Можно ли использовать эцп должностного лица в личных целях

Обновлено: 02.07.2024

Приказ о назначении ответственного за ЭЦП — это распорядительный акт о наделении работников правом подписывать документы с помощью электронной цифровой подписи. С 01.07.2021 правила работы с ЭП изменились.

Что сделать перед оформлением приказа

С 01.07.2021 вступила в силу первая часть изменений в 63-ФЗ, вторая — начнет действовать с 01.01.2022. По факту после 01.07.2021 в работе заказчиков и поставщиков ничего не поменяется. Если у организации действительна подпись, выпущенная аккредитованным удостоверяющим центром, то менять ее не требуется. ЭЦП по новому регламенту придется применять только с 01.01.2022. Если же срок действия ЭП закончится до 01.01.2022, то следует ее поменять, но только в удостоверяющем центре, аккредитованном (переаккредитованном) по новым правилам. Если подпись сделали до 01.07.2021 в центре, не прошедшем аккредитацию по новым правилам, то она действительна только до 01.01.2022. Приказ об аккредитации и перечень аккредитованных удостоверяющих центров (АУЦ) выпустят ближе к началу 2022 года.

Все ключевые изменения начнут действовать с 01.01.2022. С 1 января не только директор, но и уполномоченные лица, в том числе и специалисты по закупкам, обязаны использовать личную ЭП как для работы, так и для собственных документов (пп. 2 п. 1 ст. 17.2, п. 2 ст. 17.3 476-ФЗ). Для оформления личной подписи физлица приказ не требуется: в ней указывают только ФИО получателя без отсылок к его работодателю. Получать такую ЭП следует только в УЦ, аккредитованных по новым правилам. А использовать подпись придется вместе со специальной электронной доверенностью.

Руководители и индивидуальные предприниматели с 01.07.2021 получают ЭЦП в ФНС. Подписи выдают территориальные инспекции или их доверенные лица — удостоверяющие центры, прошедшие дополнительный отбор (приказ ФНС № ВД-7-24/982@ от 30.12.2020). Прежде чем оформить приказ о наделении полномочиями лиц, ответственных за размещение в ЕИС для получения ЭП, уточните, прошел ли удостоверяющий центр аккредитацию по новым правилам.

Эксперты КонсультантПлюс сделали обзор нововведений по работе с электронной подписью с 01.07.2021. Используйте эти инструкции бесплатно.

Кто и зачем готовит приказ

Права на первую подпись принадлежат руководителю организации. Для непрерывного функционирования учреждения (если директор отсутствует на работе) он передает полномочия на подписание документов ответственным сотрудникам. Обычно это его заместители и главный бухгалтер.

Иная ситуация с ЭЦП. Она используется для шифрования и защиты информации электронной документации (63-ФЗ от 06.04.2011). Есть сферы, в которых документы подписываются только электронной подписью. Это и платежные системы, и госзаказ, и информационные ресурсы. Вот для чего используют ЭЦП:

И это далеко не все автоматизированные информационные системы, где для подписания документов используется ЭЦП. Руководитель назначает администратора по такой работе и определяет ответственных лиц, наделенных правами ЭП. К примеру, создается ЭЦП для контрактного управляющего — в целях работы в Единой информационной системе и на торговых площадках.

Специалисты Федерального казначейства определили перечень документов, которые необходимо предоставить при оформлении сертификата ЭП. Приказ в списке сопроводительной документации — один из первых. Его обязательно составляют при получении ключа ЭЦП.

Почему заказчики обращаются в ТОФК? Сертификаты ЭП оформляют только удостоверяющие центры, аккредитованные Минцифрой. Большая часть таких центров базируется в отделах ФК и использует казначейский регламент для работы с клиентами. Для подписи документов применяют только усиленную квалифицированную электронную подпись.

Прежде чем оформить ЭЦП, составьте грамотный приказ на ответственное лицо со стороны заказчика на подписание документов и о назначении ответственных лиц. Привлеките сотрудников, непосредственно связанных с передаваемыми полномочиями и пользовательскими ролями:

главный бухгалтер или бухгалтер — для работы с СУФД, электронным бюджетом и ГМУ;
контрактный управляющий или специалист по закупкам — для ЕИС;
программист — для администрирования автоматизации рабочих мест.

Приказ готовят и заказчики, и поставщики. Поставщикам электронная подпись необходима для участия в торгах. Организации-заказчики передают в ТОФК распоряжение о назначении ответственного за ЭП и пакет сопроводительной документации. После обработки информации специалисты Казначейства предоставляют организации сертификаты ключа ЭЦП. Поставщики работают по той же схеме, только документы направляют не в ТОФК, а в удостоверяющий центр.

С 01.01.2022 вступает в силу приказ Федерального казначейства № 21н от 15.06.2021. Норматив утверждает порядок реализации ФК функций аккредитованного удостоверяющего центра и исполнения его обязанностей. Бюджетные заказчики продолжат получать ЭП в удостоверяющих центрах территориальных отделений ФК.

Что включать в приказ по ЭЦП

Отзыв ЭП производится через официальный сайт Федерального казначейства. Сертификат отзывают по окончании срока его действия, при увольнении ответственного работника, из-за неисправности ключа. Делать приказ об отзыве ЭЦП нет необходимости. Сформируйте заявление онлайн, подпишите и направьте специалистам ФК. Как только обращение пройдет проверку, сертификат отзовут.

В 63-ФЗ разъясняется, на каком основании можно подписать ЭЦП начальника — такого основания нет: каждый ответственный сотрудник подписывает документы собственной ЭПОХИ. Для этого и издают распоряжение о наделении полномочий. Приказ составляют в свободной форме. Некоторые ТОФК и удостоверяющие центры предоставляют клиентам бланки, которые необходимо заполнить для получения ключа ЭП в их отделе. Обязательно отразите следующую информацию:

Полное наименование заявителя. Пропишите краткое название, если оно есть в уставных бумагах.
Реквизиты распоряжения: номер, дата и место выпуска.
Название акта и правовую основу. В преамбуле всегда ссылайтесь на нормативы, в соответствии с которыми потребовалось наделить сотрудников правами на подписание. К примеру, ЭЦП для ЕИС делают по нормам федеральных законов № 44 и № 63.
Перечень работников, которым передают полномочия. Укажите их фамилии, имена и отчества полностью. Пропишите их текущие должности и новые полномочия. Кроме того, отразите, что подписывает электронной подписью контрактный управляющий и другие ответственные сотрудники — перечень закупочных документов в ЕИС и на торговых площадках.
Для распорядительного акта на передачу прав подписания при замещении основного работника внесите сведения как минимум о двух сотрудниках, которые заменят его при отсутствии.

Образцы приказов по работе с электронной подписью

Примерный приказ о наделении правом подписи для получения ЭЦП в бюджетной организации:

г. Идеальный

№ 116

О наделении правом электронной подписи

Назначить администратором информационной безопасности специалиста отдела закупок Денисову Дарью Денисовну.
Наделить правом электронной подписи электронных документов со следующими полномочиями следующих сотрудников:

Полномочия при работе

Иванов Иван Иванович

Заказчик. Администратор организации
Заказчик. Уполномоченный специалист
Заказчик. Должностное лицо с правом подписи контрактов
Заказчик. Специалист с правом направления проекта контракта участнику размещения заказа.

Петрова Полина Петровна

Заказчик. Уполномоченный специалист
Заказчик. Должностное лицо с правом подписи контрактов
Заказчик. Специалист с правом направления проекта контракта участнику размещения заказа.

Денисова Дарья Денисовна

Специалист отдела закупок

Заказчик. Специалист с правом направления проекта контракта участнику размещения заказа.

А это — образец распоряжения для Казначейства:

Об авторе этой статьи

Александра Задорожнева Бухгалтер, эксперт проекта Практикующий бухгалтер.
Работаю с начала учебы в ВУЗе. Есть опыт работы и в коммерции, и в бюджете. С 2006 по 2012 работала бухгалтером-кассиром и кадровиком. С 2012 по настоящее время — главный бухгалтер в бюджетном учреждении. Помимо прямой бухгалтерии занимаюсь закупочной и планово-экономической деятельностью. 4 года пишу тематические статьи для профильные изданий.

Узнайте как работаем и отдыхаем из нашего производственного календаря на 2022 год .

ЭП – это электронная подпись. Она позволяет точно установить лицо, которое просматривало или меняло содержание документов. То есть это способ идентифицировать пользователя. Однако иногда возникает необходимость передать ЭП другому лицу. Правомерно ли это? Рассмотрим в данной статье.

Вопрос: Как при внедрении электронного документооборота оформить передачу полномочий на право подписи первичных документов электронной подписью материально ответственному лицу и нужно ли вносить изменения в кадровые документы?
Посмотреть ответ

Основная информация

Вопрос: Можно ли при подписании дополнительных соглашений к договору использовать квалифицированную электронную подпись, если изначально стороны не согласовывали возможность электронного документооборота?
Посмотреть ответ

Различают три формы электронной подписи. Различаются они между собой по следующим признакам:

Порядок получения.
Степень защиты.
Функция идентификации пользователя.
Наличие защиты от внесения в документы несанкционированных изменений.

Разновидности электронных подписей прописаны в статье 5 ФЗ №63:

Простая. Представляет собой сочетание пароля и логина. Это наиболее распространенный метод идентификации, который также признается ЭП. Используется он на форумах, в соцсетях. На некоторых ресурсах присутствует двухэтапная идентификация. Она предполагает получение одноразового пароля по смс. Базовые характеристики этой ЭП: отсутствует технология шифрования, плохая защищенность. Этот метод не используется при заверении официальной документации. Однако способ удобен при выполнении повседневных действий, которые не предполагают высокую степень защиты.
Неквалифицированная. Такая ЭП предоставляется специальными центрами. Они могут не иметь государственной аккредитации. Преимущества метода – использование методов шифрования. Подпись актуальна для государственных закупок. Она используется в личном кабинете на ресурсе ФНС. Для использования нужно оформить соглашение между сторонами.
Квалифицированная. Получить ее можно только в удостоверяющих центрах, у которых есть аккредитация. Основные характеристики: повышенная надежность, защищенность. По сути, это замена обычной подписи. Владельцу такой ЭП предоставляется сертификат.

Подбор вида подписи зависит от конкретной задачи. Как правило, под электронной подписью понимается именно квалифицированный вид.

В каком случае можно передавать ЭП другому лицу

Вопрос: Можно ли подтвердить расходы для целей налога на прибыль электронными документами, подписанными электронной подписью (п. 1 ст. 252 НК РФ)?
Посмотреть ответ

ВАЖНО! Передача обычной ЭП не предполагает наложения ответственности. Наказание следует только в том случае, если при помощи переданного пароля выполнены незаконные действия.

Можно ли передать квалифицированную подпись?

Необходимость в передаче подписи возникает довольно часто. Иногда руководитель делегирует обязанность по изменению документов своему подчиненному. В статье 2 ФЗ №63 указано, что электронная подпись служит идентификации ее владельца. Если ЭП передается постороннему лицу, смысл ее просто утрачивается, так как лицо, использующее подпись, невозможно идентифицировать.

Ответственность за применение чужой подписи

Ни в УК, ни в КоАП не содержатся нормы относительно ответственности за применение сторонней ЭП. Но это вовсе не свидетельствует о том, что такие действия полностью безнаказанны.

Рассмотрим ответственность на примере. Лицо взяло подпись своего руководителя, вошло в электронную систему и получило от своих действий финансовую выгоду. Например, сотрудник заключил соглашение, благодаря которому он извлек прибыль. В рассматриваемой ситуации руководитель может обвинить лицо в мошенничестве. Ответственность за подобные действия накладывается на основании статьи 159 УК РФ. Эта статья предполагает наказание за хищение чужой собственности или получение прав на чужое имущество посредством обмана или злоупотребления доверием. Незаконное использование подписи попадает под действие этого нормативного акта. Однако подобные дела имеют свои сложности. В частности, руководителю нужно доказать, что сотрудник получил ЭП незаконно.

Рассмотрим другой пример. Руководитель передал право на использование подписи на основании доверенности своему сотруднику. Подчиненный, используя ЭП, исполнил незаконные действия. В этом случае руководителю необходимо подтвердить, что подпись использовал не он. Сделать это практически невозможно, так как незаконное действие обычно выполняется без свидетелей и через ПК. Если руководитель не предоставил достоверных доказательств своей правоты, наказываться будет именно он.

Что такое ЭЦП для физических лиц

Электронные подписи бывают двух видов: простые и усиленные. Последние могут быть квалифицированными и неквалифицированными. Отличаются они степенью защиты и областью применения.

Простая ЭП — это обычная комбинация логина и пароля, либо код подтверждения, который приходит на заранее указанный адрес электронной почты, номер телефона или в установленное приложение. Перед использованием такой подписи необходимо заключить отдельное соглашение о ее признании. Без этого соглашения простую ЭЦП можно применять только в случаях, прямо указанных в нормативных правовых актах (п. 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ). Простая электронная подпись широко внедрена в различных закрытых системах (банковских организациях, приложениях, порталах и т.п.). Она нужна для подтверждения действия, совершенного одной из сторон (клиентом, заявителем). При этом сам подписываемый документ (заявление, платежное поручение и т.д.) во внешнюю среду не попадает и, следовательно, не может быть изменен злонамеренно.

Усиленная неквалифицированная ЭП устроена сложнее. Она предполагает формирование двух уникальных последовательностей связанных между собой символов: ключ подписи и ключ проверки подписи. При этом используются средства шифрования и криптографии. Такая подпись защищена более надежно, чем простая, однако все равно не является полным аналогом собственноручной. Чтобы документы, завизированные неквалифицированной подписью, обрели юридическую силу, требуется либо прямое указание на это в нормативном правовом акте, либо заключение между сторонами отдельного соглашения (п. 2 ст. 6 Закона 63-ФЗ).

Усиленная квалифицированная электронная подпись является полным аналогом собственноручной (п. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ). При создании УКЭП используются средства шифрования и криптозащиты, прошедшие государственную сертификацию. Для ее признания не требуется заключать какие-либо дополнительные соглашения. Выдавать такую подпись физическим лицам вправе только аккредитованные удостоверяющие центры (УЦ).

Для чего нужна цифровая подпись и где ее использовать

Больше всего возможностей дает усиленная квалифицированная электронная подпись. Так, с ее помощью физлицо может подтвердить учетную запись на портале госуслуг без личного визита в соответствующий центр. После этого ему будет открыт доступ ко всем функциям портала и связанным с ним сервисов, включая подачу электронных документов в суд.

Заказать электронную подпись для дистанционной подачи документов в суд Получить через час

Также физлицо, на которого оформлена УКЭП, может, не выходя из дома:

Регистрируйте сделки с недвижимостью и получайте отчеты из ЕГРН через интернет Подключить сервис

Некоторые банки дают владельцам УКЭП возможность дистанционного оформления кредитов, в том числе ипотечных.

Усиленная квалифицированная ЭП пригодится также для участия в торгах и аукционах, проводимых государственными и муниципальными органами (к примеру, по продаже квартир, машиномест и т.п.).

Помимо этого, наличие УКЭП позволит сэкономить на услугах нотариуса. Электронные документы, завизированные такой подписью, в большинстве случаев не нуждаются в заверении у нотариуса.

Где получить ЭЦП физическому лицу

Порядок получения электронной подписи зависит от ее вида. Простая ЭП, как правило, оформляется полностью дистанционно на соответствующем портале или в приложении. К примеру, именно так можно получить простую подпись на портале госуслуг . Она даст возможность подписывать и отправлять в ведомства некоторые заявления через сайт госуслуг. Например, заявление о смене паспорта.

Усиленную квалифицированную электронную подпись физлицо может получить только в аккредитованном удостоверяющем центре.

Получение электронной подписи для физических лиц

Для получения УКЭП нужно обратиться в любой УЦ. В комплект документов, необходимых для оформления подписи, входят: общегражданский паспорт, СНИЛС, свидетельство о присвоении ИНН. Указанные документы можно представить в виде оригиналов или нотариально заверенных копий (п. 2 ст. 18 Закона № 63-ФЗ).

ВНИМАНИЕ

Подать документы на выдачу сертификата квалифицированной подписи через представителя нельзя. Человек, который намерен получить сертификат на свое имя, должен лично приехать в удостоверяющий центр, либо пригласить к себе сотрудника центра (если УЦ оказывает подобную услугу). Любые способы идентификации заявителя посредством видеосвязи запрещены.

Как сделать УКЭП

На основании перечисленных документов формируется заявка на оформление УКЭП. Сотрудник удостоверяющего центра проверяет предоставленную физлицом информацию, сверяет ее с документами и подтверждает личность заявителя.

Если физлицо уже имеет сертификат УКЭП, то заявку на оформление новой подписи можно подать дистанционно. Личная явка в удостоверяющий центр в этом случае не нужна (подп. 1 п. 1 ст. 18 Закона № 63-ФЗ).

СПРАВКИ

Также закон предусматривает возможность идентификации заявителя-физлица без личного присутствия посредством единой биометрической системы или загранпаспорта нового образца (подп. 1 п. 1 ст. 18 Закона № 63-ФЗ). В настоящее время разрабатываются технологии, необходимые для применения этих способов идентификации на практике.

После того, как сотрудник удостоверяющего центра подтвердит заявку, физлицу будет выставлен счет на оплату. Далее придет уведомление о готовности УКЭП. Останется только забрать сертификат и ключи электронной подписи. Как правило, они записываются на электронный носитель (токен, флешку).

Так выглядит токен с сертификатом электронной подписи

Также нужно приобрести средства криптозащиты информации для использования УКЭП на персональном компьютере.

Срок действия ЭЦП

Сама электронная подпись не имеет срока действия. Однако если речь идет об усиленной квалифицированной ЭП, то у соответствующего сертификата есть срок действия. Он составляет один год. Это обусловлено особенностями применяемых алгоритмов шифрования.

ВАЖНО

Подписанные документы действительны и после окончания срока действия сертификата ключа проверки электронной подписи.

У неквалифицированной усиленной подписи, как правило, также есть срок действия. Он определяется исходя из параметров средств криптозащиты, используемых при создании сертификата.

Как видно из статьи, получить электронную подпись для физлиц в 2021 году совсем несложно. Простую и неквалифицированную ЭП выдадут бесплатно. Что касается квалифицированной подписи, то ее придется покупать. Но она открывает уникальную возможность подписывать дистанционно любые электронные документы, а также дает доступ к торгам, безбумажной регистрации недвижимости и расширенным возможностям госпорталов.

Почему юридическим лицам необходимо оформлять сертификат электронной подписи на имя бухгалтера, а также в каких случаях бухгалтер может и должен использовать свою ЭП — в нашей статье.

Юридические лица, использующие внешний и внутренний электронный документооборот, чаще всего оформляют сертификат электронной подписи только на руководителя. В итоге другие сотрудники, в том числе главный бухгалтер, подписывают документы одной для всех подписью — электронной подписью руководителя, который передаёт носитель ключа ЭП из рук в руки.

Такой подход не только ошибочен, но и перекладывает на директора все риски, связанные с подписанием документов ненадлежащим лицом. Даже если урегулировать передачу ЭП приказом или распоряжением, суть не меняется: документы считаются подписанными руководителем, и он несёт за них полную ответственность. Правильный подход — оформить на бухгалтера отдельный сертификат электронной подписи.

Юридические характеристики электронной подписи бухгалтера

Электронная подпись — аналог собственноручной подписи . Если сертификат ЭП оформляется на имя бухгалтера как физического лица, бухгалтер получает возможность подписывать все исходящие от него электронные документы своей электронной подписью. Пределы использования бухгалтером электронной подписи ограничиваются его должностными функциями и, возможно, доверенностью.

Доверенность, как правило, используется для случаев, когда бухгалтера нужно наделить определёнными полномочиями, не входящими в круг его прав и обязанностей согласно трудовому (гражданско-правовому) договору и должностной инструкции. В итоге бухгалтер будет вправе подписывать своей ЭП только такие документы, на подписание которых он прямо уполномочен.

Поэтому ни приказы, ни доверенности, ни иные формы передачи ЭП не имеют юридической силы и не делают подписание бухгалтером документов с использованием ЭП руководителя правомерным.

Если бухгалтер использует ЭП руководителя, документ считается подписанным руководителем, который несёт всю полноту ответственности как за содержание документа, так и за его фактическое подписание бухгалтером.
Если бухгалтер использует свою ЭП, документ считается подписанным именно бухгалтером и, соответственно, он отвечает за его достоверность.

Сферы применения ЭП бухгалтером

Несмотря на то что в каждой компании есть свои особенности ведения бухгалтерского и налогового учётов, подготовки и сдачи отчётности, практически всегда бухгалтерский электронный документооборот включает:

первичную бухгалтерскую документацию;
налоговую отчётность и письменное взаимодействие с органами ФНС, Росстата, иногда ПФР и ФСС;
документооборот с контрагентами в рамках исполнения договоров;
документооборот с банками;
документы, связанные с участием с госзакупках и коммерческих тендерах, а также заключением и исполнением контрактов;
переписку с государственными и муниципальными ведомствами и их должностными лицами;
внутренний документооборот компании (рабочее взаимодействие с подразделениями и сотрудниками).

Это основные направления, в которых бухгалтер может составлять определённые электронные документы от своего имени, а значит, должен подписывать их своей электронной подписью.

Главная задача руководителя — понять, готов ли он брать на себя ответственность за то, что документы будут составляться от его имени и подписываться его электронной подписью. Это возможно и практикуется, если бухгалтерский учёт разрешено вести руководителям (сфера малого и среднего бизнеса). Но если в компании есть штатный или сторонний бухгалтер, передавать ему носитель ключа ЭП может оказаться неоправданным риском (и нарушением №63-ФЗ). За подписанный таким образом документ будет отвечать не бухгалтер, а владелец сертификата ЭП, то есть, как в данном случае, руководитель компании.

Помимо документации, с которой бухгалтеры работают в силу своих профессиональных функций, им может быть доверено право второй подписи на других юридически значимых документах. Для этого издаётся приказ или оформляется доверенность, где определяются виды документов, которые вправе подписывать бухгалтер, и срок действия соответствующих полномочий.

Оформление сертификата ЭП на бухгалтера

Для сдачи электронной отчётности в государственные органы бухгалтерии необходима квалифицированная электронная подпись (КЭП). КЭП подойдет и для подписания бухгалтером всех остальных рабочих документов.

Использование бухгалтером КЭП практически всегда предполагает наличие системы электронного документооборота. Здесь возможны два основных подхода:

Оформление сертификата КЭП в составе комплексного программно-технического продукта (программное обеспечение + КЭП + дополнительные услуги), включая услуги оператора ЭДО.
Оформление сертификата КЭП для использования в рамках действующей в компании системы ЭДО.

Если же отчётность не входит в цели использования ЭП бухгалтером, возможно получение сертификата ЭП как услуги любого удостоверяющего центра. Но и в этом случае чаще всего речь будет идти о КЭП и услугах УЦ из списка аккредитованных Минкомсвязью. Ведь кроме ЭДО, самыми популярными средствами применения ЭП будут системы, которые требуют от пользователя именно такой вид подписи.

Это означает, что получить и использовать сертификат КЭП можно по единому порядку практически в любой точке страны и для любых целей.

В свете изменений в законодательстве об электронной подписи, которые будут вступать в силу постепенно с 1 июля 2020 года по 1 января 2022 года, нужно учитывать следующее:

Сейчас и до 1 января 2022 года первые лица компании и другие сотрудники получают сертификат КЭП в аккредитованных удостоверяющих центрах. Затем руководители организаций смогут оформить КЭП только в УЦ ФНС и у его доверенных лиц.
Для других сотрудников организаций, включая бухгалтера, правила оформления сертификата КЭП не изменятся. Однако действовать от имени юридического лица и использовать при этом рабочую КЭП смогут только руководители. Прочим сотрудникам при подписании документов нужно будет использовать свою КЭП и с 1 января 2022 года прикладывать к ней машиночитаемую (электронную) доверенность для подтверждения соответствующих полномочий. Также нужно помнить, что ФНС и ПФР для приёма отчетности требуют предоставить доверенность на бухгалтера, оформленную по специальному порядку и формату.

С 1 июля 2020 года появится возможность использования сертификата ЭП юридического лица, в котором не будет указан руководитель или другое физическое лицо. Однако в этом случае в организации обязательно должны быть определены конкретные люди, которые отвечают за сохранность ключа ЭП, а также за правильность и достоверность сведений в подписываемых документах. Среди таких лиц может быть указан и главный бухгалтер.

При реализации продуктов для бизнеса мы делаем упор на гибкость основных функций. ViPNet ЭДО Отчет , система для составления, проверки, подписания и обмена документами с государственными органами, поддерживает использование сертификатов ЭП различных ответственных лиц предприятия.

Благодаря развитой ролевой модели ViPNet ЭДО Отчет также поддерживает множество адаптируемых удобных сценариев для организации полномочий в системе.

Для УП и любых иных форм бизнеса система поддерживает все типы доверенностей на подписания и передачу отчётности во все подключённые государственные органы. Кроме того, уже сегодня доступен полнофункциональный документооборот доверенных лиц и организаций с ПФР в рамках документооборота по электронным трудовым книжкам. Абоненты системы могут подключить и использовать электронную отчётность полностью удалённо, а доверенности оформить в электронном виде прямо в программе.

С активным переходом на электронный документооборот с партнерами по бизнесу и госорганами потребность в электронной подписи сильно растет. С ее помощью устанавливается авторство, а документ приобретает юридическую силу и защиту от изменений.

В статье разберемся в видах электронной подписи и сферах ее применения. Рассмотрим изменения в законодательстве, которые сделают электронную подпись еще более надежной. А также расскажем, как выбрать электронную подпись под свои нужды.

Что такое электронная подпись

Согласно ФЗ-63, электронная подпись — электронная информация, которую присоединяют к другой электронной информации для идентификации подписывающего лица.

Кроме подтверждения личности подписавшего, электронная цифровая подпись должна обеспечивать защиту и неизменность подписанного электронного документа. Поэтому электронная подпись фиксирует содержание документа после подписания.

Мы используем электронную подпись при взаимодействии с web-интерфейсами регулярно. Когда оплачиваем услуги онлайн, входим в личный кабинет на сайтах и даже когда отправляем электронные письма. В зависимости от степени защиты и юридической силы электронная подпись бывает простой и усиленной.

Это привычные логин и пароль или код в смс. Самый простой вариант подтвердить подписание документа или совершение действия, но один из менее надежных. Когда мы используем простую подпись, мы признаем условия, при которых система считает, что ввод данных подтверждает личность. На деле доказать, что простой подписью воспользовались именно вы, практически невозможно. Мошенники могут взломать пароль или завладеть вашим телефоном.

Простая электронная подпись может состоять из открытой и закрытой частей. Закрытая часть — пароли, смс-коды, а открытая — имя и логин. Например, получатель электронного письма признает авторство по открытой части ПЭП. Такой способ подтверждения иногда используют в работе с документами. По закону для признания простой электронной подписи необходимо письменное соглашение между партнерами.

В случае сбоя в системе или мошенничества, данные, подписанные ПЭП, могут пострадать и измениться. Поэтому такая подпись не имеет юридической силы и не используется в деловой практике. Документы с ПЭП не принимаются государственными органами и не являются доказательством совершения действия.

Чтобы подтвердить личность и наделить документ юридической силой, используют усиленную подпись.

Такая подпись обладает криптографической защитой — набором средств аутентификации, шифрования, конфиденциальности и целостности. В зависимости от уровня такой защиты выделяют подпись квалифицированную (КЭП) и неквалифицированную (НЭП).

Сравним эти подписи:

Выдают только удостоверяющие центры, аккредитованные Минцифры РФ

Есть строгие требования к сертификату подписи, он обязательно должен содержать данные о владельце

Равный аналог рукописной подписи, наделяет документ полной юридической силой

Подходит для документооборота с партнерами

Признается государственными органами

Они должны соответствовать стандартам ГОСТ
Нужна сертификация в ФСБ

Можно получить в удостоверяющем центре без аккредитации

Нет строгих требований к сертификату

Не является равным аналогом рукописной подписи, юридической силы недостаточно

Для документооборота с партнерами необходимо дополнительное соглашение и признание силы подписи

Государственные органы не примут документы

Нет ограничений на криптографический алгоритм

Использовать неквалифицированную электронную подпись для обмена электронными документами внутри компании и с партнерами можно, если есть документальное согласие. Но если дело дойдет до суда, юридическую значимость придется доказывать. Любая ошибка или неточность в договоре между участниками такого документооборота грозит ничтожностью соглашений и данных, а также финансовыми потерями.

У квалифицированной электронной подписи больше всего возможностей и самая высокая степень защиты информации, поэтому для подписания документов ее используют чаще всего.

Возможности квалифицированной электронной подписи

Юрлицу, предпринимателю и физическому лицу при наличии квалифицированной подписи доступны следующие основные возможности.

*За исключением требований иных ФЗ (кроме 63-ФЗ), регламентирующих использование документов только на бумаге.

Остальные функции подписи зависят от правового статуса владельца квалифицированной электронной подписи и выбранных функций.

КЭП физлица подходит самозанятым для сдачи отчетности в налоговую и фонды. С июля 2020 года все самозанятые должны отчитываться перед госорганами и платить налоги. За доход от физических лиц — 4%, от юридических — 6%.

Электронная подпись физлица подходит также врачам. С 1 июля 2017 года пациенты могут получать больничный лист в электронном варианте. Это удобно, потому что документ не потеряется и не испортится. КЭП для медицинского работника позволит сократить время приема. Все стандартные функции квалифицированной электронной подписи физлицу будут также доступны.

Еще КЭП физлица облегчает деятельность юристам и адвокатам. С ее помощью можно оформлять документы и работать с ФНС, ПФР, Росфинмониторинг, ПРАЙМ, АК&М и др. Делать запросы в ЖКХ и административные архивы. Подавать иски в арбитражные суды через систему Мой арбитр, в суды общей юрисдикции и Верховный суд — через ГАС Правосудие.

Читайте также: