляем приказ об отмене командировки

Руководитель оформляет отмену командировки из-за COVID-19 приказом. Чтобы обосновать отмену, приложите копии рекомендаций Роспотребнадзора, Ростуризма и иных органов.

Приказ об отмене составляйте в произвольной форме. Он должен отменять или переносить на другую дату прошлое распоряжение о служебной поездке. В приказе укажите:

причины отмены командировки. Если в регионе или в другой стране ограничено посещение из-за угрозы заражения, сошлитесь на решение главы региона или рекомендации Роспотребнадзора;
реквизиты приказа о направлении работника в командировку, который отменяется;
порядок возврата неизрасходованных средств, а также порядок отмены брони гостиниц, возврата билетов.

Работник должен ознакомиться с приказом и подписать его. Если он работает дистанционно или уже находится в месте командировки, можно:

Оригинал он подпишет, как только это будет возможно.

Отменяем бронь отеля и покупку билета

Отменять бронь и сдавать билеты должен тот, кто их покупал. Это может быть компания или командированный сотрудник.

Если сотрудник покупал билеты и бронировал отель на свои деньги, нужно компенсировать ему неустойки и невозвратные тарифы (ст. 168 ТК РФ). НДФЛ и взносы на эту сумму не начисляются (п. 1 ст. 217 НК РФ). Если на покупку выдавали аванс, по расходам работник сдаёт авансовый отчёт с подтверждающими документами (п. 1, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Дальнейшие действия зависят от тарифа, по которому сделана бронь или приобретён билет.

Отмена по возвратному тарифу

Стоимость билета или отеля с возвратным тарифом рассматривайте как предоплату. Когда сдадите билет и заберёте деньги, у компании не возникнет доход. Поэтому цену возвращённого билета не нужно учитывать в целях налогообложения (п. 1 ст. 41, п. 1 ч. 2 ст. 247 НК РФ).

НДС, предъявленный перевозчиком в стоимости билетов, нет оснований принимать к вычету, так как услуги перевозки не оказаны. Начислять НДС к уплате тоже не нужно (п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Отмена по невозвратному тарифу и штрафы

Деньги за билет могут не вернуть совсем или удержать штраф. Разницу между ценой покупки и суммой возврата можно списать во внереализационные расходы (пп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ). Для этого затраты должны быть подтверждены документами и связаны с деятельностью компании (письма Минфина России от 18.05.2018 № 03-03-07/33766, от 08.09.2017 № 03-03-06/1/57890).

Расход на невозвратный билет можно подтвердить билетом, в котором прописан тариф. Подтверждение брони отеля вы получите на почту, там тоже указан тариф. Штраф за возврат подтверждается чеком с суммой удержания.

Учитываем расходы на визу — для заграничных поездок

Минфин рекомендует ориентироваться на причины отмены командировки. Они должны быть объективны и связаны с деятельностью компании: болезнь сотрудника, письменная просьба о переносе от принимающих лиц, пандемия и т.п. Тогда расходы можно учесть в составе внереализационных.

Стоимость визы не нужно облагать НДФЛ и взносами (письма Минфина от 18.05.2018 № 03-03-07/33766, Минтруда России от 27.11.2014 № 17-3/В-572).

Утверждаем авансовый отчёт и учитываем расходы на командировку

Сотрудник должен отчитаться по затратам и вернуть неизрасходованный аванс. Расходы на отменённую поездку он подтверждает авансовым отчётом, к которому прилагает документы. Срок сдачи отчёта и возврата неизрасходованных подотчётных средств определите в приказе об отмене командировки.

Расходы можно признать для расчёта налога на прибыль только после издания приказа руководителя об отмене командировки, возврата билетов (отмены броней) и сдачи авансового отчёта (п. 1, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Пандемия коронавируса заставила реагировать на угрозу: работников переводят на дистанционный труд, запрещают прохождение медосмотров и диспансеризации, просят отправлять на карантин всех, кто вернулся из других регионов или стран. За нарушение санитарных норм работодателям грозят штрафами.

Чтобы ситуация внутри страны резко не усугубилась, учитывая реальные цифры по коронавирусу, власти проводят кампанию по недопущению распространения коронавируса. Расскажем, что конкретно требуют от работодателей.

Работа на дому

Работа на удаленке не меняет ни должность, ни трудовые обязанности сотрудника и носит временный характер, хотя сказать точно, сколько будет длиться коронавирус, пока никто не может. Перевести на дистанционный труд работодатель вправе на любой срок — от 1 месяца до нескольких.

Другой вариант — объявить простой по независящим от воли сторон причинам. Но этот период оплачивается в размере не менее двух третей оклада или тарифной ставки (ч. 2 ст. 157 ТК РФ).

ВАЖНО! Помните, если объем работы не изменился, то и заработная плата работника остается прежней. Если ранее деньги выдавались из кассы, оговорите заранее порядок получения денежных средств во время работы на дому.

Если производство остановить нельзя

Хотя перспектива работать дистанционно, чтобы минимизировать случаи заражения коронавирусом в России, понравится многим, перейти на подобный вариант удастся не всем. Больницы, аптеки, магазины, банки, полицейские участки, непрерывно работающие промышленные производства — все они продолжат работать в штатном режиме.

Руководителям таких организаций Роспотребнадзор рекомендует уделить внимание профилактическим мерам, в том числе создать условия для:

дезинфекции рабочих мест и оборудования каждые 2 часа;
мытья рук дезинфицирующими средствами;
приема пищи только в специально отведенных помещениях и с использованием одноразовой посуды.

Новые правила трудоустройства иностранцев

Иностранные работники сейчас вправе трудиться на основании просроченных документов. По указу президента, сроки действия всех бумаг для осуществления трудовой деятельности и для миграционного учета продлены до 15 июня.

Кроме того, с 5 мая вступает в силу Федеральный закон № 135-ФЗ от 24.04.2020, который позволяет переоформлять патенты на работу для иностранных граждан неограниченное количество раз без дополнительного выезда из страны. Раньше продлевать патент разрешалось не более 2 раз, после чего иностранец выезжал из РФ.

Командировки и карантин

Если ранее работодатель планировал служебные поездки, убедитесь, что выехать сотрудникам разрешат. По распоряжению российских властей, в страны с коронавирусом нельзя добраться ни поездом, ни самолетом, ни на личном авто. Когда работа транспортных компаний вернется в нормальный режим, сказать сложно, поэтому рекомендуется все встречи с зарубежными партнерами отложить, а переговоры проводить по телефону, скайпу, иным средствам связи.

Китай и Корея;
Иран и США;
Италия, Франция, Германия, Испания, Польша, Португалия, иные государства — члены ЕС;
Сербия, Хорватия и Албания;
Украина, Беларусь и Молдова;
Босния и Герцеговина;
Македония и Черногория;
Андорра;
Норвегия и Швейцария;
Исландия.

Командировки по России

Временные правила работы вахтовым методом

До 31 декабря 2020 года в России введены временные правила работы вахтовым методом (см. постановление правительства № 601 от 28.04.2020 года). Чиновники признают, что из-за введенных ограничений невозможно соблюдать продолжительность вахты, учетный период рабочего времени вахтовиков, графика работы. В этой связи работодателям разрешено вносить необходимые изменения, но с учетом определенных правил:

все изменения следует согласовывать с профсоюзом;
максимальную продолжительность вахты допускается продлевать не более чем на 3 месяца, но ежедневная смена и период между сменами ограничивается 12 часами;
если вахтовиков допускают на предприятие только после прохождения обязательного 14-дневного карантина (устанавливается решением региональных властей), этот срок следует включить во время нахождения работников в пути и оплачивать каждый день не ниже дневной тарифной ставки или части оклада.

Отпуск за собственный счет

Для некоторых организаций вынужденный простой из-за пандемии станет сложным периодом, даже если ответ на вопрос, угрожает ли коронавирус России, отрицательный: продолжать работать по- прежнему не удается, как перевести сотрудников на удаленную работу — непонятно, а платить просто так нет возможности. В такой ситуации работникам предлагают взять отпуск за собственный счет либо отправляют в ежегодный оплачиваемый отпуск.

Если удастся договориться с работником полюбовно, замечательно. Но учтите, заставить человека уйти в неоплачиваемый отпуск нельзя, это нарушение его трудовых прав, и он вправе пожаловаться на такие действия работодателя в Роструд.

Отмена медосмотров и диспансеризации

В России постоянно растут показатели, сколько людей вылечилось от коронавируса, сколько вновь заболело, сколько смертей. И практически во всех поликлиниках страны сейчас запрещены профилактические мероприятия для взрослого населения (плановые прививки детей в ряде регионов проводят). Если вы ранее договаривались о проведении плановых медосмотров, их придется перенести на неопределенный срок. В Санкт-Петербурге на этот счет действует постановление главного государственного санитарного врача № 2 от 16.03.2020.

Аналогичная ситуация с диспансеризацией. Граждане не смогут ее пройти, пока не прекратится всеобщая кампания по профилактике заражения коронавирусом. Даже если работодатель уже одобрил предоставление выходных дней для прохождения медконтроля, приказ придется отменить.

ВАЖНО! Работодателям следует ознакомиться с письмом Роспотребнадзора № 02/7865-2020-24 от 24.04.2020. В нем сказано, что полностью отказываться от предварительных и периодических медицинских осмотрах работников нельзя. В частности, это недопустимо в отношении отдельных категорий работников, указанных в приложении № 2 к приказу Минздравсоцразвития России № 302н от 12.04.2011.

Штрафы за нарушение санитарных правил

Для России, как и для большинства других государств, где зафиксирован коронавирус, ситуация беспрецедентная. Чтобы работодатели понимали ее важность, COVID-19 внесли в перечень заболеваний, представляющих опасность для окружающих, и теперь за несоблюдение санитарно-эпидемиологических норм руководителей организаций и ИП вправе штрафовать по ст. 6.3 КоАП РФ и ст. 236 УК РФ. Штрафы разные — от 500 000 до 800 000 рублей. В исключительных случаях организацию вправе закрыть на 90 суток, а ее руководителя посадить на срок до 5 лет, если нарушение правил вызвало смерть человека.

горячая линия Федеральной службы по труду и занятости;
бесплатный номер телефона по всей России;
горячая линия Департамента здравоохранения.

Позвонив по одному из этих номеров, вам необходимо сообщить, из какой страны вы прибыли (или контактировали с кем-то из числа вернувшихся из указанных стран), после чего операторы сообщат вам последовательность рекомендуемых дальнейших действий. Подробнее можно ознакомиться с информацией на сайте Минздрава.

Если вы чувствуете себя плохо, рекомендуется самостоятельно не обращаться в поликлиники, а позвонить по указанным номерам телефонов и получить консультацию по дальнейшим действиям или вызвать терапевта на дом, но предварительно сообщив, что вы подозреваете у себя носительство нового вируса или сообщить о контакте. Врач оформит больничный, где проставит код 03, это карантин. Больничный по карантину рассчитают в общем порядке за счет средств ФСС.

АКЦИЯ ПРОДЛЕНА

Читайте также: